院系资料室整合

院系资料室整合（精选4篇）

院系资料室整合 第1篇

一、介绍高校院系所建资料室的应用现状及阻碍

(一) 资料室管理制度不全, 易造成信息资源短缺或空闲

有史以来, 图书馆和各专业院系资料室都存在着互补关联, 可就目前大多数高校所采取的图书情报系统却是采取学校直接管理图书馆, 而资料室则由学校和院系双管齐下。资料室从业务方面是由图书馆加以管理, 从政事务方面是由院系直接统领。这样一种管理模式最终造成“两不管”的情况, 互相推脱责任。图书馆跟院系资料室通常相对独立, 所属不一, 在业务方面两者缺乏一定程度上的协调配合, 文献资料的购置、应用都由院系建议, 资料室这一内部机构的工作员工亦由院系直接管辖。因为管理过于分散, 缺乏一定的统筹行为, 进而导致图书、杂志等文献材料上存在超多重复购置现象, 另一方面也因为资金不合理利用, 或者花费较多资金在畅销书籍上, 而不能订购更有价值意义的专业书刊, 致使院系专业学科资源短缺, 或重复购买而被闲置。这一现象, 根本就发挥不了院系资料室自身的功能。

(二) 资料室人员、设备技术落后, 牵制院系资料室整体服务水平

在整个高校情报资源系统里, 多数工作人员素质始终跟不上科技发展脚步, 制约整体资料室的功能发展, 专业团队建设更是难上加难。由于一系列人事编制因素影响, 高校资料室工作人员通常是完全不熟悉其业务及学科专业技能的。这些人大多数根本没有接触过图书情报综合性的专业技能培训和理论知识教学, 而图书馆也同样不会过多指导其业务方面的知识, 使得多数院系资料室机构的工作人员对于信息资料的收集、整理认知不足, 仅仅只会做些简单的资料收发、借还等, 完全不能达到院系资料室高层次服务宗旨。另外, 加上经费资源利用问题, 现在仍有大多数院系的资料室还没有配备整套计算机等基础应用设备, 管理、应用资料还是传统网上用表格登记等原始步骤, 搜索文献同样只能利用书名或作者名去搜索等。虽然有的院系在管理资料文献上使用了微机化技术, 但只是简单的应用, 未对资料进行目录编制或统计审查作业, 在一定程度上, 缺乏处理技术所需的数据库汇总, 同时也不能对文献进行更深入的加工与整理, 可以明确知晓文献借还的详细信息。资料室工作人员及技术的落后不仅不能高效、合理地应用文献资料, 更加适应不了网络时代的基本规则, 直接制约院系资料室整体服务水平层次的提高, 进而影响高校教学与科研功能的扩展。

(三) 一系列非正常原因引起院系资料室不能构建完整的专业的藏书系统

最近一段时期, 高校图书馆用于资料室购置书籍的资金增长幅度日渐小于书籍价格涨幅, 因此, 高校资料室内的书籍种类较为单一。追其溯源, 都是经费利用不合理、管理不当等非正常因素使得资料室根本就没有精力、时间建设专业的藏书系统。更何况, 多数院系的资料室还以纸质文献资料为主, 根本没有利用计算机电子化文献资源进行收藏利用, 致使资源信息的时效性大幅度下降, 结构功能退化, 遏制了专业藏书系统的建成。

二、从三方面分析现阶段高校院系资料室相关职能扩展模式

(一) 教学教育功能和学生学习功能的深入扩展

教学教育功能的深入拓展最先表现于不断壮大的服务对象人数上, 高校招生规模日渐扩大, 各院校专业学科的不断增多, 使得资料室不再单单服务于学校师生, 同时间里, 也对学生整体素质修养的培训起到关键作用。换句话说, 专业的院系资料室最需要完成的基本任务就是帮助高校师生收查到其说需要的资料信息, 为他们提供便捷的咨询服务平台。可就目前社会发展情况来看, 资料室的基本任务不再局限于书籍、报刊的借阅与查询, 它也逐渐成为师生获取知识的教学教育的场地所在。

特别针对研究生的自学作业来讲, 资料室的标准不仅要有良好的学习氛围, 还必须适当、有度地参与到日常教学工作中, 使之逐渐转变成课堂的重要教学环节。同时, 很多学生在课外自习时, 选择的学习场所也大多数都是专业院系的资料室。资料室自身具备的专业、系统、自由以及可选择特性, 使其在一定程度上培养学生各院系专业素养水准。除此之外, 资料室在师生学习过程中扮演着关键角色。由此可知, 学生在自学的时候, 资料室内的工作者有义务为他们提供一个适宜学习的环境, 并提供学生所需的专业知识书籍。理所当然地, 还要适当地引导学生自学, 让他们拥有良好的自学习惯与技巧。资料室不光只有上述显性提及的教育教学功能, 还构建了良好的学习空间, 加强师生间的交流、探索等隐性教育教学功能。

(二) 资料收集、整理和信息应用功能的深入扩展

资料室与信息资料相关的功能就是书籍、报刊等资料在收集、归纳、分类、优化及导航时所起到的作用。目前高校院系资料室面对上述提及的几个环节都有一定程度上的扩展发挥。首先, 资料信息收集的空间范围在一定程度上上升了一个层次, 不单单只要求收集本跟院系专业学科紧密关联的信息资料, 还要求能满足师生教学科研的基本需求, 可谓涉及整个教学面。再者, 所要收集的资料内容也更加深入、复杂了, 不要收集普通出版社发行的基本文献, 还需要涉及各个学术领域的细节性层面信息。在一定程度上为师生间的学术交流给予服务。

新科技时代的发展形势对资料室的导航功能的要求标准不断提升, 一是资料室要有更强的针对性, 便于导航功能的发挥, 便于与专业学科课程紧密结合, 深入教学环节去管理作业。另一方面, 越来越多的学生对科研教学活动感兴趣, 且这类活动涉及面也较为宽泛, 视觉角度也有所创新。这种情况下, 就要求院系资料室要尽可能地满足院系老师们展开科研活动的标准, 同时并为学生做科研活动提供一定的前提导航指向。最大程度上为师生提供信息服务, 从而提升高校各院系专业教学的层次水平。

(三) 科研技术功能的深入拓展

由于高校科研组织队伍的不断扩大, 科学技术的不断更新发展, 院系科研组织深入开展不同的活动项目, 使得院系资料室面对的不光是人数众多的服务队伍, 还面临着更多专业性的信息知识。在解答学生疑问的同时, 也要为个别的科研教学任务提供专业性极强的资讯服务。换句话说, 资料室提供的整个科研功能服务扩展不但涉及面较为广泛, 涵盖了高校院系各学科专业的知识细节, 甚至有时还包括跨学科的一些科研教学成果, 专业性、针对性超强。由此可知, 资料室工作人员要依照科研活动的进展而不断收集、归纳和更新各类科研活动涉及的信息资料, 从而满足各类不同程度上的需求。

三、结语

综上所述, 高校院系资料室整体的服务宗旨和管理里面应该基于现实社会, 以教学实况为准, 积极适应、主动调节, 进一步达到与时俱进的发展目标。从而在一定程度上拓宽院系资料室的生存空间范围, 加大资料文献的实际占用率, 更好地服务于师生, 服务于教育事业, 服务于科研工作。

摘要：现如今, 是科学技术发达的时代, 高校院系亦随之更新换代。其资料室的功能亦在不断扩展。应面对社会现状, 积极调整, 确保与时代接轨, 进一步拓宽发展空间, 增强教学效率。本文就高校院系资料室存在的一系列问题, 去分析其功能主要扩展的各方面。

关键词：资料室,信息化,藏书,功能

参考文献

[1]姚媛.高校院系资料室建设探讨[J].浙江理工大学学报, 2009 (06) .

[2]刘晨.新形势下地方高校系级资料室建设现状及对策[J].科技情报开发与经济, 2009 (35) .

高校院系资料室互动与自助服务探析 第2篇

关键词：资料管理,双向互动,为读者服务

高校院系资料室, 多以教学科研为中心。它以专业文献全、信息资源具体翔实、地理位置方便等, 受到本院系师生的欢迎。作为院系资料室如何发挥自己的专业特色, 开展优质服务是时代的需要。也是院系教学、科研、精品课程打造不可缺少的资源。

院系资料室, 图书期刊文献资料存储量虽然小于校图书馆, 但它的功能却很全面。图书期刊的定购, 信息资源的搜集整理, 借阅咨询服务等工作一样不可缺少。针对本院系的教师、研究生、本科生高素质的读者群, 如何在向他们传递信息服务的同时, 尊重信任他们, 让他们关心支持图书资料室的管理工作, 形成一种真诚积极平等的情感交流, 互相促进。如何协调好服务管理与读者‘互动’的关系, 更好地为教学科研服务, 是有待研究和探讨的课题。根据自己多年图书期刊管理的体会, 从以下几个方面进行探讨, 提出自己的几点设想, 希望得到同行专家的批评、指教。

一、在定购纸质图书期刊工作中的互动

新出版的专业书刊反映了新的知识和情报信息, 是读者最为关心的, 总希望先读为快。如何实现快速定购、整理、流动借阅, 是我们的重要工作。一般资料室人员少任务重, 我们应采取依靠服务对象实现互动, 以满足读者的需求。

(一) 依靠读者, 广泛征求意见, 定购图书资料。

为了保证教学和科研工作的需求, 根据读者的具体要求, 搜集定购专业范围内最有价值的, 有创新成就的书刊资料。依靠专业教师从浩如烟海的图书中去选择最具有代表性的资料。在专业教师和研究生提供大量有价值的信息后, 经过检索, 确认本资料室没有此类书籍, 即报领导批准同意购买此类书籍。使我们的图书资料更加系统和完善, 也能得到广大教师和研究生的大力支持和协助。

(二) 收集图书资料要持之以恒, 积少成多, 有计划性, 专业性和时效性, 做到专而不窄, 繁而不杂。

在定购图书资料的过程中, 我们也经常根据专业教师的意见, 有计划地让他们定购图书或者让他们自己去书店挑选, 购买所需要的图书, 然后入库整理保存。这样, 在定购、借阅、购书的过程中充分发挥专业管理人员和读者两方面的积极性, 实现了图书期刊在定购和订阅中的互动。

二、图书期刊借阅利用上的互动

院系资料室以其专业性强, 资料上架快, 借阅方式简单灵活等特点, 长期以来, 作为高校图书馆的补充, 为高校师生的教学和科研拾遗补缺, 为研究生、本科生毕业论文定题服务发挥了很大作用。资料室的广大读者不仅是服务对象, 同时也是我们资料图书工作的热心参与者。为提高图书资料的利用, 我们应该充分发挥他们的积极性。

(一) 定期邀请读者参与期刊、图书的登录和整理工作。

每当资料室新进各种期刊图书时, 积极组织读者参与资料的整理、入库、登录等工作。一方面让他们熟悉藏书环境、摆放位置, 另一方面让他们对新书的情况有了了解, 以便他们需要时随时查询。

(二) 让读者参与, 整理图书期刊。

期刊具有一定的时效性, 一般来说期刊出版1-3年内为最佳时效期。在这时间内流通得越快, 其作用发挥得越充分。随着教师和研究生的不断增加, 如何利用过刊成了我们的新课题。当读者在资料室发现适合自己需要的资料时, 为了争取时间又不影响别人借阅, 可让读者采用短时间外借, 快速复印后交还资料室。这样, 即保证了读者迅速获取所需资料, 又不影响其他读者借阅, 而且所借阅的资料数量可基本上不加限制。

三、创建信息资源中的互动

随着计算机网络的普及, 人们的日常学习习惯有了很大的变化。传统的管理思路和工作模式愈来愈不适应当前广大读者的要求, 针对教学和科研工作的需求和本资料室的实际情况, 了解读者具体的信息要求, 确定信息搜集的范围和重点, 制定切实可行的方案。

(一) 充分听取读者的意见和建议, 让专业教师和研究生参于信息网络的建立。

专业教师和研究生参与到信息的第二次整合, 将资料室现有的文本文献资源, 有计划地按校图书馆的规定标准进行数字化建设, 建成自己的数据库, 并投入到校园网, 会大大方便广大读者阅读。

(二) 依靠专业人员建立顾问保障体系。

院系拥有多丰富的人力资源, 拥有各学科的专家教授。我们资料室可利用这一便利条件, 了解各专业科研的新动向和科研内容, 通过网络资源进行搜索、筛选, 确定信息资源, 定期下载专题信息, 进行分类、编辑, 以满足广大读者的需求。

四、传统服务工作方式改变后的优势

(一) 服务方式的改变, 让读者感到对资料室有了更近一步的了解和认识, 打消了他们对资料室的生疏感。

培养了读者搜集信息的能力, 节约了他们的时间, 同时也赢得他们的认可和欢迎。

(二) 调动了读者的主观能动性, 突现了读者的主题地位。

传统的服务工作方式改变后, 更增加了他们在资料室阅读和查找信息资源时的自由, 有利于将读者潜在的信息需求转为显性需求, 更容易激发他们捕捉信息的灵感, 为他们提供更多的选择空间。

(三) 有利于图书资源的丰富, 缩短了相互之间的距离, 增加了资料管理工作的透明度。

新的工作方式会使读者更加自觉地遵守和管理秩序, 维护资料室的各种规章制度, 使图书资料室的服务工作有了很大的改进和提高。

改变传统的服务方式, 让读者参与图书资料管理工作实现双向互动, 提高了图书资源的利用率, 管理人员的地位也发生了改变。管理人员不只是单纯管理、保管资料, 读者也不仅是借阅者, 双方相互理解、相互支持, 融合为一个不可分割的整体。管理人员将获得读者更加充分的信赖, 增加了工作透明度, 实现了双向交流。

五、结束语

高校院系资料室管理模式的创新 第3篇

一、高校院系资料室建立的必要性

本文从三个方面阐述了高校院系建立资料室的必要性。下面进行简单分析。

在上文笔者也有提及资料室在对教师的教学、学生的自主学习乃至我国各个领域的科研都有极其重要的作用。另外,随着我国经济市场发展的不断完善,传统的教学方法已不能满足社会的需要,在这种情况下,院系资料室以它独特的形式为高校师生提供帮助。

同图书馆一样,资料室由相应的管理人员进行管理。通过多媒体计算机管理人员能及时有效了解教师教学进度、相关课程安排的合理与否,并在一定程度上进行调整。对于一些名校的院系资料室而言,资料室储存着大量重要的和科研有关的资料,资料员在对可以了解科研进程的基础上做好充分的准备工作。

在传统理念中,对图书进行购买时,都是老师开会,通过层层上报的形式,最终由院领导决定购买的数量。这一购买方法不仅浪费了大量的时间,其出错率也大大升高;资料室的建立,教师可以通过多媒体互联网上将自己的意见在资料室的官网上发表,进而资料室进行统一购买,如此一来,不仅节约了大量的人力物力,而且节约了大量的时间。从另一方面上讲,提高了教师的工作效率。

众所周知,随着互联网科技的不断进步,我国在对于资料室的管理的过程中,一些知名高校(联合政策仅仅针对于几所高校)对于资料室实行“联合”政策。所谓的“联合”,通俗来讲,就是对各个高校进行联网。如此一来。在无论是对于教师的教学还是我国的科研工作,都可以在第一时间搜集最为可靠、及时的信息和情报,在一定程度上,对于科技的发展也有一定的推动作用。另外,对于不同院校的资料室,由于资料容量的限制,它所发挥的作用也不尽相同,而资料室容量或多或少不是一蹴而就,而是一个日积月累的过程,换而言之,它所发挥的作用和资料室建立时间的长短也有一定的关系。另外,由于资料室所涉及的内容大都关于教师教学以及我国各个领域的科研,其专业性比较强,而图书馆所涉及的知识又相对比较广泛,资料室的作用源于图书馆而高于图书馆,这也是高校建立资料室的必然原因之一。

二、院系资料室的现状及存在问题

就院系资料室的现状和存在的问题,本文从其的管理体制、资金投入、管理手段以及管理人员素质等主要方面进行分析。

(一)管理体制不健全

院系资料室管理体制不健全是现阶段存在的问题之一。由于它在教师教学以及科研项目的重要作用,对于它的管理也是业务和行政上“双管齐下”,在一定程度上有利于工作的实施;但是从另一角度分析,由于资料室是由学院和图书馆部门共同管理,有些工作在分配上模棱两可,相互推让,进而在管理就出现“管理真空”的现象。例如,在对图书的购置方面,学院领导和图书馆领导在不进行很好的沟通的情况下进行图书的购置,就容易出现重复购买的现象,不仅浪费了大量的人力物力,也浪费了大量的资金;另一方面,由于经济发展的需要,学科交叉也愈发普遍,进而自己院系的教材已不能满足交叉学科教学的需求,需要借助其他院系的资料库,而各自院系的资料库又仅仅对本院系开放,进而导致院校资源无法共享,给老师的教学和学生学习带来极大的不便。究其原因,是由于资料室管理体制不健全导致的。

(二)学校图书馆对资料室资金投入不足

学校图书馆对资料室投入资金不足是导致资料室发展缓慢的又一重要因素。由于教学以及学生的学习需求,高校院级财政部门都会拨款给图书馆用以图书的购置(包含资料室经费),但是大部分经费都用于图书的购置,留给资料室的所剩无几,对于各种资料的购置有限,无法满足教学和科研的要求。再者,由于资金的原因,对于资料室老旧的设配不能及时更换,图书放置空间有限等都制约着资料室的发展。综上所述,这一系列原因还是由资料室资金不足造成的。

(三)管理人员少且素质有待提高

在各大高校,由于资金的匮乏,加之对资料室的重视力度不够,因而所聘请的资料员就一到两人,有的高校为节约资金,就没有资料员,而是由其他教师或者由学校的在编人员进行兼职,由此一来,由于资料员工作量大、人员少,资料员很少有闲暇时间进学习,资料员在学校对资料室采取“坐井观天”式的管理,其管理模式和思维不能和学校所研究的科学领域接轨。在上文笔者也有提及各大高校对资源管理工作的重视力度不够,相应的,管理人员就会出现一种怠懈心理,其积极性不能被充分被激发,对于工作也仅仅是被动接受,而不能进一步挖掘和发挥资料室的真正功能。

三、加强资料室建设应采取的有效措施

(一)加强院系资料室特色藏书建设

和我们高中对于文科和理科教学的内容的侧重点不同一样,高校对于资料室的建立应根据院校重点专业而定。例如对于以建筑专业为重点的院校,由于无论是教师还是学生,对有关知识的需求量都是巨大的,进而在对资料室资料的购置等方面都要以建筑为重。当然,这里所说的以重点专业为重,仅仅是“侧重”,另外也要加以高校其他专业资料的辅助,一方便有助于其他专业的学习,另外,学科间的融合也十分普遍,也有利于重点专业教师的教学以及科研的进行。另外,高校院系可以针对不同的专业,建立不同的资料室,如此一来,不同专业的教师在进行资料收集时可以节约大量的时间。针对“总、分”的模式开设资料室,就必须要有更多的资料员。为了使资料能达到最大化的利用,不同院校应充分利用互联网共享资料数据。这也是建设特色资料室藏书建设的主要工程之一。

(二)改变服务质量

针对于资料员而言,应该变自身的服务态度。由于资料室是图书馆的延伸,因而资料员对于工作的态度受到图书管理员的影响,都是被动地接受工作。为更好地建设资料室,资料员应一改传统的工作模式,变被动为主动,为院系工作人员做好后勤工作。要想做好后勤工作,首先就要从对学校专业的侧重点着手,进而了解教师的教学进度等,因为只有将学校最为基础的状况充分掌握,才能更好地服务于教师等工作人员。对于资料内部而言,资料员应对资料放置的布局有一定的了解,进而能使教师等快速找到所需资料。除了以上我们所提到的之外,还有一点值得我们注意:作为一名资料员,应做好“桥梁”的作用,和其他院校应积极做好交流工作,从而建立资料共享平台,更好地服务于高校。

四、不同方面简析资料员的职能

(一)导读职能

众所周知,在资料室的众多资料中,找到所需文献并非易事,在这时,资料员就应充分发挥导读功能。在充分了解阅读规律、阅读类型的基础上引导读者应用科学有效的方法进行阅读。这就需要资料员有极好的洞察力。例如,针对于在资料室盲目寻找资料的读者,资料员就可根据读者描述,给予寻找区间。再者,资料员还可以引导读者用目录等快捷的方法寻找所需资料。

(二)教学资料管理及咨询职能

资料员的主要职责在于教学资料的管理,对不同的资料分门别类的放置。在此基础上,资料员还应充分做好咨询职能,能通过读者的描述,为师生快速提供有效的文献、资料。

(三)沟通反馈职能

为更好地服务于广大的师生,资料员可以在院有关部门的协助下建立沟通反馈平台,借助沟通反馈平台,积极主动地和教师交流,进而对自身工作有充分而全面的认识,对不足之处加以改进。另外,资料员不能仅仅依赖于平台被动的接受意见,同时,也应做好自我反省工作,不断地进行自我完善。一方面,不仅可以促进资料员和教师的感情,另外,在交流中,对教师的教学进度、科研进程也有一定的了解,进而为教师的工作做更进一步的准备工作。

五、硬件及其本身职能上做出改善

除了以上我们所提到的资料员在做好各种职能之外,学校也应增加重视力度,对资料室各种硬件做好完善工作。众所周知,随着科技的进步,计算机已广泛应用到教育中。学校可以利用互联网多媒体这一有力工具对资料室进行管理。用互联网代替资料员,不仅提高了工作效率,另外,将资料公布互联网上,也有利于教师的教学以及科研工作的进程,通过互联网,真正实现资料的网络共享。而实现资料室资源共享是以资料室管理模式标准化为基础的。因为管理模式混乱,它所建立的数据库也是不标准的,不标准的数据库受到互联网系统的排斥,进而进不了高校的互联网系统,对教师教学和科研工作的进展起不到任何的推动作用。综上所述,要想使资料室发挥作用,就必须以标准、规范化的管理模式为保障。对集料室进行规范化、标准化的管理,包括对书刊,教学资料分类的标准化、对藏书组织的规范化等。

(一)书刊、教学资料分类要标准化、规范化

和其他藏书比较,资料室所存放的资料都以书刊和教学资料为主,书刊、教学资料占用了资料室的大部分空间。面对众多的书籍,要想在计算机上快速准确地找到所需资料,就必须按照严格的制度进行统一管理。为方便高校资料室资料的统一管理,国家有关部门也出台相关的政策,例如《中国图书馆数分类法》。资料员应熟记其法并严格按照其执行,进而为教师提供准确的网络数据。

(二)藏书组织要标准化和规范化

为方便资料的查找,在资料的表面都会有条形码和货架号,进而用电脑进行检索时,让人一目了然,但是,有的资料员为图省事,就对资料进行随意摆放,进而出现“一架两地”的现象,互联网上和实际摆放不在同一个地方。就这一现象,对于资料员而言,要严格要求自己,按照相应的规章制度进行摆放,对于学校而言,应加强资料员的素质教育。

六、结束语

综上所述,高校学院系资料室已成为高校图书馆发展的主要趋势。它建立的好坏与否和高校教学质量和国家科研的进步有着直接关系。由于受传统图书馆模式的影响,资料室还侧重于服务传统的教学模式。本文以此为中心,在三个高校院系资料室建立的必要性的基础上,从不同角度分析了院系资料室的现状及存在问题,并根据问题所在提出一些意见。以上便构成本文的主要内容,以期为读者、为相关工作者提供帮助,并起到抛砖引玉的作用。

摘要：院系资料室,顾名思义,是高校院系用来储存各种资料的场所。现阶段,随着素质教育的大力推广,我国各地各大院校对教学方法的改革也如火如荼地开展起来,相应的,传统的院系资料室管理模式的弊端也日益明显渐而无法适应现代化教学模式,对高校院系资料室管理模式进行改革势在必行。

关键词：高校院系,资料室管理,模式创新

参考文献

[1]刘宏伟.高校院系图书资料室的管理与创新[J].东北林业大学学报,2010-08-20.

[2]潘绍英.高校院系资料室的管理创新[J].晋中学院学报,2011-08-25.

[3]田丽君.高校院系资料室的科学管理与服务创新[J].河北科技示范学院学报(社会科学),2010-12-15.

[4]陈俊莲.高校资料室服务理念和管理模式存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2013-05-25.

[5]王婷.校院系资料室管理创新之我见[J].科教导刊,2013-07-15.

[6]沈伟琴.浅谈大数据时代高校院系资料室的管理模式[J].福建质量管理,2015-10-15.

谈大学院系图书资料室的充分利用 第4篇

关键词：图书馆,资料室,利用,充分

1 院系资料室的特色

众所周知, 高校各个院系设立自己的资料室, 主要是从专业角度考虑的。虽然学校有综合图书馆, 但还不够专业, 再加上生源众多, 借书归还不及时等, 严重影响了正常的借阅秩序。这样自己的资料室满足自己专业的老师、学生借阅, 为教学和科研服务。

但它又与高校的图书馆不同, 院系资料室最鲜明的特色就是它的专业性, 即:对专业文献资料进行收集整理, 并向本院系广大师生提供资料和图书借阅服务, 为本院系教学科研服务[1]。各个院系的图书资料室通常都设在办公所在地, 老师和同学们下课后就能就近借阅。随着网络技术的发展, 老师们通常很少到办公楼来, 除了开会, 几乎都是各忙各的, 也只有来资料室借阅的时候才来院系一趟。这里的图书采购通常都是征询了老师们的意见, 老师们提出需要采购哪些数目, 综合汇总后, 集中采购, 目前图书资料的更新都非常快, 有了新的图书, 马上就能采购进来。而学校图书馆的藏书往往比较陈旧, 都是些跟不上时代和科研的脚步。所以这里图书资料的丰富和专业化是学校图书馆无法比拟的。可以说, 没有院系图书资料的支持, 很多科研和教学任务都无法完成。因此应该加大院系图书资料的采购和充实, 为教学和科研一线服务。没有自己的资料室, 仅仅靠学校图书馆, 就会底气不足。

2 存在的不足

2.1 不对外开放是院系资料室的固

有特色, 各个院系的资料室往往是自给自足的场所, 不对外开放。只有本院系的师生才可以进来借阅。其他专业的老师和学生想来借阅首先要经过申请才可以。而且别人也不知道你这里有什么书, 这样就浪费了宝贵的图书资料, 不能物尽其用。

2.2 不少民办高校院系资料室可有

可无, 是否成立, 需要买多少书, 买哪些书, 通常都是随机所定, 任意性很大。有些民办高校甚至没有资料室。大家认为既然有学校的图书馆, 何必再自己设立资料室呢。加上经费紧张, 投入不够, 所以院系即便设立资料室, 藏书量也往往很少, 老师和学生们来了一看, 没有自己想要的书, 以后就不再来了, 这样越没人来, 越不被重视, 慢慢地就形成了恶性循环。

图书少, 管理不规范也是高校资料室的一个缺陷。大学里每年都要事先编制预算, 每年采购多少书都有专门的经费, 这些都是和教学科研配套的。而院系资料室的藏书往往由各个院系自己出资, 许多院系本身就经费不足, 老师们开会出差的经费报销都成了难题, 所以只好压缩资料室的经费。尤其是一些文科院系, 经费更是捉襟见肘。现在图书很贵, 特别是专业性比较强的书, 发行量小, 只能靠涨价才能维持成本, 所以现在各个院系资料室更新慢, 藏书少就不足为奇了。

公办高校的情况不乐观, 我们还应注意到民办高校也差强人意。民办高校走的是“以学养学”的道路, 因此民办高校筹措资金比较困难。根本就不考虑建立图书阅览室, 加之书刊经费上涨, 办学者又不愿在购书上多投入;虽然近年来, 为达到教育部规定的办学要求, 但民办高校最终还是要考虑办学成本的, 虽然为了应对教育部的评估, 购买了一些图书资料, 充实了一些仪器设备, 但是, 这些都是杯水车薪, 可以说民办院系的资料室几乎是名存实亡, 常常大门紧锁无人问津, 因为书少, 书陈旧, 更新慢, 满足不了广大师生的需求, 所以很少有人来借阅, 只好关了, 这也是无奈之举。甚至个别院系资料室变成“杂志期刊室”。[2]

2.3 资料室的书籍有限, 人员有限, 管理不规范。

资料室的书籍有限, 基本上只能满足老师和研究生的需求。另外, 规章制度不健全, 许多老师为了自己使用方便, 就把资料室的书当成自己的, 长期借阅, 大量借阅书籍不及时归还。有的老师一次就借阅上百本, 其他老师只能转而私下打听, 某一本书在谁家里放着, 私下借阅流通。这样就影响了其他师生的科研工作。还有一点就是大家对资料室的重视度不够, 认为这里都是为安排老师家属的工作而设立的福利机构, 可有可无。由于重视不够, 所以图书采购量少, 更新慢, 陈旧过时, 挤满灰尘几乎难有人来。图书的编目也很落后, 还是靠人工, 没有专业的编目人员, 也不会用电脑检索。老师们来借阅时候, 就像大海捞针, 在书架上看来看去, 盲目地找, 费时费力。而一些民办院系为了节约办学成本, 认为资料室的老师都是吃闲饭的, 能不要就不要, 能省则省。往往让其他老师兼职, 比如说由辅导员、办公室教辅人员充当, 甚至有的让学生干部平时来看着图书资料室。目前许多院系的资料室多以教师或者其他行政教辅人员兼职, 只能利用有限的工作时间对教师和学生开放, 有的是一三五, 有的是二四六开放。因此开放时间相对较短, 周末根本就不开, 满足不了正常教学和科研活动的需要。利用率十分低下。起不到院系资料室应有的作用。这样就使得图书资料室更加落后, 另外, 两种相对独立地管理模式也造成了一定程度的资源浪费。

目前高校合并成风, 每一所院系都有自己的藏书。学校图书馆是为全体师生服务的, 属于学校编制。而院系资料室为本院系服务, 归本院管理。可以说是两套编制, 两班人马。虽然学校图书馆可以对院系资料室在业务上予以指导, 但显然是纸上谈兵。由于各自为政, 各自独立采购, 双方互不通气, 不知道你有什么书, 我有什么书, 这样就造成重复采购。本身图书采购经费就少, 如此就更加造成了资源的浪费, 让人痛心。广大师生在学校图书馆借不到心仪的书, 而院系资料室的书又没有及时编目上传到综合图书馆, 读者不知道资料室还有这样的书, 这样许多书就被闲置起来, 我们看到许多资料室的书挤满灰尘, 无人问津, 实在令人痛心。校内书刊文献难以统筹安排, 出现文献采集随意性大、品种少、重复率高, 或者有限的文献资源被长期闲置, 使原本紧张的经费得不到充分的利用, 造成人力、物力、财力的严重浪费[3]。

2.4 编制紧张、人员业务素质欠缺也

是一个不容忽视的问题。目前高校各个院系行政人员少, 学校又不给编制, 所以只能由其他人员兼职。再加上这些年高校引进了许多人才, 引进人才的家属需要就业, 于是只能安排到资料室里。他们通常都不是图书情报专业出身, 属于半路出家, 对图书情报的编目、汇总、分类一知半解, 就造成资料室里的图书放置混乱, 检索困难。老师们来借书就同大海捞针一般, 往往碰运气。资料室的老师由于不被重视, 所以工作积极性不高, 得过且过, 开门晚, 关门早, 经常大门紧锁。再加上院系有其他活动人手不够时候, 就让图书资料室的老师临时来帮忙, 更占用了人手。信息化时代要求有高素质的专业人才, 图书资料室也是如此, 只有懂电脑, 会检索的老师才能充实资料室。图书资料要能及时上网, 及时和学校图书馆联网接收才能更好地物尽其用, 为全校师生更好地服务。

3 改进手段

3.1 要尽可能做到学校图书馆和资料室成为一个有机的整体。

一个先进有序的图书体系应该是以学校综合图书馆为龙头, 各个院系图书资料室为辅助, 就像大树有主干, 有枝杈, 才能更好地发展。学校图书馆要综合统计各个院系资料室都有哪些藏书, 及时的编目, 上网归类汇总形成数据库, 以备大家检索, 这样就把所有的图书资料纳入到全校的藏书系列来。为了防止盲目采购, 重复采购, 双方要及时沟通, 互通有无, 这样才能节约经费。图书馆每年先列出个拟采购图书清单, 同时征求各个院系资料室的意见, 院系资料室也可以把广大师生的要求及时反馈给学校, 好钢用在刀刃上。现在信息时代的要求就是要做到办公自动化, 图书馆的电脑检索要能和资料室的检索系统联网, 广大师生能及时了解到专业性比较强的图书归属地, 能顺利地找到这些书。这就要求图书资料室进行专门的编目上网建设, 可以聘请有这方面能力的人员来协助完成, 因为这些任务仅仅依靠现有的图书资料管理人员是很难独立完成的。另外, 院系要打破封闭的状态, 要能够向其他院系的师生开放。即便不能借走, 最少要做到可以在本资料室阅读。不能歧视外人、不要刁难外人, 思想要开放, 要树立为广大师生服务就是为学校做贡献的意识。

3.2 要利用校园网, 把资料室和图书馆的联网, 做到资源共享。

我们应该利用校园网的信息通道, 加强图书馆和资料室的网络建设, 加强电子资源共享。我们可以在校园网建设图书馆网站, 链接各个院系资料室, 从而方便教师和学生的需要, 找到相关的文件, 提高文献的利用率, 从而减少人力, 物力和财力的浪费, 这也有利于文献资源整体建设。我们应该加强学校图书馆的龙头作用, 在现代社会中, 图书馆资源共享的发展是信息社会、信息技术的发展, 特别是网络通信技术的应用, 从内涵和外延都有非常大的变化, 这就要求我们做出相应的图书馆管理。我们应该加强高校图书馆与系资料室的横向联合, 图书馆共同编写出图书资料的目录和索引, 或上传一个文件组成统一的校园网数据库, 做到统一的秩序。高校院系资料室建设应该积极参与校园网络, 加强学校的图书馆和资料室的业务联系与合作, 以及交流信息。这样高校图书馆才能为在学校的教师和学生提供最新文献信息资料室使用。图书馆和院资料室实现校网络共享, 不但可以实现资源共享, 而且提高了工作效率, 更好地为读者服务。读者通过网络查询, 就可以知道哪个资料室具有较强的专业书籍或期刊, 而这些书在学校图书馆又没有收藏。如果能实现各部门之间的数据共享, 可以借对方的数据, 然后利用图书馆的资源得到更好的服务。为了提高广大高校图书馆的管理水平, 应在学校图书馆与系资料室使用相同的图书馆自动化管理系统。图书馆发挥其龙头作用, 统一在图书馆的业务指导下规范管理。书目数据的制作应该及时有效, 及时上传书目数据到学校图书馆书目数据库系。

3.3 图书馆必须加强软硬件建设, 提高服务水平。

院系领导要高度重视, 加强图书馆的管理和软硬件建设。每年要有一定数额的专项资金划拨给资料室。院系要有年度拨款, 用于图书馆的图书采购和办公硬件充实。目前, 大部分的资料室发展滞后, 最关键的问题是缺乏专业的人才。因此, 教师要加强信息管理, 提高了资料室工作人员的综合素质。应着眼于素质训练:在图书馆学专业学习训练过, 具有丰富的信息科学的基本知识。同时要有深刻的理论背景;有较高的检索文献, 运用文献研究能力;有敏锐的信息意识和信息挖掘, 分析能力等。为了达到上述目的, 我们可以定期的让资料室老师学习充电, 加强培训, 也可以引进专门的图书管理专业的毕业生来充实自己。总之人的素质无论怎样强调都不为过[4]。

3.4 突出“以人为本”注重“人性化”

服务。目前, 随着图书馆图书资料的积累, 其为现代化服务和信息专业的学术优势越发显著, 其服务对象已逐渐扩展到教师、学生和校园里的其他读者。服务对象主要是科研一类的读者, 所以必须注意人性化服务。图书馆通过良好的学术环境和浓厚的学术氛围, 使其成为有效的载体以及学术的肥沃土壤。在过去, 图书情报部门间传统的管理理念和运作模式, 是对书籍的收藏和借阅。从书的目录编目到采集借出, 所有的工作都是以藏为重心[5]。这种以书为主的经营理念, 最大的缺点是忽略了读者的实际需求。为了与当地的大学和学院的教学和科研的发展相适应, 院系资料室的大小不仅表现在收藏了许多书籍, 还应考虑信息和资源的利用和循环速度等。因为只有通过读者利用信息资源, 才可以创造一个合适的价值。书籍资料等最终还是要被人阅读才能发挥效用。这就要求管理者必须了解读者的意图, 解决读者的问题。这是一项艰巨复杂的任务, 是实现以人为本理念的具体体现。管理者必须把每一个读者平等对待;为广大读者提供周到的服务, 这样能促进读者群的形成;这就要求我们增强亲和力和以人为本的服务能力;再次作信息反馈, 定期了解统计分析, 提供可靠的数据, 完善服务内容, 把握好书籍的发展方向, 根据书籍的借阅频率, 添加必要的新数据。最后, 重点人性化服务, 管理应树立“以人为本”的理念。院系资料室的大部分办公室建设部门要为教师和学生提供方便。这样, 课后老师只要有时间你可以随时到图书馆。

参考文献

[1]曲瑞琴.高校院系图书资料室建设与管理的基本原则[J].科技信息, 2009 (8) .

[2]邓翠华.民办高校图书馆建设中存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济, 2006 (17) .

[3]胡捷.论目前高校院系资料室存在的问题及对策[J].潭师范学院学报 (社会科学版) , 2009, 31 (1) :234-235.

[4]张朝伟, 修国群.新时期高校院系资料室存在的问题及对策[J].和田师范专科学校学报, 2010, 29 (5) :248.