学校档案工作计划范文第1篇
[摘 要]随着信息技术的快速发展，许多学校在档案管理中开始使用信息技术，有效提升了档案管理工作的效率，但信息化档案管理工作仍然存在一些问题，不利于档案管理工作的长远发展。因此，在未来的发展中，学校要结合实际需求对信息化档案管理工作进行优化。本文针对当前学校信息化档案管理工作中存在的问题，针对性地提出了优化措施。
[关键词]信息化;档案管理;电子档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.079
随着信息技术的普及应用，社会生活的方方面面都已经无法离开信息技术，信息技术在教育领域的应用，具体表现为多媒体的应用、信息化教学和档案的信息化管理，已经成为时代发展的必然趋势。学校管理工作中档案管理是基础性的工作，其质量能够直接反映学校的管理水平。目前，许多学校的档案管理工作开始朝着信息化的方向发展，在未来的建设中将进一步提高档案管理工作的质量。
1 信息化时代学校档案管理工作的特征
在学校建设中，借助信息化技术完成档案管理的主要手段是在档案存储中使用计算机等介质，在管理上借助网络等手段进行查询，借助现代化的智能技术实现档案信息的自动化处理。本文针对信息化时代学校档案管理工作的特征进行分析。
1.1 管理工作的自动化
在信息化时代，学校档案管理工作的信息化发展的首要作用，是能够有效降低工作人员的工作强度。在传统的学校档案管理中，管理人员往往是借助纸质档案进行管理，随着学校建设规模不断扩大，学生人数不断增加，传统的管理手段难以满足当前的管理需求，大量的管理工作也增加了管理人员的工作压力，不利于学校档案管理工作的现代化发展。随着档案管理工作的信息化发展，计算机技术被应用在档案管理工作中，使其逐渐向自动化以及信息化方向发展。当前许多学校的档案管理中，管理工作对计算机以及网络技术具有较大的依赖性，计算机能够对档案进行保存和修改，网络则能够对档案进行远程管理，从而极大地提升了学校管理工作的效率。在未来的信息化建设中，借助信息技术，管理人员可以完成学校档案管理的数字化处理和使用，减少了当前档案管理中的人力和物力消耗，有助于学校进一步发展。
1.2 档案存储的数字化
目前，在学校档案管理工作的信息化发展中，档案存储不再依赖于传统的纸质材料，在完成档案信息的录入处理工作之后，工作人员会将档案内容以電子数据的形式在计算机设备以及云平台中进行存储。在现代的档案管理中，借助计算机完成的数字化存储，能够有效减少纸质材料的使用量，提升了生态环境的建设质量。数字化存储档案也避免了传统纸质材料存储中可能出现的档案损坏，提升了存储过程的安全性，极大地提升了档案的使用效率。
1.3 档案的查询便利程度有所提升
在学校档案工作的信息化建设中，借助网络等手段，档案的使用者和管理者可以更为快速且准确地完成档案信息的查询以及管理，信息传递的高效性能够使学校更加快速地完成档案资料的使用和管理。学校档案在完成内容录入之后会借助计算机设备完成存储，在实际使用中，管理人员可以借助网络和远程服务完成档案传递，极大地方便了管理人员的档案查询和使用效率。
2 信息化档案管理工作中存在的问题
2.1 管理人员的信息安全意识不足
由于学校的档案信息化管理体制的发展尚存在不完善之处，在档案的使用和传递过程中常常会出现信息泄漏的问题。尽管当前许多学校开始借助现代技术优化信息化档案管理工作的安全性，但网络环境的复杂性导致安全建设工作的收益较低。因此，大部分学校一般将开发重点集中在管理系统开发、数字化档案建设以及共享数据平台建设。在这个过程中，档案管理和存储工作的现代化以及数据化发展给学校的档案管理工作带来了较大的风险，在互联网环境中，学校档案中的学生以及教师的信息可能出现数据丢失问题，且在许多学校中，信息化的档案管理工作未能针对不同档案的重要程度设立使用权限，导致档案数据的访问过于简便，不利于开展现代化管理工作。同时，在学校信息化档案管理的过程中，工作人员没有认识到面临的潜在威胁，且不具备防御网络安全问题的能力，因此在未来的发展中，学校应当建设更为完善的安全管理体系，不断提升信息安全工作的质量。
2.2 信息化管理人员的综合素质问题
目前，许多档案管理人员在日常工作中没有认识到信息化档案管理工作的价值，认为其对于学校的建设发展没有直接的推动作用。在这种思想的影响下，许多学校出现了档案管理工作边缘化严重的问题，既影响了档案管理工作的质量，也对于学校的信息化档案管理工作的发展造成了负面影响。同时，由于档案管理人员对自身的工作价值缺乏正确认识，导致档案管理工作中常会出现错误。除此之外，档案管理人员在工作能力上也存在一定的不足，在工作前缺乏专业的培训，且在工作中未能使用先进的技术和设备提升档案管理效率，从而不利于提升档案管理工作的效率。在学校的人事档案管理工作中，管理人员的综合素质也会影响工作的完成质量。目前，学校中的档案管理人员大多并不是档案管理专业人员，缺乏档案管理经验，从而会影响档案管理工作的规范性。除此之外，在学校的发展中，档案管理的专业性要求也不断提升，工作人员的专业水平不足容易造成档案管理工作混乱，影响档案管理工作的规范化。
2.3 档案管理体系不完善
尽管许多学校正在根据信息化建设需求，对档案管理工作的电子化发展进行优化，但是许多学校对于档案的电子化管理工作不够重视，没有认识到实际的价值，未能针对信息化档案管理工作的实际完善档案管理体系，进而不利于开展电子档案管理工作。首先，许多学校未针对电子档案管理工作建立完善的管理队伍，导致信息化管理工作质量不高。其次，当前许多学校未能健全档案管理体系，直接影响了档案管理工作的一体化发展，导致档案管理工作无法结合实际需求建设。最后，许多学校的信息化建设不完善，档案管理工作的发展缺乏网络和硬件设备的支持，直接降低了信息化的正面作用，影响了信息化工作的效率。
3 信息化时代做好档案管理工作的策略
3.1 提高档案管理人员素质
信息化档案管理工作对工作人员的工作素质和工作能力有着较高的要求，因此，在未来的发展中，学校应当强化管理队伍的建设，根据管理工作的实际需求建立专业的管理队伍，引进技术素养高且有档案管理工作经验的人才，在实际工作中通过定期培训提升管理能力，并定期考核，制定合适的优化措施，全面提升管理工作的质量。
3.2 建设完善的档案管理平台
要想进一步提升档案管理工作的效率和安全性，学校应当对当前的档案管理平台进行优化设计，建设完善的档案管理平台。首先，针对当前档案管理中存在的安全性问题，技术人员应当结合实际需求提高平台的安全性，针对档案的重要程度设立访问等级，避免出现恶意篡改档案的行为。其次，技术人员要完善现有的平台，提高平台使用过程中的网络水平和硬件水平，不断优化管理过程。最后，技术人员要根据实际需求对平台功能进行优化，针对学生学籍档案管理、学分登记等多种管理需求对平台进行优化设计，完善平台的功能。
3.3 加大资金投入
档案管理想要实现信息化管理，资金投入是必不可少的，这是保证学校实现档案管理信息化的物质基础。例如，计算机、扫描仪、复印件、打印机以及光盘等设备都需要资金。解决资金问题，是学校能够实现档案信息化的关键所在。学校可以向地方政府申请一部分资金，专门用于档案管理信息化建设。同时，学校还可以向企业、个人募集一部分资金，从而既不会增加学校的负担，也不会增加国家的负担。除此之外，国家更要关注贫困地区的档案信息化建设，以实现全国档案信息化建设的均衡发展。
4 结 语
信息化技术应用在学校档案管理工作中，可以有效提升档案管理工作的效率。在未来的发展中，学校要进一步完善信息管理机制，建设完善的档案管理平台，提高管理人员的综合素质，从而才能真正提升档案管理工作的质量。
主要参考文献
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学校档案工作计划范文第2篇
一、当前学校档案管理存在的问题
(一) 系统老化, 网络构建不全面。近年来, 各大学校的档案管理都呈现出了系统老化、无法满足现代化管理要求的趋势, 究其根本原因, 是缺乏先进管理软件而导致的。许多学校档案管理软件还处于较为初级阶段, 使得档案信息的录入和调取等工作较为繁琐, 且无完整的系统审批程序, 极大降低了工作效率, 不利于学校的现代化建设。就目前情况而言, 我国只有高校建立了“学信网”, 使高校在校生能够在网上查询到自身资料。而其它学校没有在这方面作出规划, 学生在档案调取过程中还需专门找校档案管理员查寻, 这使得许多外地学生在调取档案的过程中费时、费力, 不符合现代社会发展对档案管理工作的需求。
(二) 档案管理制度缺陷。我国在2014 年出台了最新档案管理条例。其中对人事单位、尤其是学校这类事业单位进行了重点要求。要求指出, 在无批文的情况下任何人不得随意调阅档案;学校档案管理员只有录入权利、不具取出权;档案管理员必须严格保证所经手的档案信息不泄露。但就这几点上来看, 我国当前虽已推行了档案信息管理系统, 但许多学校仍然存在诸如档案随意调取等问题, 没有完整、系统的档案管理制度, 使得档案管理条例形同虚设。
(三) 管理人员素质参差不齐。除高校外, 当前很多学校没有设定专职的档案管理岗位, 一些学校的档案管理人员不是临时配备就是由教师兼职。这类档案管理人员因不具备专业的档案管理知识, 且没有接受过系统培训, 有些甚至连基本的信息录入培训都没有接受过, 更不具备服务意识及保密思想, 这些均易导致档案管理过程中出现疏漏, 严重制约了学校档案管理工作的发展。高校的档案管理人员也存在一些问题, 如对国家相关法律法规了解不足、工作积极性不够等现象也随处可见, 所以管理人员素质问题也是当前学校档案管理的一个重要问题。
二、完善学校档案管理工作的具体措施
(一) 增强信息化建设。新时期, 学校档案管理工作必须与时俱进, 运用先进的管理手段来进行档案管理工作, 以适应现代学校发展的要求。信息化档案管理已经在我国实行多年, 最初的系统数据录入方式过于复杂, 但经过多年的开发, 当前的信息化档案管理系统已经有了较为全面的发展。如我校当前使用的“人事达”, 在最大程度上解决了之前信息录入工作繁琐的问题, 且增强了管理模式, 进一步加强了信息化档案管理。随着科技的进步, 学校档案管理的信息化、办公自动化的普及已经是时代需求。学校档案管理工作需要与时俱进, 依托现有的信息化建设进行系统、有重点、分步骤地对计算机信息技术进行开发利用, 将档案的收集、录入、存储、传播及审批程序等纳入到系统管理之中, 改变当前学校档案管理技术落后的局面。同时, 还应加强高校外学校档案管理网络的构建, 为学校和社会提供更快捷、到位的档案信息化管理服务。
(二) 专员管理, 强化档案管理基础。需要设置专门的档案管理人员, 因档案管理最终行为是靠人来进行, 所以该人员必须有较高的思想政治素质、具备专业的职业道德, 且对档案管理业务工作熟悉、精通。学校要对现有的档案管理人员进行档案专业理论知识培训。学校要在做好档案的收集、整理、统计、保管等工作基础上, 形成一套完整的档案体系, 并改善服务手段, 如档案外借、档案阅读服务及外借服务等, 将死档案变成活档案, 提高档案信息资源的利用率, 以此促进学校各方面工作的发展与进步。
(三) 增强学校档案管理制度。前文曾提及过, 当前学校档案管理制度也存有缺陷, 如学生档案可随时调阅, 没有限制权限等。这类情况极易导致学生个人隐私无法得到有效保护, 使其个人隐私暴露。导致这一问题发生的根本就是, 学校没有落实档案管理条例, 在信息系统上没有设置调阅权限, 导致学校在档案管理过程中出现纰漏, 致使他人权益受到损害。因此, 学校想要从根本上加强档案管理工作, 就必须制定出相关对策, 将内部档案管理制度调整至国家法律法规要求的层面。此外, 学校档案管理还应借助社会或企业中优秀的档案管理经验, 并将其融入到自身档案管理工作中, 促进自身档案管理工作的良性发展。
摘要：本文就当前学校档案工作的现状及存在的问题进行了浅析, 并提出了相应对策, 以求为当前学校档案管理工作提供一点思考。
关键词：学校档案,管理现状,措施
参考文献
[1] 贾红梅.基于网络化环境下的学校档案管理方法分析[J].课程教育研究:学法教法研究, 2015 (16) :231~232.
学校档案工作计划范文第3篇
一、中职学校档案管理工作的现状
(一) 意识上重视程度不够。档案管理工作是学校教学工作以及未来发展的重要环节, 但是在实际工作中, 学校的相关负责部门并没有对此引起足够的重视, 尽管一直在强调档案管理工作是重中之重, 但是在工作落实上不够彻底, 没有像抓其他重点工作那样, 有板有眼, 有始有终。该项工作的负责部门对档案的管理工作没有进行到位的监督以及指导, 工作流于形式。另外, 部分中职学校把档案管理工作放在教学的后边, 在平常只是关注教学, 只有在领导进行检查的时候才走走形式;更有甚者, 对档案管理工作内容只是进行一些指导文件的套用, 并没有结合学校自身的实际情况, 从而导致学校中的档案实际意义不大, 管理工作陷于混乱。
(二) 档案的管理设备以及方法落后。在科学技术飞速发展的今天, 学校的发展需要与时俱进, 档案管理工作同样如此, 档案管理需要进行信息化以及电子化。对档案的管理设备进行更新是当前的必要选择。然而, 目前很多中职学校设备落后, 硬件水平根本不达标, 相关软件配备也很低, 只具备档案信息的检索以及保存等简单功能, 对档案信息进行高级的统计以及分析都无法完成。另外, 部分中职学校对档案的管理方法也比较落后, 缺少必要的监督机制, 导致档案的管理工作发生混乱。
(三) 档案资源的使用效益不高。档案是记录学校教学以及其他日常工作的重要信息, 完整、有效的档案信息以及材料能够对学校的教学进行很好的改善, 能够对学校未来的规划起到至关重要的作用。另外, 中职学校就是为社会提供技能型的人才, 学生的就业率是学校赖以生存以及发展的关键, 档案管理工作做得好, 可以给学校带来很好的口碑, 对学校的招生工作也有很大的好处。但是实际情况是档案的可利用效益非常低, 只注重形式, 不关注其使用效益是现在档案管理中的一大问题。这样使档案资源没法很好地发挥其作用, 对学校的教学以及未来的发展都有影响, 造成某种程度的资源浪费。
二、中职学校档案管理工作的改进
(一) 提高信息化、电子化管理水平。伴随现代科技的发展, 档案管理工作的方式也应与时俱进, 以满足实际的需求。因为学校中档案信息资源的存量以及工作量的不断提高, 信息化管理可以极大地提高档案管理的效率以及质量。学校内部更要根据自身的实际情况, 结合电子化以及信息化对档案资源进行很好的整理。档案资源进行电子化就是所有的资料以及信息进行数字化, 以电子化的平台或者是数据库的形式进行储存。学校档案管理信息化是当下中职学校的发展趋势, 要想提高档案管理工作的质量, 不单单需要匹配现代科技, 更需要的是其管理人员的技能以及意识。所以, 学校要配备现代化的电子设备, 来加强档案资源的记录以及整理工作, 还要培训一批高素质的管理人员。进行档案管理不单单是要管理到位, 还要能够发挥其关键的作用, 保证信息的真实可靠, 保证学校的各种新动态可以及时有效地宣传。
(二) 加大重视程度, 完善监督管理机制。要想提高档案管理工作的质量, 首先要提高学校对档案管理工作的重视。目前很多的社交平台提高了信息的流通速度, 学校档案管理的相关负责部门可以利用这些来宣传其重要性, 提高师生等对该项工作的认识。另外, 学校方面还要加强内部对档案管理工作的监督, 完善该监督的体制制度, 加大该项管理工作的资金投入, 结合好自身的实际情况, 逐一解决档案管理工作的所有难题。学校也要动员所有师生参与到档案管理工作中去, 把有重要价值的信息都完整地保存归纳, 形成一个很好的管理氛围。
(三) 增加档案的信息量, 做好需求分析。对于档案的管理工作, 学校要做到以人为本, 对档案中的信息进行分析分类, 把性质不同, 具有不同价值的资料进行分类, 这样更加方便以后的管理以及使用。另外, 及时地把一些没用的信息进行清除, 这样就可以减轻以后管理工作的工作量。拓宽档案管理工作的信息来源, 就要主动、积极地进行收集, 把档案资源的管理工作规范化。另外, 学校相关部门还要做好档案资料的分析研究工作, 根据学校自身的教学以及日常情况, 对档案中的信息进行归纳分类, 为学校未来的发展做好规划, 提高档案管理的质量以及效率。
三、结束语
对于中职学校, 其主要责任就是为社会提供专业性的技术人才, 造福于社会。因此中职学校的档案资料管理工作应该以此为主题, 所有的管理工作都要以此为出发点, 尽力实现这一点。在日常的工作中, 相关负责部门应该注意档案的收集以及整理分类等等, 积极采用现代化的电子科技进行管理, 提高其管理的质量, 使其可以发挥更大的作用。
摘要：关于档案, 无论是职高、中专, 还是普通高等学校, 是其用于记录学校历史沿革以及教学资料的关键, 为学校的发展以及对未来的计划提供根据, 是学校教学以及科研的一项重点。本文就目前中职学校档案管理工作中的问题进行分析, 并提出对应改进措施和建议。
关键词：中职学校,档案管理
参考文献
[1] 高继莲.浅析新时期中职学校档案管理[J].档案天地, 2012 (04) .
[2] 张义勇.如何加强职业院校学生档案管理工作[J].黑龙江档案, 2014 (04) .
学校档案工作计划范文第4篇
学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成的档案资料, 是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状及如何做好学校档案管理工作谈些看法。
1 学校档案管理工作的重要作用
1.1 学校档案是学校的发展记录
学校档案作为历史的记录, 包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料, 记载着全校师生员工的德、能、勤、绩, 汇集着学校生活中最原始、最可靠的信息。同样, 学校档案真实客观地记录了学校发展的历程, 是学校重要的信息资源, 对学校具有重要的推进作用。
1.2 学校档案是学校的宝贵资源
学校档案汇集了学校现有的知识成果, 是学校成长和奋斗的沉积宝鉴, 具有很大的开发利用价值, 对学校档案进行综合分析, 可以全面掌握学校教育教学工作等方面的沿革和演变情况, 为新的时期学校建设提供借鉴和依据, 推动学校自身形象和价值观的发展。
2 学校档案管理工作的现状分析
1) 档案管理意识淡薄, 利用率低。长期以来, 人们对档案工作不够重视, 认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性, 是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。
2) 管理人员素质不高, 亟待提升。一般学校没有设定专职档案管理岗位, 或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外, 一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗, 缺乏系统培训, 档案管理手段落后, 严重制约学校档案管理工作的发展。
3) 硬件设施不够达标, 资料不全。学校档案应客观完整记录学校各方面的工作, 为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求, 容易缺失或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全, 规格不一, 不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全等现象, 也使得学校档案管理工作的开展难度进一步加大。
3 加强学校档案管理工作的对策
1) 领导高度重视, 完善档案管理工作机制。学校领导应高度重视档案管理工作, 成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组, 建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案管理工作规定》《档案利用制度》等工作制度, 形成档案管理体系机制, 积极推进学校档案管理工作发展。
2) 强化档案管理, 加强硬件基础建设工作。硬件建设是提高档案水平的保障, 同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室, 添购档案管理设施设备, 分类存放, 编档管理, 做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施, 确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养, 还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设, 一方面积极参加档案业务培训, 学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络, 运用现代化管理技术和先进技术设备, 提高管理水平, 跟上办公自动化步伐。
3) 重视人员培训, 增强档案管理服务意识。通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性, 举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛, 来提高教职工的档案意识, 促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各部门设兼职档案员, 积极参与和配合学校档案管理工作, 开展档案的收集、整理、归档, 从组织上保证档案工作的顺利开展。
4) 加强网络建设, 提高信息化管理水平。随着社会科技的进步, 档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。
(1) 增强网络拓展意识。要考虑远期存储系统的扩展, 能够在己有档案数据备份系统基础上分阶段扩展, 并且保证扩展后的档案数据备份系统性能。扩展性同时要求档案数据备份系统能支持尽可能多的主机平台和备份设备。利用先进成熟的技术和设备, 满足当前及未来业务需求, 以适应数据高速传输和未来技术升级的需要。
(2) 建立档案数据中心。通过服务器整合资源, 减少档案馆在运行环境、维护人员等方面的重复建设、重复投资。利用现在成熟和先进的技术, 将信息资源集中到高可靠、高性能、高质量存储备份设备上, 运行平台整合, 设置合理架构, 实施有效的安全防护与管理, 实现数据的容灾备份与恢复, 提高档案数据备份和安全水平。
(3) 提高档案工作效率。首先要利用现代化高科技手段提高档案工作效率, 使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。其次要利用现代化管理手段, 将管理档案信息及时提供给学校领导和学校各部门, 提供查阅便利, 提高使用利用率, 使他们亲身体验到档案信息的价值, 促使他们配合档案部门做好档案工作。
(4) 加强档案安全管理。推进在线备份与离线备份并行, 随着档案管理现代化水平的不断提高, 借助档案管理信息系统开展档案管理工作是档案部门的一个基本工作方式。许多不宜公开的档案全文信息和条目信息都被载入了档案管理信息系统中, 给档案部门对外开放档案数据信息带来了一些保密方面的安全顾虑, 各部门要各司其职, 建立档案管理信息数据库和档案信息发布数据库, 确保安全使用。
学校档案工作计划范文第5篇
1 要高度重视, 加强管理
中等职业学校档案是学校树立自我形象和价值观念、学校精神等的重要载体, 一方面, 可以为新时期中等职业学校建设提供借鉴和依据, 另一方面, 也是学校自我形象和价值建设工作的重要组成部分, 这就要求高度重视档案管理工作, 不要认为学校工作主要是以教学为主, 轻视档案管理工作的错误思想, 这就要求学校主要领导高度重视并采取有效措施加强档案管理工作, 在思想上要认识到档案管理工作的地位和重要性, 在行动中要加大档案管理方面的人员、资金投入和管理力度, 并把档案工作纳入到学校发展的长效机制之中, 努力让全体教职员工增强建档意思, 形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
2 制定和完善各种制度, 使档案管理工作有章可循
结合学校实际, 制定和完善档案管理制度, 从学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节, 以《中华人民共和国档案法》为指导原则, 认真制定和落实各项制度, 包括:《档案室管理制度》、《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案利用制度》等等, 并责成专职档案管理人员具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求学校各科室档案资料收集员负责本科室档案资料收集, 做到职责明确、整理有序、归档及时, 确保学校档案管理工作的顺利开展。
3 加强档案管理的软、硬件建设
软件建设主要是指:一是人员配备上, 学校要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强, 工作作风正的档案管理人员, 而且要求他们忠于职实、遵纪守法、确保档案的绝对安全, 由此可见学校必须重视档案管理人员的综合质素的提高。学校要至少配备一名专职档案管理人员, 各科室要至少配备一名专职 (或兼职) 档案资料收集员, 只有这样, 通过团结协作、齐抓共管, 才能使各种档案资料整理的齐全、完整和及时。二是档案的收集、整理和归档立卷。学校的档案种类繁多, 有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案等, 这就要求工作认真负责, 对各种档案要认真对待, 对所使用纸质、幅面、尺寸规格等要按有关规定必须统一、规范和标准。特别是对上级下发的公文是否履行了签发手续, 是否符合审批权限, 公文标题是否准确, 主送单位和抄送单位准不准, 落款是否与公文一致, 有无日期等一定要认真、仔细的检查和核对。同时要求公文字迹要牢固清晰。各种记录、签字、批注等都应使用规定的笔种、墨水和纸张, 以保证字迹鲜明、清晰这有利于日后长久保管利用。在现今的网络工作环境下, 电子文件也属于档案的一部分, 由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别, 电子文件通常以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是光盘保存。在使用光盘保存时, 一定要选正规厂家生产并且质量好的
硬件建设主要是指:存放档案必须有专门库房, 并设有专柜便于查找, 做到科学管理, 排列整齐, 并健全检索工具。库房要经常通风, 做到整洁卫生, 库房内不准吸烟, 以免发生火灾, 做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光, 以确保安全和延长档案寿命。对于电子文档在保存方面, 要求光盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。因为潮湿会使光盘片基霉变, 所以环境空气相对湿度应该控制在40%~65%, 温度应该控制在14~24℃。此外, 如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。
4 建立和健全档案资料的借阅制度
学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值, 利用它来正确指导学校教学各方面的发展和进步。借助档案, 我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。为了方便调阅, 应备有多种案卷索引目录以方便档案的调阅。同时要制定档案资料的借阅制度, 以免档案资料的损毁和丢失。对借阅归还的档案资料, 必须要全面检查, 并做好检查记录, 发现问题要及时采取补救措施, 并报告主管领导。只有这样才能确保档案资料的安全。
中等职业学校虽以教书育人为主要工作, 但学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承, 需要学校档案作为载体, 这就要求我们必须做好以上几方面的措施, 才能使学校档案管理工作走上科学化、正规化, 让学校档案管理工作为学校的进步和发展做出更大的贡献。
摘要：中等职业学校的档案管理是伴随着学校教学活动而形成的, 学校档案管理工作正是对这一形成过程进行记录和保留的有效手段, 同时也是衡量学校教学和管理水平的重要标志, 只有加强档案管理工作, 才能使其对学校各种建设的提高起到积极而重大的作用。