技工院校的档案管理工作是衡量一个学校管理水平、教学发展的重要依据, 应该完善和创新档案管理工作, 加强学校对档案管理工作的认识, 提高档案管理的水平, 为档案管理工作能规范化、制度化和科学化的发展创造良好条件。
一、档案管理工作出现的问题
档案的管理是学校工作中至关重要的环节之一, 对学校的发展具有重要的推动和促进的意义。但是对档案的管理还存在着不少问题。
(一) 学校对档案管理工作认知度不高。院校档案管理工作具有一定的复杂性和繁琐性, 但学校领导没有清楚认识到档案管理的重要性, 更不清楚档案管理对学校发展的意义, 只是单纯地认为档案管理工作就是把学校相关资料整理收集的一个过程。这就导致学校在档案管理方面的不重视, 给学校档案管理造成了一定困难, 影响院校档案管理工作无法有序进行。
(二) 档案管理人员匮乏, 业务水平不足。对于技工院校来说, 缺乏专职管理的档案管理人员是院校的病因所在。由于学校领导没有重视到档案管理的重要性, 因此, 学校档案管理人员基本都是兼职或代替值班, 他们对档案管理缺乏专业的认识, 且业务水平也明显不足, 这就导致档案管理问题逐渐加深, 因而无法对学校档案进行规范化、质量化的管理。
(三) 档案管理模式落后。大多技工院校的档案管理工作采取的是传统档案管理模式, 其模式不但要在档案的收集、管理、检查、回档等环节工作量很大, 而且还需要大量时间来纠正自己的手写错误, 工作效率极其低下。传统模式不仅使档案的利用效率变低, 而且也会为学校档案管理工作带来一定的难度, 让整个学校档案管理工作杂乱无章。
二、完善档案管理工作
(一) 提高学校对档案管理的重视。首先, 需要学校领导充分认识到档案管理的重要性。加强对学校档案管理重视程度, 这是能保证学校档案管理工作实施的基础, 其次, 还需要档案管理人员对档案管理工作尽职尽责, 做好相应的档案工作, 让学校领导能清楚认识到档案管理的意义, 争取获得学校对档案管理的支持。
(二) 提高档案人员的素质和业务能力。档案管理人员不仅需要有一定的政治思想素质和职业道德水平, 还要做到“术业有专攻”, 掌握档案管理的各方面知识。这就需要档案管理人员不仅需要加强对自身素质的提升, 而且还要提高自己的业务能力, 积极参加业务培训, 学会相关档案专业理论知识。
(三) 加强学校档案工作的进行。学校要大力宣传档案工, 让学校老师能积极主动配合学校进行档案工作, 同时, 档案人员还要注意收集学校各项活动和会议产生的文件资料, 来确保各类文件的档案收集工作, 且档案人员对资料整理的过程中, 务必保证认真仔细, 做到一丝不苟, 要做到有价值文件都能系统、完整地进行归档整理。
三、创新档案管理工作
(一) 建立健全的档案管理制度。档案管理制度的健全, 对档案管理工作的创新意义重大。一方面要根据院校相关的规定和标准, 并要结合院校的实际情况, 制定相关的管理制度。如院校档案管理实施规则等。另一方面, 对档案人员要确立相关的岗位制度。如档案的整理、回档需要专人负责, 明确档案人员职责范围, 才能做到权责统一。当然, 档案管理不光只能靠制度, 还需其他相关管理手段, 如通过大量宣传教学档案的重要性, 让院校职工和学生认识档案工作的重要, 自觉配合参与进来, 这都能让档案管理工作不断进步。
(二) 提升档案人员的热情服务。对于档案工作的整理收集, 需要档案人员加强自己的服务意识。例如, 在教学档案当中积极配合教师做好档案的收集和整理工作。对教学一线老师的资料进行归类、整理和收档, 总之, 就要充分调动归档人员的主动积极性, 提高档案的管理, 从而发挥档案对学校的重要价值。
(三) 提高档案管理的现代化发展。随着技工院校潮流不断发展, 原先旧的档案管理工作机制已经不能适应当前档案管理的发展, 甚至在某些方面还制约档案管理工作的进行和发展速度, 所以, 要更新观念, 实行先进的档案管理技术和档案管理设备, 从而实现档案管理现代化、信息化发展。如, 教学档案的成绩管理系统、老师资格凭证系统等信息系统的设立, 避免人力、物力浪费, 还提升了日常工作效率。同时, 建立网站档案服务平台, 方便进行资料的查询和检索, 这样才能真正发挥档案管理的作用。
四、总结
档案管理工作的不断完善和创新是档案管理工作发展下去的重要途径。对于档案管理工作出现的问题应当及时找出, 并考虑实际情况下进行解决, 不断总结经验, 从而让档案管理工作走向完善和创新的发展道路。
摘要：档案管理的完善和创新是提高技工院校档案管理工作的重要保证, 如何才能完善和创新对技工院校档案管理工作是我们今天要研究的问题。本文详细介绍了档案管理所出现的问题, 以及应该如何完善技工院校的档案管理工作, 加强档案管理工作的创新进行合理的概括和分析, 对技工院校档案管理工作发展创造良好的明天。
关键词：档案管理,完善,创新
参考文献
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[2] 赵静文.浅析技工院校档案管理工作存在的问题及建议[J].济南职业学院学报, 2014 (3) :121-122.