长期以来, 办公室系统存在管理创新乏力、功能作用未充分发挥的通病。为了适应新形势、新任务的要求, 加强公司办公室系统自身建设, 实现“政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、作风过硬”的工作目标, 自2012年起, 国家电网公司启动“一流三化” (创一流, 集团化、标准化、信息化) 办公室建设, 具体做法为:制定综合评价细则, 建立健全评价指标体系, 全面涵盖值班应急、信访、督察督办、信息、文档、保密、会议活动管理和综合服务8项专业工作评价项目, 通过量化考核和定期评比, 促进公司系统办公室创先争优、持续改进, 全面提升办公室工作质量和水平, 更好地服务公司“两个一流” (创建世界一流电网、国际一流企业) 目标。国家电网公司“一流三化”办公室建设为办公室管理创新工作提供了崭新的思路。
一、明确定位、主动作为, 打造一流办公室
传统意义上的服务、辅助功能和以重复性、事务性为主的工作性质使得办公室工作长期以来处于“忙而无功”的状态, 也造成了办公室工作主动性不强、业绩评估难以体现, 管理创新也面临更大挑战。这就迫切需要我们明确定位, 主动作为, 摆脱重复、低效的工作常态。所谓“有为才有位”, 一流办公室不仅仅是一个辅助性部门, 而是企业重要的神经中枢, 是对内对外的重要窗口、上传下达的重要桥梁, 具备服务、参谋、桥梁、协调等功能, 对于领导者快速准确决策、上下沟通衔接、业务高效运转具有关键的推动作用。为了充分发挥办公室工作的主观能动性, 迫切需要持续提升办公室人员专业能力和职业素质, 大力引进高学历、高素质人才, 加大内培外送力度, 强化到政府办公厅等办公系统先进单位去调研学习, 打造专业化、精英化的办公室业务团队, 实现从企业低端行政服务型职员向不可或缺的综合型智囊团队的角色转换。
二、横向协同、纵向贯通, 推进集团化运作
对于拥有众多子公司、分公司的大型企业, 各自为政、相对独立的办公室运行模式将导致企业内部各单位目标方向偏差、信息沟通不畅、资源共享困难、运转效率低下, 直接影响企业的健康、有序发展。通过行政办公中枢上下联动、并驾齐驱来形成合力, 带动兄弟单位间互通有无, 形成良性互动, 推进集团化运作和资源共享, 才能实现整个集团质量、效益的最大化。同样, 在同一个单位内部而言, 办公室不应是孤立运行的, 需要与领导、员工、其他部门之间建立良好的联动机制, 重视工作协调配合, 实现横向协同、纵向贯通, 提高工作质效。
三、统一标准、完善制度, 实现标准化管理
标准化是现代企业走向规范化、精益化、高效化的必由之路。特别是对于业务分类较细、重复性较高、精准程度要求高的办公室工作, 要想忙而不乱、精益求精、高效有序, 就不能停留于经验主义, 而应从办公室办文、办会、办事各项业务中提炼总结出内在规律和方法, 梳理、优化业务流程, 统一标准规范, 完善相关的管理制度, 做到办公室每项业务“有章可循”, 每个岗位都职责清晰, 才不会因标准不统一出现“因人而异”的偏差情况, 从而减少工作疏漏, 也才能最大限度地提高工作效率, 实现行政办公业务由粗放化、经验化向精细化、科学化转变, 达到事半功倍的效果。
四、固化流程、全程管控, 推广信息化应用
以网络和信息系统应用为标志的信息化时代颠覆了传统的管理和运作模式, 为各行各业的提质增效注入了新鲜的动力。通过打造信息平台, 集成业务功能, 固化工作流程, 实现无纸化办公、信息共享、全程管控和高效运转, 为办公室业务创新指明了新的方向。如国家电网公司全面推广应用协同办公系统, 融合文件管理、会议管理、督察督办、值班安排、接待管理等办公室各项业务功能, 实现了行政办公的标准化、精细化, 不但大大节约了时间、空间成本, 提高了工作效率, 而且借助全程跟踪和统计分析功能, 实现行政办公业务的全过程闭环管控。除了业务集成信息系统以外, 办公室也应熟练掌握各类办公应用软件, 密切关注和充分利用新兴的网络工具提高工作质效。如具有短信群发和反馈功能的“协同通信”, 具有内外网邮件大容量储存、分类检索和统计功能的Foxmail软件, 网络订票系统、日程管理软件、以及手机APP、微信、视频会议等新媒体, 可大大提升日常事务的办理效率。
新时代呼唤办公室管理创新, 办公室的工作质效直接影响企业发展的质效, 传统的以辅助性、重复性、低端行政服务为主的办公室定位已不能适应新形势的需要。办公室必须打破常规, 创新思考, 主动作为, 树立创一流的远大目标, 通过集团化、标准化、信息化等创新管理手段, 充分发挥行政办公中枢的服务、参谋、桥梁、协调等重要作用, 助推企业各项业务高效有序运转。
摘要：针对办公室系统长期以来存在的管理创新乏力、功能作用未充分发挥的通病, 结合国家电网公司“一流三化”办公室建设, 从创一流、集团化、标准化、信息化4个方面对办公室管理创新进行了分析思考和初步探索。
关键词：一流三化,办公室,管理创新