第一篇：秘书工作的基本原则
秘书常识：秘书工作的原则
原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件.是外界(对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等)希望行为主体做到的。秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。
1、准确原则
准确原则，是对秘书工作的质量要求。
秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。
坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策;要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料;要准确地判断和贯彻领导意图;要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项;要准确地进行文字表达和口头表达。
2、及时原则
及时原则，是对秘书工作的效率要求。
坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中;要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果;要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果;要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。
3、严谨原则
严谨原则，是对秘书工作的作风要求。 秘书工作属于事务性工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。 坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏;要周详地运作，尽量做到万无一失;要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。
4、同步原则
同步原则，是对秘书工作的态势要求。秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。
坚持秘书工作的同步原则，必须做到：要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，应尽量做到与领导者同步思维;要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来，挥之即去;要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。
5、保密原则
保密原则，是对秘书工作的纪律要求。
保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失泄密的行为发生。 坚持秘书工作的保密原则，必须做到：要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识、深刻的了解，以保持高度的警惕性;要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任;要严守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。
一、机要性与群众性相统一
秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”(秘书)一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”(秘书)一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机 密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现;在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。
但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。
秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信;反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。
二、综合性与专业性相统一
秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政;必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要;必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。
另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据;在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实;在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。所有这些工作，都渗透着极强的思想性。我们说“秘书是领导的参谋”，正是从这个意义上说的。在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高思想理论水平;必须认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平;必须学习和研究秘书参谋理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事，想全局，懂本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，搞好秘书服务，坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。
秘书工作是事务性与思想性的对立统一。首先，二者是相互渗透的。一方面，秘书工作在整体上具有极强的思想性，但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也或多或少地带有事务性。另一方面，秘书部门日常平凡的事务工作，又无不具有内在的思想性。其次，二者是相互影响的。事务性是秘书工作的基础性工作，思想性主要是在处理事务中体现出来的，离开事务性工作，秘书工作的思想性就失去存在的基础和本体;思想性是秘书工作的灵魂和“内核”，是做好事务工作的关键所在，离开思想性，秘书工作就失去方向和目标，办事效率不可能高。第三，二者是有主从关系的。在秘书工作中，思想性是主导方面，事务性是从属方面，但我们决不能因此而忽视事务工作。一个优秀的秘书工作者，必须对事务工作有这样的思想准备：不怕繁杂，不嫌琐碎;又要充分认识事务工作中蕴含的思想性，在具体的事务工作中突出思想性。只有这样，才能充分发挥参谋和助手作用。
四、被动性与主动性相统一
秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。
我们承认秘书工作中的确存在着被动性的一面，但并不是说被动性就是秘书工作的一个特点。事实上，许多工作都存在着被动性的一面，被动性并非秘书工作所独有。被动性与主动性，是指秘书工作主体自由度的大小而言的，因而把被动性作为秘书工作的特点之一是不科学的。秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约，但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。例如，秘书人员应当善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向;应当具有超前意识，增强工作的预见性和计划性;应当勤于动脑，多思善想，积极主动向领导提出工作建议;应当注意各种情况和资料的积累，随时掌握准确、全面、有用的信息，等等，所有这些，都离不开秘书人员的主动性。秘书工作实践反复证明：哪个单位的秘书人员积极主动，工作活跃，哪个单位秘书工作的职能作用就发挥得好，就能得到领导的褒奖和机关的信赖;反之，哪个单位的秘书人员消极被动，疲于应付，哪个单位的秘书工作的职能作用就不能得到有效发挥，就不能适应领导工作的需求。“有作为，才能有地位”，这句话道出了秘书工作的真谛。马克思主义认为，人类区别于其它动物最根本的特征，就是人具有主观能动性。人类不但能动地认识世界，而且能动地改造世界。作为秘书工作主体的人，只有充分发挥主观能动性，才能适应领导工作的辅助需要，产生重要的影响。例如，秘书人员在纷繁的信息中筛选出重要信息，常常成为领导决策的重要依据;秘书及时收集、分析反馈信息，可以帮助领导纠正工作偏差;领导决策后，秘书要提出实施方案经领导批准后下达，整个机关才开始行动，从这一点上说，秘书的行动往往是机关一系列行动的开始，因而是主动的。
综上所述，秘书工作既有被动性的一面，更有主动性的一面，是被动性与主动性的辩证统一，秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性，看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识，这种错误认识必然导致秘书人员把自己完全置于被动应付的地位，满足于领导叫干什么就干什么，工作中遇到什么就办什么，没有半点主动性，是肯定做不好秘书工作的。另一方面，如果不承认秘书工作有被动性，无限夸大秘书工作的主动性，秘书人员就有可能离开自己的辅佐位置，摆脱领导意图的控制，产生越权行为，同样会导致秘书工作的失败。正确的方法是，秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。因此，秘书人员必须充分发挥主动性。
五、经常性与突击性相统一
秘书工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。
所谓常规性工作，既包括经常出现、反复进行的工作，如办文、办事、办会、办信、接访等;又包括周期性的工作，如年初的计划，半年和年终总结，重大节日领导活动安排等。常规性工作往往事先有预见，有计划，执行有依据，秘书部门内部分工较明确，秘书人员只要各司其职，各负其责，按章办事，就能保证机关工作正常运转。秘书做好常规性工作，有利于提高领导机关的整体工作效能，使整个机关像一部机器有效运转。秘书部门应注意各项常规性工作的连续性，作好妥善安排，定期向领导汇报情况。还应注意在常规工作中总结经验，积累资料，探索特点和规律。特别应保持对新事物的敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题，提出新办法，切忌因循守旧，固步自封。
所谓突击性工作，一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书突击处理的事项，如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件，必须刻不容缓地突击处理;另一方面，也指秘书临时完成某项突击性任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料，等等。所有这些，秘书必须按照领导要求突击完成，不得延误。处理重大突发事件，要求秘书人员胆识兼备，善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静;完成突击性任务，要求秘书人员具有过硬的素质，吃苦的精神，顽强的作风，快速的时效。总之，做好突击性工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。
在秘书工作中，经常性是它的主导方面，突击性则处于次要的从属地位。二者相互联系，相互影响。秘书工作者既要连续不断地处理经常性工作，又要能够应付突如其来的复杂情况，这是很不容易的。实际上，经常性工作与突击性工作之间有着内在的联系。如果秘书人员对各项常规性工作的处理富有经验，得心应手;对各类问题的背景材料烂熟于心，了如指掌;对办事的各种渠道早已沟通，一呼百应，一旦遇到突发事件，就能从容应对。秘书做好常规性工作，并注意总结经验，积累资料，加强预测，就为完成突击性工作创造了条件;完成突击性工作，能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性工作。这就是秘书工作中经常性与突击性的辩证统一关系。
第二篇：秘书工作的原则与基本要求
原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志,是行为主体用来规范、约束自己言行的;而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件,是外界(对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等)希望行为主体做到的。秘书工作作为一项专业化的社会职业,它具有秘书工作特有的原则与基本要求。
一、秘书工作的原则
1.守法遵纪原则。这不是指秘书在个人行为上要遵纪守法,而是指秘书在工作上必须合乎法律规范、纪律规范、政策规范。秘书起草文件或对领导的决策提出意见、建议乃至决策方案,必须注意其内容的合法性,符号党和国家的政策规定。秘书应牢固树立法则观念、纪律观念和政策观念,避免工作中出现违规现象。说法遵纪原则还体现在:遵守工作纪律绝不越权行事,遵守包密纪律绝不泄露机密,在信访、接待、处理突发事件等工作中严格按照有关政策规定办事等等。
2.求真务实原则。所谓求真,就是秘书工作必须贯彻党的实事求是的思想路线,坚决反对弄虚作假行为。在秘书的具体工作中,调查研究、信息工作、文稿撰拟、信访案件的处理等等,凡是涉及具体材料的事项特别要注意尊重事实、既不可故意隐瞒事实、弄虚作假,也不能不经调查核实就想当然地虚构事实和数据。所谓务实,就是秘书工作要讲究实效,反对形式主义的工作作风。秘书部门向领导提出的建议或决策方案,要注意方案的切实可行,不能只追求轰动效应,专做表面文章,毫无实事求是之意,只有哗众取宠之心。秘书不但要说实话,更要为领导、为机关、为群众多做实事。
3.超前服务原则。秘书工作的超前性主要表现在辅助决策诸项工作中,如信息工作、调查研究、协调工作等。在信息工作中,秘书部门不能等领导布置任务才去收集有关信息。要根据形式发展的规律,平时就注意收集那些对本单位发展有重要价值的信息,及时向领导提高高价值的信息,并提出信息分析的结论,必要时提出富有创意而又切实可行的建议。至于社会调查,更不能在领导要制度某项政策时再去搞调研,政策的制定或调整是在秘书部门调查研究基础上才作出的,即先由秘书部门的调查研究和参谋建议,后有领导机关政策的出台或调制。协调工作的超前性是指要把重点放在防止出现不协调的想象上,或把不协调现象消灭在萌芽状态,不要等到矛盾尖锐化表面化才开始协调,这就要求秘书要有高度的预见性。
4.服从大局原则。秘书部门是机关的综合部门,对组织的发展和机关的正常运转具有特别的作用,秘书人员应站在系统整体利益的角度来处理局部与全局的关系。秘书部门也有自身利益,当它与系统的全局利益发生冲突的时候,应当毫不犹豫地牺牲局部利益,而维护组织的整体利益。秘书人员应协助领导协调好各个局部的利益,使利益关系得到平衡。在协调局部利益的过程中,任何部门都有服从全局利益,作为领导助手和参谋的办公室如果不能自觉地做到以大局为重,领导怎么能要求其他智能部门作出局部利益的牺牲呢?从这个角度看,秘书部门为机关各部门做出服从大局的表率,就是对领导工作的最好辅助。
5.团结协作原则。团结就是力量,协作才有效率。对于一个组织来说,任何工作都需要发挥整体的作用,才能达到预定的目标,这就离不开部门之间、人员之间的团结协作。贯彻团结协作的原则,是秘书人员首先要有坚定而正确的信念。从党政机关来讲,这个信念就是富国富民,就是建设和谐社会,就是各项事业的协调发展;从一个具体企业单位来讲,就是努力使本单位取得卓著的业绩,实现可持续发展。秘书工作的团结协作原则是体现三个层面上:一是秘书部门与本机关各个部门要建立良好的协作关系,在工作上互相配合,互相支持,形成系统的合力。二是秘书部门还需要同其他单位的秘书部门建立良好的协作关系,在信息互通、资源共享、文书往来、随从领导下基层调查研究或到上级机关汇报工作等方面,都需要良好的协作关系。三是秘书部门内部工作人员之间要团结协作,秘书工作的综合性决定了秘书部门内部的分工不可能太细,而且秘书陪同领导出差的机会很多,出差人平时的工作就必然要由其他秘书来临时代管,因此办公室秘书之间的团结协作就比其他部门人员的协作更重要。
6.联系群众原则。秘书部门不但从根本上说是为人民服务,而且秘书部门的许多具体工作中也直接为群众提供具体的服务。树立为民服务的意识是做好秘书工作的条件之一。除此之外,联系群众的原则还表现在两个方面:一是秘书部门是领导联系群众的桥梁。群众的生活、思想、要求、意见等等,一般通过秘书部门反映给领导,而领导机关的政策目标、决策意图、指挥决心等等,一般也是通过秘书部门一系列工作传达到基层和群众,秘书人员要自觉意识到秘书部门这一特殊地位,承担起密切领导机关与群众关系的重大责任。秘书工作者必须相信群众,把人民群众作为依靠对象,而不能作为防范对象,因为我们党是代表广大人民群众根本利益的,我们的政府是人民的政府,党政机关的领导没有任何害怕群众的理由。二是秘书部门的许多工作必须依靠群众的支持和配合,才能取得良好的效果。
二、秘书工作的基本要求
秘书工作的基本要求是:主动、高效、准确、保密。
秘书工作的内容非常丰富,每一项具体工作各有一些不同的具体要求,信息工作有信息工作的要求,文书工作有文书工作的要求,接待工作有接待工作的要求,等等。这里所说的“主动、高效、准确、保密”四条基本要求,是根据秘书部门的基本智能和秘书工作的主要性质,对秘书工作提出的总的要求,也是秘书工作的服务对象期望秘书工作者达到的水平,它普遍适用于秘书部门的各项具体工作。
1.主动。秘书工作是为了领导活动服务的,这种服务本身不能是被动的,而应是主动的。秘书在自己的职权范围内应该敢于负责,充分发挥主观能动性和聪明才智,进行富有成效的创造性工作。主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上,而且也表现在常规工作中。对于大量的庞杂而琐碎的事务,秘书不能被动应付,而应该把工作安排的科学化、程序化,做到忙而不乱。无论是政务工作还是业务工作、事务工作,无论是常规性工作还是临时性任务都有以积极主动的态度和强烈的责任感去完成。如果缺乏主动进取精神,工作消极被动,什么事都不敢负责任,事无巨细都要让领导拿主意给办法,就会加重领导的负担,这样的秘书不可能受到领导的欢迎。秘书要做到工作主动,就必须多从领导的角度考虑问题,要能够预见到领导将要进行哪些活动,将要需要哪些方面的信息资料,哪些工作需要提前作准备,这样在领导一旦需要时,秘书就不会措手不及,被动应付。
2.高效。高效是指花尽量少的时间、精力和物力取得最好的效果。任何工作都有讲究效率,秘书工作的高效要求尤为重要,因为秘书工作的效率直接影响到领导工作的效率和质量,也影响整个机关的办事效率。秘书部门办事效率高,对克服机关的官僚主义作风具有重要意义。秘书部门的工作效率,主要体现在办公、办会、办事的速度上,即要求秘书无论做什么工作,都要讲究一个“快”字。讲究快的同时,不是说就可以忽视工作质量,因为效率必须保证质量为前提。秘书工作的效率,是由多方面因素决定的,比如办公室内部管理水平如何,办公设备是否先进,整个机关的工作作风,秘书人员的能力和效率观念等等。因此,要提高秘书工作的效率,必须从多方面努力。但是,秘书人员不断提高自身的能力、树立高度的效率观念这个主观因素,无疑是其中最重要的一个方面。
3.准确。准确是对秘书工作质量的要求,也是提高效率的基础。秘书的很多工作跟领导的决策指挥直接相关,任何差错都可能造成非常严重的后果。秘书起草或校对文件时,如果有一个提法不准确,或者有一个字、一个数据甚至一个标点符号有错误,都会影响对文件精神的理解,文件一旦发出就可能造成重大政策性事故。秘书做会议记录,如果听错、记错一句话,就会留下错误的原始记录。秘书在传达领导指示时,必须准确无误,不得走样,不得加进有违领导本意的个人主观意见,否则也可能造成严重后果。秘书在整理调查材料或加工处理信息时,必须仔细校对核查每一个重要数据,不得有任何马虎。要保证秘书工作准确无误,不出差错,秘书人员必须做到:要坚持实事求是的原则,坚决反对瞒报浮夸,弄虚作假的恶劣作风,因为任何虚假不实的东西不可能是准确的;要有高度的政治责任感,严谨认真的工作态度,踏实细致、一丝不苟的工作作风,秘书工作中出现的差错,许多是由于秘书工作的不够认真造成的;要严格执行各种规章制度,例如岗位责任制、公文的审核签发制度、印章使用登记制度等等;要提高自己的思想理论水平和政治水平,这是准确理解领导决策意图和具体指示的主观条件,是避免内容差错所必须的,因为只有准确地理解,才能准确地形成文字、准确地上下传达、准确地贯彻执行。
4.保密。秘书工作是机要性强的工作,对秘书人员的保密要求比对机关一般人员的要求要高,因为秘书了解的机密范围广,级别高,一旦泄密对国家和单位造成的损失也特别严重。秘书工作要做到保密,就必须建立严格的保密制度,办公室要配备必要的保密设备,如专用的文件保密室或机密文件保险柜等等。秘书人员的保密观念则是做好保密工作的主观条件。要做到不该说的机密绝对不说;不该问的绝对不问;不该看的机密绝对不看;不该记录的机密绝对不记录;不在非机密本上记录机密;不在私人通信中涉及机密;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密;不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;不在普通电话、普通信息网上传达机密事项;不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
(编辑/永安)
第三篇：秘书工作的基本特征
秘书工作具有什么样的特征?对这个问题的看法,秘书学 界很不一致。目前,比较流行和影响面较广的有如下几种观 点: 第一种是“四性”说。即认为秘书工作具有四种特性,但具
体表述时又各不相同:有的认为秘书工作具有政治性、从属性、 事务性、被动性;有的则认为它具有机要性、辅助性、综合性和 服务性。
第二种是“五性”说。即认为秘书工作具有五个方面的特 性。“五性”论者表述也不尽相同:有的说是政策性、保密性、执 行性、全面性、辅助性;有的则说成从属性、政治性、事务性、被 动性、综合性。
第三种是“五组对立统一矛盾”说。论者认为秘书工作的 特征,就是被动性与主动性的对立统一,事务性与思想性的对 立统一,机要性与群众性的对立统一,突击性与经常性的对立 统一,综合性与专业性的对立统一。
至于什么是秘书工作的基本特征,论者们的认识自然也极 不一致。有的认为是它的从属性,有的认为是它的辅助性,还 有的认为是它的中介性,总之,这个问题一直是学术界亟待有 所突破的问题。 二
上述众说纷绘的现象,说明了什么问题呢?一方面,说明
目前对秘书工作的研究,在学术上仁者见仁,智者见智,大家都 可以充分自由地发表自己的不同见解,呈现百家争鸣的氛围。 另一方面,也说明作为新兴学科的秘书学,尚处在创造时期、幼 年阶段。迄今为止,对秘书工作的特征,尤其是它的基本特征 的研究,还停留在较浅的认识水平上,缺乏从更深层次上对其 特征尤其是基本特征给予理性的科学的抽象与概括。因此,论 者们或借他物之性为秘书工作立论;或凭借自己对秘书工作的 经验、感受,捕捉住秘书活动的现象,为之定性;或者过份强调 一面,而忽视其他方面,因而难免失之偏颇,难以形成令人信服 的结论。例如,不少论者认为,被动性是秘书工作的一种特性, 甚至“独有的特性”。其实,只要我们认真地深入探讨一番,就 不难发现“被动性”之说,是缺少科学依据的,更非秘书工作的 “独有特性”。众所周知,所谓特性、特征、特点,应是某一事物 区别于他事物的特别显眼的征象。
任何事物既具有本质属性的一面,又具有非本质属性的一 面。拿所谓被动性来说,它只是秘书工作人员同秘书工作之间 的一种可变的因人而异的关系属性,或者说,是秘书工作人员 对秘书工作适应性不强的一种感受上的表现。从实际情况看, 刚刚走上秘书工作岗位的人,可能对被动性感受多一些,逐步 胜任秘书工作以后,他们的感受就会少一些。当秘书工作人员 感受到被动性较多的时候,可以通过总结实践经验,参加专业 培训,主动向老同志虚心请教等多种途径逐步减少它。对一个 富有经验且善于学习,积极主动工作的秘书工作者来说,他对 秘书工作的规律己驾轻就熟,对上司个性特点、活动规律了如 指掌,他对自己所从事的工作也就会胜任自如,无所谓被动性 可言了。
秘书工作人员作为秘书工作的主体,顺应和接受它的客体
———秘书工作的过程,往往有两种情况:主动与被动。主动的 强弱,与主体对客体顺应、接受的程度,即适应性的强弱成正 比;被动的强弱,则与适应性的强弱成反比的。衡量主体对客 体是主动还是被动,主要是看主体对客体顺应、接受程度是强 还是弱。所以,作为学术研究,必须把秘书工作的本质属性问 题,同它的非本质性属性问题严格地区分开来。 三
那么,我们应该怎么样正确认识秘书工作的特征,古今中 外对秘书工作的特征是如何认识的呢? 如前所说,任何事物都有它的固有的属性与非固有的属
性,秘书工作当然不会例外。秘书工作的固有属性,就是它的 基本特征。比较分析古今中外秘书工作的基本活动,就能从中 发掘出它的基本特征来。
秘书工作起源于上古时代。传说中的汉文字创始人仓颉, 是黄帝的一名史官,他帮助黄帝记载国家大事;虞舜时代有一
名叫做“龙”的人,做“纳官”,替虞舜早晚发布命令,公正忠实地汇报下面的反馈情况。到了夏朝,随着阶级的出现,国家的产
生,朝廷设置了管理公务文书,即所谓“典志”的官员———太史 令。上起唐虞、下迄商周,史官、纳官、太史令,都是秘书官员。 他们为国君记录言行,起草、保管文件,管理典志;有的还帮助 国君了解民情,提出治国的建议、方案,协助制定政策、法令。 例如伟大的诗人屈原,就曾任楚国的“左徒”。司马迁的《史记》 说,屈原“入则与王图议国事,以出号令;出则接遇宾客,应对诸 侯。”他还为楚怀王起草法令,办理与齐国结盟的外交事务。可 见屈原实际上做着与现在国务院秘书长相似的工作。 到了秦王朝,随着中国封建君主专制集权国家的建立,开
始确立了从中央到地方(郡、县)的比较完整的秘书工作体制, 形成了一支庞大的多层次的秘书工作队伍。如中央最高统治 者身边,有“御史大夫”,为皇帝收发重要文件资料,对百官行使 督察职责;有“尚书”,主管朝廷文书的起草和传阅;有“博士”, 备供皇帝咨询,掌管皇室史书典籍;有“谒者令”,为皇帝引见百 官,传达命令;有“主玺令史”专管皇帝印章。汉代丞相和诸侯 王身边,有“长史”为之掌管全部秘书工作;地方长官如郡守、县 令,有“主簿”和“记室令史”之类秘书长式的官员,充当参谋、助 理。秦汉以后,在中国漫长的封建社会发展进程中,秘书机构 的设置和秘书官员的名称,尽管各个朝代不尽相同,但他们的 工作职责,其实都大同小异,有些还沿用至今。
综观我国秘书工作数千年来的发展演变史,我们可以发
现:中国古代社会的秘书工作,与现在社会秘书工作之间,存在 着许多共同点。第一,秘书工作的基本性质与活动方式,无论 哪个时代,总是大体相同的、一贯的、不变的。第二,古今秘书 部门都是设置于国家的政治权力的中枢,古今秘书官员都处于 中央和地方首脑、长官的身边,这种特定的地位决定了秘书工 作特有的工作内容和特殊的活动方式;第三,古今秘书官员的 使命和秘书部门的职责,都是直接辅助上司全面管理国家事 务,都必须竭尽全力地为直接上司进行多方面的综合服务;第 四,古今秘书官员的使命和秘书部门的职责,不但要管事,还得 要谋政。就是说,他们必须替上司竭忠尽智地想办法、出主意、 当智囊,献良策,以全面实现上司的政治意图。
上述四个共同点,就是古今秘书工作的共性。从本质上
讲,在这个共性之中,包含着三个相互联系的古今不变的道理。 第一,秘书工作主体———秘书人员,要想得到直接上司的充分 信任,必须竭尽全力,充分发挥主观能动性,出色地做好各项秘 书工作。第二,秘书工作的全部内容,都来源于为之直接服务 的上司的主观意图与客体需要。第三,秘书人员只有辅助上司 的决策、尽职管理事务的义务,而没有也不可能享有对重大事 情的最终决定的权力,即使是最高级秘书官员,也只有参与议 政的权力,而没有最后拍板的权力。这三个基本道理,是贯穿 古今秘书工作,千古不变的道理,也就是秘书工作古往今来的 固有属性。如果我们用一个抽象的概念来科学地概括它的内 涵,就是秘书工作具有全能辅助决策与管理的特征,简而言之, 就是具有全能助理性。
中国秘书工作是这样,外国秘书工作也不例外。据马克思
的《摩尔根〈古代社会〉一书摘要》记述,北美易洛魁氏族部落联 盟的酋长,他有一位充当自己使者、执行自己指示、协助自己处 理各种事务的“助理酋长”。这样的人物,实际上就是当时北美 古代社会领袖人物身边的秘书或秘书长。他所做的全部事情, 当然可以看作是古代社会的秘书工作。中世纪的欧洲,各国君 主都有文职辅臣,英文叫做“Secretary”。奴隶主和封建贵族,都 雇有充当参谋角色的“幕僚”,负责拟制、管理文书档案与日常 事务的工作。近代欧美资产阶级革命成功之后,秘书在工厂、 企业中,成为全面辅助工矿主或董事长、厂长、经理们,管理行 政、人事,甚至财务的可信任的亲密助手和得力参谋。现代发 达的资本主义国家中,秘书工作已经普遍化和社会化,不仅广 泛存在于政府机关、社会团体和企事业单位,而且渗透到社会 的每个角落。
综观欧美秘书工作的发展史,我们同样发现,秘书工作具 有全能助理性的特征,以英国政府的文官系统的秘书工作为 例,根据职责不同,英国政府把文官秘书分为四级:最高级是行 政秘书,其工作职责是全能协助政府首脑和各部部长草拟政策 方案,协调沟通机关内务,组织掌管行政人员考核,相当于我国 中央政府的秘书科长或办公厅主任。其次,是执行级秘书,相 当于秘书长或办公室主任,全面协调管理较小范围的事务,全 面处理文书事务工作。三是文书,他们按照法规记录、撰写、制 定文件,统计资料,处理日常行政事务。最低一级是助理文书, 就是打字、速记、缮印、接待等秘书人员。这四级秘书,一级协 助一级,其职责都明显具有全能助理性。 四
以上是从历史角度进行了纵横比较分析。下面我们再从 管理科学的角度,深入一步探讨秘书工作,看它究竟是怎样在 领导行为中发挥作用的。这样我们将会更全面的认识秘书工 作的本质属性。
秘书部门是领导机关和机关主要负责人实施领导、进行管 理的“枢纽”和“调控中心”。领导与管理行为,是指在一定的体 制下的领导与管理者的活动。领导与管理行为的综合效应的
产生,必须包括四个环节:决策———执行———监督检查———信 息反馈。秘书部门主要是在这四个环节上充分发挥全能助理 作用。在领导决策前,秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种 信息,为领导提出多种可供选择的意见、方案;在领导决策中, 秘书要组织力量,积极大胆地参与论证,协助领导做出符合实 际的科学决策。在决策后的执行过程中,秘书要分两步进行全 能助理:首先,必须及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑 的思想,进一步深化、细化、具体化,以便最后形成实施方案,以 便通过拟制文件、组织会议贯彻等手段,把领导的决策输送出 去,使决策得以实施。第二步,要对决策的实施进行全面的催 办查办。督查中,不仅要善于通观全面,随时掌握进程,针对薄 弱环节,打通阻塞关节,以协调各职能部门的行动步伐,而且要 善于跟踪信息反馈,以便于协调领导与管理者及时了解情况, 修正、调整、完善决策方案,直至这项决策顺利完成为止。在整 个决策程序中,秘书工作的职责,不仅要求为领导与管理者提 供准确、真实而有价值的信息,拿出使领导与管理者满意的意 见、方案,而且要全力以赴协助领导与管理者使决策付诸实施; 不仅要积极主动监督各职能部门“做没做”,而且要深入检查 “做得怎么样”,特别要高度敏感地竭力去捕捉住那些带苗头 性、倾向性的问题,从怎样正确执行领导决策的角度,提出纠正 偏差和失误的建议,及时会同有关部门磋商办理,涉及重大问 题,应如实报告机关主管领导。这一切自始至终贯穿着、体现 着秘书工作的全能助理性。
如前所说,政治性、从属性、事务性等,都是秘书工作同党
政工作、领导工作和上下左右职能部门工作的关系属性。这些 关系属性,并非本质属性,因为它们不是秘书工作所独有的。 由此看来,只有全能助理性,才比较客观地全面准确地概括了 秘书工作的基本特征。 秘书职业技能的培养
秘书职业教育作为职业教育的一种，以培养学生的 职业技能为本位虽然已是人们的共识;但是，由于在秘 书教育实践中对职业技能的培养一直未引起人们的足够 重视，以致高等甚至中等秘书职业教育都办成了中文或 文秘本科教育压缩型。所培养的学生不能很好地适应社 会对各类技术型、应用型秘书人才的需求，目前，已成 为秘书职业教育中迫切需要解决的重要问题之一。我国 加入世贸组织后，涉外秘书成为秘书队伍中的一支重要 力量，给我们对秘书职业技能的培养提出了更高的要求。
一、秘书职业技能的构成
技能是指人们通过练习而形成的一定的动作方式、 动作系统或智力活动方式。根据技能中“动作”的内外 之别，可以把技能分为动作技能和智力技能。秘书职业 技能也同样包括这两部分。汽车驾驶、录音录像、摄影、 办公设备维修、书写等属动作技能，主要借助骨骼、肌 肉和相应的神经过程来实现，我们把它叫做操作能力或 动手能力;口头和书面表达能力、办事能力、管理能力、 应变能力、社交能力等属智力技能，主要由内部的心理 “动作”(心理活动)构成，是一种在头脑中进行的动作 方式或智力活动方式，智力技能的形成和发展，内部语 言起着重要的作用。
综合起来，秘书职业教育应培养的秘书职业技能主 要包括以下几个方面：
(一)普通技能(基础技能)
普通技能是从事秘书职业在内的各类现代社会职业 普遍需要掌握的基础性技能，包括运用本国语、外国语 进行表达和交流的能力，书写能力，计算机操作能力， 社会交往、社会适应及协作能力，自我提高及创新的能 力，组织管理能力，信息处理能力等。
(二)专业技能
在秘书职业技能中，处于核心地位的是专业技能， 主要包括：演讲、公文写作、办公室事务处理、档案管 理、会务安排、沟通协调、驾驭运用秘书的资源等技能。
(三)适应形式和技术发展需要的新兴技能 适应形式和技术发展需要的新兴技能包括录音录
像、摄影、驾驶、办公设备维修和保养等方面的技能。 三大类职业技能是相互联系的一个整体，勾勒出文 秘专业学生最佳的技能结构实现的目标。
二、秘书职业技能的培养
(一)调整培养目标是构建秘书职业技能框架的前提 有什么样的培养目标就会有什么样的专业技能结 构。笔者认为，我国加入世贸组织后对各行业人员素质 的要求不断增强，秘书职业的培养目标也在不断调整， 当前一段时间内秘书专业培养目标应该是：培养与社会 主义现代化建设相适应，德智体美全面发展，具有综合 职业能力和全面素质，在生产、服务、技术、管理一线 工作的文职人员。现代文秘人员是一个很大的群体，通 俗地说他们是工薪族中的“白领阶层”，可以胜任经理助 理、秘书、统计员、服务员、营业员、文书、资料员、 档案员等职位的工作，即从事机关企业事业和私人单位 的文职工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼可以 成为各行各业文职性质的技术人才或基层领导人。所以 说，把文秘专业的培养目标只定位在培养现代文秘上是 极为狭窄的，应把它调整为文职人员。这样调整，可以 使文秘专业具有广阔的前景和强大的生命力，也符合现 代社会发展之需求。培养目标定位的调整，要求对专业 建设做出相应的调整，即着重培养学生的综合职业能力， 强化专业技能的学习和训练。
(二)强化职业实践技能训练，培养学生过硬的秘 书实务能力
我国加入世贸组织后，外资企业、涉外部门对秘书 的职业技能要求更高，因此，秘书专业必须把实践技能 训练放在突出地位，以培养学生过硬的实务能力为主线，
以涉外职业岗位的需求为依据，针对目前存在的问题，对实践教学做出科学的整体设计。
1、教学方法：突出“三个重点”
教学方法突出案例教学法、模拟教学法和实验教学 法，将教、学、做有机结合起来，强调学生的参与性和 实践性。
案例教学法就是将部分真实的秘书实务引入课堂， 使学生在相对较短的一段时间内就身临其境般地经历一 系列秘书岗位的实际问题，加深对理论的理解，引导学 生进入角色，培养学生的实际工作能力。
模拟教学法就是让学生投入到活动中去，在活动中
思考和锻炼自己。比如在讲授涉外商贸文书、英文函电、 涉外企业管理等课程时，都可以让学生模拟现场场景分 角色进行“表演”，掌握某些实务的规程和要求，学会机 智灵活的处理。
实验教学法就是充分利用各种实验室，针对性地开 展形式多样、行之有效的实践教学活动。实验教学是理 论教学的必要延伸，是实习活动的必要补充。比如在讲 授会议学这门课程时，就可以放在实验室的会议室中进 行，训练学生根据会议规模安排会间服务，根据会议性 质布置会场，根据会议成本计算公式做出会议预算等， 提高学生从事秘书岗位工作的实践技能。
2、实验室建设：强化“两个综合” 实验室建设，对业务和技能两大模块进行综合，既 便于管理，又有利于综合训练。
秘书业务综合实验室主要包括秘书工作室、会议室、 文书处理室、档案管理室、公关部室等。
秘书技能综合实验室主要包括字话过关测验室、办
公自动化操作室、新闻传播训练室、交通驾驶实训室等。
3、实习环节：抓好“四个阶段”
抓好实习环节的“四个阶段”可以充分借助社会上 可以利用的资源，促进实践教学的开展。
认识实习阶段，一般安排在第
一、二学期。结合新 生入学教育，组织学生到秘书岗位进行参观、访问、调 查，让学生了解本专业所对应的岗位，以及该岗位的工 作内容和对能力、素质的要求，以具体的感知和强烈的 感受激发学生学习的积极性，培养学生学习兴趣和热情。 课程教学实习阶段，根据专业基础课和专业课的教 学内容，有目的、有计划、有重点地组织学生到有关的 大中型企业、三资企业和涉外行业从事专项工作技能锻 炼。如遇到挂钩单位召开重大会议，就要结合课程教学 的有关章节，让学生在这些会议上承担一些公文或其它 应用文的起草工作，在实践中提高应用文的写作能力; 或为其担任礼仪、宣传、会务等服务工作，让学生积累 秘书工作经验。
社会实践锻炼阶段，增加或延长学生社会实践活动 时间，为学生提供参与社会实践的空间。让学生利用寒 暑假或大礼拜参与社会活动。
毕业顶岗实习阶段，一般安排在毕业前，与撰写毕
业论文同步，大约 12 周时间，使学生有充足的时间和精 力全身心地投入到顶岗锻炼，用全视角去审视秘书工作 的方方面面，在总结、反思、探索中不断创新，提高实 践能力。
4、考试考查：注重“三种方式”
根据秘书职业教育的特点，特别是加入 WTO 后，涉 外秘书工作越来越受到重视，因此，在考核考查上应注 重以下三种方式。
双语口头回答式，重在考察学生从事文秘工作的
“说”功。口语表达能力是秘书基本素质的一种外在表 现形式，也是提高学生心理素质、思维能力和应变能力 的有效途径。因此，必须重视秘书专业学生的中外文口 试，让学生快捷地传达信息，用双语表达意图，避免因 跨文化传播给交流带来的不便。
双语撰写论文式，秘书写作中的双语现象，将成为 入世后文字工作的一个标志性特点。因此，考试的方法 应多采用双语撰写小论文的形式，从而更加突出对学生 涉外写作能力的培养。更重要的是写小论文需要的是科 学批判的精神，是将已学知识加以深化和拓展，体现的 是发现、研究和解决问题的能力，学生可以发挥个人特 长，从死记硬背中解脱出来。
实践技能考核式，秘书业务和能力的实践与训练， 有很强的技术性、操作性和应用性。因此，考核也必须 展示自己的能力和素质，使考试走出理论考试的“桎梏”。
5、毕业论文：坚持“两个结合”
毕业论文的选题必须和秘书岗位实际结合起来，毕 业论文的撰写应和毕业实习融合为一体。
毕业论文的选题，应让学生结合秘书的实际，在实 习实训的基础上结合自己的理解选择熟悉的题目，避免 盲目性或纸上谈兵。
毕业论文的撰写，应与毕业实习同步进行。结合毕 业实习的情况对教学或实习的理性认识提出意见和看 法，特别是运用所学的秘书理论知识去指导实践，克服 毕业论文的孤立、封闭、仓促、空洞等不足，真正促进 学生实践能力的提高。
(三)突出“宽基础、活模块”的课程设置，培养 学生扎实的综合素质
宽基础，应有一个基本的立足点，要以专带博，不 能搞成专业课都齐全的大杂烩。拓宽专业口径与加强专 业教育应当并行。所以，秘书专业在拓宽基础课的基础 上，应突出“四大模块”的课程设置。
1、职业心理教育摸块
根据秘书职业的特点，特别是女性比例增多的实际， 开设秘书心理学、社会心理学、发展心理学、人格心理 学、心理健康教育、秘书职业道德等课程，对提高秘书 人员的心理素质，加强人格培养有积极的作用。
2、秘书实务教育模块
主要针对秘书人员所从事的工作，加强学生的秘书 理论的学习和动手操作能力的训练。开设秘书学、社交 礼仪、办公自动化、公共关系、企业管理、谈判技术、 文书写作、秘书英语、英文函电等课程。学生通过学习， 可以获得丰厚的秘书实务知识和较强的职业岗位技能。
3、文化素质教育模块
较强的心理素质和过硬的专业知识，必须以扎实的 文化素质为基础。只有具备复合型知识结构和较高科学
文化素质的人员，才能为企业和涉外部门提供高质的综合服务。因此，就要全方位、多层次开展人文素质教育，
让学生广泛涉猎各种科学知识。并可通过选修课的形式， 拓展学生创新思维的广度和深度。
4、法律道德素质教育模块
秘书人员多从事辅助性管理工作，接触的多是带有 决策性的文件或文字材料及主要会议记录，作为领导的 参谋助手必须有较强的职业道德素质和较高的法律意 识。特别是入世后，世界多边贸易格局的形成，要求秘 书人员不仅要掌握本国的有关法律法规，还要了解其他 国家的法律规定及交际知识。不仅要在工作中保守机密， 讲求诚实，而且要在交往或其他活动中也要保守秘密， 讲求诚信。在处理日常事务或突发事件时，必须按有关 的法律法规办事，真正做到“人人平等”。
突出“四大模块”的课程设置，体现了既重视基础 理论知识的讲授，又重视基本技能的训练;既重视专业 知识的学习，又注重知识面的拓展，既重视多种能力的 强化，又重视综合素质的提高，对培养新型的秘书人才， 必将起到积极、有效的促进作用。
(四)运用证书制度强化学生对技能的训练和培养 学生在校期间的学习成绩，特别是对技能的考核， 单靠学校组织的考试是不可能的，学生毕业后走上工作 岗位也得不到认可。因此我们必须充分利用现有的国家 级考试，让学生获得相应的证书，通过国家的职业技能 鉴定。学生毕业除了取得相应的学分，得到毕业证外， 还要获得全国计算机等级二级证、全国公共外语等级二 级证或大学公共外语 B 级证、劳动和社会保障部全国职 业技能鉴定初、中级秘书资格证。通过以上技能证书的 考核，强化学生对专业技能的训练和培养，也为学生从 事工作打下良好的基础。 参考文献：
[1] 王新,武艳娟.文秘专业课程设置和教学改革尝试[J].辽宁高职,2001,(4). Professional Skills Training of Secretaries LI Chao-yang (Panjin Vocational Technology College, Panjin 124010, China) Abstract: China’s entry WTO has a great impact on secretary career, and higher requirements for secretary professional skills are suggested. The comprehensiveness of secretary professional skill structure, the specialization of secretary training and the modularization of curriculums provide great space for the development of secretary teaching theories and training of practical skills. Key words: professional skills of secretaries; Training aim; Approach; Method (责任编辑，盘锦职院：李 娟) (上接 81 页)
翻译方面效果显著。同时，在运用这种教学手段也带来 了一些问题，在多媒体大教室里授课，教师的一部分精 力要用于各种设施的操作，因此，课堂纪律有时需要经 常维持。但，总的来讲，还是有助于教学的开展，符合 现代教学的要求。
四、多媒体应用时应遵循的原则
(一)强调针对性
在课堂中使用多媒体辅助教学，是为了完成一定的 教学目标而服务的。因此，我们不能不管教学目标需要 与否，不管教学内容和学生实际，不能单纯为了使用媒 体而使用媒体，要有针对性地、适当地加以应用。
(二)注意适度性
运用多媒体教学可激发学生的兴趣，提高课堂教学 效果，促进创造性思维的培养，但在应用时要适度。既 要有变化，又不要太频繁，否则，不仅浪费了时间，又 容易分散学生的注意力，只看媒体而不注意授课内容了。 因此，在一堂课上，使用媒体最好不要超过
四、五件(次) 为好。
总之，在高职英语教学中，用多媒体辅助教学，能 够引起学生认知好奇心与兴趣、从而使其学习英语的兴 趣得到培养，语言知识面得到扩展，教学效果得到改善。 但实际应用中还有许多问题，值得我们进一步探索，以 使我们培养出更适合于社会发展需要的合格的高等职业 技术人才
影片时尚女魔头折射秘书生存法则
ECRETARY’S COMPANION
2009 年第 7 期
业素养要求相差甚远， 能让老板动心的就是她的 “聪明好学”， 这弥补了所有的缺憾。 而她的善于 “亡羊补牢”， 则与她出色的察言观色与灵活应变 能力密不可分
， 这正好证明了她具有胜任秘书工 作的潜在特质： 敏而好学!
法则二： 注重形象塑造， 从 “新人” 迅速成 长成 “老人”。
新人安德烈亚是凭借聪明的头脑， 暂时征服
米兰达， 加盟这个引领时尚潮流世界的。 初入职 场时她认为自己的工作与时尚的穿着没有关系， 穿着朴实古板的她就被嘲笑为 “穿着奶奶的裙 子”， 与周围环境格格不入。 面对 《T 型台》 时装 总监纳秋的提醒， 她不以为然， 认为独善其身更 为重要。 直到老板疑惑不满的眼神频频掠过， 工 作备受打击后， 才想到要改变自己的形象。 得体 大方的职业装束让所有人对她刮目相看。 从那一 刻起， 她的成长迅速自然， 继而顺风顺水地融入 了工作环境。
香港女作家梁凤仪曾说过这样一句话 ： “ 一
个秘书的形象与教养可以代表上司的江湖地位和 分量 。” 秘书的形象蕴含丰富 ， 毫无疑问是职业
规范的表率。 讲究着装礼仪， 巧妙搭配服饰， 让 你的形象美凸显你高雅的品位 ， 更重要的是体现
一种维护企业商业形象的意识。 把追求卓越的自 我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象 上来， 使你先入为主融入工作环境， 这是成长成 熟的标志
。 不少新人特别是 80 后 ， 总以为穿着
打扮应以个性喜好、 张扬自我为准则。 殊不知， 另类的你在职场中会遭人侧目 ， 既而受排斥或疏
离， 不知不觉中你会成为孤家寡人。 初入职场， 若对工作中该穿什么衣服感到困惑， 那就用心观 察周围的同事
， 他们穿制服 ， 你不能穿休闲装 ;
他们中规中距， 你不能哈韩哈日。 欲被同事接 受
， 就不要太过于个性。 记住： 你的形象价值百 万。 法则三
： 把琐碎的工作当成一种磨砺 ， 提升 抗压力 。
安德烈亚虽说是一名新人， 但老板没有时间
等她长大。 从工作的第一天开始， 就要求她 “自 来熟” ,适应所有的工作。 影片以快速的切换让 我们看到她跑上跑下整理老板衣物， 冲咖啡、 接 电话、 联系客户， 甚至怀抱一大堆文件帮老板溜 狗„„除此之外， 还有其他员工的派遣， 该她干 的不该她干的， 一股脑儿向她倾泻过来， 让她应 接不暇。 当她做事效率不佳时， 还会遭到老板劈 头盖脸的一顿训斥， 她在办公室里泪流满面， 可 过往的同事只是漠然或同情地扫她一眼， 没有人 停下来拍拍她的肩膀安慰她„„这就是米兰达的 助理能干满一年的可能性不大的原因。 安德烈亚 则在不断的压力与考验中逐渐成长起来。 有人戏称， 秘书就是让上司 “秘密地舒服”。 作为上司的 “贴身人”， 你要秘密地让其 “舒 服”， 就要注重工作中的每一个细节。 所谓细节， 就是琐碎的工作， 你要有有条不紊、 化整为零的 应对能力。 职场节奏越来越快， 工作压力越来越 大 ，
新任秘书若遇上闲散仁慈的老板 ，
可能会觉
得非常惬意， 但慢慢地你的意志会被消蚀， 你会 变得懒散堕落 ，
一事无成 ，
像在凉水里慢慢被煮 熟的青蛙 ，
死到临头都不会跳一跳 。 反之 ， 你的
第一份工作就充满了挑战 ，
你的老板极为挑剔冷
酷、 傲慢严厉， 如同一个恶魔， 在老板身边的你 更是 “
近水楼台 ”，
苦不堪言 。 那么 ，
请别放弃 。
宝剑锋从磨砺出 ，
老板在变相地催你成长成熟 。
磨砺与考验是一名职场新人走向成熟的催化剂 。
正如影片中所说的 ，
只要干满一年米兰达的助 理 ，
以后再从事任何工作都难不倒你 ——— 还有比
米兰达这样的老板更会摧残人的吗 ? 另外 ，
作为上司的 “ 贴身人 ”，
你会给人很 大的想象空间
。 你受了委屈， 可以痛哭， 但不要
在工作场所流露个人情绪， 不要让个人情绪影响 你的工作
， 不要让所有人看到你的脆弱， 若是这
样你就违背了职场天条。 你可以到卫生间默默流 泪
， 抹抹眼泪回来， 努力把每一件事情做得圆满 漂亮， 总比你在大庭广众之下用眼泪昭示你的脆 弱
， 让大家忍不住怀疑你的职业素质和抗压能力 要好! 总而言之， 你要迅速成长起来， 否则就可 能面临被扫地出门的命运 ———外面有无数的大学
毕业生拿着一张写满优秀实习鉴定的简历在觊觎 你的岗位呢!
法则四： 巧用心思， 与人为善， 善于积累人 脉。
安德烈亚谦和的气质让眼光刁钻的纳秋颇为
欣赏， 他发扬乐于助人的精神， 不仅敞开衣橱任 她挑选(《T 型台》 囤积着无数拍大片的时装)， 还 调教她如何把时髦行头成套穿上身， 帮她改变了 自身的形象， 与工作环境融为一体。 在一次聚会 中， 她认识了业界的一位仰慕她的同仁。 她没有 一口回绝对方的好意， 留下了通讯方式。 果然， 没多久米兰达就让她找没有出版的 《哈里波特》 的手稿， 并放下狠话： 找不到就别回来了。 这可 是个难题， 手稿可能就连作者手里都没有。 安德 烈亚打遍了所有她所能打的电话， 都没有找到手 稿。 正当她陷入绝望之时， 是那位不起眼的同仁 帮她完成了这个几乎不可能的任务。 连老板都觉 得是她创造了奇迹! 从此对她的看法发生了颠覆 性的改观。 教育与培训 42秘书
、 公关作为一种受人瞩目的职业， 因为
工作性质与年轻、 貌美、 活力挂钩， 大多数人将 其定位为 “青春饭” 或 “花瓶” 职业， 认为无非 是上传下达的简单轻松又体面风光的工作。 其 实， 每个行业都深不可测， 从业者要想在业内如 鱼得水， 除了做到秘书最基本的要求外， 还要掌 握一定的突破点即 “生存宝典 ”， 在岗位上不断
修炼， 从而将工作能力提升到一定高度， 将 “青 春饭
” 变成 “长春饭”。 影片 《穿普拉达的女王》 中女主角的蜕变
、 秘书角色的出色演绎给了我们 全方位强烈的视觉与心灵冲击 ， 也为受职业能力 困惑的学生指点了迷津 。
在影片中， 新人安德烈亚 (安·海瑟薇饰) 凭着西北大学的漂亮履历 、 完美的口才、 不屈不 挠的表现
， 得到了一份所有女孩梦寐以求的工 作
： 纽约时尚界圣经 ———知名时尚杂志 《Run- way》 (天桥) 总编辑米兰达·普莱斯利 (梅丽 尔
·斯特里普饰) 的私人助理 (秘书)。 助理的工 作是琐碎而痛苦的———她得时时刻刻忍受米兰达 阴晴不定的古怪脾气
， 不但要战战兢兢地面对分 内职责
， 还得在三更半夜接听米兰达一时兴起打 来的咆哮电话
。 但成为她的助理， 就可以像她一 样
， 免费品味时尚， 穿上最新潮流的服饰， 像孔 雀般高傲地笑纳一切羡慕甚至妒忌的目光 ， 这是
所有对时尚有热情的纽约年轻女孩最大的梦想。 更重要的是， 有了这段魔鬼般的历炼， 就可以成 为到哪都备受欢迎的职业达人。 安德烈亚痛苦而 快乐地蜕变着 ，
她的蜕变足迹生动地演绎了职场 新人成长必备的精彩生存法则 ： 法则一 ：
成功面试 ，
善于察言观色 、 灵活应
变的有效沟通是至上宝典。
安德烈亚的求职面试可谓一波三折， 首先是 在第一助理艾米莉约见她时， 因为安德烈亚浑身 上下没有一点时尚元素而被认为不是该职位最佳 人选， 差点被拒绝; 接着因老板米兰达不满艾米 莉先前挑人的眼光， 此次亲自面试， 安德烈亚得 以在心不在焉的老板面前叙说自己的辉煌史： 什 么在校获得新闻大赛奖， 想当新闻记者等等， 看 到老板反应冷淡， 安德烈亚在最后关头道出: “但是我很聪明好学 „„ ” 在老板似乎鄙夷的目 光中她沮丧地离开了; 出乎意料的是正要走出办 公室大厅的她被艾米莉不解地唤回去了， 她成功 了!
要谋求助理职位
， 有效沟通是第一要诀。 作 为求职新人
， 女主角的面试经历值得我们玩味 ， 她绝地逢生的境遇出乎我们的意料 。 对她的失与 得可作如下分析
： 失的层面———准备没有针对
性。 首先从她的衣着来看， 以一身朴实的休闲装 出现在时尚达人面前
， 显得十分另类与滑稽。 无
言的服饰传递给对方的是极为丰富的信息 ： 她并
不知道所谋求的时尚杂志主编助理职位的要求是 什么， 从而引起对方的不悦与讥讽; 再从她的言 谈来看
， 一开始的自我推介没有针对性， 只大谈
自己的辉煌史， 这些隔靴搔痒的内容都是老板不 感兴趣的
， 难怪对方心不在焉。 这是面试中有效 沟通技巧的缺失
， 也是面试的大忌。 而 “得” 则 是女主角几乎黯然转身时的急中生智 ， “但我很 聪明好学
” 云云。 事实证明， 使她获得转机的正 是这句话
， 这击中了老板的要穴。 其实聪明的老
板看中的不是毕业生以前头上曾经有过多么绚丽 的光环， 而在于新人的发展特质： 善于学习的能 力。 新闻专业出身、 成为记者与秘书， 二者的职 影片
《 穿普拉达的女王 》 所折射的秘书生存法则 □吴彩云 吴彩棉 教育与培训
41SECRETARY’S COMPANION 2009 年第 7 期
秘书工作的发展空间并不大， 但是这项工作 之中潜藏着一个优势
： 与人打交道的机会多 。 企
业中只有经理及以上人员才可以配备秘书， 与他 们工作或业务往来的人大多身居要职 。 所以 ， 跟
随在上司身边， 秘书就拥有了和这些人员交流的 绝佳机会
。 留意这些人际资源， 就是把握了秘书
一职的优势资源， 他们或许就成为你明日的合作 伙伴 。
美国著名学者卡耐基说 ： “
一个人的成
功， 有 15%是由于他的专业技术， 85%则要靠人际 关系和他的为人处世能力 。” 另外 ，
新任秘书应该明白 ，
在竞争者林立的 职场中 ，
乐于手把手地教你学走路的 “ 唐僧 ” 越
来越少， 因而与人为善、 广积人脉是职场新人的 必备工作 。
你不知道在什么时候会用到别人 ， 所
以学会分门别类贮存电话 ，
在适当的时候问候一 下对方 ，
让别人记住你 ，
说不定你会获得更多的
机会。 记住， 职场中没有用不到的人， 有心插柳 柳成荫 ，
良好的人际关系是走向成功的一大要 素 。 法则五 ：
机会喜欢垂青有准备的人 。
因为第一助理艾米丽感冒了， 所以安德烈亚 被临时安排陪同米兰达参加时尚晚宴。 安德烈亚 的主要任务是在短短的几个小时内马上记熟几大 本来宾的身份手册， 在米兰达忘记对方的时候提 醒她， 让她看起来好像认识所有的人。 这是个棘 手的任务， 完全记下来可能性也不大。 第一助理 用了几周准备都没有做到这一点， 面对即将来到 面前的客人， 她张口结舌。 安德烈亚的机会来 了， 贴耳告诉米兰达对方的身份， 使得老板免于 尴尬。
交际艺术中招呼技巧的作用在职场意义重 大
。 每个人的名字在本人听来不亚于一支动听的 曲子， 且充满亲切与友善， 是交际场上的润滑 剂
， 精明的老板深谙此道 ， 渴望运用起来游刃有 余。 职场新秘在关键时刻的表现是给老板排忧解 难
， 这让新人面临许多细节的考验 ， 强学博记必 不可少
。 幸运喜欢垂青有准备的人 ， 多用些心 ， 在机会来临之时才能好好把握 。 但无论你多么风 光
， 别忘了风头是老板的 ， 记得永远站在老板身 后
， 学会低调， 这会为你的表现加分。 法则六
： 坚持自我， 学会放弃。
安德烈亚因为繁忙而与众不同的工作离男友
越来越远， 最终分道扬镳。 在巴黎， 她目睹老板 为了利益宁可牺牲合作了 20 年的老伙伴， 家庭 大厦也岌岌可危， 内心极为不安， 这看似春光明 媚的微笑背后是不少人心酸的眼泪。 她明白， 再 走下去， 她会成为下一个米兰达， 甚而至于更加 变本加厉。 在影片结尾， 她开始忏悔： “我背叛 了我的家人、 我的朋友， 还有我曾经相信的一 切， 到底是为了什么?” “为了鞋子、 衬衫、 外 套、 腰带„„” 重新面试归来路过原公司大楼 时， 恰逢米兰达被前拥后挤极度风光， 她在与米 兰达意味深长对视而笑后优雅地转身离去。 这是影片的尾声， 安德烈亚幡然醒悟， 终于 明白了自己想要的究竟是什么 。
当你有能力去做
米兰达时， 你愿不愿意放弃你的做人原则? 时尚 界的纸醉金迷一向是极具诱惑力的 ， 然而 ， 名利
场中的浮华又让多少人丧失了自我 ?
所幸的是安
德烈亚还保持着一份清醒 ，
坚持自我 ， 放弃了这
来之不易的 “荣耀”， 也回归了自我内心的安宁。 法则七 ：
要另觅高枝 ，
选择优雅的转身 ， 不
必莫名消失 。
安德烈亚在米兰达毫不知情的状况下扬长而 去， 并将米兰达的追寻来电手机扔入喷泉水池 中， 这个毅然决然的潇洒动作似乎更张扬了她的 个性， 也似乎充满了对魔头般上司报复的快感， 让人心潮起伏， 释然而笑。 而后安德烈亚在新一 轮求职面试中， 却得到前任老板米兰达的极力推 荐， 她幸运极了!
秘书在工作中会受到上司为人处事风格的潜
移默化的影响。 重要的是自己能够明辨是非， 学 会扬长避短
、 取长补短 、 提升能力 、 积累经验 、
完善人格。 从影片中我们看到， 女主角要另觅高 枝
， 玩失踪的方式不算上策 ， 倒折射出自己为人 处事的不厚道与缺乏涵养。 精明的上司之所以选 择你在他身边
， 可能非常赏识你 ， 注重历练你 、
关怀你。 细想如果没有老板的严厉， 安德烈亚会 有后来灿若奇葩的惊艳吗? 所以别忘了感恩。 人 生足迹的链条是环环相扣的 ， 无论哪一节松落
了， 都会影响你的前行。 女主角很幸运， 因为即 使她用极端的方式向老板说 “不 ”， 但老板还是
不计前嫌， 在她另一轮求职的关键时刻对她不吝 赞词
， 可见老板的风度与胸襟 。 所以 ， 你要确定 你的老板是否属于米兰达型 ， 否则别随意学安德 烈亚潇洒地扔手机
， 要在每件事上表现出良好的 处世之道与优雅的涵养 ! 后记： 通过影片与职场的亲密接触， 学生对 职业特质培养的困惑一扫而光， 深感职场新秘确 实不容易， 从为人处事的跌跌撞撞到举手投足的 游刃有余， 无不需要掌握办公室宝典， 牢记办公 室 “潜规则”， 靠自己的力量去创造光明的前景
第四篇：秘书工作基本规律的具体表现
秘书工作规律，按研究范畴不同，有基本规律和具体规律之分。秘书工作的基本规律，是作用于秘书工作一切主要方面和主
要过程的规律;秘书工作的具体规律，是作用于秘书工作某一阶段或某个方面的规律，例如，秘书写作的规律，秘书参谋的规律，秘书协调的规律，等等。秘书工作具体规律是秘书工作基本规律的具
体表现，秘书工作基本规律包含、支配和制约着秘书工作的具体规律。由于秘书工作综合性较强，涉及面很广，这里仅就几种具体工作规律作些论述。
一、办公室公文写作规律
协助领导者撰写公文是秘书工作一项经常性的重要任务。秘书工作者要顺利完成这项任务，就必须认识和掌握公文写作的规律。办公室公文写作规律具体表现为五个方面相同一的涵义。
(一)起草者的思想与领导意图相同一
公文是各级机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，是领导者行使领导职能的重要手段。公文写作任务一股由机关秘书人员承担，只要公文写作任务一下达，秘书人员必须按照领导要求努力完成。公文写作不同于其它文章的写作，是受命写作，而不是自由创作，是“要我写”而不是“我要写”，公文内容必须体现领导机关的工作意图，不允许掺杂作者个人的意见。作者思想与领导意图必须保持高度一致，才能保证公文的质量，获得领导者的认可。这就告诉我们，秘书人员在公文写作中一定要首先领会领导意图，弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素，然后再写作。领导意图还包括党和国家的方针、政策以及上级机关的指示精神，秘书人员也必须认真学习，深刻领会，只有这样，才能充分体现领导机关制发文件的工作意图。
(二)写作内容与客观实际相同一
公文是在公务活动中形成，用于处理公务的文书，并具有法定的效力，因而，公文的内容必须是真实的，所提措施是可行的，不允许有半点虚构和夸张。公文起草者必须时刻牢记自己的笔下有财产万千，有人命关天，有是非曲直，有毁誉忠奸。因此，写请示和报告，必须如实反映情况，否则，就是欺骗上级组织;写决定和指示，必须符合执行单位的实际，否则，就是一纸空文，无法落实。这就要求秘书人员在动笔起草公文前必须进行调查研究，充分占有第一手材料，并且进行实事求是的分析，提出的任务措施和要求必须从受文单位的实际情况出发，做到切实可行。行文应简短，文风要朴实，做到实在、管用。
(三)行文格式与发文用途相同一
公文是具有规范体式的文书，公文写作是一种规范写作。国家规定的公文格式，是为了充分体现公文的法定权威性和约束力，以便更好地实现发文目的。每种行文格式各不相同，都与发文用途密切相联。发文用途规定了行文格式，行文格式反映发文目的，为发文用途服务。例如，发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定，就要选用“命令(令)”的文种和体式;对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，就要选用“指示”的文种和体式;向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问，就要选用“报告”的文种和体式。每个文种的选用是不同的，选用什么文种主要是由行文用途所决定的。遵循这一原则，就能正确选择公文的文种和体式，明确表达发文用途，实现公文的效用;违背这一原则，就可能选错文种，用错体式，不能有效地发挥公文的作用，甚至给工作造成损失。这就要求我们，秘书写作必须熟悉党、国家和军队机关公文处理有关条例和办法，严格按照法定的格式撰写公文，不能随心所欲;必须根据发文用途和行文关系正确选择文种，采用恰当的表达体式，学会模式制作，使所写的公文既规范，又适用。
(四)公文语言与行文关系相同一
公文是以书面语言为表达形式的沟通与交流工具，因此，它的语言既区别于文学作品的语言，具有明白、平实、简洁、规范等特点，又是要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。例如，“报告”、“请示”是上行文，在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、请教、礼貌，多用陈述语气;“决定”、“指示”等是下行文，在公文用语上必须体现出坚定、果断、要求，多用祈使语气;“函”是平行文，在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭，多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词，都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统一，有利于实现行文目的。这就要求我们，秘书在撰写公文时，一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气表达形式;否则，就有失体统，不合规范。
(五)拟制速度与公文时效相同一
秘书写作往往有规定的时限要求，在一定的时间内完成写作任务，否则就难以发挥公文的作用。尤其是在紧急的情况下，更
第五篇：文秘-牢牢掌握秘书工作的基本特征
做好文秘工作不容易，有很多技巧，本站精心收集的文秘文档希望能给你有一定的帮助!
我们研究和探讨秘书工作的基本特征，不是为了就事论事，而是为了寻求秘书工作的规律，以及做好秘书工作的方法。认识秘书工作基本特征，给我们许多重要而有益的启示，其中最重要的启示有以下三点：
一、从职业的定性树立职业观念
秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念：
(一)服从观念
所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。
(二)参谋观念
发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。
(三)全局观念
众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构;大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。
(四)信息观念
当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。第一，要始终把重点放在捕捉反映重大的、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下功夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。
(五)创新观念
首先，创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求，为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质，做好“三服务”的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新意识和创新能力，以适应知识经济时代的要求。其次创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成份，到21世纪，必将由经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量，其地位和作用越来越重要，领导者对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识。没有新思想、新办法，是不可能当好领导工作参谋的。再次，创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来，我国秘书工作由于种种原因，秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。唯谨保守的传统观念，严重束缚了秘书人员的创新能力;“秘书工作被动论”的理论误导，挫伤了秘书人员的创新能力;陈旧的思维方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种精神状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书人员解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。
(六)效率观念
所谓效率观念，就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。在改革开放，发展社会主义市场经济的条件下，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低，直接影响到领导工作效率，所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下功夫，只有这样，才能适应飞速发展的时代要求。