档案管理培训范文第1篇
病历档案是记录患者疾病发生和健康状况以及诊疗全过程的特殊档案，是一种真实准确，在临床、科学研究乃至医院管理和法律诉讼、医疗事故纠纷中意义重大的医学记录，也是重要资料和法定证据。由于医院病历档案中通常记录着较多的患者个人私密信息，其管理便与患者隐私权之间有着密不可分的关系，对于患者医疗权利和知情权的实现以及医患双方良好关系的建立都有着重大价值。医院病历档案的管理和保存是卫生系统和医疗机构的重要工作内容。
1 依法管理病历档案，确认其归属
医院病历档案根据定义不同，可分为广义病历档案和狭义病历档案。前者除了患者年龄、姓名、性别等各项基本信息以及病程发展情况和医生的诊断治疗情况外，还包括诸如手术同意书、病危通知书、死亡证明、出生证明等身体检查记录、护理检验记录以及复健记录等相关的文件。狭义病历档案则仅包括广义病历中的前一部分，本文所指为广义病历档案。
病历档案，一般而言，可分为笔墨纸张等物质部分和患者个人资料等资讯部分，根据相关法律结构，前者应属于医院，后者作为患者个人隐私的载体，除非患者本人放弃则应永久归于患者所有。物质部分和资讯部分两者结合构成了医院病历档案的整体，由于物质部分为资讯部分的载体，一般而言，病历档案由医院行使保存管理的权利。但是医院仅有物质档案所有权，对记录患者个人隐私的资讯部分无权占有，在保存管理病例档案同时应尊重和保护患者隐私，防止患者隐私权遭受侵犯。虽然我国《档案法》已对档案的保存和管理作出详细明了规定，但对于医院病历档案的管理和保护以及医院在管理病历档案时如何处理患者隐私仍未作出清晰说明。总体而言，我国在病历档案管理方面立法尚不健全，需要进一步完善。
2 依法保护患者隐私
在入院治疗过程中，患者隐私权主要体现为对于病例档案中资讯部分的所有权和支配权，患者对自身信息有知情权，并享有保密或公开个人信息的权利。一般而言，医疗单位应严密保存患者患病信息，不得公开，是否公开个人信息应由患者个人决定，任何人不得越权处理。
由于在治疗和护理中，医护人员的工作常与患者产生较为亲密的接触，很容易获取患者个人信息，了解患者隐私，这是其工作正常进行的前提，因此才能了解患者病情，科学治疗和护理。患者应服从配合医护人员，配合其检查和询问，这也是正确处理自身隐私权的一种表现。但医院及医护人员获取患者信息后仅应记录于病历并应用于医疗，不得违背患者意志通过患者隐私获取非法利益，医院还应承担保密义务。若医院或医护人员违反患者个人意志，非法泄露公开患者个人信息，应承担法律后果，受到依法惩处。
3 责任界定
在我国大多数医护人员受雇于公立医院，因而医护人员的行为应当由医院承担责任，本文中不作具体讨论。如何判定患者隐私权受到侵害，应根据以下条件，即医护人员在其工作中获得患者个人信息后，有着非法泄露患者隐私信息的行为，其泄露行为为主观行为，且对患者精神或名誉等造成损害。患者隐私权受到侵害后，应及时向医院投诉，若医院不受理或对处理结果不满意，应向法院进行民事诉讼。需要注意的是，近年来私立医院和诊所大量增加，其管理与公立医院相比不甚规范，甚至没有正规病例，患者隐私遭泄露的几率增高。
由于医疗法制不够健全致使各种医患纠纷不断增多，病历档案作为医疗保障体系的重要内容，不仅可以帮助临床医生积累更多的治病经验以及病历资料，还可以对各种医疗事件的鉴定以及医患纠纷处理提供必要的法律依据。病历档案管理和一般档案管理存在着一定差别，医院应根据相关法律和职业道德合理管理病历档案，保护患者隐私，正确处理医患关系。
患者也应加强对个人隐私的重视，在配合医院治疗的同时切实防止隐私权受到侵犯。我国的法律逐步完善，在进一步研究医院病历档案的管理中提出更优化的管理方案，探索保护患者隐私权的新途径，减少医患纠纷，改善医务工作者的工作环境等方面提出合理化建议。如何平衡公共卫生利益、第三人利益及个人隐私利益的冲突问题，便是维护病人隐私的最大挑战。作为医事机构或其工作人员，对于病患隐私及病历之内容皆不得任意泄露，此为文明国家之共识。
（作者单位：河南省医学会 来稿日期：2014-12-18）
档案管理培训范文第2篇
(一) 档案收集归档。传统档案收集归档是将有查考价值的文件材料收集齐全后按照类型、来源、内容、形式进行分类组卷。归档时间通常分两种, 行政类文件一般为第二年上半年归档, 科技类文件项目结束后即可归档。传统档案收集归档初期工作量较少, 非常直观, 易于辨认, 但材料归档周期长。电子档案接收归档比传统档案管理稍复杂, 档案管理人员在接收到文件的第一时间或一定周期内对文件进行编号、标注分类、标注主题词等, 电子档案生成后利用局域网或互联网传输给档案上级管理部门或存贮。电子档案归档与传统档案管理相比多些工作量, 不过这种方式能更好地保证档案的完整性, 而且更利于档案管理的下个环节的工作, 而且文件归档的周期短, 档案信息的时效性更佳。
(二) 档案鉴别整理。传统档案价值鉴定其实在归档前已经开始了, 归档前文件材料已经进行了资格审查, 并逐份逐页地审查文件以判明其保管价值和保管期限, 归档后还需进行价值复审。传统档案鉴别过程复杂且严格, 最终档案记录的信息质量比较高, 不过也因此, 档案数量会受限。电子档案会从内容和技术两方面对其保存价值进行判断和预测, 对于电子文件来说, 技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关, 可对其保存价值发生直接的影响, 因此除了按照传统档案鉴别原则对其内容评判外, 还要对其可读性、有无病毒等方面进行技术分析。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的调阅查询整序, 档案鉴别整理的整体工作效率会比较高, 相同时间内处理的档案量会大很多, 档案的信息质量不如传统档案高。
(三) 档案存贮。传统档案管理和电子档案管理最明显的差别之一是档案存贮方式。传统档案存贮需要大量人力物力, 而且以上投入还是持续性的, 这不仅仅是资源上的消耗, 随着时间变化, 档案不断累积, 新旧档案的融合、旧档案的应用也会受到影响。电子档案形态多样化了, 文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容, 这就造成了电子档案的多媒体集成性, 使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。而这些电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快的特点, 所需存储空间小, 有效地节约了档案占用的空间。 不过电子档案具有特殊的重复性和可逆性, 可进行无痕迹修改。这个特性便于纠正档案归类录入时的错误, 但难以保证档案的原始性和真实性, 在这方面, 传统档案管理反而有优势, 传统档案更改会留下痕迹, 而且更改流程繁杂, 倒能更好保存档案的原始性和真实性。
(四) 档案应用。在档案应用方面, 电子档案管理与传统档案管理相比有了非常大的变化。传统档案由于物理限制, 查询翻找某份档案的工作量大, 而且需要到当地的档案藏馆, 且一份档案只能被当时接触到的人浏览。电子档案则没有这些限制, 网络上传递电子档案的时间是按秒计算, 不仅信息传输速度较传统档案管理有大幅度提高, 而且不受空间的限制, 手机、电脑等网络终端设备能够实现公开档案的多人群多地域的访问。但是电子档案是将信息数字化, 它有着对设备的依赖性, 必须满足其运行条件。而且它并非是直读的。传统档案应用则没有运行条件, 接触到即可浏览。
二、从操作内容分析传统档案管理与电子档案管理的利弊
(一) 档案信息的真实性。传统的纸质档案鉴别审核严格, 一旦形成内容和形式基本不再变化, 保管得当, 原始性和真实性容易保证。电子档案建立在现代信息技术的基础上, 数字化信息易于删改变化, 载体多样, 单从内容、形式和载体特征难以确定档案的原始性和真实性。而且档案电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 转化的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实, 信息内容出错的概率和机会远高于传统档案。
(二) 档案管理的操作性。传统档案归档、整理、应用全为实体人工操作, 工作量繁杂庞大。电子档案管理以先进的信息技术, 而且现在有很多信息处理软件, 这对于批量处理信息大有帮助, 大大降低了同任务下档案管理的工作量。不过, 电子档案管理工作方式与传统档案管理相比更为专业化, 它对管理人员有较高的素质要求。操作人员不仅要有档案管理的专业技能, 还要有计算机及多种软件的操作技能。
(三) 档案管理的安全性。传统档案文件材料多为纸质, 需防水防火防虫防蛀。如果措施完善, 不出意外, 能很好地保证档案的完整性。电子档案是数字化信息, 没有上述存贮安全隐患。但电子档案存储载体多, 数据程序复杂, 部分程序出错易影响整个档案信息库的安全性。此外, 应用信息技术, 就不能完全避免计算机的安全隐患——病毒和网络攻击。公开档案的开放浏览端口也可能成为非法篡改档案的入口。因此, 电子档案管理虽没有传统档案管理的物理担忧, 但需要从计算机技术方面加强防护, 以保证档案的安全。
摘要：随着信息技术的发展, 档案管理形式有所变化, 电子档案管理是随着信息技术发展兴起的档案管理形式。本篇文章从操作环节和操作内容上对传统档案管理和电子档案管理的利弊进行对比分析。
关键词：传统档案管理,电子档案管理,利弊
参考文献
[1] 乔芳.论电子档案与传统档案管理的共性与异性[J].湖北函授大学学报, 2015 (14) :81-82.
[2] 戎雪.浅谈企业档案管理存在的问题以及电子档案的管理[J].大陆桥视野, 2015 (12) :46.
[3] 俞延梅.电子档案与传统档案的发展刍议[J].经济师, 2012 (3) :234-235.
[4] 叶晓琳.传统档案与电子档案并存的理念思考[J].兰台世界 (中旬) , 2013 (3) :13-14.
[5] 赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案, 2012 (7) :38-39.
档案管理培训范文第3篇
现阶段, 随着网络信息技术的不断发展, 电子档案管理不仅仅在各种企业中占领着十分重要的地位, 对于大学档案管理也起到很大的影响。在学校中应用电子档案管理能够很方便的储存学生的信息, 方便别人查找管理, 为学生后续的档案管理提供更便捷的服务, 提供更加快速的传递方式。所以电子档案管理应用在大学档案管理中, 不仅能够方便学生信息管理, 而且对于学校的发展也有一定的推动作用和影响[1]。
二、电子档案管理的优点
(一) 提高档案管理的工作效率
信息处理方面, 计算机对于人类有很大的帮助, 毋庸置疑, 计算机相比于人类有着更大的优势, 所以在电子档案管理方面能够不断地提高档案管理的工作效率, 提高整体的工作质量。在传统的大学档案管理工作中, 需要工作人员用笔进行抄写, 利用的是传统的纸质档案管理。这些工作虽然要消耗大量的人力, 物力和财力, 但是对于准确性无法得到保证。随着电子档案管理的不断推行, 利用这一管理方式可以有效地提高效率, 利用现代化的信息技术将大学档案进行管理和存储教学生的信息准确的录入到计算机中, 从而使得档案录入和管理变得更加的简单、可靠, 这有利于学校庞大的档案资源管理。
(二) 降低档案管理的成本
很多大学在之前的档案管理中利用的是传统的档案管理方式, 这种方式不仅要消耗大量的人力, 而且需要的成本也非常的高, 对于学生信息的存储也不够准确。但是, 采用电子档案方式之后, 在保存方式和保存环境上, 都比之前成本有所降低。纸质档案的保存对于环境和温度都有着极高的要求, 过于潮湿和干燥都对于档案资料的管理十分不利[2]。而采用电子档案管理, 不仅能够达到节约资源的目的, 而且能够避免自然环境所带来的损坏。如此一来, 资源就能够在一个比较安全的条件下长期的保存, 从而降低了档案管理的成本。
三、大学档案管理的意义
教育的不断发展使得许多大学的招生人数在不断的增加, 这就给大学档案管理, 提高了难度, 学生的档案要如实的记录也是一项十分复杂的工作。大学档案管理最主要的特点就是数量多、数据多, 电子档案管理的应用可以不断的规范管理方式, 所以也能够尽可能的提高管理的工作效率。
大学档案管理实现现代化有许多的意义。首先, 大学生档案管理在学生的思想教育方面十分的重要, 学生的档案可以如实的反映每个学生不同的特点, 让老师可以采用不同的教育方式, 对学生进行道德修养方面的培养和教育。电子档案管理的建立能够提高档案的利用率, 培养学生的学习积极性, 提高竞争意识, 对于之后学生的工作有十分重要影响。通过电子档案也可以让许多的单位和企业了解优秀人才的全部情况, 有利于学校的人才培养[3]。其次, 大学档案管理为大学发展提供了服务, 学校可以从学生档案中获得许多的学生信息, 并能够从学生档案中发现教育的问题, 为学校及时的发现问题, 解决问题, 从而找到方法, 提高学校的教学质量, 推动教育的全面发展。
四、大学档案管理中存在的问题
随着社会的不断发展, 档案管理的方式也在发生着变化, 逐渐向现代化的方向发展。当下电子档案已经成为了大学档案管理中的重要方式, 给学校带来许多便利的同时, 也存在着许多的问题, 主要有以下几个方面。
(一) 电子档案本身存在的问题
虽然电子档案运用使得学校的档案管理更加的方便, 快捷。但是由于当下网络技术的不断发展, 网络安全问题也随处可见。一旦网络方面出现问题, 电子档案中的信息就会被盗取, 就会泄露大量的学生信息, 对于学生造成一定的伤害。对于学校也会造成很大的损失[4]。
传统的纸质档案出现问题, 容易被人发现, 并且容易修改, 但是电子档案中如果出现错误, 就会影响之后所有的数据, 并且这一错误还不容易被人发现。如果工作人员工作不仔细, 就很容易造成数据方面的错误, 这也会造成严重的后果, 会影响学校的整体工作以及学生的信息安全。
(二) 制度管理方面的问题
很多大学在档案管理制度方面存在着许多的问题。由于传统的档案管理方式对于工作人员的专业水平要求比较低, 所以很多高校在换成电子档案管理方式之后, 对于工作人员的专业水平要求就是和之前一样, 没有达到很高的重视程度。很多大学管理人员对于自己的职责不清楚, 没有经过专业的培训, 对于档案的整理内容也不够清楚, 从而使得许多的内容有重复, 缺漏的现象, 直接的导致了工作效率的下降和工作质量的下降。还有一方面的问题是学校对于大学生档案管理不够重视, 许多的管理人员工作情绪懈怠, 导致管理工作中会出现各种问题, 影响学生信息的录入和传递。
五、大学档案管理的改进措施和策略
电子信息档案管理方式虽然相较于传统的档案管理模式有很大的方便之处, 但与此同时, 它也存在着许多的问题, 如果不加强改进, 会对学校的档案管理造成很多的问题, 不利于学校整体的工作质量的提高。
(一) 不断提高电子档案的安全
大学档案中包含学生许多隐私的信息, 所以学校对于学生档案有一定的责任, 要保护好学生的档案信息。但是网络安全问题处处可见, 所以要不断的加强电子档案的设备以及网络安全, 对于存储电子档案的计算机, 要做到安全的保证。电子档案存储, 计算机不能够再作为其他的设备使用, 以免造成数据的丢失, 并且对于计算机设备要定期的进行检查, 保证数据能够安全, 准确。一旦出现数据损坏, 要使用备份的数据一, 防止造成严重的损失。要通过各种网络防火墙等安全措施来加强网络安全的管理, 避免数据出现泄漏的问题。
(二) 规范管理流程
档案管理工作的流程十分的复杂, 所以学校的档案管理工作人员要严格按照操作流程进行, 设立专门的监督机构对于工作人员的工作进行及时的检查, 从而保证信息的安全性。不断的规范管理的流程能够防止工作人员在工作中出现失误, 如果出现失误, 也尽可能的及时发现并迅速改正, 从而不影响后面的工作进度, 保证整体的工作效率和工作质量。对于工作人员的专业技能也要不断的培养, 不断地提高工作人员的综合水平和素质, 只有这样才能够保证管理制度更加的完善, 才能够促进大学档案管理的工作开展。
(三) 不断地培养工作人员的综合水平
学校档案管理人员对于学生信息担任着重要的责任。学校要不断的提高工作人员的素质, 对于工作人员进行定期的思想教育培训, 提高他们对于档案管理重要性的认识, 从而让他们具备良好的政治素养, 明白自己的职责。在工作中才能够不断地发挥自己的作用, 才能够更加的仔细认真。
六、总结
总而言之, 大学生档案对于大学生的工作和生活尤为的重要。所以对于大学生的档案高校应该严加的管理, 并提高重视。随着信息化时代的来临, 电子档案越来越被广泛的应用, 但是其中也存在着许多的问题, 学校要采取更加适合的措施和方法, 避免这些问题的出现, 从而保证档案信息的安全性, 只有这样才能够不断地提高学校的管理质量, 加强学校的建设。
摘要：近几年以来, 随着信息化时代的不断发展, 电子档案也逐渐被运用到社会各个领域之中, 在各个行业中都发挥着重要的作用。档案管理对于学校发展十分的重要, 但是现阶段, 许多大学对于档案管理还存在着许多的问题, 学校要不断的加强对大学档案管理工作的重视程度, 不断的加强档案管理人员的培训, 提高管理人员的综合水平和职业素养, 将电子档案管理应用在大学档案管理中能够更好的提高工作效率, 使得工作更加的方便快捷, 更好的服务学校、服务社会, 为学校的发展做出贡献。
关键词：电子档案管理,大学档案管理,应用
参考文献
[1] 侯艳琼.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].办公室业务, 2012 (11) :91-92.
[2] 吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务, 2014 (7) :122-123.
[3] 葛清梅.电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].黑龙江史志, 2015 (3) :85.
档案管理培训范文第4篇
一、如何提高档案人员整体素质
(一) 构建奖惩机制。构建奖惩机制是提高档案人员整体素质的有效途径, 对于此, 要求医院领导应依据档案管理工作实施现状构建相应的奖惩制度, 并在此基础上将档案管理工作纳入到行政考核范围内, 以此来调动档案管理人员工作的积极性, 且促使其在实际工作开展过程中始终秉承着严谨的工作态度, 最终达到高水平的档案管理效果。此外, 为了确保奖惩机制内容设定的合理性, 要求医院相关部门应依据制度的实施现状对其内容展开合理调整, 继而在岗位考核制度实施过程中将其设定为考核参照依据, 对不具备档案管理能力的岗位人员进行岗位调整。
(二) 加大培训力度。在医院档案管理工作开展过程中培训策略的实施要求医院领导在开展管理工作的过程中应提高对档案管理人员培训工作的重视, 并应将其纳入到医院发展计划中, 继而促使档案人员在专业化培训过程中能提高自身专业技能, 且强化自身对档案管理知识的掌握程度, 最终将其应用于实际工作开展中提高整体档案管理水平。此外, 为了达到最佳的培训效果, 要求医院领导应始终秉承着“走出去”或“请进来”相结合方式的培训原则, 达到高质量的培训效果, 同时亦可促使档案人员优化自身档案管理中的问题, 且保障档案管理的规范性。另外, 在实施培训策略的过程中要求医院相关部门应定期举办相应的档案知识讲座, 并鼓励档案人员参与到其中, 提高自身专业素质及业务水平。
二、加强医院档案管理的策略分析
(一) 加强档案意识宣传。档案资源可为医院领导的衔接及决策提供大量的参考资源, 因而档案管理人员在实际工作开展过程中应提高对自身工作职责的重视, 且应通过加强自身档案法律法规学习的方式来提高自身对档案管理的认知, 最终由此推动档案管理工作的有序开展。此外, 为了提高领导对档案管理的重视程度, 要求医院档案管理部门应利用新媒体等手段来宣传档案管理工作的重要意义, 且促使领导改变自身传统档案管理理念, 将其纳入到医院发展重要日程中, 实现与医院业务间的协调性发展。另外, 档案意识宣传工作的加强要求领导在日常管理中应发挥自身引导职能带动全院干部职工充分认识到档案管理工作的有序开展对医院业务开展的影响。
(二) 加强档案管理制度。经过大量的实践调查表明, 医院档案具备一定的真实性及完整性的特点, 因而在此背景下为了保障档案管理工作的有序进行要求医院相关部门应依据档案管理工作实施现状构建相应的档案管理制度, 继而促使档案管理人员在制度化环境下能提高自身工作的严谨性, 并严格遵守档案管理的规章条例, 减少不规范管理行为的产生。此外, 医院档案管理人员在实际工作开展过程中应全面掌握《档案法》及《医院卫生档案管理办法》中的相关条例, 且结合自身工作开展中遇到的问题来实现一体化档案管理模式, 最终完善档案归档、保管、销毁等管理环节, 达到规范化管理状态。
(三) 加强档案室硬件投入。在医院档案管理工作实施过程中加强档案室硬件投入也是非常有必要的, 对于此, 应从以下几个方面入手:第一, 医院领导应依据档案管理工作实施现状合理加大档案资金的投入, 并引进新型档案管理设备, 以此来提高医院档案管理整体管理水平;第二, 在新型设备引进的基础上医院也应采取相应措施加强档案保管设施, 且应安排相关工作人员定期检查档案管理设备运行现状, 以便及时发现设备中的问题, 最终为档案管理工作的有序展开提供有利的基础条件;第三, 在医院档案管理工作实施过程中应充分发挥电子计算机在档案管理中的优势, 继而提升档案管理的技术水平, 且改变传统档案管理中人工操作误差较大的问题, 实现系统化管理方式, 提升档案管理中的现代化管理水平。
综上可知, 随着医院医疗改革体制的不断发展, 医院档案管理工作方面的内容逐渐引起了人们的关注。但就当前的现状来看, 医院档案管理工作实施过程中仍然存在着某些不可忽视的问题, 因而在此背景下, 要求医院领导在开展管理工作的过程中应提高对档案管理工作的重视程度, 且应定期安排档案管理人员参加相应的培训, 使其在培训过程中能提高自身档案管理水平, 最终为医院的改革发展提供信息保障。
摘要：本文从如何提高档案人员整体素质的分析入手, 并详细阐述了加强医院档案管理水平的具体途径, 旨在其能推动当前医院档案管理现代化建设目标的进一步实现, 且为医院开发提供更多可用资源。
关键词：档案人员,素质,档案管理
参考文献
[1] 尹蕾.医院档案管理人员素质建设的途径和策略探究[J].中国卫生产业, 2015, 24 (07) :135-136.
[2] 陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学, 2012, 32 (16) :28-29.
档案管理培训范文第5篇
一、档案管理安全保密及信息化档案管理工作的重要意义
档案管理安全保密主要依赖于网络技术、计算机技术和信息技术为工作手段, 将档案资源作为对象, 将档案工作作为依托, 将档案管理理论作为指导, 根据信息社会以及国家档案管理部门的基本要求, 进行档案收集、整理、保管、开发和利用工作。现如今, 将信息化管理推进信息化是时事所趋, 更是促进社会进步的文明保障。纵观中国档案管理史, 档案管理中安全保密工作, 一直以来都是最重要的工作环节, 因此, 档案管理安全保密工作是档案管理行业持续发展的直接保障。在档案管理工作中, 信息管理具有重要意义, 尤其是国家经济信息、军事信息、科技信息和政治信息, 一旦走漏这些信息或者落入不法分子之手, 势必将掀起一场腥风血雨, 引起社会动荡。
二、档案管理安全保密及信息化档案管理工作的主要问题
(一) 缺乏管理人才、技术。目前, 档案管理工作中管理人员管理技术不过硬、管理意识非常薄弱, 善于信息技术的人才大多流入其他行业, 缺乏管理经验。在档案管理中, 由于具备管理知识和信息技术的工作人员少得可怜, 档案查阅、管理和保密等技术问题愈发严重。此外, 信息管理软件普及率低、档案管理工作不统一都是信息化档案管理难以推进的主要原因。很多行业都需要规范、完善的工作标准, 才能保证该行业持续有效的发展, 管理行业更该如此。在信息化管理中, 由于缺乏管理知识和信息技术, 因此档案管理、案卷管理受阻, 一者寄托于档案管理行业涌现大批管理人才, 二者期望信息技术人才开发兼容性、便捷性的管理软件, 提高档案管理工作的工作水平, 推进信息化档案管理的进程。
(二) 误解档案管理性质。档案管理具有重要意义, 不单是各种工作、各种形式的历史记录或者文档的简单保存, 更是领导决策的主要依据和工作查考的主要凭证, 甚至是科学研究、基础设施建设的参考资料。虽然, 档案管理工作意义重大, 但是其管理人才十分稀缺, 究其原因, 其一, 管理人员对工作内容产生误解, 将管理文件的思想灌注于档案管理中, 导致档案资源的开发、利用出现短板;其二, 人们对档案管理的工作性质产生误解, 档案管理最初工作功能是为单位人员提供资料服务, 现在是档案查阅、保管、保密和开发服务, 档案管理工作的业务和功能是非常多的。此外, 人们大多数喜欢那些起手快、见效早的工作, 认为档案管理工作前途渺茫, 或投身于高楼大厦的建设, 或栖身于服装设计、游戏设计之类, 只有档案管理工作无人问津。
(三) 缺少信息化管理理念。管理模式、技术落后, 没有随着时代发展, 应用网络技术、信息技术来管理档案, 也缺少信息化管理的理念。目前, 国内餐饮、设计、销售乃至快递行业都步入了信息化时代, 唯独档案管理行业慢吞吞、举步维艰。在档案管理中, 信息化管理难以推进, 信息化管理建设需要坚持不懈, 管理人员要不畏艰难险阻, 攻克信息化管理中存在的难题、挫折, 简而言之, 信息化档案管理建设, 不会一帆风顺。由此看来, 美利坚合众国的各方院校、企业、社会组织和地方政府设立的档案管理机构, 不仅能形成分散性、多单元、无重心的管理, 还能增进管理人员的沟通与协作, 应当效仿。
三、探讨档案管理信息化管理的应对策略
(一) 提高管理人员专业素质。档案管理人员本身技术水平偏低、专业素质不高, 贻误了档案安全保密工作的有效运行, 档案管理部门应当抓紧培训档案管理工作人员的管理技术, 并提高其工作素质, 从而形成一个纪律严明的管理团队, 更好地为国家或者社会服务。在培训过程中, 加强档案管理人员保密意识, 加快信息化管理的进程, 并结合国家的各种管理规定建立安全保密制度, 给予管理人员管理教育和管理实践, 提高管理人员的应用水平, 以此来满足档案管理信息化的基本要求。
(二) 加强信息管理安全意识。管理机构、管理部门和管理人员应该认清档案管理工作的发展前景, 正确解读档案管理工作性质, 尤其在安全保密方面, 定要加强管理人员的安全管理意识, 防止不法分子借用网络技术窃取档案信息, 对档案管理工作和社会造成巨大的经济损失。此外, 在推进档案管理信息化的同时, 对档案信息管理进行科学的规划, 防止档案管理安全性降低, 导致档案资源失去开发和利用的价值。比如, 某管理企业一昧地推进信息化档案管理, 大量招揽参差不齐的信息技术人才, 由于其中大多数不善于管理, 也不具备管理素质, 所谓“日防夜防, 家贼难防”, 但凡管理部门有价值过高的保密文件, 均惨遭泄露, 因此安全保密工作任重道远。
(三) 加速档案管理信息化。管理机构要具备长远的目光, 认准管理行业的发展趋势、竞争规律, 不仅要加强安全保密工作的技术性研究, 还要变革档案管理的技术与制度, 从而保障绝对保密性, 并将档案管理内容和档案管理软件相匹配, 增加档案管理工作的工作效率, 不仅要落实档案管理信息化, 还要建立较为先进的信息化管理标准, 从而加速我国档案管理部门的进程。比如, 目前关于档案管理的软件非常少, 推进信息化档案管理举步维艰, 如果目前还没有明确规定信息化管理标准, 那么档案管理信息化难以真正实现。
四、结束语
档案管理行业长年来处于冷门行业, 档案管理工作也没有得到人们充分的重视或者热爱。在信息化时代, 档案即等于资料、信息, 档案管理即等于收集信息、整理资料, 因此档案管理信息化十分重要。首先, 要高度重视档案管理安全保密工作, 并加强信息化档案管理;其次, 要提高档案管理工作的工作效率, 还要保证信息化档案管理的建设, 并加强各种措施来研究、巩固这两个支点, 最终实现档案管理工作安全保密的初衷。
摘要：随着时代的发展, 许多企业逐渐步入了信息化时代, 唯独档案管理信息化工作难以开展, 其主要原因是善于管理的不精通信息技术, 善于信息技术的不热爱档案管理行业, 因此档案管理工作一筹莫展, 陷入僵局。档案管理工作具有重要意义, 其不仅是各种工作、各种形式的历史记录或者文档的简单保存, 也是领导决策的主要依据和工作查考的主要凭证, 还是科学研究、基础设施建设的参考资料, 可在实际过程中, 人们对档案管理工作产生误解, 或自身能力不足, 或自己目光短浅。因此, 本文针对档案管理人才稀少、外界误解等进行阐述, 旨在说明档案管理安全保密及信息化档案管理工作的重要意义, 和档案管理安全保密及信息化档案管理工作的主要问题, 并提出档案管理信息化管理应对策略, 希望能够解决档案管理行业安全保密工作和信息化管理工作的燃眉之急。
关键词：安全保密,信息化管理,应对策略
参考文献
[1] 李玲.档案管理的安全保密及信息化档案管理研究[J].办公室业务, 2015, 5 (19) :28-30.
[2] 王桂萍.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的思考[J].办公室业务, 2013, 6 (19) :139-141.