OA系统在中石油企业的引入和使用, 改善了曾经低效、繁杂的办公模式, 实现了自动化的办公文件流转、规范化的文件管理, 并为员工提供了现代化、智能化的办公环境, 是中石油转变办公、办文方式, 提高工作质量和办公效率的重要手段之一。
1 OA系统的功能
1.1 实现自动化、规范化工作流程:变革了传统纸质公文办公模式, 大大提高了文件上传下达效率, 缩短了文件流转周期, 有效提高了办文、办公质量。
1.2 实现文档管理的自动化:使用OA系统收发文件, 使文件的安全性有了更可靠的保障。
1.3 实现分布式办公:中石油下属企事业单位140余家, 办公地点遍布海内外, 点多, 面广, 战线长。
1.4 推进了无纸化办公, 节省办公费用支出。
1.5 强化了领导监控, 全面掌控各部门动态。
2 OA系统在中石油的应用现状及存在问题
自从OA系统实施之后, 大大地方便了中石油远程通讯。不管是总公司的用户或者分支机构的在外人员都能够通过远程通讯得知企业内部的数据资源。随着科学技术的发展以及管理理念的提升, OA系统中也有一些部分并不能够适应新形势。
2.1 系统功能未被充分利用。
中石油当前开发的系统功能相对较全, 能够完全替代纸质文件办理的所有功能, 而从实际应用来看, 中石油下属企业中的二、三级单位仅使用了系统的部分功能, 如收文后直接办结, 然后下载电子公文通过纸质方式办理。
2.2 使用不便。
OA办公自动化系统使用的安全性, 始终是用户最关注的问题。文件办理时如需用户签字审批, 如果未建立一定的安全机制, 用户的权限很大程度会受到外界不安全因素的干扰, 不能保证用户签字审批的真实性。现在很流行的安全手段是密钥的使用, 这虽然提高了使用者的安全性, 但仍存在有使用上的不便利性。其次, 中石油当前使用的OA办公自动化系统最初是在windows XP系统环境下和Office2003版本基础上开发的, 由于电脑操作系统和Office版本的更新升级, 原来的驱动软件安装在更新升级后的操作系统和Office版本中不能使用, 必须安装插件才可使用, 一定程度给用户带来不便。
2.3 使用普及程度不高。
虽然现在OA系统已经应用于日常办公中, 但普及程度不是很高, 有的员工还是习惯于过去传统的纸质办公模式, 办公现代化意识需要一个整体提高。特别是不具备专网登陆条件的单位或用户 (通过VPN渠道登陆的用户) , 对OA办公自动化系统的使用频率不高。
3 建议
随着石油企业的高速发展, 对OA公文系统的建设提出更高的要求。目前中石油OA办公自动化系统存在技术开发落后, 工作流程不规范, 信息整合能力差, 系统界面不统一, 操作复杂等许多问题。如何加强办公信息化建设, 发掘自动化办公系统潜力, 提高办公系统的应用性是石油企业建设者必须深入探讨的问题。
3.1 加大投入力度, 加强系统安全性能。
作为国有骨干企业, 中石油承担着国家能源安全的重要使命。中石油商业秘密, 特别是油商密★★★级以上的信息如果发生泄露, 特别是被境内外敌对势力获取, 不但对企业经营造成损失, 而且会对国家能源安全带来威胁。所以说, 保证OA办公自动化系统的安全性, 是电子公文系统应用的前提条件。
3.2 扩展OA系统功能, 发挥系统优越性。
OA系统的优越性在于, 它不仅能够实现纸质公文办理的全部功能, 包括对公文的起草、审核、批示、收发、传阅、归档等一系列公文流转环节进行全程管理, 而且要比纸质公文办理更具时效性和准确性。而当前中石油下属企业的三级单位, 甚至二级单位对公文系统的应用, 仅仅用来接收和发放公文, 这样就难以发挥电子公文系统的优越性。所以, 中石油信息部门升级公文系统时, 应拓展下属企业三级单位的发文功能, 至少应拓展对上行文的全部功能;下属各企业应对已开发的功能进行拓展使用, 充分发挥系统的优越性。
3.3 加强系统用户培训, 提高系统应用水平
第一, OA办公自动化系统应用水平的高低, 很大程度取决于文书人员对系统应用水平的高低。建议加强对文书人员开展系统标准化流程培训, 以及党政公文处理条例、党政公文格式等知识的培训。第二, 部分领导人员电脑基础操作能力偏低, 加之多年来对纸质公文形成习惯和依赖, 而OA办公自动化系统的使用, 是基于熟悉电脑基础知识的一种操作, 所以这些领导人员对改变公文处理方式不能尽快适应。建议加强对部分领导人员的培训, 重点对其电脑基础操作进行培训, 使其具备操作电子公文系统的基础能力。第三, 中石油OA办公自动化系统普及率较低, 特别是下属企业的二、三级单位管理人员, 大部分仍对电子公文系统的操作和应用比较陌生, 应加强对其培训, 使电子公文系统成为其熟练应用的工具。
4 结语
OA系统的使用改变了以往的办公方式, 实现了文件管理的无纸化、网络化和信息化。OA办公自动化系统的开发体现了中石油平稳、均衡、效率、受控、协调的企业管理要求, 以及统一、成熟、兼容、实用、高效的系统开发方针, 它是企业信息化建设的重要组成部分, 为企业生产经营提供了坚实的信息化支持, 推动企业运转更加高效化、规范化。中石油及下属企业应不断坚持“五统一”原则, 保证OA办公自动化系统的推广运用和兼容共享, 从而使电子公文真正达到标准化、规范化和制度化。中石油信息部门和广大系统用户必须依靠科技进步, 注重OA系统的集成应用, 提升办公信息化和网络化水平。
摘要：目前OA系统是国内大型国企及各事业单位自动化办公最常见的软件之一。本文阐述了该系统在中石油的主要功能、使用现状、存在问题及几点建议。
关键词：中石油,OA系统,信息化办公