个人档案收集制度

个人档案收集制度（精选9篇）

个人档案收集制度 第1篇

关键词：电力企业,科技档案

1 电力科技档案的特点

1) 专业性:

表现在形成领域和内容性质两个方面。电力科技档案形成于特定的专业技术领域, 是相应的专业技术活动的记录和产物。集中反映了电力科技内容及相关的科技方法和手段。

2) 种类和类型的多样性:

电力科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂和最具多样化。就种类而言, 由于电力科技和生产活动的多样性, 导致了电力科技档案在种类上的多元化。如电力科学研究活动产生了研究开发档案;软件开发活动产生了软件设计研制档案;新技术、新成果的开发产生新的研究开发档案。以类型而言, 电力科技档案是所有种类的档案中类型最为丰富多样的一种。电力科技档案所记载的电力科技和生产活动专业多样、手段复杂, 这就客观地要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内容和手段的多样性, 也就使得电力科技档案材料不仅在种类方面, 而且在类型方面呈现出多样性的特点。

3) 成套性:

电力科技档案的成套性特点是由电力科技和电力生产活动的特点决定的, 任何电力科技和生产活动都是以一个独立的电力项目或某一特有的现象为对象进行的。

4) 现实性:

电力科技档案具有较强的现实使用性。大部分文件材料归档以后基本上完成了现行功能, 大都是用来进行历史查考, 而电力科技档案则不同, 归档进入档案部门的大多数电力科技档案材料, 不仅没有退出现行使用过程, 相反正是它们发挥现行效用的活跃时期, 而且将在较长的时期内发挥效用。

2 电力科技档案管理的现状

1) 对电力科技档案认识不足, 对科技档案的管理重视不够。

2) 缺乏科学的管理制度。由于一些单位没有严密、科学的管理制度加以规范, 造成科技项目研究过程和总结材料的收集不重视, 致使档案材料分散在各个科技项目研究小组中, 形成文件材料收集不全、资料不完整、不集中。同样, 由于缺乏科学的管理制度, 导致很多科技成果流失。

3) 资料的收集不规范:电力科技档案是科技项目研究全过程的真实记录。科技项目归档必须包括科技项目建议书、科技项目预 (决) 算书、项目申请书、研究报告、工作总结、技术报告、验收证书等资料, 但人们往往都忽视了项目前期、研究过程的资料收集和归纳, 造成归档资料收集不规范, 缺乏完整性。

4) 缺少专业的管理人员:在电力企业中科技档案主要来源于科技项目的研究, 没有设立专职的科技档案管理人员, 导致科技档案管理混乱、没有成套性, 难以保证档案的收集和整理的完整性。

5) 缺乏学习与交流:电力科技档案的收集和归档, 一般由各自单位负责开展, 且以收集本单位相关档案为主。由于档案的专业性和保密性特点等原因, 科技档案在使用范围上有一定的限制, 大多为本单位内部使用, 各单位间很少交流。

3 电力科技档案收集改进措施

1) 高度重视档案管理工作

应认真贯彻《档案法》和公司制定有关档案管理工作规定的总体部署, 进一步完善提前介入、超前控制、跟踪服务、监督指导的全过程管理体系, 优化工作流程, 加大考核力度, 加快档案管理网络化、档案资源数字化、档案利用信息化进程。

2) 启动档案人才工程, 培养世纪人才, 将档案管理工作者的继续教育列入议事日程。使其具有运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。

3) 建立、健全科技档案工作的法规制度, 科学地管理科技档案, 积极开发科技档案信息资源, 及时、有效地提供科技档案为企业服务;实行集中统一管理, 有利于保护科技档案, 保守科技机密, 有助于加强科技档案工作;复用科技档案, 节约设计时间, 提高经济效益;发挥科技档案的依据凭证作用。

4) 电力科技档案管理面临着许多亟待解决的问题, 诸如科技项目越来越多, 所形成的档案数量越来越多, 由于科技档案是以项目为卷数, 数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量, 实现档案管理规范化、信息化, 有效地解决新形式下出现的问题。

4 结束语

教学病例收集制度 第2篇

一、由于多种原因及疾病谱的变化，要完成本科见习和实习教学有一定的困难，因此各教研室必须做好教学病例的收集工作。

二、各临床科室按教学大纲、实习大纲要求的病种，收集具有教学价值的病例，每种病例在4例以上。

三、教学病例的选择由教学秘书或主治医师以上的带教老师负责，经教研室主任或科主任审核，由教学秘书登记备查。

四、教学病例应具有完整的病史、体检、辅助检查、病情分析、诊疗计划及特殊检查资料（特别是病理报告等），必要时对典型病例的资料进行录象、照相或复印。

五、对因教学需要必须接送的特殊病例，由科主任批准后与院办联系安排车辆，医疗安全由科室负责。

论科技档案的收集 第3篇

档案的系统性、完整性、准确性是企业强化管理、挖潜增效、维护权益的重要信息来源。档案的收集工作是档案管理的基础工作, 只有做好档案的收集工作, 才能保证档案的数量和质量, 才能有高质量的档案库藏。因此, 档案的收集在企业生产、经营、科研、基建、经营活动中的重要性和经济价值是无可替代的。要做好档案的收集工作, 须从以下几方面着手。

1 提高认识, 增强档案意识

采用多种形式, 加强《档案法》的学习、宣传力度, 转变各级领导和广大管理人员的思想观念, 严格以法办事, 增强档案意识。档案是珍贵的科学资源, 是国家宝贵的历史文化财富, 是企业进行生产、维修、改建和科技工作的重要依据和必要条件。科技活动具有继续性的特点, 任何一项科技活动都需要吸取和借鉴已有的科技成果, 档案就是继承和借鉴别人或他人科技成果所不可缺少的文献材料, 是进行技术改造、设计工作和其它科技工作的重要条件。

在科技、生产活动中, 管理好、利用好档案可以降低或节约劳动消耗, 提高经济效益。如化工四部DCP生产装置改扩建项目, 从6000吨/年到8000吨/年, 再从8000吨/年扩建到12000吨/年, 查阅了原来装置档案的有关资料, 依据原有装置的工艺和设备, 进行技术改造, 改造完成后年产量达到12000吨, 创造了可观的经济效益。加强档案重要性的宣传, 使领导和广大管理人员认识到档案对企业发展的重要性, 积极配合档案的收集归档工作。

2 完善档案管理制度, 充分发挥职能作用

市场经济是一种法制经济, 现代企业制度是一种依法规范的制度。企业管理部门要以法律手段和经济手段为主, 对档案工作实施宏观调控, 同时, 还要实行目标管理和推行业务建设的标准与规范, 提高执法监督的水平和力度。严格按照《档案法》以及各项配套的法规、规章来规范处理档案事务的行为, 加强企业内部档案制度建设, 把“依法治档”纳入“依法治厂”的轨道上来, 把企业档案工作纳入企业发展规划和生产经营目标管理活动中来, 加强档案业务基础建设, 使企业档案工作逐步走向现代化、科学化、制度化、标准化、规范化的轨道, 不断提高档案管理水平, 建立一套完整的行之有效的规章制度。我们根据《档案法》和中国石油化工公司对档案的要求, 制订了上海高桥石油化工公司的档案管理制度, 从而促进了本企业档案收集工作的开展。

3 加强档案部门的自身建设, 提高档案人员的业务素质

企业经营管理正逐步向国际接轨, 生产经营管理要求提高, 同样, 企业档案管理水平也要相应提高, 人员素质是关键, 因此, 必须建立一支忠于职守、素质较高的企业档案管理干部队伍。要深化企业档案管理干部的自身建设, 努力提高档案工作者的政治素质和专业、文化、科学技术素质。首先必须提高档案人员的思想素质, 档案工作者必须坚持党的基本路线, 对国家负责, 忠实于企业, 服从企业最高利益, 热爱本职工作, 有无私奉献精神。具备认真细致、保守秘密、吃苦耐劳、开拓创新、服务周到的职业道德。档案人员要发挥主观能动性, 改变坐、等的工作方式, 积极主动的到生产施工等部门进行档案业务指导和协助做好档案资料的收集归档工作。还必须提高档案人员的管理水平和业务素质, 不断的进行档案专业知识和现代化技术的培训, 使档案管理人员能系统地掌握档案专业知识和现代化管理知识, 更好的做好档案管理工作。重视档案管理人员的培训工作, 档案管理人员必须参加上海市档案局举办的档案干部上岗培训班, 并取得上海市档案管理岗位资格证书。不断提高档案管理人员的管理水平。通过培训提高自身素质, 更好地为企业的档案事业作出贡献。

4 注重收集工作, 加强业务指导

档案库藏是档案业务建设的基础, 是档案信息的源泉, 而丰富的档案库藏则依靠收集工作。档案的收集工作是档案部门的基础工作, 是我们开展档案工作过程的起点, 没有档案的收集工作, 档案的来源就没有保障, 也就没有健全的档案工作。这将使我们的档案工作成为无源之水、无本之木, 将直接危及我们档案部门的地位及档案工作最终目的的实现。

档案只有做到真实、全面、系统, 才有较高的使用价值, 我们在工作中十分重视抓项目工程档案过程管理, 使工程竣工档案资料与生产装置实际情况一致, 做到资料真实可靠、全面系统。工程档案是科技档案的重要组成部分, 是工程项目建设全过程的真实记录, 是全面鉴定工程质量的重要依据。它不仅在工程项目的建设、设备安装调试以及试生产中起着重要的作用, 而且在工程项目建设后的使用、生产、维修、改扩建和设备的维护、使用、检修、改造等方面都起着不可替代的作用。收集好这些工程档案, 对企业经济建设具有极其重要的意义。

档案质量的高低和档案部门的业务指导工作密不可分, 只有加强档案业务指导工作, 采取各种措施和手段, 才能确保归档档案的数量和质量。工程竣工文件的收集应与工程项目的立项、设计、施工等同步进行。档案管理人员要不断提高业务素质, 改变守株待兔的思想, 做到腿勤、口勤、手勤, 具备适应市场经济条件下做好档案工作的能力, 经常深入施工现场, 掌握文件资料的形成内容和积累规律, 有阶段性的进行业务指导。要求在每项工程建设项目签订工程合同时, 将工程档案的归档要求列入工程合同条款, 明确竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间。对施工单位竣工文件的编制提供业务指导, 帮助施工单位编制竣工文件归档范围表, 确定各施工单位应归档的文件资料范围, 以此为依据收集竣工文件资料, 进行整理立卷。

在化工四部12000吨/年DCP生产装置改扩建 (一期) 项目中, 我们档案部门做了大量的工作。在签订工程建设项目合同时, 施工管理部门就将竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间列入工程合同条款中, 基本确保了工程档案的归档数量。档案部门根据工程建设项目文件材料归档范围, 结合各施工单位负责的工程项目专业, 编制竣工文件归档范围表, 通过设备科转发给各施工单位, 并对施工单位竣工文件的编制提供业务指导, 提供工程建设交工文件的表式。以此为依据收集、审查竣工交工文件资料, 发现问题, 及时要求修正。确保工程竣工档案的质量, 使归档竣工档案资料系统、完整、准确。

总之, 在改革开放的新形势下, 档案工作者应转变思想观念, 改变工作作风, 不断提高自身素质, 完善档案管理制度, 注重档案收集工作, 加强档案收集过程中的业务指导, 以高昂的斗志, 踏实的工作, 为做好企业档案工作而努力奋斗。

参考文献

[1]韩波, 杨洪勋.高校档案收集中的误区及对策[J].科技情报开发与经济.2006 (04) .

[2]戚艳.信息时代档案管理现代化刍议[J].镇江高专学报.2006 (01) .

[3]李淑芳.校园网环境下档案管理模式的思考[J].兰台世界.2006 (02) .

[4]宋岩.创建民间档案馆, 传承民间文化和记忆[J].档案学研究.2011 (01) .

[5]罗宗奎, 王芳.知识产权法体系下开发利用非物质文化遗产档案的优势和基本原则[J].档案学通讯.2012 (02) .

[6]杨冬权.谈档案与文化建设—在2012年全国档案工作者年会上的讲话[J].中国档案.2012 (12) .

档案收集方法 第4篇

一、依法收集档案。向档案馆移交档案和档案馆接收档案是《档案法》赋予的权利和义务，档案形成单位必须依法移交,档案馆则必须依法接收。

二、协议接收。档案馆与有关单位本着互利原则或出于共同的社会责任感，自愿就移交档案达成协议；法定接收范围以外的单位（主要是非国有组织和个人），可以采取协议接收的办法处理；法定移交档案的组织，在接收时限上可经过协商视情况提前接收或延期接收。

三、社会捐赠和寄存。通过经常性地接受捐赠和寄存，收集产生或收藏在不属于法定向档案馆移交档案的组织和个人手中对国家和社会有利用价值的档案。

四、有选择地购买。对散存于社会和民间，收藏者不愿捐赠、寄存但愿意出售，而对国家和社会确有保存价值的档案材料，档案馆可根据其价值和经济能力，有选择性地购买。

浅谈档案收集工作 第5篇

由于一些单位的领导只注重抓经济工作, 对档案工作重视程度不够, 造成了档案缺失的严重后果。如开会带回的文件材料不及时交文书保管, 而是把经常需要参考的文件带在自己身边, 不注意对其进行妥善保管, 如果稍不注意, 就会损坏文件或将其丢失。一个年度如果缺了文件材料, 立卷之后案卷中就存在遗漏问题。到基层调研时, 听说一个单位的领导在打扫自己的房间时, 将一些重要的文件也当废品买了, 这是典型的档案意识不强问题。这样的单位领导连起码的归档意识都没有, 试想一下, 他们的档案能齐全吗?针对这些问题, 文档人员有必要从对工作高度负责的角度出发, 向领导讲明道理, 给他们上一堂文书立卷常识课, 讲明立卷归档范围及档案的作用和意义。而对于领导经常用的文件材料可提供复印件给他们, 这样用起来放心大胆, 用旧了可以再复印, 丢失了可以再补。

二、内部机构各自为政

在一些基层单位, 有些归档的文件材料只有复印件而没有原件。问明情况才知道, 是内部科室将文件的原件留存了下来。他们认为, 这类文件与本科室关系密切, 自己保存原件放心, 而没有认识到原件交到档案室集中统一管理才是最安全的。在这种情况下 , 文档人员应主动协调好科室与科室之间的关系, 讲明集中统一管理档案的好处, 并把有关档案管理的规定反复说给他们听, 让他们引起足够的重视。在配合档案部门进行年度文书立卷之前, 本单位要下好通知, 让各科室把已经形成的或已阅办的文件材料 (原件) 及时送交档案室集中立卷, 以确保文件材料的完整与齐全。

三、文档人员配备不合理

有些新上岗的文档人员, 由于对文书立卷的基础知识掌握不牢, 平时的收集工作就不可能做好。如请示、批复不在一起, 底稿与正稿分家, 尤其注意不要把一些跨年度的文件材料如年度工作总结、统计年报等归入文件, 形成年度文件。这不但造成了有些年度文件收集不全的问题, 还会给日后的提供利用工作带来后患。再就是, 在档案指导鉴定工作中, 出现跨年度文件或上年度遗漏文件的问题时, 业务指导人员往往会将其剔出, 让文档人员带回去归入相应的年度, 但如果遇上不负责任的文档管理人员, 在这些文件材料剔出不能及时归档的情况下, 就会随着时间的推移而将其丢失, 人为地造成立卷工作中的“脱节”现象。解决这个问题的办法, 除了档案行政管理部门在文档人员上岗之前加强业务培训外, 业务指导人员还应该在立卷鉴定工作中, 注意向文档人员讲明跨年度文件材料应归入相应年度, 并及时督促, 指导他们认真做好这项工作。

总之, 基层档案收集工作存在诸多问题, 需要我们广大档案工作者共同努力, 这项工作既需要档案行政管理部门的宣传、指导、监督, 更需要各单位文档人员不断学习新知识, 提高业务能力, 把可能在立卷过程中出现的问题, 消灭在平时的工作中。这样, 定能提高工作效率, 有效地保证立卷工作的质量。

参考文献

[1]王焕霞.基层档案室如何做好档案的收集工作[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014

[2]王冬梅.做好电力建设工程档案收集工作之我见[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014

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[4]陈晓荣.浅谈如何做好档案资料征集工作[A].档案利用与档案文化——2012年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2012

[5]郑文章.特色文化档案资料征集工作的几点思考[A].实践·创新·发展——全国地 (市) 县 (市) 档案局馆长论坛文集[C].2007

[6]冯荣球, 黄巧波.也谈综合档案馆档案收集工作[A].实践·创新·发展——全国地 (市) 县 (市) 档案局馆长论坛文集[C].2007

[7]罗永猛.浅谈档案征集工作的难度及建议[A].实践·创新·发展——全国地 (市) 县 (市) 档案局馆长论坛文集[C].2007

[8]郭玉凤.浅谈档案馆的征集工作[A].实践·创新·发展——全国地 (市) 县 (市) 档案局馆长论坛文集[C].2007

新旧版档案馆收集档案范围比较 第6篇

1 新版收集档案范围规定内涵定位更为准确

随着国民经济的飞速发展, 社会改革的不断深化, 档案馆的传统服务的模式与被动式的服务作风必须加以彻底改变。新版规定对于档案管理的档案存放主体档案馆的定位上、服务功能上以及工作性质与服务性质上都有了较大的改变。我们欣喜地看到了新的改变中更多地将档案的管理与服务对象转向了社会公众。

任何一种条条框框, 任何一部法律法规的制定都有其历史的局限性, 这是客观规律决定的。是不以人的意志为转移的。旧版的制定历史阶段也难免局限于当时的政治、经济环境, 在20世纪80年代, 我国的经济还没有今天这样的多种经济体制并存, 所以在当时的历史阶段档案馆的服务对象只有国家机关等机构, 因此除此而外别无选择。并且在那个年代我国的社会公众也很少有档案借阅与档案研究方面的需求, 上述种种原因导致了旧版的出台, 也导致了我国的档案馆在此后的长达25年的时间里一直处理封闭式管理的阶段。旧版将档案馆表述为永久保存史料、科研、利用, 并且突出了文件中心的性质, 其实任何一个文件中心都不可能永久保存全部档案, 必须根据不同的阶段, 对档案的永久保存进行适当调整, 某些没有必要永久保存的文件可以进行暂存。旧版的使广大人民群众在很长一段时间里与档案借阅、查询无缘, 虽然档案的旧版规定不是引发这种现状的主因, 但是也应该看到, 旧版的规定也是原因之一。

新版的出台恰适逢其时, 新版打存了旧版设置的种种藩篱, 使档案馆第一次被纳入到了公众可及的视线。强调了档案馆的社会服务功能, 并且还把档案馆的社会服务功能当做档案馆的主要功能之一, 不能不说这不仅是我国档案工作的进步, 更是党与人民拉近距离的最佳诠释。新版不但解除了档案与人民群众的界限, 而且新版的改变更加符合现代社会的发展, 同时新版也代表了绝大多数公众参政议政、关注国家民族命运的日益迫切的需求与心声。新版的规定一方面方便了人民群众利用、查询、研究档案, 另一方面也可以更快速以把党和国家的信息传递给人民群众, 使档案馆变成上情下达的中心, 也可以从一个侧面反映人民群众在某些方面的诉求。可以预先的是, 档案不再阻碍改革的发展, 针对档案的改革正在走向深化, 档案正在提升其服务社会大众的价值, 并且正在以其丰富的内涵走向更宽泛的共享

空间。

2 新版《规定》比旧版《规定》对客体外延涵盖更广泛

纵观两版本《规定》不难发现, 旧版《规定》所涉及的收集档案范围主要包括:各级党政机关、企事业机关的文书档案, 专门档案馆的专门档案, 军队系统的革命军事档案, 第一历史、第二历史档案馆及地方档案部门的历史档案。而新版《规定》不仅兼容以上多数类型档案, 且在结合今后档案事业发展需要上对档案收集范围进行拓展。新版《规定》是自“民生档案工作”列入档案部门工作范畴之后首次修改档案馆档案收集范围。

随着科技的快速发展, 电脑的普及和网络获取的便利使得电子文件成为现行文件的一种重要形式。新版《规定》在档案数字化工作为当前档案工作的重要组成部分的环境下, 也将电子文件归档、备份以专门条款的形式进行说明。

3 新版《规定》总体呈现加强指导, 减少干预, 权限回归的趋势

从新、旧版《规定》中不难看出, 旧版《规定》主要从微观角度阐述明确、优化档案馆档案收集范围的措施、说明 (占67%篇幅) ;新版《规定》则从宏观层面强调对各级各类档案馆的各种载体档案的收集工作的监督、指导, 涵盖内容包括综合档案馆传统类型档案收集范围、原则、期限、补充材料等规定 (占51%篇幅) , 专门、部门档案馆档案收集范围 (占9%篇幅) , 国有企事业单位档案收集范围 (占7%篇幅) , 档案馆对新载体、新类型档案的收集范围 (占7%篇幅) 等。

要加快推进政事分开, 调整和规范政府管理的事项, 减少政府对微观经济活动的干预, 是《中华人民共和国国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》提出的。这无疑对我国档案行政管理体制提出了新的要求:必须积极地从“指令性的业务指导为主的管理模式”, 向“依法行政为主的管理模式”进行转变。

4 新版《规定》反映我国档案行政机构更加注重依法治档

从旧版《规定》的《档案馆工作通则》到新版《规定》的《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办———法》, 这不仅是《规定》制定依据从行政规章到法律法规的一次简单升级, 更蕴涵着两方面意义:一方面, 新版《规定》的制定必须考虑到档案行政机构和档案馆双方的权责均衡, 即在强调档案行政机构对于档案馆收集工作指导、监督的基础上, 也需要保障档案馆自身档案收集工作的自主权;另一方面, 新版《规定》的制定要求档案行政机构对于档案馆档案收集工作的管理方式从行政手段向法律手段过渡。

新版《规定》对于旧版《规定》内容的革新不仅体现在内容的增加上, 对于不合乎当下档案工作的内容也进行了删除。然而旧版《规定》内容有些对于档案馆档案收集工作仍具有普遍指导价值, 被实践证明是正确的部分, 在新版《规定》得以保留并加以完善。由此可见新版《规定》对旧版《规定》是批判性地继承、实际性地补充、预见性地回归。

新版《规定》刚出台, 由于未经过实践的检验, 对实践工作的指导性有待考察。因此, 国家档案局在制定新版《规定》的同时, 明确保有了对于新版《规定》的解释权。即针对实际工作中出现的需要, 出台相关解释、补充, 依法享有规章解释权。对照旧版《规定》, 却没有国家档案局保有规章解释权的相关条文。

结束语

我国口述档案收集策略研究 第7篇

关键词：口述档案,访谈流程,档案收集,收集策略

我国口述档案的收集来源有两个层面,第一层面是通过直接访谈获取口述资料,通过鉴定整合形成口述档案;第二层面是收集社会各界已形成的口述历史档案。我国在1988年的《英汉法荷德意俄西档案术语词典》中将“口述档案”释义为“为研究利用而对个人进行有计划采访的结果,通常为录音或录音的逐字记录形式”,本文基于上述定义,将重点探讨对口述档案第一层面的收集,即通过访谈获取第一手口述历史资料的过程。

一、口述档案收集的意义与价值

口述档案的收集是口述档案资源建设的前提,具有重要的基础地位。做好口述档案的收集工作主要有四个方面的重要意义与作用:(1)填补历史史实的空白,还原历史真相;(2)优化档案馆馆藏结构,为我国档案资源建设“增砖添瓦”;(3)构建社会民众共建社会记忆的格局,提高全社会档案意识;(4)敦促档案工作者不断改善自身知识结构与业务能力。口述档案收集是一项“功在当代,利在千秋”的工作。

二、口述档案收集的进程及过程

口述档案的收集是一个兼具系统性、综合性、动态性等特点的复杂过程,构建科学规范的口述档案收集的流程是口述档案工作顺利开展的保障。作为口述档案收集工作者在开展收集工作前应对相关流程有通盘的了解,掌握必要的基础理论知识、借鉴学习相关实际经验并做好整体规划。前期规划工作直接影响口述档案收集的工作效率、收集内容的真实性与价值大小。口述档案的收集可分为三个阶段。

1. 前期准备阶段。

前期准备工作主要包括确立选题,选择受访者(即访谈对象),确定访谈提纲,组建访谈工作人员队伍,准备访谈设备(如录音器、摄像机、照相机等),安排访谈时间及地点,制定法律授权书等环节。其中,确立选题是核心,确定访谈提纲是前提,选择受访者是关键,制定法律授权书是保障。(1)确立恰当的选题。口述档案的选题就是确定收集内容与对象,选题的恰当与否直接关系收集工作的目标完成度与结果价值度。档案机构在进行选题时应坚持三方面的原则:一是根据本机构的优势确立选题,根据本机构的特点、立足馆藏档案在相关领域开展工作,有利于最大限度挖掘口述资料的价值;二是根据用户需求确立选题,以用户利用需求为导向,契合社会动向与舆论、关注公众兴趣,有利于取得良好的社会效益;三是可行性原则。口述档案的收集工作需要大量的人、财、物等资源,档案机构在选题时应考虑本馆的能力、选题执行难易程度,保证项目的顺利完成。(2)选择访谈对象。口述档案与国家机构、社会团体在社会活动中直接形成的传统档案相比,具有全民性与平民性的特点,因此受访者即访谈对象的选择应根据访谈选题综合考量年龄、性别、民族、社会各阶层等多维度多层次因素。选择访谈对象时应考虑两方面问题:一方面,受访对象是否具有代表性,应重点选择历史事件的亲历者与当事人;另一方面,受访对象的身体状况是否良好、思维是否清晰等,其身体状况将直接影响记忆的准确度与可靠性。(3)确定访谈提纲材料。访谈提纲材料包含两个主要内容:一是选题相关资料,即访谈内容大纲,有助于帮助工作者对访谈对象的引导;二是访谈对象资料,即对受访者的背景调查,对受访者的尊重有助于增强双方情感交流。(4)制定法律授权书。目的在于保障双方的权利义务关系,也为口述档案的利用奠定基础。

2. 实施阶段。

实施阶段是整个口述档案收集过程的主体部分,执行访谈是口述档案收集过程的中心环节,是口述档案工作者立足选题内容、根据访谈提纲与受访者进行口头交流与情感传递的过程。访谈工作者应注意以下三个方面:一是尽量争取受访者同意录像、录音采访;二是注意把控采访时间,不易进行疲劳采访方式;三是注意访谈的方式方法,口述档案采访并不是简单地按照访谈提纲提出问题,而是在掌握提纲精髓的前提下,与受访者进行心灵与精神的沟通与共鸣,在回忆历史事件及情感回溯的过程中,填补属于社会大众记忆的空白。

3. 后续阶段。

该阶段的主要工作有三个层次:第一层次是完整转录,即根据录音录像将声像材料转化为文字记录,将文字材料与声像材料反复比对,保证转录材料的完整性;第二层次是去伪存真,即鉴别口述内容的真实性,口述者受主观因素及自身局限性的影响,回忆难免与部分史实有出入,口述工作者应将口述材料与历史文献做比较研究,还原真实历史事件;第三层次是获得授权,即与口述者签订法律授权书,口述档案是采访者和受访者共同合作的产物,它凝结了双方的劳动结晶,具有口述作品的特点,因此根据《著作权法》第三条规定:“具有独创性的口述作品受著作权保护”;第十三条规定:“两人以上合作创作的作品,著作权由合作者共同享有”。法律授权书的目的是在保护口述者著作权与隐私权的前提下,授权采访者开放口述档案。

三、口述档案收集的策略研究

1. 建立口述档案收集的制度体系。

法律法规、技术标准与规范是口述档案收集工作的制度保障与指导方针,制定相关的法规、标准规范有利于保证口述档案收集工作的科学性与规范性。我国口述档案的研究起步较晚,在标准制定方面仍相对薄弱。(1)加强口述档案收集的相关法律法规建设。目前,就口述历史档案方面的法规而言,我国没有直接的法律法规与之相关,但在2011年颁布的《中华人民共和国非物质文化遗产法》中有相关条文涉及对“传统口头文学”“采取认定、记录、建档等措施予以保存”。(2)制定相关的收集标准和技术规范。我国目前还没有出台一部全国性的与口述档案密切相关的收集标准或指导规范,使得许多地方档案部门在进行口述档案收集的过程中无章可循,存在收集方法不恰当、收集内容缺乏科学性的问题,浪费大量的人力成本及时间成本。因此国家档案机构应在充分调研国外先进经验的基础上,立足我国口述档案收集的实际,逐步出台相关标准规范。标准应明确口述档案收集范围、收集内容、鉴定原则、归档标准、受访双方的法律义务与权利等方面,为实际工作提供指导与参考。如宁夏档案馆获国家档案局立项项目《口述历史档案采集标准规范》(2001),并制定《口述历史档案采集标准》,扬州市档案馆制定《口述档案归档整理方案》(2007),《方案》涉及整理原则、分类方案、整理内容及方法等方面等,这些标准、方案的出台即为口述档案标准化收集进行有益的探讨与尝试。

2. 健全口述档案收集的运行机制。

(1)建立档案部门主导、社会参与的多元运行机制。尽管口述档案收集涉及档案部门、历史研究部门、文化机构等多方主体,但是应明确档案部门作为口述档案收集工作的责任主体地位。档案部门应切实担负起为社会建构记忆的责任与义务,积极与社会多方力量合作。其一,加强与其他档案部门的通力合作,加快建立口述资源共享机制;其二,加强学界的互动和合作,如2004年成立的口述历史研究会,为组织和推动口述历史研究做出大量工作;其三,积极与宣传媒体合作,扩大影响力的辐射范围,如2008年4月启动的“中国电影人口述历史”工程即是资料馆与电影频道的合作项目。(2)设置口述档案专门机构。目前,我国没有设立专门的口述档案机构,主要工作由各级各类档案部门分开完成,一定程度上不利于收集工作的专业化、系统性与集约化发展。我国可借鉴国外的成功经验,如新加坡在国家档案局设立口述档案收集中心,美国建立体系化协会(包括全国性的口述历史协会及遍布全国各地的分会)。我国可在现有档案局(馆)组织体系内建立国家—省—市三级的口述档案收集中心,或建立口述档案协会,增强组织保障力度。(3)设立口述档案收集专项基金。将口述档案收集工作纳入档案资源建设的总体规划中,设立专项基金,加大资金支持力度,保证口述档案收集工作的良好运行。我国可借鉴国外成功经验,如美国收集口述档案所需经费除本部门拨款外,积极寻求包含福特基金、洛克菲勒基金等在内的企业基金的支持。另外,档案馆积极申报口述档案类的科研基金项目,有助于将实际工作经验上升为理论,也是基金的部分来源渠道。

3. 加强团队建设,培养口述档案收集专门人才。

口述档案收集是一项专业性、技术性很强的工作,口述档案工作者不仅需要具备优良的档案学专业素养,而且需要涉猎历史学、新闻社会学、传播学、心理学、计算机等多学科知识。当前我国在口述档案专门人才方面较匮乏,主要表现在两个方面:一是复合型人才欠缺,我国高校为社会培养和输送了大量具有专业优势的档案学专业学生,但其在其他技能方面相对欠缺;二是专业培训工作不到位,许多口述档案工作者在未经过专业化访谈培训的情况下,即仓促开展访谈工作,致使工作效率低下访谈结果不理想。鉴于此,应做好两方面工作。(1)培养“专门+”档案人才。口述档案人才需要具备扎实的史学基础、档案学专业功底,具备良好的心理素质与良好的人际沟通交往能力。我国“十二五”档案发展规划中要求,在“十二五”期间,我国要“努力建设充满活力、富有效率、更加开放的档案人才制度环境,并且与高校加强合作,在高等院校定向培养档案工作高级专门人才,从而建立起一支高素质的档案人才队伍”。因此我国档案部门应加强与档案学界与业界的沟通交流,将“口述历史档案”纳入在高校档案学或历史学专业人才培养目标中,并开设研究生教育方向,为国家培养一支专业素质高、知识结构完善的高级专门人才,为口述档案资源建设及社会记忆建构提供智力支持。(2)加强岗前培训力度。由于高校培养口述档案专门人才需要较长的时间周期,因此当前档案部门应采取多途径、多渠道、多形式培养专业人员。邀请专业人才来馆培训和指导,提升档案工作者的专业知识水平与访谈技巧,尤其是心理学知识,访谈的原则方法,与受访者的沟通技巧等方面做重点培训;邀请口述档案收集工作者来馆分享实际工作中的成功经验,通过对经典案例的剖析使档案工作者有直观的访谈感知。在培训方面我国已有可喜成果,如2010年国家档案局与新加坡国家档案馆在昆明联合举办抢救保护云南少数民族口述历史档案的培训班,2011年云南省档案局组织业务骨干赴新加坡国家档案馆接受口述历史档案管理与研究强化培训,解决急需的口述历史档案人才问题。

4. 加快建立口述档案资源的数字化建设与信息共享机制。

口述档案资源的建设有三个路径,分别是直接采访后期加工成口述档案、收集已形成的口述档案、整合社会各界口述历史档案成果,三个路径相对独立又相辅相成。当前我国口述档案收集存在各部门孤军奋战的状况,不仅不利于工作有序有效开展,也不符合大数据时代对信息共建共享的要求。为此,我国亟须建立统筹规划、共建共享的口述档案资源体系。一是加快推进口述档案数字化工作,建立口述档案数据库,实现口述档案的集约化建设与管理;二是搭设网络互动平台,在现有的档案信息网上设立展示窗口,不仅有利于宣传口述档案影响力,更有利于实现信息开放式共享,共同构建社会记忆。

参考文献

[1]潘玉民.认识与行动:再论口述历史档案资源建设[J].档案学通讯,2012(1).

[3]张敏.口述档案研究[D].安徽大学,2012.

谈档案收集工作的要求 第8篇

1 收集工作必须抓住重点

在档案的接收和征集过程中, 应注意收集对经济建设、文化建设和科学研究等方面具有长远利用价值的文件。就一个机关档案室而言, 应注意重点收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件;要注意重点收集本单位在开展工作、进行生产活动、总结经验等方面经常要查考的文件。这个问题不抓紧, 往往会造成档案的残缺不全。

就一个机关档案室而言, 要将相关文件收集齐全并不是一件非常困难的事, 关键是如何确定哪些文件反映了或者没有反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌。在一个单位里面, 能够反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件, 主要应该是本单位产生的文件, 即以本单位为作者的文件。因此, 本单位的发文和内部文件是机关档案室档案收集工作的重点。但是, 为了保证本单位档案的完整, 为了充分体现本单位在社会中的地位, 机关档案室也应注意收集一部分本单位的收文。对各单位的来文, 机关档案室主要应收集那与本单位最直接的有关单位, 即与本单位行政距离最接近的单位的文件, 如本单位直属的上、下级单位的文件。这些单位的文件, 能最直接地反映本单位与外界的联系及社会关系, 而某些属于普发性的收文, 则一般不必归档。

在机关档案室的收集工作中, 档案人员还应针对文件的不同稿本制定不同的收集策略。根据文件稿本的可靠程度, 一般可分为草稿、定稿、正本、副本和存本等。

草稿, 是文件作者在文件酝酿和起草阶段形成的最初稿本。它反映了文件形成的初级阶段, 主要供讨论、修改和审批使用。草稿不具备文件的正式效用, 因此, 草稿一般不必归档。大部分的文件仅有一次草稿, 经领导签署后即转化为定稿。也有些文件由于经过反复修改讨论, 往往会形成多次草稿。对这一类草稿, 我们必须持慎重的态度, 应认真分析历次草稿的意义和价值。对某些重要的文件, 允许保留那些能够反映人们对相关问题认识深化过程的历次草稿。

定稿, 也称原稿、原本、底稿和签发稿等。定稿是经过修改审阅, 由单位领导人审定、签发或会议正式讨论通过的最后完成和生效的标准稿本。定稿的产生标志着文件酝酿阶段的全部结束, 其最大限度地体现了文件作者的思想和意图。定稿是文件的标准稿本, 是制作、校订和考核正本的惟一依据。定稿一般由经过签批的草稿转化而来。凡是归档的文件, 必须保存定稿。

正本, 是根据已经签批的定稿印制或缮写的, 具有法定的实际效用的正式文本。其主要供对外发出和贯彻执行使用。正本具有规定的格式, 有单位负责人的签署或发文单位的印章, 具有法律的效用。在实际工作中, 正本是受文者行为的依据, 因此, 对有关的正本应归档保存。

副本, 也称抄本。是根据定稿或正本制作的文件稿本。其内容和形式与正本相同, 主要用于抄送周知, 参考备查。副本一般不必归档。

存本, 是发文单位留存备查的印刷本。是正本的样本。当文件制作完成后, 文件作者往往会从中抽取若千份样本保存备查。存本巳失去了对外发出的特征, 被作者留存下来作为与定稿相对照和检查正本文件发出后是否达到预期目的之用。当发生疑问时, 将存本与定稿核对以分清内部责任, 将存本与正本核对以分清外部责任。发文单位一般将存本与定稿一起归档。

因此, 在档案收集过程中, 我们应对文件的不同文本进行分析, 以便对相关文本作出恰当的处理。

2 档案收集是档案工作的起点

档案的收集工作为整个档案工作的开展提供了实际的物质对象, 成为档案工作的起点。长期的档案工作实践证明, 没有档案的接收与征集, 就没有档案工作;没有完整的、不断的档案接收与征集, 就没有健全的、持久的档案工作。档案的收集工作是适应了社会的各个组成单位大量产生档案, 而又不便于长期保存档案这样一种因客观需要而产生和服务于社会的。如果没有档案的接收与征集, 就不能解决文件形成时的分散性和人们利用档案时所要求的集中性之间的矛盾;就不能解决文件既为现时需要服务, 又为日后查考需要服务的矛盾。因此, 档案收集就成为档案工作的首要环节, 也是档案部门其他各项工作的前提。档案工作是从收集起家的, 收集工作为档案工作的其他业务环节提供了物质基础和实际工作的对象。没有档案的收集, 档案工作的其他环节也就无从谈起。

3 收集工作必须遵循档案的形成规律和发挥作用的规律

在档案收集中, 应注意研究和掌握档案的形成规律和发挥作用的规律。不能将档案形成部门尚在经常使用的文件过早地集中到档案馆内, 更不能把档案集中到很不方便的地方, 影响档案形成部门的现时利用;但也不能忽略整体的需要, 把档案老是留在形成部门。因此, 在档案收集过程中, 应将文件先在形成部门保存一段时间, 以便于形成部门的近期利用;然后再将其集中到机关档案室, 以便于整个单位的利用;最后再将需要长远保存的档案向档案馆移交, 以便社会对档案的利用。总之, 要使各种类型的档案都得到科学的、合理的归宿, 使档案的作用得以充分的发挥, 使局部和整体、当前与长远的利用需要都得以兼顾, 最终达到使国家的历史文化财富既得到最安全的保护, 又得到最充分的利用。

4 收集工作必须控制档案的接收范围

档案收集工作具有严格的范围限定。就某一机关档案室而言, 其只能收集在本单位活动中所形成的档案;就某一档案馆而言, 其只能收集在法定的接收范围内的档案和有关的资料。馆藏档案的丰富性, 具有数量和质量上的统一要求。没有足够数量的档案, 当然谈不上馆藏的丰富;但是, 如果不顾质量地大肆收罗, 那么, 即使是“汗牛充栋”, 也谈不上馆藏的丰富, 反而会影响有价值档案的利用。因此, 必须注意不要人为地扩大档案的接收范围。

5 收集工作必须保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性

在档案收集过程中, 必须注意一个全宗档案的不可分散性, 应全力保持其完整。保证一个全宗档案的完整, 是档案管理中的一条原则, 也是整个档案管理工作中的一个核心问题。同时, 还要注意有密切联系的全宗之间的群体关系, 即保持全宗群的相对完整性, 以便于档案的宏观管理。只有首先在档案收集工作中贯彻了全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性, 才有条件在以后的环节中实现按全宗管理。因此, 一个全宗的档案只能向一个档案馆移交, 一个全宗群的档案也只能进一个档案馆。不允许对一个全宗的档案进行人为地分割, 也不允许将一个全宗群的档案随意地分散到不同的档案馆。

6 收集工作必须加强馆外调査和统筹安排

在档案收集工作中, 必须注意做好调查研究土作, 及时掌握文件在档案馆外的分散情况, 国外将这项工作称为“馆外文件监督”。通过调查研究, 可以根据馆外文件的不同情况采取不同的方法恰当地进行处理, 以便从全局出发来统筹兼顾。如发现某些单位的档案整理科学, 保管条件较好, 利用频繁, 对这部分档案就可以考虑推迟进馆时间;而当发现某些单位的档案保管条件较差, 损坏现象严重, 且有可能继续恶化, 那么就应将这部分档案提早进馆, 以维护档案的完整与安全。

7 收集工作必须贯彻档案工作的标准化

档案管理现代化, 是提高档案工作水平的有效途径和发展方向, 而档案工作标准化, 乃是档案管理现代化的基础。所谓档案工作标准化, 是指在档案管理实践中, 对重复性事物和概念通过制订、发布和实施标准, 达到统一, 以获得最佳秩序和社会效益。即对档案工作中的管理原则和技术方法等, 按照规范化的要求统一起来。这在国际范围内, 已经形成了包括图书、档案和情报资料在内的文献工作标准化的必然趋势。档案收集工作是确保档案工作标准化的首要环节, 在收集过程中就注意贯彻标准化的原则。档案部门应严格按照国家和行业主管部门制定的有关标准, 对归档文件进行严格检查。根据目前情况和现有经验, 应注意以下几方面的标准化工作:在接收案卷的质量方面要求规范化;在案卷封面的规格上要求标准化;在案卷的编目上要求规范化;在文件的规格上要做到标准化;在文件的结构方面要做到科学化;在文件的载体、书写材料、书写规则等方面都应有统一的标准。

档案工作人员不仅要在档案收集工作中坚持标准化的原则, 同时要注意做好宣传工作, 尤其要同文书部门搞好协作, 从形成文件时就开始注意标准化的问题, 并且自上而下地采取一系列的行政措施, 保证标准化工作的实施。

档案收集是实行档案集中统一管理原则的重要内容和首要措施。我国档案工作的一个主要特点就是实行档案的集中统一管理。只有将相关的档案集中到各有关机关档案室和档案馆, 才能进行积极有效的统一管理。而这项工作的具体实现, 只有通过对档案的接收和征集。每个单位的文件通过接收集中到机关档案室, 然后再通过档案的接收集中到各档案馆, 以形成统一的档案保管基地, 便于实行统一的科学管理。

参考文献

[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯, 2005, 2.

浅析干部档案材料的收集 第9篇

一、干部档案材料收集的来源

干部档案材料, 是形成于有关部门和个人的实际工作中, 搞清干部档案的材料来源, 知道从哪收集哪些方面的内容, 是做好收集工作的重要前提。从收集来源看, 一是通过干部的工作单位及其主管单位的组织、人事部门收集关于干部履历变化、考核考绩、培训、工资、出国情况、职称、学位、职务任免、政治历史审查 (复查) 、确定参加革命时间、离、退休等方面的材料。二是通过干部所在党、团组织和政府有关部门、收集关于干部入党、入团、退党退团, 党员干部鉴定、中共党员登记表、党内外的奖励材料等。三是通过纪律检查、行政监察、保卫、司法部门, 收集关于干部所受党内外处分, 刑事判决以及平反、甄别、复查、撤销处分的材料。

四是通过有关科技、业务部门收集反映干部本人业务能力、技术发明、成果鉴定等方面的材料。五是通过党、干校、大、中专学校, 收集干部在校学习期间形成的应归入干部档案的材料。六是通过党代会、人代会、团代会、工代会、妇代会及政协会收集干部出席、参加大会的登记表、审批表、政协委员提名表。七是通过部队有关部门, 收集转业干部或地方干部在部队兼任职务的材料。八是通过干部原工作单位, 收集应该归入干部档案的材料。

二、干部档案材料收集方法

第一、经常收集制度化。干部档案材料随着时间推移不断产生, 它们通过各种渠道源源不断地集中到干部档案管理部门, 这种日常的收集工作, 不是搞一两次突击工作就可以完成的, 它是一项贯穿干部档案工作始终的长期任务。要保证这一任务的完成, 将多层次多渠道形成的干部档案材料尽快收集上来, 必须形成制度化。档案管理部门要根据所管档案的数量情况, 确定每半年或一年进行一次普遍清理核对, 运用收集工作在时间、信息、变化上的规律, 捕捉或发现所缺材料的线索, 并逐一登记起来, 以便有计划的进行收集。干部档案管理部门不能坐等有关部门送材料上门, 要根据实际情况确定每季度或半年与有关部门进行一次联系, 主动索要材料, 如有关单位迟迟不交, 就要通过各种方式催要, 督促其尽快交转, 以避免材料的漏收。

第二, 掌握材料形成规律。干部档案材料形成, 也与其他事物一样, 有其规律可循, 只要善于观察、分析、总结、研究本地性东西, 掌握收集工作的主动权。一般来说, 应掌握以下规律。时间规律:一定时间形成一定的材料。有相当一部分材料是按照一定时间规律产生和形成的。掌握了时间规律, 就可以在此时间之后, 及时地把这些材料收集起来。否则时过境迁, 这些材料就可能被失散或损坏, 造成不可弥补的损失。信息规律:干部档案是事后的记录, 是信息的载体, 它所记载的内容和事件的消息必然要在一定范围内传播。所谓收集工作的信息规律, 就是要善于把这些消息和干部档案材料的产生联系起来, 判断那些消息所反映的情况可能产生干部档案材料, 从而进行收集工作。档案工作人员就要时时处处留心各种有关事件, 有关人员也要多和干部档案工作人员互通情报, 提供消息, 以便完整的收集各方面形成的材料。变化规律:所谓变化规律, 是指根据干部档案中该人的某些情况的变化来推知可能要形成相应的人事档案材料的规律。一般地说, 凡是干部档案记载的情况发生变化, 就要相应地形成反映变化过程的材料。

第三、普遍形成的材料要定时、重点收集。在现实工作中, 由组织统一布置, 干部普遍填写的材料, 填写比较集中, 涉及范围比较普遍, 为了及时补充干部档案内容, 应限定时间, 重点收集, 尽快集中上来。各级干部档案管理部门, 要把住收集材料的接交关, 对材料进行认真检查, 将不符合归档要求的材料, 退回形成单位重新制作。

三、干部档案材料收集的重点

干部档案材料收集的重点, 应随着党在各个时期的路线、方针、政策、任务来确定。一般地讲, 凡干部工作中急需了解和使用的情况, 就是材料收集工作的重点内容。一般包括以下几方面内容:第一, 文化大革命中的表现材料, 以及在整党工作中形成的属于归档范围的材料。第二, 在干部考核过程中形成的材料, 主要有综合报告、座谈记录、民意测验材料、群众评议材料等。第三、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果的评定材料。第四、干部在各类学校学习期间形成的材料, 如成绩登记、表现、鉴定材料等。第五、考察后备干部时形成的主要表现、考察材料、自传等材料, 当后备干部达到培养目标后, 这些干部档案材料应及时归入干部材料。

总之, 干部档案材料, 不是由干部档案管理人员臆造的, 而是产生于和干部有一定关系的各级组织、人事部门的实际工作之中, 因此, 要改进和加强干部档案材料的收集工作。在收集方法上, 要改变过去那种“来多少收多少”的自然收集方法, 要进一步疏通干部档案材料的收集渠道, 主动与人事、纪检等部门协调起来, 拓宽材料收集渠道, 逐步摸索和建立起一套科学的材料收集责任制度、反馈制度。切实把干部档案库变成人才资料库和信息库, 为发现人才、选拔作用干部服务。

摘要：干部档案材料的收集, 指取得和积累分散的干部档案材料的一种手段。收集工作是干部档案工作的首要环节, 它是干部档案工作中一项重要的基础工作。从整理工作来看, 如果一套材料收集不全, 或者有头无尾, 或者有尾无头, 就给整理带来很大困难, 有的要返工重新整, 从保管工作来看, 如果一个人的档案材料分散在几个地方没有收集起来, 就无法做好集中统一的保管工作。从利用工作来看, 如果材料收集不全, 就会给查阅档案、提供情况造成很大的不便, 影响利用工作。