电子档案的保管与利用

电子档案的保管与利用（精选5篇）

电子档案的保管与利用 第1篇

一、电子档案的归档思路分析

电子档案的归档情况直接关系到了电子文件的保管以及后期的利用效率, 档案部门应当采取相应的措施, 以保证电子文件的质量能够达到相应的要求。

(一) 建立科学的归档制度

对于归档范围内的电子文件不得进行分散的保存, 应当做到及时的归档。对于已经归档的电子文件必须要经过一定的编辑和整理, 同时要认真划分好相应的保管时间。档案部门同时要对电子文件的载体的规格、质量以及格式做出统一的推定, 以便于后期的利用, 其他部门在进行档案移交的时候应当依据相应的规定将电子文件以及纸质文件向档案部门进行移交, 最后经过档案部门的检查之后进行归档保存, 这样档案规定就显得较为规范和合理, 以便于后期的查阅和使用。

(二) 确保电子档案的可识别性

电子档案主要是以数码的形式来进行各种信息的存储, 在后期若干年之后电子档案的使用主要是依靠计算机的一些软硬件的运用使得电子档案能够还原成人们可以直接阅读的形式。所以对于一些比较特殊的电子档案, 同时也要保存电子档案能够支持的软件, 就是说在进行电子档案的保存的时候, 要将电子档案和能够支持电子档案阅读的软件系统一同保存, 这样在进行利用的时候, 就能够比较方便的将电子档案的原本形式进行显示。

二、电子档案的保管思路分析

(一) 电子档案保管中要确保电子档案载体的物理安全

电子档案的载体保管和其他纸质档案有所不同, 对于纸质载体而言, 只要温度和湿度的情况适宜就可以保存几百年, 而电子档案的保管的质量和安全和所使用载体有着十分密切的关系。实践也表明, 磁性介质对于抵御外界不利因素的能力往往比较差, 所以经常会因为保存不善而出现变形和损坏的情况, 甚至还会出现文件内容丢失的情况, 利用光介质来进行存储也是会发生类似的情况。所以要使用磁盘或者光盘来进行档案的存储和保存的时候, 要建立一个适合进行光盘和磁盘存储的环境, 同时要注意要将光盘或者磁盘进行直立的排放, 同时要也要注意防尘、防变形, 对于存储环境温度和湿度的进行调节, 远离有害气体等。

(二) 对于电子档案的载体要进行必要的维护

电子档案中的磁性载体很容易收到环境的影响, 所以在进行电子档案的保存的时候, 一定要依据有关的规定来进行定期的拷贝与检测, 从而最大限度的确保电子档案的安全性和可靠性。在进行电子档案的管理时候, 一般对于光盘四年进行抽样检查一次, 对于磁盘二年进行抽样检查一次。主要是对光盘是否变形、损坏等情况进行检查, 然后对于载体上的数据进行读取, 通过检测进行问题的排查, 以便能够尽早的发现问题, 进行问题的处理。

三、进行电子档案的利用

(一) 建立健全完整的档案的利用制度

首先应当建立健全档案利用的审批制度, 如遇相关人员需要查阅档案时, 必须由档案管理部门的主管领导进行审批方可借阅查阅。另外还需要建立进行档案利用的相关管理制度, 档案的收藏部门利用网络技术来进行档案的收藏和管理, 以使得档案的收藏更加的及时准确, 以达到更好的满足档案利用者对于电子档案的利用需求。

(二) 做好档案利用过程中的安全问题

电子档案在进行利用的过程中安全和保密工作也是特别重要的, 和传统的纸质档案比较, 电子档案的安全问题更加难以控制, 很多私自拷贝都难以找到确凿的证据。在进行电子当档案的利用过程中, 档案管理部门应当依据借阅者的身份和工作职责来进行使用权限的设置。对于电子档案的利用者使用权限的赋予, 应当严格制定的一定的标准, 同时要进行审核, 审核的操作者必须要由数值档案专业工作的专业人员来进行。

四、结束语

档案管理中的电子档案的归档、保管以及利用是一项十分复杂的而且重要的工作。在进行归档和保管的过程中, 应当对于环境以及技术方面的特点进行综合的考虑, 制定安全稳定的一些保管方案和相关的规章制度, 主要目的是能够使得电子档案能够处于能够准确进行使用的状态, 从而促使电子档案能够在社会生活的方方面发挥更加有益的作用。

参考文献

[1]王卿.电子档案归档之我见[J].安徽工业大学学报 (社会科学版) , 2007 (04) .

[2]杜补和.浅淡电子档案的管理[J].忻州师范学院学报, 2007 (03) .

[3]贾佳.浅谈电子文件的特征与管理[J].内蒙古电大学刊, 2007 (11) .

[4]裴友泉.论电子文件归档后的关联应用[J].安徽教育学院学报, 2006 (04) .

电子档案的保管与利用 第2篇

关键词：保管档案 利用档案 保密工作 具体做法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）06（a）-0203-01

保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成，是一种良性互动关系。为保证档案的完整和安全，必须做好档案保密工作，这是保管好档案和充分利用档案的前提条件。因此，相关管理者有必要采取适当的措施，来做好这项保密工作。

1 保管档案时如何做好保密工作

1.1 加强档案的日常管理

必须严格按照规定的手续办理调阅、移出和销毁档案等工作。调阅档案必须经过指定审批领导人，不允许其他人擅自调阅，使用者必须认真履行登记、签字等相关手续。档案调阅结束时，管理人员必须及时清点检查，如有泄密问题，必须查明原因，及时补救。

1.2 提高档案管理人员的整体素质

管理人员在档案收集、整理、保管和信息化过程中，会在最早的时间内了解大量不为人知的秘密信息。因此，档案人员与一般工作人员有所区别，必须担当起保守党和国家重大秘密的责任。因此这就要求管理人员首先必须要有高度的责任感和强烈的保密意识，其次要有很强的事业心、严谨的工作作风和很强的工作能力。对于经手的事情，能够条理清楚，处置明白得当。只有档案管理人员有很高的整体素质，档案保密工作才能做得十分出色。此外，档案还必须谨言慎行，平时工作中接触到的涉及党和国家及单位的秘密一定不要带到社会活动场合中。一旦带到复杂场合中，很容易在不经意间泄漏重大密码。因此。档案工作人员无论在什么场合，在什么人面前，都应按照国家法律法规的要求，将保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，避免造成不必要的损失。

1.3 做好库房管理中的保密工作

档案库管科学管理的前提是档案库房的合理设置。这也是档案保密的重点之一。国家对档案库房的建设有统一规定，即库房建设要保持独立。如不具备相应条件，应该讲档案库房附设在办公楼内。要注意档案库房设置的合理性。通常办公楼最底层保密性欠佳，因此不宜设置档案库房；为确保档案安全，应该将档案库房与办公室和阅览室分开；档案库房必须加固门窗以防盗窃。应设立专人来管理档案库房，严禁无关人员入内。管理人员须严格遵守相关法规和库房管理制度。档案库房管理越科学，档案保密工作才能做得越好，档案安全才越加有保证，才能更好地发挥档案的社会职能。

1.4 做好档案密级的调整工作

要按照法律法规的要求，立足当前的实际工作，着眼长远，合理调整涉密档案的密级变化。以往档案保密制度不够健全和完善，不能完全适应《保密法》要求，必须加入新内容以使其更加完善。应建立并健全以下三个制度，以适应涉密档案调密工作的制度化、正规化。一是为满足届满自行解密档案的需求，要建立健全密期制度；二是为便于档案密级的衔接工作，及时掌握，适时变动，要建立健全密级调整通知单制度，将根据相关规定提前解密或密级发生升降变化的档案，要向档案馆（室）下发通知单，并贯彻实施；三是为加强涉密档案的规范化建设，要建立健全涉密档案接收标准制度，切实保守档案秘密。

相关部门应在广泛宣传、提高认识、大力协调的前提下，应着重解决好以下两个问题，以贯彻落实《保密法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》和其他法规：一是主动地接受保密部门监督指导，做好调密工作，搞好清查鉴定涉密档案文件。要严格划清密与非密的界限，分清能开放利用、在一定范围内限制利用和不能利用的档案，为档案管理的规范化、标准化、信息化和涉密档案建设奠定基础，为经济社会发展保驾护航；二是严格贯彻执行解密划控时间、保密规范和涉密内容的标准规范，做到有法必依，执法必严，违法必究，充分体现法律的严肃性。

2 利用档案时做好保密工作的具体做法

2.1 正确处理好档案利用与保密的关系

档案利用与保密是既相互联系，又相互对立的辩证统一关系。要正确处理保密和档案信息公开的关系，即在做好档案保密工作的前提下，要尽可能地提供档案信息服务，使档案得到有效充分的利用。但目前档案管理工作中是存在问题的，档案管理人员并没有对这一对辩证统一关系形成正确的认识，他们通常只重视其一，而忽视另一方。在档案保密工作方面，目前的管理人员的认识是十分充分的，他们基本都能做到尽心尽职，但涉及到档案利用工作时，则大多数人都没有意识到档案利用的重要性，不懂得档案及其所承载信息的重要价值，甚至有些领导对此问题的重视也是不够的。因而，目前档案重保轻用、利用不足的现象十分普遍。这使得不少很有价值的档案，长期束之高阁，与废纸无异，不仅过度浪费档案及其信息，还严重限制了档案作用的发挥。

基于以上分析，档案管理部门必须更新管理理念，在严格档案保密的同时，要转变工作职能，充分发挥档案服务领导决策的价值。对于机密档案的保密，要视情况而定，保密并没有绝对的保密，往往是在一定时间、地点、范围的保密，因此，只要不超出限制，就应该充分发挥其利用价值。否则就丧失了保密的意义所以档案保密与利用不可偏颇，两项工作均很重要，否则会给党、国家或单位造成不必要的危害。

2.2 做好利用档案的监督工作

建立健全与档案利用相关的各项规章制度，比如阅览制度、外借制度、复制（印）制度等。各项制度必须文字简明，便于实施，并在执行过程中不断对其进行充实和完善。要根据实际情况，合理确定不同层次利用人员的不同利用范围，规定不同的审批手续，档案利用工作的提供做到有章可循，有章可依；在此过程中，必须保证档案文件的完整性，确保不失密、不泄密。

进一步完善监督措施。在档案利用过程中，管理人员务须做好监督工作，不仅要多观察多问，还要多动手动脑。要通过仔细观察，掌握档案利用者的心理和思想动机；要多与档案利用者进行沟通交谈，抓住机会，多多宣传档案利用的管理制度，并充分对档案利用者的目的的动机；要多动手查看被利用档案的情况并判断利用效果，案卷利用后要勤于检查，积极全面贯彻档案利用制度；及时查处发现的各种问题，利用登记簿的备注说明部分进行记录。应及时报告有关领导较为严重损毁档案的违法行为，以便及时查处，避免不必要的损失。

综上所述，保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成。要加强日常管理，提高管理人员的整体素质，做好库房管理中的保密工作，做好档案密级的调整工作，是保管档案时做好保密工作的具体做法。要正确处理好档案保密与利用的关系，通过建立健全各项制度和进一步完善监督措施做好档案利用中的监督工作，为利用档案时做好保密工作的具体做法。

参考文献

[1]毕丽萍.档案资料的复制与保密[J].中国管理信息化，2011（16）：82.

干部人事档案保管、保护与利用查阅 第3篇

1.1干部人事档案保管与保护的基本任务

第一, 防止干部人事档案的损坏。干部人事档案自形成之日开始, 就处于不断老化和损毁过程中。损毁的主要原因有两方面, 即社会原因和自然原因。社会原因包括人为地有意破坏、管理不善以及管理和利用过程中的无意损坏。自然原因包括档案材料老化造成的自然损毁。我们应当运用有效的技术措施和方法, 消除可能造成档案损毁的社会因素和自然因素, 把档案的损毁率降到最低。

第二, 延长干部人事档案的寿命。干部人事档案的保管与保护工作不仅仅在于防止档案的损坏, 而且要从根本上采取积极有效的技术措施和方法, 建立符合干部人事档案保管要求的档案库房。要改善档案的保管和保护条件, 消除档案对外界不利条件的抵御能力, 缓解档案的老化趋势, 建立健全档案保管和利用中的监督控制机制, 提高档案的复制与修复技术, 尽量延长干部人事档案的寿命。

第三, 维护干部人事档案的完整与安全。干部人事档案管理部门必须严格贯彻执行《干部档案工作条例》和有关规定, 集中统一管理档案, 严禁任何人私自保管干部人事档案和档案材料, 确保档案数量齐全完整, 完好无损。主要包括两方面:一是维护干部人事档案的物质安全。是指干部人事档案管理部门要采取积极有效的技术措施和方法, 科学地保管和管理干部人事档案, 防止档案丢失和损毁。二是维护干部人事档案的政治安全, 采取严密的安全保密措施, 严防档案失密、泄密。

1.2干部人事档案保管与保护的基本要求

第一, 科学管理, 方便利用。提供利用是干部人事档案工作的最终目的。干部人事档案保管与保护应按照“安全保密, 便于查找”原则, 在确保干部人事档案完整与安全基础上, 运用现代科学技术, 编制实用的检索工具和管理软件, 实行科学管理, 为查找档案创造良好的条件。

第二, 预防为主, 防治结合。“防”是防档案丢失, 防人为或自然对档案的损坏。“治”是指在档案损坏后采取的一系列补救措施。“防”是关键, “治”是补充, 二者互为促进、相辅相成。

第三, 立足长远, 保证当前。在干部人事档案保管与保护工作中, 既不能片面地强调保护档案而不考虑利用, 也不能片面追求利用方便而忽视档案的保护。

第四, 增强防灾意识, 提高应变能力。鉴于水灾、火灾、地震等突然事变对档案的巨大破坏作用, 在保管与保护工作中应增强防灾处突意识, 未雨绸缪, 做好防灾处突预案和相关准备, 提高防灾处突的应变能力。

1.3干部人事档案保管与保护的措施

档案保管的具体措施有技术措施和制度措施。技术措施包括干部人事档案的保管与保护所需要的物质条件, 即干部人事档案库房、各种设施设备以及档案包装材料等。还包括干部人事档案的保管与保护所需要的技术手段, 即档案库房防火、防盗、防霉变、防虫害以及档案检索工具和管理软件等方面的技术手段。

2干部档案的利用和查阅

档案的利用和查阅是档案管理部门的重要职能之一, 干部档案的利用是指干部档案管理部门按查阅、借阅档案等规定和利用单位工作的需要, 提供干部档案查阅、借阅, 或出具相关证明材料等服务, 是整个干部档案管理工作的出发点和落脚点。

2.1干部档案的利用

第一, 编制检索工具。做好利用工作的前提条件是编制一套合理的检索工具, 按照干部档案的内容和形式特征, 对每份干部档案进行标引和著录, 然后把形成的各个条目系统编排成各种检索工具, 并通过计算机进行检索。为了使利用者更好地掌握各种检索工具的使用方法, 编制检索工具时应一并编制其使用方法说明, 并提供一些介绍检索工具的使用方法。提供档案管理人员培训或咨询。

第二, 创造利用条件。按《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的相关规定, 档案保管部门应该为档案利用创造条件, 简化利用手续, 主动开展利用咨询等活动。为此, 干部档案管理部门要加强自身基础设施建设, 提高现代化管理水平, 提供阅览、借出、计算机检索、数字咨询、网上查档等服务。同时要全面实现干部档案的数字化, 建立干部档案数据库, 并嵌入党政机关的局域网系统中, 通过权限设置面向本机关所有成员开放利用。

第三, 主动提供服务。干部档案的利用者大多是单位领导和人事管理部门, 干部档案管理部门应按这些利用者的职能和工作需要主动提供档案服务, 如每年的干部考核时, 干部档案管理部门应该提早做好材料准备工作, 以提高干部考核工作的质量和效率。干部招聘或大的人事调配时, 相关部门同样需要干部档案部门的协助和支持, 提供人事统计信息或人事档案转递服务, 人事统计信息有利于人事管理部门决策, 人事档案转递服务的效率直接影响着干部的任职时间。从利用者的角度考虑, 必须履行相关的利用手续, 特别是签字、登记手续, 并按照干部档案利用的相关规定执行。利用环节是干部档案收集、鉴定、整理、保管的目的, 其他环节都是为利用环节奠定基础和创造条件的, 各个环节间相辅相成, 融会贯通。

2.2干部档案的查阅

干部档案管理的最终目的是为了提供利用。查阅人事档案是基本的利用方式之一。为了保证干部档案的安全, 需要建立人事档案查阅制度, 对档案查阅进行有效管理。制定干部档案查阅制度需要注意:第一, 要查阅干部档案的单位, 应派党员干部持单位介绍信和主要领导签字, 并办理审批手续后方可查阅。有的单位制定了《借阅干部档案审批表》, 必须填写本表后才能按照程序借阅档案。向外省、市、区查阅干部档案, 必须事先与对方相应一级的党组织取得联系, 征得对方同意后, 才能按规定手续开具《查阅干部档案审批表》, 前往查阅。第二, 查阅者应在本室内由专人监督查阅, 允许查阅的内容和范围由本室人员确定。第三, 任何个人都不得查阅本人或直系亲属的档案。

摘要：维护档案的完整与安全, 为党和国家的干部人事工作提供服务, 是干部人事档案保管与保护工作的根本目的和任务。要防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的完整与安全。干部人事档案保管与保护的基本要求是科学管理, 方便利用;预防为主, 防治结合;立足长远, 保证当前;增强防灾意识, 提高应变能力。同时提出了干部人事档案保管的措施。

关键词：人事档案,保管,保护,查阅

参考文献

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社, 2002.

[2]邓绍兴.人事档案教程[M].北京:中国传媒大学出版社, 1984.

[3]潘玉民, 杨小红.专门档案管理[M].辽宁:辽宁大学出版社, 2009.

[4]洪漪.档案管理原理与方法[M].武汉:武汉大学出版社, 1996.

浅议血站电子档案的保管 第4篇

关键词：血站,电子档案,保管,措施

随着全国血站行业采血量的增加、先进进口设备的普及、采供血软件适合两个《规范》的深入开发及广泛普及, 在血站采供血工作中形成的电子档案越来越多。血站使用MODERN 2000V5.唐山现代血站标准化管理电脑软件以来, 根据工作需要在不同的环节增加了电子模块进行管理, 在采供血工作中的关键工作环节形成了大量电子档案信息, 其中包括献血者个人信息、采血及血液检测信息、用血及报销用血信息。《血站质量管理规范》要求血站应建立、实施记录管理程序和档案管理程序, 记录并保存采供血过程所产生的结果和数据, 使其具有可追溯性, 以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准;应执行国家相应的法律法规, 建立和实施电子签名和数据电文管理程序, 确保数据电文和电子签名在生成、维护、保存、传输和使用过程中的可靠性、完整性、有效性以及机密性1。但由于献血者档案的信息量大、内容多, 涉及的人多和时间长, 且具有巨大的社会价值;更重要的是献血者档案在稀有血型、特殊血型以及应急输血等方面的作用不可替代, 其科学价值不可估量2, 电子档案的妥善保管的问题也就随之显得越来越突出。

电子档案是以代码形式记录于载体, 诸如磁盘、光盘类的档案文件, 它通过计算机或专用机器设备才能阅读提供利用, 因此它有很强的依赖性。相对于单位过去形成的纸质档案, 电子档案具有如下较突出的特点:电子文件的载体记录密度较高、存储量大、存取方便。但所具有的特殊物理性质决定了它易损坏、磁化或消磁等特性, 再加上电子文件和电子档案的使用需要有一定的软件支持, 电子类档案文件保管和使用就受到一定的限制。

长期以来, 血站对电子档案资料管理重视不够, 在档案资料形式多样, 信息化的今天, 非纸质档案如计算机软磁盘、光盘、软件、照片、底片、声像档案等比例不断增多, 这些档案承载着重要的信息, 同纸质档案一样重要。但对其保管与利用还存在认识上的盲区, 造成一些重要资料的丢失, 影响档案的完整性和对档案的开发利用。

一、血站重要电子业务档案实行两套制管理

在我国现阶段的档案管理中, 长期存在着电子文件与纸质文件并存的档案管理机制。这种两套制并存的档案管理模式既满足了信息时代发展的需求, 又符合了档案管理的标准——在实现了档案信息存储、传输、处理的优势的同时, 又保证了档案信息的原始性。它们相互依存, 互得益彰, 对于现代档案工作的管理来说缺一不可。并且在在相当长的一个阶段内, 电子文件和纸质文件将长期并存, 在文件材料的归档上相互制约、相互影响, 共同促进档案工作的完备性和完整性4。两种类型的档案并存的客观性随着信息时代步伐的加快, 档案管理也逐步走向现代化。实现档案信息资源的合理开发利用、提高档案工作效率, 大力发展电子档案、推行计算机信息技术在档案管理中的应用是十分重要的。但是, 任何事物又都不是十全十美的。电子档案在信息传输、处理上的优势是纸质档案所无法比拟的。而靠手工管理的纸质档案本身固有的原始性却优于电子档案, 易于长期保存, 且更真实。要使血站重要的电子业务信息数据的载体及信息本身能够适应时间的考验, 就需要将电子文件转换成为纸质文件形式进行保存。同时又因《血站管理办法》规定献血、检测和供血的原始记录应当至少保存10年3。为此, 血站将献血、检测和供血等重要的原始电子业务档案记录作为采血工作中的一个必要环节进行纸质、磁盘保留, 实现档案信息的两套制管理。

二、在血站采供血工作中使用电子档案与纸质档案的两套制

档案管理模式的同时, 采取科学有效的措施完善血站电子档案的管理, 确保电子签名和数据电文可靠性、完整性对于血站电子档案的保管也具有重要作用

1. 加强人员的教育和培训:

对开发、维护和使用电子签名及数据电文的人员进行相关法律及知识的教育、培训, 使他们充分理解和认识到签名的法律意义及其所承担的责任, 并熟练掌握电子签名及数据电文的生成、维护、保存、传输和使用的知识。

2. 建立管理程序:

各血站要根据本单位的工作特点、人员能力建立切实可行的计算机管理系统的应用程序, 明确规定其使用范围, 管理方案及人员职责, 确保实施过程中的可靠性、完整性、有效性及机密性1。

3. 电子签名的控制:

采供血机构必须确定自己的签名形式, 采用识别码和密码时必须加以控制, 以确保其安全性及完整性。确定电子签名的使用范围并加以规定, 防止滥用。

4. 数据电文的控制:

(1) 对系统进行验证以确保其精确性、真实性、一致性以及能够识别无效或被改变的记录; (2) 保护记录, 使其在保存期内可随时查阅; (3) 只能被有权限的人使用, 系统授权需严格控制, 区分录入、查询、修改、维护权限, 一般录入人员只需取得录入和相关查询权限, 数字档案的修改和维护要有详细记录; (4) 采用计算机系统追踪功能, 用户登录和对相关环节的使用修改都以日志形式记录, 使数字档案的管理有可追溯性; (5) 数字档案的拆分和合并在操作前必须核对确认, 特别是姓名和证件号码, 对有疑问的档案应及时处理; (6) 对硬件设施功能进行检查, 确认功能运行及源数据输入的有效性; (7) 建立一定的管理规程, 要求操作人员有责任保证记录的原始性, 防止记录被仿造; (8) 对电子档案要定期备份, 防止数据信息损失, 同时对涉及个人隐私部分的资料做数据加密。

档案管理工作不是简单的信息处理, 它的目的是保存以备查考, 要求“安全、真实和完整”。为不同的目的和需要建立起两个各有特点的管理系统, 对电子档案数据进行两套制管理, 各自担负不同的任务, 在相当一个时期内具有实际意义。在大量使用电子文件的今天, 采用更为科学的管理措施来确保电子签名和数据电文可靠性、完整性、有效性及机密性, 对于血站电子档案的保管也具有现实意义。对于满足血站业务工作的正常开展, 与进口设备数据接轨, 规范作业流程, 便于核准、监督, 为因输血纠纷产生的司法诉讼等基本要求提供了有力的保证。

注释

11.中华人民共和国卫生部.血站质量管理规范.2006-04-25.

22.朱政明.无偿献血者档案管理规范化探讨[J].中国输血杂志.2012, 25 (9) :901.

33.史娜.试论电子档案与纸质档案的两套制档案管理[J].中国水运 (理论版) , 2007, 10.

浅谈名人档案的收集、保管和利用 第5篇

一、名人档案的收集

名人档案是以“人”为基本单位进行收集, 重点收集真实反映名人一生经历和贡献的、具有查考、利用价值的各种文字、图像、声像等形式的文件材料。

名人档案的收集工作是建立名人档案的首要环节, 它既为档案整理提供物质基础又是开展档案利用的前提条件。所以材料收集的丰富程度直接影响着名人档案的建立质量。

名人档案的收集必须根据《档案法》等有关法律、法规进行收集、征集。现阶段我国名人档案的收集主要是以征集为主。许多省市和地区都通过各种途径开展名人档案的收集工作。

收集的内容主要有:反映名人经历及其主要活动的传记、回忆录、履历表等;反映名人职务活动的文章、报告、手稿、演讲稿、工作日记等;反映名人成就的专著、论文等作品及研究成果;社会对名人研究、评价的资料;与名人有直接关系的各类证书、奖章、信函、谱牒、纪念品等;反映名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等;名人口述的历史资料;名人收藏的图书、资料及其他具有历史和纪念意义的物品;其他有保存价值的档案资料等。不同地区有不同地区的文化特点, 名人档案的收集也可以按照地域特色进行划分。除此之外, 名人档案的收集同样也可以按照政治、军事、经济、文化、体育及其他专业划分, 按照时间特征进行分类立卷。

二、名人档案的保管

档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分, 是一个独立的工作环节;是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节;档案保管工作质量的高低, 对提高档案管理水平具有重大影响。

名人档案的保管期限为永久保存, 在保管名人档案时应设立专门档案库, 以保证名人档案的完整、安全和有效利用。

名人档案是历史的见证, 不允许任意篡改或修正, 所以维护名人档案的真实性, 保持名人档案的原貌, 也是档案管理工作必须遵循的原则之一。要定期检查名人档案的存储状况, 对破损、变质的档案及时地修复或复制, 以确保名人档案的完整性。力求名人档案本身不受损坏, 保护名人档案免遭有意破坏, 尽量延长名人档案的寿命。还要建立科学的保管制度, 建立名人档案入库登记手续, 建立名人档案数字信息库, 建立科学的进馆交流制度等。

名人档案材料有多种, 档案载体不仅仅是纸质材料, 还有一些如声像、影像、著作等一些形式的材料。因此, 在保管名人档案时, 要根据档案不同的载体形式, 分别采取相应的科学管理原则和防护等措施。

三、名人档案的利用

保存名人档案工作的根本目的就是开发利用名人档案信息资源, 服务经济建设, 因此, 名人档案的利用工作是名人档案业务工作的中心环节, 在整个名人档案工作中占有极为重要的地位。现如今, 公众的档案意识已经增强, 档案部门长期以来处于的封闭半封闭状态已被打破, 向社会开放、提供服务的大环境已经形成, 以满足社会公众从事科研、工作查考、印证事实、编史修志等多方面需求的服务, 得到了广泛地开展, 发挥了其应有的作用。在这种形势下, 做好名人档案开发利用工作更是大势所趋。

名人对社会有着较大的影响, 所谓的名人效应就是这样产生的。因此, 名人档案有着较高的开发利用价值。在充分尊重名人档案形成者或捐赠者的意愿下, 在依法保护名人档案形成者或捐赠者知识产权等合法权益的前提下, 开展名人档案的利用工作。名人档案形成者或捐赠者有权了解名人档案的整理、保管、利用情况, 对档案有优先利用权, 并可以对其档案的利用范围提出意见。在遵守相关法律、法规的情况下, 有组织有计划地开展名人档案展览、名人学术研究、宣传教育或纪念活动等。名人档案同样可以为档案和地方志编研工作、专家学者从事研究工作及文学艺术界创作等提供丰富的资料, 发挥出名人档案应有的的社会价值。

名人档案是历史的缩影, 征集名人档案也是为了在政治、经济、文化、科技等领域建立具有地方特色的馆藏体系, 最大限度地实现名人档案的社会效益与经济效益, 记录名人档案, 重现历史瞬间, 使名人档案资源在促进经济社会发展中发挥更大的作用。

参考文献

[1].曾凡刚.吴炳亮.刘忠文.张长红.刘畅.关于综合档案馆收集工作的调查.黑龙江档案, 2005.2