一、前言
随着科学技术的不断发展, 信息技术、计算机技术、管理科学、行为科学、系统工程学也在不断进步并且有了交叉, 从而使办公自动化脱颖而出, 越来越受到大家的欢迎。OA即办公自动化是办公工作处理的自动化, 利用现代化办公和计算机网络功能相结合的一种新型的办公方式, 使信息传递更加快捷、方便, 使人的各种办公业务逐步由设备和信息系统来协助完成, 提高工作效率、提升工作质量的基础上, 可跨越空间、时间限制增加协同办公能力, 加强决策的一致性, 最终实现办公效能的提升。
二、OA系统在事业单位工作中的应用实施
(一) 信息发布, 资源共享。事业单位作为公共部门, 人员繁多、事情复杂, OA系统中的新闻、通知公告、党建工作、人事管理、装备管理、财务管理、通讯录等模块能够提供一个信息发布和检索的平台。职工通过该平台能够对整个单位的情况和现状有所了解, 同时也能根据自己的需要通过分类的功能模块快速查询到自己需要的有价值的信息。OA系统在一定程度上实现了信息共享, 提高了工作效率。
(二) 公文流转, 明确时限。事业单位通常都是办事效率低、程序冗余。OA系统的工作流不会出现由于卡在某个环节等人办的现象, 可以通过超时督办的方式使公文正常流转;有些跨级别、跨部门的事务都可以在网络条件下快速办理。不仅节约了时间, 同时也避免了一次次的跑腿, 简化了办事流程, 提高了工作和经济效率 (图1) 。
(三) 出勤情况, 严肃纪律。为加强机关作风建设, 严明纪律, 提高工作效率, 考勤也是非常重要的一方面。由于事业单位的审批制度比较复杂, 根据不同级别的各种情况可能需要层层审批, 利用OA系统现有的工作流模块实现出差、请假、加班等各种不同出勤状态的改变 (图2) 。
(四) 移动办公, 随时随地。职工的办公不仅仅局限于在办公室内, 尤其是对于经常出差在外的领导层, 所以访问单位内部资源和应用的需要变得十分迫切。随着网络通信技术的发展, 平板电脑、智能手机的广泛应用使移动办公模式应运而生。采用与VPN、身份验证体系及移动办公设备管理相结合的方法, 在保障信息安全前提下, 利用移动终端设备, 实现无线移动办公。
三、OA系统应用存在的问题
OA系统的应用改变了传统的办公模式, 提高了工作效率, 但是由于种种原因, 目前OA系统在应用过程中还存在着许多亟待解决的问题。
(一) 个别领导不用或者不重视, 使OA系统流程中断或者流转缓慢。利用OA办公平台实现从传统办公方式向现代化办公方式的转变过程中, 领导的重视是非常重要的。领导大多数都处于OA流程中最重要的审批位置, 如果领导不能及时有效应用, 就会造成流程中止, 从而导致工作效率变低。造成这种状况的原因有, 一是OA软件系统还不够简洁和智能。二是领导事务繁忙, 无暇顾及使用OA系统。要想真正逐渐由纸质作业走向电子办公, 由自主办公向协同办公过渡, 领导必须从思想上真正重视, 建立健全规章制度, 切断非必要的传统纸质信息流转形式, 持之以恒的进行OA系统使用。
(二) 职工计算机水平有限, 产生抵触情绪。目前事业单位大部分职工的计算机应用水平较低, 对OA系统产生抵触、不满和抱怨。可以考虑在OA系统在满足本单位基本需求并且运行良好的情况下再逐渐地开放相对复杂的功能, 消减职工对新系统的抵触情绪。所以, 提高事业单位职工的计算机水平和OA系统应用知识要常抓不懈。
(三) OA系统开发不到位, 缺乏个性化服务, 功能没有被充分利用。OA系统目前还缺乏统一标准, 从业务功能和设计思路上也各有特色。本身从设计上缺乏一些人性化的东西。比如, 事业单位的公文流转非常复杂而且多变, 在审批的界面可以设置一些相对自由的流转方式, 可以尽量灵活审批流程;随着移动网络的发展, 移动办公也越来越普遍, 除了公文传阅、信息共享、电子邮件、通讯录等功能, 应当把更丰富的功能都迁移到手机或者其他移动通信设备上, 让职工可以随时随地进行掌上移动办公。
(四) 缺少全方位的培训, 使OA系统没有普及。OA系统不是一个完全通用化的软件, 所以职工培训是实施OA系统的重要因素, 对用户的培训决定了OA软件的使用效果和程度。培训可以采取讲授法和个别指导法, 针对不同的角色用户制定相应的培训方案, 通过对不同功能需求等方面的内容进行不同层次的培训。让用户明白OA系统原理、相关管理理论和具体操作流程, 提高使用人员的能力和技术水平。通过培训提高职工对实施OA系统的根本认识, 增强积极性和主动性, 让大家养成一上班就打开OA系统的习惯, 充分发挥职工主体作用, 有效促进OA系统的实施。
四、结语
利用协同办公系统, 单位可以减轻职工日常工作量, 将职工的主要精力从繁琐的事务性工作中解放出来, 更好的开展与业务发展相关的工作, 从而提高工作效率。并且可以严密办公程序和严格办公制度, 规范办文、办会、办事行为。
事业单位的特殊决定了事业单位信息化建设的特殊性, 要想彻底取代传统办公模式, 这是一个循序渐进的过程, OA系统的成功实施需要有管理层的重视、制度的保证、全员培训、人性化的设计和管理、技术支持等方方面面。只有在推动的过程中不断摸索和提升, 才能将OA系统真正地融入日常办公。
摘要：OA系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过OA系统的推广和应用, 事业单位实现了工作效率提高, 无纸办公等目标。该文分析了事业单位使用OA系统的情况、存在的问题及应用过程中的经验。
关键词：应用,OA系统,事业单位
参考文献
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