人事档案管理程序范文第1篇
一、人事制度改革前人事档案管理的主要特点
(一) 人事档案是员工身份的象征。人事档案是通过各种人事活动记录个人经历和德才表现的过程, 这些档案是以个人为单位的备考查的文件资料, 它记录了从人员的选拔、使用过程中的一系列过程——个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状态及奖励处罚等方面的原始记录。在现有的经济制度下, 根据身份的不同人事档案可分为工人档案和干部档案, 部分城镇居民因为没有工作或工作不稳定等问题, 往往是没有人事档案的。在过去, 人事档案决定个人的社会身份, 人事档案所记录的内容决定个人的晋升、调动工作、招工、公费医疗、加薪、福利待遇及退休等情况。人事档案也间接关系到员工子女工作等问题, 人事档案不仅是个人身份的象征, 还极大程度的与个人切身利益相关。
(二) 人事档案是控制员工的重要工具。人事档案不是由个人进行保管的, 它由用人单位进行管理, 一般来说, 能调动人事档案的只有用人单位, 档案本人是无权调用的。我国的档案管理制度是“人档合一, 人走档随”, 档案是根据个人的生活、学习、工作地点而改变的, 如果人事档案不能迁移的话, 个人所呆的地理位置就很难改变, 这是极其不利于个人发展的。人事档案如此重要, 却由用人单位进行管理, 个人的去留也不得不服从于单位, 这限制了人员的流动, 使得用人单位和人员的关系比较僵化, 不利于企业人事管理, 企业的发展都是以人为本的, 人员与企业管理存在矛盾会阻碍企业的正常平稳发展。
二、人事档案管理制度随社会发展出现的新特征
(一) 国有企业员工可以“无档生存”。随着人事管理制度的改革和发展, 过去那种终身聘任制度已经不再适宜, 员工对企业的依附感也逐步降低, 那些下岗工有无人事档案已经不再完全影响他们另谋出路, 人事档案存在的价值已经不如计划经济时代那么强烈。
(二) 个人可根据实际情况选择“无档择业”。市场经济在逐步发展, 对人才的量和人才的质有了巨大的变化, 新的用人机制也由此产生, 企业的用人需求也变成注重员工的能力和素养, 合同的形式建立起了契约关系, 为员工与用人单位所采用, 过去那样绑死在人事档案上的情况开始变少, 这不仅促进了社会人才的流动, 也使得人员的工作更加自由民主。
三、 人事档案管理的相关问题
(一) 人事档案信息反映问题。原有的人事档案中非常注重个人的政治行为, 个人的政治历史、组织鉴定、社会关系等内容的收集非常具体详尽, 而个人的现实情况, 个人具体专业能力、特长特点、业务业绩等却缺少足够的整理归纳, 描述一个人的全貌在人事档案中无法体现, 有效的信息无法从部分使用者或有针对性的使用者中体现, 市场经济制度下对相关人才的需求无法满足, 人事档案的使用效率无法体现。
(二) 人事制度与法律相互影响。人事档案制度规定有些违背了公民的知情权, 比如:任何人不得查阅或是借阅自己或直系亲属的档案, 这与宪法中公民享有知情权的权利不相符合。封闭式的人事档案管理没有具体的处理办法, 健全建立相关制度是现在市场经济体制和发展模式下必须加强的任务之一。
(三) 服务意识不强, 缺乏进取精神。人事档案工作要涉及的内容非常多, 现在各级档案管理水平不足, 档案管理条件差异较大, 防盗、防火、防潮等措施在档案管理中不够完善, 存放保管人事档案的环境有较大隐患。同时, 落后的人事档案管理制度也是非常影响人事档案管理发展的。虽然现代化信息技术迅猛发展, 解决了非常多的人事管理工作, 给生活带来了便利, 但由于人事档案没有实现统一的标准化信息管理, 信息并不能得到全面的交流和共享, 加之人事档案管理人员的要求无法有具体规定, 专业素质和专业技能水平不到位, 人事档案管理工作量大、整理繁琐不便, 使得工作人员缺乏足够的热情, 档案信息的利用效果取决于档案服务人员的态度, 工作人员态度消极怠慢, 缺乏开拓进取的精神使得人事档案管理工作效率低下, 工作进程缓慢。
(四) 传统人事档案管理制度的弊端。国企事业单位中聚集了大量的高素质、高水平人才, 这是人力资源中最宝贵的财富和资源。一些人因学习、生活或工作兴趣等缘故需要进行工作调动时, 用人单位常常通过强压个人人事档案来阻碍人员流动, 这种现象非常不可取, 不仅限制了人才的发展, 而且企业的声誉和地位会受到一些不良影响。同时, 这也制约了社会人才的合理流动和优化配置。用人单位在对人才进行评定时, 缺乏科学合理的评价体系, 大部分是依据人事档案中记录的内容, 这是非常片面的举措, 员工的专业技能、贡献情况、业绩水平并没有得到具体体现, 从而使得员工在待遇和晋升方面产生了极大的不公平, 这种不客观的评定打击了员工的工作积极性, 阻碍了员工工作能力的正常发挥。
(五) 社会转型期造成人员管理制度混乱。现在社会对人才的重视程度越来越高, 很多用人单位通过大量的手段和优惠政策来吸引人才的参与加盟。许多单位不愿放走那些高层次的人才, 限制人员的流动是通过截留人事档案的方式进行的。企业采取三不要政策 (迁移户口、人事档案、调离手续) 的办法来吸引人才, 太过急于求成, 造成了很多优质人才出现“弃档”现象, 人才市场管理的隐患由此产生。在一定程度上, 这些现象, 造成了人才市场的混乱, 产生了部分欺诈行为, 许多人员不与原单位解除劳动合同就另谋其他职位, 分内工作并没有交接到位, 给原单位经济效益和工作的正常开展造成了不良后果。而有部分人, 为了获得更好的就业机会, 不惜出卖原单位的商业机密, 这些可耻行为就是因为人事档案管理制度不规范不健全造成的。
四、人事档案管理的改革措施
现在, 社会各方都在寻求好的办法来解决传统人事档案管理制度中的弊端。比较好的理念有两种, 一种是建立公开的人事档案社会化管理制度, 就是进行社会机构统一协调管理, 将人事档案、户籍档案、人事代理制度协调进行, 这种方法比较灵活方便。另一种方法是从社会外部解决, 提出科学合理的人事制度改革, 在两种理念的结合下, 开展良好和谐的人事管理制度。
(一) 减低人事档案对人的制约限制。现行的人事制度中比较普遍的实施措施是合同契约制度, 传统的人事档案对人才的束缚已经逐渐消退, 市场作用下对人才的优化配置非常重要, 这不仅可以打破传统的社会身份阶级观念, 减少过去用人机制的终身聘任制, 让员工有充分的时间和空间选择自己真正擅长的领域进行研究, 最大限度发挥人才的优势。
(二) 身份象征由此破除。传统的人事档案对个人身份划定太过具体, 人员的身份享受不同的待遇。这是非常不公平、不科学的分类, 现在制度下强制打破原有机制非常有利于现有人事档案的管理, 因人制宜、因岗制宜是现在人事制度最明确的体现。
(三) 人事档案信息的完善。人事档案的信息公开程度在社会发展的推动下越发强烈, 在此情况下, 人事档案管理应该顺势发展, 及时收集个人有效人事档案信息, 避免信息重复或陈旧, 在记录过程中做到真实、准确、精细, 反映个人全貌需要全面具体真实, 不造假。
(四) 人事档案管理机构需要建立。社会人员流动在当代社会发展中越来越快, 原有的人事档案管理无法保证正常的人员档案管理。可以考虑新成立专门的人事档案管理机构, 由专业的人员进行负责管理, 加强档案的监督体制, 有利于提高档案管理的工作效率, 从而解决档案管理中不公平不科学的一系列问题。
摘要：随着政府和用人单位对人事制度的改革, 人事制度面临着巨大的机遇和挑战, 在人事活动中非常重要的档案管理制度也存在着一定的问题。就此, 笔者针对人事制度改革对人事档案管理的影响进行了分析和探讨。
关键词：人事制度改革,人事档案管理,影响
参考文献
[1] 王晓.人事档案管理的问题与对策[J].档案学通讯, 2013 (2) .
[2] 刘雷娟.档案管理工作内容与模式的转变[J].北京档案, 2011 (7) .
人事档案管理程序范文第2篇
一、加强事业单位人事档案管理工作的重要性分析
人事档案管理工作是事业单位一项重要的基础管理项目, 通过不断建立、完善事业单位人员人事档案管理信息, 从而有助于提升人事档案信息的完整性, 将与干部职工相关的信息资料等进行收集整理和分析, 从而建立人事档案管理系统和事业单位人力资源管理工作乃至其他业务管理工作的联系, 从而提高人力资源管理价值, 更好地借助信息数据为事业单位各类经营发展决策的制定提供参考支持。此外从国家和行业发展层面来看, 加强事业单位人事档案管理工作, 有助于政府等有关部门了解事业单位在人事政策等方面的执行情况, 了解行业发展动态, 更好地为国家有关决策的制定奠定基础, 提升全社会公民整体文化素养, 激发创新意识, 形成良好的发展格局。
二、事业单位人事档案管理方面存在的主要问题
目前在事业单位人事档案管理工作开展过程中, 也在探索一些新方法和技术, 以期不断提升整体人事档案管理工作的规范性和标准化水平。但是总体上分析, 在人事档案管理方面依然存在一些问题, 具体包括以下几个方面:
(一) 思想重视程度不够, 没有深刻认识到新形势下加强事业单位人事档案管理工作的重要意义
开展人事档案管理工作, 涉及到每一名干部职工的切身利益, 需要干部职工积极配合, 主动提供相关的信息, 才能不断提高人事档案信息的完整性和补充的动态性。但是目前大多数事业单位对人事档案管理工作的重要性缺乏全面的认知, 一些领导干部对人事档案管理的认识停留在简单的信息资料补充、相关的资料收集和整理等方面, 对现代化人事档案管理理念等方面缺乏深入的研究, 甚至为了个人利益发生人事信息资料更改、虚报等情况, 影响了人事档案管理的权威性, 不利于巩固人事档案管理工作基础。
(二) 人事档案管理工作台账不完善, 基础工作不扎实
一方面在人事档案管理方面没有形成有效的制度体系, 人事档案管理工作具体流程、管理内容、类型划分以及责任分工等方面没有制定具体的实施细则, 档案管理方法比较落后, 主要还是以手工整理为基本方法, 没有借助现代计算机技术等建立完善的人事档案信息化台账, 工作效率较低, 档案基础台账不完整, 有漏项, 很多都是在迎接检查或者干部任免时才进行相关资料的更新和补充, 不利于人事档案的完整性和规范化水平的提升。
(三) 人事档案管理专职人员素质和能力偏低
开展人事档案管理工作需要由专门的部门和人员负责, 加强统一调度和综合管理, 才能不断提高人事档案基础管理水平和高效利用价值, 目前从事人事档案管理的人员往往都是由办公室或者政工人事人员兼职从事, 日常事务性工作较多, 在人事档案管理方面投入的精力不足, 加上资金支撑不到位, 在信息化系统建设和硬件软件设施配置等方面还存在很多的薄弱环节, 人事档案管理人员工作压力较大, 各部门之间缺乏有效的互动, 从而不利于人事档案管理信息的动态补充完善。在人事档案信息资源开发和利用等方面相关人员研究较少, 没有建立起人事档案与事业单位日常人力资源管理以及经营管理等各项工作的联系, 不利于人事档案资源的可持续发展和综合利用。
三、优化事业单位人事档案管理结构, 提升人事工作服务水平的具体对策
当前面临事业单位改革的大环境, 新时期为了更好地促进事业单位可持续发展, 激发发展活力, 建立更加完善的人事档案管理服务体系, 建议从以下几个方面进行探索:
(一) 加强政策宣传, 提高对人事档案管理工作的重要性认识
要加强国家有关政策的深入研究和宣传, 结合事业单位自身的实际情况, 针对如何做好人事档案管理工作进行全员意见征集和研究, 提高各级领导对人事档案管理工作的科学认知, 将人事档案管理工作纳入到事业单位日常行政管理工作的一部分来进行部署和落实, 同时要加大对人事档案管理工作扶持力度, 加大基础设施投入, 加强对日常人事档案管理工作的检查、指导和监督考核, 征集干部职工针对如何健全人事档案管理体系, 提高人事档案利用价值的举措和建议, 激发全员积极参与意识, 共同营造良好的工作格局, 为不断完善和健全人事档案形成整体合力。
(二) 强化制度建设, 不断提升事业单位人事档案管理工作的规范性和信息化建设水平
进一步理清事业单位人事档案管理工作的具体目标、任务和要求, 针对如何优化人事档案管理机制, 积极学习和借鉴先进组织等方面的经验, 结合政策和事业单位自身实际情况, 建立清晰完善的人事档案管理制度体系。对各类资料如何进行信息采集、归档整理、人事档案资料如何填写等方面严格把关, 建立分类整理、动态归集机制, 切实夯实人事档案管理台账, 做好备份管理, 提升科学化规范化管理水平。同时要积极借助现代信息技术, 建立完善的人事档案数据库体系, 加强纸质档案和电子档案的有效衔接, 借助现代扫描设备等建立完善的人事电子信息档案, 进一步完善信息化基础设施建设, 优化人事档案管理网络化平台, 实现资源全面共享。要明确职责分工, 确保各级有关部门有专人负责, 全员联动, 还要考虑人事档案管理电子软件的兼容性和连续性以及安全性, 加强数据安全动态防护, 提高人事档案管理安全化智能化管理水平。
(三) 加强人事档案管理人才队伍建设, 提高档案管理人员的服务意识和能力
一方面要不断引进高素质的档案管理和人力资源管理人才, 同时注重人才队伍的开发, 针对事业单位人事档案管理工作新要求, 加强政策理念、制度基础知识、档案管理技能以及职业素养、计算机技术等方面的综合培训, 提高档案管理人员的岗位胜任能力。另一方面要不断提高档案管理人员的创新意识, 主动研究新形势下做好事业单位人事档案管理工作的新举措, 加强档案管理人员与其他部门人员之间的沟通交流和协作, 提高对其他部门人员的指导服务能力, 共同为推动事业单位人事档案管理工作有序开展形成强大的人力合力。此外还要针对如何提升人事档案信息深度开发和利用价值等方面进行深入研究, 加强人事档案管理信息与其他基础管理工作的融合研究, 通过定期进行数据汇总和比对分析, 找出规律, 积极研究制定更加科学的人力资源管理开展方法, 为人事决策以及基础管理等各项工作的有序开展提供重要的信息支持。
总之, 随着事业单位改革进程深入推进, 新时期做好人事档案管理工作任重而道远, 为了切实提升人事档案科学化管理水平, 提高人事工作服务水平, 需要结合实际, 完善制度, 加强质量监督, 注重人才队伍建设, 不断提高信息化管理水平, 只有这样才能有效发挥人事档案工作的价值。
摘要：近年来伴随事业单位改革进程有序推进, 新时期对事业单位人事档案管理建设及工作开展提出了新的要求, 现阶段事业单位人事档案管理工作还存在一些问题, 直接影响了人事档案管理效能的发挥, 本文对目前事业单位人事档案管理工作存在的问题进行了分析梳理, 并提出了提升事业单位人事档案管理工作水平的具体对策, 以期为广大事业单位人事档案管理工作有序规范开展方面的研究提供一定的理论参考。
关键词：事业单位,人事档案管理,问题,服务,对策
参考文献
[1] 杨思源.如何优化事业单位人事档案管理制度[J].决策与信息 (中旬刊) , 2016 (02) :187.
[2] 罗艳.普洱事业单位人事档案管理初探[J], 普洱学院学报, 2018 (04) :44-45.
[3] 吴凡.论事业单位人事档案管理的新思路[J], 科技展望, 2016 (11) :253.
人事档案管理程序范文第3篇
【关键词】人事管理;人事档案管理;社会公共信息
人事档案管理与人事管理两者属于相辅相成的关系，其中一个发生改变，另一个也要随之发生改变。人事档案管理属于人事管理的一部分，要做好人事档案改革工作就需要从理念与管理方式等方面入手，只有这样才能做好改革工作。因此，有必要深入研究人事管理改革与人事档案管理改革。
一、以往人事管理下的人事档案管理
(一)以往人事管理职能
以往的人事管理职能通常可以从以下三方面加以概括：首先，从部门角度讲，主要传达决策者制定好的目标，同时检查应聘者自身情况与所应聘职位是否相符，需要与应聘者与部门负责人相沟通，这样一来就导致科学性缺失;其次，尽管有时让员工接受组织纪律等方面的培训，但却很少能够达到预期效果;最后，在管理评价中不具有科学性，只是一味地找毛病。在工资与社保管理上只计算其中的一部分。以往的人事档案中，将工作作为中心内容，所做工作一直围绕档案管理、工资调配、人员分配上，这些条框方式难以激发人的创新能力。
(二)以往人事档案管理性质
以往人事档案管理具有封闭性质，能够阅读档案工作的人员十分有限，仅局限于领导级别，外人几乎看不到档案。这样的管理方式具有有利存在，也有不利存在，对于有利因素来说主要体现方便管理人员收集与管理，便于领导人员使用，保护人事档案不外泄。不利因素也体现在扩大了人事档案功能，影响到了档案使用，使人事档案成为约束人的工具，使人难以发挥自身作用。
二、人事管理改革主要内容
(一)将市场竞争机制应用到人才资源配置中
首先，转变以权力为中心的形式，将市场规则作为中心，因此政府部门应适当地拓宽人力资源开发与竞争途径，使政府成为制定规则人员，强化规则和透明性。同时，政府部门要成为规则的监管者与维护者，对于人力资源流动中所发生的违规行为一定要做好制裁工作，注重个人合法权益的保护工作;其次，重视现有机制改革，充分发挥市场竞争机制，为人才创设良好的流动环境，确保人才市场具有机制灵活性与功能完备性。
(二)构建完善的人才评价机制
对于人才评价应注重科学合理性，使人才树立起良好的人生目标，促进人才资源结构优化，设立良好的科学规范机制，保证人才在竞争上具有公正、公平、公开性。
(三)强化公务人员培训
要提升公务人员素质应通过教育培训实现这一目标，真正构建服务型政府。通常情况下，政府服务质量的高低与公务人员综合素质有直接关系，因此政府部门一定要做好公务人员培训工作，使公务人员认识到自身所承担的责任，全心全意地投入到为人民服务中。
(四)确立问责机制
人事管理所针对的对象是人民大众，这就需要在工作中始终将人民需求放在第一位，工作人员应真正为人们办事，平等看待每一名来访人员，对于在工作中出现的问题，要实行谁犯错谁负责，确立问责机制，减少问题发生互相推诿情况出现。
(五)重视人才保障机制的完善
构建人才权益保障机制一定要做好法制严明、完备法制，发挥其应用作用，真正保护人才合法权益，尤其是知识产权的保护应作为重点，防止他人创新成果被窃取情况发生。
三、人事档案管理改革方式
(一)更新人事档案管理观念
人事档案被创建出来的主要目的是被人们使用，这就需要做好人事档案资源开发工作，通过人事档案可以了解到一个人的成长经历，不仅可以为本单位人事部门服务，还可以为其他相关人事部门服务。首先，应认识到国家对创新人才的重视，提高人事档案利用率;其次，将科学发展观作为人事档案管理核心观念，通过利用人事档案为人们创设良好的生活环境;再次，认识到人事档案服务对象为人们，通过人事档案带动人才进步;最后，从现代人力资源管理现状入手，转变工作理念，强化人事档案管理。
(二)重视人事档案管理机制改革
在人事档案管理机制改革中，应注重分段改革，充分发挥人事档案作用，将现代信息技术应用其中，强化载体管理与信息管理。同时用人单位在做好人事档案实体保护时，也要通过数字化做好数据库处理工作，以便供单位使用。流动的人事档案，应交由人才交流中心管理，保证人才信息的真实有效。
(三)构建完善的人事档案管理机制
要做好人事档案管理工作，应通过权限制完成人事档案管理，使具有权限的人都可以应用个人档案，无论对方是本单位人员还是流动人员，这样也可以展现出对人的尊重。
(四)转变人事档案管理方式
以往的人事档案管理以纸质档案为主，现阶段已经进入信息时代，人事档案管理也要注重数字化的实现，将信息技术与网络技术应用其中，通过密匙等调取档案信息，既可以保证档案信息安全，还减少了对信息使用者在空间与时间上的限制。
(五)强化人事档案利用方式
首先，转变人事档案内容，对于档案从收集开始就做好管理工作，严禁将虚假信息融入到档案中;其次，提升人事档案社会效能，将以往的控制管理转化为服务管理，充分发挥人事档案的作用;再次，为强化利用效率，应适当拓宽编研范畴，逐步完善档案信息内容;最后，做好人事档案的动态管理工作，完备人事档案数据系统。
四、结论
通过以上研究得知，人事管理与人事档案管理两者之间联系密切，两者的改革要同时进行，因此本文从实际情况出发提出了一些改革措施，希望能为相关人士带来参考，做好人事档案管理改革与人事管理改革工作。
参考文献
[1]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.
[2]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，(6).
[3]张帆.试析人事管理改革与人事档案管理改革[A].华章(2014)[C].2014.
[4]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010，(5).
作者简介：张建华(1981-)，男，吉林白山人，任职于中共白山市委组织部，研究方向：档案管理。
人事档案管理程序范文第4篇
第一条 为规范集团公司及所属各公司(以下简称公司)人事档案管理工作，使人事档案管理工作制度化，规范化，根据国家劳动人事管理有关政策，结合实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于公司在岗在册正式员工。
第三条 人力资源部负责集团公司员工、所属公司中层干部及以上职位员工的人事档案管理工作。
第四条 所属各公司办公室负责本公司普通员工的人事档案管理工作，人力资源部对各公司的人事档案管理工作行使指导、检查、监督的权力。
第五条 人事档案分类：
(一)入职档案包括：
1.个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书、上岗前体检表复印件等个人入职基本信息;
2.劳动合同、试用期协议书、试用期考核评价表、公司规章制度培训签字表、录用条件告知书、保密合同、应届毕业生协议书等。
(二)培训档案包括：
1、新员工入职培训安全考试试卷、人力资源部规章制度考试试卷、运行员工导师带徒弟培训协议书及考核评价表;
2、员工参加公司组织的培训签名表、培训考试成绩记录表、外出培训申请表、外出培训效果评估表、培训服务期协议;
3、员工参加继续教育取得学历材料(考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学历、学位证明材料)。
(三)岗位、职务档案包括：
1、员工岗位说明书、《人事调整通知单》复印件;
2、中层及以上人员职务说明书、职务变更记录、职务任命书复印件。
(四)绩效考核档案包括
1、考核记录表、考核成绩、公司评优选先文件复印件;
2、政府、行业系统对个人科技发明、英雄模范事迹、业绩突出方面的表彰材料及证书复印件。
(五)专业技术职务(职称)、职业(执业)资格证及各种证书档案包括：
1、专业技术职务申报、考级、审批表、聘任、晋升专业技术职务资格审批表、职称证书复印件;
2、国家职业(执业)资格证复印件;
3、公司统一组织考试的电工证、焊工证、锅炉操作证、压力容器证、锅炉水处理操作证等证书复印件。
(六)参加党派、社团组织档案包括：
1、入党志愿书、转正申请书、党员登记表;
2、加入民主党派、社团材料;
3、参加党团代表大会各种资格证、代表证复印件。
(七)处分档案包括：
1、因违反公司规章制度受到降职、降薪等处分材料;
2、司法部门判决书，上级主管部门及其他行政部门的处分材料。
(八)婚育住房方面档案包括：
1、单位出具的婚姻材料;
2、计生部门出具的生育材料;
3、福利住房职工单位出具的住房证明。
(九)社会劳动保障方面档案包括：
1、劳动工伤、伤残鉴定材料;
2、加盖社保局公章的首次参加养老保险登记表;
3、加盖医保办公章的医疗保险转移单;
4、单位出具的缴纳养老、医疗保险证明材料。
(十)其他方面档案包括：
1、员工辞职、辞退、自动离职、除名、解除劳动关系等材料;
2、员工退休相关资料。
第六条 人事档案的归档：各公司劳资员人事综合专员负责对各类人事档案进行鉴别，根据材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，并做好各类档案的目录。
第七条 人事档案的检查核对
(一)各公司办公室负责定期对人事档案的完整、安全进行检查核对，包括查看人事档案材料是否齐全，是否存放错误，有无霉烂、虫蛀等;
(二)遇有突发事件之后，如被盗、遗失、水灾火灾之后，应对人事档案进行检查核对。
第八条 人事档案的转移
(一)集团内部转移：员工在集团内部调动，当事人凭《人事调整通知单》办理档案转移手续，填写《员工内部档案转移通知单》;
(二)人事档案外部转移：员工因工作调动等原因引起的人事档案转移，当事人凭所在公司的《工作交接单》及调入单位开具的提档函办理档案转移手续，当事人填写《员工外部档案转移通知单》。
第九条 人事档案利用的方式
(一)查阅：相关权限的人员可以查阅员工人事档案，无关人员不得要求档案查阅，各公司要做好档案查阅的审批及登记工作。
(二)借出使用：相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用的，必须履行严格的审批手续并做好登记工作，到期及时归还。
(三)出具证明材料：一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要人事档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经审批，加盖公章后方能生效。
第十条 人事档案保密规定及保存期限
(一)各公司劳资人事综合专员负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
(二)公司内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案相关资料，自员工离职之日起3年后方可销毁。
第十一条 本规定由人力资源部负责解释。
第十二条 本规定自公布之日起施行。
附件：员工内部档案转移通知单、回执单;
人事档案使用审批单;
员工外部档案转移通知单。
人力资源部
2012年8月27日
员工内部档案转移通知单
兹有公司员工因原因，人事档案转移至公司。档案包括，请给予接收。
年月日公司盖章：
员工内部档案转移回执单
兹收到公司转来的人事档案，包括。
年月日公司盖章：
人事档案使用审批单
员工外部档案转移通知单
兹有因，提走的人事档案一份，人事档案包括。
年月日提档人签字：
人事档案管理程序范文第5篇
摘要：当今医学飞速发展，人们对健康的需求越来越多，随着我国医疗市场的不断改革，医院的生存环境已经发生了深刻的变化，医院之间也面临着竞争。人才是医院的核心竞争力，医院间的竞争，归根结底是医院之间人才的竞争，只有引得进人才，留得住人才，使人才能够很好地发挥自身特长，才能带动医院在激烈的竞争中赢得良好的口碑。医院必须提升人力资源管理水平，优化人事档案管理方式，掌握现代化的人事档案管理方法，为医院人力资源管理提供强大的后盾，促进医院人才库的建立。
关键词：医院；人事档案管理；人才库
现代人力资源管理是利用科学方法，对现有的与物力相结合的人力进行统筹调配，合理培训，使人力与物力保持最佳状态和最佳比例的管理手段，需要对人的思想、行为、心理进行诱导和协调医院人事档案管理是医院人力资源管理的一项重要内容。它将医院医护人员、后勤人员等工作人员工作、科研过程中的文字材料收集记录下来，并将工作人员的各项信息汇总。从而，人事档案能够为考核提拔干部，晋升职称，评奖评优等提供参考依据。作为一所妇幼保健的专科医院，我院的工作不仅有医疗，还有教学、科研和妇幼保健工作。因此“人才强院”是一项重要的发展战略。医疗、保健、教学与科研工作，无一不与人才相关，无一不以人才为基础。为了促进医院科学发展，加强医院人事档案管理，促进人才库的建立，本文对人事档案管理中存在的问题及应对措施进行了浅析，现报道如下：
1存在的问题
1.1人事档案的内容：首先，档案资料不完整。由于过去对人事档案管理的力度不够，因此在收集人事档案的过程中存在遗漏现象。档案所有者对于提交相关资料不重视，档案收集者也未能细致存档。其次，档案的内容大多很空洞，仅仅是列举了档案所有者的履历、获奖情况等，缺乏详细的介绍以及相关证明材料。体现个人工作表现和工作业绩的内容较少。档案中的评价性内容千人一面，多为套话，缺乏具体的描述。档案中数据等客观信息较少。
1.2人事档案的更新不及时：经过调查发现，现有的人事档案较为陈旧，对于新近发生的事迹，以及新近的考核等并未入档。这种现象会导致医院在选拔和培养人才的时候得不到人才的最新文献信息，而采取其他非书面性，带有强烈主观色彩的选拔评价方式。
1.3人事档案的载体陈旧：采用传统的纸质媒介作为档案载体，存在诸多弊端。首先，纸质载体随着时间的推移会风化，变黄，变脆，导致记录的信息缺损，不能恢复。其次，采用纸张记录信息，不能及时更改，也不便于更新档案材料。再者，医院需要查阅相关档案时，不能快速检索到所需信息，这对于人才的挖掘、选拔和人才发展较为不利。
1.4不适应新时期档案的流动。近些年，我国的卫生事业改革不断深化，医院也在市场作用机制下变得更为开放，更具有流动性。人才的流动已成为现今医院的常见现象，人才流动不仅能够促进医院间的人才交流，医院之间的良性竞争，而且避免了医院中固定关系网的形成以及因循守旧思想的滋生。同时也带来诸多问题。首先，传统的人事档案为纸质，只有一份，在人才进入时带入，随人才走出时带出。若档案管理人员稍有疏失，便有可能导致档案错漏、在转递过程中丢失，还可能为伪造档案者提供了机会。
1.5不当的人才竞争手段。有些用人单位为了留住人才，不惜采取一些过极措施，如扣档，使人才迫于无档案而不能离职。这种做法也会使一些人弃档，出现有人无档案，或有档案无人的现象。
2改进措施
2.1改变档案管理工作模式，充分开发利用档案资源。医院档案管理中， 要改变被动的管理模式。以前总是认为档案管理工作不能为医院产生任何经济效益，所以形成了“重管轻用”的局面，档案资源没有得到充分的开发利用。随着医院的不断发展，为了更全面地为医疗服务，必须打破常规，主动到各职能科室及临床科室“催、要”档案，征询医务人员对档案资源的需求，以便更完善、有效的收集档案资料，把档案资源充分开发利用起来，全方位地为医院提供服务。
2.2建立健全医院档案管理制度，明确职责，使档案管理与医疗业务同步发展。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。通过建立档案利用、保管、归档范围等规定，健全档案管理网络体系，明确职责，将医院各个部门，各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展，同时，要积极拓展人事档案的归档范围。
2.3重视档案管理远景规划，实现档案信息化管理。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、诊疗科目、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后，必将影响医院管理水平的提高，影响业务技术的发展。医院档案管理作为医院管理的重要组成部分，在医院的建设和发展中是不可缺少或替代的。医院在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。并逐步实现档案信息化管理，使档案信息资源得到充分开发利用。只有逐步实现现代科学的管理方法和先进的科学技术， 利用计算机进行档案文件的查找、利用等工作，才能使档案工作人员能够全面、系统、迅速的管理和提供档案资料，更充分地发挥档案的作用。
2.4开展档案编研工作，提高医院档案工作效益。随着医疗改革进一步深化，档案工作的利用率会越来越大，利用的要求也会越来越高，利用者不会仅仅满足于档案文件，而是希望档案部门能够提供一些编撰文件，为他们开展医疗、教学、科研工作提供有力资料，这就要求档案人员认真研习本专业知识，编写一些专题汇编，充分开发档案资源。虽然在医院管理中档案工作远远不可能像医疗工作能为医院带来可观的经济效益， 但是深入开发档案信息资源、提高工作效益， 可以为医院各项工作提供服务。
2.3提高档案工作者素质：档案管理人员素质直接影响档案管理水平。在医院从事档案管理的人员大部分来自其它岗位的转岗，受专业素质、理论水平、文化程度等影响，不能很好地适应现代化档案管理。因此，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过学历教育、专业培训、进修学习等手段，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。
2.4做好档案的安全和保密工作：档案管理人员要始终贯彻学习《保密法》的精神，按照规定加强档案安全与保密管理。医院档案管理工作是光荣而艰巨的基础工作， 档案管理人员要时刻警记， 防止档案的破损丢失， 为档案管理工作提供良好基础。
总之，加强医院人事档案管理，提高医院档案利用率对医院及医学科学的发展意义重大。我们必须提高认识，改进档案管理及利用方式，为医院的建设做好铺路石，也为人民的健康事业贡献自己的力量。
参考文献
[1]刘晓卿，肖燕.医院档案综合管理的意义及对策[J].现代医院，2005（12）
[2]李秀艳，张洪文，姜巍.医院档案管理的现状与展望[J].中国医院管理，2001（5）
[3]段鹃娟，医院档案管理工作初探[J].山東档案2006（6）
人事档案管理程序范文第6篇
[摘 要]基于人力资源管理视角的现代人事档案管理是在传统档案管理基础上，结合事业单位的发展规划，将人力资源视为事业单位发展的第一资源，对以往单纯的档案整理、保管等工作进行深层次开发，强调人事相宜、事职匹配，发挥增益作用。通过科学的人事档案管理模式改革，可以促进事业单位的发展。本文就以人事档案管理和人力资源管理的关系作为切入点，对事业单位人事档案管理改革的具体路径进行探讨，旨在更好地通过人事档案管理工作帮助事业单位实现持续发展的目标。
[关键词]人力资源；管理；人事档案；变革
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.118
知识经济时代，人才已成为事业单位实现持续发展的首要资源，此种背景下，事业单位需要开展科学、高效的人资管理，从而不断推动事业单位工作效率的提升。人事档案管理是人资管理中的重要环节，通过档案信息能够有效挖掘人才的相关信息，并加以分析及利用，从而推动事业单位的发展。此种背景下，以往单纯的档案整理、保管等人事档案管理工作显然已经不能适应当前事业单位发展的需要。基于此，本文就从人事档案管理和人力资源管理的关系出发，对事业单位人事档案管理改革的具体路径进行较为深入的探讨。
1 人事档案管理与人力资源管理间的关系
人事档案管理工作以人事档案作为管理对象，人事档案涉及人员相关的各类信息，如人员资历、健康情况、银行信息、入职时间及技能资格水平等。这些信息能够为人力资源管理提供重要的参考依据，因此进一步拓宽、细化人事档案所涉及的内容，挖掘信息价值，势必会对人力资源管理工作起到一定程度的优化、增益作用。
2 基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革分析
2.1 人事档案的信息收集机制变革
从现代人力资源管理视角出发，人力资源档案不能只包括员工基本信息资料，同时还需要能够通过人事档案反映出人员所具备的隐形知识，如职业技能、职业素养、职业道德等情况，这些相关信息就需要通过人事档案管理人员积极收集，不断发掘。为深度发掘这些隐形信息，档案管理人员可对人员进行定期考评，考评内容应涵盖职业技能水平、工作完成情况、职业道德等方面，并将考核结果归纳到各人员的人事档案中。除这些信息外，人员对事业单位的态度及意见等也应作为人事档案中的重要信息，因为事业单位各级人员，特别是处在工作一线的基层人员，他们审视事业单位的视角与管理人员存在一定差异。而管理人员所制定的管理决策必须紧贴工作实际，才能发挥应有的效果，因此，事业单位基层人员往往能够提出一些紧贴工作实际，并具有一定建设性意义的建议。故在人力档案管理的工作中，不但要全面收集人员的基本资料，还应在此基础上，收集利用人员对于事业单位具有积极意义的信息及意见，从而为管理层管理决策的制定，提供重要参考，促进事业单位形成一种不断优化的良性循环机制。这就需要人事档案人员，加强和各级人员的沟通，积极听取人员的工作意见，并加以收集、整理、汇总、保存。
2.2 人事档案管理机制变革
传统的人事档案管理大多只是对人员的基本信息进行归纳及保管，并没有深度发掘这些信息所含有的价值，通过图1也可以看出，档案管理人员的工作也无非就是资料收集、保管这些基础性工作。针对这一问题，应当从档案管理人员入手，重新规划档案管理流程，首先为档案管理人员制定工作目标，如档案细化、拓展的目标，由人事档案部门纵观进行工作监督，检查目标完成情况，并将目标完成情况作为人事档案管理人员的绩效考核依据，与薪资奖金挂钩，激励档案管理人员充分重视人事档案管理工作，全身心投入到人事檔案的管理工作中。此外，要求档案管理人员对现有人事档案进行分类、汇总，如技能水平、知识成果等信息，并将分类信息进行综合排序，同时人员在工作过程中，会持续提升自身技术、知识水平，相应的人员信息也是动态变化的，因此管理人员需要实时掌握人员的最新信息动态，并进行定期更新。人事档案管理人员应当将被动变主动，主动收集人员信息档案，归纳总结人员信息，提取重要的人员信息，如定期进行人员考核等，将考核结果归入个人档案中。综上所述，基于现代人力资源管理视角的人事档案管理工作，必须以人事档案管理人员作为改革对象，从目标、制度、考核、流程等方面，全面优化档案管理机制，推动人事档案信息的深度发掘。
3 构建完善的人事档案信息管理系统
传统的人事档案主要采用纸质媒介，面对大量的人事档案，这些纸质档案不但增加了保管难度，同时在查找、提取、分析等方面，也带来了极大困难，严重降低了这些信息的利用效率。基于此，很多事业单位都通过现代信息技术，构建了事业单位的人力资源信息管理平台，将传统纸质媒介的人事档案移至网络媒介中，不但节省了档案保管空间，同时通过网络信息技术，还可实现快速的信息收集、查询、传递等，并利用网络信息共享技术，满足事业单位不同部门以及管理人员对信息的利用需求，大大提高了人事档案的管理效率。以下就以某单位为例，对人事档案的信息化管理进行具体探讨。
某基层机关单位为某城市下属县级事业单位，随着当地经济的不断发展，以及城乡一体化建设的不断推进。近年来，周边多个村镇陆续并入该县，事业单位管辖面积不断扩大，日常事务增多，人员也得到陆续扩充，随着城乡建设进度的进一步跟进，此种发展趋势仍在持续，基于事业单位规模不断扩大，传统的纸质人事档案管理模式显然已经不能适应当前事业单位发展需要。基于此，事业单位积极引入信息技术，构建信息化人事档案管理系统。系统以Web的B/S模式作为构建框架，通过网页浏览器就能连接人事档案管理的客户端，大大方便了使用。档案管理系统，设置管理权限，分为管理员和用户，管理员账户由档案管理人员登录，事业单位员工可以用户账户登录系统，上传、查询个人资料。管理人员可设置用户的使用权限，并管理用户，同时还可以对用户进行某种功能的授权，例如：将一些事业单位机密人事档案，设置为普通用户无法浏览，如果是事业单位管理人员想要浏览或查询这些信息，可由档案管理人员给予相关权限。
刚引入人事档案管理系统时，需要将事业单位现有人事档案录入到系统中，录入方式可采用手动输入及扫描的方式。虽然这需要一定的人力、财力的投入，但通过系统录入后，将大大提升人事档案的管理效率，从远期利润角度来看，是利大于弊的。
4 结 语
人事档案涉及人员相关的各类信息，如人员资历、健康情况、银行信息、入职时间及技能资格水平等，这些信息能够为人力资源管理提供重要参考依据。在知识经济时代，为充分发挥人力资源对事业单位发展的重要价值，事业单位应当从信息主动收集、信息分类管理以及信息化档案管理等方面实现人事档案管理变革，充分发掘人事资源的信息价值，推动人资管理的进一步优化，助力事业单位实现可持续发展的战略目标。
主要参考文献
[1]王绍侠，吴永.流动人员人事档案管理问题与对策探析[J].兰台世界，2013（26）.
[2]赵志鸿，刘志敏，沈维，等.当前人事档案管理中面临新问题的研究[J].科学之友，2011（8）.
[3]韩晓霞，李国胜.人事档案管理系统的构建与实践[J].企业改革与管理，2014（18）.