传统档案管理是纸质文档的存贮, 占用空间大, 管理成本高, 查询利用繁琐。随着科学技术的不断进步, 信息技术正逐步渗透到各行各业。档案管理领域通过信息技术的应用, 可以实现档案的动态查询、高度集成、资源共享和快速处理。所以加强信息技术在档案管理中的应用, 具有重要意义。
一、传统档案管理工作存在的问题
(一) 管理意识薄弱。领导对档案管理重视不够, 认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性。各部门文书人员档案意识淡薄, 对档案工作的配合不够, 经常会出现收集工作不及时、收集范围不明确、办理程序不规范等情况, 制约了档案管理水平的提高。
(二) 工作效率低下。传统的档案管理是采取纯人工方式管理文件档案, 先进行分类、排序, 并去装钉, 然后由人工撰写档案盒的相关信息, 最后手工抄写档案目录, 并将目录连同档案一起封装入档案盒内。档案编目流程多, 整理时间长, 影响了档案管理效率。
(三) 安全性差。多数基层企事业单位档案硬件设施建设简陋, 基础条件差, 安全措施没落实, 达不到整齐、规范、统一的档案管理要求。各类人员可以随意进入档案室查找和借阅档案, 没有及时履行手续, 时间一长档案资料就不知去向。这些都对档案的安全造成严重威胁。
(四) 存贮要求高。传统档案中多数是纸质档案, 纸张易受温度、湿度、强光、酸和氧化剂等环境影响, 其中的植物纤维会产生氧化和水解反应, 影响到纸张的强度和耐久性, 纸张还会受到霉菌和害虫的侵害, 因此档案库应做好防光防热防潮防虫害的措施。
(五) 过期档案清理不及时。档案保管有效期限有长期、定期两种, 传统档案管理中, 由于盘点工作困难, 工作人员对档案的储存时间信息掌握不准确, 致使失效档案不能被及时发现和处理, 给管理工作带来额外负担。
二、档案管理信息化的特点
档案信息化就是在档案管理活动中利用现代信息技术对档案信息资料进行不同层面的加工、收集和筛选, 为人们的使用提供方便的过程。其特点主要表现在以下两个方面:
(一) 管理快捷。电子档案形成后, 管理人员可随时对数据信息进行整理、更改。通过编制档案管理软件, 可以通过模糊查询、组合查询、分类查询等手段在档案库中检索出需要的档案信息, 并对档案调阅、归还等情况进行登记与统计。相对于传统的人工管理, 避免了翻阅大量的纸质档案, 缩短了查阅时间, 显著提高了工作效率。
(二) 利用效率提高。电子文档都具有各自的属性, 根据属性信息可设置数据库内不同档案的开放权限, 需要使用档案的用户只需借助计算机网络就能进行相关的查询。档案资料的纸质文本借阅转变为网上浏览模式, 不受时间和距离的限制, 实现了资源共享, 极大地提高了档案资源的利用率, 减少了人力、物力和时间的浪费。
(三) 一次投入多次产出。电子信息成果可无成本多份拷贝, 节约了经费。
三、信息技术在档案管理中的应用
(一) 档案信息化基本环节。1.采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。2.归纳分类。对采集来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作, 才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。3.查询应用。方便快捷的查询提取让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。
(二) 多媒体技术。多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术, 提供了人性化、交互式服务, 利于对档案信息资源的开发利用。1.实现全文检索, 提高了查询准确率。传统的数据检索是基于关键词的检索方式, 纸质档案数字化转换后, 采用文本形式存贮并建立档案全文信息数据库, 查找方便、准确、全面。2.利于对音像档案信息的检索。过去查找音像档案资料需借助辅助设备, 获取信息十分烦琐。多媒体技术的应用, 使用户在计算机上可以听、看音频、视频资料, 进行基于内容的媒体信息检索, 解决了长期困扰音像档案管理的难题。3.利于对档案信息的编研和出版发行。利用多媒体技术进行一个专题的编研, 短时间内就可以完成图文并茂的档案资料整理, 而且可利用网络、光盘、移动硬盘、U盘等工具快速发行, 工作效率显著提高。4.提高了档案利用率。公众对档案信息的认知和需求与日俱增, 多媒体技术实现了档案信息资源共享, 用户不再受时间和空间限制就能很便捷地查询, 极大地提高了档案的利用率。目前, 多媒体的运用改变了旧有的工作方式, 使传统的档案信息管理手段发生了根本性变化。
(三) 信息存贮技术。现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术, 不仅使信息存储高密度化, 而且使信息存储与快速检索结合起来, 已成为档案信息化管理的基础。磁存储具有频带宽广 (可存储从直流到2兆赫以上的信号) 信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础, 为建立分布式微机信息网络创造了条件。缩微存储是采用缩微摄影机将档案文件资料缩小拍摄在胶片上予以保存。缩微存储具有信息存储量大、存储密度高, 体积小、重量轻, 价格便宜、成本低, 保存期长, 忠实于原件不易出差错等优点。利用缩微技术储存信息, 可以将非统一规格的原始文件规范化、标准化, 便于计算机检索。光盘是用激光束在光记录介质上写入与读出信息的高密度数据存储载体。光盘存储的主要特点:一是记录密度高、容量大。二是应用范围广, 光盘将声、图、文、像融为一体, 是全新的多媒体交互式信息载体。三是存取速度快。在档案管理工作中, 可以利用光盘技术建立多功能、多形式的数据库, 并有利于促进联机检索的发展, 可以建立分布式的原文提供系统, 节省通信费用, 具有较好的经济效益。
(四) 条码技术。条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可少的前端采集技术, 用激光数据采集器轻轻扫一下案卷的条码, 数据就会自动被计算机识读和记录, 再由计算机进行数据管理。它解决了档案管理中常遇到的保管期限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、缺档等各种问题, 提高了档案室借阅和查库的质量和速度, 减轻了劳动强度。
(五) 汉字识别技术。汉字识别技术 (简称OCR) 是通过扫描仪或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息, 利用相关软件分析文字形态特征, 判断出汉字的标准编码, 并按通用格式存储在文本文件中。OCR实现了文字的自动输入, 是一种省力、快捷、高效的文字输入方法, 一方面提供了一种新的档案目录数据的录入方式, 另一方面把纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息, 为文本数据管理技术提供了丰富的数据源。在档案管理中OCR技术主要有以下几种应用方式:一是用户查询到所需要的纸质档案对相关内容进行扫描、识别, 予以打印或直接提供文本拷贝。减少信息利用过程中的重复工作的同时方便用户, 减轻档案人员负担, 节省了建库所需的经费开支。二是输入档案目录。三是扫描、保存图像并提供利用, 只针对指定的图像内容进行汉字识别。既可以提供原件, 又提高了信息利用效率, 并且不需要管理人员维护汉字识别后生成的文本数据。四是建立文本数据库。为全文检索提供数据的同时, 节省存储空间和成本。此外还有输入目录并保存图像、输入目录并建立文本数据库、保存图像并建立文本件数据、输入目录、保存图像并建立文本数据库等应用。随着汉字识别技术水平的提高, 可能还会产生新的应用方式, 但无论使用哪一种方式, 都必须综合考虑档案状况、人员配备、经费能力、办公自动化水平、档案现代化建设发展规划等多方面的因素, 符合本单位档案管理工作的实际, 切实提高档案信息资源开发利用能力。
四、结束语
现代信息技术的飞速发展, 为档案管理工作提供了新的历史机遇。信息技术的应用, 从总体上提升了资源利用率, 降低了档案材料查询的时间, 提升了档案管理的工作效率。因此, 我们应当高度重视档案管理信息化工作, 采取强有力的措施, 推动档案信息化的落实, 服务人民, 服务社会。
摘要：本文分析了传统管理方式存在的不足和信息技术的特点, 详细介绍了信息技术在档案管理中的应用方式。
关键词：信息技术,档案管理,应用
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