杂货班轮货运代理流程

杂货班轮货运代理流程（精选4篇）

杂货班轮货运代理流程 第1篇

海运杂货班轮货运出口流程：

首先杂货托运人到货代处申请托运受理，货代接受申请后，寻找所要合作的船代，然后填写国际货运委托书。货代填写完国际货运代理委托书后，等待船代确认完毕，然后填写海运出口托运单、装货单以及大副收据，填写完毕后交给船代等待其审核。船代审核单证无误后，则接受本次货物的托运，并签发装货单。然后货代再到商检局处进行报检委托书即报检，并进行出境报检单、货运合同、商业发票、装箱单、装货单的审核。相关单证审核完毕后，商检局给货代签发出境报检单，即通关单。货代拿到通关单后，到海关处进行出口货物报关。货代等填写完出口货物报关单后，将出境报检单、货运合同、商业发票、装箱单、装货单交予海关，由海关进行审核。海关审核完毕后，在出口货物报关单上签章后再将报关单交予货代。货代拿到报关单后，到保险公司进行投保。货代进行投保首先要填写海运出口货物投保单及海运出口货物保险单。保险公司等货代填写完毕后，对其所填写的内容进行审核，确认无误后对该票货物进行承保。货代进行投保完成后，将待装货物信息通知到码头。于此同时，船代找到适合的船公司后，填写完装货清单，并将填写完的单据发送给船公司。船公司收到装货清单后，将其发送到码头。此后，大副或是船长编制好货物积载计划并发送给船代。船代收到货物积载计划，检查无误后将其发送给理货长及码头。码头收到货物积载计划后，到仓库将要装运的货物进行装船，码头装船完毕后，出口方货代填写好装船通知并发送给进口方货代。与此同时，理货长向大副或船长发送装货单，大副或船长收到装货单后，留下装货单，并签发大幅收据给理货长。理货长收到大副收据后，将大幅收据发送给出口方货代。出口方货代收到大幅收据后，填写好海运提单并将填写好的海运提单与大幅收据一起发送给船代，然后将该应付的费用付与船代。船代收到货代发送的单证及费用后，留下收货单，然后签发海运提单给货代。货代收到海运提单后将相关的单证交予托运人，托运人再将海运提单及相关单证交予议付银行进行审核，议付银行审核完毕后为为托运人办理结汇。此时，船代编制好载货清单，并将载货清单发送给大副或船长，大副或船长收到载货清单后在载货清单上盖章。船代拿到签章后的载货清单后再到海关处办理船舶出口手续，将装货单及载货清单发送给海关。海关收到所以的所需的单证后，给船代签章放行。船代收到海关的放行通知后，编制好载货运货清单并发送给船公司，同时将相关的费用结算给船公司。船公司收到相关费用后通知大副或船长起航。船舶起航后，出口方货代在将全套的单证寄送给进口方货代。到此，海运杂货班轮货运出口方的相关手续基本完成。

海运杂货班轮货运进口流程：

海运杂货班轮货运进口流程与海运杂货班轮货运出口流程相比要来的较为简单。首先进口方货代从出口方货代处收取寄送来的所有单证，进口方船代从出口方船代处拿到到港日期后，做好提货准备。与此同时，进口方货代也将到港日期通知到收货人，让其做好提货准备。收货人收到到港日期通知后，到议付银行付清要付的货款，并取回海运提单。进口方船代通知完收货人有关到港日期的信息后，编制好进口载货清单交给码头，然后到海关处办理船舶进口手续。到海关处办理船舶进口手续，首先要填写进口货物报关单，然后将全套的单证交予海关进行审核。海关审核完单证后，进口方船代将进口关税支付给海关即完成了船舶进口手续的办理。然后进口方船代到商检局进行报检。以上手续均完成后，等船靠岸后，大副或船长在码头进行卸货。理货长等大副或船长卸完货后。到码头进行理货。理货完成后，收货人将海运提单交予进口方船代，并付清相关的费用。进口方船代收到海运提单和收货方的付款后，填写好收货单给收货人。收货人收到船代填好的收货单后，发送收货单到码头，要求提货。码头收到收货单后，则可将货物发给收货人，让其将货物提走。

海运集装箱整箱货出口流程：

因为集装箱整箱货物出口基本上是用在国际贸易中，因此托运人在寻找货代时，要找可以办理国际货运代理的货代。托运人找到货代后，首先要建立货代关系，填写国际货运委托书交予货代。货代收到货运委托书后，到符合条件的船代处进行订舱业务的办理，填写好订舱单。船代收到货代发出的订舱单后，填写好配舱回单后发送给货代。货代收到配舱回单后，再到船代处申请用箱，然后船代发送集装箱发放单给货代。托运人收到货代传来的集装箱发放单后，进行货物装箱。货物装箱完毕后，码头通知货代货物的待装信息，然后货代到商检局进行货物报检，进行报检委托书、出境报检单、货运合同、商业发票、装箱单、场站收据等单据的审核。海关审核全套单据无误后，签发出口货物报关单给货代。货代拿到出口货物报关单后，到码头进行现场配载。码头等货代现场配载完成后，制定好装船计划发给船公司，船公司对码头发来的装船计划进行确认。船公司确认无误后，允许码头进行装船。码头将货物装船完毕后，签发场站收据给货代。出口方货代收到码头发来的场站收据后，将装船通知填写好后发送给进口方货代，然后将场站收据及填写好的的海运提单一起发送给船代，并付清相关的费用。船代收到货代发来的场站收据、海运提单以及相关费用后，留下场站收据，然后签发海运提单给货代。出口方货代收到船代签发的海运提单后，将全套的单据寄送给进口方货代后，基本完成海运集装箱整箱货出口的相关手续。

海运集装箱整箱货进口流程：

办理海运集装箱整箱货进口手续，首先与海运集装箱整箱货出口手续一样，收货人得先与货代建立货运代理关系，填写好海运托运委托书给货代。货代收到收货人的委托书后，到码头卸货地进行订舱，再到船公司办理订舱，取得船名、航次等船舶的相关信息，并将订船的结果通知给收货人，即买方，将订舱的结果通知给托运人，即卖方。然后再将订舱的相关结果全部汇总传给出口方船代。出口方船代根据收到的订舱信息为货代安排好载货船舶。托运人将货物运送到码头后，托运人到码头卸货。卸货完毕后，理货长到码头进行理货。理货完毕后，码头进行货物装船。大副或船长等装船完成后，签发全套单据给出口方货代。出口方货代收到单据后，将其全部寄送给进口方货代。然后收货人与托运人办理交易手续，付清货款。托运人收到货款后，将全套单据交予收货人。收获人拿到全套单据后，进口方货代拿着全套单据到进口方海关处办理进口报关手续，将全套单据交予海关进行审核。海关审核单据完成后，货代再到商检局进行报检。报检完成后，货代再到海关处支付所需的进口关税。货物到港后，大副或船长在码头安排卸货。理货长到码头进行理货。理货完毕后，收货人发送全套单据给船代，并付清所要支付的费用。船代收到收货人支付的钱款后，填写好交货记录联单后发送给收货人。收货人拿到交货记录联单后，发送小提单给码头，要求提货。码头收到小提单后，将货物发给收货人。收货人将集装箱中的货物卸下后，将空箱发回码头堆场则基本完成进口的相关手续。

杂货班轮货运代理流程 第2篇

一、船舶代理的概念及集装箱班轮代理的业务范围

（一）班轮船舶代理的概念

1、船舶代理的概念

船舶（或船务）代理是指船舶（或船务）代理公司或代理人接受船舶所有人（船公司）、船舶经营人、承租人的委托，在授权范围内代表委托人（或被代理人）办理与在港船舶有关的业务，提供有关的服务或进行与在港船舶有关的其他法律行为的代理行为。

2、船舶代理人

接受委托人的授权，代表委托人办理与在港船舶有关业务和服务，并进行与在港船舶有关的其他法律行为的法人或公民，则是船舶代理人。

3、集装箱班轮

班轮运输又称定期船运输，是指船舶按照规定的时间表（船期表）在一定的航线上，以既定的挂靠港口顺序，经常地从事航线上各港间的船舶集装箱运输业务。

（二）集装箱班轮船舶代理的业务范围

1、办理船舶进出港口和水域的申报手续，联系安排引航、靠泊。

2、办理船舶、集装箱的进出口申报手续，联系安排集装箱装卸、堆存、理货、监装、监卸和船舶货舱检验，以及运输、拆箱、装箱、清洗、熏蒸和检疫。

3、洽办船舶检验、修理及燃料、淡水、伙食、物料等的供应。

4、洽办集装箱的修理、检验、交接、转运、收箱、发箱、盘存等。

5、联系海上救助、洽办海事处理。

6、代办船员护照、领事签证，联系申请海员证书，安排船员就医、调换、遣送、参观游览。

7、转递船用备件、物料、海图等。

8、提供业务咨询和信息服务。

9、委托人在委托代理合同中委托经营、承办的其他业务。

二、船舶代理关系的建立

（一）签订长期的船舶委托代理合同

1、建立长期代理关系

集装箱船舶班轮公司根据航线规划和船舶营运的需要，在船舶靠泊的港口为自己选择适当的代理人，通过一次有效的长期委托的方法，委托船舶代理人照管到港的本船公司所有全部船舶的业务，并签订长期代理合同（或协议），建立长期代理关系，称为长期代理。

就集装箱班轮运输而言，由于船舶航行在固定的航线上，经常往返于航线固定的挂靠港之间，所以不需要按船逐航次委托。代理关系一经建立，只要没有发生合同或协议所规定的可以成为终止长期代理关系的事项，代理关系就可以一直继续保持下去。

2、船舶代理合同或协议的主要条款

（1）委托人应提供达到该港口的船舶规范给代理人。（2）委托人应提前提供给代理人挂靠港口的船期表。

（3）委托人应将船员名单和运输合同或提单以及其他委托的事项寄 给或其他方式按协议规定时间传递给代理人。

（4）委托方或船长应在船舶到港前约定的时间将船舶确切到港时间 电告代理人，若船舶到港时间有变更应随时通知。

（5）双方应约定各项费用的结算方式、结算日期。

（6）双方之间的各项往来业务、委托业务项目，以及相互权利和义 务。

（7）合同的履行、变更、补充和终止条款。（8）合同争议的适用法律和解决方式。（9）合同的生效日期、有效期、延续等条款。

（10）其他条款，例如，信息传递方式。

（二）第二委托方代理

委托人一般是指提出委托，并负责结算船舶港口费用的人。除此之外，对于同一艘船舶要求代办有关业务的其他委托人均称为第二委托方。第二委托方可以是船方、承运人或其他有关方。

如果承租人通过租船来从事集装箱班轮运输，承租人就是委托方。如果同时船舶所有人也要求代理人为他办理业务，则船舶所有人就是第二委托方。

代理人与委托方以外的有关方建立第二委托方代理关系时，也必须由第二委托方的委托人提出书面委托，并签订委托代理合同（或协议）。否则，就没有第二委托方。

代理人与第二委托方签订委托代理合同的条款由双方协商确定，并应具备合同的必备条款。

（三）委托人和代理人的责任和义务

1、委托人的责任和义务

（1）委托人应及时给予代理人明确具体的指示。除按照委托代理合同（协议）约定办理的事宜外，委托人要求代理人要做的事项，必须及时给予明确具体的指示，以便代理人凭以执行，尤其对代理人征询某项工作的处理意见，委托人必须及时答复。如果由于指示不及时或不当而造成工作损失，代理人则不承担任何责任，此责任由委托人承担。

（2）支付代理佣金。委托人必须按事先约定支付给代理人佣金，作为对代理人所提供服务的报酬。

（3）支付费用和补偿。委托人必须支付代理人由于办理委托代理业务和事项而发生的有关费用。

2、代理人的责任和义务

（1）根据委托代理合同（协议）约定和委托人的指示负责办理委托事项，必须在委托人授权范围内行事。如果违反这一规定而给委托人造成损失，代理人应自行负责。

（2）向委托人如实汇报一切重要事宜。在代理工作中，代理人向委托人提供的情况和资料必须真实。如果任何隐瞒或提供的资料不实而给委托人造成损失，委托人有权向代理人追偿并撤销代理。

（3）负保密义务。代理人不得把代理过程中得到的保密情报和重要资料向第三者泄露。

（4）如实向委托人报帐。代理人在进行代理业务过程中产生的一切费用应提供正确的账目，对特殊费用和开支应事先征得委托人的同意。

（四）接受委托代理的程序

1、审核委托代理合同具体内容

签订具体的委托代理合同，首先要审核委托代理合同的内容。

（1）查明船舶国籍，熟悉船舶的国籍特点；

（2）明确委托代理的项目和船舶代理的任务；

（3）了解船舶规范：船名、国籍、总吨、净吨、载重吨、箱位数、每厘米吃水吨、长度、宽度、呼号、船舶代码、卫星电传号、传真号、舱口数、舱容、船级社、建造年份、舱口尺寸及位置，以及其他可能影响船舶靠泊、装卸作业的设备等；

（4）船舶所载集装箱货物特点：是否可装载超长、超重、冷冻箱等特殊箱的情况；

（5）采用谁家的提单，提单格式、条款，由谁签发等；

（6）每航次是否需添购燃油、淡水、垫料，以及船员的伙食供应和船舶航次修理等内容；

（7）船舶吨税执照期限及其他船舶证书情况；

（8）需否检验检疫、船舶检验出证和换证；

（9）如果船舶是租船，租船合同及主要条款，例如，起租、停租时间，以及地点、方式等；

（10）船舶停泊其他港口的代理名称、通讯地址等。

2、通知船长发抵港时间、吃水等船舶动态及船员名单的联系、变动等内容。

3、确定舱单内容及特殊要求，例如，委托方要求的信息联系方式，电报、电传、传真、电话，以及保函和需委托方的书面确认等。

4、费用的付款方式以及结算要求等。

5、接到特殊货物和对船代的特殊委托，特别应注意需事先与海事局联系，取得认可的委托内容。

6、委托方为租方时，如有备件、船员调换时，应取得委托方确认，落实费用；船方委托借支、备件、遣返船员的，应向船东索取费用或备用金，以及加收第二委托方代理费。

7、制订计划

（1）接受委托后，与港口、船长、码头洽定码头靠泊计划；

（2）详细记录委托方名称、地址、电话、传真、船舶规范、来港任务、货物数量、装卸条款、备件托运、船员遣返、快件挂号、船员借支、加油加水等委办事项内容，供登轮业务员备查。

（3）如需要，必须对装卸超长、超重件等特殊货物的情况及时将超长、超重件的尺寸、重量报港口码头，制订使用特殊装卸设备或特殊装卸工艺的计划。

8、落实计划。

三、船舶抵港前的准备

（一）部门负责人或船务调度的业务

1、了解船舶的性质，明确委托代理关系，掌握船舶来港的任务。将船舶的名称、船籍、所属的船公司、船舶呼号、船长、船舶规范、船舶装卸情况。

2、了解掌握船舶来港动态，保持与委托方、船长联系，处理委托方和装货及其他关系方的往来函电。

3、制订船舶本航次的工作计划。在船舶到港前与港方商定靠泊时间，将靠泊时间、指定锚泊地点通知委托方和船长，并及时将船舶动态和变化情况通知港口有关单位。

4、电告船长有关港口规定和水道的变化情况，以及船舶引航、靠泊地点、装卸作业计划情况。

5、了解进口集装箱、货物和出口集装箱、货物的疏运和集中，以及港口对船舶作业准备的要求、变化情况。

6、保持与委托方、船方和各港的船舶代理人的联系，掌握来港船舶和港口有关船舶靠泊、作业计划的动态。

（二）船舶代理现场业务员业务

1、提前向港口计划部门作船舶入境预报,落实好泊位、引水，并在码 头登记，向海事局港监进行申报，来自国外的船舶向检验、检疫局传输“检疫报”。

2、确切掌握船舶营运性能、来港任务、船舶抵港时的前后吃水、驶来

港、开往港，以及船员情况；详细阅读与委托方、船长的往来函电，了解船舶的委办事项，如加油、加水、修理、借支等以做好内勤工作准备。

3、与船长通话,了解船舶动态、船员人数与更换情况、集装箱数，以及船长对其他代办事项的要求。

4.了解进口集装箱和货物情况及计划安排,注意出口货物的备货情况和发货人对集装箱货物装运的特殊要求，了解来港船舶受载的准备情况，并与有关方面联系，做好准备。

5.向委托方索取进口货运单证，包括载货清单、提单副本（或电放）、货物积载图、集装箱箱位图等，通过传真或直接通过EDI传递给码头作业计划部门。

6、准备并填写船舶进港所需各种单证。

（1）填写“国际航行船舶进口岸申请书”（见附表1），送海事局和 港口计划部门。

（2）准备进口货物的“危险货物清单”，填制“船舶载运危险货物申 报单”，并了解出口危险货物，以备出口申报。

（3）准备进口货物的“进出口载货清单”（进/出口舱单）送到海关 并确认输入海关船舶动态系统。

（4）准备船舶进港后，向边检、海关、海事局、检验检疫局申报的各 种其他单证。

四、船舶抵港后的业务

（一）船舶在锚地待泊期间的业务

1、船舶抵达锚地后，现场业务员应立即与船长取得联系，了解船舶锚位、抵港实际吃水，船上存油、存水情况，通知船长靠泊计划、锚地检疫时间、引水上船时间，同时向委托方发出到船电讯。

2、将船舶下锚时间、锚位立即通知海事局和港口计划部门。

3、及时安排检疫，将预先准备的“船舶吨税执照申请书”（吨税申请书）（附表2）、“船舶进境（港）申报单”（总申报单）（附表3)、“船员名单”（附表4）、“船员物品申报单”（附表5）和“船用物品申报单”（附表6）、“航海健康申报书”（附表7）、“货物申报单” 6（附表8）、“船舶进出口载货清单”（附表9）及其他所需文件、表格，准备靠泊后分别向边检、海关、海事局、检验检疫部门办理进口申报手续。

（1）向边检申报：总申报单、船员名单、船员物品申报单和边封、并 办理船舶入境通知书。第一次抵港船舶。需要首航表。

（2）向海关申报：“进境（港）船舶报关单”（附表10）、“总申 报单”、“货物申报单”、“船员物品申报单”、“船用物品申报单”、“船员名单”、“吨税申请书”，关封、船舶进出口载货清单（进/出口舱单），在海关登记，把单据装入海关信封，并注明船名、航次及日期。

（3）向海事局申报：“船舶概况报告单”（附表11）、“总申报单”、“货物申报单”、“船员名单”、“船舶港务费申报单”（附表12）、上一港的“离港证”、“船舶载运危险货物申报单”。

（4）向检验检疫申报：“总申报单”、“货物申报单”、“船员名单”、“航海健康申报书”、“船用物品申报单”、“国际航行船舶入境检疫申报书”（附表13）。

4、业务员专人24小时值班，密切保持与船上联系，保证委托方和船方信息有效沟通。

5、协助并掌握船舶在港修理、加油、加水、检修主机、船员调动等情况。

6、进港靠泊计划确定后，立即通知船长作船舶进港靠泊准备，以及引水员上船、起锚和作业时间，并向委托人和船公司报告船舶动态。

7、对来自疫区的船舶要向检验检疫部门申报检疫手续；如果船长电告有烈性传染病，则要通知检验检疫部门，先进行检疫，然后再办理其他手续。

8、根据委托方和船长的要求，及时安排在锚地进行燃料、淡水、伙食补给，或者船员调整、遣返、就医等事宜。

（二）船舶在港作业期间的业务

1、船舶从锚地引靠码头后，现场（外勤）业务员立即登轮，向船长核实靠泊时间、拖轮使用时间、引水员上/下船时间，通知船长船舶在港作业安排和预计离港时间，并向委托方发送船舶靠泊电。

2、协助船长填写各种申请表格、单证，盖船舶印章，并询问船长航 次要求，协助船长办理各种有关部门登轮的手续。将船到前收到的需要转给船长的有关电传、传真、信件交船长并要求签收。

3、检查船舶有无有效的吨税执照，如果没有，需请船长填报“船舶吨税执照申报书”在本港购买。

4、向船长索取进口货物单证，例如，进口货物舱单、装箱单、提单副本、船舶积载图、危险货物清单、大件尺码单。下船后复制所需份数分送本公司货运业务部门和港口有关单位。同时准备一套齐全的进口舱单，经船长核对签字后，交海关、检验检疫部门。

5、把“船员名单”和边防“船舶出入境通知书”（外籍船员需要《登轮证》）交给码头门岗，并通知船长船上的船员可以下船，以便船员登陆。

6、现场（外勤）业务员第二次登轮，把检疫部门出具的“船员出境健康表”、海关出具的“船舶出境日期证明书”、“船舶离港证”、“出口危险货物清单” 以及“TO CAPT档案袋”交给船长。记录船舶入境状态，逐项落实船长要求办理的事项完成情况。

7、对来港装卸出口货物和集装箱的船舶，将“出口货物装货清单”、“危险货物准装单”、“大件尺码单”等有关出口货物单证交给船长，供缮制“出口货物船舶积载图”使用。请船长签署各项已产生的费用单据，记录船长交办的事宜。

8、协助船方办理委托方委托的一些特殊事项。

（1）接受由船长签字的海事报告，连同航海日志摘抄和举证材料，于24小时内交给海事局有关部门备案和其他有关方。

（2）如果船舶需要修理，应及早联系船厂，安排修船。如果维修主机、喷漆、明火作业须向海事局报备；需要排污油、污水须向海事局申报。如果需要船级社进行船舶检验时，要协助船长做好船检准备。

（3）如果是期租船在本港还船交接，根据委托方要求及时申请检验和测油，并将检验证书和制作的还船证书一同寄委托方。

9、现场（外勤）业务员每天要到港口码头现场了解有无移泊计划、装卸数量、作业班数和预计作业完成的时间，将作业进度通知船长，并向委托方发港口作业动态报告。如果靠泊后不能按时作业，要了解原因电告委托方，同时与港方联系尽早开始作业。

10、随时关注船舶装卸现场情况和可能发生影响作业正常进行的各种原因，对出现的问题，要及时联系船方、货方、港方，分析原因并研究措施加以解决，对重大的问题，要及时报告委托方。

11、根据委托方的指示安排理货，向委托方说明集装箱船是强制理货。

12、做好装卸时间事实记录。内容包括船舶抵达、装卸准备、装卸作业、装卸时间，因气象、船舶原因停工、船舶动态，以及熏蒸等特殊处理。记录时应注意：

（1）事实记录要准确、真实；（2）掌握事实记录方法；（3）文字精炼、统一；（4）及时核对，做好签署。

五、船舶离港代理业务

（一）船舶离港前的业务

1、根据港方安排及时通知船长预计船舶装卸完毕时间和船舶开航时间，向委托方、船公司、下一挂靠港口代理发出船舶预离通知，船长做好开航准备，船舶离港前4小时提醒船员及时回船。

2、对卸进口货物的船舶，如果货物有残损、溢短单，船方与理货人员是否取得一致，船长是否已经签署。如有争议，应抓紧时间协商解决，以免影响开船时间。

3、对装载出口货物的船舶，随船单证是否已交船长签收，大副收据、提单、事实记录有无未经船方签署，代签提单有无船东的正式书面委托，各种费用单据，包括“拖轮申请单”，汽车费用、修船费用确认单，船员就医申请单，遣返船员委托书等，是否都经船长签署了。

4、验船报告、更换证书、检验检疫报告、海事证明等，是否已送交船方，期租船舶停租或还船证书是否已经签字，存油、存水是否准确，如有争议，应迅速协商解决。

5、如果船舶在本港进行航次修船，应了解是否已完成。注意所需加油、加水、伙食供应，需填购的物料，是否按要求办妥。

6、通知并协助船长填写有关出口单证，准备所需各种表格，包括“出口载货清单”、“船舶出境（港）总申报单”（同附表3）、“国际航行船舶出 境检疫申请书”（同附表13）、“国际航行船舶出境自查报告表”（附表14）、“危险货物清单”、“船舶出口载货运费清单”和其他需要的文件。

7、船舶出境向边检、海关、检验检疫局和海事局申报：

（1）向边检申报：“船舶出境总申报单”、“出口自查报告”、“船 员名单”并办理“船舶出境通知书”。

（2）向海关申报：“出境船舶报关单”（附表15）、“船舶出境总申报 单”、“出口装货清单”、“出口载货清单”，并办理出境时间证明书。（3）向检验检疫申报：“船舶出境总申报单”、“出口货物载货清单”、“船员名单”、“船员出境健康申报表”、“船员出境健康卡”、并办理“船舶出境健康表”。

（4）向海事局申报：“船舶出境总申报单”、“出口载货清单”、“船舶载运危险货物申报单”（附表16）、“联系单”，并办理“船舶出境日期证明书”（附表17）和船舶“离港证”。

8．记载船舶完货时间、开航时间、预计抵达下港时间和离港时船舶前后吃水，船舶存油、存水以及在本港装卸集装箱的类型、数量以及吨数。

9、如果委托方和船长要求本航次加滑油、加水可直接与燃供、水供通电话联系即可，但要掌握加油、加水的落实，以免延误船期；到边检办理船员出境应持有出境证明、出境登记卡和海员证，如果多人出境，船员必须亲自到边检，并注意海员证是否出境章有误，并注意保管。

10．检查是否还有未了事项，并向船长了解船舶离港后的通讯地址，如有必要，可向船长了解离港时船舶剩余舱容情况。开船前应办以下事项：

（1）交船长签收各种文件表格、证书和随船货物单证；

（2）请船长签署各种已产生的费用单据；

（3）装出口货物的船舶，要将“出口载货舱单”交船长签字后到海关申报；

（4）无载货出口的空放船舶，请船长向海关填报“出口无货载货舱单”；

（5）将“装卸时间事实记录”交给船长签字确认；

（6）记录船舶离港后船长需要办理的事项。

（二）船舶离港后应办理的事项

1．将船舶准确的开航时间、离港时的吃水、船上的存油存水情况、装卸集装箱的数量（40’、20’分别统计）、货物吨数、预抵下一港口的时间，以及在本港办理的特殊事项，电告委托方、船公司和挂靠的下一港口的代理。

2、及时将本航次的船舶积载图、出口载货清单、提单副本和危险品清单传递给委托方和卸港代理，将随船单证及发货人随船文件经船方签收的“回执”交公司内有关部门，将“船舶准备就绪通知书”、“船舶在港装卸时间事实记录”，租船的船舶停租、还船证书和还船测油、货舱检验报告送寄委托人。

3、将各种收费单据、证明和船舶在港发生的各项费用，整理汇总，连同所有原始单据转给结算或财务部门办理费用结算。船公司或委托方有备用金的船舶，将船方的退款、存款及时送公司财务部门记账，办理航次清账手续。并将船员就医、旅游、调换遣返船员等各项费用，作好记录，经整理后，连同原始单据送公司财务部办理结算手续。

4、立即办理船长或船员委托交办或代发函件等未办事项。

（三）作好航次小结

1、在航次代理任务完成后，要提醒结算部或财务部，迅速做出航次结 算账单。

2、召集本航次有关人员进行讨论，找出本航次船舶在港期间发生的问题，总结经验教训，并提出改进措施，以便不断提高船代工作质量，并要用文字写出航次总结报告。

3、本航次有关资料的整理、汇总。

（1）客户资料：将委托方的名称、通讯地址、电话、传真、EMAIL 等联系方式，以及本航次委托方的特殊委托要求，反映的意见和建议等进行扼要记载。

（2）船舶资料：根据船名和日期将委托函、船舶资料、货运资料、事 实记录、申报单据、账单复印件等有关资料。

4、建立船舶航次档案。按《公司档案管理制度》中业务档案第二十条 规定整理归档。档案内应包括：船公司的委托代理协议或函电、委托方和 船东确认、单航次记录，办理联检手续后的各种单证、船舶积载图、提单副本、舱单、订舱委托、加油加水、靠泊、验舱申请、大副收据、装卸准备就绪通知书、船舶作业事实记录以及与委托方往来函电、传真等。

附件一

附 表 目 录

附表

1、国际航行船舶进口岸申请书

附表

2、船舶吨税执照申请书（吨税申请书）附表

3、船舶进境（港）申报单（总申报单）附表

4、船员名单（CREW LIST）附表

5、船员物品申报单 附表

6、船用物品申报单 附表

7、航海健康申报书 附表

8、货物申报单

附表

9、船舶进出口载货清单（进出口舱单）附表

10、进境（港）船舶报关单 附表

11、船舶概况报告单 附表

12、船舶港务费申报单

附表

13、国际航行船舶入境检疫申报书

附表

14、国际航行船舶出境自查报告书（出境自查报告）附表

15、出境（港）船舶报关单 附表

16、船舶载运危险货物申报单 附表

内河散杂货港口关键业务流程设计 第3篇

一、卸船作业流程

货物到港后, 调度中心通知仓储中心安排多用途门机卸船, 用汽车将货物运至散杂货堆场储存。流程如上图所示。本流程控制中心为调度中心, 财务控制中心负责调单调票, 须有一个强有力的信息及软件控制系统支持。流程的执行主要依靠一系列的码头装载机械。如多用途门机、汽车等输送设备。本流程除了信息管理、调度控制和设备操作需配置人员以外, 需在能源、维修等方面加以保障。

二、流通加工作业流程

结算中心下达加工单给加工中心, 确认单据后, 加工中心设定技术指标, 同时仓储中心备货, 加工合格后的产品进行堆放、入账, 以备出库、配送。不合格产品由质检部查找原因, 进行重新处理。

在实际操作中可能会出现加工中心和仓储中心的协调难度, 根据现实的操作情况, 可将仓储加工中心和加工中心在职能上划分为一个职能部门。

加工过程中出现质量问题, 将通知质检部, 查找质量原因, 属于产品质量问题将通知采购中心, 采购中心和钢厂联系, 进行仲裁;属于物流中心加工出现质量问题, 将通知公司领导, 公司领导进行决策是否赔偿及对加工中心的处罚。

三、盘点流程

仓储中心制定盘点计划, 出具盘点顺序表, 按顺序进行盘点, 此时信息中心核对库存数据与盘点数据, 如无差异出具库存财务报表。如有差异则应对情况进行分析, 判定责任, 进入赔偿流程, 同时调整实际库存帐及库存备案。

此流程应注意事项如下:

1.针对每天出库的产品进行循环盘点, 以保证货物数量的准确性。

2.针对每次盘点, 信息中心打印盘点表, 交给盘点人员。至少两名盘点人员进行盘点, 将盘点数量填写在空白处, 盘点后由二人共同签字确认数量。将盘点表交于报表人员, 报表人员将盘点数量输入盘点表, 进行数量的匹配, 如有数量的差异, 需重新打印差异单, 进行二次盘点, 二次盘点后无差异存档。如有差异, 需进行核查, 则检查是否存在收发货错误, 及时联系客户, 尽量挽回损失, 并按照事故处理程序办理。

四、出库流程

客服中心接受客户出库委托, 信息中心出具出库委托单, 下达到仓库, 仓库分拣备货, 进行出库操作, 如果数量一致, 则出具库存台账, 客户确认, 否则, 出具出库差异及出库清单, 登记台账, 客户确认。

本流程注意事项如下:

1.所有的出库必须有客户授权的单据 (授权签字, 印章) 作为发货依据。

2.接到客户订单或出库通知时, 信息中心进行单据审核 (检查单据的正确性, 是否有充足的库存) , 审核完毕后, 通知配送中心安排车辆。

3.调度中心按照备货单组织堆场或仓库设备进行拣货作业, 对于钢材等大宗物资需要直接装车的, 则事先由配送中心安排车辆进场并对车辆进行核对和确认装车数量。

4.钢材等大宗物资装车完毕后, 统一到司磅处过磅, 在出库单上填写实际出货数量并由司机和司磅员同意签字后交由信息中心输入系统并确认, 司机凭结算中心盖章后出库单在门卫处放行。

五、入库流程

客服中心接到客户入库委托单, 信息中心出具入库单, 通知仓库安排储位, 与运输方交接, 入库完毕后检查数量是否一致, 一致就出具库存台账, 客户确认。不一致则出具入库差异表, 出具入库清单, 登记台账, 客户确认。

本流程注意事项如下:

1.卸货时, 收货人员必须严格监督货物的装卸状况 (小心装卸) , 确认产品的数量, 规格等与箱单严格相符。任何破损, 短缺必须在收货单上严格注明, 并保留一份由司机签字确认的文件, 如事故记录单, 运输质量跟踪表等, 并及时上报信息中心, 主管或仓库管理员, 以便及时通知客户。

2.收货人员签收送货箱单, 并填写相关所需单据, 将有关的收货资料产品名称、数量、批号、货物状态等交定单处理人员。

3.定单处理人员接单后必须在当天完成将相关资料通知客户并录入。

六、结语

散杂货港口业务流程是多种运输设备无缝衔接的输、送、储环节, 对整个港口的能耗和生产效率起决定性作用。本文对散杂货港口主要业务流程进行优化设计, 同时提出各环节在操作过程中的注意事项, 旨在减少差错率, 提高业务运作效率, 降低运作成本。随着信息化建设步伐的加快和完善, 未来散杂货港口业务流程一定更加流畅, 港口业务量也将稳步上升, 带来更大的经济效益。

参考文献

[1]王冬梅.基于MES的散杂货港口物流管理系统研究[J].科技信息, 2008, (33)

[2]王智利.提升现代港口竞争力途径初探[J].学术交流, 2007 (1)

杂货班轮货运代理流程 第4篇

关键词集装箱运输;班轮运输;海外代理;内部控制;现代企业管理

随着全球经济一体化及我国国际贸易的快速发展,我国集装箱班轮运输企业的业务规模和资产规模逐步扩大,海外业务已成为集装箱运输业的重要发展动力和利润增长点。

作为设在境外的分支机构,集装箱班轮运输企业海外代理(以下简称海外代理)集揽货、船舶代理、集装箱代理、船舶所有人资金管理、成本控制等业务于一身。内部控制作为现代企业必不可少的管理机制,在海外代理的经营管理中具有非常重要的作用。

在国际金融危机的冲击下,海外代理面临的风险越来越大,为实现既定的战略目标,必须构建有效的内部控制制度。本文以海外代理内部控制的作用及构建策略为立足点展开分析,并以中国海运巴西代理有限公司(以下简称中海巴西代理)内部控制构建为例进行实务探讨。

1海外代理内部控制的内涵及作用

1.1内涵

根据财政部《企业内部控制基本规范》的定义,内部控制指由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的,旨在实现控制目标的过程。

1.2作用

(1)保证企业经营管理合法合规。合法合规经营是企业生存和发展的前提。海外代理应严格遵循所在地的政策和法规,并使企业总部的相关规章制度在海外代理的经营管理活动中得到有效的贯彻实施。

(2)保证企业资产安全。确保企业境外资产安全是海外代理的重要职责。船舶所有人大量的资金由海外代理管控,因此,确保船舶所有人的资金安全是海外代理的核心工作之一。内部控制通过限制接近、定期盘点、记录保护等手段保证资产的安全、完整。

(3)保证财务报告及相关信息真实完整。内部控制通过采集、归类、记录、汇总等方式对财务信息进行全面监控,及时发现和纠正各种错弊,保证财务信息能够真实完整地反映海外代理生产经营活动的实际情况,及时为管理层决策提供所需的准确信息。

(4)提高经营效率。内部控制通过制度形式,将海外代理的营销、物资、财务、人事等部门及其工作流程结合在一起,形成相互协调统一、制约监督的整体,从而提高企业经营效率。

(5)促进企业实现发展战略。实现企业发展战略作为内部控制的核心目标,贯穿于日常经营管理中。内部控制有助于海外代理实现可持续发展。

2海外代理内部控制构建策略

2.1建立良好的内部控制环境

(1)树立现代企业管理理念,从公司治理的角度去看待内部控制,高度重视设立及执行内部控制制度的重要性。

(2)建立合理、高效的组织结构和岗位责权体系。企业组织结构提供规划、执行、控制和监督等活动的框架,其主要内容包括:确定企业组织形式,明确董事会、监事会和管理层的相应职能;在董事会下设立审计委员会,负责审查和监督企业内部控制的实施情况和自我评价情况。岗位责权体系要明确划分组织内部的职责权限,为内部控制的有效运行提供组织保障。

(3)制定适合本企业的人事政策,确保执行企业政策和程序的人员具有胜任能力及正直品行。要做好员工的选拔任用和后续教育等工作,建立并执行业绩考评机制。

(4)注重企业文化建设。海外代理应当具备风险意识,并建立诚信的道德体系。

2.2建立有效的风险辨别机制

风险辨别指企业及时识别、分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险。受国际金融危机的影响,海外代理处于高风险的经营环境中,风险已成为影响企业目标实现的重要因素,企业内部控制制度的主要目的在于对威胁企业目标实现的风险进行有效的识别和控制。

2.3规范和完善各主要业务控制活动

控制活动指企业根据风险评估结果,在相关业务活动中采取相应的控制措施,包括不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制等,将风险控制在可承受范围之内。

2.4建立和完善信息系统,加强信息沟通

控制活动的进行建立在利用信息和处理信息的基础上,信息系统的好坏直接影响企业内部控制的效率和效果,特别是在当前集装箱运输业务数据处理量与日俱增的情况下,航运企业更应当重视信息系统的建设和完善,以保证组织内部的信息能够及时全面地被采集、传输、处理、反馈。

2.5加强内部监督

充分发挥内部监督的作用,以代理协议或手册为基础,结合海外代理内部控制制度,监督内部控制的执行情况;一旦发现缺陷,及时提出改进意见,并监控缺陷的改进情况,加强监督效果。

3中海巴西代理内部控制构建实例

中海巴西代理在巴西境内为中海集运提供航线揽货服务,并承担与港口码头沟通协调、集装箱管理、资金管理、成本控制以及监控港口分代理等重要职责。根据总部的相关制度及自身特点,中海巴西代理从企业整体层面构建内部控制制度,以制度管理为保证,以风险识别为切入点, 设置控制关键点并建立控制程序,使内部控制既起到防错纠弊的作用,又有助于企业运营效率的提高。

3.1 强化风险识别工作

风险识别的目的是分析可能导致风险出现的根源性因素,通过定性与定量相结合的方法,发现经营活动中的潜在风险,预先向有关方面发出警示,最终实现对企业经营活动的风险控制。中海巴西代理所在国的主要风险如下:

(1)巴西实行严格的外汇管制,其中央银行规定:任何公司类型的经济实体不得拥有外汇账户,只能拥有巴西币账户。巴西禁止自由兑换外汇,从而限制外汇的流入和流出。

(2)巴西汇率不稳定,波动频繁且幅度较大, 经常单周变化5%以上。由于公司与船舶所有人之间的资金结算是以美元进行的,而与客户之间的资金结算是以巴西币进行的,因此,汇率波动给资金控制带来较大困难。

(3)根据巴西海关的规定,巴西码头放货不要求出示船代的提货单,只要海关同意放行即可;因此,收货人不必经过船代确认就可清关并提取货物,给应收款管理带来较大困难。

(4)巴西通货膨胀率较高,年均约5%,导致公司运营成本不断提高。

(5)海关、银行等有关部门的罢工给正常的经营活动带来不利影响。比如,2008年4月巴西海关官员要求加薪的罢工行动造成巴西主要港口瘫痪,港内积压大批未清关的集装箱。

3.2强化制度化管理

分析公司生产经营活动的全过程,细化业务环节,如货币资金管理、固定资产管理、采购与支付、成本费用管理、揽货与收款、运费资金收付、船舶所有人费用审核与支付等,制定相应的业务流程,落实责任部门和责任人,明确管理权限。比如, 应收运费内部控制是海外代理内部控制的重要组成部分之一,假设其目标是应收款余额不超过当月运费收入的10%, 3个月以上的应收款不超过应收款余额的20%,那么,围绕上述目标对各控制环节进行以下细化:(1)市场部必须严格执行总部的运价政策、信用政策及费收优惠审批制度等;(2)财务部必须按照舱单金额收款,定期对账;(3)单证部必须确保公司各项单证数据的准确性和及时性;(4)商务部必须审核公司经营业务的应收应付款数据,核实欠款金额及账龄。

3.3强化内部控制的执行效果并纠正偏差

企业各项内部控制活动都是围绕控制目标展开的,一旦实际情况出现偏差,应及时分析偏差原因,并采取措施进行纠正。

以上述应收运费内部控制为例,如果应收款余额及3个月以上的应收款均超过相应的控制指标,则应根据实际业务环境对影响因素进行分析:(1)受国际金融危机影响,部分客户资金紧张,特别是在进口货物方面,部分无船承运人尚未从客户处收到运费;(2)舱单显示“to order”,无法联系到收货人;(3)汇率波动频繁,客户希望待汇率对己有利时付款;(4)市场环境和汇率发生变化,进口商因无利可图而放弃货物;(5)部分码头操作不规范,存在无单放货的问题。

采取的纠正措施如下:(1)市场部根据客户信誉,对运价政策、信用政策及运费结算方式等作相应调整;(2)商务部直接对客户进行催收,特别是对大客户进行专项催收,直至与客户达成还款方案;(3)增设客户信誉评价体系,由财务部根据客户账龄、超期欠款余额等情况进行统计;(4)通过当地律师以法律途径催收应收款;(5)通过当地船舶所有人组织,协同其他船舶所有人,积极维护船公司利益, 要求当地海关和码头遵照国际惯例来执行集装箱清关和放货。

3.4强化重点业务和事项的控制活动

(1)控制财务风险,确保资金安全。公司银行账号实行双签制度,在船舶所有人资金与海外代理资金分开管理的基础上,落实“收支两条线”政策;对于船舶所有人的支出,严格执行预算审批制度。

(2)根据业务情况,严密关注外汇市场变化,采用适当的外汇交易流程,在符合巴西外汇管理规定的前提下,加快资金周转,降低汇率风险。

(3)加强对各港口分代理的指导和监控。根据巴西挂港多、结算情况复杂的特殊情况,严格执行运费和使费资金集中管理、集中控制、统一报账的财务操作规程,避免潜在的资金损失。

(4)细化公司成本单元,按固定成本与变动成本对公司费用支出进行分类,通过预算化管理、现金流控制等措施,进一步压缩各项成本。

3.5不断完善会计系统

在结合巴西会计准则以及海外代理业务性质的基础上,以船舶所有人资金往来为会计信息反映的核心,明确会计凭证、会计账簿、财务报告以及相关信息披露等处理程序,建立和完善会计档案保管制度和会计人员岗位责任制,在公司内部控制中,充分发挥会计系统的监督职能和预警机制,及时追踪、处理异常数据。

4结束语