第一篇：oa操作手册新范文
新OA系统使用手册
涿州市教育局
办公自动化系统使用说明
2015-3-10 涿州盈易科技服务有限公司
1、系统登录(使用IE8.0) 打开浏览器
登录地址：http:///Login.aspx
在地址栏输入OA办公管理系统网址，进入登陆界面
在登陆页面的登陆框中输入用户名和密码，鼠标单击【登陆】进入系统首页。
1、 OA办公管理系统使用说明 主页基本功能介绍
OA办公管理系统首页分为4个主要模块 A. 系统功能区：基本的系统功能
首页：
返回OA办公管理系统主界面
重新登录：
返回OA办公管理系统登陆界面, 进行重新登录或更换账号登陆
退出：
安全退出OA管理系统。建议使用者退出时，点击此按钮进行退出。
万年历：
为OA使用者提供的一款实用的电子万年历工具
B. OA主功能区
OA办公管理系统的主要功能模块
C.信息提示区
OA使用者所接收到的提示信息
信息提示区主要包括4部分
我的邮件：该账号使用者所接收到的与自己有关的邮件，如有内容则在此页面显示，提示内容包括邮件主题、发件人、发送时间，点击“可查看邮件正文”，点击“更多”可以翻阅收到的全部邮件。
收文管理：该账号使用者所接收的公文，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部公文。
通知管理：该账号使用者所接收到的系统通知或公司文件通知，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部通知。
温馨提示：系统提供给使用者的一些温馨小提示。例如本地区当日的天气预报，机动车限行尾号提示等。
D.用户提示区
显示当前在线用户数量
点击此框体中的黄色字体部分，进入在线用户明细界面
其中显示信息包括在线用户的姓名、登录时间、IP地址和在线时间
OA办公管理系统详细使用说明
OA办公管理系统主功能区包括以下6部分
个人办公、发文管理、通告管理、通讯管理、学习园地、系统管理、个人设置 A、个人办公
点击查看通知，查看所有通知信息
点击查看收文，查看所有收到的文件信息
B、发文管理
发布公文：教育局填写下发各学校和部门的文件
点击选择人员如图：
在打开的弹出窗口中，勾选要发文的各学校或部门，点击红框中的按钮移到右侧，完成添加，点击黑框中的按钮移除添加。
公文管理：可浏览或者删除所发公文
公文统计：统计各学校或各部门接收文件、已阅文件、未读文件、删除文件、发送数的数量
C、通告管理
发布通告：是教育局填写下发各学校或部门的通知
通告管理：可浏览或者删除所发通告
通告统计：统计各学校或各部门接收通告、已阅通告、未读通告、删除通告、发送数的数量
审核步骤：点击打开，浏览此流程需通过的审核步骤，可查阅流程中各个步骤的 D、通讯管理
电子邮件：可以接收和发送电子邮件，方便相互之间更好的沟通
短消息：可以即时沟通，更方便更快捷
E、学习园地
知道：点击提问，选择相关的关键字就可以发问题，查询选择检索，可以更快捷的找到相关的内容或解答。
文库：用户可以在文库中发布、查询相关的资料。
F、系统管理(有管理权限的用户才能进入系统管理)
职位设置：增加各类职位名称，点击保存。可修改或者删除
办公地点：维护办公地点，可添加，修改，删除
组织结构：涿州市教育局办公系统的组织结构，可添加同级或者下级单位
用户管理：可以维护所有的用户，查询、增加、删除、修改
G、 个人设置
自定义风格：系统为用户提供几套页面皮肤，根据自己的喜好保存进行更改。
天气预报设置：可选择各个省市进行查询天气
联系方式：包括公司内部手机、个人手机、固定电话、电子邮箱，修改完毕后点击“保存”完成修改。
修改密码：修改使用者账号的密码 点击“修改密码”进入密码修改页面
填写新密码，并确认新密码之后，点击保存，完成密码修改。
H、安全退出系统
系统使用完毕后，请勿直接关闭浏览器，建议使用者点击系统界面右上方红色“退出”按钮，采取正规方法退出OA办公管理系统。
第二篇：OA系统使用手册
云协同办公系统 用户使用手册
系统功能介绍
登陆系统
安装好系统后，输入服务器ip或者名称，即可登陆系统，如：http://192.168.1.1
输入用户名和密码后，点击登陆，即进入系统主界面。
主界面介绍
系统主界面的左侧为菜单项，上方为快捷菜单项，右边为内容显示区。
我的办公桌
在这个部分里面用户可以使用的功能有：内部邮件、消息、收发外部邮件、手机短信、公告通知管理、投票管理、日程安排、工作日志、通讯簿管理、会议管理、个人设置等。
2 默认桌面设置
点击桌面上的“桌面设置”按钮进入个人用户桌面显示项设置。
内部邮件
可添加、删除内部邮件。
Internet邮件
点击收取新邮件，收取邮件必须先在个人设置中设置好邮件的pop3服务器和SMTP服务器。
手机短信
填写好后，随时可点击“发送”按钮进行手机短信发送。
通告通知
可添加、删除、修改、导出单位以及部门的通知公告信息。
投票管理
可发起投票。参与人可参与投票，用户投票后不可重复参与。
日程安排
可采用列表形式和日历形式两种查看方式。
工作日志
通讯簿管理
可分为公共通讯薄、共享通讯薄、个人通讯薄
我的会议
支持视屏、语音、共享百般等网络会议操作。
个人设置
8 我的工作
支持自定义表单、自定义工作流、图形化设计工作流。
办理工作
9 流程图
表单设计
流程管理
10 模块拖动
条件分支
印章管理
按照类别分为：公章、私章
接收文件
在此可以看到所有的等待接收的和已经接收的文件，点入文件后，可进行签收。
12 传阅文件
在此刻看到已发出的文件，点击进入后显示详细信息
签收文件浏览
根据文件夹浏览文件，点对应文件夹进入
传阅文件浏览
根据传阅时的文件夹分类设置浏览。
接收文件分类
设置文件夹分类和文件夹名称
传阅文件分类
工作计划
计划管理
管理所有下属的工作计划。
我的汇报
个人所有的汇报信息，领导可查看
汇报管理
对员工的汇报情况进行管理与查询。
人事信息
查看员工的人事信息
15 人事合同
考核项目
设置考核时所预定的各种考核项目
考核任务
设定考核时需要打分的各种任务
考核管理
对员工的考核进行管理，录入考核结果。
16 奖惩记录
考勤管理
客户管理
管理用户录入的所有客户。
查看对应客户的各项信息
18 客户信息管理
管理系统内所有人员录入的客户信息，可进行批量转移等
项目管理
产品信息管理
20 销售合同登记
销售合同管理
对下属的销售合同进行管理
合同产品记录
21 供应商管理
供应商联系人
22
采购订单登记
23 采购订单管理
订单产品记录
24
办公用品管理
25 固定资产管理
档案文书管理
26
资源调配申请
27
文件管理
28 信息交流
29
30
附件程序
单位信息管理
31 部门信息管理
用户信息管理
角色信息管理
红头文件管理
32
系统日志管理
系统参数设置
数据库备份与恢复
数据备份
备份前，先执行中的“服务停止”程序
，停止OA系统运行。
33 首先将数据库备份：直接拷贝备份 “安装目录DataBase” 目录。
然后将附件文件备份：直接拷贝备份“安装目录webrootUploadFile” 目录。 备份后，执行项目中的“服务启动”程序
，恢复OA系统运行。
数据恢复
备份前，先执行中的“服务停止”程序
，停止OA系统运行。
将备份目录拷贝回原来的位置即可。 恢复后，执行项目中的“服务启动”程序
，恢复OA系统运行。
常见问题回答
定义的表单能重复使用吗?
表单是流程中数据的存储格式，很像Word中的文件模板。在“系统管理”中的“流程设置”中可以设计表单。在具体的“工作流”模块中，数据按照定义的表单格式进行输入，对于每一个具体的“工作”，输入的数据都是独立存在的，互不干扰。所以也可以说表单是可以重复使用的。
为什么有些表单不能删除?
定义了对应的流程的表单不能进行删除，除非先将对应的流程删除。
通过IE历史记录可以看到访问过的网页么?
本系统采用了网页认证机制，每一个页面都只有通过正确登录，身份验证正确后才能访问。如果使用办公系统后有事离开，请一定要关闭OA系统，这样他人也无法使用IE历史记录看到访问过的网页。
34 怎样在启动Windows后自动进入网络办公系统?
首先，打开浏览器输入办公系统网址，进入登录页面。在登录页面上按鼠标右键，在右键菜单中选择“创建快捷方式”即可在桌面创建OA快捷方式，将该快捷方式拖动到开始菜单-〉程序-〉启动，即可实现启动Windows后自动进入网络办公系统。
局域网使用OA的常见问题
1、客户机使用主机名无法访问OA系统
首先，可能是由于OA服务器的主机名使用了中文，而中文主机名是无法在Windows网络中寻址的。
其次，对于某些特殊网络，使用主机名寻址有可能速度较慢，或无法寻址，必须使用IP地址访问OA系统。
2、OA使用非80端口，部份客户机无法访问
可能是由于服务器的OA端口比较特殊，被客户机的防火墙软件拦截。服务器的OA端口建议指定为80、8080等常见http协议端口。
3、为什么Internet邮件功能无法使用?
使用这个功能，需要OA服务器能直接访问互联网(不能是使用代理服务器)，Internet邮件功能使用25和110端口，OA服务器的防火墙需要开放这两个端口，而客户机不需要能访问互联网。服务器必须注册Jmail组件。
4、部份客户机登陆OA系统时，窗口被自动关闭，没有进入系统主界面。
客户机可能使用腾讯等浏览器，或安装了3721上网助手、金山毒霸、百度搜索工具、google搜索工具、MSN搜索工具等软件，并启用了屏蔽弹出广告窗口的功能，可能造成登陆后无法打开主界面窗口，请取消这类软件的屏蔽弹出广告窗口的设置，或指定对于OA网址不屏蔽弹出窗口。
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第三篇：OA行政办公系统用户操作手册全解
OA办公系统用户操作手册
一、 前言
为充分发挥信息化平台作用，提高工作效率，学校启用了新行政办公系统(OA)，将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上，方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件(OA系统)的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写的。 希望本手册能够帮助您在短时间内对 OA系统有一个概括的了解，让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。
二、 登录系统
OA行政办公系统为网络版，登录形式简单方便，只需在浏览器中输入服务器地址，即可访问系统。目前学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问，无论在学校还是在校外，只要可以上网，即可通过浏览器登录办公系统进行工作处理。同时OA行政办公系统配备有手机客户端，通过下载安装手机客户端，亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下：
学校官网行政办公系统入口;
服务器内网地址：http:// 192.168.168.104:5007; 服务器外网地址：http://58.47.177.160:5006; 手机客户端服务器地址：58.47.177.160:5005。 登录页面如下：
各用户的登录帐号详见通知，初始密码为123456，首次登录系统，请修改个人密码，防止他人盗用。
三、 系统首页
1. 个人空间
个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程事件、我的计划、常用文档等。用户个人可自行配置，预置的个人空间如图所示：
个人空间的管理：若单位管理员设定用户可以自定义个人空间，则用户自身可对个人空间的管理，进入【个人事务】--【空间栏目】，同样可以设置布局，并进行栏目设置。如图，用户设置个人空间：
四、 功能模块介绍
1. 公文管理
本节详细介绍公文应用部分的具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。
公文处理：第一步：点开待办列表，选择要处理的公文，进入处理界面：
发文管理：用于完成发文件笺的拟文、审核、审批(或会签)、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。发文管理首页如下图：
功能键：
【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草。 【已发】列表显示已经发送出去的公文。
【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。
【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。 【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。 拟文操作步骤：
第一步:点击【调用模板】，选好模版之后点击确定，直接调用公文发文流程模板。如下图：
第二步：填写发文单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题等信息。送往单位可以自行选择。
第三步：书写公文内容。点击【正文】，系统支持word、excel、wps等格式，也可以点击左上角【文件F】，直接选择打开本地文件，或者可以直接在编辑页面编辑内容，编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保存退出。如下图编辑正文：
第四步：按实际需要增加附言和附件。点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。
收文管理：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。收文管理首页如下图：
【收文管理】页面下各功能键说明如下：
【待登记】对公文进行登记，可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。 【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。 【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。
【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。
【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。
【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。
操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面， 第一步：登记。点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表，选择公文，点击【登记】，按以下步骤进行公文登记。
第二步：收文处理：文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。
2. 会议管理
会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程，起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知，召开过程以及会议纪要集合在一起，规范了工作，协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议，会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功能，达到灵动管理，高效工作之目的。
功能菜单：包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。 会议室申请操作步骤：点击菜单【会议管理】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。
第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签，打开会议室申请页面;
第二步：点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，如图：
第三步：会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息，如图：
第四步：点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后，即可使用。
新建会议操作步骤：点击菜单【会议管理】-【会议安排】，点击新建会议，进入新建会议页面，填写相关会议信息，点发送即可。如下图：
3. 文化建设
文化建设模块是单位内文化建设的发布平台，也是学校内部员工交流沟通的平台。如学校发布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等。
操作说明：点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或者点击菜单【文化建设】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定，管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型的发布权授予其他普通用户。普通用户可以查看单位空间各模块内容，被授权的用户具有发布信息的权限。
发布通知公告操作步骤：
第一步：点击横向菜单【文化建设】，选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。
第二步：选择一个公告板块，点该板块下面的【发布公告】按钮。 第三步：点击【新建】按钮，编辑通知标题、发布范围、公告格式等内容。
第四步：点击发布，发布通知。
4. 文档中心
文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询，支持自定义文档库，提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。
我的文档：存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作;支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。
新建文档夹的操作步骤：
第一步：单击【新建—文档夹】，弹出新建文档夹的窗口，输入文档夹名称。 第二步：单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。 新建文档的操作步骤：
第一步：单击【新建】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。 第二步：进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。
第三步：编辑要修改的文档，进行修改，保存。 上传文件的操作步骤 ：
第一步：点击【上传文件】，弹出上传本地文件对话框。 第二步：点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。
单位文档：单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档，由学校的单位文档库管理员管理及向下授权;单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。
查看历史公文步骤：点击菜单【文档中心】-【单位文档】 ，进入文档中心，选择单位文档，查看相应的历史公文。如下图：
5. 协同工作
协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理,协同工作一般用来进行非公文类业务的处理，如：表单审批、需其他部门配合处理的工作、部门工作计划、工作总结汇报等。
功能菜单：包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。
操作步骤：点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。
【新建事项】 ：以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】【新建事项】，进入新建事项界面;或者通过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面，如图所示：
新建事项中的具体操作：(以自建流程方式新建协同的具体操作)
第一步：依数据项的说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。 第二步：建立流程，点击流程输入框中的<点击新建流程>，在弹出的选人界面，选择接收人员。
在下拉框中显示系统设置的所有组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息;左边区域罗列该组织的所有人员;右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按【→】，选定到执行人区域。如果直接选择右边的【→】，表示整个部门被选定;按【↑】【↓】进行已选项顺序的调整。根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】。
1、并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。
2、串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理(上一节点处理完毕后，下一节点才能收到)。
流程中如有需要调整的地方，可选中某个流程节点进行修改，如【增加节点】：可以在当前节点后面增加一个或多个节点，也可以在会聚节点后面再增加新节点，可增加空节点。【删除节点】：可以删除选中的节点。【替换节点】：可以重新选择该节点人员或部门。【节点属性】：可以对选中的节点权限进行修改。修改完成后，按【确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。
第三步：根据工作情况，可以将该事项选择预归档，选定预归档的目录，协同发送后，该协同会自动归档到预归档目录里。
第四步：根据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。
第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送，页面自动跳转到已发事项下，发送后的协同显示在已发事项列表页面中。 以调用模板方式新建协同的具体操作：
用户新建协同时，可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统模板是公用的模板，由单位管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。
第一步：在【新建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。
第二步：在左边列表中选择模板，如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。
第三步：选择的模板将显示在新建事项中，包括标题信息、流程信息。 第四步：用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。
第五步：点击【发送】，所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。
已发事项：系统列出当前用户所有已经发出的协同事项，可以实时查看协同处理情况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息;还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。
待发事项：存放新建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作;也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。 待办事项：主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进行查询。用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。
已办事项：支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。
督办事项：督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办，可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责，避免推诿扯皮，提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理情况。
6. 计划日程
计划日程：计划日程用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。功能菜单：包括【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。 【时间视图】：时间视图可以直观地看出时间的具体安排情况，可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。 【工作计划】：用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计，包括【我的计划】、【他人计划】两个页签。 【日程事件】：用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的，或委派事件给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。
同时，通过事件的公开属性，使相关成员知晓该事件，达到信息沟通与协作的效果，避免时间安排上的撞车。包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。
操作步骤：点击菜单【计划日程】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。
五、 系统设置
菜单设置：设置系统菜单栏菜单显示、菜单顺序等。如图：
个人事务：用于对个人信息、日常事务进行管理，包括对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功能。 功能菜单：包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。如下图：
六、 支持与服务
各用户如在系统使用操作过程中遇到问题，可以同事之间相互请教指导或联系系统管理员协助解决。
第四篇：OA系统应用操作规范（模版）
OA系统应用操作规范
总则 1.OA系统介绍
XXXXX有限公司OA系统采用的是XXX科技有限公司研发的OA增强版V8.0，OA系统的运用目的是为了促进信息传递，减少办公成本，为信息共享提供多种途径，促进公司信息化建设。
2.OA系统功能模块包括 2.1个人信息设置
2.2审批管理：本系统的重点模块，包括申请管理、审批裁决、检索查阅。 2.3资料柜子：共享文件信息存放模块 2.4社区中心：公司内部BBS论坛
2.5协同办公：本系统的另一个重点模块 3.OA系统审批管理中的表格类别 目前系统中的文件分类
3.1行政类：本类表格适用行政管理，人事管理，资产管理范畴 3.2费用类：本类表格适用财务费用管理 3.3报告类：通用报告类别
3.4运控管理类：适用于运控部监督检查 3.5车管类：适用与公司于车辆相关表格
第一章
目的、职责
1.目的：规范在OA系统中的应用操作，提升对OA系统的整体认知程度，减少失误和选择错误从而影响审批进度和耽误时间。从以上理由出发制定本操作规范。 2.范围：适用与公司拥有OA账号的员工 3.职责
3.1信息部：OA系统归口管理部门，有如下职责 3.1.1负责制定OA系统规章制度;
3.1.2负责OA系统核心工作流程设计、修改;
3.1.3负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限; 3.1.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转; 3.1.5负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询; 3.1.6组织操作培训;
3.1.7搜集、整理优化系统的需求;
3.1.8负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。 3.1.9负责OA系统软件的开发升级管理; 3.1.10负责OA系统的数据备份;
3.1.11负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度;
3.1.12负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行; 3.1.13负责系统用户注册、注销等管理;
3.1.14负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。
3.2行政人事部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：
3.2.1负责现有用户、及新增用户的审核;
3.2.2负责提供用户(变更或注销)信息给信息部。
3.2.3负责提供用户出差、请假等信息给信息部。
3.3安全部负责OA系统的涉密信息的检查、监督。主要职责为：
3.3.1安全部负责对系统内的保密设置进行定期检查;
3.4运控部职责
3.4.1负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核; 3.4.2监督OA系统中信息传递、发布的流程有效性。 3.5其他单位主要职责为：
3.5.1负责制定本部门OA系统相应管理办法;
3.5.2参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作;
3.5.3负责根据本部门工作需要，提出优化需求。
第二章
申请、审批管理
申请、审批为OA系统重点模块，本系统不采用电子签章。 针对这个主要功能对应用操作做如下规范：
1.主管以及以上人员熟知申请表格的使用规范和表格流向。并有义务培训下属合理使用。 2.熟悉每张表格的填写要求。
3. 完成申请后，需对申请进度进行检查，及时发现进度不成功或进度卡壳的现象，遇到问题及时通知信息部，避免耽误时间和让信息部及时了解和解决问题。
4.主管及以上人员每天至少需要登录一次OA系统，处理需要审批的文件。本系统没有委托代签功能，在出差、请假、轮休状态下，也务必每日登录一次OA系统。如特殊原因无法上网，需及时通知信息部。
5.在办公室工作的主管及以上人员，工作第一时间登录OA系统。
6.审批过程中，每个审批节点务必在24个小时内完成审批，以便文件流向下一个节点。信息部将对审批时间进行监督，对超过24小时才完成审批的节点负责人按制度提请处罚。 7.针对需要填写大段字符的操作，请先用文字编写软件进行编写再复制粘贴到OA系统表格中，避免出现文字丢失的情况。
8.主管及以上人员在进入OA系统后，需要至少浏览待审模块，内部邮箱模块，工作计划模块，公共柜子模块，通知公告模块等审批、信息共享部分，以便及时了解最新信息。 9.上传文件需在上传前对文件进行杀毒扫描才能上传。不得上传无关公司工作内容的文件、程序。不得直接上传EXE文件。 10.表格标题须与内容相一致。
第三章
安全保密
1.所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 ，严格遵守公司《信息安全实施细则》. 2. 为了保证各部门的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。
3.OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
4.OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
5.涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。
6.用户自由账号、密码不得以任何方式让他人知道，所造成的任何不良后果都由泄密者和当事人承担。
第四章 表格图示说明 1.OA系统中的表格的分类：
1.1行政类：公司行政办公相关表格，包括通知申请表、员工辞职申请表、审理单、物资申购表、物资申领单、假期申请表、招聘申请表、出差计划申请表等表格。
1.2费用类：公司财务费用相关表格。包括差旅费用报销单、费用报销单、费用申请表、特殊费用申请表。
1.3车辆管理类：公司车辆管理相关表格，包括车辆维修保养申请表。 1.4呈批报告类：包括呈批报告。
1.5运控类：运行监控部专用表单，整改通知单 1.6业务类：业务相关表格，目前还有没进行添加。 2.名称解释：
2.1分部负责人：一个大部门存在分部，分部的负责人。直属上级为单位经理。 2.1.1车管部：下属后勤分部、运输分部、河北分部 2.1.2吊装事业部：下属吊装管理分部、吊装销售分部 2.1.3市场部：下属销售分部、客服分部 2.1.4运作部：下属操作分部、调度分部
2.2单位经理：存在分部的单位经理或者没有分部的单位经理。
2.3表单流程：每一个表单绑定一个流程，基本流程为申请人-分部负责人-单位经理-相关部门-结束。相关部门可能有几个节点进行审批。流程基本上按申请人的所属部门和所属岗位为主体来进行判断流向。申请人若为分部员工，那么就是按申请人-分部负责人-单位经理-相关部门-结束来全程走完。申请人为分部负责人，那么就是申请人-单位经理-相关部门-结束。申请人为单位经理，那么流程就是申请人-相关部门-结束。
2.4抄送会签：在审批时，如果需要别的人员进行协助审批，可在自己审批的同时，选择人员来进行抄送会签，抄送会签的内容都显示在表格的同一个表格里。
2.5抄送阅读：在审批时，需要告知别的人员知晓申请内容，可在审批的同时，选择人员来进行抄送阅读，抄送阅读不需要阅读者进行意见的签署，如果阅读者点击阅读后，会显示已阅读的标示。
抄送会签和抄送阅读在系统里默认为要会签和阅读完成后才会进入下一个节点。所以审批人需要在熟悉表单流程的基础上判断是否需要抄送。
3.常用表单说明： 3.1通知申请表
3.1.1用途：通知申请表用于需求部门申请向公司全员或者限定范围发布通知、公告、提示等信息的申请表格。
3.1.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-行政前台(由行政前台进行发布操作)
如果申请为负责人或者是经理会自动跳过前面的节点进行到下一个节点。 3.1.3重点：
表格默认为全体员工，如果有限定范围，可在此处进行修改。 3.2员工辞职申请表
3.2.1用途：用于公司人员辞职申请使用，由公司各相关部门进行审批同意其辞职行为。与工作交接表配合使用。
3.2.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-财务部 3.3物资申购表
3.3.1用途：用于公司部门或人员进行物品购买申请 3.3.2重点：
3.3.2.1申购类型：公司物资申购分为三类，在表格的类型说明处说明了按采购的物品类型，选择不同的类型，表单的流向是不同的
办公类流向：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-总经理-财务部-总出纳 电子类流向：申请人-分部负责人-单位经理-信息部-总经理-财务部-总出纳
汽配类：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤分部-车管部-总经理-财务部-总出纳 3.3.2.2申购明细表
明细表中的绿色“+”号可以进行对明细列表进行添加行数，红色“×”号可以删除行。 明细表中的数字的填写框必须填写完全，如果没有金额，可填写0，这个对表单的提交成功至关重要。表格宽度有限，但是可以填写几十个字符，在审批呈现的时候可以自动换行完全体现出来。其它表格中的明细表同此操作。 3.4出差计划表
3.4.1用途：用于公司人员出差前的计划提交 3.4.2重点：
3.4.2.1出差类别：根据出差目的来进行选择。
3.4.2.1.1销售类出差流向：申请人-分部负责人-单位经理-市场部经理-总经理-财务部-出纳-行政人事部备案. 3.4.2.1.2运作类出差、其它出差流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-出纳-行政人事部备案
3.4.2.2表单流向规则：
3.4.2.2.1出差三天以下包含三天的没有出差费用借支的，直接单位经理签署后完结。 3.4.2.2.2出差三天包含三天的有出差费用借支的，经理-总经理-财务部-出纳 3.4.2.2.3出差三天以上者都需要到总经理处签署。 3.4.2.2.4经理级的都需要到总经理处签署。 销售类出差：需要到市场部进行审批。 其他出差：不需要到市场部进行审批。 3.5费用申请表
3.5.1用途：用于费用申请。 3.5.2重点：明细表
明细表的需要注意的地方和申购明细表一样，金额必须填写，要不提交不成功。
财务部经理在这张表中需要把表格抄送给相应的接收汇款的出纳，让出纳明确汇款情况。 3.5.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-总出纳 3.6费用报销单
3.6.1用途：用于除开差旅费报销以外的其他费用报销 3.6.2重点：
报销类别走向：
车管类报销：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤-总经理-出纳 其他类报销：无需经过车管后勤分部。
相关申请单号：若报销的费用为之前提交的并且得到批准的物资申购、呈批报告、车辆维修保养申请等相关表单，在此需填写这些表单流水号做为报销的凭证。
财务部审单人员需把本表格抄送相应出纳，让出纳明确报销明细和审批情况。 3.7车辆维修保养申请表
3.7.1用途：用于车辆维修保养，适用与公司所有机动车辆 3.7.2重点：
明细表中的填写要求参照3.5.2明细表要求填写，工时费、材料费、其它费用必须填写数字，如没有金额，填写O。
3.7.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-车管后勤分部-车管部-总经理-财务部-总出纳 3.8文件、合同审理单
3.8.1用途：用于公司文件、合同审批流程。
3.8.2流向：申请人-分部负责人-单位经理-文控室-总经理-结束
3.8.3重点：文控室在接收到申请后需根据审批内容选择相关部门进行抄送审批。本表包含上传附件控件，上传时需确保上传文件的安全性。 3.9假期申请表
3.9.1用途：用于公司员工请假申请。 3.9.2重点：申请天数必须填写正确。 3.9.3流向：
3.9.3.1天数小于等于三天：申请人-分部负责人-单位经理-行政人事部-结束 3.9.3.2天数大于三天：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-行政人事部-结束 3.9.3.3负责人、经理：无论天数几天，都需经过总经理审批。 3.10差旅费报销单
3.10.1用途：用于出差费用、出差补助费用报销 3.10.2重点：
补助金额部分须填写，如没有数额需填写0。相应费用需注意填写位置正确。 3.10.3流向：申请人-分部负责人-单位经理-总经理-财务部-出纳 表格图示说明这部分OA用户需认真理解，结合使用运用。
第五篇：三务公开系统(OA)使用手册
山西移动协同办公系统
用户使用手册
2008年12月
山西省移动-协同办公系统方案
目 录
1. 系统登陆 ..................................................................................................................................... 6 2. 个人办公 ..................................................................................................................................... 6 2.1. 个人设定 .......................................................................................................................... 6 2.2. 待办事宜 .......................................................................................................................... 7 2.3. 日程提醒 .......................................................................................................................... 9 2.3.1. 查询日程 ................................................................................................................ 9 2.3.2. 查看日程 .............................................................................................................. 10 2.3.3. 新建日程 .............................................................................................................. 11 2.3.4. 修改日程 .............................................................................................................. 11 2.3.5. 删除日程 .............................................................................................................. 11 2.3.6. 查看日视图 .......................................................................................................... 11 2.3.7. 查看周视图 .......................................................................................................... 12 2.3.8. 查看月视图 .......................................................................................................... 12 2.4. 通讯录 ............................................................................................................................ 13 2.4.1. 通讯录组管理 ...................................................................................................... 13 2.4.2. 联系人管理 .......................................................................................................... 16 2.5. 起草工作 ........................................................................................................................ 18 2.6. 我的工作 ........................................................................................................................ 20 2.6.1. 我的草稿工作 ...................................................................................................... 20 2.6.2. 我起草的工作 ...................................................................................................... 20 2.6.3. 我参与的工作 ...................................................................................................... 21 2.7. 短信通知 ........................................................................................................................ 22 2.8. 网络文件 ........................................................................................................................ 23 3. 电子邮件 ................................................................................................................................... 27 3.1. 邮箱设定 ........................................................................................................................ 27 3.2. 写信 ................................................................................................................................ 28 3.3. 收信 ................................................................................................................................ 29 3.4. 收件箱 ............................................................................................................................ 30 3.5. 已发邮件 ........................................................................................................................ 31 3.6. 草稿 ................................................................................................................................ 31 3.7. 已删除 ............................................................................................................................ 32 3.8. 通讯录 ............................................................................................................................ 32 4. 应用流程 ................................................................................................................................... 33 4.1. 应用定制 ........................................................................................................................ 33 4.1.1. 表单类应用的新建 ............................................................................................. 34 4.1.2. 表单类应用的修改 ............................................................................................. 37 4.1.3. 表单类应用的删除 ............................................................................................. 37 4.1.4. 公文类应用的新建 ............................................................................................. 37 4.1.5. 公文类应用的修改 ............................................................................................. 38 4.1.6. 公文类应用的删除 ............................................................................................. 38 4.2. 应用填报 ........................................................................................................................ 39 4.3. 流程定制 ........................................................................................................................ 39
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山西省移动-协同办公系统方案
4.4. 流程列表 ........................................................................................ 错误!未定义书签。
4.4.1. 查看流程 .............................................................................................................. 45 4.4.2. 编辑流程 .............................................................................................................. 46 4.4.3. 删除流程 .............................................................................................................. 46 4.5. 应用分类 ........................................................................................................................ 46 4.5.1. 增加分类 .............................................................................................................. 47 4.5.2. 修改分类 .............................................................................................................. 48 4.5.3. 删除分类 .............................................................................................................. 48 4.6. 删除工作 ........................................................................................................................ 48 5. 公文 ........................................................................................................................................... 48 5.1. 签章 ................................................................................................................................ 48 5.1.1. 增加签章 ............................................................................................................. 49 5.1.2. 修改签章 .............................................................................................................. 49 5.1.3. 删除签章 .............................................................................................................. 49 5.2. 标签 ................................................................................................................................ 49 5.2.1. 新建标签 .............................................................................................................. 50 5.2.2. 修改标签 .............................................................................................................. 50 5.2.3. 删除标签 .............................................................................................................. 50 5.3. 模板 ................................................................................................................................ 50 5.3.1. 新建模板 .............................................................................................................. 51 5.3.2. 修改模板 .............................................................................................................. 52 5.3.3. 删除模板 .............................................................................................................. 52 5.4. 公文填报 ........................................................................................................................ 52 6. 档案管理 ................................................................................................................................... 52 6.1. 目录管理 ........................................................................................................................ 52 6.1.1. 新建类目 .............................................................................................................. 53 6.1.2. 修改类目 .............................................................................................................. 53 6.1.3. 删除类目 .............................................................................................................. 53 6.1.4. 查询类目 .............................................................................................................. 53 6.1.5. 档案查询 .............................................................................................................. 54 6.1.6. 档案管理 .............................................................................................................. 56 6.1.7. 档案借阅 .............................................................................................................. 58 6.1.8. 档案审批 .............................................................................................................. 58 7. 信息中心 ................................................................................................................................... 60 7.1. 信息发布 ........................................................................................................................ 60 7.1.1. 新闻的起草 .......................................................................................................... 61 7.1.2. 新闻的审批 .......................................................................................................... 62 7.1.3. 新闻发布 .............................................................................................................. 63 7.1.4. 新闻的流程跟踪 .................................................................................................. 64 7.2. 新闻分类 ........................................................................................................................ 65 7.2.1. 新建新闻分类 ...................................................................................................... 66 7.2.2. 修改新闻分类 ...................................................................................................... 67 7.2.3. 删除新闻分类 ...................................................................................................... 67 7.3. 新闻列表 ........................................................................................................................ 67
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山西省移动-协同办公系统方案
7.4. 公告列表 ........................................................................................................................ 68 7.5. 规章制度 ........................................................................................................................ 68 7.6. 活动安排 ........................................................................................................................ 68 8. 知识中心 ................................................................................................................................... 69 8.1. 新建知识 ........................................................................................................................ 69 8.2. 知识分类 ........................................................................................................................ 69 8.2.1. 新建分类 .............................................................................................................. 70 8.2.2. 修改分类 .............................................................................................................. 70 8.2.3. 删除分类 .............................................................................................................. 70 8.3. 知识列表 ........................................................................................................................ 70 8.3.1. 知识查看 .............................................................................................................. 71 8.3.2. 知识查询 .............................................................................................................. 71 9. 工作交流 ................................................................................................................................... 72 9.1. 内部论坛 ........................................................................................................................ 72 9.2. 站内消息 ........................................................................................................................ 75 10. 系统维护 ................................................................................................................................. 76 10.1. 组织机构维护 .............................................................................................................. 76 10.1.1. 新建部门 ............................................................................................................ 76 10.1.2. 修改部门 .......................................................................................................... 77 10.1.3. 删除部门 ............................................................................................................ 77 10.2. 人员管理 ...................................................................................................................... 78 10.2.1. 新增人员 ............................................................................................................ 78 10.2.2. 修改人员信息 .................................................................................................... 79 10.2.3. 删除人员 ............................................................................................................ 79 10.3. 角色管理 ...................................................................................................................... 79 10.3.1. 添加角色 ............................................................................................................ 80 10.3.2. 修改角色 ............................................................................................................ 81 10.3.3. 删除角色 ............................................................................................................ 81 10.3.4. 查看角色 ............................................................................................................ 81 10.4. 日志管理 ...................................................................................................................... 82 10.4.1. 查询日志 ............................................................................................................ 83 10.4.2. 删除日志 ............................................................................................................ 83 10.5. 参数管理 ...................................................................................................................... 83 10.5.1. 查看值 ................................................................................................................ 85 10.5.2. 新建值 ................................................................................................................ 85 10.5.3. 编辑值 ................................................................................................................ 85 10.5.4. 删除值 ................................................................................................................ 86 10.5.5. 查看参数 ............................................................................ 错误!未定义书签。 10.5.6. 添加新参数 ........................................................................................................ 84 10.5.7. 编辑参数 ............................................................................................................ 84 10.5.8. 删除参数 ............................................................................................................ 85 10.6. 部门职能 ...................................................................................................................... 86 10.6.1. 查询职能 ............................................................................................................ 87 10.6.2. 添加新职能 ........................................................................................................ 87
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10.6.3. 编辑职能 ............................................................................................................ 87 10.6.4. 删除职能 ............................................................................................................ 87 10.6.5. 查看职能部门 .................................................................................................... 87 10.6.6. 添加职能部门 .................................................................................................... 88 10.6.7. 删除职能部门 .................................................................................................... 88 10.7. 系统设置 ...................................................................................................................... 89 10.8. 论坛管理 ...................................................................................................................... 89 11. 权限管理 ................................................................................................................................. 91 11.1. 用户组维护 .................................................................................................................. 91 11.1.1. 新增用户组 ........................................................................................................ 91 11.1.2. 修改用户组 ........................................................................................................ 92 11.1.3. 删除用户组 ........................................................................................................ 92 11.2. 权限对象 ...................................................................................................................... 93 11.3. 数据库管理 .................................................................................................................. 93
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1. 系统登陆
1.1. 系统登陆
进入windows 系统，打开一个浏览器窗口，然后在浏览器地址栏中输入访问地址：
http://服务器端的IP 地址:8080/;或者http://服务器域名：8080/，回车，即可进入系 统登录界面。
然后输入管理员授予的帐户，点击“确定”即可进入到工作平台。
提示：登入系统后，用户可以使用“个人办公”中的“个人设定”功能对自己用户名和密码进行修改。
2. 个人办公
2.1. 个人设定
个人设定中包括有各种个性化的设置。比如：登录用户名、密码和手机的设定， 登录用户名的修改：修改系统帐户的登录用户名。 密码修改：修改系统帐户的登录密码。 手机：输入正确的手机号码。
短信提醒：设置您的代办、公告和日程是否需要短信提醒。 页面样式如下：
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2.2. 待办事宜
点击“待办事宜”子菜单，工作区出现如下图所示：
用户进入后，左边是所有待办的分类，右边是需要处理的事宜。用户双击左边的“待办分类”或单击“待办分类”前面的图标，可以看到待办分类下的事项，如下图：
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点击待办分类的事项可以看到该事项的待办列表，如下图：
点击要处理的待办标题，即进入处理待办事宜界面
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保存表单：填写完表单后，需对表单进行保存。
提交任务：保存表单后，需将表单提交。
流程明细：到目前为止表单流经的所有活动情况。
流程图：表单的详细流程。
关闭表单：关闭目前的表单。
删除表单：删除目前的表单。
附件管理：添加附件并上传。
发布：流程结束后，发布该事项。
填写处理意见时，对于需要进行表决的处理动作还必须选择“同意”或“不同意”或“已阅”，填写完毕，就先“保存”，后“提交”，这样这一环节的处理工作完成， 流程进入下一个处理环节。
2.3. 日程提醒
点击个人办公中的“日程提醒”子菜单或办公门户中的“日程提醒”，工作区出现如下图所示：
左边为日历，右边为日视图。
2.3.1. 查询日程
点击“日程列表”进入日程列表界面，如下图所示：
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山西省移动-协同办公系统方案
输入“日程主题”，“时间”，点击“查询”，工作区如下图所示。
2.3.2. 查看日程
点击“日程主题”栏的的“主题”，可查看该日程的具体信息。
日程主题：日程的主题。 日程内容：日程的具体内容。 创建时间：默认为当前的时间。 执行时间：执行该日程的时间。
提醒时间：执行日程前提醒自己注意该日程。
提醒周期：提醒时间到执行时间按期间每隔一个周期提醒一次。 提醒方式：有短信提醒和页面提醒。
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2.3.3. 新建日程
点击“新建日程”，进入新建日程界面，如下图所示：
填写完各字段后，点击“确定”，则新建日程成功。
注意：日程主题、创建时间、执行时间、提醒时间必须输入;在选择创建时间，要遵循执行时间>提醒时间>创建时间。
2.3.4. 修改日程
点击日程列表中“操作”栏的“修改”按钮，进入的页面与新建日程页面相同，对页面中的字段进行修改后，点击“确定”，则修改成功。
2.3.5. 删除日程
点击日程列表中“操作”栏的“删除”按钮，弹出页面，点击“确定”删除成功，点击“取消”删除不成功。
2.3.6. 查看日视图
点击左边的日历就进入日视图界面，若有日程，则显示在某一时间段上，如下图所示。
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点击日视图中的日程主题，则可查看具体内容，同查看日程。
2.3.7. 查看周视图
点击“周视图”进入周视图界面，如下图所示，若该周内的有日程，则显示日程的主题，如下图。
点击“周视图”中的日程主题，则可查看具体内容，同查看日程。
2.3.8. 查看月视图
点击“月视图“进入月视图界面，如下如所示，若有日程存在，则显示在其中，如下图所示
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点击图中的日程主题，则可查看具体内容，同查看日程。
2.4. 通讯录
点击“通讯录”子菜单，工作区出现如下图所示。
用户进入后，在工作区可看到，左边显示所有联系组，右边显示所有联系人列表。
2.4.1. 通讯录组管理
注意：该通讯录内置了几个组，包括“好友”、“亲人”、同事”“、网友”，这几个组不进行组管理，只有联系人管理。
新建联系组：用户点击“新建组”按钮，进入如图所示：
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联系组名称：不能为空，不能和已有的联系组名重名。 保存：保存联系组名称。 返回：返回到前一页。
填写正确的“联系组名称”后，点“确定”，左边一栏就能看到新建的组名，如下图所示。
编辑联系组：点击组名(除内置组)，工作区如下显示。
用户进入后，可以看到列表上方显示当前组组名，并有“编辑组”和“删除组”功能。
点击“编辑组”，页面如下
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修改“联系组名称”，如将“坏人”修改为“同学”点击“确定”，页面如下。
删除联系组：点击组名(除内置组)后，点击“删除组”按钮，如图所示。
联系组组下有成员时，删除时提示“该组有联系人，不能删除组!”
联系组下没有成员时，删除时提示：“确定要删除该组吗?”，点“确定”删除成功，点“取消”删除不成功。
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2.4.2. 联系人管理
新建联系人：用户点击“新建”按钮，进入如图所示：
注意：联系人不能为空，若为空，弹出提示框;联系人可以重名。
填好信息后，点“确定”，则列表中添加该联系人记录，如下图所示。
编辑联系人：点击列表中“操作”栏的“编辑”，如下图所示
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对各字段进行修改后，点击“确定”，则修改成功。
注意事项与新建联系人相同。
查看联系人详细信息：点击列表中“联系人”栏的名字即可查看，如下图所示。
删除联系人：点击列表中“全选”栏的复选框，可多选，可全选，点击“删除”，弹出提示框，点击“确定”，即删除选中的联系人。
移动到组：点击列表中“全选”栏的复选框，可多选，可全选，点击“移动到组”，选择一个组名，如下图所示。
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此时在“陌生人”中存在选中的联系人，如图所示。
2.5. 起草工作
点击“起草工作”子菜单，，页面如下图所示：
用户可以看到左边显示应用分类，右边显示应用分类下的的表单列表 点击“操作”栏中的“起草”图标按钮，如下图所示：
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选择范围后，点击“确定”
保存表单：填写完表单后，需对表单进行保存。
提交任务：保存表单后，需将表单提交。
流程明细：到目前为止表单流经的所有活动情况。
流程图：表单的详细流程。
关闭表单：关闭目前的表单。
发布：流程结束后，发布该事项。
填写完毕，就先“保存”，后“提交”，这样这一环节的处理工作完成，
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点击右边操作栏中的“查看流程”图标，即可查看该应用的流程，流程示例如下图所示：
2.6. 我的工作
点击“个人办公”中的“我的工作”子菜单或办公门户中的“我的工作”，工作区出现如下图所示。
2.6.1. 我的草稿工作
页面默认“我的草稿工作”标签页，如上图所示，列表中列出当前用户尚未完成起草的工作，点击标题栏的某一个标题，可查看该应用，如下图所示。
2.6.2. 我起草的工作
点击“我起草的工作”标签，如下图所示
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查询起草的工作
输入标题和时间，点击“查询”，标题为模糊查询，如下图所示。
查看起草的工作
点击标题栏的某一个标题，可查看该应用，如下图所示。
2.6.3. 我参与的工作
点击“我参与的工作”标签，则显示如下：
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山西省移动-协同办公系统方案
查询参与的工作
输入标题和时间，点击“查询”，标题为模糊查询，如下图所示。
查看起草的工作
点击标题栏的某一个标题，可查看该应用，如下图所示。
2.7. 短信通知
点击“个人办公”中的“短信通知”子菜单，工作区显示如下。
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山西省移动-协同办公系统方案
左边为发短信界面，右边为收信人的选择范围。点击右边的“通讯录”或“组织机构”，点击复选框选人，并且可多选人，选中后点击右下角的确定键，则“收信人”栏显示选中人的手机号码，并且填写短信内容，最后点击“发送”。
2.8. 网络文件
点击“个人办公”中的“网络文件”子菜单，工作区出现如下图所示。
左边为文件夹树，右边为我的文件列表。
2.8.1. 我的文件
页面默认“我的文件”标签页，如上图所示。
2.8.1.1. 文件夹操作
新建子文件夹 点击“新建子文件夹”，如下图所示。
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输入文件夹名称，不能为空或重名，点击“确定”，则新建子文件夹成功，左边的文件夹树中显示新建的子文件夹，如下图。
重命名：点击“重命名”，页面同新建子文件夹，操作步骤相同。
删除：点击“删除”，弹出提示框，点击“确定”，则删除成功。
共享：点击“共享”，页面如下图所示。
填写共享名称，并选中复选框，点击“确定”，则文件夹共享给选中的人员。
2.8.1.2. 文件操作
上传文件
点击“上传文件”，如下图所示。
第24页
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点击“浏览”，选择上传的文件，点击“确定”，如下图所示。
我的文件列表中添加了上传的文件。
下载
点击“下载”，如下图所示。
点击“保存”后可查看文件，或直接点击“打开”查看文件。
删除
点击“删除”，弹出提示框，点击“确定”，删除成功。
共享：点击“共享”按钮，如下图所示。
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选中复选框，点击“确定”，则文件共享给选中的人员。
2.8.2. 共享文件
点击“共享文件”，如下图所示。
左边为共享文件树，右边为共享文件列表。点击左边的共享文件，右边显示该文件下的列表。
下载文件：点击“操作”栏中的“下载”标签，如下图所示。
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点击“保存”到本地磁盘，则可查看文件。或直接点击“打开”查看文件。
3. 电子邮件
3.1. 邮箱设定
第一次使用或者以前没有设置外部邮箱，当点击“写信”时会弹出一个提示窗口如图1.1。
点击“确定”进入如下“邮箱设定”界面，如下图。
在“电子邮箱地址”中输入您经常使用的邮箱地址，点击“下一步”，如下图所示。
注意：您在该系统中不能使用2006年11月16日以后申请163免费邮箱， 163免费邮件系统在2006年11月16日以后暂停POP3及SMTP服务。
电子邮箱地址：上一页中的电子邮箱地址。 Pop用户名：电子邮箱的用户名。
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POP密码：您使用的该邮箱密码，必须输入
SMTP密码：同上
安全连接：可选项，默认“从不”
是否短信通知：可选项，默认“否”
是否在服务器上保存副本：可选项，默认“是”
取消
：返回到“添加邮件账户”页面
上一页：返回到“添加邮件账户”页面
设置完以后点击“添加账户”进入“参数设置”页面，如下图
每页要显示的最多数目：收件箱、已发送、草稿、已删除的页面中每页显示的邮件数目。
默认邮箱：如果设置了多个外部邮箱是，你可以在下拉框中选择一个邮箱地址作为发送
邮件时的默认邮箱。
外部邮箱编码：发送邮件时，邮件可选的编码方式。
外部邮箱：是指已经设置过的邮箱地址。“修改信息”转到“邮件设定”界面，可
修改密码。“删除”是删除外部邮箱。“添加其它邮件账户”进入“添加邮件账户”界面，可设置多个邮件账户。
签名：写邮件时邮件正文自动补上该签名。
取消：将恢复到默认值。 保存：保存上面的设置。
3.2. 写信
设置完外部邮箱后点击“写信”进入写邮件页面，如下图所示。
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发件人：已配置的外部邮箱地址，你可以选择其中的任意一个作为发件人。 收件人：选择右边的通讯录或组织机构中的人员，可多选。
添加抄送人、密送人：在文本框中输入抄送人、密送人的邮箱地址。 添加附件：在邮件中添加一个或多个附件。 存草稿：直接将该邮件保存到草稿箱中。 取消：返回到前一页。
通讯栏：通讯录用来选择收件人联系地址，组织机构是共有的一些组织机构人员联系地址，可将选中的人添加到收件人、抄送人或密送人(具有焦点的文本框)。如果选中的人中有的没有添加邮箱地址就会弹出一个提示窗口，提示你如何操作。
自动补全功能：如果通讯录中已存在联系人的邮箱地址，则在需要输入这些联系人时，输入这些人名的第一个字或邮箱地址的首个字母，则相关的人名或邮箱地址自动添加到相应的文本框中。
主题：邮件标题，如果不填写主体，则在发送时会有提示“确定不写主题吗?”。 邮件填写完成后点击“发送”，转到“邮件系统”页面，提示发送成功与否
3.3. 收信
邮件发送成功后，点击“电子邮件”中的“收信”，则页面如下。
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这是可点击“查看”就可看到该邮件的具体信息了。若发送失败后，则收信结果显示为无邮件。
3.4. 收件箱
点击“电子邮件”中的“收件箱”子菜单，工作区显示如下。
注意：1.选中复选框或点击“全选”，可将选中的邮件删除，或移动到别的地方，或指定为垃圾邮件。
2.若制定为垃圾邮件，则自动删除垃圾邮件
3.点击“全不选”，则已选中邮件变成未选中邮件。
4.点击“未读”查看收件箱中未读的邮件，“已读”为已经查看过的邮件，“已回复”为对 该邮件进行恢复过，“已转发”为收件箱中转发到别的地方的邮件
点击“收件人”或“主题”均可查看该邮件的内容，如下图。
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3.5. 已发邮件
点击“电子邮件”下的“已发邮件”子菜单，如下图所示。
注意事项同“收件箱”
3.6. 草稿
点击“电子邮件”下中的“草稿箱”子菜单，如下图所示。
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列表不仅包括发送成功的邮件，也包括发送失败的页面 注意事项同“收件箱”
3.7. 已删除
点击“电子邮件”中的“已删除”子菜单，页面如下。“已删除”是对删除邮件的备份，在此可查看以前删除的邮件，如果选中此处的邮件并点击“删除”就会将邮件彻底删除。
该列表中的邮件是对已删除邮件的备份，可查看以前删除的邮件，也可点击“删除”将邮件彻底删除。
3.8. 通讯录
同“个人办公”中的“通讯录”，此处介绍省略。
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4. 应用流程
4.1. 应用定制
点击“应用流程”中的“应用定制”，工作区如图所示。
左边为应用分类类型，右边是应用列表。点击分类类型，右边显示该分类下的所有公文或表单类的应用列表，如下图所示：
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4.1.1. 表单类应用的新建
表单应用的新建步骤：基本信息->字段管理->字段读写行->流程环节操作权限->表单模板
基本信息
点击应用定制中的“新建应用”，进入到应用新建界面，如图所示：
应用名称：填写该应用的名称。 应用描述：对该应用使用的描述。
应用参数：系统中使用该应用的标示，应用参数由字母组成，尽量用该应用相应的英文单词。
表单名称：该应用下对应的表单名称。 应用类别：选择该应用属于哪个类型。
应用属性：分为表单和公文两种属性，在这里我们选择表单。 应用流程：为该应用选择一个流程。 使用人员：选择可以使用该应用的人。 使用组织：选择可以使用该应有的组织。 使用角色：选择可以使用该应用的角色。 保存：填写完信息后需保存。
返回：返回到上一页。
字段管理
表单的基本信息保存成功后，点击“字段管理”，如图所示：
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字段列表
在字段列表中点击“操作”栏的“修改”，该字段的详细信息在字段定义中显示，可修改其信息。点击“删除”，则删除所选中的字段。 字段定义
字段名称：填写字段显示的名称。 字段类型：选择字段类型。
参数名称：选择该字段的参数名称(只有在字段类型是下拉列表、树状、单选按钮、
复选按钮时能使用)。
显示顺序：选择字段的显示顺序。 字段长度：选择字段的长度。
字段代码：填写字段在程序中的名称(最好用字母)。 必须输入：设置字段的值是否必须填写。
字段读写行
“字段管理”保存之后，点击“字段读写行”，界面如图所示。
行是表单下的字段(标题是每个表单下默认的字段)，列是流程下的环节。选中字段对应的流程，选中复选框，点击“保存”。
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流程环节操作权限
“字段读写行”保存之后，点击“流程环节操作权限”如下图所示。
行是表单类应用对应流程各个环节的所有操作，列是流程下的所有环节。如果你认为某个操作在某个环节可操作，那么就选中这个复选框。
表单模板
“流程操作权限”之后，点击“表单模板”，如下图所示。
默认按照字段的显示顺序来显示的，也可对模板进行编辑，点击“预览”可以看见“编辑”好的表单模板，点击“复位”将表单模板恢复到初始状态。
设计好后，点击“设计完成”，到此一个表单类的应用就配置完成了。
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4.1.2. 表单类应用的修改
表单类应用的修改页面和表单类应用新建页面相同，对需要进行修改的页面进行修改
4.1.3. 表单类应用的删除
点击应用列表“操作”栏中的“删除应用”，系统询问你是否要删除该应用，点击“确定”后，系统将删除和此应用相关的数据(应用基本信息，应用的配置信息，应用下对应表单的基本信息，该表单中全部字段等)。
4.1.4. 公文类应用的新建
公文类应用新建的步骤：基本信息->字段读写行->流程环节操作权限。
基本信息
点击应用列表中的新建按钮进入到应用新建界面，如图所示：
字段读写性
基本信息保存之后，点击“字段读写行”，如下图所示。
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行是该公文类应用表单下的字段，列是流程下的所有环节。如果你认为某个字段在某个环节下可编辑，那么就选中这个复选框。
流程环节操作权限
配置好字段读写行之后点击“流程环节操作权限”，进入如下图所示的界面：
行是公文类应用对流程中各个环节的所有操作，列是流程下的所有环节。如果你认为某个操作在某个环节可操作，那么就选中这个复选框。到此一个公文类应用的配置就完成了。
4.1.5. 公文类应用的修改
公文类应用的修改页面和公文类应用新建页面相同，对需要进行修改的页面进行修改
4.1.6. 公文类应用的删除
点击应用列表中的删除按钮之后，系统询问你是否要删除该应用，点击“确定”后，系统将删除和此应用相关的数据(删除应用基本信息，应用的配置信息等)。
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4.2. 应用填报
对常用应用的表单进行填报
4.3. 流程定制
点击“应用定制”中的“流程定制”，工作区出现如下图所示 。
在流程的设计界面中，上面是一排操作按钮，依次是保存，流程范围设置，开始节点，结束节点，活动节点，汇聚节点，活动范围设置，直线连接，曲线连接，删除。
流程包括范围(整个流程的范围，活动的范围)、活动、路径三个要素，流程的设计可以按照以下步骤来操作：
1. 确定流程中的活动，并且为各个活动命名。界面如下图：
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2. 用路径来确定活动之间的逻辑关系。界面如下图：
3. 配置路径属性。选中某条路径，在其路径上点击鼠标右键可进入路径属性设置界面。如下图：
路径ID:为路径设一个ID号。
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路径名称：路径的功能名称。
路径类型：有“始终”、“唯一”、“多选”三种。
说明：在选择路径类型的时候，如果从一个活动出来的路径只有一条，那么路径类型就选择“始终”、如果从一个活动出来的路径有多条并且只执行其中一条，那么路径类型就选择“唯一”，否则路径类型选择“多选”。 排序：随路径的条数排序路径在变化。
是退回路径：若是退回到前面处理过的环节，需要选上这项。 应用：路径设置完后，必须点击“应用”，设置才能有效。 关闭：关闭路径设置对话框。
4. 配置活动属性，右键点击活动可进入“活动属性设置”的“基本设置”界面，如下图。
活动ID:为活动起一个ID号。
执行规则：若“选人规则”为“唯一”时，执行规则不起作用;若“选人规则”为“多选
时，“执行规则”有“次序”、“抢占”、“任意”三种。 次序：规定顺序，按顺序执行活动，直至所有人执行完毕。
抢占：只要有一人先于其他人执行活动后，则其他人没权利再执行活动。 任意：不规定顺序，只要所有人都执行完活动即可。 选人规则：执行活动的人员选择，有唯
一、多选两种。 排列序号：活动的排列序号。
点击“所有者设置”，界面如下图。
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所有者设置：定义活动执行人的选择范围，可以“工作属性”、“角色”、“组织机构人员”、“工作组”四种方式定义，且四种定义方式可同时定义，运算规则是求并集。 工作属性：包括“所有人”、“工作启动者”、“上一活动所有者”、“某一活动所有者”
所有人：若定义为所有人，活动执行人为流转中确定的活动所在范围内的所有人员; 工作启动者：活动执行人为工作的启动者;
上一活动所有者：活动执行人为本活动前一个，已经结束的活动执行者; 某一活动所有者：可以具体指定为某个活动上的执行者;
角色：系统里已经定义的角色，比如：部门经理、总经理、文秘、会计等。 组织机构人员：从组织机构人员中选择活动者。
工作组：可以把和某项工作相关的一组人指定为一个工作组，比如：OA项目组、会议工作组等。
5. 活动范围的确定，界面如下图：
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点击活动范围按钮，然后在页面上按住鼠标左键把活动框住，再点击框中的活动确保该活动在活动范围中(如上图箭头处的提示)。
6. 配置活动范围的属性。右键点击活动范围框可以进入活动“范围属性设置”的“基本定义”界面，如下图：
范围类型：有机构、部门两种。 范围级别：有一级、二级、三级。 组织类范围：如果选中，
选择规则：有多选、唯一两种。(每一种代表什么)
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允许重选：在流转过程中一个活动可能要被多次执行，在首次执行时活动范围已经确定，若再次执行时，需要重新选择一个范围，则需选上此项，否则不选此项。 注意：活动的范围类型和范围级别不能大于流程的范围类型和范围级别。
在基本定义的基础上，可以对活动范围进一步详细定义。点击“详细定义”，如下图所示。
详细定义有“职能定义”、“指定具体机构或部门定义”两种方式，两种方式可以同时定义。 职能定义：通过部门的职能属性定义范围，如：可以指定范围为“技术类”、“财务类”等类型的部门。
指定具体机构或部门定义：所动范围所在的具体机构或部门。
7. 配置流程的范围。点击“范围设置”的操作按钮进入“流程范围设置”界面，如下图：
8. 操作方法与“活动范围设置”的方法相同，且流程范围要大于活动范围。
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注意：流程定制成功后，点击“保存”操作按钮。
4.4. 流程列表
点击“应用流程”中的“流程列表”子菜单，工作区出现如下图所示。
4.4.1. 查看流程
点击列表中“操作”栏的“浏览流程”按钮，如下图：
可以看到具体的流程图。
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4.4.2. 编辑流程
点击“编辑流程”，界面如下图
编辑步骤与“流程定制”相同。
4.4.3. 删除流程
点击“操作”栏的“删除流程”按钮，根据提示，点击“确定”可以删除当前流程。
4.5. 应用分类
点击“应用流程”中的“应用分类”，工作区如下图所示。
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左边是应用分类，右边是应用列表，可对分类进行查询、增加、修改、删除操作。
4.5.1. 查询分类
输入分类名称，点击“查询”，如下图所示。
4.5.2. 增加分类
点击“新建分类”按钮进入新建界面，如下图：
分类名称：输入正确的分类名称，不能为空，不能重名。
指定父类：只能指定父类为应用分类，不能指定为别的类，否则报错。
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4.5.3. 修改分类
点击“修改分类”按钮，如下图：
修改分类名称，方法与“新建分类”相同。
4.5.4. 删除分类
点击“删除分类”按钮，弹出提示框，点击“确定”可将当前分类删除。
4.6. 删除工作
对流转状态栏为“无状态”的工作进行删除，选中后点击“删除”，则删除工作
5. 公文
5.1. 签章
点击“公文”中的“签章”子菜单，工作区出现如下图所示。
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5.1.1. 增加签章
点击签章管理列表中的“增加签章”，如下图所示。
保存：填写完各信息后要保存。
重填：即把已填写的信息制空，重新填写。 返回：
填写用户名、用户密码、签章名称，并上传签章文件，其中签章名称不能为空，点击“保存”，则新建了一个签章。
5.1.2. 修改签章
点击签章列表中“操作”栏的“修改签章”，如下图所示。
5.1.3. 删除签章
点击签章列表中“操作”栏的“删除签章”，则可对对应的签章进行删除，点击提示框中的“确定”则删除成功，点击“取消”则删除不成功。
5.2. 标签
点击“公文”中的“标签”子菜单，工作区出现如下图所示。
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5.2.1. 新建标签
点击签章管理列表中的“增加标签”，如下图所示。
填写标签名称、标签说明、标签备注，其中标签名称不能为空，点击“保存”，则新建标签成功。
5.2.2. 修改标签
点击“操作”栏中的“修改标签”，，系统弹出修改页面，修改页面同新增页面。修改完点击“保存”。
5.2.3. 删除标签
点击“操作”栏的“删除标签”，弹出对话框，点击“确定”即可删除。
5.3. 模板
点击“公文”中的“模板”子菜单，工作区出现如下图所示。
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