办公室作为学校全局性、综合性和服务性的办事机构, 起到沟通上下、协调左右、咨询参谋和督察督办的重要枢纽和管理监督作用。随着高等教育的不断发展, 建设高水平大学口号的提出对高校办公室工作提出了更高的要求, 即:要紧紧围绕学校建设高水平大学的发展大局, 努力配合好学校的教学科研及相关部门, 做好各类各项服务工作。就高校办公室行政工作来说, 新形势新时期对办公室行政工作人员的工作热情、工作态度、工作能力及工作效能等方面都提出了新要求, 因此, 办公室工作人员要尽快适应现代高水平大学快速发展的需要, 从学校发展全局出发, 乐于奉献, 不断增强个人的责任感和使命感, 持续强化为学校中心工作开展服务的工作理念, 全面提升办公室的行政工作水平。
一、牢固树立大局意识, 不断提升协调沟通水平
办公室是学校快速发展的“中枢神经系统”, 也是学校对外横向联络沟通, 对内纵向协调管理的“窗口”。办公室行政工作人员的一举一动、一言一行以及工作任务完成的质量和效果, 将直接影响学校对内对外的形象, 同时也体现学校整体管理工作的效能和水平。因此, 办公室行政工作人员需要内强素质, 增强个人的大局意识, 逐步提升自身的沟通协调能力, 努力做到沟通好、协调好、处理好工作中的每层关系和每项工作, 外塑学校和办公室良好形象。比如学校接待上级单位莅临指导的一次会议, 时间可能很短, 但具体的协调和统筹工作提前数天就需要着手准备, 会议主题、时间、地点、参会人员要协调通知到人;上级单位领导接送、会议议程、会场布置、会议宣传及餐饮安排都要提前考虑, 一环扣一环, 环环不可少, 少了哪一个环节都会出问题。所有类似这些工作, 不是一个人或者一个部门可以独立完成的, 需要学校办公室从会议主题涉及的部门考虑, 统筹兼顾, 统一协调, 通知参会人员;需要学校办公室统筹协调后勤集团及相关部门和个人, 充分调动学校集体的力量做好接待工作, 保证会议的按期成功召开。
在活动的组织过程中, 办公室就是一个整体团队, 同事彼此之间分工明确, 又相互支持, 相互帮助, 通力合作, 形成互补AB角, 努力做到考虑周全、忙而不乱, 繁而有序, 大事不误、小事不漏, 各项工作井井有条, 环环相扣, 保证整个活动按照既定程序、保质保量、不给客人和自己留下深刻“印象”地顺利完成。
二、切实增强责任意识, 确保实现“零差错”工作
办公室作为学校处理日常大量事务性工作的核心部门, 每天都有大量琐碎、重复性和机动性的工作需要处理。但就是这些看起来琐碎的重复性工作, 如果处理不好或者哪一个环节出现差错, 就会牵一发而动全身, 影响到学校整体工作的开展。这就要求办公室工作人员清醒地认识到自己工作的重要性, 工作中端正态度, 以高度的责任感和使命感把看起来简单的、琐碎的小事情千百遍都做好;把大家都认为非常容易的事情, 认真地、不留任何“印象”地做好。
泰山不让土壤, 故能成其大, 河海不择细流, 故能就其深。相对于学校教学科研、人才培养等对学校跨越式发展、实现建设高水平大学目标的重要支撑作用, 办公室行政人员每天面对的不值得一提、不可以量化的小事和琐碎事显得微乎其微, 但正是办公室能认真负责地做好这些小事和琐碎事, 才确保学校各类信息的畅通, 确保各项工作的顺利开展, 从侧面、从幕后推动学校高水平大学建设目标的实现。
要确保各项琐碎工作和任务的圆满完成, 办公室工作人员应提高认识, 树立“办公室内无小事事无巨细皆大事”的理念, 增强个人的责任意识, 以高度负责的精神和一丝不苟的态度, 认真对待和做好每一项基础性、琐碎细致的工作, 努力在平凡的工作中实现“零差错”工作, 保证学校工作的正常运转。
三、始终强化服务意识, 当好开展工作的“勤务兵”
服务是办公室工作的灵魂。服务学校中心工作和重点工作、服务学校领导、服务相关部门、服务全体师生是学校办公室的立身之本, 也是办公室工作的出发点和立足点。从某种程度上说, 办公室服务水平是衡量办公室工作的重要指标之一。办公室应将强化服务意识和努力服务工作贯穿各个方面以及各项工作的始终。这就要求办公室行政人员具备善于观察, 乐于奉献, 甘于服务的“勤务兵”精神。同时, 办公室工作的灵活性、机动性和重复性, 决定办公室工作人员还应具备“三员”、“四心”和“五勤”的基本素质。
“三员”是指服务员、信息员、监督员。高校办公室作为学校上情下达、督察督办性质的服务机构, 决定了其为校领导提供各类信息, 监督各项政策及计划落实情况等服务的职能。作为办公室的行政工作人员, 应从准确把握信息质量, 提高信息来源的角度出发, 汇聚并优化各方信息, 甘当学校领导的“信息员”;还应做好校领导决策执行的“监督员”, 即:从监督检查学校各项政策执行情况的角度, 对学校党委常委会、校长办公会及校领导碰头会等会议形成决议后各部门 (院系) 的执行情况进行监督, 并形成汇报材料反馈给学校领导, 确保学校各项工作的有理有据、保质保量完成。
“四心”是指热心、耐心、细心、留心。办公室作为学校各部门的枢纽中心, 每天接触到学历不同、职位不同、性格不同的对象, 对办公室行政工作人员既是挑战又是考验。在处理工作过程中, 要时刻保持热心肠, 积极为领导、为师生提供力所能及的服务。针对工作面临很多棘手的协调事物, 需要耐心对待, 分为轻重缓急处理, 保证不误事, 不做错事。公平地对待每一位领导及师生, 真诚、真心地为领导服好务, 为部门 (院系) 服好务, 为师生职工服好务。在具体工作中还要做到细心、细致, 无论大事还是小事、简单事还是繁杂事, 都要做到认真、认真再认真, 细致、细致再细致, 确保服务到位, 效能至上。
“五勤”是指眼勤、耳勤、口勤、手勤、腿勤。办公室行政工作最大的特点, 就是不能坐在办公桌前敲键盘。举办会议是体现办公室行政人员“五勤”最充分的活动, 在会议举办过程中, 要做到及时发现问题、及时口头汇报、及时记录汇总, 及时电话或者当面通知与会人员等等。在迎接来宾时, 及时开门迎客或者提前按动电梯等等, 都是手勤和腿勤的具体体现。
作为办公室的工作人员, 应具备“两眼一睁, 忙到熄灯”的思想准备, 还要具备“晴天一身汗, 雨天一身泥”的敬业精神和甘当幕后“勤务兵”的奉献精神。
四、着力增强执行力, 确保工作落到实处
执行力是团体和组织完成任何事情的前提和保证。美国海军陆战队指挥官的《没有任何借口》一书中提到西点军校平时训练的口号, 强调“每一位学员要想尽办法去完成任何一项任务, 而不是为没有完成任何一项任务去寻找借口。”这是对执行力最好的阐述, 对高校办公室来说, 执行力也是每一位行政人员乃至办公室所有人的基本素质和基本要求。对领导分配工作执行程度的强弱将可能影响到领导对工作进展的准确判断, 甚至可能会对学校产生不好的消极影响。
比如:在会务筹备的嘉宾房间分配过程中, 领导要求会务人员赴机场 (车站) 迎接嘉宾前准备好房卡, 这样等嘉宾到达酒店后直接入住, 避免嘉宾等候;如果会务人员执行不力, 在嘉宾到达酒店后还没有拿到房卡, 导致嘉宾久等, 会给嘉宾留下会务组办事不够周全的“印象”, 影响学校的形象和对学校工作人员能力的判断。这种执行力不够导致不好影响的案例随时随处出现在我们身边。
个人执行力的强弱取决于两个因素:个人能力和工作态度。能力是基础, 态度是关键。因此, 要在现实工作中做到不折不扣地执行, 不仅需要行政人员基本的组织协调能力和管理水平, 还需要进一步加强理论学习和技能学习, 端正工作态度, 强化“严格要求”“细致管理”“落到实处”的素质培养, 保证领导交代的工作切实落实好, 落到实处, 达到预期效果。
高校办公室行政工作责任重大、任务繁重、机动且琐碎, 这就要求行政人员充分摆正自己的位置, 高度负责, 不断总结和提高各项能力, 使办公室行政工作想的更细, 做得更好, 再上新台阶新水平, 为学校各项事业的全面发展作出贡献。
摘要：高校办公室具有服务、沟通、协调和监督的工作职能, 在高校发展过程中起到举足轻重的作用。因此, 如何提升高校办公室的行政工作水平就成为焦点问题, 并成为研究和探讨的课题。本文就从行政工作应具备的大局意识、责任意识和服务意识三个方面讨论提升高校办公室行政工作水平。
关键词：高校,办公室,行政工作