档案信息岗位职责范文第1篇
摘要：通过开发和利用企业档案信息资源，结合先进管理经验，充分发挥企业档案信息开发的现实意义，将企业档案信息与市场流通有机结合，充分发挥档案信息良好的综合服务性能。本论文主要针对企业档案信息的开发利用与管理展开研究。
关键词：企业档案信息;信息资源;开发利用;管理经验
引言：强化企业档案信息的科学管理，是现代企业实施日常管理中不可缺少的一项工作，也是现代企业信息化建设中的重要组成部分。为了促进现代企业的可持续发展，必须加强企业自身档案建设，不断开发和利用信息资源，更好地为企业的经济建设提供支持和服务。
1、企业档案信息开发管理的原则
作为企业信息化建设和发展的基础，档案管理实现了对企业档案信息的开发利用，有效地促进了企业的发展。在加强档案管理工作重视程度的同时，也对现代企业管理人员提出了更高的要求。笔者面对档案信息开发与管理工作的复杂程度，结合自己的工作经验，对企业档案信息的开发和利用提出了两点要求。
一是通过主观能动性的发挥，有利于信息开发管理的创造性展开。目前，我国企业档案管理的开展，主要局限于对档案信息收集和存放的层面，未能充分发挥其作用。档案管理部门开展的工作与其他部门合作，一直处于一种被动状态，未能在实践中得到发展和创新。
二是加强企业档案信息管理者的综合素质，促进信息开发利用。企业档案信息管理人才的自身能力和业务水平，直接影响到企业档案开发利用的工作水平、工作质量和效率。为此，企业必须加强对相关岗位从业人员的专业技术培训，才能有效地把握企业生产经营各个环节的重点内容。大数据时代，加强信息资源的开发和利用，可以有效地促进档案信息管理工作的实施。利用信息资源，使信息管理资源更有效地发挥其最大效能。
2、加强企业信息的开发利用和管理措施
企业信息开发利用作为现代企业建设中一项复杂的工作内容，应根据企业的实际情况，从以下几个方面加强企业档案信息的开发和利用工作。
2.1加强对企业档案信息管理的重视
现代化企业应加强档案信息的开发和管理，更好地为实现经营目标提供服务。企业管理者应充分认识到档案信息管理的重要性，明确其目标与原则，规范现代企业信息管理流程。提升企业档案信息化水平。当档案信息的开放和利用没有发挥其应有的作用时，就会造成部门的歧视，从而陷入消极循环。所以，要想避免这类问题的发生，就需要企业管理者不断地在企业体系结构中突显档案管理部门的地位，赋予相关部门一定的职能和权限，给其足够的资源支持，确保档案管理与企业发展同步，促进企业经济发展与档案管理协调发展。
2.2通过制定各项规章制度，实现对档案利用的监督管理
伴随着现代企业的不断发展，档案信息管理有了一定的发展。要不断推动档案利用制度的完善，不断加强档案资料最基本的查询和复制功能。还应根据实际情况，规范不同层次的人员查询企业档案资源的层次，制定相关规定，明确查询档案资料所需的手续。由于这些档案资料是记录企业发展的重点文件，在一定程度上涉及到企业的内部机密，加强企业档案的管理有一定的现实意义。
2.3在企业自身经营管理的基础上，实现内部信息和外部资源的管理
现代企业档案管理工作，应反映企业真实的生产和经营活动，实现对企业内部生产经营规律的探索。将内外部信息进行整合，最终实现企业的发展，为企业创造更大的经济效益和社会效益。1.要加强企业内部信息资源的基础建设，不断维护现有的文件资料，促进企业内部信息资源系统的建立，确保存档资料的完整、系统、准确，通过对有价值档案的保存和公开使用，最大限度地从档案中挖掘出适应当前企业经济发展的资源。通过利用现代存储资源如大数据库，不断提高档案资源的利用率。运用各种各样管理方案对档案资料信息内容开展管理方法，完成档案资料的一致性和安全性的合理保障。企业内部应创建档案资料、情报资料、书籍一体化的信息管理系统。将档案室与图书阅览室整合，加强现代企业对档案信息资源的开放和利用，使现有档案信息得到有效管理，同时也能对档案信息进行开放和利用。有力地支持企业的发展。
2.4利用先进技术手段，推动档案资源信息化发展
企业档案管理的传统模式已不能适应信息化档案的发展，加强现代信息技术手段的运用是必然的选择，具体措施如下：1.档案管理者应立足于传统的档案管理技术应用，将计算机网络技术应用于企业档案管理的实体中，形成企业内部以企业生产经营活动为主体的档案利用与管理主体。2.档案信息资源通过一系列的整理、加工和转化过程，形成一個完整的数据信息资源，从而通过对档案信息资源的开发与利用，实现企业信息化的有效推进。3.随着经济全球化的推进，企业档案利用和档案管理应加强网络技术的应用，通过对现有档案管理技术的升级，最大限度地实现企业档案中各种信息资源的共享，有效地实现基于档案信息化的现代企业的全面发展。
2.5培养专业人才，适应档案信息化管理的要求
文件信息的利用效果直接影响到档案信息的开发和利用，而这项工作进行的效率直接关系到企业档案管理工作的觉悟、专业素质等。档案管理者应不断提高自身的专业素质，档案工作要适应现代企业的生产经营活动，就必须加强信息的开发和利用，实现对信息资源的有效处理和整理。
结束语
总之，在全球化趋势不断发展的今天，给现代企业的发展产生了史无前例的发展机会和市场竞争的压力。面临外企的挑战，我国企业从各方面加强实力建设，有效提高市场竞争力。其中，档案资料信息化管理在现代企业中起着至关重要的作用。因此，提升对档案资料信息的开发和运用，才可以更合理地完成档案信息内容的合理运用，推动公司的健康发展趋势。
参考文献：
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[2]任涛.论大型公立医院如何适应政府会计制度改革做好财务信息化建设[J].财会学习，2020（12）：115.
[3]邓胜利，赵海平.信息泄露情境下的个人信息价值评估及个体差异：基于离散选择模型的实证研究[J].情报学报，2019，38（3）：266-276.
[4]刘华萍.以ERP电子文件在线归档为契机创新推进企业档案信息化建设[J].档案学研究，2012（3）：70-73.
档案信息岗位职责范文第2篇
#include "string.h"
#include "stdlib.h"
#include"conio.h"
typedef struct student
{ long num;
char name[5];
char sex[3];
longyear;
longmonth;
longdate;
char address[20];
long tel;
struct student * next;
}STU;
void input()
{ int i,n;
STU a;
FILE *fp;
system("cls");
getchar();
if((fp=fopen("d:学生档案","wb"))==NULL){ printf("error! ");exit(0);}
printf(" 请输入学生的人数:");scanf("%d",&n);
getchar();
for(i=0;i
{ printf(" 请输入学号:");
scanf("%ld",&a.num);
printf(" 请输入学生姓名:");
scanf("%s",a.name);
printf(" 请输入学生性别:");
scanf("%s",a.sex);
printf(" 请输入学生出生年:");scanf("%ld",&a.year);
printf(" 月:");scanf("%ld",&a.month);
printf(" 日:");scanf("%ld",&a.date);
printf(" 请输入学生生源地:");scanf("%s",&a.address);
printf(" 请输入学生电话:");scanf("%ld",&a.tel);
fwrite(&a,sizeof(STU),1,fp);
}
fclose(fp);
}
void list()
{STU a;
FILE *fp;
system("cls"); getchar();
if((fp=fopen("d:学生档案","rb"))==NULL)
{ printf("空白文件 ");exit(1);}
printf(" 学号 姓名 性别 出生年月日 生源地 电话 ");
while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)
printf(" %ld %s %s %ld %ld %ld %s %ld",a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);
fclose(fp);
printf(" 按任意键继续...");
getchar();getchar();
}
/*void modify()/*修改*
{ STU a[10], *p;
int num,n=0,f,i;
FILE *fp;
p=a;
fp=fopen("d:学生档案","rb+");
if (fp==NULL) { printf("error!");return;}
system("cls");
while(fread(&a[n],sizeof(STU),1,fp)!=0) n++;
printf("请输入学生学号:");
scanf("%ld",&num);
for(f=0;f<=10;f++,p++)
{ if(num==a[f].num)
printf(" 学号 姓名 性别 出生年月日 生源地 电话 ");
printf(" %ld %s %s %ld %ld %ld %s %ld",a[f-1].num,a[f-1].name,a[f-1].sex,a[f-1].date,a[f-1].address,a[f-1].tel);break;}
do
{system("cls");
printf(" 修改 ");
printf(" 1-----修改学生姓名 ");
printf(" 2-----修改学生性别 ");
printf(" 3-----修改学生出生年月 ");
printf(" 4-----修改学生生源地 ");
printf(" 5-----修改学生电话 ");
printf(" 0-----退出系统 ");
printf(" 请选择:");
scanf("%d",&i);
switch(i)
{case 1:
printf(" 请输入学生姓名:");
scanf("%s",&a[f].name);
printf(" 0-----退出系统 ");
printf(" 请选择:");break;
case 2:
printf(" 请输入学生性别:");
scanf("%s",&a[f].sex);break;
case 3:
printf(" 请输入学生出生年月:");
scanf("%ld",&a[f].date);break;
case 4:
printf(" 请输入学生生源地:");
scanf("%s",&a[f].address);break;
case 5:
printf(" 请输入学生电话:");
scanf("%ld",&a[f].tel);break;
case 0:break;
}
}while(i!=0);
/* fwrite(&a[f-1],sizeof(STU),1,fp);*
printf("修改后信息:");
printf(" 学号 姓名 性别 出生年月 生源地 电话号码 ");
printf(" %ld %s %s %ld %ld %ld %s %ld",a[f-1].num,a[f-1].name,a[f-1].sex,a[f-1].date,a[f-1].address,a[f-1].tel);
fseek(fp,(-1)sizeof(STU),0);
fwrite(&a[f-1],sizeof(STU),1,fp);
fclose(fp);
getchar();
}*/
void search()/*查询*/
{ int w ;
char name[10];
long num;
char add[30];
STUa;
FILE *fp;
system("cls");
fp=fopen("d:学生档案","r");
if(fp==NULL)
{ printf("无法打开 ");
exit(0);
}
printf(" 1----按姓名查询 ");
printf(" 2----按学号查询 ");
printf(" 3----按生源地查询 ");
printf(" 输入查询的方式");
scanf("%d",&w);
switch(w)
{ case 1:
{ printf("请输入要查学生姓名：");
scanf("%s",name);
while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)
{if(strcmp(name,a.name)==0)
printf(" %ld %s %s %ld %ld %ld %s %ld",a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);
}
break; getchar();getchar();
}
case 2:
{ printf("请输入要查学生学号：");
scanf("%ld",&num);
while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)
{if(num==a.num)
printf(" %ld %s %s %ld %ld %ld %s %ld",a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);
}break;
}
case 3:
{ printf("请输入要查学生生源地：");
scanf("%s", add);
while(fread(&a,sizeof(STU),1,fp)!=0)
{if(strcmp(add,a.address)==0)
printf(" %ld %s %s %ld %ld %ld %s %ld",a.num,a.name,a.sex,a.year,a.month,a.date,a.address,a.tel);
}
}
}
fclose(fp);
printf(" tpress any key to continue...");
getchar();getchar();
}
void delet()
{ long num,f=0;
STU a,*head,*p1,*p2;head=NULL;p1=p2=(STU *)malloc(sizeof(STU));FILE *fp;
fp=fopen("d:学生档案.dat","rb");
if (fp==NULL) { printf("error!");return;}
system("cls");
printf(" input the deleted number:");
scanf("%ld",&num);
p1=head;
while(num!=p1->num&&p1->next!=NULL)
{p2=p1;p1=p1->next;}
if (num==p1->num)
{ if(p1==head)
head=p1->next;
else
p2->next=p1->next;
free(p1);
}
else
printf("%ld 查无此人! ",num);
}
void main()
{int a;
do
{ system("cls");
printf(" 五组学生档案信息管理系统 ");
printf(" 1...录入学生档案信息 ");
printf(" 2...显示学生档案信息 ");
printf(" 3...查询学生档案信息 ");
printf(" 4...修改学生档案信息 ");printf(" 5...删除学生档案信息 ");printf(" 0-----退出系统 ");printf(" 请选择:");
scanf("%d",&a);
switch(a)
{ case 1:input();break;case 2:list();break;
case 3:search();break;//case 4:modify();break;case 5:delet();break;case 0:break;
}
}while(a!=0);
档案信息岗位职责范文第3篇
1 电子文件产生对高校档案工作带来的影响
1.1 对高校档案保管方式的影响
当电子文件通过某种电子信息技术和设备存储于载体后, 就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子技术日新月异地发展, 电子文件在保管条件上必须不断地通过计算机等设备的更新换代来适应新技术, 才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上同纸质文件不同的特殊要求。同时, 电子文件的产生使得高校档案信息容量增大, 而所占空间却相对缩小, 较好地解决了空间, 质量与寿命的问题。
1.2 对高校档案利用方式的影响
电子文件档案的使用可以不受时间、空间的限制, 使用者在任一时间、地点只需有一台联网及配置较高的计算机, 即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。同时, 网上利用的开展, 也会使档案工作进入一个崭新的工作环境、进入极好的良性循环之中。此外, 电子文件具有可重复使用的特点, 允许若干个查询者同步利用一份电子文件, 同纸质文件比, 信息的利用效率大大提高。
1.3 对高校档案业务工作的影响
电子文件的产生使高校内各院、系、部产生的档案材料能及时归档, 快速地提供利用。文书处理部门平时在网上将收、发文都输入到计算机中, 各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件, 并注上处理意见, 年终归档时, 只需向档案室移交一份分类组卷目录清单, 把数据通过一定格式传输到档案管理系统数据库中即可, 较之过去减少了档案室繁琐的大量数据录入工作。
1.4 对高校档案馆 (室) 职能的影响
随着计算机技术广泛深入地应用于各个领域, 今后高校各类档案的收集、鉴定、整理、编目工作关注焦点不再是文件实体, 而是文件背后的活动和意图, 换言之也就是档案的开发利用途径问题。由于信息的超时空流动, 数字化档案事实上已成为“无墙界档案”档案馆 (室) 将从封闭型实体的保管基地变成了开放型提供利用方便的信息控制中心。
2 一定时期内高校电子文档不可能全部替代纸质档案
现代化办公手段已在各高校广泛采用, 电子档案也应运而生。虽说, 以磁性材料为载体的电子档案能使载体与内容信息实现分离, 摆脱了纸质等载体档案所具有的时空局限性, 但我们必须清楚的认识到, 电子档案在相当长的时期内只能部分取代纸质档案的功能, 不能全部取代纸质档案, 它们各有所长, 互为补充。
2.1 构成替代关系是要具备一定的优势条件的
从我们目前所能看到的情况来分析, 纸张记录档案材料其寿命长和稳定性的特点是磁性记录材料所不具备的, 磁记录材料的寿命短和不稳定性是不太适合 (指在一定时期内) 作为档案载体材料的最基本的要求的。因此, 当档案馆 (室) 一方面保存磁记录材料的同时, 又对应地保管了大量的纸质载体档案, 这就是档案界所讲的“双轨制”。也就是说, 什么时候磁记录材料较好地解决了其稳定性的问题, 才能逐步取代纸质材料。
2.2 电子档案的原始性真实性不如纸质档案好确定
电子档案原始性认定的艰难性使其难以像纸质档案那样被接受。纸质档案的原始性鉴定通常采用“原件”鉴定法。档案信息形态包括印章、签字笔记等的真实性鉴定及档案信息的原始性、真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工作比较简单, 普通人员都能掌握。而电子档案的内容信息可与它的信息载体分离, 可以从一个载体复制到另一个载体, 无原件复制件之分, 很难区分内容更改前后的状况。唯一能确定电子文件原始记录性的依据是该文件内容的原始性、真实性与完整性。其鉴定不仅要对内容价值作判断, 还要对其进行技术鉴定, 对其载体进行性能测定。信息与载体的分离性使人们再也无法像纸质档案那样领略到档案的原始记录性, 使得电子档案的原始真实性、凭证权威性及法律效用受到质疑。电子档案还具有易复制、修改、删除的特点, 原作者、管理者、不同需求阅档者、黑客, 都有非法更改档案信息的机会, 而且复制、修改、删除之后不易被察觉。电子文件对计算机及其操作系统的强烈依赖性, 使得作为档案保存的电子文件的再利用价值大打折扣。
正是由于以上原因, 现在从中央到地方、从国内到国外, 在实行计算机办公、使用电子文件的大部分机关、高校单位中, 对珍贵、重要的文件档案, 都实行了在保管上的“双套制”, 就是为了确保重要文件、档案信息安全保管上的万无一失。
2.3 纸质档案目前还是人们的传承习惯
纸质档案使用近两千年, 对人类社会, 特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固, 既有现实实物的真实感, 又有历史印证的沧桑感, 人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用, 情有独钟, 偏爱有加;而且, 从现实上讲, 至今在国内外的一些特殊行业、部门、工作环节及相当一部分人群中, 由于计算机及其电子文件档案生成的特殊性等多方面原因, 纸质文件档案的统治地位仍未被电子文件档案所取代, 由于人们对真迹的尊重和渴望, 无纸化档案只具有相对意义。若干年后, 即使以上电子文件档案使用中的一些问题得以解决, 由于大多数高校的财力问题、计算机及相关设备的选型购置问题, 以及人员培训等问题都一一解决后, 电子档案也不可能成为档案大家族中的唯一, 纸质档案在相当长的一个历史时期内不可能完全被替代, 与电子文档各展其长互为补充, 并存发展是肯定无疑的。
3 加强高校电子档案与纸质档案管理的设想
加强高校电子文件档案管理首先要解决好真实性和安全性问题, 而要从根本上解决这两个问题并非易事, 它涉及到电脑应用技术、通讯技术、生物科学、机关公文产生程序、保密制度、法律法规等诸多方面的领域。
3.1 认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等档案管理工作法律法规和标准, 规范高校档案工作管理行为
当前, 重点是要严格执行《电子文件档案与管理规范》、《电子公文档案管理暂行办法》、《电子签名条例》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件精神, 建立规范的制度和工作程序, 并结合相应的技术措施, 对电子文件和纸质文件实行“全程管理、一体化管理”, 纳入到高校统一的文件管理体系中去, 实现电子文件和纸质文件管理上的标准化。
3.2 建立电子文件和纸质文件之间的联系制度, 确保高校电子档案与纸质档案的有效性和一致性
考虑到对高校档案实行全面数字化处理的难度较大, 所以在电子文件完全取代纸质文件之前, 应该允许两种文件的形式同存并用, 以保证两者之间的内容、问题格式和有效性上无差异, 避免可能由此引起的混乱, 干扰行文的准确性。最好从现在起, 凡属应归档的文件, 无论是电子文件还是纸质文件, 都要进行数字化处理, 建立“高校数字档案文献数据库”和“高校数字档案目录数据库”, 为将来高校的馆 (室) 藏档案信息全面实现数字化做好准备。
3.3 积极应用现有的先进工具和技术, 强化高校电子文件的事权管理
鉴于高校党群、行政、科研等一些类别档案本身所具有的保密性, 在高校档案管理中允许使用磁卡、密码、指纹等技术手段, 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制, 确保所有电子档案使用者的身份合法, 限制对电子文件的任何随意使用权限。
3.4 完善和健全各项规章制度, 促进高校档案电子化建设规范发展
根据档案工作的发展以及电子文档特点, 制定科学完善、符合实际需要的管理规章制度、文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等, 保障数字化档案建设安全有序的开展, 重点要研究各类电子文件的特性, 从档案管理角度提出确保其真实性、完整性、安全性和有效性等方面的措施。
3.5 加强高校档案管理工作者素质培养, 是高校信息化建设的重中之重
由于档案电子化的发展, 档案信息呈爆炸式的增长, 档案利用的骤增, 使档案信息分析成为一项非常重要的工作。档案分析一方面要对文件进行准确分类, 尤其对一些专业性强的档案要做到精确把握;另一方面要根据利用者的要求, 提供大量的数据库内所需的档案信息。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才, 就不可能实现档案信息网络化管理和服务。
(1) 高校档案馆 (室) 每年要有计划地从大学选调进一些档案学专业毕业生以充实本校档案馆 (室) 的人才队伍。
(2) 档案部门对现有的在职业务工作人员要有计划地、分期分批进行培训和再教育, 更新或拓宽其业务、特别是电脑操作技能, 使得他们快速跟上高新科技发展的步伐, 以适应档案管理现代化、信息化建设的需要。
(3) 高校主管档案工作领导要根据档案部门的实际情况, 配置一支年龄、专业比例合理的档案工作人员队伍, 做到人尽其才。
(4) 高校领导要关心档案专职人员队伍的职称评聘工作, 结合其技术职称和干部提拔任用等项工作, 建立起一种积极向上的人才激励机制, 营造一个公平合理的竞争环境。
所以说, 人是生产力诸要素中最为重要与活跃的因素, 任何先进的技术和管理模式都是由人来掌握和执行的, 人才是成功之本。要想适应档案信息网络化管理和服务的需要, 档案工作者的素质是加强高校电子文档管理较为重要和关键的一个环节, 因此, 培养一支高素质的复合型档案工作人才队伍, 是重中之重, 是当务之急。
摘要：本文就其电子文件管理、利用的优势及不足与传统纸质档案管理加以对比, 阐明高校电子文档不能绝对取代纸质档案, 两者在一定时期内应优势互补, 并存发展。
关键词：高等院校,电子文档,管理
参考文献
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[4] 华跃.CAD电子文件归档的技术难点及其解决[J].中国档案, 2004 (3) .
档案信息岗位职责范文第4篇
[摘要]我国档案信息资源利用实践逐渐从封闭走向开放、从资政走向民主、从人治走向法治。论文围绕档案信息资源利用的演变规律，以档案利用相关的主体、提供利用的客体、提供利用的途径为着力点发现：利用主体中档案机构从握有绝对权力向分权转变，并且利用者与档案中介机构扮演着越来越重要的角色；档案提供利用的客体呈现内容平民化、范围扩大化、产品多元化的趋势；提供利用的途径则逐渐向多样化、智能化、个性化发展。
[关键词]利用主体利用客体利用途径中介机构
[分类号]G273.3
Research on the Evolution Rules of the Utilization of Archival Information Resources in China
Li Min
（Shanghai Science and Technology Museum Office， Shanghai， 200127）
认识规律、利用规律是认识世界和改造世界的有效方法，我国档案信息资源利用实践的发展由来已久，历经古代、近代、现代及當代的发展，逐渐从封闭走向开放、从资政走向民主、从人治走向法治，服务理念从“官本位”向“人本位”转变，更具个性化、便捷化成为服务手段创新的方向，相关立法与监督机制也在不断完善。笔者主要从与档案利用息息相关的主体、提供利用的客体、途径三方面对我国档案信息资源利用的演变规律进行梳理与总结。
1档案利用主体的演变规律
我国档案信息资源的开放、开发及利用在漫长发展演变过程中，离不开档案机构、中介组织及普通公民等主体的努力与实践。而不同的主体在档案信息资源利用演变过程中扮演的角色、发挥的作用等均呈现出了各自不同的规律。
1.1档案机构从握有绝对权力向分权转变
档案是伴随阶级的出现、国家的建立而产生的，是阶级的产物，故古代档案的产生、开发、利用就不可避免地被视为统治阶级的特权，档案成为维护阶级统治的工具。伴随政治上专制主义中央集权的进一步强化，甚至出现了“百官莫敢望焉，史人无敢至其地”的境况。近代，在西方入侵、民主与科学思想传播及留学归国的有识之士的积极努力下，政府统治档案利用的状况被打破，档案编纂、以公布档案为目的的期刊出现；1949年中华人民共和国的建立，赋予了公民民主、自由的权利，档案利用虽已被视为公民的民主权利，但不管是档案开放范围，还是档案馆的服务理念都仍存在“重藏轻用”的情况。20世纪80年代以来，在我国深化改革开放，政治、经济体制改革，及西方公共选择理论、新公共管理理论、治理理论的影响下，我国传统的“全能型政府”的工作方式受到了挑战，服务型、参与型政府的构建成为机构改革的目标，也深刻影响着传统档案机构的角色定位。从拥有绝对权力向逐渐分权转轨，从占据主导地位到探索与社会、公民的合作转变，从被动等待服务变主动迎合公众需要，成为档案开放、利用工作中档案机构角色转变的表征。树立“以人为本”的思想，立足公民档案信息需求，深入群众生活，拓宽档案开放与利用渠道，寻求与报纸、电视、电影等媒体的合作，建立内容丰富的门户网站，引导公民积极参与，提供更多公众喜闻乐见的档案作品成为档案部门的追求。档案机构角色的转变，档案开放、利用方式与内容的革新，将营造更具文化休闲特征的档案利用氛围，同时，也可提升档案馆的社会认可度与竞争力，将档案馆推向更广阔的社会舞台。
1.2利用者从被动接受者向主动参与者转变
在我国，档案、档案馆长久以来被蒙上神秘面纱。当代，伴随国家经济、科技、文化各方面建设步伐的加快，民主与法制进程的发展，档案馆走向开放，档案与公众的距离不断拉近，以用户为中心的档案服务模式逐步确立起来。档案信息资源利用中公民主体地位的日益显现，成为档案利用主体演变的另一特征。公民在档案信息资源利用中的角色经历了从无权到有权，从被动接受到积极参与，再到占据主体地位的转变。伴随档案开放程度的不断增强，《政府信息公开条例》的颁布实施，各级档案网站、信息共享平台的设立及公民文化素养和信息权意识、主人翁意识的提高，公民主动参与档案信息资源开发、利用并占据主体地位成为可能。公民主体地位表现在：一方面，公民档案信息需求成为档案工作者档案信息资源开发利用的核心，基于用户需求的满意程度成为档案价值实现的标志，公民成为档案利用的主体；另一方面，将档案价值实现的主体——公民引入档案信息资源开发中来，不仅使档案信息资源开发更具活力与针对性，同时使其本身成为档案价值实现的一种形式。陈忠海也曾指出：用户作为开发主体，以其需求为导向、利用为目的的开发档案信息资源，是一种高效的档案价值实现的直接范式[1]。美国公民档案工作者项目（Citizen Archivist）、英国的档案志愿者（Archive Volunteer）、新加坡的公民档案员计划（Citizen Archivist Project）等都是成功的典范。
1.3档案中介机构扮演着越来越重要的角色
社会分工是人类文明进步的标志，21世纪，在市场经济飞速发展的条件下，社会分工取得长足发展，也深刻影响了档案利用工作的开展。要在市场竞争中提高档案服务工作的竞争力，就应该改善服务水平，提供多元化的档案利用服务。社会分工的发展催生着档案社会化服务需求的增长，而档案中介机构的出现及发展壮大，为更好地开展档案开发利用工作提供了一定的条件。传统理论认为，档案馆和档案工作者是档案信息资源开发主体，再加上局馆合一的管理体制制约，致使档案馆对档案资源的开发利用缺乏投入产出绩效目标的考量，造成大部分档案馆的档案利用响应政府号召多，围绕党政工作多，主观臆测公民需求多的局面。2005年，国家档案局颁布了《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，指出对已公开且存在广泛社会需求的档案信息资源，要充分利用社会力量和市场手段，对其内容进行加工和开发，形成档案信息加工业、咨询服务业等产业，增加社会就业，创造社会效益和经济效益。当前我国已有众多有能力进行档案信息资源开发、提供利用的营利性和非营利中介机构，如北京量子伟业、北京紫光慧图、信安达（中国）等营利性机构，科研院校、档案学会、协会等非营利性机构，同时，广告创意、影视制作、文化传播、文化礼品制作等商业性机构也是绝佳的合作对象。故我国档案馆可借鉴美国My Archives商店、英国“联合品牌在线服务”（Co-branded Online Service）等，运用合作开发、特许经营、合同外包等形式，将档案信息资源开发利用权在一定期限内出让给更具竞争优势的中介机构，实现公共资源的优化配置，进而提高档案部门社会服务和公共产品的供给能力。这样既可填补传统档案开发利用缺乏市场参与的空白，满足渐趋多元化的社会档案需求；又可通过其灵活的经营方式、专业的人才队伍、精良的档案设备、先进的管理经验为档案开放、开发及利用的发展注入新鲜血液。
2档案利用客体的演变规律
档案信息资源提供利用的客体主要是指国家机关、团体、企事业单位、其他组织及个人形成的，以保存在各级国家档案馆为主的档案信息资源。伴随档案信息资源开放、利用工作的推进，各级国家档案馆的馆藏内容，档案开放利用范围，档案开发利用产品等也都呈现出与时俱进的特点。
2.1档案馆藏内容趋向平民化
随着经济发展步伐的加快，个人收入的增加，公民的精神文化需求与日俱增，档案利用需求越来越迫切，利用范围也越来越广，既包括各种载体档案信息资源的利用，也涉及对馆藏档案的利用和对现行文件的利用等等。而传统上以党政机关公文为主要收集范围的馆藏档案结构，已显然不再适应新形势下公民的档案利用需求。故而，优化馆藏，构筑科学合理、平民化、大众化的馆藏结构，直接关系到档案馆业务的开展、档案价值的实现及公民档案利用的满意度。首先，扩大档案收集范围，从以文书档案为主，向科技档案、专门档案、民生档案、新載体档案等多门类档案扩展，将公民档案需求放在更重要的位置；其次，因时因地，注重特色档案的征集，构建特色馆藏，力求在满足公民档案利用过程中发挥独特优势；最后，为突出馆藏建设的人文关怀与以人为本的精神，可将与每一位公民息息相关、反映其个人及家庭、家族的档案列入馆藏范围。多元化、平民化馆藏结构的构筑，对档案信息资源开发提出了更高要求，因此探索多元化开发主体，成为新时期档案信息资源开发的必然选择，也必将给档案服务、档案利用注入新的活力。
2.2档案开放利用范围扩大化
档案利用权是国家赋予公民的一项权利，它是公民享有的了解、掌握、获取、存储和开发利用档案的权利，是信息权在档案领域的体现[2]。1948年国际档案理事会成立伊始，便确立了“使档案的内容更多地为人知晓，并使档案库具有更大的开放性，从而使档案库藏得到更频繁的利用”的目标。档案封闭期的长短、开放数量的多寡直接影响着档案信息资源开发水平及公民利用满意度。在我国档案信息资源开放利用从萌芽、发展至不断完善的演进中，呈现出开放时间渐趋缩短、开放范围不断扩大的趋势与规律。档案信息资源开放时间从永久封闭，秘不示人；到封闭期制度的产生，我国1987年《档案法》的颁布实施，以法律形式确立了30年的封闭期；再到2008年《政府信息公开条例》实施，以“随时形成，随时搜集，随时报送”方便公民查阅为特征的档案馆文件查阅中心的设立，档案利用工作业已延伸至文件现行，甚至生成阶段。与之相随，档案开放范围也历经了从古代的绝对保密，到1980年历史档案的开放，再到政务信息公开中部分待归档的“准档案”和已归档“现行档案”的开放，公民对文件（档案）信息时效性表现出了更迫切的需求，而政务信息公开环境下档案开放范围的扩大化，对我国现行的档案法规、档案开放政策都提出了严峻挑战。2016年颁布的档案“十三五”规划进一步指出：要坚持以人为本、服务为先，积极构建百姓走进档案、档案走向社会新格局，进一步深化和拓展档案利用服务。
2.3档案开发利用产品多元化
根据国家档案概念建立起的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变化是当前档案事业发展的趋势[3]。档案馆是国家的信息资源库，是国家的科学文化事业机构，在提供档案信息资源服务方面既拥有独特的优势，同时也肩负着重要的责任。档案自身所具有的文化属性、社会属性与社会信息化的发展相得益彰，档案信息资源开发、提供利用的相关产品日益丰富、多元，档案休闲利用、公共服务等新型档案利用观的建设提上日程。以社会的档案信息需求热点为导向，以自身馆藏资源优势为基础的档案编研[4]，作为档案开发、利用的重要形式呈现新的特征。同时，在信息时代，对传统的档案编研概念、编研形式等既提出了挑战，又提供了机遇。首先，编研主体多元化。档案馆与图书馆、博物馆、政府部门、技术部门、新闻出版机构等的合作常态化。其次，编研主题多样化。编研产品不再局限于传统的组织沿革、年鉴、大事记及档案馆指南等，转而重视公民的档案诉求与信息需求，同时，档案编研的选材范围也不再局限于单一的自身馆藏，更多的是借助网络平台实现跨馆、跨部门取材。最后，成果类型丰富化。传统以纸质书刊为主的单一化展现形式，向集图、文、声、貌于一体的多维立体化展现方式发展，极大地增强了观赏性、互动性与易获取性。
3档案利用途径的演变规律
档案利用途径作为连接档案信息资源客体与利用主体之间的桥梁，为紧跟时代步伐，满足不同时期社会档案信息资源需求的变化，在漫长的历史实践中呈现出从单一向多样、从手工向智能、从普适向个性发展的演变规律。
3.1从单一走向多样化
档案作为在社会实践活动中形成的具有保存价值的原始记录，档案信息资源的合理开发、提供利用可为国家政治、经济、文化及社会的发展提供参考与借鉴，同时也是满足公民精神需求的重要手段。而档案提供利用途径的多寡、便利程度直接影响档案价值的发挥、公民满意程度。傳统上受客观物质条件和社会档案意识的制约，档案提供利用途径单一，档案检索效率低，被动等待上门利用多，利用层次低。随着科技的飞速发展，社会档案需求数量与质量的提升，以及政务信息公开背景下档案馆自身建设的发展，档案信息资源提供利用途径向更加多样化的方向发展。一方面，档案利用途径不断创新，多渠道并存。除档案编研外，贴近生活，响应重大纪念活动的各类专题档案展览成为群众喜闻乐见的形式；与媒体合作，依托丰富馆藏优势，开办档案节目、拍摄各类专题片；强化档案馆公共服务能力，建立信息网站，开通档案馆微信、微博等，实现档案查询利用的“馆际联动、跨馆出证”；以深入调研为基础，在对档案信息资源深入开发的基础上，主动为用户推送情报信息服务也成为重要的档案利用途径。另一方面，与档案利用途径的多元化相伴随的是档案服务领域的扩展，确保档案信息资源配置的均等化，从被动等待用户进馆查档，向积极融入社会课堂、学校教育、市场服务、文化产品制作、融合多媒体技术等主动性开发转变，更加重视档案利用的休闲性成为档案利用途径发展的重要方向。顺应发展趋势，建立覆盖面更广，以公益性、服务性和开放性为特点的公共档案馆网，开拓利用途径，为每一位用户提供公平、精准、全面的档案信息服务是提高档案馆、档案工作及档案职业社会认同和地位的重要举措。
3.2从手工走向智能化
传统上，档案从生成到收集、整理、检索、编研及提供利用等都主要基于档案工作者的手工管理。手工制作的档案目录和档案馆指南是查找与利用档案的主要工具，致使档案检索速度慢，检索途径单一，档案的查准率、查全率低，造成公民档案利用满意度不高。档案开放、提供利用需要一定平台的支撑与保障，而现有档案馆条块分割和分级管理造成馆藏档案资源“支离破碎”，“信息孤岛”现象严重，同时《档案法》缺乏对国家综合档案馆主体地位的明确规定带来各级国家综合档案馆在所属行政区域内实际“话语权”的缺失、档案馆间没有形成实质性联系和网络体系的现状[5]。近年来，互联网、云计算等信息技术不断发展，这既给智能化档案开放利用平台的建设提出了要求，也为全国范围内档案信息资源的整合共享提供了新思路和新形式。2012年“中国档案云”的概念应运而生，2013年国家档案局提出在全国范围内建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”，力求打造一个覆盖面广、数据量大、服务效能高的公共档案信息服务共享服务平台。大档案信息资源池的建设，能够打破档案服务、利用的地域限制，实现全国档案公共信息资源的互联互通、统一运营。同时，通过对元数据的转换、解释和翻译等功能，使用户可通过各种终端设备（PC、智能手机、平板等）在任何时间、任何地点访问档案云门户网站，为其提供精准的、智能化的、“一站式”的档案利用服务。
3.3从普适走向个性化
档案信息资源利用服务方式在古代、近代、现代、当代的发展过程中，实现了经由统治者的特权利用、“一刀切”式的被动等待服务，向更加多元化、个性化、便捷化的主动服务转变。一方面，伴随时代发展，新形势下公民档案信息需求的变革要求利用服务方式的个性化。其需求类型更加多样化，需求内容更加广泛化，需求时间、方式和地点更加个性化，用户希望在合适的时间、合适的地点得到更具针对性、人性化的档案信息服务。另一方面，一系列新兴信息技术的发展，使档案馆提供个性化的档案信息服务成为可能。传统上，以“普适”性为特点的档案开放与提供利用方式已无法满足当前公民的档案信息资源利用需求。首先，云存储、数据挖掘技术的发展与引入，为档案共享服务平台的建设与大规模收集用户数据信息提供了基础，进而可在对用户数据信息充分挖掘的基础上，及时、有效地预测公民档案信息需求，合理分配人力物力，化被动为主动，改善服务现状，提供用户感兴趣与个性化的服务。其次，档案网站及微信、微博等社交媒体技术的发展与普及，极大地优化了档案利用服务方式，便利公民档案利用，实现“足不出户，可查天下档”；同时，社交媒体所遵循的合作共享的开发理念，也激励着公民以主人翁的姿态参与档案信息资源开发，使档案信息资源开发本身成为档案价值实现及档案利用的重要形式。融合新兴信息技术，多渠道创新档案利用服务形式，是新时期适应公民档案信息需求多元化、个性化、及时性的必然选择。
档案利用工作不仅是档案管理的一项业务环节，更是档案部门维持其地位和声誉、检验档案工作的效益的客观依据。在系统分析的基础上，从多方面总结我国档案信息资源利用长期发展过程中的演变规律，既可丰富档案利用理论，又有利于进一步指导档案开放、利用工作实践的发展。
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档案信息岗位职责范文第5篇
摘 要：网络的使用和发展，改变了传统医院档案服务模式，使之在信息载体和服务领域、服务内容、服务手段、服务方式等方面都呈现出新的特点。因此，在网络环境下，医院档案信息服务必须要有新思路，具体措施包括：以网格技术为依托，搭建信息共享的平台；以用户需求为导向，提供个性化专业服务；以现代服务为宗旨，提高档案服务人员素质。
关键词：
网络化；医院档案；信息服务；创新
文献标识码：A
医院档案是医院在从事医疗、预防、科研、教学等活动中形成的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院非常宝贵的信息资源和无形资产。随着现代科技信息的发展，医院自身和社会各界对医院档案信息的需求不断提升并日趋多样化，医院档案价值的开发和利用越来越引起人们的重视。
1 网络环境下医院档案信息服务的新特点
以网络为中心的计算机技术在医院的普及和发展，把医院档案管理带入了数字化、网络化和信息化管理的新阶段，同时也改变了传统医院档案信息服务体系和服务模式，使医院档案信息载体和服务领域、服务内容、服务手段、服务方式等方面都呈现出新的特点。
1.1 信息服务载体的多元化
传统医院档案馆（室）的馆藏资源基本以馆（室）藏档案文献为主，档案载体以纸质为主。而数字化、网络化和医院信息系统的实施，在传统文本档案的基础上产生大量的电子档案，致使医院档案载体出现了多元化的局面。在信息化环境下，其信息资源包括数字化的传统档案载体、移交的电子文件、各类网页、数据库、电子书以及其他相关信息网内的信息资源，种类和数量极为丰富。
1.2 服务内容的多样化
传统的医院档案信息服务的内容主要是有两大块。一是根据档案文献的内容、特点进行编目，为用户提供所需档案信息的线索。二是对档案信息进行深加工，揭示其隐含信息，将相关主题的档案信息重组加工后提供给用户。网络环境下，由于现代信息技术的帮助，信息服务人员可以凭借各种电子资源，借助先进的技术，通过馆藏、网络等为服务对象提供包含专题检索、定题跟踪服务、科技成果查新、情报调研、网络导航、编制专题数据库、宣传服务、利用者培训等内容的综合性档案信息服务。
1.3 服务方式的主动化
传统医院档案信息服务方式大多是以馆（室）藏为中心，以用户到馆查询为主要方式，是被动的服务，服务方式单一，受时间和空间的限制较大。而网络环境下的利用，提供了以用户为中心的主动的、形式多样的开放性的服务，医院档案管理部门可以根据医院、社会及患者的需要，通过网站形式，在已建立的医院档案机构主页上不间断地更新各种相关档案信息，除了介绍本馆馆况、服务项目、馆藏档案目录、光盘资源、网上资源等基本信息外，还提供了各种资源的使用方法以及网络导航等服务。用户不必亲自跑到档案部门，自己可以随时随地利用计算机网络进行查阅，必要时还可进行存储和复制。
1.4 信息服务领域的社会化
传统的医院档案管理往往“以藏为主”，提供的服务是非常有限的，服务领域也是非常封闭的，主要是面向医院内部。但是，随着市场化、网络化的发展，除医院自身，社会各界对医院信息的需求日益增多，档案信息服务领域不断从封闭走向开放。如保险公司可以利用医院档案信息资料为险种和基本医疗费、合适的医疗偿付方式、医保核保提供科学依据，对医疗保险费用进行的科学分析和预测；医保决策部门可以依据医学档案信息制订政策、法规及实施方案，保证医疗保险实施对定点医疗机构的有效监督管；患者当与保险公司出现利益纠纷时，也可以利用医疗档案，要求合理索赔，等等。
1.5 信息服务手段的便捷化
由于现代信息技术的应用，传统的手工操作正逐渐被现代化手段所代替，由于网络软件给用户提供了快速的信息查询功能，以及对一些操作细节和对计算机域名、互联网络协议（IP）地址、密码等数据的记忆功能，因而用户不需专门精通计算机知识，只需在自己的计算机上运行网络软件，软件系统就会根据用户的查询目录，自动查找到用户所需要的信息。现代化技术的运用，使得用户对医院档案信息的利用变得便捷而快速，大大地提高了医院档案信息服务工作的效率。
除了这些优点，网络也不可避免地对医院档案信息服务造成一些负面影响。如电子文件具有的“易被改动、易被窃取、易于传播、易于消失、不能直接识读而必须依赖于特定的
设备和软件才能读取”的特点，因此如何采取切实有效的技术手段和管理措施，保证医院档案信息内容的真实性、合法性；维护传播媒介——计算机网络系统的安全，保护传播信息的产权等都是急待解决的问题。
2 网络环境下医院档案信息服务的新思路
2.1 以网格技术为依托，搭建信息共享的平台
计算机的应用和发展，为档案信息利用有了历史上前所未有的技术支持。目前，就各医院而言，每个医院档案管理部门基本上都建立了自己的信息系统。每个信息系统都有自己的数据库、自己的应用软件。然而，除了少数医院档案信息上网之外，大部分医院档案信息建设都处于“信息孤岛”的状态。为打破这种“信息割据”的局面，医院档案部门必须依托网格技术，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。网格有别于网络，其原理是利用互联网把分散在不同地理位置的电脑组成一个虚拟的超级计算机，其中每一台参与计算的电脑就是一个节点。而整个计算则是由成千上万个这样的节点组成一张网格，所以这种计算方式叫做网格计算。在网格这个规模巨大的虚拟计算机中，用户可以方便地实现计算资源、存储资源、数据资源、信息资源、知识资源、专家资源的全面共享。有
专家这样描述网格：“网格试图提供这样一种技术：人们可以把自己的微机插入网格，以后就可以透明地使用网格上的各种计算资源和知识资源，就像今天我们将任何一种家电设备插进墙上的插座，就可以方便地使用电一样。”对于医院档案信息管理部门来说，网格技术的发展，可以实现档案馆内、馆际之间、全世界范围内的档案信息的传输和利用，实现信息资源的互补。各医院档案管理部门可充分挖掘资源潜力，相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息，从而大大地提高档案信息资源利用率。
2.2 以用户需求为导向，提供个性化专业服务
伴随着信息资源的逐步网络化，信息用户因此具备了充分强大的信息获取能力，但同时也存在信息杂乱、无从鉴别的种种潜在弊端用户迫切需要一种能够根据自身特点自动组织和调整的，由多种信息网络和交流渠道所构成的个性化的信息空间。为此医院档案工作者要特别针对用户的职业，年龄、性别、学历结构及专业等差异，提供个性化专业服务。（1）开展档案信息的深加工服务，对信息进行二次开发，提炼出用户所需的有针对性、有深度、及时新颖的信息；（2）加快档案信息资源数据库建设，特别是特色数据库、专题数据库的构建，以满足信息化时代用户对某一问题、某一知识领域、某一知识单元的特殊需求；（3）建立电子导航系统，医院档部门要根据文献信息的内容和形式，选取最能反映其特征最有可能被利用的检索途径，设置丰富、有效的检索点，使用户能更加快捷、便利地检索到自己需要的资料信息。（4）开展在线服务，档案部门可以在已建立档案馆（室）网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值等方面的各种问题的咨询，为用户提供深层次、多样化服务。
2.3 以现代服务为宗旨，提高档案服务人员素质
信息服务工作是知识密集型的工作，由于信息量的巨大和类型的多样，加上档案用户对档案信息个性化、专业化的服务需求，这就对医院档案服务人员的素质提出了更高的要求。因此，造就一支高素质的创新型档案干部队伍，是档案队伍建设的当务之急。要努力培养适合档案馆（室）数字化和现代化需要的管理应用型人才。（1）档案信息服务者应具备高标准的道德素质和政治素养。每一位档案服务人员都必须树立服务思想，始终把自己的用户作为第一需要，为用户提供最优质的服务。（2）必须具备较完备的知识体系结构。网络环境下的档案服务人员除了要求有良好的档案学专业基础和知识评价能力，熟悉与档案相关的知识；还必须掌握信息理论与信息知识，能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术。（3）对信息具备一定的敏感性，能够对繁杂的信息进行分类标引和有效管理，开发出有知识含量的信息产品，为用户提供增值服务。
信息化、网络化的应用和发展，给传统的医院档案信息服务带来挑战的同时，也为医院档案信息服务注入了新的内容。各医院档案馆（室）应建立适应网络环境的信息服务体系与服务机制，在实践中不断探索、改进和完善，努力提高服务水平和服务效率，最终实现医院档案信息服务的现代化、规范化、科学化、社会化。
参考文献
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注：“本文中所涉及到的图表、公式、注解等请以PDF格式阅读”
档案信息岗位职责范文第6篇
摘要：我国当前已经全面进入到了信息化时代，因此各行各业的工作模式也顺应时代潮流，发生了翻天覆地的转变。我国档案管理工作的信息化建设相对较慢，与各单位对该项工作的重视程度有关。因此当前的数字档案馆的建设仍然处于起步阶段，面临的安全风险比较多。应当如何让数字档案馆环境下的档案信息安全得到良好的保障，这是当前的档案管理部门以及工作人员要高度重视的问题。本文对以上问题的解决策略进行了分析探讨。
关键词：数字档案馆;信息档案;安全保障
我国的档案管理工作在一个较长的时期内都是采取传统人工管理模式，档案资料的存在形式通常为纸质资料。这种档案管理模式之下，不但占用空间很大，且档案的整理、使用等工作量都比较大，工作效率比较低。另外，纸质档案容易发生损害、丢失等情况，影响档案的完整性。在信息化时代，要想提升档案管理工作效率以及质量，有必要加强工作的现代化建设。当前很多单位已经建立了数字档案馆，这类档案管理模式能够将各类档案完整地存储到数据库当中，不但不占用空间，同时还可以实现档案的有效备份，更完整地保存各类档案资料。另外，还可以对存储的档案进行快速分类，使用档案的时候只要 通过计算机进行检索便能够快速获取。但当前的数字档案馆也存在一些亟待解决的问题，例如档案的信息安全问题，若数字档案馆中的档案遭受恶意篡改、删除、破坏等，将会直接影响到整体工作质量。那么应当如何确保数字档案馆的档案信息安全呢？经过分析，认为应当从如下几方面加强工作。
一、当前数字档案信息安全存在的隐患
1.真实性
在向数据库中录入、生成电子档案的过程中，若操作人员的工作不仔细、不规范，可能影响档案真实性，如数字档案的数据与原始数据存在出入。另外，数字档案馆需要联网使用，若收到恶意入侵，篡改数据等信息资料，也会使档案内容缺乏真实性。
2.完整性
数字档案馆的档案信息可以采取多种形式进行存储，如磁盘、光盘、硬盘等，这些存储档案的工具发生磨损、老化等问题，会直接对档案的完整性造成影响。
3.可用性
计算机出现故障，或是使用者在使用过程中操作不当，或是发展火灾、洪水、地震等不可抗力因素，或是遭受病毒入侵等，都会影响档案的正常使用。
4.保密性
数字档案信息可以通过在线阅览、打印、下载等多种方式进行使用，还有些没有下载、打印权限的档案，使用者可以利用智能手机等工具进行拍照，从而快速获取。一些档案信息管理人员缺少风险意识，或是工作中有不当操作等。以上情形均可能导致一些重要档案信息泄露。
二、保证数字档案馆档案信息安全的有效举措
1.构建信息安全保证制度，提升数字化档案管理水平
具体可从如下两方面做起：（1）构建完善的数字档案信息安全保障体系。当前我国对于各级档案馆的工作情况十分重视，同时也出台了一些具有针对性的法律法规，旨在让档案管理工作有法可依，有章可循。如当前的《中华人民共和国国家安全法》、《中华人民共和国档案法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《信息安全等级保护管理办法》等，都是数字档案馆工作的重要参考依据。档案馆应当组织相关工作人员对这些法律法规加强学习，确保自己的数字档案管理工作能够遵纪守法，并促使他们形成良好的职业操守，工作认真负责，保证工作高质量开展，防止因工作不當影响档案信息安全。另外，还要加大社会性普法力度，让广大民众也能够对档案信息安全引起高度重视，在使用数字化档案过程中能够养成良好习惯。（2）对数字档案馆的管理制度进行规范完善。数字档案馆的管理制度的建立应当以国家出台的各类法律法规作为依据。同时要结合本单位实际工作进行制度的建立健全，如数字档案的加工、存储、移交、接收、使用等各个工作环节，都应当有完善的工作制度、流程，督促工作人员严格执行。
2.利用信息安全管理技术，加强数字化档案安全保障
具体因做好如下方面工作：（1）加强软件安全保障。在计算机软件的开发以及使用过程中，应当将确保软件安全放在工作首要位置，保证软件能够满足当前的数字档案信息管理需要，又能够避免安全漏洞。（2）重视信息安全技术的使用。在使用数字档案馆期间，应当做好计算机安全防御工作。为此，强调档案馆中有专业的信息安全管理人员，或是请专业人员进行计算机系统安全的维护。具体可通过如下技术保障数字档案信息安全，首先，使用数据加密技术，其次，使用电子签名技术，再次，使用水印技术，减少信息伪造及篡改情况的发生，另外，使用入侵检测技术和安全审计技术，避免黑客入侵和安全漏洞，最后，使用自动备份技术，避免数据丢失。
3.提升档案人员职业素养，保障数字化档案管理质量
无论是哪种形式的档案管理工作，都离不开工作人员的实际操作。因此要想确保数字化档案信息安全，最重要的一项工作便是要对档案管理人员加强职业培训，使他们掌握更多相关法律法规、工作方法和技术，同时具备较高的职业责任感，能够在工作中一丝不苟，避免出现工作疏忽或是失误，对档案信息安全构成威胁。针对当前档案管理工作人员的信息技术水平参差不齐的问题，尤其应当加强现代化工作技术的教育培训，让他们能够熟练操作数字档案管理系统，同时具有较高的安全防范意识和技能。通过一系列教育培训，能够让工作人员的整体素质得到提升，为数字档案馆的档案信息安全保驾护航。
总之，在信息技术快速发展的大背景之下，建设数字档案馆是大势所趋，为了确保档案信息安全，必须要从制度、技术、人员等多方面做好工作，为档案信息安全提供良好的保障，为我国档案管理工作的现代化转型起到积极的促进作用。
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