办公秩序管理办法

第一篇：办公秩序管理办法

办公秩序管理规范

***有限公司

办公秩序管理规范

为树立企业形象，提高工作效率，优化工作环境，保障公司办公秩序，现结合公司实际情况，特制订本规范，本规范适用于公司各部门。

一、办公室行为、礼仪

1、所有员工必须按照《***商场员工着装及行为管理规范》要求着工装上班(上岗)，并严格执行工牌佩戴要求及仪表仪容管理规范，保持衣冠整洁、举止端庄、行为文明，站、走、坐要符合规范。

2、对待同事、来访者态度要自然热情，面带微笑，恰当地用好敬语，工作时间内必须讲普通话。

3、接听所有来电应在响铃三声内须有人接听，接听时做到语言亲切、简练，并注意使用礼貌用语。

4、禁止各种不文明的举动及在工作场所随地吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其他杂物，不乱涂乱画。

5、在通道、走廊里与同事相遇应点头行礼以示致意,遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

6、不得随意进入专属办公室，应事先敲门，经允许方可进入。

二、办公室纪律

1、办公时间、办公区域内应保持肃静，不得大声喧哗，如需工作讨论，须在不影响其他同事的前提下进行。办公时间不得串岗、闲聊，不得讨论与工作无关的内容。

2、任何员工在办公区或工作岗位上不得吃零食(或就餐)、聊天、玩手机

等，办公区域严禁吸烟，若吸烟请到指定吸烟区。

3、员工必须按时上下班打卡，不得迟到早退，工作时间内禁止私自外出，因工作需要必须请示主管领导同意，并办理外出审批手续，为保证下午正常工作，员工中午不得饮酒，午休不得超过规定时间。

4、及时清理办公用品，处理完毕的文件、资料及时销毁或存档，不得堆积在办公现场，办公区内应注意文件资料的保密，暂时离开办公桌时，需要把正在办理的文件翻转过来、电脑桌面需锁屏离开，其他人员不得随意翻阅不属于自己的文件、复印件、报告等。

5、薪酬职级在主管级(含)以上的管理人员，手机必须24小时处于开机状态;薪酬职级在主管级(不含)以下的管理人员，手机必须在早上7：30—晚上21：30处于开机状态。

6、如无特殊情况(或要求)，参加各种会议、培训、业务研讨等，多人参加的活动、场合不得随意接听手机，并自觉把手机调为振动或关机。

7、员工对上级所布置的工作任务必须保质保量完成，不得推诿或打折扣，特殊情况报上级领导说明原因的除外。

8、办公室座机电话为日常办公使用，禁止拨打私人电话。

三、办公室物品摆放

1、办公台上应保持卫生整洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂物(如衣服、包、食品等)，桌面允许摆放的物品有:文件框、水杯、显示器(键盘、鼠标和鼠标垫)、台历、电话、笔筒、笔、小盆绿植。

2、文件框按摆放标准端正放置桌面相应位置，文件框数量可按需求增加。

3、办公时桌面可摆放临时文件，临时离开时，桌面文件及资料、笔记本等需要集中整齐摆放。

4、下班后桌面除指定物品外，其他物品应放入抽屉内。

5、临时离开座位无人时办公椅应归位。

6、台历摆放端正，不得乱写乱画。

7、所有办公设备、相关办公物资均不许张贴便签及告示贴。

四、办公室卫生

1、办公室需保持卫生干净整洁。每个办公室必须做好卫生值日表(除总经办办公室由指定保洁公司负责清理外)，办公室所有人员参与办公室卫生值日，每天下班前由当日值日人员负责办公室公共区域卫生清洁，并在当日下班离开前将垃圾带离办公区，放置在指定的垃圾回收点。

2、如当日值日人员请假或者调休，提前跟办公室其他人员调换值日日期，非值日人员有义务维护保持办公室卫生整洁。

3、办公区域不得随意乱堆、乱挂各种物品，与办公无关的物品，不得带入办公现场，禁止办公室存放易燃易爆等危险物品。

4、如在公共场所或办公区域发现纸屑，杂物等应随手拾起来，以保持公司优美的办公环境。

五、办公室办公设备、设施使用

1、办公设备是公司按照统一的配备标准为员工正常业务、工作需要而配置的，主要有办公电脑、打印机、内外线电话等，如因特殊工作需求，需要配备其他办公设备时，必须由办公设备需求部门提出采购申请，并经公司总经办领导审批同意后，由行政部负责采购，按照“谁申请、谁负责”的使用、保管、管理原则。

2、公司配备的各项公用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人就是设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使

用和完好负责。

3、办公电脑、电话、插座，等需自己妥善保管并设置密码，若由于个人原因导致办公设备损坏，由个人承担修理。

4、办公设备属于公司固定资产，各部门配备的办公设备由使用部门负责，使用部门应爱护使用、认真保管，不得随意改变线路工技术设定，如发生人为损坏，追究个人使用责任;使用中，如发生办公设备故障，使用部门应当及时通知行政部，行政部负责办公设备的日常养护、清洁、维修事宜由，各使用部门禁止私自拆卸、维修。

5、禁止公司以外其他人员使用办公设备。公司员工在未经许可或不熟悉正确使用程序下不得私自操作复印机、投影仪、专业摄影摄像器材等办公设备。

6、节约用纸，养成正反两面使用纸张的习惯，充分利用公司办公软件，如钉钉系统。

六、计算机的管理

1、使用时按部门编制配置，由行政部建立实物管理台帐、统一管理，使用部门负责具体保管、使用，人员调动，电脑移交原部门经理负责保管或交还行政部。

2、每台计算机必须指定专门人员操作，并负责对该机的管理，任何人员不得随意操作他人计算机;

3、严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害，非专职人维修人员不能拆、装计算机及相关设备。

4、严守公司机密，不允许查看与本职工作无关的信息，不允许随便带外人上机操作

5、保持计算机设备的清洁，做好本部门信息的备份，防止信息丢失。

6、严禁在计算机上玩电脑游戏、聊天等。

7、资产清查时，财务部门协助行政部做好该项资产的清查工作。

七、办公室安全

1、办公区域装修和消防设施设计须符合国家消防设计规范要求，并配备灭火器、防毒面具、救生绳、缓降器等器材。物业部每季度对办公区域消防设施进行至少一次联动测试，并保存测试记录。

2、各部门经理为本办公区域内第一安全责任人，行政部为办公区域内安全责任部门，品质管理部协助行政部做好日常安全检查工作，每周对消防器材配置、防火门及安全指示标志等情况的巡查不少于1次，每月对办公区域进行1次全面安全检查，国家法定节假期(日)放假前，对办公区域进行节日前消防安全检查，检查记录存档。

3、公司所以员工必须无条件参加各类安全知识培训，自觉提高安全意识。

4、办公室区域内禁止私接、乱拉电源线，电源处不堆放纸张等任何易燃物品。

5、禁止一个插座接用多个插头(或插板)，防止使用电器的数量过多，超过负荷，引发火灾。

6、禁止电线受潮、受热、受腐蚀或碰伤、踩压，物业部每半年至少对所以办公区域内的电器设备、插座、电源线覆盖检查一次，防止电器设备的插头接线松动、电线破损、老化等现象的安全隐患发生。

7、安全、防火、卫生工作责任人要尽职尽责，发现问题及时处理并向有关部门报告，对于办公室中存在的问题不能够立即整个的，必须采取相关防范措施，确保办公室安全。

8、各部门针对本部门办公室区域内存在安全隐患的部位必须每日进行自查

自改，部门经理和当班值班人员为本部门当日防火责任人。

9、每个办公室必须安全检查值班制度，下班离开办公室时必须进行每日安全检查，做到关闭办公室区域内的所有电源、水源，并拔除所有电器设备插头(禁止只关电源不拔插头现象)，锁闭好门窗。

10、节日期间必须加强办公室区域内安全检查频次，各部门办公室节日期间如留有人员值班，必须遵守办公室安全管理规定。

11、公司全体员工必须遵循商场《禁止燃放烟花爆竹管理规定》。

12、广场任意范围内发生安全事件或隐患必须第一时间向楼层管理人员或消防中控室报备(中控室电话：******、监控室电话：******)。

八、考核标准

1、 公司全体员工凡是违反上述1-4项管理要求的，给予当事人50元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次违反要求的部门经理经济负激励50元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

2、公司全体员工凡是违反上述5-7项管理要求的，给予当事人100元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次违反要求的部门经理经济负激励100元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

3、各部门自查自改不到位的，在行政部联合品质管理部检查中发现的问题，给予当值人100元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次联合检查不合格的部门经理经济负激励100元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

4、公司内全体员工凡是个人违反上述管理要求超过3次、部门经理超过10次被经济负激励的，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格。

5、如存在以下情况之一，经查属实的，对当事人按100元/次予以经济负激励：在办公区内吸烟的;下班后未按要求关闭电器、插座电源的;未按值班

要求开展有效值班检查的;未按制度有效落实值班检查工作的;人事经理/岗负责落实经济负激励，经济负激励作为奖金发放给问题发现人员，责任人应在1周内履行缴款义务，如未按期缴纳的从工资中双倍扣除，并全公司通报。

6、人事经理/岗须每周统计前一周办公区检查情况，每月汇总，并将手签经济负激励确认书、奖金发放确认书作为附件留存，人事经理未落实对相关责任人的问责决定，由品质管理部对人事部经理进行通报，并给予300元/次的经济负激励。

7、如相关责任人未按制度落实上述管理要求及值班人员检查不到位，导致发生安全隐患的，给予相关责任人500元/次经济负激励，并由当事人所在部门经理、副总经理在公司例会上进行述职;同时，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格，并在公司范围内通报。

九、应急联络方式

1、消防中控室(突发紧急情况联系电话)：******。

2、监控室电话(突发紧急情况联系电话)：******。

3、总服务台电话(客诉联系电话)：******。

3、安全隐患举报电话：******。

十、其他

1、本规范由公司人力资源部、行政部、品质管理部联合修订，并经总经办会议研究通过后实施。

2、本规范自签发之日起执行。

3、本规范试运行结束后，于2018年9月1日起，正式执行。

******有限公司

二〇一八年四月二十七日

第二篇：二、办公秩序管理制度

第一章 公文管理制度

第一条 为规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，提高公文处理工作的效率和公文质量。结合公司实际，特制订以下条例。

第二条 本制度适用于公司各部门。

第三条 公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文的处理及文档管理工作。

第四条 草拟公文应注意：

1、符合法律、法规有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明;

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短;

3、公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定;

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度;

5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日;

6、结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“

1、”，第四层为“(1)”;

7、应当使用国家法定计量单位;

8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称;

9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第五条 公文审核

1、公文送公司领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等;

2、以公司名义制发的公文，由分管副总、总经理审批后签发;

3、公文正式印发前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一规范等;

4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六条 收文办理

收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1、收到需要办理的公文，办公室应进行审核;

2、经审核，对符合规定的公文，办公室应及时提出拟办意见送分管副总、总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限;

3、承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，如遇困难应及时予以说明。对不属于本部门职权范围，或者不宜由本部门办理的，应及时退回办公室并说明理由;

4、收到公司下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送分管副总、总经理批示后办理;

5、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定;

6、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意;

7、交有关部门办理的公文，由办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。

第七条 所有公文原稿及其签发审批单由办公室指定专人负责保管，并按类别建立公文发文登记表格，进行发文登记和档案管理。

第八条 未经领导签发的公文不得分发; 第九条 已签发的保密文件由专职人员统一收发、归档、销毁，内容不得泄露和外传;

第十条 已归档的文件，如需查阅，应按照公司档案管理制度进行借阅。

第二章 保密制度

第十一条 为确保公司运作的技术、经营秘密不流失，维护公司的经济利益，跟进国家有关法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第十二条 本制度适用于公司全体人员。

第十三条 保密工作遵循“突出重点，积极防范”的方针，坚持“内外有别，既便利工作又确保秘密”的原则，准确划分保密范围，确保公司核心机密安全，更好地为公司生产、经营服务。

第十四条 密级划分：按其重要程度、技术水平及失密后危害大小，公司密级划分为绝密、机密、秘密三级。

1、绝密：是公司秘密中的核心部分，极限少数人知悉的事项，一旦泄露会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运;

2、机密：是公司秘密中比较重要的部分，一旦泄露，将给公司造成严重的损失，主要包括：公司经营战略、总结计划与生产能力的计划及特殊原材料等情况的计划、公司财务、营销管理制度、公司人事档案、薪资福利等等;

3、秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。如员工档案，一般性合同、员工工资、尚未进入市场的产品或尚未公开的各类信息。

第十五条 凡是对内部公开，对外部保密的文件、资料，作为内部资料也可不划分密级。

第十六条 密级的规定：由起草文件或涉及密级资料的部门承办人员提出密级划分意见，然后经部门主管批准，划分为绝密的产品、技术资料、文件由总经理审定。

第十七条 密级的调整，应根据公司发展状况和保密时限，由总经理办同有关部门进行调整，报部门主管审核，总经理核准，文件资料和密级变更或解密后应及时通知有关单位，规定有保密期的文件到时自动解除密级。

第十八条 文件、资料的保密：

1、一切秘密公文、图纸、资料应明确表明密级，在拟稿、打字、印刷、复制、收发、承办、借阅、清退、归档、移交、销毁等过程中，均应建立严格的登记手续;

2、绝密级的技术，经营资料，只限于总经理批准，提供给需要的部门和人员使用，使用部门和人员须办理登记手续，做好保密工作;

3、机密级以上文件、资料原则上不准复印。 第十九条 对外往来的保密：

1、所有密件一律不准外来单位人员借阅，本公司人员亦不得代为转阅;

2、外单位人员来公司参观、学习，应由办公室规定接触范围，并指定专人陪同，不准外来单位人员随意进入涉密区域;

3、对外交往中一旦发现失密、泄密问题，必须立即报告公司领导，及时采取补救措施。

第二十条 保密教育和检查：

公司经常性开展保密教育和检查，对新员工须事先进行保密教育，学习保密条例;

1、员工必须遵守下列保密原则： (1)不该说的秘密，绝对不说; (2)不该问的秘密，绝对不问; (3)不该看的秘密，绝对不看; (4)不该记录的秘密，绝对不记录; (5)不在非保密本上记录秘密; (6)不在私人通信中涉及秘密;

(7)不在公开场所或家属、亲友面前谈论秘密; (8)不在不利于保密的地方存放秘密文件资料; (9)在秘密要害岗位工作和接触的秘密的人员，要先审查后使用。

第二十一条 企业与中高层管理人员、技术人员及其他涉密人员必须签订《保密协议》。在保密协议有效期限内，员工应履行下列主要义务：严格遵守公司信息安全保密制度，不得向他人泄露企业秘密;非经公司书面同意，不得利用本企业秘密进行生产与经营活动，不得利用企业秘密进行新的研究和开发。

第二十二条 严格限制公司涉密信息知悉人员范围，在可能的情况下，限定涉密员工只接触涉密信息的必要部分。对于关键性、高密级的技术资料、数据等信息进行分解管理，避免单人掌握全部信息，尽可能将公司涉密信息的管理风险与泄密损失降至最低。

第二十三条 针对参与公司重要项目组的成员，要专门签订重要项目保密协议，确保项目从立项到完工过程中所有涉及信息或技术的安全。

第二十四条 公司与关键岗位的人员签订的劳动合同中，对员工要求解除劳动合同的提前通知期做出约定，在这个期限内，让了解、掌握本公司商业秘密的员工脱离原工作岗位一段时间或变更其工作内容，同时采取适当的保密措施及其他合理的脱密措施。

第二十五条 公司与外部单位人员进行合作时，必须签订相应的保密条款，确保公司信息安全，若涉及商业或技术秘密，应事先与之签订保密协议。

第二十六条 公司各部门与负责人在签订加盟协议时必须同时签订保密协议，明确其保密义务及违约责任。

第二十七条 应指派专人负责保密工作，监督下属单位员工日常工作行为，不断提高全员的保密意识，确保公司信息安全。

第二十八条 责任

员工的保密意识与公司利益和员工个人利益密切相关。公司员工应时刻牢记自身的保密工作职责，遵守公司信息安全保密制度及保密规范。

第二十九条 奖励与处罚

凡有下列表现之一的个人或集体，依照规定给予奖励：

1、在危急情况下，保护公司秘密安全的;

2、发现他人泄露或可能泄露公司秘密，及时检举并立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的;

3、在涉及本企业秘密的专项活动中或长期经管企业秘密的专职人员，严守企业秘密，维护企业的安全和利益。

第三十条 对违反公司信息保密规范，出现下列情况之一者，给予警告，并处以500元以上1000元以下的罚款：

1、泄露公司涉密信息，尚未造成严重后果或经济损失的;

2、违反本制度规定的秘密内容的;

3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。

第三十一条 员工违反保密规范造成严重后果，符合下列情况之一者，予以辞退、赔偿经济损失，并追究其法律责任：

1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的;

2、违反本保密规范规定，为他人窃取、刺探、收买或违法提供公司秘密的;

3、 利用职权强制他人违反本保密规范规定的。

第三章 计算机管理

第三十二条 公司配备的电脑及其外围设各系公有财产,统一纳入公有财产登记管理。

第三十三条 公司为有关部门配备电脑系统, 并建立局域网络, 用于文书处理、数据交流、注册登记及其它日常管理事务,以提高工作效率和管理水平。

第三十四条 应保持计算机及其所在环境的清洁,严禁将易燃、易爆、易碎、易污染和磁性物品及有腐蚀性和刺激性物品放在计算机旁。

第三十五条 如果发现异常情况(如异味、冒烟、异常声响),或出现故障不能使用,应及时关闭计算机,切断电源,通知网管査修,严禁擅自拆卸修理。

第三十六条 只有合法的操作人员才能进入系统, 并且只能够在其权限范围内进行业务处理,严禁越权操作,无关人员(包括小孩)不得擅自上机操作,做好各种主件的存档和备份, 每日备份好数据, 重要数据需放服务器上共享的, 由使用者向管理者申请设置使用权限; 第三十七条 电脑使用者必须妥善保管自已的用户名以及开机和上网密码, 如需修改与网管联系, 并征得网管同意后方可修改。使用者不得浏览不良网站, 不得玩任何电脑游戏, 不得在网上看电影, 以及做与工作无关的事情。

第三十八条 根据各部门职责分工,部分电脑将关闭上网功能(公司内部局域网不受影响)。

第三十九条 公司的电脑及其外围设备、 配件采购应货比三家, 择优采购。一些常用电脑易耗件,如鼠标、键盘、 u盘等,在领用时须经主管领导审批把关,杜绝浪费, 且不得领作他用。

第四章 档案管理

第四十条 加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合有关档案管理、保密工作的规定。

第四十一条 档案管理范围包括涉及企业经营及企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、碟片、声像等的历史记录。档案内容一般应包括经营销售、经营计划、技术管理、物资管理、劳动管理、财务管理及教育培训等管理文件。

第四十二条 本办法适用于公司所有管理文件、技术文件和其他档案资料的管理，对档案管理机构与职责、归档范围、档案保管期限、归档及组卷要求、档案管理及档案的利用明确规定。

第四十三条 办公室设档案室，负责统一管理公司档案。其职责如下：

1、建立档案管理制度，监督公司档案管理制度的执行;

2、负责收集、整理、鉴定、保管、统计、立档等;

3、为企业各级领导经营决策、各项管理提供利用。

4、负责业务经营档案文件材料的积累、整理和归档等工作;

5、公司下发的红头文件、下发文件材料、公司重要会议材料、外来重要文件由公司档案室归档;

6、根据资料性质结合档案管理办法，实行统一的档案分类管理;

7、档案资料的借阅、移交和销毁，按照档案管理办法规定流程办理。

第四十四条 档案的归档、组卷要求

1、会计档案和技术档案分别由财务和业务部内部自行存档;

2、档案归档原则上每年年末归档一次，重要资料或不适宜个人长期保管的资料可随时归档。

3、凡归档的文件材料，必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿或装订好的原始记录，文件、图纸和软件(盘)同存时，应保持一致。

4、归档文件纸张应优良，字迹、图样清晰，装订整齐、坚固，无生锈金属物，对软盘、光盘、声像、图片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写及编号清晰，无涂改、划痕。

5、档案案卷名称应能准确概括卷内文字内容，用不易褪色的材料书写。

6、档案各承办部门移交档案时，填写《归档登记表》，交接双方根据移交目录清点核对。对不完整、不准确或不符合存档要求的档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录。

7、归档的文件如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。

8、归档的文件材料应准确地反映企业经营活动中真实情况和历史过程。

9、不同年份的文件材料，一般不得放在一起组卷。但跨的请求与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的在请示年立卷。

10、卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页码;装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角编写页码;不装订的案卷应在卷内每份文件材料的右上方编写档号。

11、保管期限规定的案卷，必须按规定的要求填写，卷内文件目录应置于卷首。

12、有关卷内文件材料的情况说明，应填写在备考表内，其次在备考表上签上立卷人和检查人及立卷日期，备考表应置卷尾。

13、案卷封皮按规定填写，案卷标题简明、确切在反映卷内文件材料内容，一般应包括责任者、内容提要和名称。

第四十五条 档案的管理

1、移交各类档案在归档前由各部门相关负责人预立卷。需要进行移交的档案，需由档案室编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。 移交前，按照清单清点;移交后，在清单上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

2、因业务需要借阅档案时，应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案需由其部门负责人出示书面借阅申请单。经常需要外借的资料档案室需将文件制作成电子版，以电子版形式外借。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。

3、档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

4、档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

5、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

6、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政人事部负责人批准。

7、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

8、借阅档案最长不得超过两个月;非本部门文件不得超过两周。借阅期满后，如需续借，可持档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不归还者，除停止其借阅权外，还将向其所在部门进行通报。

9、凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。

第四十六条 每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《文件销毁清单》，报公司负责人审核批准，由档案室统一进行销毁。档案文件销毁前，按照清单清点;销毁后，在清单上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清单》需永久保管。保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

第四十七条(档案室的任务是集中统一管理公司已形成的具有保存价值的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作，任何无关人员未经许可不得入内。

第四十八条 档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

第四十九条 爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

第五十条 档案库房做到“七防”工作，即：防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫。保持库房温、湿度的要求，定期擦拭档案柜，做好清洁卫生工作。要定期检查档案库房存放情况，发现破损和变质档案应及时修补，做到帐物相符。

第五十一条 档案的利用

1、编制档案目录，并输入计算机管理系统，为查找利用档案提供方便;

2、建立档案借阅制度，做好借阅、利用登记;

3、借阅档案时严禁拆卷、涂改、勾划、阅案时严禁吸烟、确保档案完整无损;

4、规定档案资料机密性，可分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，档案室领导批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部员工可以查阅、复制、借用，但需向档案员进行登记备案。

第六章 印章管理

第五十二条 保证公司印章管理的合法性、规范性、严肃性，防范风险，维护公司利益，公司印章的使用严格按照规定执行。

第五十三条 印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。

第五十四条 印章的使用实行“谁使用谁负责”的管理规则，需用印部门负责人对其印章使用操作规范进行界定和指导。

第五十五条 以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。(对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰)。

第五十六条 违反印章规定造成严重后果的，公司按照管理规定对相关人员进行处罚。情节严重造成法律后果的，追究相关人员的法律责任。

第三篇：集团办公秩序管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司办公秩序和安全管理，维护公司形象，营造良好的企业文化氛围，特制定本制度。

第二条 公司行政部为本制度监督执行的管理部门。 第三条 本制度适用全集团。

第二章 员工出入管理

第四条 公司的各类门禁卡、钥匙统一由行政部负责管理，并作好详 细的领用登记。如门禁卡、钥匙丢失，须第一时间报告行政部。由行政部负责补办，当事人赔偿门禁卡工本费50元，钥匙工本费100元。如隐瞒不报告，行政部将对当事人处以200元罚款。

第五条 办理业务的来宾到访公司，应提前通知行政部或相关领导做 好接待，由行政前台负责来宾身份登记和联系接待部门进行确认后，接待部门将来宾带入会客地点。在公司有来宾时无接待任务的其他员工不得围观、询问，遇领导或客人到达工作区域时应起身问好，有问必答，涉及到公司商业机密应转移话题，白板及公示栏涉及业务和管理的商业机密应提前遮盖或撤除，若领导或客人公开发表演讲应鼓掌致意。

第六条 非工作需要员工严禁带领亲戚朋友小孩或其他外部人员到

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公司办公区域内参观、拍照、询问、玩耍、逗留;未经公司领导批准严禁进入机房、档案室、重点办公区等机要重地;无关人员不得进入公司办公区。

第三章 办公环境管理

第七条 办公区域要求整洁、美观，走道通畅，无杂物堆积。 第八条 各部门及员工使用的文件资料应摆放有序，具体要求为：

(一)随时保持工作区域的整洁，文件资料要分类摆放整齐，合理利用文件夹、文件框和文件柜，并做好标识，方便取用;

(二)及时清理纸质文件资料，避免造成堆积，无用的文件资料应及时使用碎纸机粉碎;

(三) 需保存保管的文件资料，按集团文档资料相关管理规定执行。 第九条

办公区域内会议室、培训室桌椅、设备不得随意搬动，公共 区域内的植物、画、其他公用设施等不得私自挪动或据为部门或个人使用和所有，严禁在办公室内摆放鞋、雨伞及其他私人杂物，工作台面上除摆放电脑、文件盒(夹)、工作和业务书刊、办公文具、电话、茶杯及绿色植物外，不得放置与工作无关的小摆设或装饰品，不得在电脑显示器上放置杂物。

(一) 休息时间个人用品使用完毕后应及时收入个人文件柜中，不 得随意放置在外，更不得堵塞通道或妨碍工作。

(二) 上班时间内各部门应关闭办公室门进行办公，重点办公区内 办公室除外;公司员工离开办公区域时，应将座椅推放至工作台下面，以免堵塞通道，部门内勤负责监察和提醒。

员工下班离开公司前，应整理好办公桌面。贵重物品、现金等必须锁 入保险柜或抽屉内。关闭用电设备电源，锁好门窗后才能离开。

(三) 员工须保持办公区清洁卫生，爱惜公共环境;不得在墙壁及玻 璃上乱刻乱画;严禁随地吐痰;垃圾杂物应丢弃到纸篓内或指定地点;员工须保持洗手间清洁卫生，使用后及时冲水清理干净，进出关门关灯，隔断门轻推轻关，不得在洗手盆内倒茶叶或其他杂物，不得浪费洗手间用纸及清洁用品。

(四) 各部门负责人是管理本部门办公环境卫生的第一责任人，应督促检查本部门员工保持良好的办公环境卫生;各部门内勤负责本部门职场环境和卫生的日常维护检查。

第四章 办公纪律要求

第十条 员工应遵守公司的文印和资料管理方面的制度，未经行政前 台人员和安设有打印机部门管理人员许可不得自行操作打(复)印机、传真机和设备连接电脑。

第十一条 员工应按各类平台使用和管理权限操作，不得使用他人账 号、密码登陆各类管理和业务平台，不得偷窥管理人员或其他同事密码。

第十二条 员工严禁在上班时间上网查看与工作无关的资料、股票信 息和看报纸、打游戏、听音乐，严禁用公司电话打私人电话和从事第二职业。

第十三条 员工不得在公司和其他场所以非正常的方式评论公司领导、议论公司是非、批评公司制度、诋毁公司声誉，不得在同事之间散布不利于公司团结发展的消极言论，更不得对新领导、新同事传播消极文化

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和消极情绪，更不得煽动其他员工闹事或与公司对抗，否则一经核实立即开除。

第十四条 员工应遵守公司会议制度，严禁开会无故迟到、早退、不到会。员工应遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密，若出现红头文件、合同或其它重要文件丢失，按事故处理。每次处以员工300元、主管500元、经理(主任)800元、副总1000元的罚款。

第十五条 员工对上级领导安排的工作任务应严格按要求标准执行， 不得讨价还价、当面顶撞、搪塞拖延、敷衍了事、消极怠工、拒绝执行。所有员工对涉及影响公司重大核心收入信息情况、重要客情关系动态、重要业务过程节点策略与合同、重大工作失误和客户投诉纠纷、重要突发事件，或有可能影响公司现金流平衡的重大支出和内部管理稳定、企业形象信誉和可持续经营发展等大事(以上简称“五重一大”)应立即向直接领导直至越级到最高领导报告，否则处以降岗、降薪、停职、待岗直至开除。

第十六条 员工不得向合作商、供货商或其它客户索要回扣、提成、好处费、辛苦费，接受礼品、宴请或其他馈赠，不得内外勾结私自开展谈判和处理业务，采购物品、产品和资料时必须遵守公司财务管理制度，不得以次充好，虚报价格、数量损害公司利益。

第十七条 员工不得因绩效结果、薪酬调整、提拔晋升、岗位异动、管理包庇等原因向领导感情或实物贿赂;管理人员不得利用工作之便向下属索贿、受贿或徇私舞弊、滥用职权，不得以任何方式接受下级员工的财物和馈赠，确保公司清新、廉洁、公正、健康之风。对客户和下游合作伙

伴节假日馈赠给员工个人的礼品应报告集团管理办主任处理，不得私自收归己有。

第十八条 员工须爱护公司固定资产，发现损坏应及时报告部门内勤并向行政部报修，员工不得私自处理，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公司资产者，应予以进价赔偿。

第十九条 未经行政部批准，各部门员工不得私自调换、借用、更改 座机、电话号码及电脑IP地址;不得自行调换空座位座椅或其他办公用品;不得私自拆卸电脑主机和显示器;不得卸载电脑所安装监控软件;不得私自拆装、调整办公区域内的监控设备。如有违反情节严重者处以员工300元、主管500元、经理800元、副总1000元的罚款，并扣除部门绩效分20分。

第二十条 违反本章各条相关规定者每次处以50元罚款，并扣除部 门绩效分10分，条款有具体规定除外。

第五章 办公环境安全管理

第二十一条 与安全相关的设施主要包括：公司内外的消防设施、监 控系统、门禁系统以及所有有关安全方面的器械。

第二十二条 安全设施的维护与管理，由行政部指派专人定期对安全设施的有效性及安全性进行检查，排除各类危险源。

第二十三条 各部门要作好重要物资及资料的保管工作，若有损坏或遗失，由各部门负责人承担主要责任。节假日期间，行政部统一部署安全管理工作。

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第二十四条 行政部定期组织对员工进行消防、逃生、电器安全使用知识以及出行安全知识的培训。

第二十五条 行政部指定专人不定期巡查重点设施及各类电器的使 用情况，并作好登记和日常维护工作。

第二十六条 上班期间，首位进入公司的员工应在第一时间巡查是否 有异常情况。如发现异常情况应立即报告行政部经理及集团管理办主任，并及时进行处理。

第二十七条 下班后，各部门务必确保水电、门窗、电源处于关闭状态，各部门行政专员及兼职行政专员负责监督管理并做好周期工作记录。最后离开公司的人员应锁好大门，检查公司内部水电、门窗、电源是否处于关闭状态以及监控报警系统是否为正常运行状态。

未按本条执行的，每次处以100元罚款;若造成公司损失的，将追究其相应的法律及经济责任。

第二十八条 禁止携带易燃易爆物进入公司。如违反此条，每次处以100元罚款。情节严重者严肃处理。

第二十九条 下班期间(22：00—次日7：00)，公司报警器开启为设防状态。每月行政部统一组织对报警系统进行测试并登记，相关人员接报警电话后，须第一时间赶到现场及时有效处理。

第三十条 监控系统为公司安全管理中重要的技防手段之一，监控录像保存时间由行政部确定。除董事长授权外，任何人不得查看监控录像。

第三十一条 办公室严禁使用大功率电器。未经行政部允许，不得私自乱接插线板。

第三十二条 违反本制度第二十七至二十八条者，对相关人员或责任 人处以每次50元的罚款，造成严重后果，同其他条款和制度合并从重处罚。

第三十三条 完善。

第三十四条

第六章 附则

根据公司实际情况，将对本制度不断进行补充、修订和 本制度由行政部负责解释，自公布之日起执行。 7

第四篇：公司办公环境与秩序管理规定

一、总则：

(一)为进一步规范公司办公环境与秩序管理，树立公司良好形象，维护公司整洁、有序、协调、有利于健康的工作环境与秩序，特制定本规定。

(二)公司行政部为公司办公环境与秩序的管理部门。

二、实施细则：

(一)办公环境管理

1、办公室内物品摆放

(1)办公室只允许摆放与工作有关的物品。如：办公桌、椅、资料(文件)柜、 计算机或用于美化环境的花卉等，且所有物品必须保持清洁、摆放整齐，布局美观，不得随意挪动位臵和变动布局方式。

(2)办公室不得随意摆放娱乐体育用品和长期不用的家具、设备、办公用品、资料以及非专业的报刊、杂志、书籍等非办公所需物品。

(3)办公室不得随意悬挂各类与工作无关的图片、画片、广告等。办公室墙壁和家具不得随意进行标记，未经许可不得粘贴或悬挂任何物品。

(4)办公桌上只允许摆放待处理文件、参考图纸、资料和必要的办公用品并应摆放整齐，不得码放图纸、资料、书籍、报刊等，不得摆放与当日办公无关的物品，更不得摆放保密文件和资料。

(5)办公室内不得存放个人私人物品，严禁存放私人贵重物品和现金。 (6)严禁办公桌上摆放水养植物、鱼缸、没有盖子的水杯，以免因水养植物、鱼缸、水杯打翻导致电脑和资料受损。

(7)办公区域的墙面、走道必须保持整洁、美观，墙面可以适当悬挂规

范的企业文化格言或与运营销售、企业管理有关的文字和数据，如有缺损、褶皱、污损应及时清理或更换。

2、环境卫生管理

(1)每位员工都应自觉维护环境卫生，注意清洁，及时整理个人办公区域。要保持桌面与周边地面整洁，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。

(2)严禁在办公室内吸烟，接待客户除外。

(3)办公区域必须保证定时清洁，废弃物及时清理，保持办公区域的卫生和整洁。

(4)办公区域不能有蜘蛛网，办公室内部的蜘蛛网由各部门负责，走廊及过道的蜘蛛网由保洁负责。

(5)各办公室及卫生区域的地面不能有明显的泥土、纸屑、粉末、污水、食品袋等。

(6)办公室内外卫生坚持随脏随打扫，时刻保持清洁，门窗、玻璃、卫生间等，每周至少集中清扫一次(周六上午10:30开始各办公室安排大扫除)。

(7)拖布和公共垃圾桶应放臵4楼天台，抹布应放臵门背后或其他隐蔽处。

(8)各办公区域内的花卉需要更换的应及时向行政部提出，严禁把盆栽当成烟灰缸，严禁往盆栽内倒茶水、饮料和投放其他垃圾。

(二)办公节能、安全管理

1、为了节能降耗，合理利用办公资源，没有屏风、隔断的办公室，每的2月1日至10月30日早上9：30前应关闭电灯，11月1日至次年的1月30日早上10:30以前必须关闭电灯，阴雨天除外。

2、以办公室温度计为准，夏季室内温度大于30℃，空调设臵的温度须控制在26℃以上，冬季室内温度小于0℃，空调设臵的温度须控制在18℃以下。炎热夏季，办公室开有空调的，进出办公室应要随手关门(因营销部须以客户为主，所以营销部的可列外)。

3、为做好防火防盗工作，下班后必须做到人走办公设备断电(除传真机、服务器)，门窗锁好;发现一次，落实到人，罚款10元;若未落实到人，由部门负责人承担罚款。

4、严禁在办公室区域内焚烧纸张和乱接电线，严禁使用电炉、电饭煲、电热器等耗电设备，消除火灾隐患。

5、不得利用公司设备、纸张等复印、打印私人资料。对于必须使用的纸质材料，内部一律使用双面、一面两版式打印或复印，尽量采用加碳粉、换鼓芯的方式循环使用墨盒、硒鼓。

6、严禁携带易燃易爆等危险品进入办公场所。

(三) 办公秩序管理

1、员工秩序管理

(1)工作时间在办公区内必须佩戴工作牌(公司员工工作牌需统一，各外地分公司和营销部可列外)，行政部负责定期或不定期进行检查，发现一次扣款5元，部门负责人负连带责任，扣款5元/次;上下班按时打考勤(严格按照公司考勤制度执行)。

(2)自觉保持办公区的安静，办公楼内严禁大声喧哗、嬉闹、跑动。员工研究工作、讨论问题或打电话，不应影响其他人正常工作。

(3)工作时间不做与工作无关的事，不许串岗闲聊、玩游戏、看影视、

干私活。

(4)员工在上班时间不得在办公室内就餐、吃瓜果零食和饮酒，不得将有异味的物品及生活用品和宠物等带入办公区域。

(5)不得在工作场所占用工作时间进行娱乐、体育等活动;不得擅自在办公区内分发物品。

(6)禁止员工在办公区域从事私人商务活动，包括推销、团购、洽商、信息发布等，更不得利用公司的办公设施或网络从事上述活动。

(7)不得擅离职守，临时离开办公区域时需将外出原因、大概用时及联系方式等告知上级主管，获得同意后方可离开。

2、员工行为、礼仪管理

(1)员工在上班时间内，要注意仪容仪表。男员工不得蓄长发、剃光头、留长须;女员工应修饰文雅，可保持淡雅轻妆。

(2)工作时间内，员工着装应整洁、大方、得体;重要活动，须按要求着装。

(3)员工不得穿过分暴露、花哨图案及其他奇装异服，不得穿背心、休闲短裤、紧身裤、拖鞋等休闲服饰进入办公区域。其中男员工不得穿圆领衫、文化衫;女员工不得穿吊带衫、超短裙裤(裙子的长短不能短于膝盖以上10厘米)、凉拖、皮拖等;原则上办公时间内不得以“休假”、“出差”等缘由在办公场所中不按公司规定着装。

(4)工作时间须讲话规范有礼。对来宾要友善、热情、适度。工作中应使用礼貌用语，做到文雅、谦逊。

(5)进出他人办公室前须有礼貌的先敲门，打断他人谈话须有礼貌。

(5)工作场所不得打斗、吵架，不得随意透露他人私人信息，不得诋毁他人声誉。

(6)在工作时间，公司办公座机不等打接私人电话;通话应简明扼要，不得在电话中聊天;来电应及时接听，若接到不属于自己业务范围内的工作电话，或自己不能处理时，应告知正确的部门或人员。

(7)因私会客不得超过30分钟，不要影响工作，若需要较长时间，可以请假另觅会客场所。

(8)工地工作人员的着装规范参照此规定执行。另：禁止穿高跟鞋、裙子，以免行走不变，发生意外，进入施工现场需佩戴好安全帽，如因此发生事故，责任自负。

3、来宾接待管理

(1)宾客来访由各对口部门负责接待，应经部门负责人或相关部门负责人同意，可在会议室或相关部门的接待室进行，不得在非接待区域与来宾长时间交谈。

(2)接待来访客人要热情礼貌、讲文明、同客人讲话以不影响他人工作为宜，并严守企业秘密。

三、处罚规定

(一)日常工作中，行政部工作人员有权随时对所有办公室的环境不合规范的进行口头提醒，相关人员须对提醒事项进行整改，整改后相关人员应通知行政部进行复查，直到合格;整改合格后未通知行政部进行复查的，视为拒不整改;对拒不整改的办公室将在公司内部进行通报批评。

(二)行政管理部门不定期组织环境检查，对办公环境不合格的应马上

要求整改，整改后仍不合格的，则对违规员工及部门负责人罚款5元/人/次，直到整改合格为止。

(三)每周六上午10:30-11:20各办公室安排大扫除，行政部11:20进行检查，检查不合格的应立即整改;行政部会对须整改的办公室进行复查，整改后仍不合格的，则对办公室负责人按10元/次扣款;拒绝整改的，则对办公室负责人按50元/次扣款。

(四)严禁破坏办公环境，带到各办公室的办公垃圾和生活垃圾，必须在离开时一起带走或投放至垃圾框中，否则视为破坏办公环境，经查实，对当事人按10元/次扣款。

四、本制度自下发之日起试行。

第五篇：办公秩序规范

为规范公司办公秩序，加强管理，创造良好的企业文化氛围和对外形象，特制定本规范。

1、员工工作时间着装要求大方、整洁、得体;仪容端庄自然,女性不化浓妆，头发梳理整齐,不穿奇装异服、不染彩色头发,不戴夸张的饰物。

2、保持个人工作区域卫生清洁，所有文具用品、文件等要摆放整齐、井井有条。

3、尊重他人劳动，保持办公和公共场所卫生整洁，办公区域内禁止吸烟。

4、办公区域用语规范，尽量用“请”、“麻烦您”，态度和蔼、语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

5、办公电话只能用于工作用途，打电话时，用语应尽量简洁、明确、长话短说。牢固树立费用意识，禁止利用公司资源拨打与工作无关的电话，一经核实，费用由个人承担。

6、员工在工作时间内手机一律调振动，接打私人电话要在非办公区域进行，并严格限制私人电话的通话时间，每次通话不超过3分钟。

7、使用水电等能源应本着节约的原则，人走灯灭，关闭所有电器设备。对于文具包括纸张等在内的低值易耗品，应在不影响工作的前提下尽量节约。

8、公司员工接待外来客人，由前台以电话或通传的方式通知，会客安排在接待室和前台沙发处，或根据领导指示安排在指定办公室，非重要来客不允许进入办公区。 来宾进入领导办公室，需由前台负责导引，并负责接待服务。

9、办公区域员工饮用水统一在前台及其他业务办公室接用，禁止在总裁办公室接用。

10、离开办公区域，椅子全部推入，以示主人外出。

11、长时间离开岗位,应通知部门负责人，负责人不在，需知会部门同事。 此规定自发布之日起实行。

行政保障部

二00八年一月十日