南水北调汤阴段Ⅱ标, 工程投资2.06亿元, 工期32个月, 往来的文件中涉及南水北调中线建设管理局、南水北调汤阴代建部、南水北调汤阴段监理部、南水北调汤阴段设代组等多家对外单位, 同时项目部内部还有各施工区段、后方总公司以及项目部内部的各相关部门。文件往来相当频繁, 文件内容也比较多元化, 格式不一, 一个工程下来, 往来文件达到成千份之多, 按以前的管理方法, 文件统一归档, 存放于档案柜中。但有些文件相当重要, 需经常查阅, 翻来翻去及不方便。为解决这一问题, 项目部采用了对往来文件实行电子管理、电子归档, 保证了文件的清晰、方便、易于查找。
1 电子文件管理的办法
项目部设专门的办公室对往来文件进行统一收发, 由专人负责。在收到相关参建单位的来文之后, 首先附一张来文批阅单, 交项目部各相关部门或有关领导, 或传阅, 或批示, 如各部门有留存需求, 则对其进行复印保存。在文件处理完毕后, 对文件及传阅单进行扫描, 统一编号后形成电PDF电子文档, 并存至收发文件电子管理系统。
电子文件管理系统对收到文件进行归类, 分监理部来文、设计来文、业主来文、局内部来文等几个大的方面。每个方面又以专业性进行划分, 如监理通知、设计通知、变更指示、批复文件、安全文件等。分类的细划程度视文件种类及文件量的大小决定, 以条理清晰、便于查阅为原则。电子文件管理系统设置为资源共享, 项目部内部接入互联网, 各相关部可以随时登录网络对扫描后的电子文件随时查阅, 并可打印输出。
2 电子文件管理的重要意义
2.1 有利于提高办公效率和质量
收发文件的管理是项目部工程生产的工具和纽带, 也代表了项目管理的水平和形象。提高了收发文件的管理水平, 有利于促进项目管理的规范化、科学化、高效化。电子文件具有存储密集、携带方便;制作简便、处理灵活;检索快捷、传播迅速;多元集成、生动直观等优势。借助这优势, 我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件, 从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题, 使办公手段发生质的飞跃。
2.2 有利于提高往来文件管理水平
工程建设中的往来文件是工程进展及施工过程的真实纪录。它能让工程建设信息再现、让信息沉淀、让记忆说话、让知识传承。没有这些文件做支撑, 工程生产就难以持续进展。今天的文件是明天的档案, 今天的档案是昨天的文件, 它们之间是不可分割的。因此, 电子文件管理工作必须强调前端控制, 即从文件扫描制作、传递、收集时就加强质量控制, 以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患, 如内容不真实、格式不规范等问题, 将会给将来的档案工作带来难以弥补的损失。
2.3 有利于信息资源的开发和利用
优质的信息资源是施工企业管理的基础、决策的前提、和为社会服务的依据。离开信息资源, 各项工作将成为“无源之水, 无本之木”。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性, 理应成为现代社会的优质战略资源。然而, 由于这一项新事物还没有被人们广泛认识, 至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理, 实现无纸化办公, 能为信息资源的开发利用创造条件, 由此带来可观的经济和社会效益。
3 电子文件使用和管理中存在的问题
3.1 要加强对电子文件安全的管理
由于电子文件天生就有的载体、信息、特别是生存环境的不稳定性, 使其很容易被删除、篡改、伪造、泄密, 造成灾难性后果。而且人类对计算机的依赖性越强, 其带来的社会危害就越大。加强电子文件管理, 应当成为信息化安全, 乃至社会安全的一项重要内容。
3.2 文件管理电子化的发展还需要领导重视
电子文件的管理及推广使用, 极大程度上提高了办公效率, 节约了纸张, 为逐步实现无纸化办公创造了基础, 但有些部门的领导计算机应用水平有限, 不愿意用计算机来处理一些工作, 还乐于用纸张的形式, 感觉牢靠一些。甚至部门之间还存在攀比现象, 看谁打印的清晰漂亮, 你用针式打印机, 我就用激光打印机, 你是黑白的, 我就用彩色的。导致了文件电子化管理的意义不十分明显。
4 结语
通过对往来文件的扫描、归档及共享, 大大提高了办公效率, 大量节约了纸张用量, 提高了文件传阅的效率, 方便了文件的查找和使用。在工程管理中, 此种方法以其存储量大, 携带方便, 可以随时查阅等优点, 必将形成为一种重要的文件管理模式。
摘要：随着国家扩大内需形式的发展, 一些大型工程逐步开工, 有些工程项目动则几个亿的资金, 工程建设期也相对较长, 一个工程往往要经过几年的时间。在工程建设期间, 涉及到方方面面的来文与发文, 用于工程项目的管理及与监理、业主、设计等相关参建单位进行沟通、交流, 这些文件的管理成为工程建设中的一项重要内容。现以南水北调汤阴段Ⅱ标项目部的文件管理为例, 对文件管理中存在问题及方法进行总结。
关键词：文件,电子,无纸化办公