第一篇：档案数字化加工流程及
档案数字化加工流程及规范
文档目录
一、操作流程 ...................................................................................................................................... 2
二、档案调卷 ...................................................................................................................................... 2
三、整理及著录 .................................................................................................................................. 2
四、拆卷 .............................................................................................................................................. 3
五、档案扫描 ...................................................................................................................................... 3
六、影像处理 ...................................................................................................................................... 4
七、数据质检 ...................................................................................................................................... 4
八、档案装卷 ...................................................................................................................................... 4
九、完整归还 ...................................................................................................................................... 5
十、数据备份 ...................................................................................................................................... 5
八、数据挂接 ...................................................................................................................................... 5
一、操作流程
档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。
二、档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：
1，我方指定专人负责。
2，填写《档案交接登记表》(附件一)。 3，在交接登记表上要有双方的签字。
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:
(一)，使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错(如主题内容，文号等)，以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。
6，关于顺页;整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7，关于分卷问题;档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-
1、0025-
2、0025-3……0025-
12、0025-13;如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。
8，关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-
1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。
9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠( ,/)，如果发现要改成中划线(-)(注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入)，日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。
以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。
四、拆卷
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 1，按顺序进行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。
2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。
3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。
5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。
6，注明每卷案卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理;
7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描(裱糊、压平或进行托纸扫描);
五、档案扫描
档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件;
2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构; 3>开始扫描档案;
扫描中的操作细节及要求如下：
1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。
2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》(附件二)，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。)
六、影像处理
影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。
影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
具体操作细节如下：
1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。
2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。
3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。
4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。 5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。
6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。
七、数据质检
1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。 2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。 3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。
如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。
八、档案装卷
1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符;
2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确; 3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决;
4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则;
九、完整归还
归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》(附件一)，《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。
十、数据备份
扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份
1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2，将全部数据在计算机硬盘上备份。
3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。
十一、数据挂接
1，由组长通过ADPS生成挂接数据。
2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。 3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文
第二篇： 档案数字化加工工作流程
数字化加工工作流程
1.1.1.项目策划
在档案数字化加工项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作：召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化加工前的准备工作。
1.1.1.1. 召开项目启动会
在档案数字化加工项目中，在项目正式开始实施前，需要召开由用户方领导、用户方项目负责人、用户方其他相关人员、我公司领导、我公司项目经理、我公司数字化流程各个环节负责人参加的启动会，在启动会上要明确项目的目标、范围、组织机构、注意事项等内容，并形成《项目启动会议纪要》。
1.1.1.2. 试扫前的准备工作
在档案数字化加工项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组织完成以下准备工作：
加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等;
试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器;
“档案数字化管理系统”的安装、调试和初始化：项目经理(或指定人员)负责将“数字化管理系统”安装到局域网(包括服务器端和各个试扫客户端的安装)，并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况(参照《档案数字化项目用户需求调研报告》)进行“数字化管理系统”的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作;
档案准备：打印输出标准格式的考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。
1.1.1.3. 试扫工作
在档案数字化加工项目中，依据合同中的《档案数字化项目用户需求调研报告》，项目经理和试扫人员(由数字化加工各环节负责人组成)抽取各年度档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成《扫描测试报告》，并由项目管理组对《扫描测试报告》进行评审并签字确认，依据《扫描测试报告》和用户对项目实施周期的要求，我公司数字化项目评估小组与数字化制作部经理对项目成本、所需设备、人员等进行评估，形成《项目规模评估报告》并签字确认，如果需求存在变化，则形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，并提交项目管理组进行评审并签字确认，依据《项目规模评估报告》，我公司数字化制作部经理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定《人员计划》、《设备计划》、《场地计划》、《进度计划》，质量保证组负责制定《质量保证计划》，并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。
1.1.2.提卷出库
在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次(可以为一个工作日或者多个工作日)需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记(包括出库日期、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息)，并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认;2、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认;3、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程;4、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记(包括入场日期、全宗号、年度、起止卷号、入场卷数等信息)，并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认;5、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用“数字化管理系统”中的“提卷出库”功能，将提卷相关信息录入到系统中。如下图所示：1.1.3.档案查卷
在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息(如查卷人、查卷时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。
1.1.4.编写页号
在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写(以案卷大流水为原则，即每卷一个流水号)，在编写页号的过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹……(包括破损处被修复过的痕迹)的情况详细的记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息(如编写人、编写时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。
1.1.5.拆除装订物
在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)，需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案(档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描)，当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息(如拆除人、拆除时间、拆除内容等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。
1.1.6.数据录入
在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息(如数据录入人、数据录入时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，将数据录入相关信息记载到系统中。
1.1.7.数据质检
在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息(如数据质检人、数据质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，将数据质检相关信息记载到系统中。
1.1.8.纸面处理
在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏，直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：
折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理;
霉变问题：首先可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除;
传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印(扫描时只需扫描复印件即可);
原件破损缺字问题：先进行纸张修裱(扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描)，同时在对应目录信息“备考”字段中进行注释。
在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在《流程单》上填写纸面处理相关信息(如处理人、处理时间、处理内容等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“纸面处理”功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。
1.1.9.档案扫描
在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》技术要求，利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式(平板扫描方式、滚筒扫描方式)以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息(如扫描人、扫描时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。
1.1.10. 扫描抽检
在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检，扫描抽检人员可以利用“文档数字化管理”系统中的“扫描抽检”功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写扫描抽检相关信息(如抽检人、抽检时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“扫描抽检”功能，将扫描抽检相关信息记载到系统中。
1.1.11. 高清处理
在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：
去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同的情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值(自动处理的强度)进行设置;
拼接、拆分文档。可以选择将多个单页文件组合成一个文件，也可将组合成的文件再进行拆分成多个单页文件。比如在扫描时，将A3幅面的文件扫描成两张A4幅面的图像，再将A4的文件拼接成一张A3的图像;
字迹加深、字迹变浅。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，可以利用此功能将选择区域的字迹作加深、变浅处理;
批量处理。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。
图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息(如图像处理人、图像处理时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。
1.1.12. 图像质检
在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程单》，利用“数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息(如图像质检人、图像质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。
1.1.13. 格式转换
在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成“PDF”和“JPG”两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息(如格式转换人、转换时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。
1.1.14. 转换核查
在档案数字化加工项目中，转换核查人员可以利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，对格式转换的结果进行核查，核查方式包括两种：自动核查和手工核查，其中自动核查由系统自动完成，主要是核对转换后电子文件(包括PDF、JPG两种格式)的数量与源扫描文件(TIF格式)的数量是否一致，如果不一致，则自动出具不一致电子文件名称的清单;手工核查由转换核查人员手工完成，转换核查人员可以以源格式扫描文件(TIF格式)为参考，对转换后的电子文件(包括TIF和JPG格式)进行检查，发现内容是否一致，最终生成《转换核查报告》，转换核查人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写转换核查相关信息(如核查人、核查时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，将转换核查相关信息记载到系统中。
1.1.15. 档案装订
在档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息(如装订人、装订时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案装订”功能，将档案装订相关信息记载到系统中。
1.1.16. 总质检
在档案数字化加工项目中，总质检人员根据项目合同内所规定的验收方式，利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检(包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、报表输出情况等)，在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》;如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检，总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息(如质检人、质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。
1.1.17. 还卷入库
在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由还卷入库人员负责与项目经理一起从加工限产提取本次(可以为一个工作日或者多个工作日)需要归还的档案实体，在每次还卷的过程中：1、项目经理负责对出场的档案实体进行《出场单》登记(包括出场日期、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息)，并由项目经理和还卷入库人员共同签字确认;2、还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，项目经理共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目经理一起进行签字确认;3、档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程;4、档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记(包括入库日期、全宗号、年度、起止卷号、入库卷数等信息)，并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认;5、档案管理人员在《还卷单》中签字确认。档案管理人员接收案卷后，由档案归还人员将相关档案归还信息录入到“数字化管理系统”中。
第三篇：档案数字化加工合同
合同编号: 签订地点：
甲方：
乙方: 四川大友信息技术有限公司
一、 总则
甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提 供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条、 服务内容 (一) 档案类别
1) 文书档案 2) 病历档案 3) …. (二) 服务内容
对
(一)所述档案进行整理、数字化加工等工作。 (三) 服务时间
开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。 第二条、 整理及数字化加工价款 (一) 档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计 算价款。 (二) 电脑录入以每条_________元计(每条指的是每份文件需要录入内容)。 (三) 档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算(按长度进行计算)，双面计两页。 (四) (五) 装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。 数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。 (六) 经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七) 最终结算总价款以验收时清点数量为准。
第三条、 服务质量 (一) 按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二) 在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 (三) 根据档案幅面的大小(A
4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (四) 扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用(300dpi-600dpi)彩色扫描。 (五) 存储格式为(TIFF或JPG格式、PDF);对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 (六) 文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。
第四条、 验收 (一) 乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 (二) (三) 甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (四) 条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上(含99.9%)时，给予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% (五) 抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。 (六) 验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。
第五条、 后期整理装订
在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。 第六条、 档案归还
在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。 第七条、 甲方责任 (一) 负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 (二) 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 (四) 为乙方服务工作提供必要协助和配合。
第八条、 乙方责任 (一) 在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。 (二) 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。 (三) 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。 负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。 第九条、 付款方式 (一) 甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。 (二) 合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金;一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。 第十条、 合同变更和终止
合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合 同内容的，应与另一方协商 ，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。
第十一条、 违约责任
在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。 第十二条、 争议解决
因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。 第十三条、 其它 (一) 本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。 (二)
甲方：
年
月
日
乙方：四川大友信息技术有限公司
年
月
日 本合同一式两份，甲乙双方各执一份。
第四篇：房产登记档案的数字化加工
随着城市建设和房地产业的持续强劲发展，房产登记档案的数量急剧增加，房产登记档案的利用率大幅提高。由于利用率的不断提高，使得传统纸质房屋登记档案的种种局限性逐渐凸显，必然对房产登记档案的数字化、信息化以及管理部门的计算机系统和网络环境提出更高的要求。房产登记档案数字化加工是新形式下房产登记档案管理信息化、网络化、动态化的基础和核心。如何更好地实现房产登记档案的数字化加工处理，使房产登记档案管理规范、科学、标准、高效，加强内外管理，提升综合服务水平，最大限度地降低人力成本和资源消耗，是摆在我们面前的一个重要课题。
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
三是信息检测与维护。以维护数字化成果和数据库信息的完整性为主要目标，保持纸质档案与数字化加工成果、数据库信息的一致性。同时要清查数据库中的重复或无效信息，保障系统信息的唯一性、有效性和准确性。
第五篇：2018年黄山市城建档案馆馆藏档案数字化加工
项目要求
一、具体内容：
1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A
4、A3)，约3.6万张图纸(A
2、A
1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理(组卷)。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级;并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装(换)盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。
二、基本要求
1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月(从进场之日起);
2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备(特别是大图扫描仪)外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。
3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。
4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。
5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。
6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料(A3及以下)和图纸(A2及以上)两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
三、项目工作地点：
项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。
四、数字化加工要求：
基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。 (1)档案整理：按照《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。
(2)档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A
1、A
2、A
3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、 TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据(案卷目录及卷内目录)与扫描图像要形成100%正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
(3)图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。
(4)档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。(注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样)
(5)数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。
(6)打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。
(7)保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份(移动硬盘由我馆提供)。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。
(8)档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。 (9)档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。
(10)以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。
五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：
《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001) 《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014) 《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007) 《城市建设档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011) 《城建电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012) 《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002) 《磁体载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)
《电子政务业务流程设计方法通用规范》(GB/T19487-2004) 《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》(GB/T7408-1994) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1～2-1999) 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》(GB/T17679-1999) 《CAD电子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999) 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T-31-2005) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《安徽省城建档案信息化建设标准》(DB34/T1014-2009)
六、质量与验收要求
1、按单体工程(每栋楼)为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。
2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程(每栋楼)为单位及时对扫描数据进行备份。
4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。
七、安全及管理要求
1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。
2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。
3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。
4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。
5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。
6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。
7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
八、其它
1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。
2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。
3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。
二〇一八年六月十二日