电子护理文件范文

电子护理文件范文（精选8篇）

电子护理文件 第1篇

1资料与方法

1.1一般资料

QCC活动前后高年资护士各选取归档后护理病历120份,活动前危重病历22份,手术病历58份,普通病历40份;活动后危重病历25份,手术病历62份,普通病历33份。

1.2方法

1.2.1构建

全体护理人员进行品管圈相关知识培训,“护骨圈”为圈名,圈员12人,护士长为辅导员,1名沟通、协调能力较好的组员为圈长,负责圈活动的安排及任务分配,全体圈员参与品管圈活动各环节,层层监控。每月开圈会1～2次,一般选择交接班后或傍晚下班后40min左右,集中全体圈员汇报活动进展情况及讨论、解决活动中发现的问题。

1.2.2组织

确定主题:圈员进行头脑风暴,工作中有待解决的问题为选题,采用“5-3-1”评分法,确定主题为“降低电子护理文件书写的缺错数”。拟定活动计划:确立主题后绘制活动计划甘特图,甘特图悬挂于护士站显眼的地方,便于提醒圈员,加深印象并控制速度。现状把握与目标设定:活动前我科归档后的护理病历120份的缺错数为152,绘制柏拉图,按80/20原则确定漏记录病情及生命体征、表格漏项、医护记录不一致、辅助检查阳性结果未记录为我科电子护理文件书写存在的主要问题。解析:通过鱼骨图(特性要因图)从人、物、法、环四个方面找出每个问题的主要原因,圈出要因,再绘制真因查检表,找出真因,①漏记录病情及生命体征:当班护士未严密观察病情,责任护士归档前未再次检查护理病历;②各种表格填写不完整:护士对各种表格的要求掌握不全;③医护记录不一致:欠缺医护沟通;④辅助检查阳性结果未记录:责任护士责任心不强。

1.2.3对策拟定与实施

①加强电子护理文件书写培训:科室每周进行各层级护士的专科培训,提高护士的业务素质,护士长每月一次在晨会或业余时间有计划地培训护理人员规范书写电子护理文件;每月组织一次护理人员专科知识培训,提高专科疾病观察能力,要求责任护士做好病人病情观察和评估,主动巡视,熟悉所管病人的病情,及时记录观察到情况。②护士长开圈会时解释每种表格填写方法及要求;全体护士参加护理部组织的相关知识培训。③要求每位护士利用空闲时间看归档后的护理病历,每天一本,记录不懂的之处并及时请教高年资护士。④每位责任护士备有备忘录,本班未完成的记录要做好口头和书面交班,代管护士及时查看备忘录,责任护士及时检查备忘录的执行情况。⑤护士长每天检查危重、抢救患者的护理文件书写情况,发现缺错及时指导责任人修改;每半月分析,提出整改措施,并评价效果。⑥科内设有护理文件书写差错登记本,要求每位护士主动、及时查看。⑦加强医护之间的沟通与交流,部分护理病历可参考医生书写的病历。⑧将每份护理病历责任到人,每名护士分管护理病历,负责检查,增强其责任感。⑨护士长开晨会或圈会时组织学习《医疗事故处理条例》、护士条例,加强法律、法规教育,提高护士法律意识和自我保护意识,学用法律武器维护医患双方的合法权利。

2结果

QCC活动后护理文件书写缺错数为52处,我科开展QCC活动前后的柏拉图见图1、图2。

3讨论

护理病历是医疗纠纷时的重要举证资料[2],随着法律制度健全和全民意识不断增强,人们在享受医疗服务的过程中重视维护自身权益。近年由于病历质量缺陷引发的医疗纠纷增多,护理文件书写的要求提高。我科通过QCC活动提高组织管理能力,改善护理工作存在的实际问题,护士直接参与护理管理活动,从而增强责任感,激发其积极性和创造性;护士通过学习和培训提高护理文件书写水平,减少护理文件书写缺陷引发的医疗纠纷,提高护理文件书写质量,节省书写错误而反复修改的大量时间,真正做到“把时间还给护士,把护士还给病人”,充分体现以病人为中心的服务理念[3]。另外,QCC活动提高护士团队的凝聚力,培养护理人员发现问题和解决问题的能力[4]。

摘要：本文探讨品管圈对电子护理文件书写质量的作用,成立QCC小组,抽取QCC活动前后电子病历各进行现状调查,查找原因,分析要因,制定对策并实施,按照PDCA循环法解决电子病历书写存在的问题,有效减少护理病历书写缺陷,提高护士护理文件书写水平,持续改进护理质量,减少护理文件书写缺陷引发的医疗纠纷。

关键词：品管圈,电子护理文件,书写质量

参考文献

[1]张幸国,王临润,刘勇.医院品管圈辅导手册[M].北京:人民卫生出版社.2012:4.

[2]田桂斌,岳大敬.规范护理文件书写,杜绝医疗纠纷[J].中华现代护理学杂志,2009,6(21).

[3]汪涵涵,王伟.品管圈活动在提升表格式电子文书书写合格率中的应用[J].全科护理,2014,12(35):3329-3330.

电子文件特点质疑 第2篇

关键词：电子文件 特点 质疑

惠玲主编的《电子文件管理教程》(以下简称《教程》)第一章第二节“电子文件的特点”中写道：与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件的主要特点包括：一、信息的非人工识读性；二、系统依赖性；三、信息与特定载体之间的可分离性；四、信息的易变性；五、信息存储的高密度性；六、多种信息媒体的集成性；七、信息的可操作性。

据笔者所知，这些观点，如果追根溯源，可以追溯到冯惠玲的博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》(以下简称《研究》)。这篇博士论文的摘要之一中写道：电子文件的特性主要有以下几方面：一、信息的非人工识读性；二、系统依赖性；三、信息与载体之间的可分离性；四、信息的可变性；五、信息存储的高密度性；六、多种信息媒体的集成性；七、信息的可操作性。

通过前后对比发现：前后观点大体一致，个别字句有些出入。

其一，先前的观点用“特性”，后来的观点用“特点”。特有属性，亦称“特性”，同“共有属性”相对，指仅为一(类)对象所有，而为其他(类)对象所无的属性。特点是人或事物所具有的独特的地方，再看什么是“独特”?独特是独有的、特别的意思。由此可知，在这里，“特性”与“特点”两者含义基本相同。“与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件的主要特点包括……”——这一句指明了是在文件范围内谈电子文件的特点。

其二，第三、第四条有所不同。先前的观点第三条为：“信息与载体之间的可分离性”，后来的观点第三条为“信息与特定载体之间的可分离性”；先前的观点第四条为“信息的可变性”，后来的观点第四条为“信息的易变性”。从此对比我们可以清楚地看到作者后来观点对前面观点的继承和扬弃。对于作者关于同一问题的前后观点，我们应以作者后来的观点为准，但由于前后观点具有一定的继承关系，笔者对其先前的观点也有所论述。

笔者对以上所谓的电子文件的特点表示怀疑，它们果真是电子文件的特点吗?逐一分析如下：

1“信息的非人工识读性”

《教程》中写道：“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号。人和文件信息关系的最大特征是直接性，不需要任何中介物。人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以直接读出这些信息，并理解它的意思，哪怕是已经失传的古老文字、是速记符号、是盲文，只要懂得了它的书写、语法或编码规则，人都可以凭借自身的器官——肉眼或手来解读它。

作者提到了泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简、纸质记录，对这些载体形式的文件确实可以被人们直接识读，但却没有提及以唱片、录音磁带、录像片作为载体的声像文件，对这些文件人们不可以直接识读，需要机器对信号进行转变后人才可以解读，它们也具有所谓的“信息的非人工识读性”。可见这一属性不是电子文件所独有的，既然不是独有的，就不可以作为电子文件的特点(特性)。

2“系统依赖性”

《教程》中论述道：“电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大的困难。”笔者认为，论述是正确的，但最终观点的表述不够准确。

“系统”一词，相当于英文中的sys－tem,含义有多种：

A．一个复杂的整体，由许多通常是各不相同的部分组成，服从于一个统一的计划或为一个共同的目的服务。

B．一个山有规律的相互作用的或相互依赖的物体连接而成的整体或集合体；自然或人工：结合的若干单位组成的、完整的、有机的或有组织的整体；有秩序的工作整体；一个完整的统一体。

C. 相互作用来执行一种生命的基本功能的身体有关器官。

D. 一组工具或人造物，形成一个网络或用于共同的目的。

E．在共同管理下的货运或客运线或服务系统。

由以上可知，“系统”一词不单指计算机系统，有各种各样的系统，也有多种多样的人造系统——比如：计算机系统、计算机辅助设计系统、铁矿通风系统、地下设备层通风系统、节能空调系统、自动干油集中润滑系统等等。

“依赖”一词的含义为：A．依靠别的人或事物而不能自立或自给；B．指各个事物或现象互为条件而不可分离。

假如说“系统”一词是单指计算机系统的话，可以认为：电子文件具有系统依赖性；但实际上“系统”一词不单指计算机系统。因此我们也可以认为：以唱片、录音磁带、录像片作为载体的文件，对形成或播放它们的系统也有依赖性，没有唱片机系统、录音机系统、录像机系统，这些文件无法形成、使用。因此“系统依赖性”也不是电子文什的特点。这一观点的正确表述应该是：“电子文件对电子计算机系统具有依赖性”，简述为“计算机系统依赖性”。

3“信息与特定载体之间的可分离性”

《研究》摘要之一中写道：“电子文件中信息和载体失去了往日的密切。各种电子文件载体如同容器一样，今天装进来的东西，明天可以拿出去，腾出来的空间又可以放别的东西。而信息则像那无定居的游牧人，没有固定的停留地，不时迁徙他处。电子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再对原记录载体‘从一而终’，它可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间。可以改变在硬盘上的存址，可以从硬盘拷入软盘、磁带或光盘，可以从一张软盘、一盘磁带拷入其他软盘或磁带之中，还可以登上‘信息高速公路’流向异地”。结论是电子文件具有“信息与载体之间的可分离性”。

笔者认为：上述的描述是对的，但结论是错误的。所谓的“分离”只是信息从一载体到另一载体、从一形式到另一形式。文件信息并没有真正脱离所有载体，只是可以脱离某一特定载体。信息离不开载体，信息与载体不可以分离，但信息与特定载体可以分离。《教程》中对其已改为电子文件具有“信息与特定载体之间的可分离性”。我们应以作者后来的观点为准。但笔者认为：即使如此，“信息与特定载体之间的可分离性”也不可作为电子文件的特点。

信息一刻也离不开载体，档案信息从原载体(特定载体)转移(复制)到其他载体，与其他载体结为新的一体，相对于原载体(特定载体)而言，可以说是一种“分离”，分离是一种表面现象，其实质是复制，即所谓的电子文件信息与特定载体之间的可分离性。但这并不是电子文件的特点，任何文件都可以这样的。如果复制纸质文件，文件信息依附于新载体，复制作上的文件信息相

对于原载体来说是分离了。那也可以说纸质文件信息与特定载体可以分离。推而广之，所有文件都具有信息与特定载体之间的可分离性这一属性。再推而广之，文献(记录有知识的一切载体)也具有这一属性，所以笔者认为，信息与特定载体之间的可“分离”性并不是电子文件的特点(或特性)，而是所有文件(甚至文献)所具有的共性。因为信息可以被传递、复制、共事。同之处在于：其他类文件的复制件比较容易识别，电子文件的复制件不容易识别，“但不易辨认不等于不能辨认”。其他类文件的复制件比较容易识别，是因为一般情况下他们的复制件和原件之间从外观看有较大差异；电子文件的复制件不容易识别，是因为电子文件的复制是无损复制。

《信息管理学基础》中写道：“信息表征事物的存在和运动，但信息并不是事物本身。……离开这些物质载体，信息便无法存在。这说明，信息对物质具有依附性。但信息具体由那种物质载体来表达、记录和载荷都并不影响到信息的性质和含义，这说明信息对物质载体具有独立性。例如‘明天是否下雨’这则气象信息，我们可以用数字0和1来表示，也可以用电流正和负来表示，还可以用硬币的正面和反面来表示；可以记录在纸张上，也可以记录在磁盘上，还可以记录在黑板上；可以用光来传递，也可以用声音来传递，还可以用电波来传递等等，他们都毫不影响该信息的性质和内容。”笔者赞同“信息对物质具有依附性”这种说法，不同意“信息对物质载体具有独立性”这种观点，认为应该改为“信息对物质载体具有相对独立性”，因为“独立性”和“依附性”是矛盾的，加上“相对”两字就不会矛盾了。《教程》中说：电子文件信息中的信息具有相对独立性，而据以上论述可知，信息对物质载体具有相对独立性，非独电子文件信息使然。

4“信息的易变性”

《研究》一文中表述为“信息的可变性”

《教程》中写道：“造成电子文件信息发生变化的主要原因有：第一，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，动态文档中的数据不断被自动更新或修改……。第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变……。第三，电子文件迁移到新的技术环境的过程中信息的损失、变异是不可避免的……”。

笔者认为：其一，其他载体形式的文件也可以被增删、修改，但一般情况下，增删修改后痕迹比较明显；电子文件信息被增删修改后，没有明显痕迹，而且增删修改特别方便。动态文档中的数据不断被自动更新或修改，也是由人设定的程序控制的结果。其二，纸质文件的载体比较稳定，但长时间后，也会发生变化——严重的载体的变化也会影响到其所承载的信息的变化，只不过电子文件的载体没有纸质载体稳定而已。电子文件载体性能不稳定，磁盘预计寿命15年、磁光盘预计寿命30年、4mm磁带预计寿命10年、光盘预计寿命5年，软盘预计寿命更短，大约只有两三年；同样地，某些声像文件的载体(如录音带、录像带)也相当不稳定，磁带保存信息的时间是有限的，必须定期转录。磁记录材料具有短期(10－20年)保存信息的足够稳定性，磁记录不能长期(10－20年以上)地保留住记录的信息。它们的不稳定，都有可能造成文件中信息的改变。其三，对于“电子文件迁移到新的技术环境的过程中信息的损失、变异是不可避免的”这种说法，笔者有一点异议。《教程》中说：“迁移要求软件平台具有良好的兼容性、能够读取多种格式、并保证迁移文件的内容真实和使用功能。同时也应该看到迁移技术可能造成部分文件格式的丢失……”请注意这里的措辞，是“可能”，也就是说，迁移可能造成信息丢失、也可能不造成信息丢失，而不是“不可避免的”。

综上所述，笔者认为，任何载体形式的文件的信息都可以变或被改变，“信息的可变性”不是电子文件的特点(或特性)，但总的来说，相对而言，电子文件的信息较其他类型载体的信息确实更容易改变或更容易被改变，所以“信息的易变性”可以作为电子文件的特点。

5“信息存储的高密度性”

《教程》中说：“电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)硬盘的个人计算机，1995年个人计算机的硬盘容量达到了1．2GB(千兆字节)，2000年达到20GB，2001年则猛升为40GB。与此同时，软盘、光盘的存储容量都在以很快的速度增长着，从理论上讲，一个8GB硬盘约可存储40亿个汉字，一张3．5英寸高密度软盘(1．44MB)大约可存储70万汉字，一张ZIP软盘(120MB－150MB)大约可存储6000万至7500万汉字，一张5英寸光盘(650MB－700MB)约可存储3亿个———4亿个汉字或A4幅面的文稿图像数千贞，应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍甚至更多，真可谓‘海量存储’。”对于这种观点；笔者表示赞同。以上有些只是前些年的数据，目前台式机比较常见的硬盘容量是80GB，也有120GB，160GB的；现在已广泛使用的DVD光盘存储容量一般为4．7GB,也有8．5GB的。“信息存储的高密度性”可以被认为是电子文件的特点之一。

6“多种信息媒体的集成性”

“纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为‘多媒体文件’”。

“多媒体是从英文单词Multimedia翻译而来，该单词是由Multi(多)和me－dia(medium媒体、媒介的复数)两部分组成，含义是多种媒体。计算机多媒体技术，简称多媒体，是指用计算机对文字、数字、图形、静态图像、活动影像、声音等信息进行综合处理的一类技术。”“包含上述(文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件)两种以上信息形式的文件为‘多媒体文件’，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。”

母类具备的特点(特性)，其子类也必然具备；而子类的特点(特性)，母类并不具备。如果说电子文件具有多种信息媒体的集成性，那么所有的电子文件都应该具备这一属性。但实际情况是：并不是所有的电子文件都是多媒体文件，多媒体文件只是电子文件中的一类，电子文件有些是单媒体文件，比如纯文本文件、图像文件、声音文件等，它们并不具有多种媒体集成性。所以只能说多媒体文件具有多种信息媒体的集成性，而不能说电子文件具有多媒体集成性。这种观点的错误是在于把子类

(下位类)的特点当成了母类(上位类)的特点。

7“信息的可操作性”

《教程》中说：“电子文件的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。数字信息的可操作性主要表现在两个方面：第一，由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。电子文件中的信息不仅是自身含义的表达方式，还可以多方面地加以利用”。

“电子文件的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息”，言下之意是否认为“纸质等载体文件的信息是静态、固态、消极的”?

笔者谈谈自己的看法：

其一，《档案信息论》中认为：“信息是可传递和可交流的。信息依附于物质载体而存在，随着物质载体的运动而运动，信息在这个过程中被传递和交流。”

“物质的运动是绝对的，静止是相对的，静止是物质运动的特殊形式。运动是物质的存在形式和固有属性，它包含宇宙中所发生的一切变化和过程，从简单的位置变动到复杂的思维活动。运动和物质不可分离。它既不能创造，也不能消灭，只能由一种形态转化为另外一种形态。”静止是“物质运动的特殊形态，指事物运动到—定阶段卜的质的相对稳定状态，即处于量变阶段。任何一种静止状态都是有条件的、暂时的、过渡的，因而是相对而言的。否认有相对静止，否认物质的稳定性，就会走向相对主义的诡辩。如果把静止绝对化，否认了运动是绝对的，那就是形而上学”。

信息随物质的运动而运动，随物质的相对静止而相对静止。电子文件的信息和其他类型文件的信息一样，是绝对运动的，但又可以是相对静止的．在相对静止的状态下，人去动它、移它、操作它、或通过程序控制它，它才是动态的、可变的、积极的。信息是不是静态、固态、消极的，取决于人。

其二，“由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态”，这一句话是对的，对其他类型文件信息的操作没有对电子文件信息操作那么方便。

其三，任何文件的信息都可以被用来做其他事情，任何文件的信息都可以被多方面地加以利用，所以才有二次文献、三次文献等等。

“信息是可转换和可保存的”“信息是可加工和可再生的”“信息是可共享和可扩散的”。任何文件的信息都可以被操作、被使用，“它(信息)可以被众多的观察者(包括人、生物以及人造的仪器设备等)共享使用，即被感知、检测、提取、识别、存贮、传递、显示和分析处理，并加以利用”，只不过对电子文件信息的操作更加方便、快捷而已，所以“信息的可操作性”不是电子文件的特点，“信息的易操作性”才是电子文件的特点。

“从逻辑上说，电子文件是‘数字信息’和‘文件’两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。”对这个说法笔者是赞同的。如果不限定在文件范围内讨论电子文件的特点(或特性)，而直接把数字信息的特点作为电子文件的特点(或特性)，那么就存在一个问题，就是无法区分电子文件与非电子文件；如果限定在文件范围内谈电子文件的特点，这个问题就解决了。

电子护理文件 第3篇

美国电子文件档案馆 (ERA, Electronic Records Archive) 是美国国家档案与文件署 (NARA, National Archive and Records Administration, 以下简称NARA) 建立的世界知名的数字文件档案馆, 专门针对联邦政府电子文件的持续采集和真实长久保存而开发的项目。该项目于1998年提出设想, 2000年NARA成立了电子文件档案馆 (ERA) 项目办公室;2002年, 根据NARA第101号第3部分第6节, ERA项目正式启动, 成立之初, 成员有50人, 其中25来自于NARA, 另外25人来自于政府机构;2005年NARA与著名的军工企业洛克希德·马丁公司合作开发ERA系统;2007年NARA首次使用ERA系统, EAR系统形成初始运行能力;2011年完成了ERA基本的系统建设和数据准备。2011年9月, ERA与IBM建立合作, 标志着ERA开发阶段的结束, 运营和维护阶段的开始。该项目建设周期达十多年, 耗资3亿美元。

伴随着美国电子文件档案馆 (ERA) 项目的开发过程, ERA项目的总体目标经历过两次修改。2004年, EAR将项目目标设定为“ERA将对任何形式的电子文件提供真实的长久保存和利用, 而不依赖于任何特定的软硬件, 以确保NARA能够将其使命延续到将来”;2006年ERA更改了其项目目标, 改为“ERA将是一个为美国联邦政府在任何地方创建的、任何形式的电子文件提供长久保存和持续使用的综合型系统, 以确保NARA能够将其使命延续到将来”。从目前ERA系统的使用来看, EAR项目基本达到了它预定的总体目标。ERA项目从启动到建成投入使用, NARA从中吸取了宝贵的实践经验, 特别是电子文件保存方面取得了丰富的研究成果, 成为世界各国档案馆建设效仿和研究的对象。

电子文件的保存问题的提出

电子文件的诸多保存问题中, 信息技术的持续发展与快速淘汰这对矛盾体永远是我们最为关注的问题, 然而不是电子文件保存所面临的最大挑战。随着信息技术的发展, 电子文件的产生、处理、存储、传递和使用的整过生命周期与信息技术已经密不可分, 导致人类工作、生活过程中产生的电子文件的数量呈爆炸式增长。伴随着信息技术的高速发展, 不仅导致了电子文件的数量急剧增加, 电子文件的种类也日渐繁多, 电子文件相关的技术处理难度也日趋复杂。电子文件庞大的数量、繁多的种类格式以及处理难度, 以及一系列伴随着信息技术快速发展而产生的问题是当今世界各国面临的最大挑战。

电子文件保存问题的研究现状

一般来说, 信息技术领域长期以来一直忽视了电子文件保存的长久性问题。忽视电子文件长久保存的因素是多方面的, 一个关键原因是市场竞争的压力。市场竞争的压力导致信息技术的发展速度逐渐超出了摩尔定律, 软件和硬件的更新速度由以前都的两年逐渐提高到两年以内或者更快。最近几年, 在数据存储媒介领域在数字存储媒介的稳定性和可靠性上取得了一定的进步。在此之前, 随着时间的推移存储媒介是脆弱的而且缺乏稳定性。数字存储媒介稳定性方面的进步给电子文件的长久保存提供了选择余地。目前, 国际上保存电子文件的研究, 没有仅仅依靠存储介质的稳定性来得到保证。国际档案理事会 (ICA, International Council on Archives) 对保存电子文件的媒介给出了七个准则:电子文件存储介质的开放性原则;保护、检测和报错机制的健壮性原则;市场性原则;长期感知原则;介质退化敏感性原则;高性价比原则;损坏恢复可行性原则。

最近几年, 随着人们对电子文件保存研究的深入, 在电子文件的保存上取得了一些进步, 但大多数仅仅停留在试验阶段, 付诸实施并投入使用的少之又少。一些研究机构通过开发应用程序管理复杂的数据库来保存电子文件。这些付诸实现的应用系统包括:法国国家档案馆CONSTANCE, NARA的AERIC, 加拿大档案馆的ERICSON。另外, 瑞典、英国等一些国家也实现了类似的应用系统。另外, 在研究电子文件保存的数字格式研究领域取得了一定成就的研究项目有, 英国利兹大学的CEDARs项目, 澳大利亚维多利亚州的电子文件系统, 荷兰皇家图书馆的模拟仿真实验项目, 由美国波士顿WGBH教育基金资助的电子文件保存格式项目, 美国卡内基-梅隆大学主持的高度集成的信息处理与存储技术项目等等。目前, 世界众多机构与组织提出了众多的电子文件保存方法, 这些方法归纳起来主要有这样五类:保留创建和存储电子文件时的原始技术;在新的应用平台上模拟原始技术;迁移软件以能完成必要的电子文件的检索、传输和使用;迁移电子文件到最新的文件格式;转换电子文件成标准格式。

这些电子文件保存方法的实现思路涉及的范围从电子文件格式和相关技术保持不变, 到电子文件格式和相关软件硬件都改变, 涉及的范围相当宽泛。每一种方法都是支持与反对同在, 没有一个得到一致同意的。一方面, 保守派会被指责在原始技术和原始数据格式上固步自封, 虽然保守派在电子文件真实性问题上遇到的挑战较少, 但是保守派由于在技术上的守旧, 电子文件的保存方法会变得越来越复杂和落伍。越来越复杂的原因是, 随着时间的推移, 由于各种电子文件的积累, 越来越多的处理这些电子文件的信息技术都必须保留下来以供使用, 日积月累, 电子文件的相应处理技术逐渐繁杂。电子文件处理技术的落伍表现在以下几个方面:首先, 过时信息的技术的支持会逐渐减弱或消失;然后, 电子文件的原始保存技术或者人工保存技术与当下最适合的保存技术的差距会越来越大。另一方面, 擅长使用新技术的激进派, 在信息技术滞后方面的问题较少, 但是使用新技术会导致电子文件的真实性的丢失。

所有这些电子文件保存方法都有一个共性, 都将解决技术问题作为目标。没有一个方法将主要目标放在保存电子文件的自身上。面向技术的方法会产生错误导向作用, 因为成功解决技术问题的方法并不意味着就满足了保存电子文件的需求, 有时可能会恰好得到相反结果。逻辑上, 电子文件保存的原则和目标是技术方案必须满足指定的需求。电子文件保存的需求必须基于电子文件本身, 电子文件生成过程中的副产品或者相关硬件, 而不是作为软件应用的输出产品。电子记录保存方法是否的成功最终标准不是看他们能否保持真实一些技术物化, 而是看这些方法是否持续提供了创建保存活动的真实记录。

电子文件保存的体系结构

各种不同类型电子文件保存的需求应该确定下来, 同时应该尊重档案的原始性以及与档案卷宗的一致性。Duranti教授主持的InterPARES项目就集中了来自全世界的高校、档案机构的档案专家以及计算机、信息技术科学家和工程师一起协商明确保存真实的电子档案的需求。InterPARES项目从真实性上定义了电子文件保存的需求。同时, InterPARES项目还检查了与电子文件保存相关的技术问题并建立了一个正式的电子文件保存模型。这些工作在进行的同时, 一些想法被提出来讨论。一个很关键的问题是, 从严格意义上来说, 保存真实的电子文件是不可能的;只能说是保存了一种再造电子文件的能力。将以二进制代码形式保存在存储设备上的电子文件恢复成并通过软件得以呈现或传递, 这种能力在电子文件保存过程中必须得到保证。类似的, 音乐唱片保存的不是音乐本身, 只不过保存了有一些象征性的音乐号, 当使用恰当的装置播放时, 就能播放出音乐。如果保存电子文件的程序执行正确的话, 程序的输出结果就应该是记录, 而不是电子文件的保存形式——二进制文件。这是一个很重要的理念。这个理念将使你在保存电子文件时考虑问题的重点放在存储、输出、传递电子文件这整个过程上, 而不是紧盯着存储本身不放。电子文件必须被不可避免的被重现的理念对强调论证电子文件的一致性和真实性非常重要。这个理念将传统的完整的监管链的概念延伸到了电子文件的完整保存过程的概念上了。ICA手册中明确定义:电子文件必须在满足以下条件是才能被保存:电子文件能长久以它能被恢复的形式存在, 并且一旦恢复, 必须恢复成可靠的真实的形式。

与InterPARES项目的进行的同时, NARA也主持了一项信息管理架构的研究, 这个信息管理架构也是致力于电子文件保存需求的, 也就是ERA的架构, ERA的架构采用了符合ISO的标准的OAIS架构。OAIS机构在电子文件保存需求方面扩展了一般通用的参考模型。为了应对由于技术更新带来的基本问题, 这种架构假定ERA是独立于任何特定信息技术。也就是说, ERA系统的任何一个软件或硬件模块都可以随意替换, 而不影响整个系统的运作。

随着信息技术高速发展, 电子文件保存问题日益严峻, 美国国家档案馆电子文件档案馆项目从启动、建设到使用经历了十几年, 积累了一系列的经验, 取得丰硕的成果。相比而言, 我国电子文件的研究有较大差距, 通过EAR电子文件相关经验的学习研究, 对我国电子文件的研究进展有一定的帮助和借鉴作用。

电子护理文件 第4篇

一、电子文件中心

目前,对电子政务环境下形成的电子文件是由形成单位自行管理、政府信息中心管理还是由档案馆管理已经形成共识,即由档案馆管理。主要原因为:一是电子文件最终将归入数字档案馆,在其形成后暂时存放在由档案馆建立的电子文件中心中,是一种预归档,或称为临时归档;二是档案馆可对电子文件实现专业化管理,保障电子文件的保密性、完整性和可用性等;三是建立电子文件中心,也是落实国务院公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》的一项有力措施。同时,我国档案界经过多年的探索,认为在档案馆建立电子文件中心,集中统一地对电子文件进行管理是一种合理、有效的管理模式,“电子文件中心的建立,必将为电子文件的完整收集、安全保存以及有效控制与利用提供有力的保障。”[1]

建立电子文件中心,必须首先界定什么是电子文件中心,即对其进行明确的理解和定义。目前大多数人理解电子文件中心为:电子政务环境下的电子文件中心,主要收集整理党委、政府及其职能部门在电子政务平台上形成的各类电子文件,建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制,确保各单位形成的电子文件'随时形成、随时收集、随时发布利用',真正实现政务公开,满足社会需求;“电子文件中心是在电子政务活动中产生的电子文件数量急剧增加的推动下,顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。”③由此可见,电子文件中心实际上是电子文件的管理中心。

事实上,我国对电子文件中心目前尚未统一的定义,但可从电子文件中心收集电子文件的范围分为狭义电子文件中心和广义电子文件中心。狭义电子文件中心是指对电子政务系统中电子公文进行收集和管理的中心,目前各档案馆建设的电子文件中心均属于此类。广义电子文件中心是指对电子政务系统中形成的所有电子文件进行接收和管理的中心,无论是公文系统还是各业务系统(如税务征收系统、工商管理系统等)中形成的电子文件。广义的电子文件中心将是一个复杂的网络集成系统,目前尚未进入实质性的研究和建设,本文涉及的电子文件中心也局限于狭义电子文件中心。

电子文件中心是随着电子政务开展而出现大量电子公文的背景下建设的一个新型数字文件存储系统,对区域性(如以省、市为界)的电子政务系统中的电子文件进行集中统一管理,可以实现规范化管理,同时可降低文件管理成本。电子文件中心与电子政务系统和数字档案馆之间的关系如图1所示。

对于电子文件中心是否就是各机关部门电子政务公文系统中形成的电子文件的异地备份中心,笔者认为不合适,因为电子文件中心其本身不单纯是各公文系统形成的电子文件的异地存储集合,它是一个由电子文件中心管理系统、电子文件目录数据库(包括元数据)和电子文件本身构成的一个全新信息系统,还需向数字档案馆归档,它的功能远远大于异地备份。由于电子文件中心的重要性,目前各档案馆不仅要建立电子文件中心,并对其进行本地备份,即建立电子文件中心的本地备份中心(注:对重要信息系统,目前一般都需进行本地双机热备份,如果对业务连续性要求不高,那可以进行本地磁带备份),更要对电子文件中心进行异地备份,即建立电子文件中心的异地备份中心。因此,不能片面地将电子文件中心理解为是对各政府部门形成的电子文件的异地备份。

二、电子文件备份中心

电子文件备份中心从其含义上理解,就是对电子文件的备份,而不是对电子文件中心的备份。在电子文件中心建设经验交流会上,陕西省档案局提出了“电子文件备份中心”概念,并解释其由“电子文件本地备份中心”和“电子文件异地备份中心组成”,即:“陕西省电子文件备份中心是省级电子政务统一平台系统中的一个子系统。是全省政务信息在各种自然、人为因素等复杂情况下,能够保持完整、安全、可靠的信息管理中枢,是陕西省政务信息容灾体系的核心部分,由陕西省电子政务系统电子文件本地备份中心和陕西省电子文件异地备份中心组成。”③依笔者理解,报告中所提到的电子文件本地备份中心应如图2所示,其设在省信息中心的本地机房中,而电子文件异地备份中心在省档案馆后库(一般离档案馆有几十或几百公里)中。

“电子文件中心的本地备份中心”与“电子文件本地备份中心”不同,其不仅备份电子文件,还备份电子文件中心管理系统等。同样,“电子文件中心的异地备份中心”与“电子文件异地备份中心”也不同。如果电子文件异地备份中心只是对电子文件异地备份而不具备电子文件中心的管理功能,那么电子文件中心仍需建设,此时电子文件临时归档也可由两种途径,见图2虚线表示。如果电子文件异地备份中心兼备电子文件中心的管理功能,则档案馆可不必再建立电子文件中心,这样可以避免重复建设,如图3所示。当然这需陕西省电子政务中心与陕西省档案局进行沟通、协调和研讨,达成共识。

三、电子政务灾备中心

随着电子政务建设步伐的不断加快,一些基础型应用电子政务业务系统逐步展开,如果对数据生产中心重要业务数据缺乏有效可靠的备份、容灾和恢复措施,一旦遇到自然灾难(比如:地震、雷击、洪水、海啸等)、基础设施灾难(比如:机房电力故障、火灾、磁盘阵列硬件故障等),由此引起的后果将不堪设想。因此,电子政务灾备中心正逐步成为政府部门的关注焦点,并且有许多城市已经开始规划和建设。

电子政务灾难备份中心是指用于灾难发生时接替电子政务系统运行的场所,包括备用数据处理中心、备用的工作环境、备用生活设施和技术支持及运行管理人员。电子政务灾难备份中心建设的目的是为了灾难恢复,而灾难恢复实现的要素为:1、灾难备份中心的选择和建设:应根据风险评估的结果,避免灾难备份中心与数据生产中心同时遭受同类风险。灾难备份中心还应具有方便灾难恢复人员或设备到达的交通条件,以及数据备份和灾难恢复所需的通信、电力等资源;2、灾难备份和恢复系统技术方案的实现;3、技术支持能力的实现;4、运行维护管理能力的实现;5、灾难恢复预案的实现等。由此可见,电子政务灾备中心的建设不同于简单的电子文件本地备份中心或电子文件异地备份中心,其建设要求高和规模大,目前一般以省、市为区域建设,从而各政府机关共同使用。同时,电子政务灾备中心不仅备份电子公文系统、电子文件中心、数字档案馆等,它可以备份一切电子政务业务系统,如图4所示。

四、电子文件中心、电子文件备份中心和电子政务灾备中心比较

通过上面对电子文件中心、电子文件备份中心和电子政务灾备中心的分析和理解,得出表1所示的比较图。

随着各类电子政务系统中形成的电子文件起来越多的情况下,对电子文件的保管成本将越来越大,因此在建设这些中心时,应在满足实际保管和利用需求的前提下,尽量考虑电子政务的投入和效益,以免造成不必要的重复建设。

摘要：随着2007年4月“全国电子文件中心建设经验交流会”的召开,国家档案局研究和部署了进一步推进电子文件中心的建设。本文将对此次交流会上提到的“电子文件中心”、“电子文件备份中心”和“电子政务灾备中心”进行分析和比较,找出它们的区别和联系,以免在电子政务建设中出现概念混淆、重复建设等问题。

关键词：电子文件中心,备份中心,电子政务,灾备中心

参考文献

[1]国家档案局中央档案馆关于印发全国电子文件中心建设经验交流会议文件的通知,档发[2007]5号.

[2]重庆档案信息网:山东省电子文件中心建设的探索与思考[EB/OL].http://jda.cq.gov.cn.

电子护理文件 第5篇

一、现状调查与情况分析

要进行电子文件接收和电子文件中心建设,就必须对拟接收范围内各单位使用的操作系统、政务系统、OA系统、业务系统,各种各类应用软件,以及这些系统和软件产生的各种不同格式的电子文件种类、数量有一个全面、准确、动态的了解。这些情况是我们制定电子文件接收、贮存、保管、利用策略,设计电子文件中心布局、规模、系统平台的依据。没有或者没有这方面准确及时的情况,我们就无法有效进行这项工作。既便是硬着头皮做了,也不会收到预期的效果。由于信息化不是一个静止的状态,而是一个快速发展的动态过程,因此,对上述情况的了解,不能满足于一、两次的调查,而应该将这种调查研究常态化、制度化,比如可以考虑实行档案信息化及电子文件生成情况年报制度。在不断了解档案信息化及电子文件生成情况的动态发展情况的同时,还必须注重对调查了解来的情况进行全面深入的分析,发现其中带有普遍性的问题,及时修改与调整我们的工作思路、工作策略、工作方法。

二、职能定位与层次划分

在目前档案部门自身信息化水平较低,档案工作者信息化素养与应用能力尚不够高的情况下,进行电子文件接收和电子文件中心建设在档案局(馆)内部需要有一个明确的职能定位,在空间分布上要有相应的层次划分。

在当前的管理体制与组织构架下,对面上电子文件管理工作的管理与指导属业务部门(局)的职责,对进馆电子文件的接收管理属档案管理部门(馆)的职责,对与电子文件接收和电子文件中心建设相关的技术标准、技术方法、管理方式的研究则是科研部门的职责。这种情况将我们档案部门原本就十分有限的专业技术资源,分散开来使用,很不适应目前工作的需求,应当将相关职能合并,建立统一的专门机构或将相关职能归并到一个部门,以便将有限的技术资源集中使用。不论是新建,还是职能归并,都需要明确各职能部门的职能定位,只有这样才可能保障各相关部门各司其职,相互配合。

在目前的的信息技术条件下,是否有必要按行政区划建立众多功能相似,规模相近的电子文件中心,也是一个值得研究的问题。以目前多数地方档案部门的财力、物力、人力与信息技术力量,各自建立可接收、保存、运行、再现辖区内各种应用软件系统和各种格式电子文件的管理信息系统并不现实。既便是一些经济技术条件好的地区,也会面临资源使用不足的问题。因此,应该对一定区域内电子文件的建立进行统一规划,划分不同地层次,有分工地接收不同范围、不同类型的电子文件。

三、工作环境与资金保障

电子文件接收和电子文件中心建设与传统档案馆(室)一样,需要一定的工作环境与资金保障。这里需要强调的并不是电子文件接收和电子文件中心建设之初所需要软硬件投入,而是保障这项工作持续稳定进行下去的工作环境与资金保障。在多数情况下,对于进行档案信息化建设,各级领导与财政部门的同志都会积极给予支持与帮助。但往往对于保障和维护良好的工作环境,缺少应有认识,不清楚信息化所需要的是不断的投入和稳定的投入。不清楚设备更新的速度远远高干档案馆馆库更新的速度,且设备所需要的工作环境也要靠稳定的奖金投入为保障,而软件的升级、存贮设备的扩张,都需要不断地资金投入。对此,一定要在这项工作开始之初就在思想上做好充分的准备。

四、工作规范与业务流程

电子文件接收和电子文件中心建设除了必要的硬件投入与资金保障等硬环境建设外,工作规范与业务流程等软环境的建设同样应给予重视。从一定意义上讲,工作规范与业务流程比硬环境建设更为重要,有了科学的工作规范与业务流程,硬件环境才能发挥其功能,没有科学的工作规范与业务流程,再好的硬件环境也没有价值,只能能造成更多的资源浪费。工作规范与业务流程的制定,在强调统一的同时,也应该体现层次差异,特别是要依据省、市、县、乡(镇)不同的机构设置、人员配备、工作分工、工作流程,有针对性的来制定。千万不可搞成上下一般粗,缺乏灵活性与适应性。

五、技术标准与技术支撑

技术标准与技术支撑也属软环境的建设内容。技术标准与技术支撑内容的复杂性与动态性,要求我们必须有一支常备技术力量长期从事这方面的研究工作。这项工作的专业性、复杂性与持久性,不是一般市县级档案部门能够胜任的,应该由档案专业院校与省以上档案部门的专业研究机构来担当。目前,我国档案专业技术标准制定工作,已经采用了这样的方法,并已经取得了相应的成果。今后,更多的应该在技术支持、技术支撑、技术保障上,多为基层提供服务与帮助。

六、人员培训与督促检查

要保障这项工作持续有效的进行下去,保障工作规范、业务流程、技术标准落到实处,就必须对全体工作人员进行相应的培训,这环节的缺失同样会导致整个工作的落空。应当考虑将岗位培训与岗位技能测评结合起来,并视工作发展的需要不断更新相应的培训内容。

没有督促检查的制度、规范,往往是一纸空文。要使电子文件接收和电子文件中心建设做到扎实有效,必须建立相应的督促检查机制,尤其是上级对下级的检查。要保障电子文件中心的有效使用,特别需要强调档案系统内部的业务督查。

这些问题是摆在我们面前必须回答与解答的现实问题,回避是回避不了的。只有积极面对,认识研究,扎实工作,才能将电子文件接收和电子文件中心建设工作做好。

参考文献

[1]黄建忠.电子政务环境下的电子文件中心建设[J].档案与建设,2008,(1).

[2]邵枫.电子文件中心建设模式初探[J].中国档案,2007, (10).

[3]绍兴市电子文件中心建设的实践与思考[J].浙江档案, 2007,(11).

[4]陈勇.基于网格技术的电子文件中心建设研究[J].档案学通讯,2008,(5).

[5]肖秋惠,.我国数字档案馆与电子文件中心建设述评[J].档案学通讯,2008,(6).

[6]黄玉明,.安徽省电子文件中心建设的思路与做法[J].中国档案,2006,(12).

[7]邱晓威,.电子文件中心的建设及其发展问题的分析[J].中国档案,2006,(1 2).

电子文件管理 第6篇

在信息社会之中, 电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大, 需要人们加以科学地管理, 才能便于人们的利用。

那么, 我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

企业内的电子文件分类, 也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分, 把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类, 然后借鉴档案分类号细分电子文件类别。

电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类, 才能实现查找便捷。计算机对文件的检索, 基本上也是模拟人工检索, 只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是, 如果机内文件杂乱无章, 文件名称不规范, 同样会制约机检速度。查找网上文件, 更不可以盲目检索, 而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则, 如同大海捞针。另一方面, 电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密, 有些内容不允许外部人员知悉, 有些可有偿利用。对于这一部分文件, 一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。所以, 对于企业的核心机密, 应当采用更加稳妥的保密手段。

电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后, 其复制是极为便利的, 同时, 也不能排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改, 这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉或经济权益, 甚至引起法律纠纷。这样, 我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔者认为, 电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 他只知道该文件内容, 而无法知道该文件条码。同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。

电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前, 要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定, 主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中, 只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的, 才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

电子文件的鉴定, 也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案, 应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则, 电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档, 以保持该电子文件的原始性, 以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人, 使之与原件相区别。此外, 还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

电子文件管理探析 第7篇

一、电子文件的鉴定

电子文件在归档之前, 要进行认真的鉴定。电子文件鉴定的目的主要是判断文件价值, 区分原件与复制件。档案部门所保管的电子档案, 应当是电子文件的原件或真实的电子文件, 否则, 电子档案就失去了凭证价值。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人, 使之与原件相区别。此外, 还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

二、电子文件的归档

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号, 确定文件的保管期限, 打印出文件移交目录, 以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式, 有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号, 以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作, 然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件, 并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存, 重要文件应拷贝出软盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名, 以示负责。

三、电子文件的保管

1. 温湿度对电子文件的影响。

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。在温度过高或过低的条件下, 光盘等磁性载体易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 保存电子文件的理想温度为16℃~20℃, 相对湿度为40%±5%。

2. 灰尘对电子文件的影响。

灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指磁盘、磁带、光盘表面的污染、划伤, 造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏, 造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘中的霉菌、霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘, 使数据丢失。灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 因此, 在电子文件形成和使用过程中, 要采取严密的防灰尘措施。

3. 外来磁场和机械震动对电子文件的影响。

外来磁场作用于磁性载体, 能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化, 造成信号失落或信噪比降低, 破坏记录信息, 影响读出效果。因此要防止外磁场的影响, 如远离强磁场, 将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等, 并避免强烈的机械震动。

4. 光线和有害气体对电子文件的影响。

有害气体和光线特别是紫外线, 对电子文件的破坏力更大。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基、带基老化, 强度下降。同时, 紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性, 影响磁性记录信息的读写效果。

四、电子文件的保护

电子文件归档管理研究 第8篇

一、明确归档范围和保管期限

明确归档范围, 是做好电子文件归档管理的重要前提和基础。确定电子文件的归档范围时, 应参照“国家档案局9 号令”, 将相关的电子文件纳入归档范围。应明确归档电子文件涵盖的类型, 在业务工作中, 产生的电子文件多种多样, 凡是反映本单位主要职能, 记载了本单位主要工作, 具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围, 如文本文件、图形图像文件、视频文件、音频文件、数据库文件等。应明确归档电子文件涵盖的信息系统类型, 需要深入调研档案移交单位的信息系统建设情况, 研究有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围。应采集电子文件对应的元数据, 根据不同类型的电子文件采集不同格式的元数据。应结合信息技术的实际情况, 具体确定电子文件的归档类目, 并随着信息技术应用范围的扩展, 逐步对归档范围加以修订和补充。确定了电子文件的归档范围后还要确定保管期限。电子文件保管期限表与纸质文件保管期限表应在总体上保持一致, 可根据电子文件形成机构职能活动的重要程度, 来判定电子文件价值的大小, 从而确定电子文件的保管期限。保管期限取决于电子文件内容、性质、目的, 主要基于其政治、法律、经济、管理和历史价值。机关文书档案的保管期限限定为永久和定期, 定期分为30 年和10 年。必要时, 获得批准后, 可对定期年限进行适当调整。

二、确定归档方式

电子文件的归档方式分为逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档是在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。文件形成部门在完成了归档程序后, 将归档电子文件存储起来。物理归档是把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上而实现的向档案部门移交的过程。逻辑归档可实现实时归档, 物理归档只能实现定期归档。逻辑归档电子文件并没有移交到档案馆, 电子文件的形成部门仅将归档电子文件的逻辑地址通知档案馆, 使档案馆能够通过网络直接查阅该电子文件, 其物理位置并没有发生变化, 该电子文件仍保留在原单位。这种归档方式并不是真正的归档, 档案馆没有获得电子文件的控制权, 一旦归档单位的设备发生故障, 档案部门就无法对电子文件进行访问, 更无从管理。物理归档也叫介质归档、卸载式归档、脱机介质归档, 是将电子文件下载到可脱机保存的载体上。物理归档使电子文件移交到了档案馆, 存储在了档案管理部门的可控载体上, 实现了档案控制权的转移。所以物理归档才是真正的归档。

三、制定归档时间

正确选择归档时机对于保证归档电子文件的质量及维持电子文件归档工作的正常业务流程都有着重要的实际意义。归档时间过晚, 容易造成电子文件长期分散滞留在各形成单位, 由于各形成单位的非专业化管理而造成混乱的局面, 电子文件难以找到, 管理权限分散而不集中, 增加了档案部门有序接收归档电子文件的难度。归档时间过早, 影响形成单位和其他相关单位对电子文件的使用, 不利于各单位业务工作的开展。遗落了新产生的电子文件, 造成归档不齐全。因此, 在既要便于统一管理, 又要便于利用的原则指导下, 选择最恰当的归档时间。根据电子文件的归档方式可以制定不同的归档时间, 逻辑归档适合于随时归档。

四、实现全程控制

电子文件全程管理的第一步是前端控制。电子文件的形成阶段有几种形式, 一种是在电子文件管理系统中形成的, 一种是在办公软件中形成的。前端控制要做的是介入文件管理系统的设计和研发, 将档案管理的思想和方法融入到系统的设计中去。这么做的目的是提高文件管理能力, 减少处理同样信息量的单位文件的数量, 准确定位归档范围、确保归档文件的质量。功能合理的文件管理系统是管理好电子文件的先决条件。第二步是电子文件的流转记录。电子文件产生后要经过流转, 中间过程可能会有变化。必须把电子文件的修改过程、修改内容、修改者等重要信息加以记录, 密切跟踪电子文件的处理过程, 把每一步都记录在案, 对比前后变化, 为电子文件在管理系统中的运转状况提供依据。第三步是电子文件的归档过程。档案馆要对电子文件归档制定详细的归档过程, 确保归档电子文件的质量。做好电子文件格式的转换, 元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、保管期限和密级调整、查杀病毒等各项工作, 保证电子文件真实、完整、可用。采用在线移交和离线移交两种方式进行, 填写移交登记表。第四步是对归档电子文件进行处理。归档的电子文件有文本类、图片类、音频类、视频类等, 需要划分年度和类别, 依次装入不同的文件夹。档案馆要制定详细的分类标准、明确文件结构、制定易查找易排序的命名规则, 通过档案管理系统进行著录, 建立目录数据库和全文数据库, 管理好电子文件。对归档的电子文件定期进行统计, 掌握归档数字, 形成统计报告, 定期对数据库进行备份, 以防文件丢失。

参考文献

[1].田雷.电子文件归档范围与保管期限研究[J].北京档案, 2012.9