高校财务报账流程优化论文

2023-02-28

近年来, 高校办学规模稳中有升, 教育经费来源日益多元化, 《新政府会计制度》全面实施。在新形势背景下, 财务管理工作面临着新的挑战及创新。财务报账作为高校财务核算管理中基础的工作, 也是中心环节之一, 财务报销流程在一定程度上影响学校持续运转和顺利发展。本文就高校财务管理现状, 浅谈当前新形势下报账流程中存在的问题并提出相应的优化措施, 以期对高校财务管理工作带来积极作用。

一、现阶段高校财务报销存在的问题

高校目前采取手工报销与网上预约报销两种模式, 双轨并行。手工报销是由经办人填写报销封面并附上原始票据再交由财务人员审核制单。网上预约是由经办人将预约单和相关原始票据提交给财务人员。但在报销流程中仍存在一些问题, 现就操作过程中常见的问题作如下分析。

(一) 报销信息不对称

报销人员如需报销, 需前往报账大厅将预约单和相应的原始票据移交给制单人, 待财务人员制单审核处理后方可离开。由于报销人员缺乏相关的财务知识, 未将发生事件所对应的会计科填写正确或在指定项目下发生不合理的费用支出, 制单人员需要及时改正和调整, 并与报销人员沟通讲解。财务报账的规章制度可谓日新月异, 但报销人员只有与财务人员面对面交流时才能了解到其中的变化, 所以财务人员在完成报销工作的同时还承担指导的职责。若在复审期间或后续环节中发现问题, 财务人员需与报销人员再次沟通交流, 有时报销人员还需重新预约, 制单人员需删除原先凭证重新制单, 这样必定会消耗双方的时间, 导致报销业务无法如期完成, 信息不对称带来的不便降低了工作效率。

(二) 签批环节不完善

高校财务报销实行分管领导或相关负责人授权审批制度, 例如部门经费由项目负责人审批, 超出一定金额还需由校领导签批, 这一要求合情合理, 有利于监管。若报销人员不熟悉相对应的审批流程, 需多次返回才得到负责人的同意和签字, 有时领导身兼数职, 事务繁忙, 报销人员在实际中往往难以找到领导的签字, 这就增加了机会成本, 延误了报账时间, 降低了报销效率, 同时会使前来的报销人员对财务人员产生不满情绪。

(三) 报销业务时段集中

高校教师或行政管理人员因经费需被收回、科研课题结项、发票即将过期, 习惯于年底报销等因素, 常常在年末和学期末进行报销, 报销量在11月至12月份剧增, 这就导致财务人员业务量剧增, 超负荷工作。

(四) 工作积极性不高

随着《新政府会计制度》的实施, 财务软件系统升级, 财务人员需具备更高的职业素养和专业技能, 但由于平时工作繁忙, 缺乏时间和动力学习, 激励机制不健全更无法保障财务人员能够积极主动学习和参与培训。高校财务报销工作枯燥无味, 内容单一, 工作人员的热情难以调动, 工作积极性降低。财务报销人员工资大致相同, 不与工作量挂钩, 没有给表现优秀者给予一定奖励, 尤其在期末或年末时, 工作压力和强度增大, 财务人员易对工作产生倦怠情绪。

二、优化财务报销流程的有力措施

(一) 汇总报销问题, 分配工作任务

学校财务部门在已建立社交平台里即时更新政策变化的内容, 对新的财务规章制度进行宣传和讲解, 定期将社交平台中报销人员提出的问题进行梳理, 编辑成文件上传至群内供新入群者参考查阅。报账人员应积极主动学习相关财务知识, 主动与财务人员交流, 以便有效解决报销流程中出现的问题。

(二) 引入无纸化签批系统

对于一字难求的现状, 可增加无纸化网上签约审批环节, 报销人员可将原始票据拍照上传至报销系统中, 审批人可随时随地通过APP软件进入报销系统进行查看后审批并进行电子签名。报销人员只需打印附有电子签名的报销单并移交给财务报账大厅即可。无纸化审批有利于报销人员省去找负责人面对面审批的环节, 还可通过APP软件随时查阅报销进度, 又能让审批人随时审批报销单据。信息化的管理有利于优化整合报销流程。

(三) 引入预约排号系统

学校财务部门可在年末与每学期末分时报销和引入排号系统, 运用手机小程序进行预约排号, 教职工可以查阅不同时间段预约的人数, 再选择适当的时间段进行预约排号, 既错开了高峰期, 又能节约时间, 成功报销。其次, 学校财务处需加强宣传, 主动及时与各学院联系, 各部门应强调关账日期, 督促教职工尽早报销。

(四) 健全激励机制

财务部门应重视财务人员业务水平的提高, 加强相关的指导与培训, 加强财务人员与教职工之间的沟通交流, 还可以聘请专家解读《新政府会计制度》, 帮助教职工掌握国家和学校新出台的各项财务政策和制度。学校可设立奖励制度, 对于在工作中表现突出, 制单量最高的财务人员给予一定的奖励, 全面提高财务人员的工作热情和工作效率。

结语

财务核算作为高校财务管理核心环节之一, 是为高校统筹规划, 战略决策提供相关经济信息, 保障各项教育活动正常运行。现阶段高校财务报账流程中存在报账信息不对称, 签批环节不完善, 报销业务量大, 工作积极性不高等问题, 高校可积极采取多种措施和途径优化报销流程, 即时在社交平台更新最新的财务报销制度, 对财务人员进行分工负责不同学院和部门, 保持沟通交流, 可引入无纸化签批系统, 分时报销和排队系统, 健全奖励机制, 及时优化高校财务报销流程, 有利于提高工作效率和报销成果, 使报销流程更精细化、科学化和信息化。

摘要：随着我国高等教育事业发展日益壮大, 教育经费不断增加, 来源趋于多元化, 财务报销工作呈现复杂化、多样化的趋势, 会计核算工作中存在的问题也日益突出, 本文将结合高校报销实际状况, 分析报销流程中存在各类的问题, 针对这些如报销信息不对称、签批环节不完善、报销业务时段集中、财务人员工作积极性不高等问题, 提出相应的优化对策, 如宣讲财务知识, 引入无纸化签批系统, 引入分时报销和排队系统, 设置奖励机制等, 为高校财务系统提供更优质的报销服务。

关键词：高校,财务报销,流程优化