一、企业人事档案管理工作的重要意义
人事档案管理作为企业人力资源管理的一个重要组成部分, 其对企业经营业绩的提高、员工职业生涯的发展、企业人力资源的保障有着重要的意义。企业人事档案管理部门或有关的人事档案管理员, 只有通过认真查阅每位员工的基本情况, 了解每个员工的工作能力和职业发展期望, 才能把那些优秀的员工选拔出来, 为企业发展提供合质合理的人才支撑。另外, 加强企业人事档案管理把合适的人才安排在合适的工作岗位上, 避免企业因员工选拔方式的不恰当、不科学造成对人财物等资源的损耗。
二、企业人事档案管理工作的发展困境
(一) 对人事档案管理工作的重要性认识不足。现在有不少企业把人事档案仅看作是一种过期的文件资料, 认为企业人事档案对企业的发展没有多大的作用。因此, 有不少企业在人事档案管理方面, 出现了管理混乱、利用率低、缺乏一定的档案管理设备等问题, 使人们不能正确认知人事档案的价值所在, 对企业人才引进和培育造成了不良影响。而人事档案工作量非常庞大, 其对企业制定人员配置计划及发展规划有重要的意义。
(二) 人事档案管理模式和理念落后。人事档案管理作为人力资源管理的一项重要内容, 应当与其他业务一起纳入企业的发展规划, 并根据企业的发展目标和发展战略, 制定出符合人事档案管理特点的管理措施, 为企业各项管理工作的顺利开展奠定基础。而现时的人事档案管理工作却较为落后, 依然把人事档案管理作为一种对文档资料的简单保存, 没有把人事档案管理列入企业的发展规划, 也没有给人事档案管理配备一定的设备设施。
(三) 人事档案管理内容不完善。人事档案管理是一项十分严肃的工作, 要求工作人员要规范操作、认真对待, 不得对人事档案中存在的问题视而不见, 对不符合要求的人事档案给予退档, 或者责令当事人在规定时间内补充缺失的材料。人事档案管理内容的不完善, 主要体现在如下几个方面:第一, 缺失一些重要的档案材料。第二, 有些档案材料的填写欠规范, 严重不符人事档案的有关规定。第三, 人事档案材料办理手续不合理, 缺失有关部门或机构的证明。
(四) 人事档案管理信息化水平不高。现在是网络社会, 互联网的使用已渗透到了各行各业, 人事档案管理领域也不例外。人事档案管理本应是借助网络实现资源共享, 但是现在不少企业对互联网在人事档案管理中的使用还不够充分, 信息化管理水平比较滞后, 不仅使得人事档案管理的效率十分低下, 而且也严重阻碍了人才的自由流动。
三、企业人事档案管理工作的破解策略
(一) 提高人事档案工作者对档案管理工作的思想认知。人事档案作为一种对员工能力和经历的记录, 是企业了解员工、聘用用工和开发员工的依据。人事档案管理应作为一项重要的工作内容, 应与其他发展规划一道纳入企业的长远发展目标。为此, 企业不只要借助媒体大力宣传人事档案工作的重要性, 让企业的有关领导及档案管理人员树立起服务意识, 而且要对人事档案管理工作者进行业务上的培训, 使档案管理人员熟悉档案管理的流程、明确人事档案的严肃性和重要性, 提高人事档案管理的水平及能力, 从而更好的服务于企业的长远发展。
(二) 不断完善人事档案管理模式和发展理念。人事档案管理并非一项固定不变的工作, 需随着社会发展引入一些新的管理手段, 需要档案管理人员不断地更新档案管理理念, 逐步实现档案实体管理向信息化管理的过渡, 从而不断提高人事档案的利用率和可控性, 为企业的人力资源管理与开发提供支持, 并避免手工操作的低效率对人财物的浪费和损耗。
(三) 健全和丰富人事档案管理的内容。人事档案作为企业选人用人的一项重要的参考依据, 其详细记载了员工过去的工作表现和获奖情况, 但是仅仅依靠查阅和分析人事档案资料, 这对做好企业人力资源的开发工作是远远不够的, 除此之外, 还需及时完善人事档案材料, 对员工现在的工作表现、专业技术水平和思想道德状况进行详细的记录, 甚至对员工工作过程中存在的缺点及个人违法乱纪情况等进行记载, 这不光是为了企业更好的选人和用人, 也是为了促进优秀人才的自由流动。
(四) 大力提高人事档案管理的信息化水平。计算机技术的运用不光可以提高人事档案工作的效率, 也可以极大的避免人事档案管理存在的失误, 为此人事档案管理中要引进信息化办公软件, 对人事档案的信息进行统一的管理和存储, 并引入一定的检索系统对人事档案进行归档收纳, 以使得人事档案的各项信息规范化、系统化。
摘要：人事档案是对员工个人的工作经历和工作能力的记载, 它客观上反映了员工在不同发展阶段的工作状况, 为企业人力资源开发与管理提供参考依据。人事档案管理工作事关企业的长远发展和员工的职业发展。为此, 本文探讨了人事档案管理工作的重要意义, 为企业做好人事档案工作提供依据, 从而在企业中对员工进行广泛动员, 提高员工对人事档案工作的重视, 并客观分析了企业人事档案管理工作现阶段面临的发展难题, 在此基础上提出了相应的破解策略, 为推动企业人事档案管理工作的创新打下基础。
关键词：人事档案,人事档案管理,困境,策略
参考文献
[1] 杜克.优化企业档案管理工作的策略[J].机电兵船档案, 2016 (1) .
[2] 庞莹.企业档案管理存在的问题和对策[J].企业导报, 2015 (24) .