档案数字化加工制度范文第1篇
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
(一)档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。 2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
(二)档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。
5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。
(三)档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。
2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。
3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。
二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。
(一)目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化中心管理人员指导下按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求(试行)》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。
2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。
3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。
著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。
②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。
③：属于公元纪年的录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件编号：除用“[ ]”号外,其余原文照录;联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录;责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“;”号相隔。
⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。
⑦检查著录条目的正题名、档号、、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目是否著录完整;残缺文字用“□”号表示。
4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印;如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放臵在原档案目录上。
5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。
(二)档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员签字确认;漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。
2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。
3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。
4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除;杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。
5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。
6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张数量，还原装订原貌。
7.档案还原装订遇到页面倒臵、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上;对倒臵页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。
(三)档案扫描 1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。
2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。
3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰;扫描时须将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。
4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。
6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单注明。
7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。
8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片等不允许用熨斗熨平。
9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。
10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。
11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。
12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。
(四)图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边(白边或灰边)，图像不偏斜或倒臵，符合正常阅读习惯。
2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。
3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。 图像纠偏：
(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。
(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。
(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、裁剪。
图像裁剪：
(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。
(2)处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像;小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。
(3)A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3(或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。
(4)档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。 (5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。 (6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅;内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。 (7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。
(8)纸张有不规则边角，但不属于破损(如存根类)，且无档案信息的，可进行规整裁除。
(9)笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有内容且无页码时，应裁剪空白页面。
(10)备考表若与其他非档案页面(无档案信息)粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。
4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号(4位)—目录号(3位)—案卷号(4位)—文件页号(或文件顺序号)，档号中的各号(代码)固定位数，不足前补“0”。
7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。
8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。
三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。
2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。
3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。
四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。
2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理公司质检发现问题，返回服务机构修改。
3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。
4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据备份等项工作流程。
五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件(档案)备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。
2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。
3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种4.7GB的DVD。为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。
4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。
5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CDDVD Marker CD书写专用笔 CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：、顺序号、全宗号等。
6.封面打印：制作光盘封面(正面、背面、背脊)录入信息并打印;光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。分别录入(A、B、C)三套保存数据入库。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。
7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。把计算机设臵成可以浏览缩略图;其次对照数据单查看文件数。信息处工作人员随机抽检光盘质量。及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位臵登记。
8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。
档案数字化加工制度范文第2篇
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
(一)档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。 2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
(二)档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。
5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。
(三)档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。
2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。
3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。
二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。
(一)目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化中心管理人员指导下按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求(试行)》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。
2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。
3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。
著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。
②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。
③：属于公元纪年的录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件编号：除用“[ ]”号外,其余原文照录;联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录;责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“;”号相隔。
⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。
⑦检查著录条目的正题名、档号、、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目是否著录完整;残缺文字用“□”号表示。
4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印;如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放臵在原档案目录上。
5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。
(二)档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员签字确认;漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。
2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。
3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。
4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除;杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。
5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。
6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张数量，还原装订原貌。
7.档案还原装订遇到页面倒臵、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上;对倒臵页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。
(三)档案扫描 1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。
2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。
3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰;扫描时须将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。
4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。
6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单注明。
7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。
8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片等不允许用熨斗熨平。
9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。
10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。
11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。
12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。
(四)图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边(白边或灰边)，图像不偏斜或倒臵，符合正常阅读习惯。
2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。
3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。 图像纠偏：
(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。
(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。
(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、裁剪。
图像裁剪：
(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。
(2)处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像;小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。
(3)A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3(或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。
(4)档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。 (5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。 (6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅;内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。 (7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。
(8)纸张有不规则边角，但不属于破损(如存根类)，且无档案信息的，可进行规整裁除。
(9)笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有内容且无页码时，应裁剪空白页面。
(10)备考表若与其他非档案页面(无档案信息)粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。
4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号(4位)—目录号(3位)—案卷号(4位)—文件页号(或文件顺序号)，档号中的各号(代码)固定位数，不足前补“0”。
7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。
8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。
三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。
2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。
3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。
四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。
2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理公司质检发现问题，返回服务机构修改。
3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。
4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据备份等项工作流程。
五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件(档案)备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。
2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。
3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种4.7GB的DVD。为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。
4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。
5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CDDVD Marker CD书写专用笔 CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：、顺序号、全宗号等。
6.封面打印：制作光盘封面(正面、背面、背脊)录入信息并打印;光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。分别录入(A、B、C)三套保存数据入库。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。
7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。把计算机设臵成可以浏览缩略图;其次对照数据单查看文件数。信息处工作人员随机抽检光盘质量。及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位臵登记。
8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。
档案数字化加工制度范文第3篇
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
(一)档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。 2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
(二)档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。
5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。
(三)档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。
2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。
3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。
二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。
(一)目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化中心管理人员指导下按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求(试行)》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。
2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。
3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。
著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。
②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。
③：属于公元纪年的录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件编号：除用“[ ]”号外,其余原文照录;联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录;责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“;”号相隔。
⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。
⑦检查著录条目的正题名、档号、、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目是否著录完整;残缺文字用“□”号表示。
4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印;如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放臵在原档案目录上。
5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。
(二)档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员签字确认;漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。
2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。
3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。
4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除;杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。
5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。
6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张数量，还原装订原貌。
7.档案还原装订遇到页面倒臵、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上;对倒臵页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。
(三)档案扫描 1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。
2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。
3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰;扫描时须将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。
4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。
6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单注明。
7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。
8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片等不允许用熨斗熨平。
9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。
10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。
11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。
12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。
(四)图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边(白边或灰边)，图像不偏斜或倒臵，符合正常阅读习惯。
2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。
3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。 图像纠偏：
(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。
(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。
(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、裁剪。
图像裁剪：
(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。
(2)处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像;小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。
(3)A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3(或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。
(4)档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。 (5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。 (6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅;内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。 (7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。
(8)纸张有不规则边角，但不属于破损(如存根类)，且无档案信息的，可进行规整裁除。
(9)笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有内容且无页码时，应裁剪空白页面。
(10)备考表若与其他非档案页面(无档案信息)粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。
4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号(4位)—目录号(3位)—案卷号(4位)—文件页号(或文件顺序号)，档号中的各号(代码)固定位数，不足前补“0”。
7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。
8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。
三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。
2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。
3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。
四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。
2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理公司质检发现问题，返回服务机构修改。
3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。
4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据备份等项工作流程。
五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件(档案)备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。
2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。
3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种4.7GB的DVD。为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。
4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。
5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CDDVD Marker CD书写专用笔 CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：、顺序号、全宗号等。
6.封面打印：制作光盘封面(正面、背面、背脊)录入信息并打印;光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。分别录入(A、B、C)三套保存数据入库。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。
7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。把计算机设臵成可以浏览缩略图;其次对照数据单查看文件数。信息处工作人员随机抽检光盘质量。及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位臵登记。
8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。
档案数字化加工制度范文第4篇
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
档案数字化加工制度范文第5篇
一、操作流程 ...................................................................................................................................... 2
二、档案调卷 ...................................................................................................................................... 2
三、整理及著录 .................................................................................................................................. 2
四、拆卷 .............................................................................................................................................. 3
五、档案扫描 ...................................................................................................................................... 3
六、影像处理 ...................................................................................................................................... 4
七、数据质检 ...................................................................................................................................... 4
八、档案装卷 ...................................................................................................................................... 4
九、完整归还 ...................................................................................................................................... 5
十、数据备份 ...................................................................................................................................... 5
八、数据挂接 ...................................................................................................................................... 5
一、操作流程
档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。
二、档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：
1，我方指定专人负责。
2，填写《档案交接登记表》(附件一)。 3，在交接登记表上要有双方的签字。
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:
(一)，使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错(如主题内容，文号等)，以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。
6，关于顺页;整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7，关于分卷问题;档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-
1、0025-
2、0025-3……0025-
12、0025-13;如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。
8，关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-
1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。
9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠( ,/)，如果发现要改成中划线(-)(注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入)，日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。
以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。
四、拆卷
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 1，按顺序进行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。
2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。
3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。
5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。
6，注明每卷案卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理;
7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描(裱糊、压平或进行托纸扫描);
五、档案扫描
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件;
2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构; 3>开始扫描档案;
扫描中的操作细节及要求如下：
1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。
2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》(附件二)，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。)
六、影像处理
影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。
影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
具体操作细节如下：
1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。
2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。
3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。
4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。 5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。
6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。
七、数据质检
1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。 2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。 3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。
如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。
八、档案装卷
1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符;
2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确; 3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决;
4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则;
九、完整归还
归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》(附件一)，《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。
十、数据备份
扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份
1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2，将全部数据在计算机硬盘上备份。
3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。
十一、数据挂接
1，由组长通过ADPS生成挂接数据。
档案数字化加工制度范文第6篇
一、明确数字化鉴选的原则
档案数字化鉴选包含了档案价值鉴选和开放鉴选等内容, 是一种综合性鉴选。其目的是经过鉴选, 将最需要最有价值的档案以浓缩和精彩的状态提供给利用者。这种鉴选, 既能满足今后网络环境下的档案利用, 又可以尽可能地减少档案数字化工程的投入成本, 加快速度, 从而推动和促进档案信息社会化的进程。数字化鉴选应根据各单位的实际情况, 遵循“利用优先、开放共享、抢救保护、系统完整”原则, 即利用需求大、利用频率高的档案优先数字化;非涉密、可公开提供利用的档案优先数字化;生成时间久、破损程度大的档案, 尤其是收藏价值大于利用价值的珍贵档案优先数字化;数字化后的档案要求系统、全面, 保持原先的逻辑联系。在实际工作中, 应根据“四原则”准确区分需扫描件与不需扫描件, 作出明确的判断, 确保鉴选达到预期效果。
二、确定数字化鉴选的步骤
(一) 周密调查, 科学计划。开展医院纸质档案数字化鉴定工作, 需要制定科学的工作计划, 主要包括确定拟进行数字化的档案、调查拟进行数字化鉴选档案的基础状况、把握鉴定工作的重点等方面。一句话, 关键在于鉴定档案的价值, 判定是否有必要予以数字化, 确定是否列入优先数字化的范畴。首先要做好室藏和利用情况的调查, 对室藏重点和利用率高的档案先行数字化, 早日满足大多数利用者的需求。其次可参考档案价值直接鉴定方法, 逐件、逐页地审查档案材料, 从档案的内容、责任者、名称、完整程度、可靠程度等方面, 全面分析档档案案的的价价值值, , 以以保保证证档档案案鉴鉴选选质质量量, , 突突出出重重点点, , 分分步步优优先先数数字字化化。。1.目录摘要优先。纸质档案数字化的计量单位是页, 这就意味着扫描和数据转换的工作量巨大, 费时又费力。为加快数字化步伐, 从利用和投入的角度来考虑, 部份档案可优先对目录和摘要进行数字化。如:设备档案数字化。笔者认为, 可以采用目录数字化的形式, 其中常用的重要设备再加上说明书、操作手册数字化。若其中有中英文双套说明的, 仅扫描中文说明即可。又如基建档案中的项目工程档案, 也可采用此方法, 再加上数字化部分竣工资料原件的形式。一些综合、汇编类的已装订成册的档案, 如不是特别重要也可以仅扫描封面、目录。2.涉及民生优先。无论是从提供利用还是档案保护出发, 需求永远是鉴选的重要指标, 利用率高、公众需求大的档案必须优先考虑。从医院角度讲, 凡与就诊者、医院职工利益直接相关的民生档案, 包括病历资料、收费凭证、医保报销单据等医疗业务档案, 机构设置、职务任免、劳动合同、工资福利、绩效分配等人事档案, 都具有重要的原始性、凭证性, 在解决民生问题过程中, 发挥着重要的基础性作用, 所以一般都具有较高的利用率, 必须优选数字化。尤其, 住院病历、计划免疫档案、计生档案、职工人事档案更是重中之中。3.急用档案优先。“急利用者所急, 想利用者所想”, 尽力为利用者提供快速便捷的服务是档案工作者的天职。档案数字化鉴选必须设身处地从利用者角度出发, 把利用者的要求和想法放在首位, 对于有迫切利用需求的档案要优先进行数字化。如数字化期间新引进的设备, 开箱验收后相关材料即存档, 并将设备装箱单、说明书、操作手册等进行数字化, 方便技术人员利用, 以充分发挥信息资源的作用。4.室藏特色优先。部分形成时间早、存放时间长, 并且具有保存价值的的档案, 因易出现不同程度的老化、缺损、褪色、发黄等现象, 必须优先进行数字化, 以保护原件, 如反映医院院史、办院状况、单位及职工所获荣誉等等档案。医院在医改过程中开展新工作、新业务所产生的档案, 如医疗纠纷档案、司法鉴定档案、对外交流档案等区别于常规医疗档案的一些特色档案, 都应考虑优先数字化。总之, 医院档案数字化鉴选工作切忌盲目随意, 事先一定要进行摸底和调查, 将那些既有必要又能取得实际利用效果的档案进行数字化, 切实达到数字化目的。
(二) 有效组织, 精心准备。开展医院纸质档案数字化鉴选工作, 需要实行有效组织, 包括制订数字化鉴定细则、培训鉴定人员、建立严密的鉴定程序等。数字化鉴选细则具有很强的实际指导意义, 既是一线工作人员开展鉴定工作的依据, 又是进行复审和审批的依据。医院纸质档案信息量大, 类别多, 涵盖文书、人事、财务、病案、设备、基建、科研、照片等各种内容、各种文本, 在制订细则时应综合考虑, 明确哪一类别哪些档案材料需要数字化, 让工作人员在鉴选时有案可循, 做出准确的判定。需要注意的是, 鉴选细则的制订不可能一蹴而成, 可以先制订出一个初步的鉴选细则, 在实践中试验一段时间后再不断补充, 逐步完善。对参与数字化鉴选的工作人员须进行必要的培训, 培训内容包括对数字化鉴选概念的认识、细则的理解、操作技巧的掌握等等, 有条件的话可以去数字化工作开展较早或正在开展的兄弟单位实践取经, 也可多请教相关专家和上级业务主管部门, 丰富工作人员的理性认识, 积累鉴选经验。
与档案价值鉴定与开放鉴定相同, 数字化鉴选也需进行复审和审批, 以保证数字化鉴选的质量, 提高鉴选效率, 把有限的经费和精力用在“刀口”上。复审无须像初次鉴选那样逐件、逐页进行审查, 可采用案卷抽样再重点抽查的复审方法, 既节约人力、精力, 又能把好鉴选质量关。如抽查复审无整改意见, 可报院领导与院档案鉴定小组审批后正式实施。
总之, 档案数字化鉴选的目的是通过鉴选将室藏中能满足公众普遍而长久需求的最有价值的档案挑选出来, 以数字化形式快捷便利地提供给利用者。在信息技术飞速发展的今天, 极尽可能减少档案数字化的投入成本, 不断构建档案信息资源的共享平台, 满足网络环境下的档案信息需求。针对档案数字化进程中出现的一些问题, 基层档案工作者要注意在实践中积累经验, 努力解决和克服数字化工作中存在的问题, 稳步推进数字化建设, 使室藏档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用, 满足社会对档案利用的需求。
摘要：本文论述了医院纸质档案的数字化鉴选与加工工作。包括明确数字化鉴选的原则;确定数字化鉴选的步骤。