普通高校成人学生档案管理论文

2022-12-05

近几年来, 我国成人教育事业蓬勃发展, 普通高校成人教育档案数量明显增加, 已经成为高等学校档案的重要组成部分。因此, 做好成人学生档案管理工作, 满足成人教育改革及社会各方面的需求, 是成人教育档案管理工作者义不容辞的责任。

1 目前普通高校成人学生档案管理的普遍现状

1.1 管理者对成人学生档案重要性认识不足, 重视程度不够

虽说现在都是电子档案, 但纸质档案是学生档案中不可缺少的重要内容。而成人学生入学后其学籍卡、高考报名信息表等纸质档案不全。管理者一般认为:普通学生毕业时有报到表或者派遣证而成人学生没有, 因而在高校成人学生档案不如普高学生档案重要, 比如:有些教研室长期保存普教学生考试试卷, 但对于成人教育学生考试试卷保存则不注意, 因此这在一定程度上制约了档案管理工作的深入开展和利用, 成为普通高校成人教育档案管理工作很难适应教育发展的重要原因。

1.2 普通高校成人学生档案管理不科学、不规范

目前, 成人学生档案主要是学籍档案, 主要包括学生学籍卡、学生思想政治鉴定表、毕业生登记表、实习鉴定表、英语统考合格证书、山西省计算机应用能力合格证书等。管理成人学生档案的工作者意识淡薄, 专业知识欠缺, 未形成规范化、科学性的管理方式:对学生填写的归档材料未加管理, 出现档案材料涂改, 用圆珠笔填写, 缺页、缺件、错件等现象时有发生;档案的存放无序, 用人单位查阅极不方便。

1.3 成人学生档案管理队伍比较薄弱, 管理人员业务水平不高

普通高校成人学生档案管理队伍作为高校学生服务工作的重要组成部分, 而档案管理队伍的建设并未得到应有的重视与加强, 多数成人学生管理部门未设专门的档案管理人员, 从20世纪90年代扩招以来, 学生人数猛增, 少数的兼顾档案管理人员满足不了学生人数激增的现状。设立的档案兼职管理人员大多是校内职工, 工作能力强, 但专业知识缺乏, 真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少, 这无疑对成人学生档案和建设与管理是不利的。

1.4 普通高校成人学生档案管理模式陈旧落后

21世纪, 科学综合技术的竞争最终归结于人才资源的竞争, 人力资源的档案信息成为其重要的组成部分。人力资源的档案信息成为信息革命的重要内容, 普通高校成人学生的档案也是未来国家重要人力资源档案信息的基础。普通高校成人学生档案管理的现代化是社会发展的必然要求。然而, 高校中至今未形成一套行之有效的成人学生档案管理应用软件, 学生档案的管理基本上还处在传统、原始、手工操作的实体管理模式阶段。现代化管理手段还没有得到广泛推广。面对目前成人学生档案项目增多, 档案数量增加, 质量要求提高, 流动速度加快等特点, 原有的成人学生档案建设与管理手段已越来越不适应, 必须加快推进普通高校成人学生档案建设与管理的现代化。

2 加强与改进普通高校成人学生档案管理的具体措施

2.1 积极宣传, 增强管理者档案管理意识

以宣传为导向, 增强高校师生档案意识, 确保档案材料及时归档, 管好、用好成人学生档案, 首先要增强各级领导及工作人员的档案意识。档案材料的形成牵涉到很多管理部门, 因此在学校各部门中应加强档案工作的宣传力度, 让每一位领导、教师、教育管理工作者认识到, 成人学生档案的管理工作也非常重要。领导的档案意识提高了, 可有效促进学生档案管理队伍建设、业务建设、设备配套更新等方面工作的发展, 这无疑对学生档案管理工作具有强大的推动作用。各系兼管成人学生人员的档案意识提高了, 在档案材料的形成过程中就会严格把关, 避免错漏, 并自觉将材料及时移交归档, 为维护档案材料的真实、可靠、完整、全面打下良好基础。

2.2 制定成人学生档案管理制度, 保障成人学生档案管理科学、规范

制定成人学生档案的收集、整理与归档制度, 切实保障成人学生档案管理科学、规范、有序。对于成人学生在校期间所填写归档表格或申请书等资料, 为了避免填报不规范, 应在填写之前, 向学生交代清楚有关填表的注意事项。归档材料须使用钢笔或毛笔填写, 填写内容必须准确、规范、无遗漏。需要学院、系或辅导员签字、盖章的栏目, 必须要签字盖章。成人学生档案管理人员则要认真细致地检查各单位交上来的成人学生档案, 填写不规范的一律要求重新填写, 并组织有关人员进行规范建档、归档立卷, 提高学生档案管理水平。

2.3 提高认识, 加强对成人学生档案管理人员的业务素质培养

利用一切手段, 对成人学生档案管理人员进行档案专业知识的培训, 使他们自己能认识到档案专业知识对成人学生档案管理具有举足轻重的作用, 懂得档案知识对于档案整理会有事半功倍的效果。

熟悉业务, 具备严谨的工作作风。成人学生档案管理工作关系到学生的切身利益, 涉及学生在校期间的方方面面, 如录取审批表、花名册、学生注册、学习成绩、补考、重修、升级、留级、转学、转专业、休学、复学、退学、奖励、处分、毕业和学位授予等所有资料的记录、各种相关资料数据的统计分析等, 这些都是学生在校期间学习情况的最重要凭证。新生入学后, 要及时建立学生档案, 每学期初对在校学习的学生要进行审核并办理注册手续。要做好成人学生档案管理工作, 平时就要注意原始材料的积累, 力求做到及时、完整、真实、准确和规范, 尤其是学籍变动的档案, 更要做到记载全面真实, 准确无误。这就要求成人学生档案管理人员在工作中要有严谨的工作作风, 强烈的事业心, 高度的责任感, 工作认真, 一丝不苟, 来不得半点马虎。

2.4 改革陈旧落后的管理方式和手段, 逐步实现成人学生档案进行信息化管理

随着电子计算机及多媒体技术的高速发展和计算机网络的迅速普及, 将计算机数据库技术和网络技术应用于学生档案管理, 它不但可以减少信息管理的重复劳动, 提高档案管理工作的效率和水平, 还能及时、准确地反映学生的情况, 加强高校学生管理工作的效率, 提高了档案的查阅速度和使用质量。成人学生档案管理工作也要不断适应科技迅猛发展的趋势, 提高科学管理水平, 从而减轻档案收集、整理的工作强度, 加大成人学生档案利用的网络化管理, 更好地发挥成人学生档案的社会效益。

摘要：普通高校成人学生档案是记录成人学生在校学习期间全面而客观的重要信息, 也是成人学生素质教育的重要手段, 但当前普通高校成人学生档案管理工作还处于起步阶段。本文通过分析普通高校成人学生档案管理的现状, 阐述了加强与改进普通高校成人学生档案管理的具体措施。

关键词：普通高校,成人学生档案,档案管理