试论医院人事档案管理存在的问题及对策

2023-02-11

一、加强医院人事档案管理的重要性

(一) 有利于医院选拔优秀管理人才。

医院人事档案是对医疗人员德、能、勤、绩等方面的综合反映。它是医院选贤任能、培养干部的一个重要依据。医院人事管理工作 (任免、调配、考察和审查等) 的有序进行都离不开人事档案。为此, 加强医院人事档案的规范化管理, 有利于医院领导在综合考察的基础上, 做出科学决策, 选拔有才干的人担当重要岗位, 实现医院人力资源的优化配置。

(二) 为新的工资制度改革提供保障。

2006年, 上级部门下发了工资套改的政策文件, 文件中指出:“各大医院可以结合实际情况, 以在职员工的人事档案为依据, 对医院在职员工的工资进行套改”, 这次工资套改的实施务求档案资料的真实准确, 以为工资套改的有序推进提供有效的后勤保障。另外, 医院在职员工工资待遇的提高, 有利于调动广大职工的积极性, 提高医院的经济效益。

(三) 为各类专业人员的职称评定提供依据。

人事档案详细记录了员工的个人信息, 既有员工的教育背景、工作经历, 又有员工的专业能力和工作事迹介绍, 可以有效反映员工的工作态度和工作潜力。人事档案内容记录的丰富程度可以为员工的职称评定和晋升提供较可靠的材料支撑。

二、医院人事档案管理中存在的问题

(一) 人事档案管理制度不健全。

部分医院人事档案管理意识薄弱, 尚未形成健全的人事档案管理制度。就使得部分领导对人事档案管理存有认知误区, 认为“人事档案管理只是简单的保管任务, 只要不发生档案丢失、泄密等现象, 完全可以由人事管理部门监管, 不需要再配备专业的人事档案管理人员。”为此, 很多医院的人事档案管理处于一种被动应付的状态, 不但很难满足医疗卫生事业体制改革的发展需要, 而且也不能适时地为医院人才队伍建设服好务, 严重地制约了医院医疗管理水平的提高。

(二) 人事档案的信息化程度不够高。

人事档案资料涉及方方面面, 数量庞杂, 对纸质的人事档案资料调阅存在一定难度, 而且不利于档案资料的保存。在医院改革的推动下, 人事档案实现信息化已成为大势所趋。但由于前期的不重视, 缺乏专门的医院人事档案管理软件, 导致医院人事档案的信息化程度不够高, 尚不能实现迅速的检索和查询, 直接影响了档案资源的开发利用。

(三) 档案管理人员的专业性不强。

医院向来重视医护等一线科室, 对于设备维护、档案管理等非一线科室重视不够。尤其档案管理方面, 医院往往采用其他科室人员兼职的方式进行管理, 并没有配备专业的档案管理人员。由于档案管理兼职人员缺少相关的专业知识, 对于档案的管理仍以纸质存档为主, 或是将档案资料进行简单的电子化, 档案管理归档滞后, 更谈不上管理方法的创新。

三、加强医院人事档案管理的有效措施

(一) 提高认识, 健全医院人事档案管理制度。

根据国家有关规定, 要进一步健全医院人事案管理制度。首先, 提高档案管理意识, 要求档案管理人员定期将医院人事档案进行更新, 并对人事档案资料逐项核实, 在完整、不少项的情况下及时整理归档。其次, 规范档案管理工作流程, 明确管理责任, 实行“责任到个人”制度, 以提高档案管理工作效率, 为保证人事档案的质量打好基础。最后, 严格人事档案的借阅和查阅制度, 尤其对于医院机密档案, 要经过申请、登记等一系列流程, 方可借阅档案, 避免档案有借无还, 档案机密泄露的现象出现。

(二) 注重应用, 提高人事档案的信息化程度。

医院要加强对于档案管理信息化的重视, 投入相应的资金, 实现人事档案管理的办公自动化, 开发专门适用于人事档案管理的应用软件, 逐步实现医院人事档案管理由效率低下的手工操作向利用计算机进行立卷、检索、编目、统计、借阅的方向发展。以转变医院人事档案封闭、半封闭的管理模式, 使人事档案可以为医院部门或社会不同层次的利用者开发使用, 从而提高人事档案的利用效率, 充分发挥人事档案的利用价值。

(三) 加强学习, 提升人事档案管理人员的专业素质。

现阶段, 对于人事档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。首先, 档案管理室要配备专业的档案管理人员, 以按时对于人事档案进行检查并整理归档。其次, 要通过开展培训, 引进档案管理专业高级人才的方式, 提高档案管理人员的素质, 以适应档案管理电子化的需要。最后, 要求人事档案管理人员, 要定期参加相关培训或者档案管理方面的学术交流会议, 及时更新相关理论知识, 不断提高自身的专业素质, 为适应医疗卫生体制改革, 提高医院人事档案管理工作水平做好准备。

摘要:医院人事档案管理涉及医院管理、经营的方方面面, 不仅直接反映了医院档案管理人员的工作能力, 而且对于医院选拔人才, 优化人力资源配置等起着重要作用。为此, 现阶段, 充分认识加强医院人事档案管理的重要性, 发现医院在人事档案管理中存在的问题, 并提出切实可行的解决策略至关重要, 以不断深化医院改革, 促进医院持续健康快速发展。

关键词:审计档案,档案管理,问题,对策

参考文献

[1] 于建光.强化医院人事档案管理的措施探讨[J].企业改革与管理.2014 (16) .

[2] 赵鹏.对医院管理中内部审计工作的探讨[J].大家健康, 2013, 7 (4) :66-68.

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