电子版档案范文第1篇
(一) 纸质档案与电子档案的并存背景
纸质档案是一种传统的信息记录方式, 在档案的记录过程中其以纸张作为载体, 具有信息与载体的依附性、存储介质的耐久性等多个方面的特点。纸质档案早在我国东汉年间就有出现, 其在一定程度上代表了我国档案发展的悠久历史, 在信息记录与传递上发挥着不可忽视的重要作用。而电子档案是在电子信息技术发展的推动下逐步形成的, 这种档案在信息的记录上多是以光盘、U盘等特定的介质作为载体, 相对于传统的纸质档案, 电子档案在储存方式与内容、信息量上更加丰富, 不仅节约了纸质资源, 同时还有利于后期的管理与运用, 具有纸质档案所不可取代的优势与特点。因此, 在当今时代背景下, 越来越多的组织、个人都倾向于使用电子档案, 这在一定程度上预示着纸质档案的淘汰。
但是在档案行业发展、档案管理工作开展的过程中, 纸质档案与电子档案依然处于一个并存的状态。由于两种类型的档案在属性与特点上的不同, 也决定了两者会处于一个相互依存的体系之中, 既相互兼容, 同时更处于一种协调推进的状态之中。另外, 在档案管理工作中, 不仅要加强对电子档案的管理, 同时更应该注重对于纸质档案的保存, 纸质档案上往往记载着更为悠久与值得借鉴的信息资料。
(二) 纸质档案与电子档案的互动发展
在当前社会, 我们既应该鼓励电子档案的运用与管理, 利用其在信息处理、服务、利用等多个方面的优势。同时还应该看到电子档案在真实性、耐久性、安全性等方面存在的问题与缺陷, 在充分认知的同时, 鼓励并且推进纸质档案与电子档案的互动发展。
为了实现这一目标, 应该推动电子档案与纸质档案的开发与利用, 积极做好管理等相关工作, 尽全力推动电子档案、纸质档案的共存共荣与优势互补, 这样才能进一步提高我国档案事业发展的水平与档案运用的价值。
二、纸质档案与电子档案的共同管理建议
电子档案与纸质档案的活动发展不能脱离有效的管理模式、管理对策与方法。对此, 可以在采取“双套制”管理模式的基础上, 建立合理且针对的管理机制, 全面推进纸质档案与电子档案共同管理工作的有序开展。
(一) 推动“双套制”管理模式的实行
“双套制”管理模式指的是对电子档案与纸质档案实施同时性的提交、保存与归档工作。在纸质档案与电子档案共同存在、互动发展的现阶段, “双套制”的运用提高了对这两种档案在管理上的重视程度, 以公平公正的态度与方法, 在结合档案自身特点的基础上构建了具有针对性、实用性的管理系统, 有利于开展分别操作与保管、利用等活动。
在实施“双套制”的基础上, 还应该注重电子档案与纸质档案的有效衔接, 构建较为畅通的渠道实现不同类型档案的灵活转换, 使得电子档案中一些需要长期保存与维护归档的档案能够从“电子”活跃到“纸上”;也使得纸质档案中一些利用频率较高、共享需求较为强烈的内容能够移植到“电子”平台上。
(二) 对档案保管的设施进行全面改进与调整
在纸质档案与电子档案保存、管理的过程中, 保存管理条件与设施的优化直接影响到了两种档案在管理上的完整性、安全性。由于纸质档案、电子档案的载体、特点等多个方面的性质都有着明显的差异, 也应该对原有的设施进行全方面的优化与改进, 这样才能保证共存、互动发展的整体水平。
例如对于纸质档案的管理, 应该将“件”作为基础管理单位, 认识到其在信息量上、总体数量等方面的特点, 重点解决纸质档案在管理空间不足、管理工作繁琐上的情况;对于电子档案的管理则应该认识到其一般是由光盘、云空间、U盘等介质为主, 需要存放的空间较小, 但是需要保证设备的安全性, 提高技术力量。
(三) 建立混合文件管理系统实现集成管理功能
混合文件管理系统是一种融合了纸质档案储存管理与电子档案储存管理的系统, 对于发挥集成化的管理功能具有重要意义。在当前电子档案与纸质档案并存、互动的背景下, 应通过混合文件管理系统的建立、统一分配标准的确定等来保证电子档案、纸质档案之间的协调互动。
对此, 对于电子档案与纸质档案 (同一份文件) 可以采取相同的档案号与题名, 并且在数据库中进行较为周详的记录, 这样才有利于后期的搜索与运用。在构建系统的基础上还应该构建集成服务平台, 根据用户的不同需求来提高文件管理的效果, 并建立纸质档案与电子档案信息积聚的综合服务平台, 实现一体化的服务, 提高对纸质档案、电子档案的综合运用效果。
三、结论
在今后相当长的一段时间之内, 纸质档案与电子档案将会长期共存、互动发展, 这是由两种档案的特点与优劣势决定。在开展档案管理工作的过程中, 必须要针对性地开展管理工作, 在构建机制、确定模式的基础上实现两种档案的长期共存与有效运用。
摘要：纸质档案、电子档案都是极为重要的物质与精神文化财富, 是档案管理工作的重要方面。本文在研究中就从纸质档案与电子档案的并存背景入手, 认为目前这两种档案正处于互动发展的状态。而为了维持这种状态, 更好地推进我国档案工作的开展, 应该加强对纸质档案与电子档案的管理力度, 实现针对性、高效性、衔接性的管理。
关键词：纸质档案,电子档案,互动,管理
参考文献
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电子版档案范文第2篇
2019年12月以来，武汉等地发生了新型冠状病毒感染肺炎疫情，并蔓延到其他省市。由于疫情来势迅猛，为减少疫情影响和扩散，落实国务院联控机制疫情防控工作通知精神的要求，减少员工聚集和集体活动，尽快恢复正常工作秩序，各地纷纷出台措施鼓励通过网络等远程方式办公，减少病毒传播风险。各单位纷纷通过办公平台、网站、微信公众号、工作群、以及腾讯会议等媒介开展工作。网络办公具有高效灵活性，且基于全社会对疫情防控重要性的共识得到大规模推行，然而网络办公方便了工作的同时，电子文件和电子档案的安全不容忽视，在管理中还有一些问题需要解决。
2主要问题
2.1业务系统设计实施不符合信息安全要求，留下安全隐患
业务系统设计没有充分调研和分析，设计人员缺少档案信息化意识，对档案管理涉及的标准规范不了解，不知道如何才能实现电子文件和电子档案管理的专业要求。同时因为开发运维任务繁重，首先要保证以最少的时间实现最多的功能。为此，短期时间内系统功能越少经济效益越高，开发周期越快，最后实现的功能只是最简单地实现审批流程。
其实是在设计之后没有进行充分的需求调研，确认业务功能的细节以及能够达到的效果，最后信息系统的验收没有严格按照设计要求对照把控。
2.2非授权访问
非授权访问是指未经合规授权使用软件和网络资源。目前是一些单位采购的计算机已经使用多年，操作系统早已经不再支持更新，如早期的Windows XP、Vista或Windows7系统，早就停止了安全更新，而因为资金等原因，一些单位或个人缺少更新动力，仍然繼续使用过时软件，或者私自使用未授权软件，都有可能被放置木马程序，留下安全隐患。
2.3源文件易被更改难以确认合法性
很多时候，线上流程的电子文件却需要线下办理，无法全过程线上电子化。这种情况下，如何保证文件不被更改不出偏差，就需要全面考虑。
办公自动化系统应用一般由业务、档案和信息技术部门多头负责，文件、档案分段管理，在步调不一致时，易出现电子文件处置较随意、信息流失、损毁及泄密等安全风险。电子文件较难完整、准确、系统和高质量归档，不能长期有效保存，导致电子文件和电子档案管理工作存在隐患。究其原因是没有引入电子签名或电子认证体系追踪识别及确认唯一性。
2.4业务数据等电子文件未归档
业务数据在业务系统中存在，包括门卫收发、办公、财务、人力资源、采编、网站、电子邮件、资产、项目及档案管理系统等，还有一些存储介质是老式的磁带、磁盘、录像带及硬盘等。由于更新换代或部门人员更替，原有的设备系统被处置，但其中的文件、数据等电子文档没有被提取出来移交档案部门，这就是收集移交不规范。
3建议对策
3.1吸收档案专业人员参加信息系统设计规划
信息系统设计规划是基础，《电子文件归档与电子档案管理规范》总则提出，电子文件归档与电子档案管理应纳入单位信息化建设规划，并对基本功能提出要求;《机关档案管理规定》也强调档案信息化应纳入机关电子政务和信息化总体规划，软件系统应嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，开展鉴定、整理，实施预归档，规划设计还应参照《数字档案室建设指南》《电子文件管理系统通用功能要求》等。
可见规划时征求档案专业人员意见，配合确定相关事项非常必要，否则将会给档案管理带来很多麻烦。要顺利实现系统方案总体设计和处理过程的详细设计不是IT人员能独自解决的。
3.2根据岗位职责做好授权
在具备安全控制条件后，信息化应用系统要根据职责及时做好各个岗位的授权。系统应具备用户信息管理的功能，根据管理、保密和审计原则分开设置安全控制要求，支持用户分组、分类和授权，从而为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。根据《电子档案管理系统基本功能规定》，系统还应具备日志及分类管理功能，记录用户访问、存取和使用情况，能对关键业务过程、操作行为和访问等审计、跟踪、记录，这样授权访问就能够形成闭环。
3.3引入电子签名和电子认证机制，避免随意更改
根据《电子文件归档与电子档案管理规范》，禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、编号、日期和人物等元数据的修改应合规，修改操作应记录于日志中。电子签名技术可以用技术手段保障数据安全及不被篡改，而电子认证则是引进第三方机制确认电子签名人的身份。
引入电子签名和电子认证机制，能够对需要归档的每一份文件都进行签名，这样使用时通过认证，就能发现此类文件是谁产生，经过了什么流转过程，从而能避免随意更改而又无法发现的情况。
3.4加强制度规范
在电子文件和电子档案管理中，要建立健全人防、物防和技防三位一体的信息安全防范体系，弥补不足，充分利用电子档案的长处，提高办事效率，促进工作开展。
要做好信息安全，最有效的是要有制度规范，必须靠制度约束。首先要明确档案工作责任制，完善管理制度，查遗补缺，规范档案信息化建设和信息安全保障、设施、设备配置和人员管理;其次将电子文件归档和信息安全工作纳入制度的同时，也要做为日常工作布置、考核，并不定期监督和检查。
4结束语
目前虽然已经初步建立电子文件归档和电子档案管理体系，但是大量电子文件和电子档案仍然没有得到妥善保管，存在漏存、错存等安全隐患。本文分析了电子文件和电子档案管理中存在的信息安全问题并提出解决措施。
电子版档案范文第3篇
1 电子文件产生对高校档案工作带来的影响
1.1 对高校档案保管方式的影响
当电子文件通过某种电子信息技术和设备存储于载体后, 就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子技术日新月异地发展, 电子文件在保管条件上必须不断地通过计算机等设备的更新换代来适应新技术, 才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上同纸质文件不同的特殊要求。同时, 电子文件的产生使得高校档案信息容量增大, 而所占空间却相对缩小, 较好地解决了空间, 质量与寿命的问题。
1.2 对高校档案利用方式的影响
电子文件档案的使用可以不受时间、空间的限制, 使用者在任一时间、地点只需有一台联网及配置较高的计算机, 即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。同时, 网上利用的开展, 也会使档案工作进入一个崭新的工作环境、进入极好的良性循环之中。此外, 电子文件具有可重复使用的特点, 允许若干个查询者同步利用一份电子文件, 同纸质文件比, 信息的利用效率大大提高。
1.3 对高校档案业务工作的影响
电子文件的产生使高校内各院、系、部产生的档案材料能及时归档, 快速地提供利用。文书处理部门平时在网上将收、发文都输入到计算机中, 各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件, 并注上处理意见, 年终归档时, 只需向档案室移交一份分类组卷目录清单, 把数据通过一定格式传输到档案管理系统数据库中即可, 较之过去减少了档案室繁琐的大量数据录入工作。
1.4 对高校档案馆 (室) 职能的影响
随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域, 今后高校各类档案的收集、鉴定、整理、编目工作关注焦点不再是文件实体, 而是文件背后的活动和意图, 换言之也就是档案的开发利用途径问题。由于信息的超时空流动, 数字化档案事实上已成为“无墙界档案”档案馆 (室) 将从封闭型实体的保管基地变成了开放型提供利用方便的信息控制中心。
2 一定时期内高校电子文档不可能全部替代纸质档案
现代化办公手段已在各高校广泛采用, 电子档案也应运而生。虽说, 以磁性材料为载体的电子档案能使载体与内容信息实现分离, 摆脱了纸质等载体档案所具有的时空局限性, 但我们必须清楚的认识到, 电子档案在相当长的时期内只能部分取代纸质档案的功能, 不能全部取代纸质档案, 它们各有所长, 互为补充。
2.1 构成替代关系是要具备一定的优势条件的
从我们目前所能看到的情况来分析, 纸张记录档案材料其寿命长和稳定性的特点是磁性记录材料所不具备的, 磁记录材料的寿命短和不稳定性是不太适合 (指在一定时期内) 作为档案载体材料的最基本的要求的。因此, 当档案馆 (室) 一方面保存磁记录材料的同时, 又对应地保管了大量的纸质载体档案, 这就是档案界所讲的“双轨制”。也就是说, 什么时候磁记录材料较好地解决了其稳定性的问题, 才能逐步取代纸质材料。
2.2 电子档案的原始性真实性不如纸质档案好确定
电子档案原始性认定的艰难性使其难以像纸质档案那样被接受。纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法。档案信息形态包括印章、签字笔记等的真实性鉴定及档案信息的原始性、真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工作比较简单, 普通人员都能掌握。而电子档案的内容信息可与它的信息载体分离, 可以从一个载体复制到另一个载体, 无原件复制件之分, 很难区分内容更改前后的状况。唯一能确定电子文件原始记录性的依据是该文件内容的原始性、真实性与完整性。其鉴定不仅要对内容价值作判断, 还要对其进行技术鉴定, 对其载体进行性能测定。信息与载体的分离性使人们再也无法像纸质档案那样领略到档案的原始记录性, 使得电子档案的原始真实性、凭证权威性及法律效用受到质疑。电子档案还具有易复制、修改、删除的特点, 原作者、管理者、不同需求阅档者、黑客, 都有非法更改档案信息的机会, 而且复制、修改、删除之后不易被察觉。电子文件对计算机及其操作系统的强烈依赖性, 使得作为档案保存的电子文件的再利用价值大打折扣。
正是由于以上原因, 现在从中央到地方、从国内到国外, 在实行计算机办公、使用电子文件的大部分机关、高校单位中, 对珍贵、重要的文件档案, 都实行了在保管上的“双套制”, 就是为了确保重要文件、档案信息安全保管上的万无一失。
2.3 纸质档案目前还是人们的传承习惯
纸质档案使用近两千年, 对人类社会, 特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固, 既有现实实物的真实感, 又有历史印证的沧桑感, 人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用, 情有独钟, 偏爱有加;而且, 从现实上讲, 至今在国内外的一些特殊行业、部门、工作环节及相当一部分人群中, 由于计算机及其电子文件档案生成的特殊性等多方面原因, 纸质文件档案的统治地位仍未被电子文件档案所取代, 由于人们对真迹的尊重和渴望, 无纸化档案只具有相对意义。若干年后, 即使以上电子文件档案使用中的一些问题得以解决, 由于大多数高校的财力问题、计算机及相关设备的选型购置问题, 以及人员培训等问题都一一解决后, 电子档案也不可能成为档案大家族中的唯一, 纸质档案在相当长的一个历史时期内不可能完全被替代, 与电子文档各展其长互为补充, 并存发展是肯定无疑的。
3 加强高校电子档案与纸质档案管理的设想
加强高校电子文件档案管理首先要解决好真实性和安全性问题, 而要从根本上解决这两个问题并非易事, 它涉及到电脑应用技术、通讯技术、生物科学、机关公文产生程序、保密制度、法律法规等诸多方面的领域。
3.1 认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等档案管理工作法律法规和标准, 规范高校档案工作管理行为
当前, 重点是要严格执行《电子文件档案与管理规范》、《电子公文档案管理暂行办法》、《电子签名条例》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件精神, 建立规范的制度和工作程序, 并结合相应的技术措施, 对电子文件和纸质文件实行“全程管理、一体化管理”, 纳入到高校统一的文件管理体系中去, 实现电子文件和纸质文件管理上的标准化。
3.2 建立电子文件和纸质文件之间的联系制度, 确保高校电子档案与纸质档案的有效性和一致性
考虑到对高校档案实行全面数字化处理的难度较大, 所以在电子文件完全取代纸质文件之前, 应该允许两种文件的形式同存并用, 以保证两者之间的内容、问题格式和有效性上无差异, 避免可能由此引起的混乱, 干扰行文的准确性。最好从现在起, 凡属应归档的文件, 无论是电子文件还是纸质文件, 都要进行数字化处理, 建立“高校数字档案文献数据库”和“高校数字档案目录数据库”, 为将来高校的馆 (室) 藏档案信息全面实现数字化做好准备。
3.3 积极应用现有的先进工具和技术, 强化高校电子文件的事权管理
鉴于高校党群、行政、科研等一些类别档案本身所具有的保密性, 在高校档案管理中允许使用磁卡、密码、指纹等技术手段, 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制, 确保所有电子档案使用者的身份合法, 限制对电子文件的任何随意使用权限。
3.4 完善和健全各项规章制度, 促进高校档案电子化建设规范发展
根据档案工作的发展以及电子文档特点, 制定科学完善、符合实际需要的管理规章制度、文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等, 保障数字化档案建设安全有序的开展, 重点要研究各类电子文件的特性, 从档案管理角度提出确保其真实性、完整性、安全性和有效性等方面的措施。
3.5 加强高校档案管理工作者素质培养, 是高校信息化建设的重中之重
由于档案电子化的发展, 档案信息呈爆炸式的增长, 档案利用的骤增, 使档案信息分析成为一项非常重要的工作。档案分析一方面要对文件进行准确分类, 尤其对一些专业性强的档案要做到精确把握;另一方面要根据利用者的要求, 提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才, 就不可能实现档案信息网络化管理和服务。
(1) 高校档案馆 (室) 每年要有计划地从大学选调进一些档案学专业毕业生以充实本校档案馆 (室) 的人才队伍。
(2) 档案部门对现有的在职业务工作人员要有计划地、分期分批进行培训和再教育, 更新或拓宽其业务、特别是电脑操作技能, 使得他们快速跟上高新科技发展的步伐, 以适应档案管理现代化、信息化建设的需要。
(3) 高校主管档案工作领导要根据档案部门的实际情况, 配置一支年龄、专业比例合理的档案工作人员队伍, 做到人尽其才。
(4) 高校领导要关心档案专职人员队伍的职称评聘工作, 结合其技术职称和干部提拔任用等项工作, 建立起一种积极向上的人才激励机制, 营造一个公平合理的竞争环境。
所以说, 人是生产力诸要素中最为重要与活跃的因素, 任何先进的技术和管理模式都是由人来掌握和执行的, 人才是成功之本。要想适应档案信息网络化管理和服务的需要, 档案工作者的素质是加强高校电子文档管理较为重要和关键的一个环节, 因此, 培养一支高素质的复合型档案工作人才队伍, 是重中之重, 是当务之急。
摘要：本文就其电子文件管理、利用的优势及不足与传统纸质档案管理加以对比, 阐明高校电子文档不能绝对取代纸质档案, 两者在一定时期内应优势互补, 并存发展。
关键词：高等院校,电子文档,管理
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电子版档案范文第4篇
网络已经渗透到社会的不同领域, 档案的管理也越来越离不开信息和网络平台。计算机网络为我们带来了便捷、效率, 也给我们造成了操作风险, 电子档案已经成为网络犯罪侵犯的主要目标。计算机给我们创造方便和高效的同时也给我们带来了管理风险。针对电子档案风险管理存在的问题, 应该采取有效电子档案风险防控措施。21世纪初的“熊猫烧香”案件给了我们深深的教训, 从计算机病毒产生之日起, 电子文件就时刻被暴露在风险之中。因此, 档案工作人员应该未雨绸缪, 及时发现问题, 面对问题, 寻找解决问题的方式方法。
二、电子档案的概念和重要特征
“电子档案”是指在档案管理部门保存的电子文件, 是伴随着社会的发展而在档案领域出新的全新理念。依据国家相关规定, 电子档案是指有留存价值的可以归入档案的电子文件和与其匹配的软件等数据。电子档案有以下重要特征。第一, 电子档案的动态性和虚拟性相结合。电子档案被储存的方式是以电子文件的形式存储在电脑中的。它有动态的特征, 他的存储是分布式的海量信息。第二, 数字、多媒体化。电子档案的信息整理、分类都是以数字和互联网为基础开展的。通过电脑的交互性实现的, 电子档案是多媒体的, 可以利用网络来具体操作。第三, 加工的标准化和智能化。在搜索技术方面, 电子档案是智能的, 检索系统可以根据检索条件来完成筛选工作。第四, 服务用户是第一位的。电子档案的优点是信息更完备, 从而让使用者在使用时不受时间、空间上的限制, 它的形式、内容都是以客户为中心来设计的, 电子档案使用户更多, 但同时也给档案用户带来了风险。
三、电子档案面临的主要风险
(一) 电子档案面临的主要风险。电子档案依据其自身的特征, 其风险可以分为以下几类:第一, 技术风险。鉴于电子档案对计算机的依赖性很强, 所以, 当计算机的软硬件产生问题时, 就会影响档案工作的效率。第二, 自然环境风险。造成这一风险的主要原因有, 保管的产地、天灾和人祸。保管场地的要素有温度、湿度等, 都会影响电子档案的保管效果。如过高的温度、过大的湿度都会减少信息载体的寿命。自然灾害是不可抗力造成的灾害, 如地震、洪水。第三, 网络风险。网络风险是一种搭建在开放性技术协议前提下的信息交流途径。他的防卫和攻击能力不高。当电子档案在网络上传送时就有可能因为硬件故障或是没有对内网和互联网进行隔离而受到的侵袭, 如, 黑客的侵袭。第四, 数据存取风险, 主要是由于数据存储方式不合理而对电子档案的是否真实、完备造成影响的风险。主要是在单位内部造成的。表现为:一是数据收集不精准。二是数据没有加密。三是按档案管理人员素质低、风险意识薄弱造成的操作问题。四是已篡改数据的人员。五是数据未能及时备份。六是涉密档案传送时泄露。第五, 风险管理, 电子档案是档案管理的新形式。但是在实际操作中存在资金投入不高、管理者不重视、人员配置不合理、管理制度不完善等问题, 这大大增加了电子档案管理的风险。第六, 法律风险。我国现有法律法规不完善, 电子档案中的数据的法律受保护的力度不高, 还没有明确的法律条文。
(二) 电子档案风险基本特征。第一, 电子档案风险的客观性。造成电子档案风险的因素有自然、社会和人为因素。这些因素都是客观的, 不随着人的意志改变而变化。正是由于这种客观性, 造成了人们对电子档案的风险管理受到限制。第二, 电子档案风险的不可规避性, 由于决定电子档案风险的各种要素是独立于风险主体的。电子档案风险管理的不可规避表现为:一是新的电子档案的风险会反复发生。二是引发电子档案风险的自然灾害是不随着主观意识而转移的。第三, 电子档案风险的随机性。电子档案风险是随机的, 风险的产生、发展、产生的场景、都是不可控的, 它往往是不能够提前预测的。
四、电子档案风险管理对策建议
(一) 电子档案风险管理原则。科技的发展进步给社会带来了巨大的风险。风险管理已经成为电子档案管理的重要工作, 其管理原则有以下几点:第一, 尽量能够在风险产生前, 利用各种预判方法, 降低风险产生的概率。在风险发生中, 利用各种手段第一时间做出反应, 降低风险带来的损失。在风险后, 总结经验, 以备今后得以借鉴。第二, 前端控制。为了能够实现电子档案的真实性, 前端控制是非常有效的管理方式。可以有效提高电子档案管理效益。第三, 控费原则和风险平衡原则。我们要重视降低成本和机会成本的均衡, 尽量使风险控制成本大于机会成本。
(二) 电子档案风险控制。对电子档案的管理, 应该做到对随机出现的风险进行预判, 把风险发生的可能降到最低是风险控制的目标。在风险管理时, 第一步是进行风险辨别, 第二步是对风险的预判, 第三步是风险控制方式的选择, 他们三者构成了不可或缺的有机整体。
1.电子档案风险识别。电子档案风险识别是指使用不同的途径, 对未来有可能发生的风险及可能会造成风险的因素进行辨别、整理。风险管理首先要做的是对风险进行预判, 也就是说首先应该调查研究电子档案风险存在的种类和有可能酿成的后果, 便于档案管理工作者增加对风险的认知和了解。
2.建立风险评估机制。电子档案风险评估是信息管理体系对所存档的信息的完备性进行系统性评估的流程, 是电子档案风险管理工作的重要内容。风险评估包括:预估电子档案的价值, 电子档案的形式、传输程序、加工和处理, 评估电子档案对保密、完备的标准。估算电子档案及有关财务是否脆弱、潜在风险发生的可能, 估算电子档案遭到损坏后的严重影响。
3.电子档案风险控制。风险控制是电子档案风险管理的重中之重, 依据风险评估, 有针对性地采取措施。风险控制的最终目标是尽量减少对电子档案管理所产生的风险, 从而达到电子档案管理的人、机器和环境相配合。
4.构筑技术保护屏障。电子档案风险防控的重要方式是利用安全的信息安全技术。此类技术包括:物理、网络安全技术、数据加密、备份、病毒防护技术, 身份认证、事故应对技术、紧急应急技术等。在实际操作中, 用得比较频繁的是防火墙技术、电子签名技术、WORM技术、存取权限控制等, 保证了电子档案信息是独一无二的。
5.实现规范化管理。第一, 提升档案管理队伍的管理水平, 人是档案管理核心要素, 以人为本, 提升档案工作者的风险防控认知, 提高专业技术水平、更新管理知识, 避免了电子档案工作人员因工作失误而形成的风险。第二, 优化内部管控制度。实践表明, 电子档案的风险管理水平主要来源于企业内部, 内部风险的防控要比外部风险防控高。依据电子档案管理流程、建立健全管理制度, 增强内部监管是电子档案风险管理的首要工作。核定电子档案归档、范畴、技术、软件、数据等, 保障电子档案质量的连续可行。
6.电子档案风险控制策略。第一, 人本策略。认识电子档案风险管理的重中之重。以人为本, 加强档案管理者的风险意识, 提高业务水平, 定期学习管理知识、提高管理理念, 降低档案管理者在工作中存在的风险, 从而避免经常发生的风险。第二, 制度策略。制度保证。完善科学合理的管理制度是规划公司有效运营的重要手段, 制定电子档案体制, 严防死守。国内外许多研究说明, 许多威胁是从组织内部开始的, 对内部威胁的防控比外部威胁的防控更难。
摘要：计算机网络为我们带来了便捷、效率, 也给我们造成了操作风险, 同时成为网络犯罪向电子档案侵袭的重要方式。我们要加强电子档案的风险管理, 做好电子档案风险的甄别, 应该采取电子档案风险防控有效措施。
关键词：电子档案,风险,对策
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电子版档案范文第5篇
摘 要：随着信息技术的飞速发展，大数据应用已经融入各行各业，深刻改变了人们的生活方式。当档案遇上大数据，电子档案管理也应与时俱进、改革创新，开启以大数据为纽带的智慧档案新时代。文章重点从法律、标准、人才、服务方面分析了大数据时代电子档案管理存在的问题，在此基础上提出了新形势下电子档案管理的发展对策。
关键词：大数据;电子档案; 科学管理;开放共享
1 大数据时代电子档案管理的现状
1.1 电子档案相关法律缺位，影响了电子档案的价值实现。我国电子档案立法严重落后于电子档案发展的客观要求，《档案法》更多是针对传统档案，而对于电子档案的法律效力、相关标准、开放利用等问题至今仍没有明确规定。随着社会发展，人们对电子档案开放的要求不断提高，而信息开放伴随着潜在风险和承担更多责任，特别是电子档案安全问题更加凸显，有些工作人员存在“利用危险，保密保险”思想，导致电子档案开放程度普遍不高，与社会利用需求存在差距。因此迫切需要从法律层面为开放电子档案保驾护航。尽管确保电子档案特别是涉密档案的安全管理是新时代亟须重视的问题，但不應把这些风险视为限制电子档案开放的理由，关键是如何防范和化解风险。不断建立健全电子档案法律法规，电子档案管理才能朝着科学的方向长远发展。
1.2 电子档案标准规范滞后，制约了电子档案的跨界融合。大数据时代，数据繁杂多样，统一标准规范是资源共享利用的前提。早在2014年国家就发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出“科学整合档案信息资源”“促进资源共享”，但对于资源整合过程中有哪些新标准、新方法、新技术引领，怎样清理阻碍电子档案资源整合的障碍，对相关机构有哪些激励惩戒机制等都不够明确。随着电子数据的急速增长和高度混杂，2016年国家发布《电子文件归档与电子档案管理规范》，从“电子档案存储、备份、利用、统计、元数据维护”等方面对电子档案管理进行了规范，代替了2000年《电子文件归档与管理规范》。《规范》发布以来，由于未定期审查电子档案保存标准，电子档案行业协同标准有的相对滞后、有的尚属空缺、有的未得到严格执行，严重阻碍着资源流动共享，电子档案信息的跨界融合、智能对接步履维艰。电子档案标准规范滞后，严重制约了电子档案在大数据时代的跨界融合。
1.3 档案人员现代信息素养相对较弱，影响了电子档案工作的创新驱动。大数据时代，人们更加注重时间和效率，怎样能够从海量数据中快捷高效地淘到有价值的信息为人所用显得尤为重要。目前，我国档案从业人员队伍庞大，但利用电子档案提供服务仍普遍缺乏主动性和前瞻性，缺乏敏锐捕捉电子信息并促成电子档案和现实问题融合的能力，档案人员信息技术水平总体偏低，严重制约了电子档案工作的创新发展。因此，如何提高档案管理者的现代信息素养，将“档案库”变成“思想库”“智慧库”，将“电子档案管理者”变成“智慧信息提供者”，这是大数据时代对现代档案人的重大考验。
1.4 大数据技术尚未得到充分利用，制约了电子档案的智慧化服务。以科技驱动电子档案工作发展是时代所需。利用数据挖掘、软件分析等，将电子档案与社会资源、用户行为信息进行有机关联和深度开发，帮助解决实际问题更是用户的期待。但是目前，数据挖掘、云计算、物联网、可视化等许多新兴技术在电子档案管理中还没有得到充分应用，提供给用户的信息还多是原始信息，深入挖掘、精细加工的二次信息亟待开发;用户接触的多是静态的枯燥文字，缺乏富有画面感、真实感和吸引眼球、鲜活生动的多媒体信息;档案咨询多是电话咨询或电子邮件，在线智能答疑没有得到有效应用;手持终端设计、电子档案定制推送等尚待加强，这些都会影响用户对电子档案的感知和体验。因此加强新技术在电子档案领域的应用，做好以用户问题为导向的个性化和智慧化服务，是大数据时代档案工作实现大发展的突破口，我们所面临的形势严峻、任务艰巨。
2 大数据时代电子档案管理的发展对策分析
2.1 建立健全电子档案法律法规，促进电子档案的开放利用。首先，国家应尽快以法律形式赋予电子档案法律效力，赋予档案馆采集、管理、发布电子档案数据的职责，列出档案馆的免责条款，免除档案馆因开放电子档案而延伸引起的种种责任。国家可以在《政府信息公开条例》的基础上，充分发挥国家开放档案大数据平台的作用，接收并回复社会各界开放数据的申请：哪些数据什么时间可以开放，哪些数据因安全隐私和技术限制等无法开放。其次，关于电子档案开放利用过程中的信息安全问题，法律必须明确电子档案开放鉴定的主体，建议由电子档案生成单位负责电子档案数据开放鉴定工作，制订限制开放的清单，提出电子档案开放意见，盘活数据资产。最后，法律法规要建立奖惩追责机制。对于在电子档案领域做出突出贡献的部门或个人要有实质性的奖励，以点带面引领行业发展。对于不履行规定职责、行业间不协作配合或者消极不作为的要承担相应责任。只有建立健全电子档案法律法规，推动电子档案开放利用，才能最大限度发挥电子档案价值。
2.2 电子档案标准规范要与时俱进，与国际接轨，共享信息红利。大数据时代，要提高电子档案数据质量，标准要先行，对于各行各业产生的电子元数据要统一标准，明确数据类型、用途和文件格式，构建新一代电子档案大数据平台和大服务平台，让全社会在一个共同的路线图上协作，共同推进资源整合。2018年，澳大利亚国家档案馆颁布了数字化档案保存新标准，该标准根据国家最佳实践规定了数字化档案的技术要求。这项标准旨在确保生成的数字副本的“母版”作为原件长期有效的替代品，还可生成供公众利用的衍生文件，最大限度地减少对脆弱文件的物理损害。更重要的是，该标准还是一个有效的工具，有助于尽量避免因文件载体不稳定或技术陈旧而导致的丢失风险。目前，我国在电子档案标准规范建设方面还有待加强，要深入调研，与时俱进，定期对电子档案保存标准进行审查修订，做到电子档案标准与国际接轨，为实现跨部门、跨行业、跨地区、跨国界的一站式电子查询打好基础，使全社会乃至全球共享电子档案信息红利。
2.3 加强电子档案领域的教育改革，造就复合型高素质的电子档案管理队伍。大数据时代对档案人员提出了更高的从业要求，一方面要求档案人员具有敏锐的信息意识，另一方面要求档案人员具有高技能的现代化电子信息管理能力。这就对档案新型综合人才的培养提出了更高的标准和要求。首先，大数据时代档案专业的课程设置要改革创新。建议大学档案专业开设电子档案资源挖掘分析、社会媒体处理、智能检索、信息预测等相关课程，注重实战技能的培养，使得档案专业的毕业生具备把档案大数据“原料”加工出“成品”的能力，从而在走上工作岗位后处理档案大数据才能够得心应手。其次，电子档案新型技能的职业学习平台要加快建设。这样大量从业人员可以随时随地通过网络平台自主学习，掌握大数据时代的新方法、新知识、新技能，有效增強工作人员信息服务能力和为用户解决实际问题的智慧，避免电子档案服务过程中力不从心，错失电子档案发挥作用的良机。新型人才培养和自主在线学习势在必行，这必将推动电子档案在大数据时代创造出更大的价值。
2.4 以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案利用的个性化满足和智能化服务。首先，要加强电子档案大数据的开发和推送工作。通过对电子档案分析挖掘，发现用户检索访问规律和关注领域，对用户需求进行分析和预判，个性化推送相关电子档案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契机让电子档案活起来。档案工作者也要扮演信息工作者角色，关注热点事件和民生动态，抓住契机使电子档案活起来，加强手机应用APP开发和融媒体服务，带给公众更多真实感、画面感和正向的情感体验，激发用户潜在需求，推动电子档案信息预订工作，更加智慧地服务社会。最后，实现交互式电子档案智能服务。在帮助用户解决实际问题的过程中，最好能构建“人机对话”“人人对话”的网络生态环境，实现“网站智能服务、档案专业咨询、用户互助答疑”三者有机结合，提升服务感知和用户体验。以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案的个性化服务和智能化应用，人们才能在未来随时随地享受高质量的电子档案信息服务。
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（作者单位：北京师范大学档案馆 来稿日期：2019-12-17）