1 行政印章管理现状
行政印章是业务经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具, 具有法律效力且不可撤销。行政印章的使用管理与企业的生存与发展息息相关。
1.1 行政印章管理现状
我行下辖1个一级支行, 内设12个职能部室, 全行原有行政印章17个 (含内设机构印章) , 电子印章17个。按照《进一步加强印章管理工作的意见》要求, 2016年12月收缴封存实物印章及电子印章各11枚, 印章种类和数量得到了有效压缩。同时, 简化了用印事项, 取消了内部部室发文电子用印、内部部室之间和上下级之间事务性用印, 对外用印尽量使用办公室印章, 不能替代的使用行章。行政印章集中保管后, 印章的审批登记使用更加规范准确, 进一步增强了行政印章的风险管控能力。
1.2 行政印章的管控流程
坚持行政印章使用严格按照规定范围, 使用印章遵循先审批、后使用的原则。使用行章由行级领导按照分管条线或授权审批, 使用部门印章由部室负责人审批, 杜绝先用后批、超权限审批的情况, 做到用印审批流程合规, 审批手续齐全。行政印章用印实行双人用印监印, 用印登记信息翔实, 原则上不允许离行使用印章。
1.3 落实网络用印审批
为了确保行政印章使用规范、安全、准确, 总行依托i Table平台开发了印章网络审批系统模板, 制定了行政印章“用印网络审批”推广方案。2017年5月2日, 克拉玛依石油分行依托智能办公门户 (i Table) 成功上线行政印章“用印网络审批”, 且顺利完成第一笔网络用印审批全流程, 在新疆系统内成为首家上线的二级分行。“用印网络审批”将用印审批流程由线下纸质表单改为线上网络操作, 实现了审批流程的电子化, 通过强化从经办人申请用印到有权人审批的规范管理, 实现强制审批、全程留痕;同时, 加强用印合规性的审核, 强化内控与法律合规部门的审查责任, 实现防范风险、流程管控, 可以有效防范用印风险、提升工作效率。
2 行政印章管理存在的问题
近年来, 克拉玛依石油分行主动加强行政印章管理, 落实管理办法, 定期开展检查, 促使印章管理规范化水平得到明显提升。然而, 行政印章用印涉及范围广、管理难度大, 存在一些不足:一是用印全程监控未全覆盖。由于保留了监察室、人力资源部两个内设部室印章, 受办公环境限制, 未安装监控设备, 用印过程未实现全程监控。二是第三人监印方面因人员不足受限制。行政印章双人用印执行到位, 但由于实际工作中人员限制, 落实第三人监印有一定的难度。三是用印网络审批仍需进一步规范。一方面独山子支行、各直属机构及两个保留印章内设部室未上线运行审批系统;另一方面, 用印资料全部扫描上传审批系统, 个别业务用印资料较多, 用印数量较大, 系统不便操作, 影响工作效率。
3 强化行政印章工作的建议
3.1 强化认识, 确保组织到位
全行上下要将行政印章管理作为基础管理的重要内容, 认真落实总分行印章管理办法, 从严管理用印审批, 严防用印风险。作为牵头管理部室, 办公室要做好统筹安排, 配齐工作力量, 实行责任到人, 确保事有人管、责有人负。同时, 做好行政印章风险提示, 帮助员工认识严格执行制度的重要性和必要性, 克服“怕麻烦”、“怕辛苦”的思想, 避免因麻痹行为而违规用印, 酿成用印风险。
3.2 细化职责, 确保管理到位
一是严格落实行政印章管理的相关制度, 明确各岗位职责范围, 加强对用印登记、监印等关键岗位的制约, 切实提升印章使用过程的风险防控水平。二是开展全面的行政印章清查工作。摸清各类行政印章的数量, 并按照规定分类统计、登记造册;对已封存的行政印章妥善保管。三是设置印章管理双人负责, 钥匙、实物及密码双人保管, 实行AB角制度。具体用印每次双人办理, 确保印章保管和使用安全。四是强化教育培训。不断加强对印章管理人的思想教育, 确保人员政治可靠、责任心强, 严禁将行政印章交由非管理人员保管和使用, 严禁出现印章管理安全。
3.3 规范流程, 确保审核到位
印章管理员对印章使用程序的规范性、完备性负责, 认真核对、确保用印材料与签批内容一致。认真落实“用印网络审批”, 强制落实用印审查、审批、登记制度, 要求所有的用印材料都要扫描上传用印审批系统。加强用印审批流程控制, 明确用印“五不准”:对未经相关部门进行内控法律审查的合同、协议类法律文书不准用印;对用印事由、依据和批准手续持有疑义或用印文件内容有误、文理有歧义的不准用印;对超出授权范围、越权用印的事项不准用印;对空白纸张或凭证不准用印;对伪造有权审批人签字的不准用印, 杜绝各种违规、错用现象, 确保用印准确无误。
3.4 落实督查, 确保隐患消除
任何违规都是以付出代价来弥补, 为避免行政印章管理风险, 应积极采取各项举措, 切实强化用印检查监督。一是纳入条线工作考核, 并对检查发现的违规行为及时处罚扣分。二是定期核对用印情况, 确保所有用印有留痕, 用印事项有据可查。三是定期开展印章使用管理专项检查, 督促印章管理人、涉及单位增强履职意识, 严防操作风险和道德风险, 对发现违规行为督促有关单位立即整改。四是加强对印章监管人员的培训教育和日常督导, 切实提高合法合规意识, 确保印章使用管理准确、安全。
摘要：近些年来, 因为行政印章管理使用不当, 造成了一些较大的风险案件, 违规用印现象时有发生, 控制难度大;如何有效加强行政印章管理, 提高全员合规意识, 及时堵塞案件风险渐已成为全行“双基”管理的重要组成部分。总分行连续下发了进一步加强印章管理的意见, 去年上线了行政印章网上用印审批系统, 对规范行政印章管理发挥了积极作用。现结合克拉玛依石油分行的具体情况, 通过对行政印章管理现状、存在的问题, 提出几点浅薄建议, 以便规范管理、预防风险。
关键词：行政印章,用印审批,建议