归档文件管理流程研究论文范文第1篇
1 实现归档文件整理的程序化的意义
1.1 操作规范化
如何在实施《归档文件整理规则》基础上继续细化归档文件整理工作, 规范操作程序和优化工作状态, 直接关系到归档文件整理水平与工作效率。怎么接收文件, 归档文件怎么装订, 怎么排序并如何组成基本保管单位, 整理归档文件, 先干哪些工作。后干哪些工作, 这些工作应当建立哪些标准规范等, 都是需要我们认真考虑的问题即使被有些人认为轻车熟路的文件鉴定, 也是大有学问。将归档文件整理纳入程序化管理, 确定每一归档文件整理程序化琐议个程序中的主要内容、操作要领和技术规范等方面, 就可以基本解决上述问题。
1.2 实现过程质量控制
实现归档文件程序化整理、规范化操作, 便有了简单易行的操作规范和考核指标, 可以做到程序项目明确, 质量指标清晰, 考核标准明确。便于对工作质量加以监督测评, 实现归档文件整理全过程质量控制, 保证归档文件整理工作质量得到不断提高。
1.3 实现过程质量控制
归档文件整理既没有固定而明确的程序, 也没有具体工作标准, 多人同时开展工作必然是忙乱不堪、互不衔接, 甚至窝工返工, 越忙越乱只有在工作程序与操作标准明确之后, 多人同时工作才可以分工明确, 按部就班, 相互衔接, 有次序高效率和相互配合地将工作开展下去。
1.4 实现文书和档案管理良好衔接
归档文件整理是文书管理与档案管理的接合部, 又是文档一体化管理的“接口”, 一些文书和档案管理人员往往予以忽略, 文件交接不认真清点, 不办理任何手续, 出了问题难以追究责任一些负责文档编程的计算机人员也往往对此问题认识不清, 使两者“接口”发生错位, 影响了文档一体化的有机衔接如果制定了归档文件整理程序, 就可以明确文书和档案人员在文件交接中的各自责任, 也可以实现计算机文件即时归档工作的良好衔接, 使数字文件和数字档案的管理平台结合为一个有机整体。
2 归档文件整理程序
2.1 文件交接
如果文书员不负责归档文件整理, 就应将一年中收集到的全部文件于次年初集中向档案员办理交接。交接文件时, 文书管理人员应将收、发文分开排序、分类捆扎作出文件移交清单和必要说明, 与文件一同向档案员办理移交档案员应认真查看文件交接说明并按文件清单逐一点核, 准确无误后双方办理文件交接手续, 双方在文件交接清单上签字, 各留一份存查。
2.2 文件鉴定
文件鉴定包括以下四个方面:一是文件齐全性鉴定。将文件清点并与相应年度收、发文簿认真对照, 统计出当年文件收集齐全率二是文件完整性鉴定。所接收文件中有无其他缺件 (如文件正本与定稿是否一一对应, 文件是否短缺附件、附表等) 、缺页、残页或其他污损现象三是文件价值鉴定将全部接收的文件区分出应归档文件和不归档文件两大部分, 并对文件鉴定进行复验, 以发现并纠正文件漏归档和误归档问题, 还应检查有无文件重复归档问题四是归档文件技术鉴定将全部归档文件逐份鉴定, 确认定稿是否签发, 正本是否盖章合同协议法律手续是否完备齐全:所有文件办理中有无铅笔、圆珠笔等非永久性字迹:文件字迹反差是否良好文件鉴定是非常细心的工作, 应当逐件甚至逐页鉴定, 尤其是文件价值鉴定, 决定文件存亡, 实施者应认真负责处置对于文件鉴定中发现的问题, 尤其是归档文件中的问题, 应向文书人员及时确认, 采取补救措施, 未能解决的问题应记录在相应档案盒内备考栏中。
2.3 文件装订
为防止文件散失, 应及时拆除金属钉予以线订起钉应保证不伤及文件, 开张不一的文件应予折叠或齐边, 无法折叠或裁边的文件外观也应整齐美观。
2.4 归档文件分类
按分类表对归档文件划分类别, 某一类文件数量过多可再细分类, 分类文件应有类别标志, 以避免之后文件整理发生混类问题分类文件应分别捆扎, 将注明文件类别的“类签”置于该类文件之首。
2.5 划分文件保管期限
按照相应标准将不同保管价值的文件区分出来, 予以捆扎, 杜绝混淆。
2.6 文件整理
将已划分出类别与保管期限的文件组成基本保管单位, 并按照本单位文件一上级文件一其他文件统一排序以固定其次序每年的文件排序方式应予一致, 以便于检索。
2.7 基本保管单位排序
将已确定的若干文件保管单位进行排序, 编立统一的流水号并在标签上标示, 以保证各保管单位间文件的有机联系。标注流水号应使用阿拉伯数字, 保证不重号、不漏号。
2.8 加盖文件归档戳记
在指定位置加盖归档文件戳记并填写相应内容, 归档戳记不应覆盖文件字迹并保证清晰, 所填写内容应保证无误并用词规范。
2.9 折叠档案盒并予以定型
将平面展开的档案盒折叠成立体状并予以定型, 档案盒外观整洁, 保证不同脊厚的档案盒数量满足需要。
2.1 0归档文件登录和计算机做表
按照相应要求, 将归档文件整理要素逐一录入计算机应保证该录入的文件不遗漏, 重要的录入项目不遗漏、无差错, 将归档文件目录封面及录入完毕的归档文件目录打印输出, 并在“备注”栏内注明相应盒号、所在柜号, 以便于检索
3 实现归档文件整理计算机程序操作和文档一体化管理
归档文件整理的程序化、规范化是实现计算机文件整理的基础。只有将归档文件整理程序分解成一个个细小的操作动作并实现整体联动, 才能在此基础上设计出较为理想的归档文件整理软件。我们应当让计算机在归档文件整理过程中从容应对复杂细腻的工作流程, 对具体标准做到正确判断与准确选择、程序运行, 尤其是文件分类、价值鉴定这些“高难度”动作上也按照人的意愿圆满完成, 戳记加盖的位置适当, 内容记录得准确, 档案盒脊背与封面各项标志都准确到位, 才算圆满达到目标将归档文件整理全过程贯彻始终并能确保工作质量, 是该系统设计的基本要求计算机归档文件整理程序应与原有文书管理和档案管理程序联结起来, 使之成为一个通畅的“信息通道接口”, 使文书与档案工作的计算机处理结合为一个有机整体, 实现文档计算机一体化管理。
摘要：归档文件整理只有科学地划分分成若干个既相互独立又相互联系的程序, 才能使该项工作井井有条, 忙而不乱。实现归档文件程序化整理, 还在于规范此项工作, 实行全过程质量控制, 提高归档文件整理水平和工作效率, 并为实现归档文件计算机整理奠定基础。
归档文件管理流程研究论文范文第2篇
在计算机技术的发展驱使下, 国内事业单位的日常管理借助于计算机设备的相关系统来提升日常办公的效率。经过几年的推广运用, OA系统的便捷性、安全性、可靠性使人们不断加深了其重要意义和深远影响的认识。
随着信息化时代的高速发展, 事业单位对于电子文件的管理要求不断提高, OA系统逐渐成为事业单位公文处理的主要载体。由于技术的不断革新, 导致电子文件归档管理也逐渐暴露了其不足的特点。因此, OA电子文件归档管理需要紧跟时代发展, 使其更加科学、规范、安全。
二、OA系统中电子文件的特征
(一) 连贯性。电子文件种类繁多, 而一份公文的形成需要经过核稿、会签、签发、正式成文至归档, 是一项多方参与的连续性工作, 中间脱离了任何一个环节, 将会直接导致档案管理的不完整。
(二) 可塑性。每个OA系统中的电子文件从开始拟写到正式制发前, 参与会签的职能部门在各自的职能范围按照规定对其进行修改, 使其具有很强的可塑性。
(三) 依赖性。OA系统中电子文件在生成的整个过程都与计算机和OA系统软件紧密相连, 即使是归档之后, 仍然需要通过计算机、OA系统或档案管理系统来调阅, 离开了计算机和相应的应用软件, 电子文件就无法产生、传递、识别。
(四) 共享性。OA系统中电子文件归档后, 拥有权限的人员都可通过授权对其进行调阅, 不再需要纸质的传递来实现文档信息的共享性。
三、OA电子文件归档管理现状
(一) 归档文件易被修改、遗失。电子文件因具有其特有的可塑性, 在各个环节都容易发生编辑、修改, 使其原有的真实性、原始性难以得到保证。电子文件的撰写到归档的各个环节管理都容易出现偏差, 有的是职责没有明确, 他们认为归档管理工作应该是公文处理部门比如办公室专项负责, 有些工作人员因缺乏重视而认为没必要归档或是没必要重视归档管理这项工作, 各种情况都直接导致了电子文件的归档工作不够规范、科学。
(二) 档案管理系统和OA系统不兼容。OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成, 其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理系统和OA系统的不兼容表现在以下两个方面。首先, 硬件上, 计算机或者其它设备不能达到OA系统运行的正常需求, 从而无法实现OA系统的正常运行。其次, 软件上, 档案管理系统不能够与OA系统兼容, 而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化, 而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。
(三) 缺乏健全的归档管理制度。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但目前还是没有完全建立规范、完善的管理制度, 各单位情况又不尽相同, 由于缺乏具体的归档管理制度, 归档职责、归档时间、归档程序等得不到明确规定, 使得归档管理工作比较混乱, 具有较大的随意性, 进一步影响到归档信息完整性和准确性都难以得到有效保障, 严重影响了OA电子文件的再次利用。
(四) 归档信息的安全意识不足。随着网络开放性的不断增强, 归档信息也更易受到攻击、破坏, 信息系统容易受到个别硬件或软件的问题而导致归档信息的遗失或是损坏, 由于电子文件自身的特征, 人为疏忽或是被恶意的篡改、窃取也不易察觉和及时地修正。
四、OA电子文件归档管理探析
(一) 明确归档管理人员的责任。OA电子文件不仅有着便捷、共享性等各种优势, 同时也因为其易修改、易丢失等特点需要工作人员引起高度的重视。首先, 要认识到电子文件归档工作对于单位常规工作正常运行的重要意义。其次, 工作人员要认识到自身工作的重要意义, 做好档案工作不单是档案人员的基本职责和任务, 也是档案管理工作人员实现自身价值的根本途径和方法。
(二) 完善归档工作队伍管理机制。首先, 因为档案人员要更为熟悉档案工作, 所以要建立以档案人员为主的工作队伍, 并吸收一些具有责任心强、素质过硬的专业人才, 以实现归档工作的顺利进行。其次, 不断加强档案管理工作队伍的专业培训, 在掌握专业的知识技能基础上, 加强信息化技术的学习, 才能适应新时代的岗位要求。最后, 塑造以人为本的管理机制, 使得繁琐性的档案管理工作者能够时刻保持工作激情。
(三) 完善现有的归档管理制度。根据国家的相关规定, 并结合自身的情况完善归档管理制度, 进一步明确档案管理科学标准。需要根据电子文档独有的特性来制定科学、可行的管理标准, 包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准, 标准的设定可以参考传统的管理标准, 更要考虑标准的前瞻性。目前, 本单位已设立的制度有《档案分类方案》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》《电子文件归档和管理办法》。实践证明, 能很好的满足OA电子文件归档管理的建设。
(四) 完善电子档案信息安全机制。为确保电子档案信息的安全, 势必要明确电子档案信息安全的重要组成因素, 它包括了基础设施的保障、组织管理机制的保障、安全技术的保障、灾难恢复机制的保障和法制标准的保障。必然将从以上五个方面去落实完善, 以此为抓手从而建立相对应的保障机制。才能更好地消除各种因素对电子档案的安全隐患。例如本单位借鉴OA的安全保障方式运用CA认证技术确保电子档案的信息安全, 取得了明显的效果。
摘要：在“互联网+”成为当下时代发展的高频词汇之后, OA系统在事业单位公文处理运用中更加广泛成为必然趋势, OA电子文件归档管理的完善对事业单位更是提出了新的要求, 这也是信息化的今天事业单位办公室业务管理需要完善的重要任务。
关键词：信息化,OA电子文件,归档管理
参考文献
[1] OA电子文件归档管理分析.百度文库:http://www.baidu.com/link?url, 2014年4月12日.
归档文件管理流程研究论文范文第3篇
一、明确文件整理原则、规则
(一) 遵循文件形成规律, 保持文件有机联系。人们在处理事务的过程中通常以文件为载体真实地记录其活动的内容和过程, 随着社会实践活动的发展变化, 文件也随之从少到多, 后一份文件是前一份文件的延续, 如召开一次会议, 有会议通知、会议议程和日程、与会人员名单、会议报告、会议总结、会议简报等, 如果孤立地看待其中每一份文件, 无法获得该活动的完整信息, 只有把特定活动的相关文件联系起来, 才能反映整个活动的全貌, 从而维护社会真实的历史面貌。
还要保证归档文件在内容和形式上齐全完整。文件的内容反映发文者的思想和意图, 是归档文件价值的客观基础, 一旦形成, 应忠实地保存原意, 不允许随意更改。而它的形式反映了当时的现状, 要完整地保留下来。是以后进行档案管理和开发利用的基础。
(二) 区分保存价值, 确定保管期限。一份文件是否整理、立卷归档保存, 是由文件有无历史查考价值来决定的, 不是所有文件都全部归档保存, 必须通过鉴定, 确定文件的保存价值, 根据其价值的大小决定保管期限的长短, 对保存价值大的文件重点整理和保管, 期限也长一些;对保存价值小的文件, 视情况区别对待;无保存价值的公文不必整理和立卷。
(三) 便于保管和利用。这是档案整理的根本目的。为便于保管和使用, 盒内文件数量存放适度, 以绳带扣住卷盒为限。针对不同种类的文件, 灵活采取不同的保管方法, 如一般文件装盒, 而财会账册等则保持其原来的形式。有传真等其他类型文件也一并整理、立卷归档, 确保同一问题的相关文件之间不脱节。
(四) 立足本单位文件, 以“件”为整理单位。因为本单位的职能活动才是本身所特有的, 反映本单位自身的历史面貌, 把它加以整理保存, 具有连续反映本单位的历史查考价值。整理时按照2000年档案工作行业标准《归档文件整理规则》 (DAT/22-2000) 规定, 以每份文件为一件, 以它相关联的定稿、附件、复制件、转发文、复文等也一并组件附后, 另外如报表、名册、图册之类, 依照原样组为一件。
二、采用六步法, 也就是六个步骤来进行归档文件的规范整理
第一步鉴定文件。结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 (即国家档案局8号令) , 制定本单位的文件归档范围和档案保管期限表, 区分:不归档、永久和定期。
划分方法如下:
永久:
1.收文:A、是否为主送本单位的批复类文件。B、内容是否反映本单位人与事, 如任免、表彰、处分类文件。C、政策性文件, 如决定、规定、办法、意见等。
2.发文:本单位主要职能活动的重要文件材料;开展重大活动形成的文件材料。
3.本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报等。
定期30年:
1.收文:长期执行的文件 (如试行的、暂行的办法、条例、规定等;非主要职能工作但要贯彻的政策法规) ;
2.发文:本单位比较重要的业务文件材料 (包括:内部管理制度、奖励制度、业务操作规程等) 。
定期10年:
1.收文:短期内查考的文件;
2.发文:本单位事务性、一般性工作形成的文件。
第二步按件装订。文件材料已有电子文档的, 可采用缝纫机轧边 (固定) ;后期要扫描加工的, 推荐用不锈钢推订来装订, 以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料, 每件敲上“档号章”。
第三步排列文件。按“党群”“行政”“业务”三大类。
党群类下设: (1) 党务; (2) 工会; (3) 共青团; (4) 妇女工作; (5) 学 (协) 会。在 (1) - (5) 之下按时间排列文件。
行政类下设: (1) 组织人事; (2) 政务; (3) 财务; (4) 总务。
业务类:本单位业务管理工作中形成的文件材料, 根据各单位主管业务的不同情况, 区分属类、排列文件。
第四步编号。永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号, 一年一编 (即填写档号章上的归档信息) 。
第五步编目。按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步填写备考表, 装盒、填写脊背 (可统一用数字、代码章印上, 以保持整洁与美观) 。
三、运用六步法整理后的体会和做法
这六步当中, 第一步鉴定文件是重点, 把文件划分归档与不归档, 逐份鉴定其保管期限, 是永久、定期 (30年、10年) , 遇到不确定的, 我的做法是先暂时不要盖档号章, 用铅笔编号, 放至最后一秒, 或上柜之前, 确定了才盖。
第三步排列文件要仔细, 第一大类之后的二级类目, 可根据各单位性质的不同分设不同的类别, 比如我们在行政类下设二级类目 (3) 财务管理, 包含了审计、会计、经费; (4) 后勤保障管理, 包含了车辆、设备、房产管理、安全保卫等工作中形成的文件材料。业务类下设二级类目, 其业务包含医务 (技) 管理、纠纷、质控管理、护理、院感、科教。
同时, 第二步装订之前, 还要检查文件质量, 检查归档文件种类、份数、页数齐全完整, 不遗漏短缺。有破损或字迹模糊的应予裱糊和复制并与原件一并归档。归档文件的书写材料、纸张符合档案保护要求。
每年经过以上步骤一步一步做下来, 感觉忙而不乱, 有条不紊, 归档文件能够较为规范系统地得到整理, 使文件材料保存完整, 便于查阅使用, 利用价值也能得到最充分的发挥。各个单位根据自身情况, 也有不同做法, 笔者也结合实际, 除了按照上述的六步, 具体还做了如下方法:
1.编制《医院职能科室的文件分类表》。笔者认为, 档案人员应该充分熟悉你所在单位的所有行政职能部门的业务工作范围, 你才能知道哪些工作内容重要, 哪些不重要, 哪些需要归档, 哪些不需要归档, 心里面有个数。因此, 编制了《医院职能科室的文件分类表》, 所有工作进行全面梳理, 与相关职能科室核对确认, 每年逐项进行文件资料收集, 做到不遗漏, 达到充分归档的目的。
2.调整归档范围和保管期限表。每年应根据各部门工作内容情况, 及时调整本单位的文件材料归档范围和保管期限表。
3.编制归档文件目录。采用计算机管理, 2014年3月购买宏博科技有限公司出品的《紫晶文档一体化管理系统》标准版ver2011, 录入内容齐全, 包括文件类型、单位、日期、文件题名、保管期限、密级、页数、附件数量等, 卷内目录打印出来比较规范, 查找快捷, 便于管理。
4.分发卷内目录。将上一年整理好的归档文件卷内目录分发一套给各职能科室, 让他们了解本部门哪些东西归档了, 可以再利用, 哪些没有, 哪些需要补归。
四、小结
综上所述, 规范整理的目的:1.按文件形成规律, 保持文件天然联系。2.区分保存价值, 确定保管期限。3.便于保管和利用。更好地为医院各项工作, 特别是为医疗、教学、科研服务, 为医务人员、患者及社会服务。随着现代计算机技术的飞速发展, 档案信息化的建设已提上议事日程。档案数据的详略、对错决定着数字化工作的成败, 应当对档案案卷进行准确无误的分类、整理、编页, 建立高质量的案卷目录和文件目录。因此, 档案整理的标准化、规范化为以后档案信息化的建设奠定坚实的基础, 为档案数字化工作做好充分的准备。
摘要：通过理论与实践相结合, 转述了归档文件规范整理的步骤, 重点描述了归档文件分类与鉴定的技能, 整理当中的要素和实践。我们采用六步法, 也就是六个步骤来进行归档文件的规范整理。笔者认为, 不仅条理清楚, 而且事半功倍。
关键词：归档文件,规范整理,原则
参考文献
[1] 陈建林.文秘与档案管理[M].人民邮电出版社, 2011.
[2] 高建华.归档文件整理操作要领[DB/OL].中国档案咨询网.
归档文件管理流程研究论文范文第4篇
纸质文件是传统的归档形式, 不需要计算机的翻译和代码的转换, 可以通过文字或图片直接的反映信息并进行归档, 属于真实存在的物质。纸质文件的特点有两个, 一个是真实性, 另一个是原始性。
一、电子文件与纸质文件的主要特性
(一) 直接识读性。我们在日常办公中从电脑的屏幕中或是从打印纸上看到的文件信息是通过数字和代码转化、翻译而显示出来的信息, 不可以直接的进行识读。而纸质文件不同, 纸质文件却可以直接识读。
(二) 对科技的依赖性和信息的易改性。电子文件顾名思义是通过数码的形式, 在光盘、磁盘等介质中进行查阅和处理, 电子文件可以对内容进行增、删、改, 并且更方便, 不留痕迹。电子文件更依赖于网络科技, 一旦网络发生故障或有病毒攻击, 电子文件将会被破坏甚至丢失。正是这个特性使电子文件的内容失去了真实性, 为日后鉴定电子文件内容的真实性和保密性增加了难度。而纸质文件是由实物为介质记载的, 不依赖于网络科技, 属于真实存在的, 纸质文件是通过纸张和笔迹来记载的, 不易于进行修改和删减, 而且不会受到网络故障和网络病毒的攻击和破坏, 具有一定的安全性。纸质文件在修改和审核时, 负责人签发的每一个环节都体现了负责人的意愿, 纸质文件完成修改后在归档时会留下修改的痕迹, 所以, 纸质文件具备原始性、真实性和安全性。
(三) 受载体的局限性。电子文件大多存储在磁盘、光盘之类的介质上, 这些介质比较容易受到破坏, 而且能破坏这些介质的外在因素也有很多, 所以电子文件不易于保护, 稳定性也比较差, 载体的稳定性差就容易使储存在磁盘或硬盘的文件无法正常的读取甚至丢失。而纸质文件的耐久性较强, 易于保护, 便于长久的保存, 纸质文件的信息不易于丢失。
二、电子文件归档与纸质文件归档两者之间的利与弊
1.电子文件与纸质文件相对比而言, 后者比前者的直观性更强。
2.在传送方面来比较, 电子文件通过网络的传送速度更快。
3.电子文件的载体是磁盘或光盘之类的介质, 这些介质多存在不稳定性。磁盘容易受到来自网络上的攻击, 而光盘的材料大多是以塑料制成的, 这种材料易与空气中的氧气发生化学反应。这种材料也易与含有酸碱性的溶液发生化学反应被酸碱化, 而纸质文件的载体是纸张, 虽然纸张也会与空气中的氧气发生化学反应, 也易于被水溶解, 但是这种材料并没有前者活跃, 只要我们在保护的过程中注意避免使其发生反应的条件就可以延长纸质文件的使用寿命。所以纸质文件比电子文件更易于保存, 使用寿命更长久。
4.电子文件对科学技术的依赖性更强。它是由数字代码翻译过来的, 但是, 一旦技术过时不及时进行更新, 那么储存在载体上的电子信息便会无法正常的进行读取甚至丢失, 所以电子文件对技术的依赖性更强。而纸质文件不同, 它不存在这方面的顾虑, 完全可以保证信息的安全。
三、如何更好、更有效的利用纸质文件和电子文件
通过分析了电子文件和纸质文件两者之间的特性和利与弊后, 发现两者都具有我们在日常的工作生活中所需要的优势, 不能完全地依赖于其中的一种方式。所以, 根据目前的办公条件, 为了更好地完成工作任务, 提高工作效率, 我们应该采取两者同步归档的模式, 支撑双重备份文件分别进行归档管理, 并且一一形成对应的关系, 这样有效地提高了工作效率, 也有效地保护了文件档案, 使其不易于丢失。
本文通过个人的观点分析了电子文件与纸质文件的特性, 并且根据这些特性分析了电子文件归档和纸质文件归档的利与弊, 通过这些分析与对比可以很直观地发现电子文件不能完全取代于纸质文件。我们应该根据两种方法的优势进行利用, 这样不仅提高了工作效率也减少了文件丢失的风险。
摘要：随着信息技术与网络技术的发展, 为了使生活更方便, 人们的交流活动和办公活动越来越依赖于电子媒体的帮助。现代化的办公条件使办公活动越来越依赖于电子文件归档, 纸质文件却越来越被人们所忽视, 也慢慢地失去了意义。但是就目前的发展水平, 现代化的办公条件下, 根据人们工作上的需求, 电子文件归档仍然不能完全取代纸质文件归档。所以在工作中电子文件和纸质文件仍然并存着, 这就需要我们正确的认识电子文件和纸质文件的特征和利弊, 这样才能更方便我们对两者的选择和使用, 也更方便我们的公务生活。
关键词：电子文件,纸质文件,特性,利弊
参考文献
[1] 符文哲, 成石.办公自动化条件下电子文件和纸质文件同步归档管理模式探讨[J].科技资讯, 2009 (31) :144-145.
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[3] 闫玲.图书馆档案管理的发展趋势——兼论“纸质文件”与“电子文件”双轨制管理[J].图书馆工作与研究, 2008 (04) :102-103;112.
[4] 韩云云.基于源头控制的政务信息管理模式研究[D].浙江大学, 2008.
归档文件管理流程研究论文范文第5篇
一、掌握项目文件归档审核的内容
项目文件的审核, 从文件形成的角度和归档整理的角度看, 应分两个方面进行, 即由职能部门负责人与技术人员负责的专业技术方面审核和由档案人员负责的档案专业方面审核。
(一) 项目文件的技术审核。项目文件的技术审核是指职能部门负责人和工程技术人员对项目文件的完整、准确、有效性的审查。职能部门负责人和技术人员是项目建设的直接参与者, 对项目建设程序、施工工序及应执行的标准、规范非常熟悉, 同时他们又是项目文件形成的主体, 对文件的形成过程, 文件所记录的内容、技术数据的真实可靠性、施工工序、质量检验及评定程序以及现场的实际情况最为了解。因此, 由职能部门负责人和技术人员负责审查与工程技术有关的内容, 对项目文件进行专业技术方面的把关, 是保证项目文件的完整、准确、有效的关键措施。
1.完整性审核。建设单位各职能部门形成的项目文件的审核。对于建设单位各职能部门形成的前期文件、管理性文件及竣工验收文件等, 其完整性应由部门负责人进行审核。如招投标过程中形成的招标文件、投标文件、招标邀请、登记表、澄清、报价、评标报告、打分表、定标的会议纪要及审批文件、中标通知等;合同签订中形成的合同文件、技术协议、合同会谈纪要、授权委托书、补充合同协议等;专项验收文件中的验收会议文件、问题整改闭环文件及批文等。职能部门负责人熟悉工作流程, 知道本部门形成有哪些文件, 哪些是重要文件, 结合归档范围, 对本部门形成的应归档的项目文件完整性负责。当经办人向档案部门办理移交手续时, 应进行详细检查, 查漏补缺, 确保归档的每批次的项目文件齐全完整。
施工文件的审核。对于施工文件完整性的审查, 主要是指根据施工文件形成过程、施工工序和验收程序, 对其完整情况进行的审查。如在土建工程中, 由混凝土施工记录编制的竣工文件, 按照施工工序形成有配合比、搅拌、浇筑、养护、测温等记录。对于质量验收文件, 应根据验收程序和审批的《施工质量验收范围划分表》中的单位工程、分部工程、分项工程和检验批的项目进行审查, 检查相应的质量验收记录是否齐全完整。
竣工图的审核。对照施工图卷册目录, 审查竣工图的编制是否齐全完整。特别是对于多台机组同时建设施工的工程, 要注意检查是否已按不同机组编制了相应的竣工图。
监理文件的审核。应根据《电力建设工程监理规范》和《建设工程监理规范》规定的归档范围, 对归档监理文件的齐全性进行审核。
设备文件的审核。根据与供货单位签订的合同及技术协议, 检查开箱或由厂家寄送的设备文件是否齐全。设备文件应主要包括设备说明书、图纸、质量证明文件、合格证、装箱单、发货单及配套的设备文件等, 重点检查主要设备的合格证及质量证书的数量是否齐全。
2.准确性审核。对项目文件准确性的审核, 主要是根据工程实际情况, 对职能部门文件内容及数据、施工文件记录内容及数据的真实性和可靠性, 以及设计单位编制的竣工图是否修改到位、设备文件说明书与图纸数据等准确性方面问题进行审核。
3.有效性 (符合性) 审核。对项目文件有效性 (符合性) 进行审核, 主要是依据行业有关规定、标准, 对归档项目文件是否符合签发流程、施工工序、验收程序及要求的审查。同时, 还应对施工文件用表是否符合有关国家、行业现行标准、规范进行审查。
项目前期及管理性等红头文件的形成和流转应符合《党政机关公文格式 (GB/T9704-2012) 》和《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) 的规定和要求。
技术文件一般需经编制、审核及审批的流程, 如果审签不齐全则为无效文件。
施工文件中施工、试验及验收表式应根据中电建协颁布的《电力建设工程施工、试验及验收标准表式》的格式和填写要求进行编制。如施工中检测报告应经检测人员签字、检测机构法定代表人或者其授权的签字人签署, 并加盖检测机构公章和检测专用CMA章后方可生效;材料出厂证明应加盖供货单位印章才能作为有效文件。
(二) 项目文件的档案审核。档案审核是指由档案人员对项目文件的完整性、有效性、系统性的审核。档案审核应从便于档案保管与利用的角度出发, 按照系统整理和规范管理的要求, 对项目档案的完整性、成套性、有效性以及项目档案的系统整理情况进行审查。
1.完整性的审核。对项目文件完整性的审核, 主要应从每批次文件、每份归档文件的个体两方面进行检查。
(1) 对照每批次移交的项目文件, 检查是本批次移交的是否齐全。如前期文件归档接收时, 可根据初步可行性研究报告、可行性研究报告、初步设计、项目核准报告后的附件清单, 检查主送和抄送本单位的红头文件是否收集齐全。招投标文件可依据招标台账, 检查每一批次或每个设备 (材料) 的招标文件、投标文件、评标过程及来往文件是否收集齐全。合同文件可依据合同台账, 按类别和编号检查合同文件是否收集齐全。施工文件可根据单位工程一览表, 检查每个单位工程的综合管理文件、施工记录文件、质量验评文件三大部分文件是否收集齐全。
(2) 检查单份文件是否齐全完整。单份文件是归档文件的最小细胞, 其完整性是构成项目档案完整性的基本条件, 审查项目文件的完整性应从审查单份文件的完整性开始, 如正文与附件、正文与附图, 合同与合同审批单、收文与收文处理单、发文与发文稿纸 (定稿) 以及归档文件是否存在缺张少页的情况。只有保证每份文件的完整性, 才能确保整个项目档案的完整性。
2.系统性的审核。对项目文件的系统性的审查, 主要包括对项目文件的分类、组卷、排列、编目等系统整理情况进行检查。因大部分项目文件是在归档后由建设单位档案人员按分类表重新排列组卷的, 所以不存在归档整理不系统现象。这里主要指的是审核施工文件, 内容包括以下几个方面:
(1) 不顾文件的形成规律和阶段, 把两个或多个有密切联系的文件按文种随意分割, 分别组卷。如把原材料质量文件的报验单、出厂质量证明文件 (合格证、厂家提供的试验报告等) 、材料复试报告, 按文种分别组卷。
(2) 不顾文件内容的完整和成套性特点, 把一组相对独立内容 (如专业、问题、内容或部件等) 的文件随意分割成两卷。如硬性规定案卷的张数或装具的厚度, 破坏文件的独立与完整, 随意组卷, 或者不顾文件形成规律和有机联系, 排列混乱。
(3) 不顾文件之间的有机联系, 不按规律随意排列。如作业指导书是用以指导正确、规范、科学施工的技术性文件, 是工程技术人员在单位工程开工前向施工人员作技术交底的依据性文件, 而技术交底是在交底过程中形成的记录, 两者之间有密切的联系。施工单位在编制项目档案时, 经常把这些文件分开排列, 割裂了文件之间的有机联系。
(4) 案卷题名审查。案卷题名是卷内文件的提示, 是为利用者查询提供案卷及卷内文件信息的重要索引。因此, 应根据项目档案编目的规范要求, 以方便档案的检索和利用为前提, 重点检查卷内文件题名和案卷题名是否简明、准确地揭示了卷内文件的内容, 是否符合有关的规范。
3.有效性的审核。有效性的审核主要是对项目文件的原件、签章手续完备情况及文件的闭环情况的检查。重点审查以下四方面:
(1) 检查因故没有原件而用复印件归档的文件, 是否按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。由于一些特殊原因, 建设 (法人) 单位的归档文件不是原件, 如项目核准文件 (不是主送单位) 、原材料质量证明文件 (代理商或经销商提供) 。对于这些没有原件归档的文件, 应按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。
(2) 检查归档文件印章手续是否完备, 且具有有效性。在档案专项验收中经常发现招标文件没有经审批及责任人签字或作为正式文件盖有责任单位的公章, 有效性大打折扣。
(3) 检查归档文件的闭环情况。项目在施工过程中形成了大量需要闭环文件, 如监理发出整改通知单、质量监督检查形成的整改问题单、设计变更执行后的回复单等等。这些文件如果没有闭环, 将直接影响档案有效性和档案的保存价值。
(4) 审核卷内文件的质量。对卷内文件质量的审核, 主要包括以下几个方面:按字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字认可手续完备 (签字必须是责任人的亲笔签字, 并要注明日期, 不能以盖章和打印代之) 的要求, 检查文件质量;对纸质文件的书写字迹、归档文件的载体及制成材料是否利于永久保存, 符合耐久性要求, 打印、复印、扫描等图文字迹是否符合形成文件设备的标称质量要求进行检查;对文字材料打印件字号、字体是否统一, 进行检查;对非纸质 (照片、录音、录像等) 文件, 是否按档案管理规定编制文字说明并一起归档的要求进行检查;外文材料若有中文译文的是否一并归档, 无译文的是否按归档要求译出了标题, 这些文件是否符合归档的质量要求进行检查。
二、明确项目文件归档审核的流程
建设单位应明确规定项目文件的归档审核流程, 只有做到层层把关审核签字, 才能使最终归档的项目文件质量得到保证和落实。项目文件在归档前应填写《项目归档文件审核表》, 经相关的责任部门和责任人检查审核, 并经闭环整改后, 才能正式移交档案部门。
1.建设单位各职能部门形成的项目文件的审核流程:职能部门负责人审核→档案人员审核。
2.施工文件审核流程:施工单位技术负责人审核→监理单位专工审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。
3.竣工图审核流程:设计院工代→监理单位专工审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。
4.监理文件审核流程:总监理工程师审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。
5.设备文件审核流程:物资部门专工审核→监理单位专工审核→安质部门专工审核→工程部门专工审核→档案人员审核。
三、总结
总之, 电力项目文件归档质量审核是一个系统工程, 牵涉部门多、人员多、时间紧, 但是只要建设单位认真组织落实, 参与审核的技术人员和档案人员富有责任心, 那么就一定能够做好归档质量审核这项工作, 就一定能够保证电力建设项目档案的归档质量。
摘要：只有掌握和明确电力项目文件归档审核的内容和流程, 才能做好项目文件归档质量审核工作, 才能保证电力项目档案的归档质量。
关键词：项目文件,归档,质量,审核
参考文献
[1] 唐明容.工程竣工档案归档审查的内容与方法[J].中国档案, 2006 (5) :44-45.
[2] 邵仲伟.水利工程建设项目档案的归档审核[J].兰台世界, 2006 (12) :30.
归档文件管理流程研究论文范文第6篇
规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况, 综合考虑各企业情况, 提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令, 以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款, 使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式, 对工作毫无指导意义。
(一) 企业编制时间的确定, 应依据下属企业档案管理现状, 分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业, 应作为示范企业, 先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高, 有组织、协调、管控能力, 既能完成工作, 又能引领其它企业完成此项工作;基础较差或工作未起步的企业, 放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差, 贯彻实施相对较难, 档案人员业务素质不高, 需集团加大指导力度, 并辅以督办、检查等措施, 方可推进其工作的开展。
(二) 编制要求要细化, 特别是编制格式, 如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分, 下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”, 这样可便于你在批复时, 区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成, 但因企业档案人员的业务素质参差不齐, 不少企业在实际操作中, 常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号, 即使下文件规定, 经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除, 或按自己的想法做。所以格式几栏, 附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出, 都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑, 按企业设置机构列文件材料归档范围, 责任明确, 更为适用。
(三) 报审需规定程序。各下属企业编制的初稿, 需先行征求企业各职能部门意见、反复修改, 并归档各部门历次修改意见, 经企业领导审核, 电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后, 再以正式文件报送集团审查。报送程序规定, 既可细化各职能部门归档材料的准确性, 又可强化各部门的档案意识, 同时也减轻集团审查工作的难度, 是编制工作有效可取的方法。
(四) 下发实施要求。旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限, 需经上级集团审查通过后, 以红头文件下发实施。在实际工作中, 通常出现编制完成后, 未经上级集团审查通过即下发实施, 或审查通过后不行文, 只让档案部门知晓, 认为是档案部门的事, 与其它部门无关, 给档案的归档工作带来影响, 致使档案的齐全、完整受损。
二、做好培训
培训是让下属企业准确了解定好的编制规则, 是编制工作能否按要求如期完成的关键。上级集团只下发文件不培训, 或只培训不下发文件, 都会影响下属企业编制工作的如期完成, 即使完成编制, 也会出现诸多问题, 增加审查的难度及重复修改的次数, 所以最好是先下发编制要求文件, 如前所述的“定好规则”, 再进行培训, 对文件加以逐条讲解。培训也不能简单只做一次, 需集中培训和分期培训相结合。集中培训是贯彻编制工作的重要性及意识、上级集团对此项工作的安排、要求。分期培训是按分批完成的企业, 再组织小范围培训, 详细讲解编制工作方法、步骤, 解答参培企业提出的问题, 让参培企业明了如何着手开展此项工作。因此培训是编制工作必不可少的环节。
三、细致审查
审查工作是一项档案综合素质要求较高的工作, 特别是集团所属企业行业跨距大, 对审查者素质要求更高。审查者在审查前, 一定要详细了解下属企业组织机构设置、各机构职责, 再对下属企业正式行文前的初稿按职责逐条进行审查。按机构列出归档文件材料, 更有利于审查。审查时要细致, 并把握关键的五不要:第一, 不要照搬10号令, 完全与企业实际脱轨;第二, 不要用“重要的”“一般”的文字, 实际归档中无法界定;第三, 不要简单概括文件材料内容, 尽量细化, 能对应操作;第四, 不要是单户企业, 内容中还出现“本企业所属分子公司 (或单位) ”条款;第五, 不要列出机构设置以外的机构文件材料内容, 无机构、无职责, 无法确认审查内容的有无。
四、批复严谨
上级集团对所属企业的批复, 要依企业规模加以区分, 不可一概而论。所属集团型企业, 批复时, 应对施行时间、修订完善期限、指导其分子公司完成编制时间上提要求, 以推进其按要求施行, 并尽快对其下属企业开展此项工作。单户企业则无下属企业项。批复后, 最好以抽查方式落实追踪, 单户企业落实施行情况, 集团型企业落实其对下属企业编制、审查工作的开展情况, 以确保工作的严谨及善始善终。
五、结语
综上所述, 企业文件材料归档范围和档案保管期限编制工作, 是一项复杂而细致的工作, 需各企业精心组织, 高度重视, 只要如上述按步实施, 可确保编制工作顺利进行, 使编制的文件材料归档范围和档案保管期限表规范化、并具操作性, 真正为企业各类文件材料归档工作提供条件。
摘要：国家档案局令第10号2012年12月17日颁布, 2013年2月1日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下, 相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制, 本文就大型企业集团如何开展此项工作进行探讨。