随着现代高等教育功能的扩展和高校科技工作在国家经济、社会以及高等教育中重要地位的凸显, 科研管理工作在高校中受重视的程度也越来越高。高校科研管理工作纷繁复杂, 经常要和不同的老师、部门、学生打交道, 信息沟通不畅是一个老大难问题。常见的比如:课题申报一遍遍通知, 最终还是有不到位的忘记的老师;结题报告、中期检查的收集、论文、成果、专利的统计都比较困难。
笔者有感于以上这些常见问题, 通过近一年的实践, 总结出解决高校科研管理信息不畅的办法, 那就是借助多种现代信息技术, 架设起管理者与老师、学生、上下级之间的沟通桥梁。这些技术主要包括飞信、QQ群、用数据库架设人员关系档案管理、网站、微博等。
1 快捷消息飞信传播
飞信 (英文名:Fetion) 是中国移动推出的“综合通信服务”, 即融合语音 (IVR) 、GPRS、短信等多种通信方式, 覆盖三种不同形态 (完全实时、准实时和非实时) 的客户通信需求, 实现互联网和移动网间的无缝通信服务。飞信不但可以免费从PC给发手机短信, 而且不受任何限制, 能够随时随地与好友开始语聊, 保证用户能够实现永不离线的状态, 并享受超低语聊资费。在真正意义上为使用者创造了一个不受约束、不受限制、安全沟通和交流的通讯平台。
与QQ、MSN等即时通讯相比, 飞信最大的便利之处就是电脑与手机互通, 只要对方有手机, 就可以很方便的把科研管理信息发送到对方手机上, 对方回复后, 客户端也能及时接收。如果对方手机处于关机等状态, 在飞信上也能及时看到, 因此几乎是只要对方不关机, 就能基本保证信息传达到。
由于使用方便, 飞信在高校师生中的普及率要远远高于社会大众, 这个正是飞信在高校科研管理中发挥巨大作用的关键所在。据2010年3月29日《人民网天津视窗》报道, 每天午饭后, 天津科技大学生物工程学院的近千名学生都会收到辅导员利用飞信软件给他们发来的国学经典语录, 在科大掀起了学国学、用国学、发扬国学的热潮, 也形成了高校育人的新模式。
飞信最适合会议类、活动类通知, 笔者的这类通知基本都通过飞信来完成, 效率比过去一个个打电话通知要快很多倍。当然, 飞信不可能保证每个应参与的师生都能收到通知, 作为备份方案, 还要群发一轮邮件, 对于个别没有回复飞信和邮件的师生及非中国移动手机用户的师生, 最后再进行电话通知, 这样就大大提高了工作效率。
2 论性质QQ群
QQ在80、90后中使用频率相当高, 甚至高于飞信。QQ群是腾讯公司推出的多人聊天交流服务, 群主在创建群以后, 可以邀请朋友或者有共同兴趣爱好的人到一个群里面聊天 (如图1) 。
QQ群在社会上应用相当广泛, 基本上被用来作为有共同交流愿望的一个交流场所, 通过建立不同的高校科研的QQ群, 可以实现老师和学生、搞科研的老师之间以及不同高校科研管理者之间的交流场所。
对于一些需要讨论和交流的议题, 比如外出科研实践活动, 活动地点时间等征求大家意见的时候, 用QQ群展开讨论就很合适。
3 用数据库进行人员信息档案管理
高校科研管理需要与老师和学生以及不同高校之间众多人员进行交流, 人员信息之多仅凭管理人员单纯的脑力记忆是比较困难的, 用Word、Excel等可以记录这些信息, 但在不同场合需要查询时几乎是不可能的, 而数据库技术则可以轻松实现对人员信息档案的管理。
数据库 (Database) 是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库, 它产生于距今五十年前, 随着信息技术和市场的发展, 特别是二十世纪九十年代以后, 数据管理不再仅仅是存储和管理数据, 而转变成用户所需要的各种数据管理的方式。数据库有很多种类型, 从最简单的存储有各种数据的表格到能够进行海量数据存储的大型数据库系统都在各个方面得到了广泛的应用。
数据库有多种类型, 目前主流的为关系数据库, 主要有oracle、SQL、Access、db2、sqlserver, sybase等。笔者用Acess数据库建立了一套科研管理人员数据系统, 实现了对数据的增加、删除、修改、查询, 很方便。
4 公开文档网站公布
对于上情下达的文档, 需要长时间公布让大家看到, 这时候飞信和QQ群就不够用了, 需要建立网站予以公布。像会议通知、项目申报、课题验收、奖励公告等通知都可以在网站上及时公布 (如图2) 。
5 宣传自己及工作使用微博
在信息交流日益发达的当前, 为了让大家更好的了解自己科研管理的日常工作, 同时与学生、同事、同行交流自己的工作心得, 每日工作的点滴感悟都可以在微博上发表, 优点是不用长篇大论, 140字限制。微博作为一个自媒体对宣传自己以及工作都很有好处。
微博目前很热, 像新浪、腾讯、搜狐都有微博, 笔者推荐新浪微博 (如图3) 。
6 结语
通过以上信息技术的运用, 笔者在科研管理中与学院师生的信息沟通比较顺畅, 同时工作起来也比较得心应手, 提高了工作效率, 推荐给同行有针对性的采用 (如图4) 。
摘要：高校科研管理工作纷繁复杂, 如何提高管理者与高校师生之间沟通的桥梁, 就成为迫切需要解决的问题。本文列出了一些常用的现代信息技术, 期望通过这些技术的使用, 能有效提高高校科研管理工作效率。
关键词：信息技术,科研管理,工作效率
参考文献
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[2] 张燕.基于网络的科研管理系统的设计[J].计算机科学, 2006, 133.
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