采购信息管理范文第1篇
信息化这个概念第一次是由日本人提出来的,随着计算机快速的发展,西方国家开始对信息化的运用进行研究,加拿大的专家通过对信息化和采购相结合的发现了五个明显的优点:发现电子科技与采购相结合节省了手工劳动时间;能够更快的掌握采购信息;对采购信息了解的更全面;能够提高企业的效益;节约了大量的时间和采购的成本。企业通过信息化采购使自己的采购过程更加高效,迅速,从而使企业得到更好地发展。
一、煤矿企业设备采购管理信息化的问题分析
结合目前实际情况,煤矿企业在进行设备采购管理的过程中,信息化的程度还不是很高,而且存在一些问题,这需要引起重视。
(一)信息化管理水平不高
从目前信息技术的发展情况来讲,已经达到了比较高的水平,大数据、云计算、物联网等技术,都在各行各业得到了广泛的运用,这有效提升了各行各业管理的信息化水平。而对于煤矿企业,在设备采购管理这个方面,信息化的水平却并不高,处在比较浅的层次。具体来讲,一是所利用的信息技术水平不高,局限于一些传统的信息方法当中,没有对现在的新技术进行充分利用。二是工作信息化程度不深,局限在表面,对于一些更加深层次的工作,没有实现信息化。
(二)过度依赖信息化手段
信息化管理,将一些工作转移到线上进行,这样大大降低了管理人员的工作压力。比如在设备采购清单编制这个环节,以往可能需要工作人员手动书写,反复核对。而现在,基本是通过计算机上的信息化表格处理工具,直接编制采购清单。不过,在一些时候,对于信息化手段的依赖过渡,没有重视信息化技术本身可能存在的问题,从而导致设备采购出现问题。如表格清单可能出现数据重复、填写错误等问题,工作人员过于信赖信息技术,没有认真核对,最终就导致采购数据出现错误。
(三)工作人员信息素养不高
信息化管理是在近些年快速发展起来的,对于煤矿企业而言,设备采购管理人员对于相关的信息技术并没有太多认识了解,没有掌握这方面的相关技能,整体信息素养不高。这就导致工作人员在进行设备采购管理的过程中,对于信息化管理的运用和把控,可能出现问题,影响到实际的管理效果。所以,要想设备采购管理信息化取得实效,就需要关注工作人员的信息素养培养。
二、煤矿企业设备采购信息化管理的措施
对于目前存在于设备采购信息化管理中的问题,有关工作人员要清楚认识,然后通过有效的手段,来深化信息技术的利用,提高设备采购的有效性。
(一)深入利用信息技术辅助设备采购管理
在设备采购中,涉及到了很多工作,现有设备的检查、采购设备清单的编制等等,这些都是设备采购的一个环节。对于这些不同环节的工作,都可以通过信息技术来辅助管理。首先,可以基于物联网技术,构建设备物联网,对现有设备实现信息化管理。对于当前煤矿企业拥有的设备,可以在上边安装传感器,然后将传感器的数据汇总起来,监控每一台设备,构成一个完善的管理网络,这样就可以有效查看当前设备状况。其次,可以利用大数据技术,加强设备采购的经济性分析。在进行设备采购的时候,需要保证经济性满足要求,也就是要让企业获得良好的经济效益。具体而言,针对具体的设备采购,提出多个不同的采购方案,然后结合价格、使用等多方面的因素,利用大数据技术深入分析,判断出经济效益最优的采购方案。
(二)加强对信息化管理技术风险的防范
信息化管理确实可以提升设备采购管理的效果,这一点是毋庸置疑的,但是其中也存在一定的技术风险,需要引起注意。如通过大数据技术来分析最优采购方案,这需要实现设计好具体的分析标准,同时确保分析数据的真实性。如果数据存在问题,那么分析结果自然也就有问题了。所以,需要对信息化管理中的数据、标准以及流程进行控制,确保能够得到真实可靠的管理结果。不仅如此,还需要注意防范信息安全问题,避免设备采购信息泄露对煤矿企业造成负面影响。
(三)加强工作人员信息素养教育培训
设备采购管理人员信息技术素养不高,这是一个客观性问题,毕竟其不是信息技术专业,没有掌握这方面的相关技术,是很正常的。但是,实际工作又需要他们具备良好的信息技术素养。因此,这就需要煤矿企业通过专门的教育培训工作,对设备采购管理人员进行信息技术素养的培训,让他们掌握相关信息技术的运用方法。
结束语:
我们通过对信息化采购进一步的分析,要想使我过采购信息化建设良好的发展,要充分的学习外国先进的模式方法,借鉴他们先进的经验,同时也要结合我们国内的市场特点,建设符合我国市场国情的新型采购模式,从而促进我国采购信息化的快速发展。在煤矿企业机械设备采购工作中,实现信息化管理很有必要,符合当前时代发展形势。对于目前存在的问题,有关人士要清楚认识,通过有效策略优化设备采购信息化管理,确保设备采购可以高效开展,取得良好的经济效益。
摘要：在当前信息化时代,设备采购管理也需要实现信息化,将信息技术有效利用起来,提高设备采购管理的信息化水平,确保相关工作能够取得更好的效果。本文首先针对煤矿设备采购管理信息化存在的问题展开论述,然后探讨了对应的信息化管理策略,以供参考。
关键词：煤矿,设备采购,管理,信息化
参考文献
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[3] 马俊.浅谈煤矿物资管理的信息化措施[J].统计与管理,2017(06):160-161.
采购信息管理范文第2篇
(1)项目背景目前,企业已实施ERP(企业资源计划)系统应用。通过ERP系统PS项目管理模块、PM设备管理模块、PP生产计划模块与MRO物资采购模块的紧密集成以及ERP系统与外部系统(EC电子商务、BW数据仓库、供应商管理系统)的集成,实现了物资管理部门与工程、设备、生产、财务等部门间的信息传递与共享,也实现了物资采购的在线管理,并为企业经营分析和决策提供准确、及时的数据支持。
随着企业精细化管理的进一步深入,ERP系统的应用已不能满足物资采购管理的所有要求。目前,物资供应过程中计划下达、合同签订执行、物资到货等各阶段状态的信息还缺乏痕迹管理、进度管理和问题管理,过程信息不能准确地掌握,无法为日益复杂的物资管理决策提供依据,也严重影响了物资采购部门间协同作业的能力。同时,物资采购部门对所采购物资的供应状态也需进行及时、准确的跟踪、监控和统计,以便向物资需求部门提供准确的物资供应信息,保证采购物资的及时供应。
(2)项目必要性由于现有的工作模式存在耗时、信息不共享、数据维护质量无法把控等问题,已经无法满足企业物资采购管理的要求。因此,搭建统一的系统平台,依托ERP系统,实现物资采购状态全过程跟踪管理,规范业务,加强痕迹管理、进度管理和问题管理,改善部门间业务协同,促进ERP深化应用,提升物资管理水平,是企业物资采购管理部门的迫切需求。
2 系统解决方案
(1)实现目标①安全:用户域认证安全管理,合理的权限分配,完善的数据备份机制,确保数据安全可靠。②规范:实现线下业务在线管理,规范业务操作。③效率:简化人工操作,一次记录,多次使用;提供批导入功能,提高数据录入效率;系统分发任务,跨部门工作协同更加流畅。④准确:数据校验规则,确保信息准确。
(2)实现范围主要涉及ERP系统中PS模块管理的工程项目物资采购需求、工程提前项目物资采购需求的跟踪管理;ERP系统中PM模块管理的检维修项目物资采购需求的跟踪管理;紧急计划等线下物资采购需求的跟踪管理。
(3)系统功能物资采购状态跟踪管理系统主要针对采购物资从计划落实、技术协议签订、商务谈判到合同签订全过程的跟踪管理。实现物资需求信息管理、合同交接管理及问题管理功能;针对合同执行过程中各阶段包括返资料、关键制造过程、到货情况、入库情况进行过程的跟踪,实现每天增量提取ERP系统相关数据。
①项目信息维护。项目信息维护主要是针对项目基本信息进行管理,ERP已生成的项目信息只需要维护项目编号即可自动关联其他相关信息。②需求计划维护。需求计划维护功能实现需求计划的创建维护,对于完全线下采购物资手工录入相关信息;对于ERP线上采购物资,系统自动关联预留相关信息;对于紧急计划线下采购后在ERP补录,通过预留号和行项目号与ERP预留信息手工关联。③采购信息维护。采购信息维护功能是整个计划跟踪的一个重要环节,是需求与采购关联的保证,有规则自动对应的,系统根据规则关联预留和采购申请,因为ERP的MRP功能,此部分物资由采购部对采购申请信息进行手工维护。④技术协议(要求)进度情况。在技术协议/要求阶段,为了相关单位部门能够实时掌握进度情况,需要对技术协议/要求的进度情况进行维护。⑤商务订货进度情况。商务订货进度维护功能是在商务订货初期阶段,维护商务订货进度情况,实时共享给相关部门掌握。⑥合同签订进度情况。合同签订进度功能是在合同签订阶段,实时维护合同签订进度情况。⑦合同交接管理。合同签订完成,具备交接条件后,由采购部线上交接给过程控制部门,过程控制部门根据实际交接情况选择接收或者打回,合同交接功能详细记录移交人、接收人、接收日期、备注等相关信息,确保每一个合同交接到人,未交接合同实时跟踪监控。⑧合同执行进度。合同执行过程控制是在合同交接完成后,由过程控制部门对合同执行过程的一个跟踪反馈,针对合同执行过程几个重要节点,实时反馈执行情况。⑨到货情况。物资到货后,由过程控制员实时反馈实物到货情况,包括日期、数量,数量分为送到现场数量和入库数量,同时对物资是否需要质检、质检状态信息进行实时反馈,相关部门单位可以在线实时共享查看。⑩入库情况。系统通过集成将ERP入库信息采集过来,能够与需求唯一对应的入库信息系统自动进行对应,不具备自动对应条件的需要人工关联需求对应的入库情况,实时掌握实物到货后的入库情况。⑾出库情况。出库情况分析功能通过集成接口将ERP系统数据拉取过来,分析每一个需求计划实际领用出库情况,分析领用的及时性。⑿问题管理。在物资状态跟踪各环节中,出现问题均可通过问题提报管理功能将问题提到相关负责人,并通过实现短信提醒功能,及时提醒负责人进行问题处理、解决。所有问题均可在线实时查询负责人和解决状态。⒀统计分析。根据业务管理需求提供相应统计分析报表。
3 应用效果
通过物资状态跟踪系统的实施,能够读取ERP系统自动集成物资需求计划、需求计划平台提报物资需求计划、物资采购相关信息,完成物资从需求提报、采购计划管理、采购管理、收货入库、物资出库的全过程闭环管理。
系统的应用在提升管理精细度的同时优化流程,减少相关业务人员的操作难度,提高工作效率。在原有ERP业务的基础上扩展物资管理业务,从长远来看,利用先进技术和优秀的管理模式对物资管理业务进行改进,不仅能够为企业带来可观的经济效益,而且带来良好的形象,创造人性化的现代化网络办公环境,体现企业宗旨,同时为企业未来的仓储管理及供应链管理理念的实施打下坚实的基础。
摘要：随着企业精细化管理的进一步深入,ERP系统的应用已不能满足物资采购管理的所有要求。因此,搭建统一的系统平台,依托ERP系统,实现物资采购状态全过程跟踪管理,规范业务,加强痕迹管理、进度管理和问题管理,改善部门间业务协同,促进ERP深化应用,提升物资管理水平,是企业物资采购管理部门的迫切需求。
采购信息管理范文第3篇
1 石油企业物资采购管理中存在的问题
1.1 专业人员不充足
在我国当前很多石油企业当中, 对于专业的物资采购人员十分缺乏。物资采购工作是一项技术含量较高的工作, 其中具有很强的专业性和十分复杂的内容。因此, 对于采购工作的质量来说, 采购专员的技术水平、思想素质等, 都发挥专业十分重要的关系和影响。但是这些石油企业在发展当中, 对于采购员的能力与素质提升缺乏重视, 导致了物资采购员缺乏责任心, 甚至会受到利益的影响, 做出损害企业利益的行为。
1.2 采购形式不规范
石油企业中不同的部门在采购物资的过程中, 采用的都是部门自己的方式, 因此, 造成了企业中重复资源过多、资金占用和资金浪费较多的情况。同时, 一部分采购人员为了自身利益, 弃企业利于于不顾, 违规采购高价的物资, 从而极大的影响了企业的发展与经营。
1.3 归口管理不明确
当前有一些石油企业为了对生产资源进行更快的配置, 采用了分散自由采购的方式, 向企业内部各个用料单位进行采购授权。这就造成了在一个企业中, 存在多种不同的采购方式。这种方式固然能够在一定程度上加快部门资源的配置速度, 但是其中却存在着十分严重的弊端。由于分散采购, 难以形成批量采购的规模, 提升了企业的成本, 降低了企业的规模效益。此外, 由于各个部门自由采购的透明度不高, 因此难以对采购工作进行有效的约束。
1.4 采购渠道不统一
随着市场经济的不断发展, 石油企业物资采购的渠道不断增加, 也扩大了采购工作的选择范围。在当前的市场中, 假冒伪劣、以次充好的货物很多, 严重威胁了石油企业的物资采购质量。而石油企业的物资采购渠道往往较为分散, 对于供应商的情况难以进行有效的掌握, 因此难免出现了很多问题。
2 信息化在石油企业物资采购管理中的应用
2.1 采购数字化
石油企业的物资采购部门, 应当加强与生产一线的联系, 掌握其对物资质量和数量的实际需求。并且要建立良好的信息反馈机制, 为物资的采购和供应提供更为精确的依据。同时, 应当针对物资供应上建立档案化的管理机制, 对供应商的成交价格、数量等指标进行分析, 动态化的进行考评管理, 从而形成优质稳定的货源。应当与供应商建立长期合作的伙伴关系, 从而避免分散采购造成的成本高、质量差等问题。此外, 可以针对物资信息建立动态化的跟踪管理信息处理平台, 从物资的入库、领用等方面, 建立详细的数据分析, 从而实现库存、单据、消耗、合同、计划等方面信息的在线查询。并且以此为基础, 进行下一阶段物资采购计划的制定。对于市场中的物资供应信息, 应当进行细致认真的收集和分析, 掌握供应商之间的对比, 准确的掌握物资的市场走向, 从而明确价格、质量等信息。
2.2 采购一体化管理
在传统的物资供应当中, 生产单位根据自己的实际需要, 统一进行物资的领取。但是由于石油企业中各个生产队较为分散, 因此需要对一些常用的物资和材料进行一定量的储备。在这种情况之下, 难免会造成某一种物资在一个生产单位积压, 其它生产单位短缺, 而物资供应部门则会进行重复采购, 从而造成了严重的物资和资金浪费现象。对此, 在信息化管理中, 应当对物资进行专业化、系统化的管理, 可转变过去的生产单位主动领取物资的形式, 转而采用在生产单位设点进行物资采购和供应, 并且在供应站对供应点的物资采购员和物资进行统一的管理。供应站对于各种材料, 应结合实际情况制定具体的消耗数额。如果在实际应用中发生了超标的现象, 供应站应当视情况减免物资供应。通过这种方式, 能够有效的控制胡乱领用物资的情况, 从而更好的控制石油企业的物资采购成本, 实现经济效益的提升。
3 结语
石油是当前最为重要的一种能源之一, 作为石油的主要生产和主体, 石油企业的良好发展, 有着不容忽视的重要意义。但是在我国当前很多石油企业当中, 对于物资采购方面的管理存在着很多的问题, 因而造成了严重的物资和资金浪费现象, 提高了企业的运营成本。对此, 可将信息化应用在石油企业物资采购管理当中, 以提高物资采购的效率和效果, 推动石油企业良好持续的发展。
摘要：作为我国一个重要的行业, 石油行业关系着我国的能源供应和经济发展, 因此石油企业的经营效益有着重要的意义。在石油企业的成本当中, 物资采购占据着较大的比例, 对于企业的盈利能力、经济效益等都有着极大的影响。但是, 在当前很多石油企业的物资采购中, 存在着很多问题, 制约了石油企业的良好发展。对此, 可利用信息技术, 在石油企业物资采购管理中应用信息化, 以提高管理效率和管理效果。
关键词：信息化,石油企业,物资采购管理,应用研究
参考文献
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[2] 蒲忠, 任皓, 杨慧, 李文华, 颜英.Wiki在石油天然气物资企业知识管理中的应用研究[J].物流科技, 2010, 02:90-91.
[3] 热孜万古丽·艾再孜.信息化管理在煤矿企业物资管理中的应用探讨[J].科技创新与应用, 2013, 31:255.
采购信息管理范文第4篇
2、组织制订工艺执行、生产监控、收发产品的轨制拟订，检查、监视、控制及执行;
3、天天接收各生产线或者品质部、各加工厂出线未成品，并在跟踪表上双方签字，不得任意拒收，及时摆设人员查货，分歧格产品在第一时间内反回生产线，要求在规按期限内完成，随时跟踪督促产品归回后道，如有不按时完成，有权向生产部经理提出投诉，以包管生产单的完整性;
4、严格按工艺规定的包装要求生产，监视厂房工人的产品质量、工作进程项度，对产品的打叠整顿、包装方式提出合理化建议;
5、每单走货，按生产制单配码配色，数量全部出完，不留尾巴;如有时会，必须于第一时间上报生产部经理;
6、按生产进程项度摆设协调本部门各项工作进程项度，解决工人操作过程中的问题，包管交货期;
7、逐日填报生产日报表交生产部经理室，如实反馈产量、品种、出勤情况;
8、抓好一线生产人员的专业培训工作。负责组织烫工、包装工、杂工、收发等岗位的业务指导和培训工作，并对其技术水平和工作能力按期检查、查核、评比;
9、贯彻、执行公司的成本控制目标，踊跃减少生产过程中的各种华侈，确保在提高产量、包管质量的前提下不断减低生产成本;
1、了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划。
2、各部门急用的物品要优质采购，要做到按计划采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作。
3、采购物品应做到价廉物美、择优录取。时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息供经营部门参考选用。
4、采购物资应严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收，根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，根据“畅销多进、滞销不进”的原则，保证货源充足。
5、认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报经理或主管级，研究后方可实施。
6、经常到柜台和仓库了解商品销售情况，以销定购。积极组织适销对路的货源，防止盲目进货。尽量避免积压商品，提高资金周转率。经常与仓库保持联系，了解库存情况，对库存商品要做到“了如指掌”和“心中有数”，有计划、有步骤地安排好日常工作。
7、努力学习业务知识，提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护公司的礼仪、利益和声誉，不谋私利。
采购信息管理范文第5篇
关键字：供应商选择;参与;采购成本管理
1、前言
英国著名经济学家克里斯多夫强调，市场上只有供应链而没有企业，真正的竞争不是企业与企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争。这一科学的管理思想使我们发现，供应链管理是一种集成的管理思想和方法，它覆盖了从供应商到客户的全部过程，企业管理者们正是充分认识到这一点而逐步的运用创新的意识越来越重视对企业供应链的管理。随着市场供应、采购职能的变化，一种战略型的管理流程取代了落后的管理方式，企业内部系统管理与流程管理得到了充分的融合，并对企业之间的供应、采购关系提出了新的要求，即买卖双方应建立一种长期互信的合作伙伴关系。当然这种固定、长期关系的建立必然导致采购企业过分的依赖于供应商，因此从供应商的角度实施合理的规范标准，进行科学的采购管理是十分必要的，通过统一的管理可以有效的降低企业采购方的成本，达到事半功倍的效果。企业经济效益的稳步提升离不开采购成本的有效控制，采购行为又离不开供应商的标准供应与参与，我们只有将供应商选择标准与供应商参与进行有效的整合，使管理的结构性充分的引导行为性，构建一体化的采购管理与成本绩效控制，用战略性的发展眼光合理的引入“关系”变量模式，才能真正的使企业在健康、快速、持续的发展环境中体现真正的价值。
2、供应商选择、参与对采购成本管理绩效的影响
2.1供应商选择标准对供应商参与的影响
供应商选择标准及评价体系是企业决定选择哪个供应商进行长期合作的重要依据，是企业采购成本绩效管理的重要决定性因素。根据行业内多年的经验积淀及总结，供应商选择标准得以广泛的发展，一些学者认为这其中以三方面因素最为重要，他们是质量、按时供货及供应商绩效史。随着企业与供应商的战略合作伙伴关系的建立，一些软因素的标准引入评价中，如管理兼容性、目标一致性与供应商战略方向。我国对供应商选择标准的建立及研究也大有人在，他们提出对供应商的评价不能一味的考虑价格因素、供应商供货的质量、生产交货期也是重要的衡量因素。众多供应商标准的发展与建设使我们认识到，只有处理好刚性与柔性的供应关系、绩效与成本的合理发展、质量与时间的有效控制、文化与技术的相关关系才能营造出强有力的供应链，使企业与供应商在长期、健康的合作中拓宽双赢的发展空间。
同时，供应商的选择标准又直接影响到后期供应商参与的程度与效果，供应商是否有资格参与供应，是否有强大的供应能力可以通过供应商积极参与及协助企业采购人员对新产品的开发来加以衡量，在开发团队的合作中，企业对产品价格及质量的要求标准将进一步影响到参与供应商对产品的设计及质量规范，而组织能力型的评价标准又会促使供应商在积极的参与中与企业进行实时的沟通及交流，设计合理的增值服务，通过互助互补、互相督促、互相完善的发展模式促进供需双方的绩效平衡。
2.2供应商选择标准对采购成本绩效改善的影响
随着供应链管理发展的形成，价格因素的作用在逐步降低，因此我们说以价格最低作为衡量供应商高竞争力的因素是不科学的，价格低不代表着供应带来的企业绩效就一定高。相反，反映组织能力的因素则对采购产生的供应绩效有重要的影响作用。这是由于企业在长期的供应合作关系中降低了采购、生产、销售、物流带来的各类成本，从而实现了更好的效能。目前，我国市场供应体系管理较为混乱，供应商将价格一压再压，利润空间一缩再缩，而强大的生产技术又使产品迅速的被复制，其质量甚至超过了原始供应产品，由此不难看出，在产品的价格及质量相同的情况下，供货服务及发展能力才是影响采购成本绩效的重要因素。
2.3供应商选择标准、供应商参与及采购成本绩效改善的关系
产业组织中结构-行为-绩效的分析模式使我们认识到供应商评价与供应商参与并不是一种并列影响着采购供应绩效的关系，这是由供应商评价属于结构性而供应商参与则属于行为性的特点所决定的。供应商参与的程度与评价定位标准决定其行为不能孤立的对采购成本绩效产生单独的影响，而供应商参与的深度又直接影响到采购供应的成本优化，因此，我们认为结构最终会通过行为影响绩效，供应商选择标准对采购成本的绩效影响及改善是通过供应商参与程度来实现的。
3、结论
总之，供应商的选择标准与参与对企业采购成本绩效的影响是深远的，我们只有在采购中本着质量第一、服务第一、绩效第一的原则，有效的加强与供应商的长期合作、与之建立战略的伙伴关系、促进适应中国市场建设需求的企业信息化采购的全面发展，才能在长期、高效低成本的合作中全面的提高客户的满意度及企业的经济效益。
参考文献
[1] 沈小静.我国企业采购的现状与发展趋势[J].价值工程，2009:56-57.
[2] 白艳.中国供应商应如何积极参与国际采购[J].中川外资2010, (9).
采购信息管理范文第6篇
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。
一、采购管理部门
酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
二、 采购部工作基本要求
1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质。
3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定。
4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责。
5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒 店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。
6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库。
7、采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购。
8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。
9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
10、采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
三、 采购审批程序
1、
申
购
单
审
批
程
序
采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。
2、单位价值 1000 元以下或批量价值在 2000 元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。
3、单位价值 1000 元以上或批量价值在 2000 元以上的物品采购审批程序：
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议。
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成)
4、赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单，餐饮部经理签字确认后至采购部，由采购部与供货商对接;其它物品按上述第
1、
2、3 款程序执行。
5、各月结供应商选定办法
采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段(至少一个月)的供应价，在此确认期间内，供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料。
四、 采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。
五、 供应商管理
1、采供部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商)，淘汰部分不合格供货商。
2、选用供应商角度采用 1+2+N 原则。所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约30%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3、采购部应做好供应商档案管理。当供应商变动时，及时更新相应的供应商档案。
4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象，保证酒店信誉。
采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、 仓库补仓物品的采购工作流程
仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时 即需要补充货仓里的存货。一般来说，仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品，并据此填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料(改为：并作出书面的补库计划表，表格内必须列明的物品信息如下) (1)货品名称、规格 (2)平均每月消耗量 (3)库存数量 (4)最近一次订货单价 (5)最近一次订货数量 (6)提供本次订货数量建议
经采购小组签批同意后送采购部初审(审核后必须由总经理及副总经理签名确认)，采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间。采购部初审同意后，按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后，采购部立即组织实施。一般物品要求 3 天内完成，如有特殊情况要向主管领导汇报。
2、各部门使用物品的日常采购工作流程 (1)部门新增物品的采购工作流程
若部门欲添置新物品，部门经理应填写申购单，经采购小组审批后，连同“申购单”一并送交采购部，采购部初审同意后按“申购单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。
(2)部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及采购小组审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，申购部须在采购申请单内注明以下资料：
①货品名称、规格 ②最近一次订货单价 ③最近一次订货数量 ④提供本次订货数量建议
采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经采购小组批准后组织采购。
(3)部门所需物料的日常申购
酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量的物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这批物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：
①部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。
②采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关人员验证签署后方可履行下一步的采购程序。
3、 鲜活食品、冻品的采购工作流程
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜 水果等物料的采购申请由餐饮部根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
4、 维修零配件和工程物料的采购工作流程
(1)工程部日常补仓由工程部填写申购单且申购单内必须注明以下资料(为减小采购的工作量，建议工程部尽量能按月度作出补库计划，除了根据突发的维修事件需要进行的及时、零星采购之外)：
①货品名称、规格 ②平均每月消耗量 ③库存数量
④最近一次订货单价 ⑤最近一次订货数量 ⑥提供本次订货数量建议
(2)大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写 工程立项书(工程预算表附后)，且申购单内必须注明以下资料：
①货品名称、规格 ②库存数量
③最近一次订货单价 ④最近一次订货数量 ⑤提供本次订货数量建议。
以上申购单经采购小组签批同意后送采购部初审，初审同意后按申购单内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。
(3)经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围时可以随时出单而不受常规的限定，此类情况的采购可由采购部进行优先采购，或在政策规定的范围中经主管副总同意后，由使用部门在指定地点进行紧急采购，但价格不能超过财务规定的指导价。事后工程部补签申购单。
二、采购工作流程中须规范事项
1、采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。
2、审核采购申清单，收到采购申请单后，采购部应作出以下复查以防错漏： (1)签字核对：检查采购申请单是否部门经理签字，核对其是否正确。 (2)数量核对：复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。
(3)规格核对：申购部门应注明详细的申购物品规格。
(4)价格核对：仓库需注明物品最近一次价格，采购时原则上不能高于此价格。
3、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程 每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品。具体做法如下：
1、采购部按照申购单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：物品名称、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商(至少选择 3家供应商)，要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价。用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交采购小组审批。
2、采购小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几家供应商报来的的货品价格、质量、信誉等进行评估后，确定一家信誉好、品质好、价格低、付款方式好的供应商。
四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后，采购部需要跟进整个过程直到收货入库。同时，采购部还应继续跟进物料的使用情况，做好物料使用情况的反馈记录。
2、采购货物的验收
(1)验收的质量标准：根据酒店选定的样品验收。 (2)验收的数量标准：
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
(3)验收人员：
货物到店后，由采购部、库房人员、领用部门负责人三方共同验收，由三方共同在入库单签字才有效。
(4)验收程序：
①由库管人员填写“入库单”，注明所收物品的品名、规格、数量、单价、金额。
②入库单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单一式三联，第一联库管自己留存;第二联交财务作为记账凭证;第三联交供货商(或采购人员)作为结账凭证。
3、采购订单取消 (1)酒店取消订单
如因某种原因，酒店需要取消已发出的订单，供应商可能提出赔偿要求，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报采购小组作出决定。
(2)供应商取消订单
如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知申购部门，为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
4、违反合同
合同上应载明详细细则，如有违反，应依合同上所载处理。
5、档案储存
所有供应商名片、报价单、合同等资料需分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息每天录入采购部价格信息库。
6、采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》说明原因和跟进情况并呈财务部及采购小组批示。
7、采购物品的维护保养