学校档案是一所学校在学生学习活动、教师教学管理及教育活动中保存下来具有一定价值的档案资料, 其直接反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况, 具有重要的价值。但随着时代的发展, 陈旧的设备、老化的制度以及管理条例不合时宜等, 已经成为近年来学校档案管理的一种弊病。笔者在文中就当前学校档案管理现状做出了简析, 并据我校实践经验提出相对建议, 以供同行探讨。
一、当前学校档案管理存在的问题
(一) 系统老化, 网络构建不全面。近年来, 各大学校的档案管理都呈现出了系统老化、无法满足现代化管理要求的趋势, 究其根本原因, 是缺乏先进管理软件而导致的。许多学校档案管理软件还处于较为初级阶段, 使得档案信息的录入和调取等工作较为繁琐, 且无完整的系统审批程序, 极大降低了工作效率, 不利于学校的现代化建设。就目前情况而言, 我国只有高校建立了“学信网”, 使高校在校生能够在网上查询到自身资料。而其它学校没有在这方面作出规划, 学生在档案调取过程中还需专门找校档案管理员查寻, 这使得许多外地学生在调取档案的过程中费时、费力, 不符合现代社会发展对档案管理工作的需求。
(二) 档案管理制度缺陷。我国在2014 年出台了最新档案管理条例。其中对人事单位、尤其是学校这类事业单位进行了重点要求。要求指出, 在无批文的情况下任何人不得随意调阅档案;学校档案管理员只有录入权利、不具取出权;档案管理员必须严格保证所经手的档案信息不泄露。但就这几点上来看, 我国当前虽已推行了档案信息管理系统, 但许多学校仍然存在诸如档案随意调取等问题, 没有完整、系统的档案管理制度, 使得档案管理条例形同虚设。
(三) 管理人员素质参差不齐。除高校外, 当前很多学校没有设定专职的档案管理岗位, 一些学校的档案管理人员不是临时配备就是由教师兼职。这类档案管理人员因不具备专业的档案管理知识, 且没有接受过系统培训, 有些甚至连基本的信息录入培训都没有接受过, 更不具备服务意识及保密思想, 这些均易导致档案管理过程中出现疏漏, 严重制约了学校档案管理工作的发展。高校的档案管理人员也存在一些问题, 如对国家相关法律法规了解不足、工作积极性不够等现象也随处可见, 所以管理人员素质问题也是当前学校档案管理的一个重要问题。
二、完善学校档案管理工作的具体措施
(一) 增强信息化建设。新时期, 学校档案管理工作必须与时俱进, 运用先进的管理手段来进行档案管理工作, 以适应现代学校发展的要求。信息化档案管理已经在我国实行多年, 最初的系统数据录入方式过于复杂, 但经过多年的开发, 当前的信息化档案管理系统已经有了较为全面的发展。如我校当前使用的“人事达”, 在最大程度上解决了之前信息录入工作繁琐的问题, 且增强了管理模式, 进一步加强了信息化档案管理。随着科技的进步, 学校档案管理的信息化、办公自动化的普及已经是时代需求。学校档案管理工作需要与时俱进, 依托现有的信息化建设进行系统、有重点、分步骤地对计算机信息技术进行开发利用, 将档案的收集、录入、存储、传播及审批程序等纳入到系统管理之中, 改变当前学校档案管理技术落后的局面。同时, 还应加强高校外学校档案管理网络的构建, 为学校和社会提供更快捷、到位的档案信息化管理服务。
(二) 专员管理, 强化档案管理基础。需要设置专门的档案管理人员, 因档案管理最终行为是靠人来进行, 所以该人员必须有较高的思想政治素质、具备专业的职业道德, 且对档案管理业务工作熟悉、精通。学校要对现有的档案管理人员进行档案专业理论知识培训。学校要在做好档案的收集、整理、统计、保管等工作基础上, 形成一套完整的档案体系, 并改善服务手段, 如档案外借、档案阅读服务及外借服务等, 将死档案变成活档案, 提高档案信息资源的利用率, 以此促进学校各方面工作的发展与进步。
(三) 增强学校档案管理制度。前文曾提及过, 当前学校档案管理制度也存有缺陷, 如学生档案可随时调阅, 没有限制权限等。这类情况极易导致学生个人隐私无法得到有效保护, 使其个人隐私暴露。导致这一问题发生的根本就是, 学校没有落实档案管理条例, 在信息系统上没有设置调阅权限, 导致学校在档案管理过程中出现纰漏, 致使他人权益受到损害。因此, 学校想要从根本上加强档案管理工作, 就必须制定出相关对策, 将内部档案管理制度调整至国家法律法规要求的层面。此外, 学校档案管理还应借助社会或企业中优秀的档案管理经验, 并将其融入到自身档案管理工作中, 促进自身档案管理工作的良性发展。
摘要：本文就当前学校档案工作的现状及存在的问题进行了浅析, 并提出了相应对策, 以求为当前学校档案管理工作提供一点思考。
关键词：学校档案,管理现状,措施
参考文献
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