档案管理工作对于任何企事业单位而言都极为重要, 不仅关系着所有与之发展相关的重要信息、资料, 更关系着未来企事业单位在各项发展事务上作出的决策是否准确有效。随着现代企业管理理论的不断推广运用, 档案管理工作的重要性更加突出, 同时也对信息技术的应用提出了新的要求。
一、信息技术的档案管理优势
(一) 实现数据共享。信息技术最大的特点在于能够借助于网络实现信息共享, 对于档案管理而言这也是极为重要的。通过信息技术的应用能够建立起电子化的档案管理信息, 从而为信息的读取、应用和共享提供可能。档案管理工作中最重要的工作任务就是各项资料与信息数据等的整理、存储和应用, 信息技术能够为这些基本工作效率的提供更可靠的支持, 使信息数据共享成为可能。在管理工作中, 无论是任何一项档案数据, 都有着其对于企业或单位的应用价值, 这些价值的有效发挥需要以信息数据能够被有效读取、分析和共享为前提, 所以将信息技术应用于现代档案管理工作中极为必要。
(二) 节省大量时间。档案工作往往面临着较重的工作任务, 各种种类复杂、数量庞大的数据信息都需要进行明确的分类整理, 并且要能够高效地对信息进行查询、读取, 然而传统档案管理工作由于未形成完善的管理工作体系, 因此在信息数据的各项管理工作中, 效率较低, 要想实现档案管理工作的效率提升, 信息技术的应用成为必然。信息技术主要借助于计算机技术及网络技术, 在这两大技术的支撑下, 能够完成许多人工管理工作无法完成的任务, 同时也比传统档案管理工作的效率有显著提升。当建立起信息化的档案管理工作体系时, 所有的档案信息和数据处理速度都会得到极大提升, 因此可以为档案管理工作节约更多的时间。
(三) 延长档案寿命。传统档案管理工作采用许多纸质版本的信息和数据, 存储起来既浪费时间、又浪费空间, 同时还不利于保存, 受自然存储条件和环境的影响非常大。如果出现严重的自然与人为事故, 就会导致许多宝贵的档案信息被破坏, 从而为企业或事业单位造成严重的损失。信息技术下的档案管理工作通过建立起电子化的档案信息存储系统, 将所有的档案数据进行高效保存和备份, 不仅利于保存, 占据空间极少, 同时还能够避免因各种自然的、人为的灾害所造成的影响, 实现对档案信息的高效、长久性保存。除了基本的电子存储形式之外, 信息化的数据存取、管理、读取还有着其他多种不同的技术途径, 如光盘存储、电子扫描等, 这些方式都能够将传统档案中的特殊数据加以有效保存, 实现对传统档案使用寿命的有效延长。
二、档案管理中信息技术发展策略
面对档案管理中信息技术应用的巨大优势, 要使得其能够为档案管理工作的有效性提升提供有效支持, 仍然需要采用一定的技术发展策略, 只有在设计了能够满足档案管理工作提升要求的技术发展策略后, 才能使其在档案管理工作的有效促进作用得以发挥, 从而为各企业、单位创造出更加高效、准确的档案管理工作体系提供保障。
首先, 应当注重用于档案管理的计算机系统开发。档案管理工作与一般的信息管理存在着明显的差别, 传统信息管理工作系统仅仅能够满足一般的档案管理工作要求, 但对于专业性的档案信息分类、整理、利用、收集和开发等工作来说, 仍然需要有强大的系统支持才能实现。所以未来应当在现有档案管理信息技术的基础上加大计算机系统开发力度, 从而建立起能够满足档案管理工作全面需求的信息系统, 实现档案管理工作有效性的不断提升。
其次, 提高档案管理人员的信息技术水平。档案管理工作信息技术体系的不断发展必然会对管理人员的信息技术水平提出相应的要求, 要保证各管理人员在技术水平上能够与档案管理技术同步, 才能保证工作效率。因此要针对信息技术的提升建立起同步提高的技术培训体系, 使所有的管理人员都能够满足档案管理最基本的技术要求, 进而保证工作效率。
最后, 建立与信息化档案管理相对应的档案管理制度。档案管理制度在传统管理模式下能够与工作实现同步, 然而随着信息技术的深入应用, 各项工作的流程、标准和任务都产生了巨大的变化, 只有建立起能够符合信息技术条件下档案管理工作需求的管理制度, 才能实现对档案工作的有效监督与规范化管理, 为档案管理工作不断完善提供基本支持。
三、结束语
信息技术水平的应用是当前时代背景下的必然趋势, 要实现其对档案管理工作的有效促进作用, 就必然要从其技术优势出发, 建立相应的技术研发与提升策略, 才能满足档案管理工作不断优化的基本要求, 实现档案管理工作有效性的明显提高。
摘要：对于目前的档案管理工作而言, 信息技术应用有效性明显不足, 只有对其应用优势进行分析并加以利用, 才能更好地实现其在档案管理中的有效价值。本文首先分析了信息技术在档案管理工作中的应用优势, 其次提出了提升其应用效果的有效策略, 期待能够为当前档案管理工作提供有效帮助。
关键词：信息技术,档案管理,应用,有效性
参考文献
[1] 汤峰.浅谈计算机在档案管理中的应用[J].现代经济信息, 2009 (18) :87.
[2] 毛安.计算机应用与档案管理[J].电脑知识与技术 (学术交流) , 2007 (5) :107.
[3] 姜澎.浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用[J].黑龙江对外经贸, 2009 (6) :96.
[4] 周萍.试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].黑龙江科技信息, 2012 (29) :165.