浅谈公文审核把关工作

第一篇：浅谈公文审核把关工作

上行文的审核把关

谈谈上行文的审核把关 闫训立 (山东黄河河务局) [文摘] 本文分析了加强上行文审核把关的必要性，对文秘部门在上行文审核把关中应把握的重点进行了剖析，并提出了做好审核把关的具体措施。 [关键词] 公文 审核 把关

一、什么是上行文，上行文的用途 公文按其行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。上行文指下级机关、组织向其所属的上级机关、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文，例如市级政府向具有领导关系的省级政府行文，省级政府工作部门向具有业务指导关系的国务院工作部门行文都是上行文。 上行文的文种有3类：“请示”、“报告”、“意见”。 “请示”，适用于向上级机关请求指示、批准。“报告”，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 “意见”是2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)新增加的文种，作为上行文，适用于对重要问题提出见解和处理办法，供上级机关决策参考，也可以报请上级机关请求批准或批转。

二、对上行文审核把关的必要性 首先，省局领导同志对公文处理工作非常重视，多次作出重要批示，2011年3月14日，袁崇仁局长在一份文件上批示“请办公室下决心抓一下公文的规范，避免出现差错”。4月23日，袁局长又批示“请办公室注意规范这方面的工作，要严格要求，经常指导”。7月30日，袁局长批示“在这方面要很好的把关，凡是不符行文规范的坚决退回”。省局领导在这样短的时间内3次对公文工作作出批示，足见对这项工作的重视。我们要认真学习领会，把领导的要求贯彻到公文审核把关工作中去。 其次，从公文的定义来看，公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务管理的重要工具。这个定义至少体现了公文2个鲜明的特点：一是具有法定效力，公文印发后，各级机关要认真学习并遵照执行。二是具有规范体式，包括纸张的规格，数字的写法、标点符点的用法都有严格的规定，必须正确使用。文稿审核是公文处理的一个重要环节，如果没有人来审核和把关，公文的质量是很难保证的。再者，向上级机关报送公文，更是一件非常严肃的工作。如果一份上行文陈述不清，请示事项不明确、具体，往往会给上级机关批准、答复带来一定难度。如果该用请示的用了报告，或者格式不规范，被上级机关作退文处理，既耽误了时间，更有可能误事，给工作带来一定程度上的被动。 再次，从各单位上报省局的文件看，还存在不少问题。比如有的文件不符合行文规则，有的文件不够规范，请示报告不分，报告中夹带请示事项，上报文件没标签发人等。有个别文件印制、装订不符合要求，甚至还有未加盖公章就报出的文件。综上所述，对上行文加强审核把关十分必要。

三、上行文审核把关中应注意的问题 《办法》第四章第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文

的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”

1、是否确需行文向上级机关行文，一般有以下几种情况:一是工作中不能自行决定重大问题，需要上级机关批准的，如请求将河口模型建在东营市的请示;二是审批权限在上级机关需要上级机关审批的，如防洪工程建设初步设计、详细设计的批准，国有资产“非转经”手续等，都需要请求上级批准;三是例行的工作总结报告或领导安排上报的,前者如每年需要向上级报告防汛、防凌工作情况，后者如局领导研究决定上报的黄河三角洲考察报告、汶河流域考察报告等;四是上级有明确要求上报的，如2011年全河工作会议上黄委李国英主任要求委属各单位上报创新体系意见;五是对工作中的重大问题提出见解和意见，供上级机关决策参考，对南水北调东线工程利用东平湖作调蓄水库的意见等。 无论何种情况的上行文，都要认真审核其有无必要行文，也就是说向上级行文的理由是否充分，不能来文即核，核后即报。凡上级有明确的规定不允许的，就没有必要再行文请示。比如，关于单位购置配备工作用车问题，什么级别的单位、领导配备什么标准的车辆，上级规定的比较明确具体，如超标准购置车辆，就不要行文请示了;再如省局有规定局领导一般不参加局属单位召开的专业性会议，那么市局召开有关会议也必要行文请省局领导参加。如果确需行文，还要考虑是书面行文还是采取其他方式，能用口头、电话、传真等解决问题的可不再行文。在这一点上审核人员要敢于负责，严格把住行文关。

2、行文方式是否妥当(1)行文名义是否准确。一般情况下，对于一些全局性的重大问题，需以本单位的名义向上级机关行文，如向上级党委部门报送公文，需以本单位党组织的名义行文。对于请示上级机关主管部门职权范围内的具体问题，可以本单位部门的名义用便函直接报主管部门处理，但切不可用便函的形式直接向上级机关请示。 (2)文件形式是否妥当。一般上行文要用有红头、有发文字号和签发人、格式规范、齐全的正式文件。但在实际工作中往往有的单位不用正式文件，如向领导同志报告其交办事项用“呈阅件”、“参阅件”等，这种形式上级主管部门已多次要求禁用，应改用正式文件的形式。

3、是否符合行文规则(1)不越级行文，不横向请示。上行文的主送单位必须是与制发机关有隶属关系的直接上级机关。虽是上级机关但不是直接隶属关系的不应直接请示、报告，否则即成为越级行文，上级机关对越级行文原则上不予受理。请求平行或不相隶属的职能部门审批其管辖范围内的事项，不应使用请示，正确的方法是使用“函”。例如黄河部门建设防汛指挥中心，其规划就需要地方规划部门批准，因河务部门与规划部门是不相隶属关系，应行函申请批准。 (2)不多头主送，不送领导同志个人。上行文主送机关一般只有一个，那就是制发机关的直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关行文，应分开报送较妥。如内容涉及的其他单位，通常采用抄送的形式。除特殊情况上行文一般不应直接送领导同志个人，更不能向有关领导多头分送。因

报的文件忘记加盖印章的。这都是组成部分不全的问题。 (2)公文组成部分标识是否规范。这方面的内容较多，如引用公文，正确的方法是先引标题，后引发文字号，发文字号在标题后用圆括号括起来。不可只引标题，或只引发文字号。文件中经常出现的日期，应当写明具体的年、月、日，尽量少用“今年”、“明年 ”等词语, 年份要写完整 ,如:“XX年”,不可写成“01”年。文中结构层次序数,第一层为“

一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。 “(一)”不加顿点或逗号,“1.”中使用圆点,不要写成顿号等等。

四、怎样做好上行文的审核把关一是提高对文稿审核把关工作重要性的认识，进一步增强做好工作的责任感和自觉性。从大的方面讲，公文处理是为治黄中心服务的一项重要工作，这项工作的好坏，直接关系到水利部治水新思路、黄委重要工作部署的及时传达贯彻，直接影响到各项工作的开展与治黄事业的发展。从小的方面说，文件代表一个机关的形象，不仅反映机关的工作质量和效率，而且也反映出其工作人员的综合素质和政策水平。公文处理工作做得好，对于保证机关政令畅通、协调运转，推动机关工作规范化，促进机关工作上水平，也将起到积极的作用。从事文稿审核把关的同志一定要把这项工作提到与治黄中心密切相关的高度，我们进一步增强责任感、自觉性，不遗余力地去把工作干好。 二要加强政治业务素质的学习，树立创公文“精品”的意识。文稿审核把关是政策性、业务性都很强的工作，只有学好理论、掌握政策、熟悉业务，才能在审核把关中提出建设性的建议和意见。为此，要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，学习党的路线、方针、政策，不断提高政策水平和理论水平。要潜心学习、钻研《办法》和上级及本单位有关公文处理工作的规章制度，对文种的适用范围、行文规则、公文格式等相关的公文业务知识要有深刻的理解，做到入心入脑，了然在胸，运用自如。要干一行，爱一行，专一行，精一行，努力成为“办文专家”。要舍得在文件的审核把关上倾注心血，做到锲而不舍，精雕细刻，精益求精，努力创公文精品，出精品公文。 三是树立文秘部门审核把关的权威。在文稿的审核把关中要善于发现问题，提出问题，但解决问题要依靠业务部门。因为业务部门的干部是业务工作的内行，要虚心向他们请教，充分尊重他们的意见。但是必须认真贯彻执行《办法》和上级及本单位有关公文处理工作的规章制度，要坚持原则，做到该坚持的标准不能降低，该规范的格式不能迁就，该履行的程序不能简化，对收到的明显不符合拟文要求的文稿，要退回主办部门重新起草。同时，还要充分发挥在领导身边工作，了解的情况多的优势，学会站在全局的角度去思考问题、分析问题，修改文稿要努力争取充分体现领导的意图,这样审核修改的文稿才能让领导满意,让拟办部门佩服。文秘部门审核把关的权威性只有在坚持原则并发挥自身优势的基础上才能真正得到

确立。 四是要有敬业、奉献、创新的精神。文稿审核把关工作量大，标准要求高，做好了领导很少表扬;把不住关出了问题，就要受批评。既然从事这项工作，就要严肃认真，一丝不苟，勤奋工作，把工作干好。要坚决摈弃那种认为审核把关就是“管管标点符号的错误思想”，要把这项工作看成个人建功立业，施展才华的手段。审核把关工作非常辛苦、清苦，有时为改动一个字、一个标点符号都要斟酌半天，有些急文往往周未临下班才送来，加班加点也是常有的事，需要从事这项工作的人员发扬无私奉献的精神，任劳任怨，淡泊名利，耐得住寂寞，禁得起诱惑，在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。要有创新的精神和勇气，结合工作实际，多思考、多钻研、多探索改进工作的方法和措施，不断提高工作水平。原文发表于<现代文秘>2011年7期

第二篇：公文报送和审核工作规范

做好公文处理工作，使之按规范化、科学化程序运作，对于推动各项工作的开展具有非常重要的作用。为适应新时期党政机关工作的发展需要，进一步严格公文报送和审核程序，切实提高办文效率和质量，确保县委、县政府决策部署的贯彻落实，根据《中国共产党机关公文处理条例》有关规定,结合工作实际，特制定本规范：

一、关于公文报送工作

(一)向县委报送的文件，必须经过本单位主要负责人审核、签发，并加盖单位公章后上报。

(二)报请县委审批的事项，凡涉及其他部门职权的，主办部门必须主动与相关部门充分协商，搞好会签或联合报县委审批。部门之间有分歧的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，与相关部门有关负责人会签后报县委审定。

(三)县委办秘书科是公文运转的承办部门，负责公文的收文、登记及传送等工作。各乡镇、各部门报请县委审批的公文，由县委办秘书科收文登记后，按照县委领导同志分工呈批，并根据县委领导批示意见转请其他县领导核批。除特别紧急、重大突发事件和保密事项外，各乡镇、各部门不得将报请县委的公文直接报送县委领导本人，更不允许多头分送。凡违反上- 1 -

述程序直送公文的，秘书科不负责公文的跟踪办理，不补作公文登记，造成的相应后果由直送单位(人)自行承担。

(四)报送县委的请示事项应一事一文，并在附注处注明联系人的姓名和联系方式。请示事项中如涉及其他文件、县领导批示、重大事件及相关政策法规等内容的，应连同涉及文件复印件、县领导批示复印件、事件背景材料及相关政策法规附在原件后一并上报。

(五)邀请县委有关领导出席本乡镇、本部门会议、活动的请示，要事先沟通，并将会议、活动方案附上，需要领导讲话的，要将代拟稿一并上报。

(六)各乡镇、各部门管理的机构和下属部门原则上不可越级直接向县委请示和报告工作。比如：各村(社区)、学校、医院等确需提请县委审批答复的事项，一般应由主管单位向县委行文报送。

(七)对县委领导明确要求有关乡镇或部门办理的批办件，相关单位应指定专人到县委办公室领取《县委领导批办件承办通知单》及批示件，根据领导批示和《县委领导批办件承办通知单》拟办意见抓紧办理，并按时限要求及时反馈落实情况。县委领导批示给多个部门的，部门之间要积极配合，主办部门要主动与其他部门沟通、协商，并负责汇总上报办理结果。确因特殊原因需要较长时间反馈办理情况的，要及时报告办理进- 2 -

展情况。

二、关于部门代拟文稿的审核工作

(一)代拟文稿的起草

凡属于部门主管范围内的工作确需以县委名义行文时，必须经县委领导授意。主办单位领导要亲自主持研究起草，并进行严格的文字把关，其中，涉及两个以上部门时，由一个主办部门牵头，共同起草，并实行会签制度，然后送交县委办综合科审核。

(二)代拟文稿的内容要求

1.要符合党的路线、方针、政策、法律、法规以及上级领导机关的有关指示、规定。

2.要紧密结合XX实际，完整、准确地体现发文机关和领导的意图。

3.要注意各项政策的稳定性、连续性，过去的有关规定已不适应形势发展的要求而需要改变时，应作出说明，不能一味照抄照转。

4.要站在全县大局的高度起草文稿，不能只从本部门利益出发。

5.要重点突出，观点鲜明，内容充实，结构严谨，条理清楚，文字精练，表述准确，符合语法、修辞和逻辑要求。

6.要合理使用文种，使公文的名称符合行文规则，并与公- 3 -

文表述的内容、要求相一致。

(三)代拟文稿的送审程序

1.部门代县委或县委办起草、拟以县委或县委办名义行文印发的文稿(含批转件)，送审前部门主要负责同志要签字(签字内容包括该文是根据县委的哪个会议议定的事项或县委的哪位领导的意见起草，呈送哪位领导审阅等)，然后送县委办综合科进行审核。

2.需要相关部门会签的，送审前要自觉履行会签手续，必要时附上文稿涉及的有关资料和简要说明材料。

3.经县委办综合科按公文校核程序进行审核后，拟稿单位进行修改，由县委办秘书科呈送所涉工作分管县领导审批，然后由县委办综合科复核，并送县委办分管副主任审核，再送办公室常务副主任审核，然后报县委常委、县委办公室主任，由常委办公室主任签发。

4.拟以县委、县政府或以“两办”名义联合行文的文稿，起草部门要先送县政府办综合科审核后，再送县委办综合科审核。

5.送审文稿必须经过微机处理，打印成清样，而后认真填写公文审批笺，注明文稿名称、缓急程度、行文范围、部门主要负责人意见等。

(四)代拟文稿的格式

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1.页面设置：纸型A4，上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm，行间距4.3mm，每页排22行，每行排28个字,对齐方式为两端对齐。

2.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用3号仿宋体字，居中排版;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“„ ‟”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。(例：定办字„2010‟1号);发文字号处在红色反线之上2mm处。

3.标题：红色反线下空2行，2号方正小标宋简体字，可分一行或多行，居中排版;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

4.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。

5.正文：主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格;文内一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，正文用3号仿宋体字。

6.附件：公文如有附件，在正文结束后空一行，左空2个字，用3号仿宋体字标识，“附件”后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。所列附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”。有序号的标识序号，附件序号和名称前后标识要一致。

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7.版记：位于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。(1)主题词：“主题词”用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号;词目用3号方正小标宋简体字;词目之间空1字。(2)印发机关和印发日期：在主题词下占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字、印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字。(3)印刷份数在印发机关、印发日期下占1行位置，用3号仿宋体字，居右空1字，用小括号“( )”括入。(4)版记中的反线：主题词和印发单位、印发日期下各加一条反线，宽度同版心。

8.页码：用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行位置，印刷时单页码居右，双页码居左。数码左右各放一条4号一字线，两条一字线中间标数码。

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第三篇：公文审核

公文的审核,是公文稿付印之前的全面审核、把关,是各级行政机关的文书处理综合部门的核稿人员对承办处、科(室)草拟的文稿和部门代拟稿的审查、核对、把关,并提出审核意见或写明审核情况,最后呈领导人审签的全过程。公文的审核,是公文制作过程中承上启下的中间环节,它不仅仅是对文字、格式校核的把关,更重要的是确保党和国家的法律、法规、方针、政策和上级的规定以及领导意图的准确体现,直接为领导决策服务。因此,公文的审核是确保公文质量的一个重要环节,是一项非常细致而又严谨的工作。它要求公文核稿人员以高度负责的态度,对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量,逐字逐句审核,严格把关, 杜绝不准确、 不规范的文件印发。审核的总的要求是:全面审核,认真负责,仔细推敲,反对粗枝大叶,反对官僚主义、文牍主义,努力使文稿准确、全面、完整。

公文审核应注意的六个方面 (一)是否需要发文。

在实际工作中，存在着以下几种不必要的发文。

1、为应付上级而发文。对某些工作,上级已发文,下级只需贯彻执行即可。但由于一些地区和部门把是否行文纳入了目标管理,就逼得下级发“应付文件”。

2、为搪塞下级而发文。一些地方和部门为向上级表明重视,便对上级下发的文件依样画葫芦,再发一个内容雷同、全无新意的文件,以便对上对下都有交代。

3、属部门职权范围内的事、专业会议纪要、不成熟的文件以及可以口头或用电话等其它方式处理的事项,可以不另行文。

(三)涉及有关部门和地区的问题是否协商一致。 一些文件内容政策性强、涉及面广,其贯彻实施需要得到有关地区和部门的配合与支持。办文机关不主动与涉文地区或部门协商、会签,也不送有关领导审批,便草草发文,造成认识不统

一、意见不一致,在实际工作中难以贯彻落实。因此,凡未经协商的,应退回来文单位重新会签。如协调中不能取得一致意见,应将分歧意见如实汇报,并由主办处、科(室)在拟办中提出建议和意见,一并报请有关领导同志审定。

(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明确具体、切实可行。对含混不清、模棱两可或者脱离实际、过于繁琐之处,应与报文单位研究修改。

(五)引文是否无误，引文方法是否规范，文字表述是否准确、严密、简练，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。

(六)凡需提请一定会议审定的文件，应提出交何种会议审定的建议，报请分管领导审阅后，列入议程。公文审核应把好“四关”具体来说，公文审核应把好：政策关、文字关、格式关和程序关。

(一)政策关。公文作为传达政令的工具，它本身就具有强烈的政治色彩，要求公文处理部门在公文的审核把关中要讲政治。要求公文的审核人员要强化政治观念、政策意识，把好政策关。

1、审核公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求，以及所得出的结论，是否符合党和国家的有关方针、政策、法律、法规、规章以及上级的指示、决议，同现行有关规定有无矛盾。

2、对于因情况变化而需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明，同时在表述上注意前后之间的衔接，并要求有关部门附上原有政策规定的文件材料，供审签领导把关。

3、文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况。有没有党政不分、内外不分的问题。

4、文稿中的观点、提法是否正确，提的意见、办法是否符合实际，有无主观武断、片面的或者绝对化的问题。

5、文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能接受，文稿中下的结论涉及到其它部门是否经过充分的研究商讨，意见是否统一等等。如果公文内容与法律、法规和政策不一致，审核人员就应提请起草单位弄清情况，根据法律、法规和政策会同有关部门协商修改。

(二)文字关。公文是一种通过文字来传达政令的重要工具，它依赖于文字的准确、简洁和明白的表述。同时，公文又是一种特殊的文体，有它的常用字句和固定的书写方式。因此，公文的审核中，对文字的要求是严谨而细致的，要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度，字斟句酌，锤炼文字，力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为特征，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。

1、语言表述应准确、简洁和明白。

准确。就是要求文稿准确传达政令，如实反映情况，确切体现公文的内容和基本精神，观点明确。

简洁。要求文稿的用语要精炼。要用较短的文字简明扼要、准确地表达丰富而深广的内容，力戒穿靴戴帽。 要提倡写短文，反对空话、套话。

明白。由于公文是用来传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示、答复问题，指导、布臵、商洽工作以及报告情况、交流经验的重要工具，因此，要求文稿在表述上必须明白易懂，直达其意，不渲染，清楚明白。

2、篇章结构。要求文稿的层次清晰、条理清楚，中心明确，重点突出。必要时，要忍痛割爱，对文稿材料进行增删和改换，即删掉多余的段落，增补新的材料，增加某些引文。要从大处着手，统观全篇，注意内容和形式的统一，统盘考虑和处理文稿，防止顾此失彼，破坏公文结构的整体性。

3、逻辑。要求概念准确、判断恰当、推理严密、合乎逻辑。

4、语法修辞。用词要合乎语法规范，句子通顺、完整;无错别字、生僻字、怪字;无错用数码、标点符号;无滥用省略和简称。

(三)格式关。由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文都要注意体式，使其合乎公文体式的要求。对公文体式的把关是一项重要的、规范性很强的工作。要求审核人员在工作中发扬严谨细致的工作作风，对每篇文稿都要从标题、发送范围、正文、附件到成文日期和落款，进行严格细致的审核，只有这样，才能做到不规范文件不出手。审核人员要依据《国家行政机关公文处理办法》、《四川省国家行政机关公文处理实施细则》和《成都市国家行政机关公文处理实施细则》确定的原则规范文稿的体例格式。

1、行文名义是否得当，在行文名义上，一些部门或起草单位为提高文件 的规格往往不需要政府或政府办公厅(室)发文的，却要求以政府或政府办公厅(室)发文，影响了政府公文的权威性，审核时需要注意把关。

2、公文使用是否合适。在行文中，“请示”、“报告”不分，或“请示报告”连用的情况常常发生。审稿时需要认真阅读文稿内容，审核文种使用是否恰当。

3、标题有无毛病。按照规定，标题必须由发文机关、事由、文种三要素组成。但 是在行文中，往往容易忽视“发文机关”、使标题不完整，需要审核人员及时补充完善。

4、发文字号是否准确。

5、发文机关是否准确。

6、会签中部门印章、领导签字是否齐全。

7、有无附件，附件名称前后是否一致。

8、涉及紧急或秘密事项的文件紧急程度或密级的标定是否恰当。一些办文的同志往往把需要印刷部门尽快印出来的文件标注为“急件”。这种随意性的标注“急件”往往造成公文运转中急与不急的混淆，反而会误大事。因此，“急件”的标准应根据文件内容的紧急程度来定，而不应随意标注。

9、人名、地名的引用是否准确。人名、地名的引用应准确无误。在审核文稿中，对涉及政策性、法规性的问题核稿时往往是比较谨慎的。而对于人名、地名等却往往容易忽视。如从人名来说，如果是众所周知的名人、领导，一般不容易出错;而对不熟悉的人名及其单位，如不认真核对，很难保证不出差错。这就需要我们在核稿时，要再次核对，甚至找起草单位核对，尽量避免出错。

10、数字的审核。一是要求准确;二是要规范。按照有关规定，除成文日期、部分结构层次序数的惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字用阿拉伯数字书写。审稿人员在核稿时，应按规定进行规范。

11、公文的引用。引用公文应当是先引标题，后引发文字号。公文的引用，首先 的要求是准确;其次是要规范。如果仅引用标题，或者仅引用文号，或者以公文的发文时间代替发文字号都是错误的。核稿人员对文稿部门要提出“补齐”的要求。

在具体审核中，要认真核定。对不符合要求的文稿，要及时增补或更换，必须完整、准确后才能正式发文。

(四)程序关。政府部门担负的公文处理工作，任务繁重，要求高，责任大。办文部门的同志在公文的形成过程中，文稿必须经审核人员的把关，然后按规定程序送分管领导签发。

部门内部文件送审程序：

起草人员——本处(科)长——部门负责文书处理工作的处(室)——部门分管领导——部门主要领导(重大问题)。

政府办公厅(室)对部门上报批转文件的送审程序： 经办人员——本处(科)长——办公厅(室)文书综合部门——分管秘书长——分管文书工作的秘书长或办公室主任——政府分管领导——政府主要领导(重大问题)。

在文件送审过程中，属于综合性、全局性工作的文件，由正职或主持日常工作的副职领导人签发;属于涉及两位或两位以上副职领导人工作的文件，经有关副职领导人审查后送主管副职领导人或主持日常工作的副职领导人签发;经政府常务会议或办公会议研究决定事项的文件，由主持日常工作的副职领导人或分管副职领导人、秘书长(办公室主任)签发;

属于政府授权以办公厅(室)名义对下级政府、政府部门安排布臵工作和转发本级政府职能部门公文的文件，由政府分管副职领导人或秘书长(办公室主任)签发;属于办公厅(室)职权范围内的文件，由分管秘书长(办公室主任)签发。在领导审核中，领导人应明确签署自己的意见、姓名和日期。

公文体式的准确规范，单靠核稿人员的把关是不够的，还要强化拟办同志的责任，严格按制度规范公文的审核把关。审核人员对把关中发现的文稿体式不合规范的错误及时通报拟办同志，提出纠正建议，促进大家共同养成注重质量、讲究规范的良好习惯，从而减少差错，提高办文质量和效率。

公文中的常见病例

(一)公文格式中的发文字号不规范 发文字号，由发文机关代字、年号和该的发文序号组成，位于文件版头下方居中处，发文字号是为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。

发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用“成委发”、成都市人民政府用“成府发”。

目前，行政机关行文中，“发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函，通常都编“国办函﹝1999﹞xx号”或“川办函﹝1999﹞xx号”。严格说来，函只是法定公文文种之一，但习惯上都把“批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅所发的批复，其发文字号也编“川办函﹝1999﹞xx号”或“成办函﹝1999﹞xx号”。年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如﹝1999﹞，不得写为﹝99﹞。年号的位臵，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如“成爱卫字﹝1999﹞40号”不得写为“﹝1999﹞成爱卫字40号”或“成爱卫﹝1997﹞字40号”。

(二)公文标题的书写不规范

公文标题是公文内容的综合概括，位于文件版头间隔横线之下，主送机关之上。完整规范的公文标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理工作”是事由，“通知”是文种。

公文标题的三个组成部分一般应当齐全，以使读者一看就能对公文的制发机关、公文的内容和公文的性质与作用有个概括了解，给公文处理工作提供方便，有利于提高工作效率和质量。但我们在实际文书处理工作中常看到这样不规范的标题，“关于请示转发国发﹝1997﹞14号文件的报告”，这是一个不完整的标题。一是没有发文机关;二是公文内容不准确，让人看了不知道国发﹝1997﹞14号文件是什么。将文件字号代替内容提要。

又如“xxx局关于xxx的请示报告”或“xxx局关于xxx的报告的请示”，此类标题的文种不清，让人看了不知道此文是请示还是报告。

对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很冗长，可采用两个办法使标题简炼一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市计划委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市计委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》;二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等4部门关于征收电网地方附加费的请示》。公文标题必须简明、准确地概括公文的主要内容，切忌冗长累赘、晦涩费解。标题中除法规、规章类的公文名称加书名号外，应尽量不用标点符号。

(三)主送机关的写作不规范

主送机关是指公文的主要收受机关，即需对本单位发出文件负责办理、答复或遵照执行的对方机关，它位于标题左下方，正文之上。

请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只主送组织，不主送个人，也不得将主送机关写为“市委并xxx书记”或“市政府xxx市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成处理上的混乱和困难。

同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时，“报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式，如“市委、市政府”。“请示”的主送机关应就请示的内容性质分别确定，属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如“市委、市政府”，由党委负责处理答复;属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前，如“市政府并报市委”，由政府负责处理答复。

主送机关应写机关的全称。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如“成都市经济体制改革委员会”，可简称“市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如对成都市的区(市)县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称为“各区(市)县政府”。

准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键问题。要根据对方单位的职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的进行;也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。

(四)正文中的写作不规范

1、公文的引文不规范。引用公文时要先引标题，后引发文字号，如：“大邑县人民政府《关于验收村民的自治示范乡镇的请示》(大邑府发﹝1999﹞10号)收悉”。若用“大邑府发﹝1999﹞10号《关于验收村民自治示范乡镇的请示》收悉”，就是不规范的引文。

2、日期的不规范用法。日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如“1997年10月1日”“若用“1997.10.1”或“97年10月1日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，则是不规范的表述。

3、公文层次的不规范。序号使用不规范，有的文件中用“

(一)”后又标“一”，有的用“

一、”后，下面的层次中直接用“1、”等等。正文部分是对公文内容的表述，需要使用字序符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“

一、“，第二层用“

(一)”，第三层用“1、”，第四层用“(1)”。每一层次序数用字，前后应当一致。

4、法定计量单位的不规范。如前用“亩”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“吨”，这种情况最好统一。计量单位最好前后一致。

5、简称的不规范。如“精神文明办”有的简称为“精办”，让人不知所云。公文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称，如《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)。

6、附件的不规范。公文附件是附属于公文的文件、材料、图表、凭据等，用于补充公文正文的内容，位于正文之后，发文机关之前，另起一行，行前空两个字书写。有附件的公文，一定要具体写明附件的名称和件数。如有两个以上附件，应标明序号，不得笼统写为“附件如文”或“附件x件”。否则会给公文的收发、办理和整理、立卷等带来麻烦。一旦公文的正件与附件分开，就难以查对收齐。

7、发文机关落款不规范。政府机关发文的落款，标题已标明发文机关的用机关印章代替机关署名，不再写发文机关名称。有的公文正文占满了页面，发文机关必须标注到下一页上，以前是在下页发文机关署名或盖章之前空白处注“此页无正文”，现在不能了。

8、成文日期的书写不规范。成文日期应该标明公元年、月、日，一律用汉字小写数码书写，不使用阿拉伯数字。年、月、日要写全，不得将“一九九二年一月八日”写为“一九九

二、

一、八”或将“一九九二年”简写为“九二年”;也不得只写月、日不写年;“三十一日”和“二十五日”不得写为“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送机关的书写不规范。根据国家技术监督局的要求，为简化和规范公文格式用语，无论对上级、平级或下级，抄送机关标注用语可一律用“抄送”，不再使用“抄报”，也不使用“抄发”。抄送机关可按上级、平级、下级的顺序排列。

(五)行文的不规范

越级行文是指下级机关越过直接上级机关向更高一级的领导机关直至最高领导机关行文。下级机关除以下几种特殊情况外，一般不要越级行文。

第一，情况特殊紧急，逐级上报会延误时机和造成重大损失时;

第二，与直接上级机关发生分歧，无法解决，或经多次请示直接上级机关长期未予解决时;

第三，上级机关越级交办并指定越级上报某些事项时; 第四，检举、控告直接上级机关时;

第五，需直接询问、答复、联系某些具体事项时;

第六，反映或处理不涉及直接上级机关职权范围的偶发事件或问题时。 除检举、控告外，越级行文应抄送被越过的直接上级机关。

(六)文种的使用不规范

在文书处理工作中，我们常见到这样的情况，就是“请示”和“报告”的写法混淆，该写“请示”的，写成报告;该用“报告”的，写成请示。造成这种情况的主要原因，主要是对“请示”和“报告”的相同点和区别认识不清。

“请示”与“报告”相同之处有四：

第一， 都是上行文。

第二，都包含有汇报情况或反映问题的内容。

第三，都能起下情上达的作用。

第四，都有主动争取上级机关指导与帮助的作用。但“报告”与“请示”在使用上，仍然是不容混淆的两个文种。

“报告”与“请示”的主要区别在于：

1、报送目的不同。“报告”主要是让上级机关了解情况、掌握动态，而不要求立即得到上级的具体指导和帮助。“请示”虽然一般也要汇报工作中的情况或问题，但这种汇报的直接目的，是要立即得到上级的具体指示或批准。

2、两者性质不同。“报告”属陈述性公文，具有备案性质，一般不需要上级机关答复。“请示”属请示性公文，是请示上一级机关批准或解决某一事项、某一问题并需上级机关作出答复的。

3、内容重点不同。“报告”侧重写情况和意见，涉及的内容比较广泛(可不限于一件事、一个问题)，行文较长，内容多是已经实施的事项或已发生的事情。“请示”着重写的是某一件事情或某一个问题(即“一事一请示”)，行文较简短，内容都是尚未实施的。

4、报送时间不同。“报告”是在事后或事中报送。“请示”必须在事前报送。

使用“请示”，要防止两种片面倾向：

一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交;

二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，擅作主张。 “请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。

运用“报告”这一文种，应当注意“报告”中不得夹带“请示”事项，以免贻误工作。“报告”的主要用途是供上级机关了解情况。呈送“报告”，不能要求上级机关给予批复。因此，不能把“请示”结尾的请示用语用于“报告”的结尾。例如执行“报告”结尾不宜用“以上报告当否，请批示”，“以上报告妥否，请指示”之类用语。一般都用“特此报告”，“专此报告”或“以上报告请审阅”等语作 结尾。

(七)写代拟稿的注意事项

部门请示政府批转的报告和发文代拟稿。涉及有关地区或其它部门工作，事前未协商且无会签意见的，代拟稿未打印的，无报送说明的就要求政府给予发文的，应一律给予退回。

第四篇：谈谈公文文稿的审核

公文文稿的审核是文稿送交领导人签发前的关键性程序。它前承拟稿环节，后启签发环节，在整个公文处理过程中有着十分重要的地位，直接影响着公文的质量。公文文稿的审核工作一般由办公室主任或经验丰富、水平较高的文字秘书负责，主要对文稿内容、政策界限、事实数据、实施举措、决策意图、条理结构、文字表达、行文程序、公文格式等方面进行全面的审核。

结合公文处理的实践，本文就机关单位的公文审核，从以下八个方面提出了具体的审核重点和审核标准，以就教于大方之家。

一审政策界限准确与否

就具体的机关单位而言，公文是机关单位各种决策及其实施措施的载体，其内容既要对上级机关负责，又要对下级单位负责。对上级机关负责，就是说其公文承载的任何决策必须与国家的方针、政策及其上级机关的指示相一致，必须与国家的法律规定相符合，任何矛盾或不一致之处都必须坚决予以修正，否则，即使已经分发出去的公文也是难以生效的。对下级单位负责，就是说其公文内容必须与下级单位的实际情况相协调，其决策及其实施措施必须对下级单位的工作有具体而实在的指导意义。

在具体的公文实践中，我们发现下级机关单位的公文，能够很好地维护上级机关的权威性，公文的内容与国家政策、法律及其上级机关的指示相一致，无矛盾之处。但自己机关单位制定的政策和实施意见，有时却出现政策界限模糊、政策规定过死或过宽泛、政策前后矛盾等错误，给下级机关的执行带来不少困难。

所以，公文的政策界限，必须从与国家大政方针的一致性和对下级机关单位的政策清晰度这两个方面去审核，惟此，方能全面地吃准各种政策。

二审事实数据真实与否

公文是政策的载体，事实数据是决策的依据，那么事实数据的真实性就关系着政策的真实性与可行性。可见，符合实际的事实数据即真实可*的事实数据才是公文的真正生命。

凡公文涉及到的对具体人的评价，对工作的全面分析，都要运用辩证的观点去审核，既看到长处也看到短处，既看到成绩也看到不足，力求客观准确。

凡公文涉及到具体事情的发生、发展和结果，一定要尊重客观事实，保证真实地叙说整个过程，不护短，不溢美，一就是一，二就是二，坚决杜绝情感偏差，克服主观倾向，还事实以真面目。

凡公文涉及到的具体数据，一定要来之有据，查之有凭，不可以想当然地预计，也不可以主观地估摸。即使是细微的浮夸也会给机关单位，甚至给国家造成不应有的损失。

三审实施举措可行与否

实施措施是公文的主体所在，在公文中占有较大的篇幅，当然是公文审核的着力点之一。

实施措施的审核应当从三个方面把握：公文所列措施内容是否切实可行，各种措施的依据是否真实充分;各种措施之间是否符合逻辑，各种概念是否恰当周延;各种措施或具体事项由哪个部门执行，谁是负责人，怎样执行，有怎样的期限和要求，这些情况交代得是否具体明确，是否会出现相互推诿扯皮的现象。

有了周详恰当、切实可行、具体明确的实施举措，就便于公文的运行，便于实施措施的贯彻执行。

四审决策意图明确与否

决策既是集思广益的结果，又是领导集体智慧的体现。从行政决策方面和行政执行方面看，领导意图就是今后单位发展的大政方针。那么，公文文稿所承载的决策内容，一定程度上可以说就是领导的意图，或者说公文承载的内容与领导意图是完全一致的。因而，领导意图体现的明确与否，也是公文文稿审核的主要方面。

决策意图的审核应当把握两个方面：要结合决策会议的记录或者会后纪要，结合领导人的表述，力求使领导决策精神在公文文稿中得以充分展现;要审核公文的引文和引言部分，保证领导的决策表述原汁原味、不差分毫。

一定条件下，可以说符合了领导的意图，也就保证了公文观点的正确，保证了决策意图的鲜明体现。

五审结构条理清楚与否

公文的实用性相当强，所以，公文必须能收到这样一个效果：人们阅读完公文以后，就知道干什么，怎么干，什么标准。这就要求公文的表述一定要特别地清晰。这样，结构与条理在公文中的重要性显得尤为突出，公文的结构必须严谨，条理必须清楚。

公文一般采用“凭——析——断”的结构，“凭”是公文的目的，常用“为了”、“依据”、“遵照”等词语，表述清楚行文的根据和目的;“析”是公文的主体，具体安排任务，部署工作，是公文的核心部分，占有比较大的篇幅;“断”是在公文最后提出的希望和要求，起强调作用。这样的结构布局已经成为了固定的式样，较为周密严谨。公文主体部分的容量较大，篇幅较长，很容易理不出头绪，造成模糊不清的现象，影响公文内容的表达。因此，这一部分审核的重点就是公文主体的条理性问题，我们提倡用结构层次序数的办法，做到条理清晰，结构严谨。条理清晰的公文，会给我们领会公文精神，实践公文内容带来许多的便利。

六审文字表达得体与否

审核公文文字表达的工作量很大，常从义的表达和形的表达两个方面去审核。

审核义的表达，主要包括四个层面：措辞是否准确，表达是否周密，文字是否流畅，文件中的观点、思想、意见和主张是否得以完整体现。文从字顺，准确简练，通俗易懂，语言得体是这一层面的审核标准;文句段落的内容是否符合逻辑，文句段落之间是否具有张力，这是公文真实性的保证。一般不使用积极修辞，若有必要使用，则必须恰当，以能有力地表现主旨、服务于文稿内容为标准。

审核形式的表达，主要包括三个方面：看使用的标点符号是否合适，有无滥用和省略，要避免通篇一逗到底的现象，做到使用标点符号正确、规范;必须消灭文稿中的错字、白字、生僻字等现象，尤其避免在关键地方出现错别字;相关法规对公文的文面书写有一些具体规定，一定要得到贯彻。

七审行文程序恰当与否

确保行文程序的合法性，保证行文手续符合要求，是公文审核的又一重要内容。《国家行政机关公文处理办法》已就“行文规则”和“发文办理”作了明确的规定，这也自然成为审核行文程序的两大标准，具体审核可以参照办理。这里扼其要而述之：

要从实际效用的角度出发，审核行文的必要性，确有必要方可行文。

要从机关单位的隶属关系和职权范围审核行文关系。

要从公文制发的过程(公文制发过程为草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等)审核行文的程序。

要从行文的目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系审核行文方式。

八审公文格式规范与否

新的《国家行政机关公文处理办法》施行已经5年多了，但基层机关单位真正能做到格式与新规定完全符合的公文的确不多，在公文格式的运用方面存在着一些疏漏，因而，公文格式的审核将是当前公文审核的一个重点和难点。

第五篇：怎样把好公文审核关

赵绣雪

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)，回应了多年来各地各部门的期盼，对于提高党政机关公文权威，降低运行成本，提高工作效率，具有十分重要的意义。《条例》内容丰富，亮点很多，其中之一就是规定了“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅(室)进行审核”，即“审核前臵”。作为一名多年从事文字工作特别是公文审核把关的人员，我对这一规定尤为赞同。这里，结合工作实践，谈谈做好公文审核工作应当注意的问题。

一、注意提高三个认识

一是“审核”并非可有可无。公文代表着机关的形象，反映着机关的思想水平、工作水平和管理水平，也反映着机关的作风——文风，人们常常形象地把公文称之为机关的“脸面”。公文如果出现了错字、漏字、词义表达不准确甚至扭曲原意时，就可能对公文的权威性、严肃性造成重大损害，甚至对贯彻落实工作部署和相关要求造成重大影响。审核文稿是机关公文处理工作中必不可少的重要环节，也是办公厅(室)发挥参谋助手作用的重要体现。这项工作政治性、政策性、专业性和时效性强，对相关人员综合素质提出了很高的要求，没有一定的思想水平、政策理论水平、文字水平、经验积累和强烈的责任意识，以及对语言文字的敬畏之心，是难以承担起相关任务的。无论是对公文处理方面的规定掌握不全面，还是拟稿时从自身局部出发或者是对全局的情况不了解，都会出现形成的文稿站位不高、考虑不周、针对性和可操作性不够强的问题。因此，要挑选站位全局、了解全局、相对固定、相对专业的人员来总揽把关，这样才能保证公文质量，维护机关权威。

二是“审核”并非“校对”。“审核”包含“校对”又高于“校对”。“校对”侧重技术性，具体、硬性要求多，如格式是否符合规范，标点符号使用是否准确，是否有错字、漏字等;而“审核”侧重思想性，强调从宏观的角度，注重政治性和政策性，原则性、软性要求多，如是否确需行文、文种使用是否恰当、内容是否符合党的路线方针政策和国家的法律法规、所提出的措施和办法是否切实可行、文中涉及其他相关部门的事项是否经过协调并取得一致意见等。审核不但要核“字”，更要审“事”，发挥的是参谋助手作用，实现的是以文辅政目的。记得几年前，一份关于报送信访法立法计划的文稿送到我手里审核，我认真阅读了国务院法制办来文中关于报送立法计划的相关要求，感到当时有关信访立法的基础工作还未开展，时机还不成熟，局领导层也未作出推动信访立法的决策，一旦报出立法计划，可能会造成工作上的被动。因此，我建议拟稿司室慎重考虑并报请局领导研究审定。最后，这个报送立法计划的文稿撤销，改为暂不申请立法项目的复函。所以说，如果只是把公文审核工作简单地看成“找错别字”，那就大错特错了。

三是“审核”并非一个人、一个环节的事。一般来说，每个单位都设有核稿岗位，但要保证文稿的质量，仅靠核稿岗位上的一两位同志还不够，而是需要文稿拟制每个环节上的每位经办同志牢固树立责任意识，严格按照公文处理有关规定做好相关工作。只有将核稿工作贯穿于公文起草、审阅、签批、校核、印制、分发的全过程，只有每一位经办的同志和审阅审批的领导认真把关，确保文稿在每个环节的零差错，才能保证文稿的高质量。实际工作中，有相当一部分文稿出现问题，并非拟稿和审阅审批的同志水平低、责任心不强，而是缺乏相应的专业知识。因此，要加强公文处理特别是公文写作和公文审核方面业务知识的专门培训，帮助大家准确掌握公文写作的基本技能、公文格式、行文规则，以及公文拟制中起草、审核、签发等相关程序规定和要求，才能使每一位同志真正有能力把好自己这一关。

二、注意把住三个环节

一是起草拟制环节，既要避免张口就说、提笔就写，又要避免粗心大意、丢三落四。有些同志在起草文稿时不假思索、不经推敲，速度倒是很快，就是质量不高，甚至闹笑话。如，有位同志在起草函件时写道：“请你们派人前往××同志家中，代表我们对××同志的逝世表示亲切慰问，对其家属表示沉痛哀悼……”令人啼笑皆非。还有的同志写完稿子后，不认真校对，结果送到上一级领导手中的稿子错别字连篇，处处“挖坑”“埋雷”“设套”，令人防不胜防。有的是字词使用上的错误，如将“倍受鼓舞”写成“备受鼓舞”;有的是同音字，弄混了词意，如“竖起一个榜样”，其中“竖”应为“树”;有的纯粹是打错字，如将“衔接”打成“衍接”，“列席”打成“例席”，“梳理”打成“疏理”，“收集”打成“手机”;有的是多字或漏字，等等。起草文稿时，要想清楚再下笔，遇到把握不准的内容和字词，要多借助“拐杖”，学一学文件、查一查字典、想一想规定，不要仅凭经验办事、仅凭感觉写稿。遇到引用领导批示和原著、数字、日期、人名、文件名等，更要认真核对。我还清晰地记得多年前核过的一份关于申请用水指标的文稿，文稿不长，只用几分钟就核完了，没有发现什么问题。正当我要签字时，突然想起还没有对其中的数字进行专门核对，经与拟稿的同志核对，其中的小数点整整差了一位!

二是审阅审批环节，既不能“捡了芝麻丢了西瓜”，又不能“抓大放小”。审阅审批文稿既要从大处着眼，又要从小处着手，既要审文稿的主题是否鲜明、思路是否清晰，又要看文稿的谋篇布局是否得当、观点是否正确，还要看句子是否通畅、词语使用是否恰当、标点是否规范，内容是否涉密、能否公开等。就公文审核而言，有时即便是一个小小的要素，把握不好，也会产生大的影响。记得有一次，一位领导同志的秘书给我来电话说，前一天晚上10点多，通信处给他打电话，请他回机关签收办理一份呈报领导同志的限时件，尽管累了一天刚到家，但他不敢怠慢，赶紧返回办公室，可拆开一看，所收公文并非需要立即处理，顶多是一个“特急”件。他很委婉地建议，今后在呈报公文时，注意把握一下“紧急程度”。虽然这个件不是经过我核发的，但也给我一个深刻的教训：核文无小事，除了要对文稿内容严格把关外，对密级、紧急程度、分送范围、版头使用、用印等相关要素的审核同样不可忽略。

三是核稿校对环节，既要避免侥幸依赖心理和老好人思想，又要避免程序上的不到位。虽然文稿运转到核稿环节时，已经经过层层把关，但最后的审核至关重要，不可忽视。如果认为已经经过几个环节的审阅，不会出现什么错误;或者觉得审阅这些稿子的领导职务比你高，你提出修改意见会得罪人;或者任务很急，要求立即印发，为赶速度一目十行，甚至减免了核稿必需的程序等，就有可能出错。有一次，我负责起草一份报中央领导同志的报告，时间非常紧急，局长和一名副局长都跑到我办公室来，站在我身后指导直接在电脑上修改。修改完后，局长指示马上打印。就在要用鼠标点击打印选项时，我想到文稿还没校核，便松开按钮，用最快的速度开始校核。此时，我能感受到身后局领导焦急的目光，但我没有时间解释，全神贯注进行全文校核，当我把文稿递到局长手里的时候，他赞许地说：“对待工作，就要这样一丝不苟。”

核稿环节，无论遇到什么情况，都一定要严格对照核文的要求、内容和程序逐一校核，甚至在文稿清样印出来后和文件材料封发之前还要认真细致地看一看，因为有时印制环节也有可能出错，如用错版头、拷错电子版文件、忘了用印等。只有这样，才能确保把错情最大限度地消灭在“出口”环节。

三、注意掌握三种方法

一是“看”。要把起草好的文稿多看几遍，每看一遍都能发现文稿中的问题，从而不断修改完善。那么，究竟看几遍合适?鲁迅先生曾说过“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”可作参考。

二是“读”。拿着文稿读几遍，读着读着，就能发现文稿中丢字落字、句子不通顺、表述不准确、语言不精练等问题，从而细细推敲，使之更加精准。

三是“换”。换一双眼睛看看，即请其他同志帮助审看。有时候文稿写出来之后，起草人会出现“审看疲劳”的情况，这时，换个人看一看，能更加敏锐地发现被起草人忽视的问题。如果时间允许，还可换个时间再看，即把写好的文稿放几天再看，你就会发现原来觉得挺完美的文稿还有一些这样那样的瑕疵.甚至在此期间，你会产生新的灵感、新的思路，从而进一步丰富完善文稿。