高校毕业生档案是人事档案的组成部分, 是学生在校期间各方面表现及重要社会实践活动的真实记录, 是反映学生德、智、体、美等综合素质以及学生的家庭社会关系、经济状况的主要原始材料, 也是学生走上社会后建立健全其人事档案的重要基础。随着“双向选择, 自主择业”就业制度的确立, 高校毕业生档案愈加成为用人单位选人、用人决策的重要依据。强化高校毕业生档案的管理, 对开拓人才信息资源, 为毕业生就业、择业提供重要凭证, 促进大学生就业, 做到人尽其才有着深远的意义。
一、高校毕业生档案意识弱化情况分析
档案意识是人们对档案及档案工作的性质、地位和作用的认识, 是人们对档案价值的认可。目前, 由于就业制度的不断改革, 就业形势不断发生变化, 普遍存在学生档案管理体制不顺、档案接收、转递不规范、档案内容不齐全完整等情况, 学生档案无法反映毕业生的德智体美劳等全貌, 不能为大学生就业提供真实可靠的依据, 毕业生“弃档”“失档”的现象也无一不体现出档案意识的弱化倾向, 影响了毕业生择业就业中的公平竞争及就业后的提拔、晋升、升资等等。
(一) 学生档案管理体制不顺, 管理人员缺乏。目前, 高校的学生档案一般归口学工处或教务处管理, 这些部门的工作职责均以学生工作或教学工作为主, 无专职人员负责学校的学生档案管理工作, 缺乏必要的毕业生档案管理制度, 一般在学生毕业离校后集中相关老师和勤工俭学学生统一整理, 完成毕业生档案的转递工作。贺州学院学生档案一直归口于学工处下属的就业办, 该部门的工作重心就是就业工作。2013年以前, 学校每年都是7月份毕业生离校后, 就业办负责学生档案工作的老师组织留校学生统一对档案进行整理和转递, 工作质量得不到保证。
(二) 档案转递、接收不规范, 遗失现象严重。管档部门没有形成相应的学生档案管理实施细则和制度, 管理上流于形式, 认为档案管理就是“保管档案”, 仅充当档案“保管员”的角色, 对学生入学时接收到的毕业生档案, 只是按来源或接收时间不同在原档案袋上直接编号, 没有检查档案内容的完整和规范性, 给以后的缺档造成隐患, 影响了学生档案管理工作的严肃性。正是由于学生档案管理人员不足, 工作质量得不到保证, 档案转出未留存根, 或者是档案转递出去后, 后续的档案回执无人跟踪和催回。贺州学院近年来基本无接收档案部门的“档案回执”。居于以上种种原因, 近年来毕业生因录用、考研、调动、转正定级、提拔、晋升职称等回校补办档案的人员逐年增多。
(三) 档案不齐全完整, 未发挥档案作用。由于没有专职的学生档案管理人员, 学生档案管理部门在学生入学后收到档案一般是搁置一边, 没有对档案袋的内容进行检查, 核查档案是否齐全完整。到临近毕业或学生毕业离校后, 为了转递毕业生档案才进行突击整理, 当发现档案缺漏时已很难或无法收齐。在学生档案中, 最容易缺漏的是反映学生奖惩的材料。这些材料的缺失, 无法反映学生在校的最真实情况, 影响了用人单位对人的考评和录用, 大大影响学生就业、择业。
二、加强毕业生档案管理的措施
高校学生档案管理部门需拓展工作思路, 建章立制, 加强毕业生档案意识教育, 做好档案转递后的跟踪服务, 充分发挥毕业生档案在毕业生就业和高校人才培养终极目标等方面的强大作用。
(一) 健全档案管理制度。2008年颁布的《普通高等学校档案管理办法》和《普通高等学校管理规定》, 对学生档案管理都较少涉及。教育主管部门应尽快制定高校学生档案管理办法, 使高校毕业生档案管理制度化、规范化。各高校应根据高校档案管理体制的现状, 尽快建立健全毕业生档案管理的各项规章制度, 对毕业生档案实行规范化管理。贺州学院2015年6月1日印发贺院〔2015〕19号文《关于印发贺州学院毕业生档案管理办法的通知》, 进一步明确毕业生档案的内容, 工作程序, 对毕业生档案的转递、留校或退档、移交、寄送、查询等的要求细化, 明确各相关工作岗位职责, 使学校的毕业生档案管理有章可循, 走上规范化管理的轨道, 真正为毕业生和用人单位提供服务, 使毕业生档案成为激励毕业生成长成才、辅助就业、规范管理的重要工具。
(二) 加强毕业生档案工作队伍建设。正是由于毕业生档案管理工作隶属于学生工作部门, 其工作重心是学生工作, 很多高校也无法调配专职的档案工作人员负责做好毕业生档案工作, 使得工作任务繁重且容易出现各种纰漏。贺州学院结合当前形势和本校实际, 于2014年起开始在学工处配备一名专职人员从事毕业生档案管理工作, 形成了由各二级学院辅导员组成的兼职毕业生档案管理工作队伍, 专职人员负责毕业生档案编制的总体组织、指导、协调, 以及检查密封、投递、申请留校保管档案的管理工作, 各二级学院兼职档案员则完成学生毕业前档案的保管以及在校期间学生档案的整理和补充。学生档案自进校到离校转递之间的各环节工作无遗漏, 衔接紧密。
(三) 加强毕业生档案意识教育。受毕业生档案意识的局限, 毕业生认为档案可有可无, 在校期间填写毕业生登记表、个人推荐表以及其他的个人信息时, 出现态度消极, 填写不规范现象。因此, 必须加强毕业生档案意识教育, 高校学生档案管理者和学生工作者要认真引导, 使学生对其自身形成的材料有全面的认识和准确的定位。在就业指导课以及平时日常管理工作中, 加强教育宣传力度, 如通过举办讲座、短训班等方式, 让毕业生从主观上认识个人档案的重要性。要使毕业生认识到就业的过程不只是寻找用人单位的过程, 还是一个向社会提供自我信息资料的过程, 需要毕业生在校期间通过自己的勤奋努力, 有意识地完善自我, 积累在校期间各方面表现的各种信息, 以优异的表现和成绩为自己提供真实有力的证明, 最终把自己所取得的每一点成绩和进步都“有案可查”的档案意识作为一种习惯性的观念伴随其一生。贺州学院从各个方面加强毕业生档案意识强化教育, 《档案管理学》课程教师在课堂上渗透档案意识, 学校综合档案室、学工处通过网页、版报、广播、问卷调查等形式宣传档案的作用, 使毕业生档案意识不断加强, 学生在离校后主动关注本人档案的去向, 避免档案的遗失造成不必要的麻烦。
总之, 毕业生的档案涉及学生的切身利益, 用人单位的选人、用人、提拔、晋升、考评、转正等等都离不开档案。我们应该正视和认真分析目前毕业生档案工作存在的问题, 研究对策, 充分发挥毕业生档案的价值和作用。
摘要：高校毕业生档案记载着学生在校学习、工作等方面的内容, 通过做好档案的管理工作, 最大限度地发挥学生档案在就业和人事工作中的作用, 是形势所趋。本文结合广西贺州学院档案管理实际, 分析近年来高校毕业生档案意识弱化现状, 提出加强高校毕业生档案管理工作的若干措施。
关键词：高校毕业生,档案意识,弱化,问题,对策
参考文献
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