一、制度未能健全与收集效率较为偏低的问题
现在的医院档案管理中, 相当一部分医院根据自己的理解进行着档案管理活动, 缺乏科学的和系统的管理。且医院在收入档案管理时内容没有明确的具体要求, 缺少统一的管理标准和管理模式, 也就更没有制定统一的收档制度;伴随而来的医院在日常管理考核中, 也就没有将档案管理纳入目标考核, 从而导致档案收集效率不高, 档案不齐全现象频频出现。
二、档案管理人员素养参差不齐
多数医院在其管理活动中, 只重视医疗技术人员素质的提高, 并强化其继续教育, 而未对档案管理人员素质的提升提出培训计划及工作标准的要求。致使专业从事档案管理的人员较少, 专业档案知识面狭窄、学历较低或者学非所用, 档案管理知识与技能贫乏;甚至有些档案管理人员从其他岗位转调而来。为此导致了档案管理工作者专业素质、理论水平、文化程度等等方面参差不齐。况且在平时的工作当中, 档案管理岗位从业人员进修学习的机会较少, 缺乏系统的档案知识的学习培训, 致使不少档案管理人员综合素质偏低管理水平受到限定, 跟不上时代的发展, 缺少创新意识和工作活力。
三、档案资料缺失较严重, 安全性比较差
因长期的历史原因档案管理设施不全, 又缺乏现代化档案管理知识, 即使医院设立了行政文书档案、医疗科技档案、医院会计档案和部分医院实物档案、音像档案等, 但由于缺乏系统的统一的管理模式, 各科室各自为政管理致使如医疗文书档案、胶片档案、病人病理切片档案、影像学检查档案等形成了多部门共管的格局。尤其是县级以下医院档案管理不规范, 设施不齐全, 设备老化陈旧、管理技术落后等问题, 大大限制了这些单位档案工作的发展。
四、转变观念, 提高对档案管理工作的认识
要逐步提高医院全体员工对档案工作的认识, 特别是医院领导干部对档案管理工作的认识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证, 医院领导要把档案管理放到工作的议事日程上来, 与医院其他业务工作同部署、同规划、同落实;加大对医院档案管理工作重要性的宣传, 使院领导、科室管理者和广大员工对医院档案管理工作的目标任务行成共识, 人人参与人人关心档案工作, 把档案资料的产生、收集整理、开发利用形成三位一体的亲密关系, 才能搞好档案管理工作。医院以提供医疗服务为根本任务, 多年来对档案工作缺乏有效的考核与监督, 从而形成了档案管理可有可无的模糊甚至错误认识。再加上档案工作受到人员、设施、经费等方面的制约, 档案工作和从业人员容易受到轻视和冷落。长此以往渐渐形成了档案工作的被动局面。要扭转这种被动局面, 就要转变观念, 提高认识。档案工作不仅是医院整体工作的重要组成部分, 而且将会在整个医疗、教学、科研等活动中日益施放着明显的作用。我们作为一名档案从业人员, 更需要提高档案工作认识, 以积极、主动、开拓、创新的主人翁意识投入到档案工作之中, 担负起时代所赋予档案工作的重任。
五、加强人才培养, 提高档案人员职业修为
医院综合档案室所面临的不只是保管和丰富馆藏简易单一的任务, 还需要根据馆藏档案和社会需求, 在研究档案内容的基础上, 编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等档案编研工作, 开发更高层的档案服务工作, 这其实就是新时期综合档案室发展的方向和生存的基础。要完成这一任务, 就要提高医院档案管理人员的业务水平, 加强档案从业人员的素质教育。通过对档案从业人员的专业培训、知识更新、派出学习进修等等, 以期达到档案从业人员肩负起时代的重任, 形成专业化档案管理人才梯队, 满足社会对档案工作日益发展的需求, 进而推动档案管理工作提质量上水平。首先, 档案从业人员要有较强的事业心和敬业吃苦并耐得住寂寞的工作作风。档案管理工作是一项忍耐寂寞而默默无闻的工作, 又是医院发展凝心聚力厚德积源不可或缺的工作, 档案工作者要甘当老黄牛愿做无名英雄, 尽职尽责一丝不苟地完成好本职工作。其次, 要订阅读各级档案专业刊物, 熟练掌握档案法律法规及地方性和单位规章制度, 对档案工作中的新规定、新规范、新要求、新做法, 要及时贯彻落实, 现实生活的生动真实、博大宽泛为档案资料的不断扩展收集提供了广阔的空间。最后, 要求档案人员要不断提高综合能力, 加强文史知识的学习, 修炼提高语言表达能力和文字写作能力以及相应的外语能力。档案工作是集科学性、综合性、时限性与一体综合归纳性较强的工作, 同时又具有广博混杂且细致精准的工作要素。所以要做到现实材料的科学归档管理和有效开发利用, 就必然要求从业人员, 具备较全面的文化知识及熟练的专业技能。
六、档案工作要与时俱进, 转变工作模式
伴随着我国社会主义现代化建设的进程, 社会对档案资料的开发利用的需求越来越迫切, 要求也越来越高, 档案工作参与现代化建设越来越明显。这就要求档案工作者要与时俱进, 有创新的观念, 增强服务意识, 主动进取理念, 从过去陈旧的传统档案管理模式中摆脱出来, 向着现代化科学性管理模式转变, 从封闭、半封闭状态走向更加开放, 从单纯性的保管和简略单一的借阅转化为更广范、更大意义的综合性开发与利用。从现在开始就需要我们正直面对、不断探索。要打破传统档案工作中“深藏不露”的规矩, 使社会各界、群体、个体认识了解档案, 懂得利用档案为我服务。要改变目前应付立卷、常规管理的工作方式, 把“等人上门”变为主动为其服务, 要深入基层主动地了解各部门、科室、岗位的工作需要, 及时为他们提供资料及信息服务, 帮其所需, 尽快将馆藏静态价值转化为活动的现实档案价值。随着科学技术的不断发展, 社会文明的进步, 物质和精神发展的多样性, 为当今档案内容的充实提供了广阔的空间。随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术在档案工作中的广泛应用, 使得传统的档案管理模式受到冲击, 我们应该认识到, 以互联网、计算机、缩微机、扫描仪、档案管理软件等高科技设备在档案工作中使用, 已成为大数据、大信息时代档案管理工作的重要管理手段, 大大推进了档案检索、存储、开发、利用等成果性变革, 以计算机为主的高技术设备应用于档案管理工作已大势所趋。
七、注重档案开发利用, 实现社会效益和经济效益
档案信息是人们通过生产和实践活动保存和积累下来的客观真实记录, 以档案的某种或多种形式供后来人们开发利用的重要的历史的文化资源。档案见证了历史, 能比较完整、真实地记录和映示着一个单位乃至社会的历史状况与发展轨迹, 档案从一定意义上能总结过去预示未来。如何发挥出档案的作用, 极大满足社会对档案信息资源的需求, 是当今档案信息资源开发利用的关键。利用计算机、档案管理软件等在档案工作中的应用, 使其在档案材料的收集、存档、借阅、查找、编目、统计、编研等方面发挥着作用, 以提高档案存储及应用处理能力, 提高工作效率。
加强对档案的综合利用, 是档案管理的重要内容:一是提供准确价值的资料, 供领导使用。档案中许多有价值的信息, 尤其是过去工作和决策方面的经验总结及成功或失败方面具体分析, 对新时期的工作和决策提供借鉴依据, 有效增强领导者决策的科学性、实用性和针对性;二是对科研工作的信息反馈功能。可以利用档案对科研课题的申报, 研究、论证实施评奖直到成果转化提供跟踪服务, 在提供跟踪服务的同时, 也便于对科研课题随时产生的档案进行收集、归档, 确保科研资料保存的完整性, 提高档案管理的效率;三是进行动态分析。对医院管理中的重大事项和决策.可以利用档案资料对决策实施的整个过程进行修正和完善, 力求使决策更加科学、严谨、适度、可以运行, 并为今后工作决策提供借鉴依据。要紧紧围绕医院各项工作, 主动开发信息资源, 使档案信息及时、准确地为领导者决策提供服务, 为科室管理提供服务, 为病人治病和攻克疑难病症提供服务, 为医院教学、科研提供好服务。
八、定期考核, 建章立制;加大投入, 更新设备
医院档案管理工作面临着管理机制的创新和管理水平的提高, 要建章立制, 定期考核, 制定工作目标, 量化工作质量和工作数量, 分门别类制订工作细则和工作规范, 建立严格科学的档案管理体系。对档案从业人员定任务、定职责、定工作标准, 使行一月一考核, 将医院档案管理与业务科室的管理放到平等的位次进行管理、考核, 将考核成绩与奖惩挂钩。档案工作人人有责, 要强化责任, 明确科主任是第一责任人, 科主任负责抓好本科室档案材料的收集、归档、整理、报送, 进而促进医院档案管理的规范化建设。同时, 医院要为档案工作者提供学习进步的机会, 鼓励、支持他们学有所用、学有所成, 增强档案从业人员的成就感和荣誉感。档案工作者是单位决策者重要智囊人才, 决策者要为档案从业人员的人才成长提供机会和机遇, 充分调动其从业的积极性和创造性。要改善档案部门的办公条件。加大资金投入, 引进现代化的技术和设备, 是实现档案管理现代化的必要条件。一方面要配备齐全档案保护设备, 如库房去湿设备、空调设备, 高效灭虫、灭火设备等;另一方面融入计算机管理, 充分发挥计算机方便、快捷、及时、准确的优势, 为使用者及时提供查找、阅读等信息资源。即可以节省档案室的有效使用空间, 又能节省时间、减少人力、物力和财力资源的浪费, 提高工作效率。实现医院档案管理的自动化、现代化、科学化和网络化的管理运行轨道。
九、总结
总之, 档案工作是一项科学性、业务性很强的工作。档案管理人员只有进一步提高从业修为, 建立健全档案工作制度, 创新档案管理机制, 围绕医院医疗、教学、科研搞好档案资源的开发利用, 最终实现档案信息资源共享, 推动医院更好更快发展。
摘要：医院档案是医院过去活动的原始记录, 可作为生产活动的依据和参考, 同时也是医疗、教学、科研等活动中发挥作用的必要条件。实现档案工作的科学化管理, 提高档案管理意识, 使档案工作肩负起时代赋予的任务;培养专业人才, 是事业成功的关键;转变工作模式, 才能更加有效地进行档案开发和利用;建章立制和定期考核, 可形成激励机制, 有利于档案工作快出人才、快出成果。
关键词：档案管理,开发利用,提高修为
参考文献
[1] 陈福贵, 张悦.对我院档案管理的现状分析与设想[J].中华医院管理杂志, 2006 (22) :420-421.