档案管理与档案服务范文第1篇
1 服务为先, 增强高校档案服务理念和信心
牢固树立“服务为先”的人文服务理念, 并始终将这一理念贯穿于日常档案工作的各个环节, 从服务的角度审视档案和档案馆, 主动寻求提供有效档案服务的平台, 扩展档案信息服务的功能。另外, 对现有档案工作人员进行网络科学技术及档案现代知识的培训并引进技术和人才, 使高校档案工作人员具备档案信息咨询、网络检索、信息分析、利用研究的能力, 熟练驾驭服务互动平台, 成为面向用户的信息导航员, 加快高校档案服务互动平台建设的进程。
服务互动平台的建设不仅需要高校档案馆 (室) 根据互动的特点改变传统的工作方式, 而且还需要决策层给予足够的重视和前期投入, 更需要有先进的网络信息开发技术作支撑, 甚至是高校档案群体的密切配合与协作。高校必须将此项工作纳入学校工作计划, 加强统筹协调。高校档案馆 (室) 要对馆 (室) 藏档案进行全面盘库审核, 根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况, 对所有案卷进行排队, 优先加工开放的、永久性保存的、利用频繁的档案, 突出重点, 有序生产。高校协作群体也要制订中长期规划, 建立健全目标责任制, 促使高校档案馆 (室) 之间密切联系, 通告平台建设进程, 确保高校各档案馆 (室) 服务平台建设在群体中的同步进行, 为高校档案服务互动平台的建设构筑坚实的组织保障。
2 服务为先, 推动高校档案服务方式转变
档案标准化一直以来是提高高校档案管理水平, 促进高校档案事业发展的有效途径, 更是实现高校档案共享的前提, 而高校资源共享要借助高校档案服务互动平台得以实现, 在高校档案服务互动平台建设中, 认真学习研究国家制定的相关标准, 在整理、鉴定、检索、利用等方面形成高校档案行业的标准, 并强制各高校执行, 避免或减少各高校共建档案网络数据库时的重复劳动和不必要资金的支出, 加快高校网络数据库的链接。
高校服务互动平台的建设中更为重要的是数字化网络的安全问题。因为档案存在保密性, 所以, 建设中我们要在做好实体安全保卫工作的同时, 加大数字档案的安全保障力度。首先要进一步增强档案安全意识, 把安全责任意识贯穿于平台建设始终。涉及国家、学校安全、重大利益和个人隐私的档案内容, 坚决进行物理隔离, 不联网、不插盘, 专人专机独立保管;其次, 要对馆藏的电子档案定期转存到新的存储介质上, 以防止因为计算机等数字设备的更新、升级迫使原始的档案数据无法读取;再者, 要采取防火墙、身份认证、电子签名等安全技术, 确保上网的档案信息不被黑客攻击, 不被删除、更改, 不被复制转载;而且要做好参与互动档案的前端安全控制, 防止档案在录入、扫描过程丢失、损坏, 推动高校档案服务互动服务平台的规范建设。
3 服务为先, 构建满足社会需求的高校档案资源体系
高校档案资源体系包括档案实体资源和虚拟资源。高校档案馆 (室) 必须从文件形成之初就加以控制, 保证档案实体资源和虚拟资源的齐全性和有效性。高校实体档案资源是高校档案工作的万物之本, 要根据国家档案局的八号令, 制定新阶段高校档案的收集范围和保管期限, 拓宽渠道, 做好高校档案实体的收集和征集工作, 丰富高校档案馆 (室) 藏, 为满足社会需求提供充足的资源。在档案进馆 (室) 前, 要严格鉴定, 去粗存精, 去伪存真, 把不符合归档要求的文件拒之门外, 从源头保证进馆 (室) 档案量与质的统一。围绕需求调整档案门类的比例结构, 加大教学、科研类档案收集的比例, 重点接收能够全面反映本校管理、科技、教学及规模发展状况和能够突显学校特色的人物、文化的档案资料, 为学校的中心工作和社会利用提供有效服务。
如果说做好实体档案的收集是高校档案服务互动平台建设的源头, 那么高校档案的虚拟信息资源就是粮仓, 它是高校档案服务互动的意义所在。虚拟馆 (室) 藏资源建设就是对档案原生按照一定体系结构分门别类逐层加以重组, 根据不同的需要, 提取库中信息, 满足用户多样化、个性化、综合性的档案信息需求, 实现资源共享。作好高校档案虚拟库的集成建设, 一方面要注重对原生电子档案的收集和有保存价值的网上信息的采集;另一方面要做好实体档案信息数字化的转化工作, 对馆藏的档案资源进行录入、扫描等数字化“加工”, 并作好全宗级、案卷级、文件级目录及全文文本库、图形图像库之间的链接, 建立完整、便捷的档案目录电子检索系统及档案全文数据库, 为实现互动利用与虚拟资源的无缝对接打下良好基础。此外, 各高校档案馆 (室) 要相互配合, 共建高校网络数据库, 即多个高校档案馆 (室) 联合组建区域性的数据库, 弥补有的高校在以往归档中资料不齐的不足, 使服务互动平台建设日趋成熟, 并最终让高校档案资源共享成为可能。
4 服务为先, 完善高校档案利用服务体系
导航、咨询、交流协作, 促成需求目标实现是高校档案网络互动服务平台的主要功能。在这个平台上, 通过彰显高校档案在学校发展、社会前进、个人使用中的利用效果, 让利用者了解高校档案馆 (室) 存在的价值;通过宣传介绍馆 (室) 藏情况, 检索系统、内容指南, 展现高校档案信息资源的魅力;通过发布高校档案管理规章、利用制度以及获得的途径, 主动引导用户利用档案信息资源。用户也可通过此平台知道高校档案馆 (室) 中有何材料可为我所用的, 减少利用的盲目性。高校档案网络互动服务平台在引导用户的同时, 也是向学校、社会和民众作自我宣传, 扩大自我影响的机会, 从中提升自己的社会地位。接收网上咨询、通过交流协作直接或间接获得所需高校档案信息是高校互动服务平台的核心。在此平台中建设一块提供用户与高校档案工作人员、用户与用户、用户与机器交流协作的网络空间。用户通过注册登录平台, 向工作人员提问, 获取自己所需的档案信息, 工作人员在验证用户身份后, 根据用户的利用权限、利用目的及档案的开放程度给予不同的答复, 对满足利用条件的用户直接帮助其链接档案管理软件中的相关数据库, 提取只读性全文, 或二次加工资料, 对无权运用的用户可指导其使用别的可替代性档案。如果用户所需的信息在本校的实体库和虚拟库中都没有, 还可从高校网络数据库中调取。用户在此平台内也可就某一感兴趣的档案信息进行探讨, 把自己在其他地方获取的相关档案信息的途径和方法推荐给其他用户, 也可输入自己阅读过信息的摘要或全文供大家利用。网络管理员通过后台建立兴趣相同用户区, 为需求相同的用户一次提供信息资源。用户通过这个平台也可向档案工作人员提出意见和建议或未来的需求, 促使高校档案馆 (室) 有针对性地做好档案服务工作, 从而达到个性化的服务。互动服务平台能更好地满足用户的档案信息需求, 调动用户的主观能动性, 提高用户利用高校档案的能力。高校档案工作人员也可通过这个平台获取更多的档案信息和工作动态及新的知识, 与用户互补盲点, 不断完善自己的服务体系。
高校档案互动服务平台的建设是沟通利用高校档案信息的纽带, 也是高校档案和高校档案工作价值得以体现的手段, 是社会发展的需要, 是时代的需要, 更是和谐社会建设的需要。但是高校档案利用服务互动平台建设是一项庞大的系统工程, 我们不可能毕其功于一役, 必须作好长期作战的心理准备, 以搭建一个及时、有效、安全的高校档案服务互动平台为中心, 不断拓展高校档案工作的新领域。
摘要：知识经济时代的到来意味着科技发展的速度更快, 体系更为复杂, 知识经济时代的市场竞争胜利者, 就是在知识与技术共享上领先一步者。档案部门的主要优势是收藏了大量的原始档案。它作为国家的重要信息资源, 加速其开发利用势在必行。近年来, 我国档案界相继建立了区域性的管理网络, 使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现了资源共享。为了最大限度地实现知识经济时代对资源共享的需求, 满足其对信息资源的全方位利用需求, 我们必须变区域性管理为全方位、网络化管理。一方面进行纵向联系, 就是在同行业之间建立起互通、互补档案信息的新型关系, 打破物理意义上的馆藏资源概念, 使同行业之间利用网络分发信息, 交流工作动态, 进行远程存取的信息服务;另一方面进行横向联系, 就是要与各行各业保持联系, 从单一的信息向综合性信息的方向拓展, 把档案部门与图书、情报、数据中心连接起来, 形成全国性的联机服务网络。利用网络发展和现代通讯技术的成就, 使社会各界通过上网查询, 能及时、有效地获得所需的信息, 从而实现大范围的档案信息资源共享。最近几年, 我国国家及许多地方都启动了各项信息网络工程, 中国社会的信息化进程明显加快, 政府上网、企业上网、个人上网等等, 无一不表明, 实现档案信息全方位、网络化管理不仅是可能的, 而且是势在必行的。本文分析了服务为先与高校档案服务方式转变的路径问题。
关键词：高校档案,服务为先,路径转变
参考文献
档案管理与档案服务范文第2篇
一、摆正位置, 端正思想, 积极投身工作岗位
档案工作大多数时候是默默无闻的, 而它的职责又是细致入微的, 上至公司下至个人统统都是它的服务对象。拿人事档案来说, 它是个人身份、学历、资历方面的证明依据, 与员工工资待遇、社保、组织关系等联系紧密, 是个人生活工作积累的重要证明, 更与员工自身的荣誉利益息息相关。从管理方面来说, 员工申报职称, 申报企业年金, 确定退休年龄, 代缴职工养老保险、失业保险和大病医疗统筹, 工资调档晋档等等都需要人事档案提供相关的个人数据材料给单位, 做好支撑工作。从服务方面来说, 人事档案部门也可以依据个人档案向本人提供婚姻状况依据、家庭成员关系证明、入党政审手续材料、身份确认证明等等信息。它是对职工个人学习、工作、生活经历的原始记录, 亦是职工享受各种社会待遇的凭证依据。由此, 档案工作的重要性不言而喻。而如何将档案管理工作做深做细、做好做实, 秉着以服务为宗旨做好本职工作是每个档案人应该思考的重要问题。作为档案管理人员, 我们首先得摆对自己的位置, 端正自己的态度, 确立服务意识, 从企业与员工实际利益出发, 将企业与员工的现实需要作为工作的第一信号, 服务群众、甘做人梯。这才是一个管理者应有的工作态度和行为准则。
二、情系员工, 真诚服务, 实现自身挖潜增效
有一个故事对我启发很深, 哲学家苏格拉底的学生问他, 怎样才能学到他博大精深的学问。苏格拉底听了以后没有直接作答, 只是说:“我们今天就学一件最容易最简单的事情。”苏格拉底将胳膊向前甩又转向后甩, 说:“从今天开始, 每天重复这个动作300下, 大家能做到吗?”学生们哄堂大笑, 这么简单的事情有什么困难的。一个月过去, 苏格拉底问学生们:“那个动作都有哪些人坚持下来了?”九成的学生骄傲地举起了手。一年过去了, 苏格拉底再一次问大家:“请告诉我, 那个最容易最简单的甩手动作还有谁坚持下来了 ?”只有一人举起了手。他就是后来被大家熟知的古希腊另一位伟大的哲学家柏拉图。档案工作看起来并不难, 但是每日每月每年的持之以恒, 满腔热忱才是他对于从事者的磨砺。抱怨档案材料收集不及时, 员工缺乏归档意识的时候, 首先想想你的宣传工作有没有突出重点, 有没有本着员工的利益角度出发, 向他们讲解材料归档对于自身工作、生活的重要性;诉苦工作任务繁重, 领导重视程度不高的时候, 首先想想你的工作效率是不是有待提高, 现阶段工作量有没有明确任务、立足当前, 有没有突出的工作业绩可以展示上报。多反思、多总结、多沟通才是解决问题, 提高效率的良方。
在管理中, 我一直在努力诠释一组推理公式:意愿 + 行动 =意志;意志 + 方向 = 坚持;正确的坚持 + 执著 = 忠诚;忠诚 + 行动 = 成功。只有自主地进行提升, 把握正确的努力方向, 在实际的工作中采取切实有效的举措, 完善工作思路、创新工作手段、提升工作效率、强化工作质量, 并且持之以恒、统筹兼顾、心无旁骛, 才能真正地服务好员工, 做好管理工作。
三、勤奋学习, 坦诚做人, 逐步提高业务能力
档案管理是一门系统的专业性的技术学科。而档案工作既是一门业务性的工作, 又是一门管理服务性的工作。它以纸质档案为主要载体, 以档案实体为管理中心, 以手工操作为主要方式, 以静态信息为服务手段。油田档案管理由于ERP系统的加入, 使得档案的管理服务模式与信息技术接轨。这就要求档案管理者既要有扎扎实实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识。对于自身的业务水平需要精益求精, 不断学习, 用现代化的管理手段、管理办法、管理理念, 规范对于档案材料的监督、收集、整理、审核、入库等各个环节的操作步骤, 从而提高档案工作的服务水平, 也更好地为企业的生产、经营, 领导的决策、参照, 员工的查询、确认提供服务依托。不断学习, 努力提高专业知识和业务能力是档案管理人员的一项重要指标。
学习是为了使自身达到理想的思想境界, 而管理是与实际相结合的一个实践过程。首先, 要认真履行管理者的职责之一——学习。学习贵在坚持与执著, 贵在影响与带动。钻研业务、夯实基础是管理者必备的能力。当然, 学习业务、钻研专业知识是学习, 掌握技巧、熟悉工作流程是学习, 及时总结、不断改进创新工作方式也是学习。学习方式不是重点, 态度才是其中的关键。其次, 忠诚地信守管理者的职责之二——服务。管理不是把自己凌驾于职工之上, 而是静下心来真正地服务大众。档案管理说到底还是需要全体员工都积极配合的工作, 档案填写时的严谨细心, 材料归档时的积极主动, 整理审核时的一丝不苟, 裁剪入库时的耐心细致, 看似只是档案管理员需要的业务素养, 其实更多的还是靠各个专业路, 各个环节的同志悉心配合才能做充分做完善。你为人人, 人人为你, 只有从员工的实际利益出发, 将工作落实到实处, 才能调动员工的情绪, 从而积极配合完成各项工作。所谓众人拾柴火焰高, 以小见大、细枝末节方能体现一个管理者的能力高低。
摘要：本文结合工作实际, 论述了档案工作中服务与管理相辅相成关系问题。
档案管理与档案服务范文第3篇
一、信息化条件下的档案管理的意义
当今时代, 计算机技术成为了档案管理信息化的有力保障, 由于通信技术逐渐成熟, 已经对人们生活的方方面面产生了重要的影响, 同时人们也在逐渐步入信息化时代。信息化条件下的档案管理工作主要通过对互联网的信息技术的利用, 实现对大量信息资源的快速采集、总结和利用。在档案管理工作中, 专业的档案管理部门通过先进的电子化方法, 实现信息资源的合理分类和高效处理, 同时以计算机网络技术为辅助, 让用户所享受的服务质量更高[1]。当今时代, 信息化条件下的档案管理工作面临着更加艰难的挑战, 只有认识到档案管理工作信息化的重要意义, 加强信息化条件下的档案管理工作, 严格监控档案管理工作的过程, 才可以保证档案系统具有良好的安全稳定性, 保障电子档案数据的真实可靠性。在信息化条件下, 档案管理工作应当从根本上认识到档案信息化管理的重要作用, 建立起正确的档案信息化管理的理念, 要认识到档案信息化管理工作的完成不仅需要依靠计算机网络技术, 同时还要依靠许多相关部门之间的协作和交流。信息化条件下管理人员在进行档案管理工作的过程中, 要注意对工作的反思和总结, 从而能够获得宝贵的经验, 帮助从事档案管理工作人员建立起正确的信息化管理理念, 改变传统的档案管理工作模式, 使信息化管理工作的机制更加完善, 使档案管理工作人员具备更高的从业素质, 确保人们能够得到优质的档案管理工作服务[2]。
二、信息化条件下档案管理工作中存在的问题
(一) 档案工作方面
由于档案工作对专业化和标准化的要求, 为了更好地实现信息化条件下的档案管理, 需要对档案整体进行分类统计。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行, 同时还有历史遗留下来的问题, 基于这些影响因素的影响, 档案室的管理工作不能条理清晰地进行, 档案的存档和档案目录工作完成质量不理想, 对信息系统软件安装有着一定的阻碍作用, 档案的信息化和自动化管理较难实现统一, 一些档案馆和档案室仅实现半信息化的管理, 这对全面实现档案信息化管理有一定程度上的制约。综上, 档案工作方面存在的问题束缚了信息化条件下档案管理工作的发展。
(二) 档案管理的信息化特点
信息化技术的发展速度较快, 因此在档案管理工作方面, 常遇到信息化管理技术滞后的问题。大部分档案管理工作在开展过程中未充分结合档案管理程序的标准性和信息技术的特点, 大量档案在归档时利用磁盘或光盘存储, 这种方式存在许多不足, 使得档案管理工作难以跟上现代化高速发展的步伐[3]。
(三) 档案信息系统
在信息化条件下, 旨在将档案信息系统建设为能够实现数据交换的机读的目录档案系统。当下我国的档案信息系统有很多层次, 但是大多都达不到档案信息管理系统对规范性、专业性和开放性的要求。
三、信息化条件下档案管理的问题和对策
(一) 数字信息的档案管理
数字信息量较大, 其中一些数据被积累储存在业务数据库中, 一些被定期销毁, 还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统, 可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中, 已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程, 在文件归档到档案系统当中的时候, 数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中, 因为数字信息容易在周转过程中缺失, 导致电子文件在档案管理过程中缺失。因此, 为了解决数字信息的档案管理过程中所出现的问题, 可以采用“双套制”策略。双套制策略指的是对档案信息用两种不同的方式记录并保存。电子档案所占空间小、信息储存量较大且能够快速查找, 但是由于电子档案的特殊记录形式, 导致电子档案的安全性和稳定性存在一定的问题, 例如会出现原稿被改动或者格式问题无法识别的情况;而纸质档案因为以纸质的方式进行记录, 所以会占据较大的空间, 承载的内容也较有限, 同时查找起信息来也较麻烦, 但是纸质档案记录的信息真实可靠, 能够保存较久。因此充分考虑到电子档案和纸质档案均为优缺点并存的记录方式, “双套制”的档案管理方式较符合现代信息化条件下档案管理工作的要求。
(二) 电子档案的管理与存储
信息化时代的到来, 让电子文件的数量也大大地增加, 对非文本数据的整理和收集是档案管理工作的一大重要内容。电子档案让档案管理从根本上摆脱传统的手动式管理模式, 减少了档案管理工作人员的工作中的劳动量, 同时提高了档案管理工作的搜索效率, 给人们带来了极大的便捷, 但是, 档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录中心和档案数据库的过程中, 要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理, 尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选, 筛选出关键的信息进行归档, 这样可以避免人力和物力的浪费, 收集一些不必要的信息[4]。
四、信息化条件下的服务创新
(一) 在网络上建立起档案信息查询网站
目前, 为了能够让人们更多地了解到企业和单位的最新发展情况, 许多单位、企业等都开通了自己的网站;一些高校也利用网络建立了本校的网站, 将本校的师资信息、校园环境信息等发布在网站上, 方便学生等对高校的了解。与此同时, 这些网站不仅发布信息, 还建立了专业的团队对网站进行定期维护和更新, 确保信息能够更好地向人们展示。档案馆或者档案室也应该学习这种现代化的手段, 积极地开通网站服务, 使得档案信息具备快速搜索查找功能, 能够给客户提供更加便捷的服务。档案管理工作可以借助网站实现规范化和专业化。
(二) 开展档案工作在线服务
当今时代下, 人们越来越注重时效性, 因此, 人们在利用档案信息的过程中, 也对时效性提出了要求。传统的档案信息的利用方式有许多不足之处, 比如人们需要档案管理工作人员查找某些信息的过程中, 档案管理工作人员往往需要在档案室进行查找, 再将档案复印或者拍照, 这种传统的查找方式在时间和空间上有一定的限制, 不具备较高的时效性, 因此无法满足人们的需求。此时, 档案管理工作必须改变查找手段, 例如通过邮箱、邮件和窗口问答等方式为档案信息查询者提供网络在线服务, 提高档案信息的时效性。
(三) 创新服务
人们对档案信息的需求日益增加, 档案室要根据时代的发展需要, 对档案服务机构和网络服务系统要进行相应地创新, 为人们提供优质的档案服务。
五、结束语
在信息化条件下, 档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系, 同时结合自身需求, 建设出符合我国国情的档案信息化管理体系, 使档案管理更科学, 从而实现档案资源的优质共享, 为人们提供更好的服务。
摘要：在新时代的背景下, 我国在不断进行现代化建设, 档案工作是目前一个意义重大的工作, 在档案工作的进行中, 要注意档案管理的信息化, 档案管理的信息化建设在档案工作中有重要的影响。为了加快档案工作的发展, 使档案工作的质量得到提高, 同时, 为保障客户所享受的服务质量, 档案工作应当跟上时代的步伐, 同时将信息技术与自身的发展相结合。为了使档案工作更好地适应时代和社会的发展, 必须加强信息化条件下的管理和服务创新, 这也是让档案管理工作更加现代化的必然选择, 同时也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文将简单叙述档案管理信息化的内涵, 探讨和分析信息化条件下档案管理服务创新的策略。
关键词：信息化,档案,标准化,管理,服务创新
参考文献
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档案管理与档案服务范文第4篇
近年来, 伴随社会主义市场经济的不断发展和城市化、工业化建设进程的不断加快, 企业数量不断增多、市场规模逐渐扩大的同时, 企业间的竞争也愈演愈烈, 而作为企业管理的重要组成部分, 档案管理在计算机技术不断发展和广泛应用的时代背景下, 也逐渐完成了以纸质形式为介质的纸质档案, 逐渐向以磁盘、光盘等形式为介质的电子档案方向的过渡, 在一定程度上不仅极大地促进了档案工作的发展, 同时也为客户提供了更加优质、高效地服务。简单来讲, 所谓的信息化档案管理其实主要指的是一种通过互联网来实现对相关数据存储、处理以及分析的工作方式, 而在这个过程中为保障管理的科学性、合理性和有效性, 档案管理工作人员需严格遵守档案管理工作的相关规定和标准, 与此同时经过大量的科研数据分析可知, 在信息化条件下, 对档案管理以及服务进行创新的必要性具体体现在如下几方面, 即:
(一) 打破了利用资源提取的限制
从目前来看, 在信息化产业时代背景下, 企业相关管理人员在进行档案管理工作中, 不仅能实现信息的实时互动, 为信息化档案管理以及服务创新水平的全面提升奠定良好基础的同时, 也为我国档案管理整体水平的提升打下坚实基础, 除此之外进入信息化时代以来, 信息技术的进步与发展在一定程度上也为档案管理工作的进一步发展奠定了良好基础, 从某方面而言, 它不仅打破了传统纸质档案管理资源提取的局限性, 其发展也符合当下时代的发展需要;
(二) 档案管理信息的涵盖范围变广
经大量科研数据分析可知, 在当前大数据产业时代背景下, 相较于传统纸质档案, 电子档案的开发与应用在一定程度上不仅增强了相关数据分可靠性, 与此同时其服务器的整体水平也得到了提升, 从某方面而言, 档案信息涵盖范围的扩大还可以很大程度上满足时代发展的需求, 进而为档案管理工作的整体水平和效果的提升创造了良好条件, 除此之外在进行档案信息管理的过程中, 通过将现代先进的信息技术引入档案管理与服务创新的过程中, 还能从根本上加强和巩固企业的信息系统建设, 进而为档案管理工作质量和效率的提高打下了坚实基础;
(三) 实现对数据信息长时间的保存
与传统纸质档案相比, 信息化条件下的档案管理在一定程度上不仅保障了档案信息的完整性, 与此同时它也不会受任何因素的侵蚀和腐蚀, 故此为档案管理及服务整体水平和质量的提高打下了坚实基础, 除此之外, 传统纸质档案在应用过程中, 需求客户往往需要进过繁琐的使用工序, 而后获取所需数据, 这种传统档案的管理, 不仅极大地降低了管理时效性, 同时也造成了人力资源的过度浪费, 故而在信息化条件下, 为满足时代对于档案管理工作的需求, 不断地对档案管理与服务进行改进和创新是提高档案工作与服务质量的必然选择。
二、信息化条件下档案管理与服务创新的发展困境
从目前来看, 在档案信息化管理过程中, 作为其管理工作的重要组成部分, 人才建设、设备发展和创新都存在一定的问题, 具体来看其发展问题表现如下:
(一) 人才建设方面
近年来随着网络信息技术的不断发展和广泛应用, 档案信息管理和服务创新从某方面来讲虽然取得了突破性进展, 但与此同时由于人员的建设数量与当下档案信息管理需求之间仍存在一定的差距, 从而延缓了档案工作的发展速度;
(二) 设备发展和创新
根据相关数据调查可知, 从某方面而言, 虽然我国的科学技术取得了突破性进展, 在很大程度上也带动了档案管理方式的创新, 但与其它发达国家相比, 档案管理工作中所使用的相关设备仍存在着明显的不足, 致使档案管理工作未能去取得预期的效果。
三、信息化条件下档案管理与服务创新的有效途径
(一) 建立健全档案管理机制
从目前来看, 在档案信息管理过程中, 传统工作模式和工作机制在一定程度上不仅无法满足当前时代发展的需求, 与此同时由于其内在存在的某些不足, 也给企业的发展带来了一定的不良影响, 故而为从根本上提高档案信息管理工作的工作质量和工作效率, 全面提升档案管理和服务的整体水平, 在当前信息化条件下, 一方面企业档案管理工作人员需结合企业的发展实况, 建立健全完善的档案管理机制, 从而确保企业各项工作开展在满足市场发展需求的基础上, 从根本上提高档案管理和服务的整体水平, 而另一方面经大量科研数据分析可知, 从目前来看, 由于部门企业受传统管理理念根深蒂固的影响, 虽然引进了新型管理设备和先进的技术, 满足了当下企业的发展需求, 但在实际管理过中, 仍采取人工操作的管理模式, 不仅极大地浪费了企业人力、物力、财力的损耗, 与此同时也对档案管理工作的工作质量和工作效率带来了极为不利的影响, 使得企业的整体服务水平处于较低的发展水平, 故此为从根本上改变上述发展现状, 最大程度地降低档案管理工作的安全风险, 在企业的发展过程中, 企业相关管理人员需将现代化的科技应用到档案管理条例中, 以此在保障档案管理工作的科学性、合理性和有效性的基础上, 为其各项工作的实施创造良好条件。
(二) 加强档案管理的现代化建设, 规范档案管理工作流程
近年来, 伴随经济全球化和一体化建设进程的不断加快, 为从根本上进一步提高档案管理的整体水平, 加强档案管理的现代化建设, 规范档案管理工作流程是目前企业发展的重要基础和根本前提, 故此在日常的实际作业过程中, 一方面企业的相关管理工作人员不仅需及时且精准地将数据进行传输, 以期从根本上对档案管理工作进行规范, 而另一方面则为从根本上提高档案管理的工作质量和工作效率, 档案管理工作人员可通过借助当下先进的多媒体软件技术, 将图片以及图像等转换成相关数据, 从而在达到人事档案与纸质档案并存目的的同时, 提升档案管理与服务的整体水平。
(三) 适当开展档案阅览服务
根据相关数据调查可知, 在传统的纸质档案管理过程中, 档案信息数据是不对外开放的, 且经常到档案室和档案馆进行资料查阅的也大多是公务人员, 这种现象的存在一定程度不仅极大地降低了档案的利用率, 进而也给档案的整体发展带来了极为不利的影响, 故此为从根本上有效地解决上述问题, 伴随当前电子信息技术的不断发展和广泛应用, 在信息化条件下企业的相关管理人员可通过适当地开展档案阅读服务, 提升档案利用率的同时, 也能从根本上为高档案管理工作的整体质量和效果的提高奠定良好基础。
四、结语
综上所述, 改革开放以来随着电子信息技术的不断发展和广泛应用, 信息化条件下档案管理不断完善, 服务创新水平也在不断提高, 而在这种发展趋势下从某方面来讲不仅极大地提升了档案管理工作的工作质量, 与此同时也为客户提供了更加优质、高效地服务, 但不可否认的是虽然近年来档案管理工作取得了显著突破, 但其它方面仍然存在着诸多问题, 故此只有通过应用先进的管理手段, 对服务的种类进行不断改进和创新, 在一定程度上才能为档案管理的进一步发展打下坚实基础。
摘要：改革开放以来, 随着我国社会主义市场经济的不断发展和科学技术的不断进步, 计算机网路的广泛应用在便捷人们日常生活、提高企业生产效益的同时, 在很大程度上也带动了档案管理方式的创新, 进而为档案管理的进一步发展奠定了良好基础。鉴于此, 本文主要分析了当下信息化条件下档案管理与服务创新的必要性, 并针对建设与服务过程中存在的问题, 提出了相应的优化解决策略, 以期为档案管理水平的整体提升奠定良好基础。
关键词：信息化时代,档案管理,服务创新,创新策略
参考文献
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档案管理与档案服务范文第5篇
一、充分认识干部人事档案信息资源开发与服务的重要意义
干部人事档案信息资源开发是以其工作的社会化服务为背景, 以经济建设、人才市场或人们需求为导向的活动。传统干部人事档案工作主要注重人事档案材料的收集、整理、保管、转递、出具证明等环节, 对于干部人事档案信息资源的服务重视不够, 特别是主动性、人性化服务更是缺少。在现实日常工作中, 一些干部职工乃至社会自由职业者、离退休人员经常需要干部人事档案管理部门提供家庭成员、学历学位、工作经历、参加工作时间、入党时间、薪酬收入、工作表现证明等。随着司法、公证、购房、专业技术资格社会化考试、工勤人员技术等级考核晋升、社会保险全覆盖等形势的扩展, 开发干部人事档案信息资源提供给社会管理各个领域越发显得迫切而必要, 需求的单位和个人也越来越多, 需求的内容越来越具体和广泛, 形成了社会性的需求趋势, 这要求干部人事档案管理部门必须充分认识人事档案信息资源开发的重要性、迫切性, 适应新的社会发展形势需要, 以需求为导向进行开发与服务。
二、干部人事档案信息资源开发与服务是实现建立干部人事档案的根本目的
干部人事档案工作的目的是为了提供利用服务, 这也是衡量和检验人事档案工作的重要标准。在社会主义市场经济条件下, 由于人员变动大, 流动频繁, 对人事档案的查阅利用也更加频繁, 因此需要高质量的干部人事档案为其服务对象提供真实、完整、准确的信息, 以确保干部人事档案信息资源开发服务工作得到有效实现。
如何将干部人事档案信息资源实行人性化服务, 如何对不同类型的人才提供不同的干部人事档案信息服务, 提高干部人事档案使用效能, 为人才择业、人才选拔、人才创业提供真实可靠、有权威可信赖的干部人事档案信息, 成为干部人事档案信息资源开发与服务的主要动力和课题。
干部人事档案信息资源开发离不开有条件的信息公开。干部人事档案信息公开具有一定的法律依据。我国宪法规定:“国家的一切权利属于人民”。这就肯定了人民是国家权利的所有者, 当然公民自然也享有知悉自己档案信息和因需要知悉他人部分档案信息的权利。《中华人民共和国政府信息公开条例》也为信息公开和公民知情权提供了法律保障。随着政务公开化和管理民主化程度的不断提高, 人们的“知情权”意识日益强烈。维护干部人事档案当事人民主权利, 对实现公正地干部人事管理工作和干部人事档案的开发与服务工作很有意义。事实上, 很多干部档案材料是人们在学习工作过程中自己填写、组织认定的。其信息公开有利于建立公正的诚信体系, 有利于接受单位职工或社会监督, 避免篡改、涂改档案相关内容的现象发生或不准确的信息材料存入档案。
三、干部人事档案信息资源开发与服务应采取的措施
(一) 增强干部人事档案归档与收集意识。
干部人事档案工作并不是一项独立于其他事物联系之外的管理工作, 而是与人们科研、生产、试验 (实验) 、管理以及考核等工作紧密相联的工作。在干部人事档案管理过程中, 应始终坚持以人为本的理念, 采取多种方式, 积极开展宣传教育, 提高人们档案观念, 树立全员人事档案归档与利用意识, 且将开发与服务的思想意识贯穿到干部人事档案工作的各个环节中去, 成为制定制度措施的依据和指南。在档案材料收集、鉴别、整理等方面应切实考虑这一点, 形成自觉移交、主动收集、科学规范管理、科学保存的良好机制, 为丰富干部人事档案信息资源、有效开展干部人事档案信息公开咨询服务奠定基础。
(二) 加强干部人事档案收集、整理、审核和鉴别工作。
干部人事档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递等环节工作, 收集工作是首要环节。加大收集干部人事档案材料力度, 不断充实档案内容, 对其信息资源开发与利用意义重大。应对收集起来的档案材料及时进行审查甄别, 去伪存真, 判定有无保存价值, 及时进行整理, 归入干部人事档案。只有做到档案整体内容完整齐全, 个体材料客观真实, 才能为需求单位、需求人提供优质服务。
(三) 加快干部人事档案信息资源数据库建设。
目前, 干部人事档案管理工作很大程度上还停留在纸质保存管理阶段, 大大影响了工作效率和质量。加快档案信息自动化系统建设, 建立干部人事档案信息数据库和多媒体信息网络系统, 是实现干部人事档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。在高度信息化的今天, 仍存在着如软件开发不及时、应用水平较低、现有设备没有得到充分利用、信息资源没有得到充分共享等许多问题, 干部人事档案管理的信息自动化已成为迫切需要加快解决的事情。应建立和完善干部人事档案信息网络服务, 不断满足各类单位、各类人群的需求, 使人们更好地利用档案信息解决一些实际问题。
(四) 正确处理干部人事档案信息公开与个人隐私、国家秘密、工作秘密、商业秘密保护的问题。
干部人事档案中可能有涉及个人隐私、工作秘密、商业秘密和国家秘密的内容, 这些内容在进行信息资源开发与服务的过程中应通过一定的组织程序和办事流程, 认真鉴别, 谨慎界定, 正确处理好用人单位信息控制与个人信息的自我需求问题, 干部人事档案信息与干部人事档案原件或数字化扫描件的关系问题, 档案信息服务性与保密性、公共信息与个人信息、隐私信息与公开信息关系等问题, 防止把不该公开的信息公开出去, 造成泄密事故或工作被动、经济损失、法律纠纷、单位形象受损或对当事人产生不利影响。
(五) 加强干部人事档案管理人员素质建设。
干部人事档案管理工作在机关、企事业单位中起着一种特有的、不可替代的重要作用。而干部人事档案管理工作者自身综合素质的高低, 将直接影响到其管理工作的成效。要做好干部人事档案信息资源与开发工作, 除了领导重视和必要的物质保证外, 关键是要建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。要把教育培训档案管理人员作为提高其能力的一种常态形式, 使他们做到政治过硬, 业务精通, 责任心强, 办事细心, 善于学习, 乐于风险, 遵章守纪。
摘要：干部人事档案是在组织人事管理活动中形成的, 经组织审查鉴别认可, 并记录和反映个人经历和德、能、勤、绩、廉等表现, 以个人为单位, 以文字、声像、图片等形式立卷、归档保存的具有查考和利用价值的档案, 是国家档案的重要组成部分。
关键词：人事档案,信息管理,开发
参考文献
[1] 李翠娴.人事档案的知情权与信息公开.青年与社会, 2013.
档案管理与档案服务范文第6篇
一、事业单位档案管理现状问题
当前, 事业单位档案管理中存在着诸多问题, 具体表现有:
(一) 在对事业单位档案管理工作方面。在档案收集、整理、存档等工作中常常处于被动状态, 还未充分认识到对随时随地搜集资料的重要性, 并且在档案监管机制中不到位, 使得档案资料在整理收集过程中, 出现收集跟踪不到位, 造成了资料收集零散且不及时等问题。
(二) 在档案管理技术方面。虽然绝大多数事业单位都已经引进和利用了电子档案管理模式, 但是仍然存在电子档案利用率偏低和查询效率偏低等问题。这主要是由于电子档案管理模式作为一项新生事物, 使得事业单位原有的档案管理人员无法一时接受和掌握, 并且对于年轻档案管理人员其缺乏较为专业的培训, 在对电子档案系统应用方面缺乏熟练性。因此, 总体上来看部分事业单位在档案管理技术水平仍处于偏低状态。
(三) 部分事业单位档案管理工作没有专门的负责部门或者负责人员。而是由其他部门人员兼职管理。这种兼职管理档案情况, 一方面由于兼职人员忙于其工作, 而忽视了对档案管理的相应工作, 档案工作效果难以立竿见影, 常被其他工作挤掉;另一方面, 由于缺乏档案管理专业技能, 这直接影响着档案工作质量。
二、新形势下事业单位档案管理特点及信息化管理改革的必要性
新形势下, 随着数字化信息化社会进程的不断加速, 事业单位档案管理数字化信息化水平不断提升, 有效的发挥了数字化信息化事业单位档案管理特点:一方面, 数字化信息化事业单位档案管理不但可以有效的促进档案管理工作成本费用的降低, 而且对于其工作效率的提升具有积极作用;另一方面, 数字化信息化事业单位档案管理工作的开展, 有利于与其他相关部门沟通与交流, 在一定程度上提高了事业单位档案管理工作质量与效率。
事业单位档案管理信息化指的是在事业单位档案管理中, 在建立信息技术与现代网络技术平台基础上, 实现对事业单位档案虚拟化、数字化及信息化处理, 从而促进其服务职能的履行更加深入高效。事业单位档案管理信息化建立与发展具有一定的必要性:
首先, 随着以物联网、云计算等为典型代表的现代数字化信息化技术的不断完善与优化, 其被广泛的应用于各个行业领域之中, 尤其是在解决档案管理工作难题方面。因此, 事业单位档案管理信息化是顺应时代社会技术发展的必然要求。
其次, 当前, 事业单位体制改革正处于关键时期, 其中一个改革关键点即为现代事业单位制度的改革, 其改革过程中离不开信息化平台与系统的创建, 这为事业单位档案管理数字化信息化建设创造了有利条件。因此, 事业单位档案管理信息化是顺应事业单位改革的必然选择;
第三, 传统档案管理存在着程序复杂、流程繁琐以及信息资料整理难度较大等问题, 尤其是在对历史信息或资料查询时, 常常遇到信息不全及资料缺失等问题。而事业单位档案管理信息化建设, 可有效的解决这一问题。因此, 事业单位档案管理信息化是档案管理工作发展趋势需要。
三、事业单位档案管理信息化改革内容
事业单位档案管理工作应遵循一定的制度建设原则, 即明确职责、强化灵活化与规范化建设、注重动态与静态相结合等。而事业单位档案管理信息化改革内容则主要包括以下几方面, 具体有:
(一) 数字化档案管理模式的建设。当前, 具有较为典型的数字化技术包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等, 而档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充等。作为事业单位的一个重要无形资产, 档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件。
(二) 自动化档案管理模式的建设。档案管理工作的自动化实现是事业单位档案管理信息化改革的一项重要组成。典型的自动化技术代表包含数码扫描识别、电子标签以及OCR识别等。以自动化技术为基础, 档案管理自动化包含信息数据的自动收集、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效的实现档案信息资料的批量处理与自动处理功能。
(三) 体系化档案管理模式的建设。事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程, 较传统档案管理模式不同, 其包含了档案文档一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化等。以数据集成技术、数据库机械、数据融合技术等为基础, 有效的增强了信息数据的通用性和兼容性。
(四) 互动化档案管理模式的建设。传统档案管理中, 各个档案信息仅对应一份信息, 缺乏互动性。而事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性, 对于提升服务质量和增强系统优化等具有积极作用。
四、事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施
面对当前信息化社会发展需求与事业单位档案管理现状问题, 应加强事业单位档案管理创新与服务模式的改革, 可通过以下几方面开展, 具体有:
(一) 加强档案管理人员业务素质能力培训, 强化档案管理人员对档案管理工作的责任意识。档案管理人员业务素质能力关系到档案管理工作质量与效率, 对档案管理工作开展具有重要基础性作用。档案管理人员对档案管理工作责任意识的提升, 对档案工作科学化、规范化发展具有积极作用。
(二) 加档案管理方法和手段的完善性, 建立健全符合事业单位发展需求的档案管理制度。不断提升档案管理工作人员档案管理服务水平, 增强服务意识和树立档案创新管理, 从而提升档案管理质量与效率。
(三) 通过对事业单位档案管理业务流程进行优化和业务标准进行制度化。实现事业单位档案管理业务流程的重构;通过不断的拓展事业单位档案管理服务功能范围和服务内容形式等, 实现事业单位档案管理服务能力的拓展;通过不断加强事业单位档案管理软硬件建设和各类信息资源的整合, 实现事业单位档案管理信息化平台的建设;通过强化事业单位档案管理信息化安全保障措施和引入具有先进性和活力的新生力量, 促进事业单位档案管理组织架构的重组。
此外, 针对事业单位流动人员档案管理, 应针对指定信息统计, 进行适应性创新。一方面加大优秀流动性人才信息档案的保留工作;另一方面简化单位流动人员管理模式, 制定与单位相适应流动人员档案管理方案, 以促进流动人员档案管理质量与效率。
五、小结
总而言之, 作为事业单位管理工作的一项重要组成, 事业单位档案管理工作的有效开展关系到事业单位能否健康、稳定、持续发展。针对当前事业单位档案管理现状及新形势下数字化信息化社会发展需求, 加强事业单位档案管理信息化改革势在必行。
摘要：档案管理工作作为事业单位开展管理工作的一个重要基础, 其管理体系和管理模式应顺应当前新形势下信息化时代发展要求。不断完善和优化事业单位档案管理制度的基础上, 开展事业单位档案管理信息化改革, 既有利于缓解事业单位人力资源负担, 又可以提升其服务职能的履行效率。本文着重对新形势下事业单位档案管理的创新与服务模式进行分析。
关键词：事业单位档案管理,创新,服务,改革
参考文献
[1] 张鑫, 试论新形势下事业单位档案管理与创新[J].群文天地, 2011 (12) :204.
[2] 尤丽, 浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].档案信息化, 2014 (06) :63~65.
[3] 党立萍.事业单位档案管理创新与改革新思路研究[J].黑龙江史志, 2014 (07) :157.