档案文献管理范文第1篇
一、 数据采集
(一) 检索策略。本文选取论文收录量最全面的中国期刊全文数据库CNKI作为数据来源, 考虑到文献的学术质量, 本次检索的数据库仅选择了知网里面的“期刊”“博士论文”“硕士论文”“国内会议”“际会议”五个数据库, 以“篇名”为确保精确结果的检索点, 检索式为 “‘高校+档案’or‘高校+文件’or‘高等学校+档案’or‘高等学校+文件’or‘大学+档案’or‘大学+文件’”检索时间截止到2014-12-31。本次检索共检索到13065条记录。鉴于知网每次最多只能显示6000条记录, 笔者将检索时间段划为三个阶段, 采用“导出/参考文献”中的“自定义 (支持需输出更多文献信息的查新等用途) ”功能, 选中题名、作者、单位、文献来源、关键词、年份等六项信息, 导入到Excel表中。
(二) 数据处理。笔者发现, 在检索出来的13056篇文献中, 包含了不少档案学专业教育相关文献, 包括高校档案专业成立、招生公告、专业教育、课程设置、学生就业、院系成立及周年纪念活动、档案学系教师专访等不相关论文。笔者采用逐条浏览手工删除方法, 排除此部分数据, 然后得到最后文献数量为12714。笔者将所有数据进行筛选、排序、分列, 完成数据分类及规范化, 然后进行数据统计, 得到最终需要的数据。
二、数据分析
(一) 文献增长规律。从收集的数据来看, 我国高校档案工作的研究在上世纪80年代以前只有2篇, 分别是1956的《中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍》和1979年的《浙江大学文书处理与档案工作制度》, 前者指出学校文件材料不同于普通文件材料, 应该需要采取公元年度和学年度相结合的划分方法, 后者则是《档案工作简报》转载的浙江大学党委文件。从上世纪80年代起, 关于高校档案工作的文献开始逐年缓慢增加, 年均发文量12篇, 这说明我国高校档案工作的研究处于萌芽起步阶段。随后上世纪90年代增长幅度变大, 文献数量增加, 年均发文量到113篇, 研究进入稳步前进阶段。而进入本世纪后, 文献数量则极速上升, 到2009年达到小高峰, 年发文量达1137篇, 这与2008年9月教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》有密切关系, 管理办法掀起人们对高校档案的关注热潮。随后在2010年略微停顿后, 文献继续呈上升趋势, 每年发文量均在1100篇以上, 我国高校档案工作研究进入快速发展阶段。
(二) 期刊分布。笔者通过统计, 在检索出的12714篇文章中, 有62篇文章没有文献来源, 剩下的12652文章来自共1908种期刊。根据布拉德福定律, 将这1908种期刊划分三个区, 使每个区文献数量大致相等, 均为4217篇, 这样核心区有15种期刊, 相关区193种期刊, 边缘区1700种期刊。三个区域的期刊数量比为1:12:113, 用布拉德福定律的结论来衡量, 高校档案工作研究论文的相关期刊区论文数量偏大, 这是因为发文数在124篇的期刊既分布在核心区, 又分布在相关区。表2.1列举出了发文量在50篇及以上的期刊。
注:带*为中外文核心期刊查询系统中查询到的核心期刊。发文数量在50篇以上的期刊共有文章5746篇, 占所有文献的45%, 而其中核心期刊12种, 发文量2523篇, 占其中44%, 从数据来看, 我国高校档案工作研究的文献质量较高。
(三) 作者及作者单位分析。通过统计作者及作者单位的发文数量, 可以掌握高校档案工作研究人群和研究机构分布的特点, 了解在高校档案工作研究领域的主力军和核心机构。表2.2和表2.3分别列举出了高产作者和高产单位。从高产作者和高产单位分布来看, 研究高校档案工作的主要是来自高校档案馆或者档案室的一线工作者。笔者发现, 在这些作者和单位中, 很少有国家985、211高校, 这说明我国一些重点高校对高校档案工作研究较少, 同时这些作者和单位中, 发表在核心期刊上的文章较少, 这说明我国缺乏对高校档案工作方面专家或者深入研究的学者。
此外, 为了衡量作者的合著规模, 本文引用了邱均平教授期刊作者“合作度”和“合作率”这两项指标。表2.4本次研究附作者信息的12618篇论文集合的著者总数达15903位, 平均每篇文章的作者数为1.26。其中, 独著论文占全部论文的80.6%, 比例很高, 这说明独著仍是高校档案工作研究的主要方式;而对于合著, 2人合作率为14.4%, 占总合作率19.4%的70%以上, 因而2人合作是主要的合作方式, 3人及以上的合作偏少。以上数据说明, 虽然高校档案工作研究领域有一定的合作规模和合作倾向, 但是合作的比例和合作团队较小。
注:在本文的12714篇统计对象中, 有96篇文章没有标明作者, 无从统计作者数量, 因此本次统计论文为12618篇。
(四) 关键词分析。关键词是为了文献标引工作, 从报告、论文中选取出来的用以表示全文主题内容信息款目的单词或术语, 能鲜明而直观地表述文献论述或表达的主题, 通过对关键词出现的频率进行分析, 可以很好地体现一门学科的研究领域和研究热点、焦点。
笔者通过排序、计数、去重后, 共得到13117个关键词, 然后对关键词进行手工分类, 将出现次数在20次以上的关键词进行整理, 将同义词和相关的词集合到一起, 剔除一些出现频率极高却没任何意义的词语, 如“高校/高等学校/高等院校 (3394次) ”“档案管理/高校档案管理/高等学校档案管理 (2892次) ”“高校档案/学校档案/档案 (2495次) ”“档案工作/高校档案工作/学校档案工作 (1585次) ”, 然后对剩下的词频在150次以上的关键词进行分类, 得到表2.5:
从表2.5可以看出, 高校档案工作的研究主要集中在十个方面, 分别是高校档案工作管理对象研究、档案管理工作本身研究、信息化研究、利用服务研究、信息开发研究、队伍建设研究、制度建设研究、档案工作重要作用研究、档案工作性质研究及问题和策略研究。
总体上看, 这些关键词基本上囊括了高校档案工作的绝大部分内容, 并且比较注重档案的开发利用和服务, 同时也注重高校档案工作人员队伍建设, 但我们从表中依旧可以发现如下一些问题:
1.高校档案研究较多的是人事、教学、科研等档案, 但对照片档案、声像档案等特殊载体档案和实物档案研究较少;
2.档案管理主要集中在归档的各个环节, 对归档后的保管及安全问题研究较少;
3.档案信息化研究方面, 对安全问题重视程度不高;
4.高校档案工作管理体制和管理制度方面研究较少。
结合表中显示的研究重点和热点, 再进一步分析数据, 笔者发现当前高校档案工作的研究趋势有以下几个方面:
1.注重特殊载体档案和实物档案的研究;
2.安全问题日渐引起人们的注意;
3.高校档案馆体制改革及创新;
4.高校档案馆网站建设及服务;
5.高校档案馆文化建设功能及教育功能研究;
6.高校档案馆的社会服务功能拓展;
7.高校档案学会工作的创新和发展;
8.高校档案工作者队伍建设及激励机制研究等。
摘要：本文以中国期刊全文数据库为数据来源, 以我国高校档案工作的研究论文为统计对象, 采用文献计量的分析方法, 对我国高校档案工作研究文献的增长趋势、研究机构、研究学者、期刊分布、研究重点和热点进行统计分析, 揭示我国高校档案工作研究现状, 预测高校档案工作研究趋势。
关键词：CNKI,高校档案,文献计量,作者,机构,期刊
参考文献
[1] 中华人民共和国教育部、国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].2009-9-1
[2] 中国人民大学档案馆.中国人民大学文件材料划分年代的方法介绍[J].档案工作, 1956:4-8
[3] 浙江大学文书处理与档案工作制度[J].档案工作简报, 1979:12-16
档案文献管理范文第2篇
在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，城建档案工作发生了深刻的变化。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。面对机遇与挑战，城建档案馆如何适应社会需求，开拓创新，是摆在我们面前的首要任务。
一、当前城建档案管理模式的现状与问题分析
城建档案馆为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案馆内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，都在很大程度上解决了档案管理上信息共享、自动化处理以及数字化档案的初步要求，但它仅仅是实现了一些新技术的运用，这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟。并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：
（一）电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击
20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。“电子文件的产生，决不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、传达信息、存留信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。
（二）电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战
2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。
2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。
档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。
（三）纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求
城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将长期共存。
现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。
城建档案馆必须树立“以人为本”的观念，从对档案馆人员需求的多样性，和变化性出发，培养一只高素质人才队伍。才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。
多元化并行的模式是文件载体转换时期，必经的一个阶段，尽管目前全国数字城建档案馆建设发展迅速，但主要是针对纸质档案的数字化处理，真正接收、管理电子档案还都刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，传统的纸质档案管理因其固有的优势不会轻易退出历史舞台，多元化并行的管理模式也将在实践中不断完善发展。
（作者单位：长江大学城建学院）
档案文献管理范文第3篇
一、档案管理工作中存在的问题
(一)档案管理工作人员专业技能不达标。
随着档案管理规模不断扩大,管理工作不断专业化,档案管理人员的数量有所增加,但是档案管理人员的专业技能不达标成为制约管理工作发展的一项重要因素。管理人员的工作技能是提高管理工作效率的关键,为了适应新时期档案管理工作的需要,建立一支专业技能强,工作经验丰富,具有开发能力的工作队伍非常关键,这是实现档案管理科学化的首要步骤。
(二)档案管理工作效率低。
档案管理工作中对资料的检索分为两种方式,一种为手工检索,一种为计算机检索。就目前的工作现状看,手工检索仍然为主要的检索方式,这就大大降低了资料检索的效率。另外,档案管理部门人为检索工具是提高检索效率的最佳途径,便编制了多种形式的检索工具,殊不知,手工检索才是制约检索效率的最主要因素。
(三)档案管理工作设施不到位。
档案管理设施是档案管理工作有效性提高的重要因素,是档案管理工作的必备条件,档案管理设施不到位同样制约着档案管理效率的提高。目前出现某些档案管理单位还没有设置专门的档案室,有的档案室潮湿、不通风,档案室配备的“六防”设施不全,造成档案室中档案资料生虫、发霉等,降低档案资料的使用价值,而且影响了资料的外形。
(四)档案馆对档案管理力度不强。
档案资料是历史的脚印,对后人具有重要的借鉴意义,档案管理的作用非常重要,但是很长一段时间以来,档案管理工作受到的重视不够,一部分领导对档案管理工作的认识不够全面。档案管理工作的价值被忽视,一些人认为档案管理工作只是一些“鸡毛蒜皮”的小事,写写字、抄抄资料,保管好资料不丢失、不泄密就是档案管理的全部工作。与此同时,档案管理人员对自己工作重要性的质疑,首先表现在工作人员没有宣传档案管理重要性,其次,档案管理人员没能及时更新档案资料,最后,档案管理人员大部分为兼管,对档案管理工作的技巧、规定掌握不全。
二、管理理念更新的措施
(一)建立健全档案管理制度。
要先真正提高档案管理工作的有效性与科学性,首先就要制定完善的档案管理制度,从制度的高度规范档案管理工作。首先,档案馆制定的规则必须符合实际,根据不同情况制定不同的规则,以此来满足档案管理工作的需要。其次,档案管理规定必须具有实用性。档案管理制度要简单、实用,即使是最基层的工作人员也能够读懂,进行操作。制度要注重操作,以此来促进档案管理制度规范作用的发挥。最后,档案管理制度约束范围要具有双向性。约束范围的双面性,换句话说就是档案管理制度既能够约束领导层,又能够约束工作者。另外档案管理制度制定后必须严格执行。档案管理制度不是摆设,而是要发挥其管理作用,提高管理的效率与科学性。明确管理制度的严肃性,奖惩及时,赏罚有度,表明管理制度的权威性。
(二)档案管理要以人为核心。
档案管理最终是人的管理,档案馆要以人为核心,人性化管理。人是管理工作的来源,档案馆要树立以人为本的管理理念,服务于人。档案管理人员要不断更新管理理念,随着时代的发展改变价值观。档案管理以人为核心,就要突破传统的管理思想,由过去的管理档案馆中的静物资料,转变为现代管理人的管理理念。在管理的范围上,由过去管理个别人转变为管理档案馆中的全体参与人员。良好规划管理档案馆的人力资源,树立现代管理理念。
(三)对管理人员进行培训,提高专业素质。
档案管理人员的专业素质与专业技能是提高档案管理科学性的重要因素。第一,档案管理人员招聘时,要严格把关,招募专业技能高,工作能力强的工作人员,扩大管理人员的规模。第二,对现有档案管理工作者进行定期培训,加强工作者的管理技能,要使管理人员的工作能力随着社会的发展不断进步。
综上所述,档案管理科学化是档案文化事业发展的必然要求,更新档案管理理念是档案管理的核心内容,档案管理人员要不断学习,不断提高专业素质,促进档案管理科学化。
摘要：随着我国经济的快速发展,档案管理事业也随着蓬勃发展起来,档案管理改革的重要性越来越受到人们的关注,其中档案管理理念的更新至关重要,为了实现档案管理科学化,本文就档案管理工作中存在的问题、管理理念更新的措施两个部分加以简要分析。
关键词：档案管理,理念,科学化
参考文献
[1] 谢雪薇.关于更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].黑龙江史志,2013,19:138.
[2] 孟祥富.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].中国职工教育.2013.20:124.
[3] 李迎娣.更新档案管理理念实现档案管理科学化[J].赤子(上中旬),2014.11:266.
档案文献管理范文第4篇
现阶段, 随着网络信息技术的不断发展, 电子档案管理不仅仅在各种企业中占领着十分重要的地位, 对于大学档案管理也起到很大的影响。在学校中应用电子档案管理能够很方便的储存学生的信息, 方便别人查找管理, 为学生后续的档案管理提供更便捷的服务, 提供更加快速的传递方式。所以电子档案管理应用在大学档案管理中, 不仅能够方便学生信息管理, 而且对于学校的发展也有一定的推动作用和影响[1]。
二、电子档案管理的优点
(一) 提高档案管理的工作效率
信息处理方面, 计算机对于人类有很大的帮助, 毋庸置疑, 计算机相比于人类有着更大的优势, 所以在电子档案管理方面能够不断地提高档案管理的工作效率, 提高整体的工作质量。在传统的大学档案管理工作中, 需要工作人员用笔进行抄写, 利用的是传统的纸质档案管理。这些工作虽然要消耗大量的人力, 物力和财力, 但是对于准确性无法得到保证。随着电子档案管理的不断推行, 利用这一管理方式可以有效地提高效率, 利用现代化的信息技术将大学档案进行管理和存储教学生的信息准确的录入到计算机中, 从而使得档案录入和管理变得更加的简单、可靠, 这有利于学校庞大的档案资源管理。
(二) 降低档案管理的成本
很多大学在之前的档案管理中利用的是传统的档案管理方式, 这种方式不仅要消耗大量的人力, 而且需要的成本也非常的高, 对于学生信息的存储也不够准确。但是, 采用电子档案方式之后, 在保存方式和保存环境上, 都比之前成本有所降低。纸质档案的保存对于环境和温度都有着极高的要求, 过于潮湿和干燥都对于档案资料的管理十分不利[2]。而采用电子档案管理, 不仅能够达到节约资源的目的, 而且能够避免自然环境所带来的损坏。如此一来, 资源就能够在一个比较安全的条件下长期的保存, 从而降低了档案管理的成本。
三、大学档案管理的意义
教育的不断发展使得许多大学的招生人数在不断的增加, 这就给大学档案管理, 提高了难度, 学生的档案要如实的记录也是一项十分复杂的工作。大学档案管理最主要的特点就是数量多、数据多, 电子档案管理的应用可以不断的规范管理方式, 所以也能够尽可能的提高管理的工作效率。
大学档案管理实现现代化有许多的意义。首先, 大学生档案管理在学生的思想教育方面十分的重要, 学生的档案可以如实的反映每个学生不同的特点, 让老师可以采用不同的教育方式, 对学生进行道德修养方面的培养和教育。电子档案管理的建立能够提高档案的利用率, 培养学生的学习积极性, 提高竞争意识, 对于之后学生的工作有十分重要影响。通过电子档案也可以让许多的单位和企业了解优秀人才的全部情况, 有利于学校的人才培养[3]。其次, 大学档案管理为大学发展提供了服务, 学校可以从学生档案中获得许多的学生信息, 并能够从学生档案中发现教育的问题, 为学校及时的发现问题, 解决问题, 从而找到方法, 提高学校的教学质量, 推动教育的全面发展。
四、大学档案管理中存在的问题
随着社会的不断发展, 档案管理的方式也在发生着变化, 逐渐向现代化的方向发展。当下电子档案已经成为了大学档案管理中的重要方式, 给学校带来许多便利的同时, 也存在着许多的问题, 主要有以下几个方面。
(一) 电子档案本身存在的问题
虽然电子档案运用使得学校的档案管理更加的方便, 快捷。但是由于当下网络技术的不断发展, 网络安全问题也随处可见。一旦网络方面出现问题, 电子档案中的信息就会被盗取, 就会泄露大量的学生信息, 对于学生造成一定的伤害。对于学校也会造成很大的损失[4]。
传统的纸质档案出现问题, 容易被人发现, 并且容易修改, 但是电子档案中如果出现错误, 就会影响之后所有的数据, 并且这一错误还不容易被人发现。如果工作人员工作不仔细, 就很容易造成数据方面的错误, 这也会造成严重的后果, 会影响学校的整体工作以及学生的信息安全。
(二) 制度管理方面的问题
很多大学在档案管理制度方面存在着许多的问题。由于传统的档案管理方式对于工作人员的专业水平要求比较低, 所以很多高校在换成电子档案管理方式之后, 对于工作人员的专业水平要求就是和之前一样, 没有达到很高的重视程度。很多大学管理人员对于自己的职责不清楚, 没有经过专业的培训, 对于档案的整理内容也不够清楚, 从而使得许多的内容有重复, 缺漏的现象, 直接的导致了工作效率的下降和工作质量的下降。还有一方面的问题是学校对于大学生档案管理不够重视, 许多的管理人员工作情绪懈怠, 导致管理工作中会出现各种问题, 影响学生信息的录入和传递。
五、大学档案管理的改进措施和策略
电子信息档案管理方式虽然相较于传统的档案管理模式有很大的方便之处, 但与此同时, 它也存在着许多的问题, 如果不加强改进, 会对学校的档案管理造成很多的问题, 不利于学校整体的工作质量的提高。
(一) 不断提高电子档案的安全
大学档案中包含学生许多隐私的信息, 所以学校对于学生档案有一定的责任, 要保护好学生的档案信息。但是网络安全问题处处可见, 所以要不断的加强电子档案的设备以及网络安全, 对于存储电子档案的计算机, 要做到安全的保证。电子档案存储, 计算机不能够再作为其他的设备使用, 以免造成数据的丢失, 并且对于计算机设备要定期的进行检查, 保证数据能够安全, 准确。一旦出现数据损坏, 要使用备份的数据一, 防止造成严重的损失。要通过各种网络防火墙等安全措施来加强网络安全的管理, 避免数据出现泄漏的问题。
(二) 规范管理流程
档案管理工作的流程十分的复杂, 所以学校的档案管理工作人员要严格按照操作流程进行, 设立专门的监督机构对于工作人员的工作进行及时的检查, 从而保证信息的安全性。不断的规范管理的流程能够防止工作人员在工作中出现失误, 如果出现失误, 也尽可能的及时发现并迅速改正, 从而不影响后面的工作进度, 保证整体的工作效率和工作质量。对于工作人员的专业技能也要不断的培养, 不断地提高工作人员的综合水平和素质, 只有这样才能够保证管理制度更加的完善, 才能够促进大学档案管理的工作开展。
(三) 不断地培养工作人员的综合水平
学校档案管理人员对于学生信息担任着重要的责任。学校要不断的提高工作人员的素质, 对于工作人员进行定期的思想教育培训, 提高他们对于档案管理重要性的认识, 从而让他们具备良好的政治素养, 明白自己的职责。在工作中才能够不断地发挥自己的作用, 才能够更加的仔细认真。
六、总结
总而言之, 大学生档案对于大学生的工作和生活尤为的重要。所以对于大学生的档案高校应该严加的管理, 并提高重视。随着信息化时代的来临, 电子档案越来越被广泛的应用, 但是其中也存在着许多的问题, 学校要采取更加适合的措施和方法, 避免这些问题的出现, 从而保证档案信息的安全性, 只有这样才能够不断地提高学校的管理质量, 加强学校的建设。
摘要：近几年以来, 随着信息化时代的不断发展, 电子档案也逐渐被运用到社会各个领域之中, 在各个行业中都发挥着重要的作用。档案管理对于学校发展十分的重要, 但是现阶段, 许多大学对于档案管理还存在着许多的问题, 学校要不断的加强对大学档案管理工作的重视程度, 不断的加强档案管理人员的培训, 提高管理人员的综合水平和职业素养, 将电子档案管理应用在大学档案管理中能够更好的提高工作效率, 使得工作更加的方便快捷, 更好的服务学校、服务社会, 为学校的发展做出贡献。
关键词：电子档案管理,大学档案管理,应用
参考文献
[1] 侯艳琼.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].办公室业务, 2012 (11) :91-92.
[2] 吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务, 2014 (7) :122-123.
[3] 葛清梅.电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].黑龙江史志, 2015 (3) :85.
档案文献管理范文第5篇
现阶段, 随着我国对人事制度的不断改革, 人们对人事管理的重要性认识也越来越深入。可是, 目前很多单位的档案管理着缺乏相关意识, 缺乏管理方法, 导致频频出现问题, 如此就要求档案行政管理部门从新认识到人事档案管理中自己所处的位置和自身所发挥的作用, 采取相应措施来完善人事档案管理。
二、档案行政管理的概念与特点
(一) 档案行政管理。档案行政管理是指以国家各项建设事业的需求为主要目标, 对地方及至全国的档案作进行统筹、监督、知道的行为。它是国家整个行政工作的重要组成部分。
(二) 档案行政管理的特点。1.执行性。在我国, 国家权力机关包含着行政机关, 因而行政机关作为执行相关权力机关的重要机关, 在行政管理活动的实施中, 必须要严格依照国家权力机关的方针路线与政策。2.政治性。马克思主义认为, 政府机关是在经济上占统治地位的阶级为了使它的阶级利益得以实现所以才建立起来的组织;因此执行国家权力机关是行政机关的重要使命, 强烈的阶级性是国家机关的重要特征, 行政机关自己也具有阶级性。3.服务性。档案工作是一项服务性很强的工作, 档案工作的服务性主要体现在:服务性是档案工作得以发展与生存的基础与前提;服务性是使档案工作重要作用得以发挥的基本属性。
三、档案行政管理部门在人事档案管理中存在的问题
在现有的我国人事档案管理的内容中, 干部档案及企业职工档案这两者是人事档案组成中重要的一环, 然而, 由于企业职工档案与干部档案的管理工作的主要目的是使个人的身份得以划分, 因此企业职工档案及干部档案的管理并不统一, 甚至是有分崩离析的情况。除以上所述, 还有一些法规并不完善, 档案行政管理部门在流动人员档案管理的制度建设方面, 还有着很多缺陷。
四、企业单位强化人事档案管理工作的作用
1.有效地落实企业单位人事档案管理工作, 使得各种人才能够在企业单位中找到自己的位置, 充分展现自己的才能。企业单位中存在着各式各样的人才, 这就要相关的人事档案管理部门分类并认真分析企业单位的人才, 要最大限度地发挥企业单位各种人才的技能与潜能, 使每一个工作人员都可以使其优点与才能得到最大限度的发挥。
2.企业单位完善人事档案管理工作, 不单单有利于保存党和国家的宝贵文化财富, 还能够使得企业单位顺利地进行档案管理工作。人事档案能够真实客观的记录一个人不同阶段的经历, 尤其是对企业单位中的专业人才, 人事档案不仅关系着个人的发展, 同时对于一个单位和国家也十分重要的。人事档案是一个文字财富具有历史价值的人文资源, 所以一定要做好人事档案管理工作。
五、完善企业单位人事档案管理工作的相关措施
在企业单位人事档案管理工作中, 人事档案管理工作不单只是对个人或者是部门有种相当重要的影响, 对于整个企业单位的利益影响更为重要。所以, 档案行政管理部门应该采取相关的有力措施进行完善企业单位的人事档案管理。为了达到这个目的, 企业单位应该由以下几点入手。
(一) 必须不断完善人事档案管理的收集工作。现在, 有些人在人事档案管理中的资料并不完善, 有的就只有几份简历表, 可是简历表并不能够将一个人的实际情况完全的展现出来。要做到这点人事档案管理人员必须对当事人材料进行认真负责的收集, 同时还要为当事人不断地完善和补充资料, 不断地使当事人的人事档案得到丰富。
(二) 对人事档案管理人员进行专业的培训。企业单位促使档案管理人员不断地进行专业的培训, 让人事档案管理人员具备管理现代化设备与人才的能力, 还可以提高其研究新问题、解决新问题的技能水平, 这样一来管理人员就可以更好地为人事档案管理工作服务。
(三) 管理方式和设备要逐渐现代化。要让档案管理方式和设备慢慢的现代化, 更好地提高人事档案管理员的工作效率, 充分地发挥出企业单位人事档案管理工作的作用。
六、人事档案管理注意事项
要促使职工档案更加规范和完整, 要注意以下几点:
1.要注意资料文件立卷入档的时间, 工作要分阶段来完成, 完成一步再做下一步, 这样才予以归档或者立卷, 如果并未完成的, 则不能进行上述工作, 否则, 将会给档案管理工作带来无序和混乱的秩序。
2.明确立卷归档的关键与进行科学合理的立卷分工。要在“以我为主”的原则对立卷归档的关键点进行确立, 在实际的管理工作中必须区分资料和文件, 尤其是对于那些在形式、内容、作用都有很多相似之处的文件性资料, 避免档案管理出现重复度和信息冗余度的情况, 提高档案利用的效率和实用性。
3.在坚持“以我为主”的归档原则基础上, 要确保能够对全宗的完整性的维护。在档案管理工作中既要注意主次的把握, 把好全宗的入口关, 还要注意避免应归档文件的散失。
七、总结语
总而言之, 为了让人事档案管理工作更能发挥自身的作用, 要不断改革管理方法, 让人事档案管理的规则与方法可以适应时代的发展潮流, 促进企业人事档案管理水平的提高以及整体企业的快速发展和国民经济的不断提升。
摘要：人事档案是社会公共信息管理中的重要一部分, 对人事档案实行科学合理的管理是一个人力资源开发机构工作的重点。而档案行政管理部门在人事档案管理中又有着重要的作用。但就现阶段的人事档案管理以及档案行政管理部门的工作来看, 依旧存在着很多的不足。本文就档案行政管理部门在人事档案管理所存在的问题与的作用进行分析。
档案文献管理范文第6篇
一、医院档案管理内容及意义
医院档案管理内容包括从医院成立至今的发展资料、基建信息、人事信息等, 是对医院整体的信息保管平台, 对医院管理有着重要的意义。此外, 医院档案管理对于监控医院发展、提升医院工作效率等方面也起到了重要的作用, 特别是通过对文书档案的分析, 可以有效调取各单位的资料信息。例如, 行政管理手段、基础设施档案信息、党群信息档案等。并且医院的文书档案范围广, 管理程度深, 从文字影像等各方面对医院进行管理, 是医院发展的重要资源库。
二、医院行政档案管理存在的问题
(一) 管理机制主次不分, 档案管理机构重叠。档案管理形式多样, 不同行业对档案管理有不同的管理机制。在医院档案管理工作中, 管理机制主要以医院文书档案、人事档案、病历档案等资料性档案为主, 但是, 这些档案在发展过程中, 缺乏分清对保管内容的分类。对于医院发展历史、发展方向及发展前景等计划性管理内容缺乏整理。档案管理不仅仅是简单的整理收集工作, 其最重要的作用是对档案内容及数据进行分析鉴定, 但现今医院档案管理工作缺乏对档案的实质认识, 将各部分档案分离保管, 造成各科室档案有重复保管现象, 加重了档案管理的负担, 又不能便于整理, 导致档案查找不方便。
(二) 档案专业知识匮乏, 业务能力欠缺。医院是不可缺失的服务行业, 其是使人们生命得以保障的重要资源。所以, 医务人员的职责更多是如何提升专业技术、保障人们的生命安全, 对于档案信息保管方面缺乏管理意识。医院档案管理包括人事档案、文书档案、病历档案等多方面内容, 分类管理细则多, 所以, 一般档案管理人员的能力不足, 无法完全区分各档案的属性及性质, 导致档案归类出现逻辑混乱, 造成档案部分内容缺失或是分类错误, 给医院档案资源造成系统性错误, 重新整理更浪费时间精力。
(三) 信息档案形式不统一, 档案管理较分散。现今医院的档案保管形式虽然以信息档案保管为主, 但是信息技术应用的形式却存在很大问题。其一, 信息档案整合性差。一般医院档案信息都是各职能科室各自管理, 很少有信息共享数据的出现, 但是这造成了档案缺乏针对性管理现状, 一旦需要特殊病历借鉴经验, 就需要翻找所有文书档案或是病历档案, 更不利于档案管理。其二, 信息技术应用不彻底。一般医院档案管理在使用过程中, 只能达到收集、整理、查阅的功能, 缺乏对于档案系统的反馈分析应用, 而电子信息之所以逐渐占据档案管理的主导地位, 也正是因为它便捷分析、便捷函调的特点, 但医院电子档案缺乏专门的系统管理, 比如一些病历档案与科研档案分离管理, 电子档案只能搜索一方信息, 对于二者相关联的分析内容缺少, 档案管理的综合性低。
(四) 缺乏主动服务意识, 档案工作过于被动。由于医院档案管理未出现过大失误, 所以, 医院管理者对于医院档案管理的专业意识淡薄, 认为医院档案只需要保管好各项资料、便于随时查阅即可, 没有意识到医院发展与档案管理之间的必然联系。医院的经济效益来源于患者的信任、医务人员的能力及医院公信力, 这些方面在医院历史发展中都有相关档案分析。但是, 由于医院缺少这种档案管理认识, 导致医院档案管理的历史完整性无法保证, 并且一般文书档案保管是针对发展时期发生的事情、规章制度等方面被动的进行保管, 缺乏主动可发档案管理的意识, 使很多档案信息出现如果不进行记录就不进行保管的问题, 不利于档案改革发展。
三、医院档案管理模式改革的途径
(一) 提升档案管理意识, 提高档案管理效能。以上原因可以看出, 现今医院档案管理模式存在诸多问题, 需要合理有效地改善途径, 以此来促进医院管理。意识是行动的来源, 所以, 促进档案管理模式改革的首要方式就是提升档案管理的意识。首先, 提升医院管理者的档案管理意识, 档案管理人员应该将管理意见整理成发展计划书向领导提出建议, 通过档案管理信息规划医院各科室发展, 同时宣传档案管理的优点及有效手段, 将档案管理落到实处, 以提升管理意识。其次, 提升档案管理人员的信息分类整理意识。因为档案的分类有行政、人事、基建等各方面档案信息, 这些信息会有重复内容, 档案管理者需要将重复部分分块处理, 将类别差距大的内容分类保管, 将信息重复的档案建立合并档案库, 便于档案管理。各科室档案收集的信息是医院档案工作内容的来源, 只有基层档案收集准确, 才能完善档案资料的管理, 促进管理模式向系统化、规范化改革。
(二) 完善档案管理手段, 建立综合性档案资源库。档案的收集与整理应该拓宽管理渠道, 不应将档案局限于基础信息整理, 要从医院实际发展出发, 加强各分类档案信息的整合, 建立统一档案资源库, 将各科室档案资料进行统一保管, 并且可以配备一些资源分析软件, 在查找或检阅信息时, 可以出现对医院发展前景、医院发展历史等方面的反馈信息, 便于促进医院发展工作, 进而提升医院的工作效率。其次, 加强信息档案的共享, 各大医院应该建立档案共享平台, 对于一些档案资源进行分享, 提升医院的管理效率。
(三) 加强人才队伍建设, 提升医院档案管理的主动性。由于档案管理人才的缺失, 使医院档案管理发展停滞不前。所以, 医院在进行档案管理改革时, 应该不断地对管理人员进行培训。首先, 定期对档案管理人员培训各方面档案分类基础知识, 增加管理人员对医院档案信息的分类了解;其次, 让档案管理人员对医务人员进行档案管理培训, 教导医务人员如何便捷保存病人资料以及如何实现档案保管的多元化, 提升档案管理的双向发展, 促进医院档案管理向专业化模式改革。
(四) 完善管理机制发展, 保证长效规范管理。原有医院档案管理对于档案鉴定分析等内容缺乏完善机制, 在档案管理改革中应该重点关注。医院档案必须从制度上建立“收集-整理-鉴定-分析”的一体化模式, 才能促进医院管理形成科学化、规范化的管理机制。首先, 应该对医院档案整体信息进行整合收集, 建立完整的档案资源;其次, 统一规范管理, 将不同类别、不同层次的信息分类整理, 形成管理树形图, 优化体制;再次, 行政档案人员对于各科室档案进行鉴定评估, 对于重点内容进行划分, 生成分析报告, 进行科室评估;最后, 对于各分类档案进行分析, 分析医院整体发展的趋势、受影响的因素都有哪些, 从而形成医院的整体分析, 以档案信息的归类方法解决医院管理中存在的问题。
四、结语
医院档案管理的内容多, 较为杂乱, 管理体系十分受约束。在档案管理工作不断发展的今天, 医院档案管理改革刻不容缓, 面对现今医院档案管理意识差、信息技术应用性低、管理机制不完善的现状, 应该从专业性、信息性、管理机制等方面进行改革, 以确保医院档案管理模式的科学化、合理化发展, 提升资源的合理分配效率。
摘要：作为医院资源的整合信息, 医院档案对于医院行政管理、人事管理、基建管理及科研管理等方面都有着重要意义。随着档案信息化发展, 医院档案也不再故步自封, 开始研究创新档案管理模式的新途径, 改革其管理方式, 力求完善医院档案工作, 促进医院的管理效率。本文基于医院档案管理的现状及问题, 探讨档案管理模式改革的应用。
关键词：医院档案,管理模式,改革,应用
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