秘书如何做好信息工作范文第1篇
机遇来临之时，临阵磨枪是远远不够的，平时的积累便显示出厚积而薄发的力量。譬如，有一天，你突然接到一个面试的通知：秘书。此时此刻，你需要迅速完成如下问答精华之萃取，因为，你在仿真不久的将来将经历的一场重要性空前的面试。
一、你了解秘书工作吗?
答：嗯，对于秘书工作我有一定的了解。秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。当然，这只是对秘书概括性的通用解释。更多的职位要求细节需要在今后的日常工作中领导多教诲、自己多参悟。
二、你为什么选择秘书工作呢?
答：秘书是各种组织机构尤其是大型国企重要的职位。随着我国企业改革步伐的加快，对于秘书职位的要求也日渐提高。既要年轻有活力、有想法、有创新精神，又要办事稳重、思维缜密、考虑周全。这种文武双全的职业需求提供了全方位锻炼自身综合素质的绝好平台。而我的性格、履历和未来的职业愿望同秘书的工作性质十分吻合，所以我选择秘书工作。
三、你觉得如何能做好秘书工作?在今后的工作中需要注意什么问题呢?
答：做合格的秘书难，做优秀的秘书更难，但是困难不是也不应该成为我做优秀秘书工作的障碍。为了把秘书工作做得好，做得艺术，我认为需要从以下三方面着手。
首先，讲原则。原则是正确做事的基础。秘书的原则即基本的职业道德就是忠于领导，恪守尽责地完成本职工作。比如做好消息的上传下达。对于一则消息，务必遵循“及时性、保真性”原则，在第一时间将消息汇报给领导，既不能添油加醋，也不能掐头去尾，力求避免因为自己的主观因素而影响到领导判断。
其次，讲方法。**集团在我国**行业扮演着重要角色，董事长作为**集团的领军人物，责任的重大不言而喻，这就对秘书岗位提出了更高的要求。相比较传统的秘书职责，我认为要讲求方法，实现四个转变。一是从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策，二是从单纯地传递信息转变为综合处理信息，三是从被动服务转变为主动服务，四是从凭经验办事转变为科学化管理。仍然拿信息上传作为例子。在遵循“及时性”和“保真性”原则的基础上，细心观察领导在何时何地对何事的何种态度，从而判断各类事项即消息的重要程度，在汇报消息的同时给出备选的处理方略。这些方略恰恰是领导处理该类事件时倾向的若干种答案。多给领导出选择题，一方面着实减轻领导的工作强度和压力，另一方面提高自身辅助决策的水平。
第三，讲艺术。同样一件事情，分为做完、做好和做得漂亮三个层次。但凡董事长需要亲身处理的事情，都是集团的重大事件，对于集团的团结、和谐与发展普遍有重要影响
意义。协助领导把事情处理得妥当艺术，是秘书追求的最高境界。仍然是消息下达的例子。当领导不便表态却又有明确态度(如拒绝)时，秘书理当站出来，按照领导态度的方向办事。第一步，细心询问当事人遇到的困难，倾心聆听当事人的诉求;第二步，委婉地表达事情不可为的结果，同时给出其他殊途同归的建议，给出另一种答案本身也是答案;第三步，如果需要，每隔一段时间亲自去询问当事人的现今状况，希望当事人理解领导的苦衷。至此，善始善终地处理完毕这件事情。
最后，希望并坚信自己的努力能够获得领导的认可!
当然，事情并非总是朝着自己想象和努力的方向发展，常常我们苦苦等待的机遇擦肩而过，不以自己的梦想为转移。遇到这种情况，我认为应该保持清醒的认识。
天道酬勤，付出总有回报。今日之积累，无论是经验还是教训，对于今后的发展总是有用的。就像你辛勤灌溉着一株幼苗，本希望它会长成一棵苍天大树，但它也许被不测的风云折断，而不久将来你会惊奇地发现在它的周围、曾经被汗水滴洒的地方，开出了名贵的兰花。
秘书如何做好信息工作范文第2篇
一、突出重点，牢固树立五种意识
一是服务意识。秘书的主要职责就是服务，只有强化服务意识，才能作出优异的成绩，让领导满意、让职工群众满意。一要全方位做好各项服务工作，增强服务的主动性。秘书人员要主动适应各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平。二要正确处理好各方面的关系，提高服务质量和效果。
二是责任意识。秘书工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事。因此，秘书人员要增强责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，确保工作万无一失。
三是奉献意识。秘书工作的服务性就决定了秘书工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多，工作既苦又累。“有节无假，有假无闲”是秘书工作的真实写照。因此，秘书人员要保持一种平静的心态、平和的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取。
四是效率意识。在科学技术突飞猛进、知识经济日新月异的今天，秘书人员尤其需要增强效率意识，要时刻关注和把握重点工作，做到
早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。对领导交办的事情，要说办就办、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对领导的决策部署，要全程跟踪，全程督察，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。
五是保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，要牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保守秘密的好习惯。
二、立足岗位，着力锤炼五种能力
一是调查研究能力。协助领导搞好调查研究是国有企业秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为公司领导决策提供有价值的信息材料。
二是语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。国有企业秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有扎实的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对公司形象的树立也会
起到不可忽视的作用。
三是协调沟通能力。国有企业的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保公司领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。
四是办事应变能力。国有企业秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。
秘书如何做好信息工作范文第3篇
一、文书工作概念及秘书工作特点
(一) 概念。文书是指表达思想、信息交流及处理事务的一种书面材料, 文书工作是秘书人员的一项重要职能活动, 一般是对公务文书进行制发、处理及管理。
(二) 文书工作特点。首先, 政治性。政治性是所有文书工作的主要特点, 新时期秘书工作需要坚持为党、国家及人民利益服务, 即便在改革开放后期出现的民营企业中, 文书工作的特点也没有发生改变。政治性是文书工作不可改变的一项基础性特点。其次, 高效性。文书工作在提高单位、组织工作效率方面具有重要作用, 通过文件及时、迅速收发等工作, 能够发挥文书承上启下、协调左右等功效, 正因如此, 高效性成为文书工作最为突出的特点, 且文书工作的负责人秘书执行力较强, 能够显著提高工作效率, 确保整个组织内部稳定运行。最后, 服务性。文书工作是一种服务工作, 主要为领导、机关及基层提供服务, 其不单是简单的收集、整理及撰写工作, 还能够为领导层科学决策提供相应依据, 也正是因为服务性特点, 文书工作要确保严谨性、准确性, 只有这样, 才能够提高领导决策科学、合理性。
二、新时期秘书开展文书工作的有效措施
(一) 加强专业知识学习, 提升秘书知识素养。秘书人员知识素养是影响文书工作的主要因素, 一名优秀的秘书需要具备扎实的基础知识, 并掌握计算机技术操作方式和方法, 充分利用网络资源, 丰富自身知识储备, 不断完善文书工作。另外, 还包括专业知识, 秘书专业知识一般包括单位和专业知识两方面, 前者是针对本单位业务相关内容, 如工厂企业, 需要掌握产品设计、技术引进等知识;而商业公司, 则需要了解市场营销、商品流通等内容;就后者来看, 主要由秘书学、文书学及工作方法等构成, 是秘书具备的基本能力。为了适应新时期发展, 秘书要树立终身学习理念, 不断摄取相关领域知识 (如管理学、公共关系学等) , 不断拓展自身知识面的同时, 提高文书工作质量和效率, 促使文书工作逐渐由单一化朝着信息化、智能化方向发展, 满足组织、单位现代化发展需求。
(二) 增强职业道德, 探索文书工作规律。秘书在组织中, 不仅是领导身边的重要工作人员, 更是连接上下、左右的桥梁, 其重要性不言而喻。因此, 秘书需要具备较高的思想政治及职业道德素质, 才能够胜任这份工作, 在文书工作中, 秘书要锻炼自身政治敏感性, 领悟领导精神内涵, 理解各项制度的本职, 并将其渗透至工作当中, 促使单位在国家政策指导下健康发展。另外, 秘书要热爱自己的工作, 明确认识自身职责, 为领导及基层提供服务, 并立足于时代发展需求, 积极探索文书工作规律, 挖掘文书工作与信息技术等方面的契合点, 认真、仔细完成每一项领导布置的工作, 与此同时, 文书工作是一项具有工作强度大、工作量多性质的工作, 秘书要保持身体健康, 协调工作、学习及生活之间的关系, 保持良好的心态, 在把握文书工作规律的同时, 有效提高工作效率, 确保组织内部有序运行。
(三) 强化自身综合能力, 提高文书工作准确性。秘书人员要想提高文书工作的准确性, 为组织发展提供支持, 需要具备一定能力。首先是一般能力, 秘书人员观察力不单表现在观察新事物方面, 更强调寻找各类信息的能力, 在接收任务后, 对任务落实各方面情况进行观察, 并将其及时反馈给领导。而具备较强的记忆力, 能够提高文书工作效率, 确保文书传达、整理准确性。其次是特殊能力, 信息时代背景下, 各类现代化传播手段逐渐成为人们接触信息的重要途径, 而文书工作更是离不开现代信息技术的支持, 为此, 秘书工作人员要具备一定的信息处理能力, 及时汇总各类信息, 为领导决策提供第一手资料, 提高决策针对性和有效性。此外, 应用创新能力作为适应新时期文书工作的主要能力, 秘书具备该项能力, 能够显著提高工作效率, 及时为各个部门工作提供指导, 促使整个组织协调发展。
(四) 努力学习党的方针、政策, 认真落实基础工作。众所周知, 政治性是文书工作的重要特点, 新时期, 秘书仍然需要强化文书工作政治性, 努力学习党的路线、方针、政策, 并将其作为文书工作的出发点。文书工作涉及组织各类信息, 对组织发展十分重要, 由此, 加强对文书收集、归档工作的管理十分必要, 秘书在处理文书工作时, 要严格按照公文具体要求执行工作, 确保文书质量, 且将文书工作涉及的重要资料进行归总, 确保文书准确性, 并及时进行整理, 将具有保存价值的文书及时归档、保存。综上所述, 秘书综合素质及专业能力高低直接影响文书工作质量和效率, 秘书要认清自身在组织内部承担的责任, 为领导及基层提供优质服务。
摘要：本文对文书工作概念及秘书工作特点进行分析和研究, 并提出新时期秘书做好文书工作的有效措施, 从而为文书工作顺利进行提供借鉴。
关键词：新时期,秘书,文书工作
参考文献
[1] 杨子江.秘书职业与人生的真实写照——评尹绪明的《秘书工作艺术》[J].秘书, 2010, 18 (03) :259~261.
[2] 苑淑平.从文书工作入手促进档案工作规范化标准化[J].黑龙江档案, 2012, 20 (05) :12~14.
[3] 吴静.浅论新时期下秘书人员的沟通协调能力[J].北方文学 (下半月) , 2011, 10 (8) :158~159.
秘书如何做好信息工作范文第4篇
1 高职院校教学秘书的重要作用
教学秘书作为教学单位统筹协调着教、学、管的枢纽, 其重要作用直接影响着学校政策、制度、规定的贯彻实施及学校教学环境、教学秩序的构建, 所以必须深入的了解教学秘书的作用。
(1) 发挥着信息中枢的作用。教学秘书肩负着承启上下、连接左右、沟通内外桥梁枢纽, 在工作中必须将学校政策规章、制度、政策, 高效、准确、全面地传达给领导、师生, 以确保教学工作正常有序的实施开展。同时, 教学秘书还需通过各种渠道、方式、手段收集相关教学信息, 并适时的反馈给有关领导及教学管理职能部门, 切实为师生工作学习排忧解难。
(2) 发挥着参谋助手的作用。教学秘书是教学部门领导决策计划的组织、执行、实施的助手, 是教学单位领导开展实施教学管理工作不可或缺的依靠。在工作中, 教学秘书应该对学校的制度政策、协助教学部门领导正确理解领会学校的政策、制度、意图, 全面了解掌握教学单位师资、设备、教室等教学资源的实际情况, 综合处理各方面的信息, 制定科学的决策模型、提供可行的实施方案, 为教学部门领导决策部署提供真实可靠的依据。
(3) 发挥着窗口形象的作用。教学秘书作为教学单位组织联系内外的窗口, 教学秘书在对外联系、接待师生来访、协调工作时都体现出服务的性质。教学秘书在工作过程中, 会把组织的精神风貌、服务意识、文化特征、礼仪风范、发展潜力等信息传递出去, 因此, 教学秘书的思想素质、管理水平, 甚至是一言一行、一举一动都影响着教学单位的形象。
(4) 发挥着辅助协调的作用。挥着协调沟通的作用。高职院校是一个有机的系统, 部门之间、师生之间必须相互配合, 步调一致, 协同前进才能顺利地完成教书育人的各项计划任务。教学秘书要做好关系和矛盾的协调工作, 既要保持和谐内部环境, 又要营造良好的外部氛围, 使教学资源能够发挥最大效能。同时, 要加强教师关系的协调, 着眼于大局, 在职责范围内位教师排除困难, 提供各方面的服务, 保证教学团队能够统一思想, 相互配合, 保质保量的完成教学管理目标。
2 示范校建设对教学秘书提出了更高要求
21世纪以来, 社会进入了转型期, 高等职业教育正发生着翻天覆地的变化。教学秘书的工作面临着与以往大不同的新形势, 特别是教育部、财政部启动了实施国家示范性高等职业院校建设计划对教学秘书的工作提出了更高的要求。
(1) 工作理念要求提升。示范性院校建设就要高职院校不断深化内涵建设, 如: (如何以提高质量为核心, 深化教育教学改革, 优化专业结构, 加强师资队伍建设, 完善质量保障体系, 提高人才培养质量和办学水平;如何深化内部管理运行机制改革, 增强高职院校服务区域经济社会发展的能力, 实现行业企业与高职院校相互促进, 区域经济社会与高等职业教育和谐发展, 等等。) 随着外延也在不断的拓展, 使的教学秘书以往的理念已不能完全适应示范校建设需要。这就要求教学秘书适应和把握国内外高等职业教育发展的最新动态, 学习先进管理经验和示范校改革建设的成果, 不断更新职业教育理念工作理念提升。示范性院校建设就要高职院校不断深化内涵建设, 如:在如何坚持高职定位, 突出实践教学, 培养高素质技能型人才;如何以人为本, 质量立校, 特色兴校, 从严治校等等。随之外延也在不断的拓展, 使的教学秘书以往的理念已不能完全适应示范校建设需要。这就要求教学秘书适应和把握国内外高等职业教育发展的最新动态, 学习先进管理经验和示范性高职院校改革建设的成果, 不断更新职业教育理念。
(2) 工作量增加。教学秘书肩负着行政管理、教务管理、学生管理、财务管理等职责, 但通常只有一人或者由普通教师兼职, 而示范性高职院校建设重点要在人才培养模式、实验实训基地建设、师资队伍建设、课程体系与教学内容改革等方面取得实质性突破, 必然使学校的决策权、人事权、理财权及工作重心向教学部门倾斜, 形成以系部为主的管理模式, 教学部门的自主空间的扩大给系部带来的必然是总的工作量增加, 使教学秘书必须承担起更多的职责。
(3) 工作难度提高。示范性高职院校管理体制改革的深入, 学校下移管理重心、缩短管理跨度, 教学单位从管理客体演变为管理主体, 教学秘书由长期接受指令的执行者角色, 逐渐转变成为偏管理者角色;同时, 随着教学单位独立开展工作增多, 与社会各界的联系互动更加频繁, 教学秘书主动与社会的交流联系增加。随着工作的难度不断提高, 这些都对教学秘书的协调沟通、宏观控制、辅助参谋等能力提出了挑战, 要求教学秘书必须具备更高的素质。
(4) 工作更严谨规范。规划化建设是现在高职教育改革发展所面临的一个重要课题。古语云:“没有规矩不成方圆。”示范性高职要成为管理的模范, 必须根据示范性高职工作管理要求, 重新构建起一套有效的制度管理机制, 使示范性高职建设能够更加严谨规范。教学秘书作为教学单位领导的重要助手, 是部门制度化、规范化建设的重要参与者和执行者, 要求教学秘书主动融入到示范性高职的建设中, 各项工作能够做到按章办事, 从而实现教学管理工作的良性循环, 切实提高办学的成效, 真正成为管理的模范。
3 示范性高职院校教学秘书必须增强“四种”意识
教学秘书要符合形势发展和示范性高职院校建设的更高要求, 就必须提高教学秘书队伍的整体素质, 要努力增强效率、全局、创新、服务四种意识, 才能符合形势发展和示范性高职院校建设的要求, 才能有所作为。
(1) 增强效率意识。作为示范校教学秘书应充分认识自身在示范校建设工作中的位置, 牢固树立雷厉风行的工作作风, 切实加快工作节奏, 做到工作不推诿、有问题不回避、有矛盾不上交, 克服那种工作不勤、拖拉推诿、马虎应付的不良作风。
(2) 增强全局意识。作为示范校教学秘书必须具备学会谋大势、谋大局, 提高驾驭全局的能力。思考工作时, 心中要有大局, 单项工作服从整体部署, 局部利益服从全局利益;日常工作中, 要树立全局“一盘棋”的思想, 既要有明确分工, 又要互相配合互相支持, 发挥整体效能。
(3) 增强创新意识。作为示范校教学秘书必须具备要适应形势的变化和任务的需要, 敢于探索, 勇于创新, 善于运用创造性思维谋划工作。要超前运筹, 增强工作的预见性、前瞻性和主动性。
(4) 增强服务意识。作为示范校教学秘书必须具备全心全意为师生服务的思想, 强化主动服务意识, 充分发挥主观能动性, 变被动为主动, 拓宽思路, 开阔视野, 增强工作中的计划性和预见性, 积极主动地做好做实增强服务意识。
4 做好示范性高职院校教学秘书必须提高“四种”能力
示范性高职院校建设使教学秘书工作呈现出从传统的事务性、附属性、辅助性向智能型发展的趋势, 要求教学秘书必须努力提升工作创新、档案管理、现代化办公、交流协调等“四种”能力, 才能切实做好教学秘书工作。
(1) 提高工作创新的能力。随着示范性高职建设的深入, 高职的教育体制、办学格局都在发生了深刻变化, 教学秘书要适应形势发展的需要, 就应该提高工作创新的能力, 必须深化对高职办学规律、办学内涵的认识, 全面掌握和理解高职教育理论、概念和高职教育教学改革实质, 加强高等职业教育理论研究, 在人才培养模式、实验实训基地建设、师资队伍建设、课程体系与教学内容改革等方面有深刻理解, 为示范校建设提供理论支撑与保障, 同时, 要进一步解放思想、坚定信心, 突破原有条条框框, 要敢于用新观念研究新情况, 用新办法解决新问题, 用新举措开创新局面。
(2) 提高档案管理的能力。教学档案是教学实践和教学研究过程中形成的重要文献材料。教学秘书在日常工作中必须加强教学资料和教学档案收集整理积累, 为学院工作提供所需要的资料、数据。特别是高职教育领域动态数据库的广泛使用, 建立资料翔实完整、分类科学有序的教学档案成为关系示范性高职院校建设和发展的一项重要的长期性系统性工程, 这要求教学秘书应该自觉地提高档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定, 档案著录、标引、档案的保护、现代管理手段等档案实践操作能力, 并且能够及时、准确、高效地开发档案信息资源, 为教学一线提供凭证和参考。
(3) 强化现代办公的能力。随着信息技术日新月异的发展, 以计算机应用和网络技术信息技术的办公方式将取代传统的以手工操作为主的办公方式, 这就要求教学秘书必须强化办公自动化的能力。要掌握电脑的应用, 能够熟练的应用计算机硬件知识和软件知识, 具备熟练文字进行编辑、图像图形处理、表格处理、数据库处理等的应用;还要掌握通信技术的应用, 能够熟练的运用数码设备、卫星通信设备、办公一体设备等现代办公设备, 以适应示范性高职院校对社会对教学秘书工作快速度、高效、准确的要求, 切实强化现代办公能力。
(4) 强化公关协作能力。随着示范性院校建设的深入, 高职院校正在探索校企合作办学体制机制、工学结合人才培养模式、增强社会服务能力、跨区域共享优质教育资源等等方面的改革建设, 教学单位与学校其他部门及社会各界的联系日趋紧密, 这要求教学强化公关协作能力, 从语言行为、仪表礼节、服务质量等各方面加强学习提高, 充分展示教学部门的良好形象。同时, 还能够通过细致、周到的公关协调, 改善和拓展教学单位的发展空间, 为教学单位营造和谐的内外部环境。
综上所述, 教学秘书为学校管理的一个重要环节, 有其特定的作用, 扮演着特定的角色。示范性高职院校的建设对教学秘书工作提出了更高的要求, 需要教学秘书创造性地开展工作, 只有不断更新知识, 不断提高自身素质, 才能充分发挥教学秘书作用, 为领导参好谋, 为师生员工服好务, 塑造和维护学校的形象, 推动学校发展, 做好服务育人的工作。
摘要：高职院校教学秘书作为教学单位领导的左膀右臂, 在学校管理工作中起着重要的作用。随着国家示范性高职院校的建设深入的推进, 对教学秘书的工作提出了更高的要求。文章就如何做好新时期示范校教学秘书工作进行了一些探讨。
关键词：示范性高职,教学秘书工作,工作意识能力
参考文献
[1] 论新形势下高校教学秘书的创新素质[J].中国新技术新产品, 2009 (12) .
[2] 对新时期高职院校系教学秘书工作的思考[J].科教文汇, 2007 (7) .
[3] 浅议高校院系教学秘书工作[J].长治学院学报, 2008 (6) .
[4] 新时期对示范性高职院校教学秘书工作的思考[J].教育研究, 2010 (5) .
秘书如何做好信息工作范文第5篇
研究生工作秘书的主要职责包括:配合上级部门做好研究生的思想教育工作;配合上级部门做好研究生入学、培养、中期考核、筛选和学位论文开题以及论文的答辩申请、论文答辩等管理工作;协助导师制订培养方案、研究生个人培养计划及课程大纲等工作;配合做好招生宣传及考生咨询工作;做好学院研究生教育与培养的档案工作;以及相关主管领导交办的其他任务等。
应该说, 这一岗位的任务是很繁重的。高校的“二级管理”的实施, 也使得很多管理工作落在了研究生工作秘书的身上。那么, 应该如何适应这一岗位的需求, 做好这一工作呢?笔者认为, 要想寻求这一答案, 就必须从分析岗位特点入手, 然后再根据特点提出解决方案。
1 研究生工作秘书岗位特点
1.1 工作琐碎, 程序繁杂
研究生工作秘书的服务和管理涉及到研究生的方方面面事宜, 正所谓“研究生工作无小事”。无论是给研究生学生证盖注册章, 组织协调研究生论文答辩, 还是组织研究生听取学术报告等等, 事情无大小, 皆有研究生工作秘书或负责或协调。并且, 每一项工作都要具体的规范和要求, 哪一环节出现了差错, 都会带来很大的麻烦。近年来, 伴随着高校研究生的逐年扩招, 这一服务和管理工作的内容和程序又趋向繁杂。
1.2 多头领导, 工作领域交叉多
研究生工作秘书的定位是对研究生进行管理和服务, 对涉及到研究生的相关职能部门、学院的相关领导负责, 并要做好对导师的服务工作及导师与研究生的沟通工作。正所谓“上头千根线, 底下一根针”, 这一句话精炼而又贴切的道出了这一特点。
1.3 疲于应付, 缺乏思考, 难以创新
随着研究生规模的扩大及研究生管理工作的规范, 相应的工作程序越来越有序的同时, 工作量也随之加大。研究生工作秘书除了要应付日常的研究生入学、成绩录入、通知发放、论文答辩、毕业离校等系列常规工作外, 还要应对各种突来的工作。一旦忙起来那真可谓“两眼一睁, 忙到熄灯”。这样的工作状况, 大部分研究生工作秘书都是处于一个疲于应付的状况, 难以对工作进行系统思考和创新。
1.4 管理对象层次高且相对复杂, 不易掌控
研究生工作秘书管理和服务的对象包括硕士研究生和博士研究生, 还包括一部分在职研究生。这一群体从在年龄方面跨度大, 既有22左右的, 也有30岁左右的, 博士生还有40多岁的。并且, 结婚的研究生不在少数;从阅历上来讲, 直接从本科生考取研究生的同学与已经迈入社会后又考取的同学差异很大, 而在职的研究生与之则有更大的差异;不过, 一个总的特点就是这一群体皆以成年, 思想已经趋于成熟, 个人思考、动手能力很强。因此, 要做好面对这一群体的管理工作, 难度可想而知。
2 做好研究生工作秘书的建议
鉴于以上特点, 笔者认为, 要想做好这一工作, 就必须做到“五大角色”的迅畅转换, “五大意识”的牢记在心以及“五大能力”的强力支撑。只有这样, 才能适应岗位需求, 做到多方面满意。
2.1“五大意识”牢记在心
所谓“五大意识”是:主动服务意识、科学管理意识、民主意识、创新意识和大公无私意识。
主动服务意识, 要求研究生工作秘书的服务要具有主动性, 做事要有提前量, 张弛有度, 条理分明, 让导师或者研究生顺利地完成每一道程序;科学管理的意识, 要求研究生工作秘书对所负责的工作有准确定位, 充分理顺方方面面的工作, 做好科学的安排和调配;民主意识, 要求研究生工作秘书善于倾听意见, 勇于接受批评, 民主的开展各项工作;创新意思, 要求研究生工作秘书勇于创新, 乐于创新, 在开展工作时能多方位更换角度看待问题, 实现工作的突破;大公无私意识, 则是针对研究生工作秘书人品的要求, 只有做事大公无私, 心地坦坦荡荡, 处事才能让人信服, 工作局面才能得以打开。
“五大意识”是对研究生工作秘书做人做事的综合要求, 也是其能否顺利开展工作, 所开展工作能否让被管理和服务对象满意的关键。因此, 研究生工作秘书要牢记“五大意识”, 贯彻在工作的每一个环节, 每一个层面。
2.2“五大角色”迅畅转换
所谓“五大角色”是:参谋者、助手、干将、桥梁和反馈者。参谋者角色, 要求研究生工作秘书能够结合自己负责的工作, 及时有效的向主管领导提出建设性意见, 让其做出有利于工作开展的决策;助手角色, 要求研究生工作秘书协助好主管领导的工作, 力争做到“我办事你放心”;干将角色, 要求研究生工作秘书努力工作, 凡事冲在前面, 做到“独挡一面”;桥梁角色, 要求研究生工作秘书做好沟通与协调的工作, 一方面, 上情下传, 让主管领导的要求得以被详细了解和充分贯彻;另一方面, 下情上达, 让主管领导充分了解工作的具体情况。反馈者角色, 则是要求研究生工作秘书注意收集自己所负责工作领域的所有情况, 做好信息的分类处理, 并及时汇总反馈给主管领导。
2.3“五大能力”强力支撑
“五大能力”则是:把握贯彻政策的能力;组织与协调的能力;业务技能操作的能力;人际关系处理的能力;勤任忍稳的能力。
把握贯彻政策的能力, 是指研究生工作秘书在开展工作时, 首先要读懂吃透上级的政策, 然后要坚决贯彻执行。不理解的要及时问, 不能模棱两可, 更不能糊里糊涂;组织与协调的能力, 这是一个重大的考验环节, 是否具备这一能力, 决定着工作各个环节运转流畅与否。因此, 研究生工作秘书要通过锻炼来提升组织与协调能力, 以更好的开展服务与管理工作;业务技能操作的能力, 顾名思义, 这就是一名研究生工作秘书的看家本领, 例如各类管理系统的维护和运作, 研究生论文答辩的各项流程的安排等等。一名优秀的研究生工作秘书, 首先要具备的就是非常熟练的业务技能操作能力;人际关系处理的能力, 上面我们曾提及, 研究生工作秘书面对的服务与管理对象不但层次高且相对复杂。因此, 如果没有相对高超的人际关系处理能力, 很多工作都会很难开展。并且, 在处理与相关部门的工作关系时, 良好的人际关系往往会让工作事半功倍;勤任忍稳的能力, 也就是要求研究生工作秘书工作勤劳、态度任劳任怨、善于忍耐、处事稳妥, 这也是顺利开展工作的法宝。
摘要：结合目前我国普通高校研究生数量逐年增加, 研究生管理工作日益繁重, 大部分高等院校都设立了研究生工作秘书这一岗位, 通过对研究生工作秘书岗位特点的分析, 提出了做到“五大角色”的迅畅转换, “五大意识”的牢记在心以及“五大能力”的强力支撑的观点。
关键词：高等院校,研究生工作秘书,五大角色,五大意识,五大能力
参考文献
[1] 周国琼.当代研究生群体的特点与作用刍议[J].美大学学报, 2005 (3) :55～59.
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秘书如何做好信息工作范文第6篇
10文秘1班1022220102黄雪娇
在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，最初的含义是指物(图书)而非指人。随着时代的变迁和发展，到了二十世纪的辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化，从原先的“图书”转变为从事秘书工作的人或者职位。在国外，自一九五二年，国际行政管理者的协会将每年四月最后一个工作周定为“秘书周”，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。二〇〇〇年，国际行政管理者协会宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。由此可见秘书工作的重要。
有人说，秘书是没有角色的角色，也许有一定的道理。如果将整个社会生活看成一部大戏，秘书当是这场大戏中的一个普通角色，而由于其职业的特殊性质所规定，在政治舞台上，秘书始终要低调地站在领导者后面，实为一个没有角色的角色。但是如果没有秘书这种小角色，社会往往会缺少了一定的色彩。有的秘书默默无闻，尽职尽责，有的秘书呼风唤雨，精于权术。秘书的生活形形色色，所以如何成为一名称职的秘书显得极其重要。
在秘书这个职位上，大多是一些琐碎重复的工作，因而秘书在工作中可能会遇到与上司沟通不好、上司给的某份工作感觉吃力、对琐碎重复的工作感到怨烦等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。” 遇到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。树立一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正是失败本身才最终造就了成功。学会自我宽慰，能容忍挫折。要心怀坦荡，情绪乐观，发奋图强。善于化压力为动力，改变内心的压抑状态，以求身心的轻松，从而让目光面向未来。同时，让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份。秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点。工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废。特别是接人待物，办文办会，处理公务，要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏。要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。结合赵老师的讲学加上自己的一点体验，我总结出一下几点。
一：重要标准是“有学问”
毛主席的几个主要秘书都是经他本人发现和挑选的。他认为：“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西;没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。”因此，毛主席选秘书一个重要标准就是“有学问”。 胡乔木的选用，起因于毛主席看了胡在《中国青年》杂志上发表的一篇文章，发现“乔木是个人才”，点名要调他当秘书。1971年夏，毛主席在回答“胡乔木是什么样的人”时说：“胡乔木为中央起草了许多重要文件。《关于若干历史问题的决议》，
别人搞了几个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。《再论无产阶级专政的
历史经验》也是他写的，写得不错。”由于胡乔木出色的文字能力，逐渐成为“中
共中央一支笔”、“大手笔”。所以在我们的秘书生涯中，深厚的写作功底是必不
可少的，这不是一天两天的功夫，阅读大量的古代诗词，阅读古代格言谚语，学
习更多的辞藻和成语，加强自身素养，然后多动笔，尝试多运用。具有过硬的文
字功底，博览群书，勇于创新，勤于思考，勤于实践，勤于动笔。“积流成河”
只有积累的素材多了，才可以有话可说，才可能有事可写，日积月累，一个过硬
的“文字城墙”才会逐渐筑起、增厚。只有这样，才能写出令领导满意的作品来。
秘书要学习思考、实践调研。秘书最忌讳不学无术。所以秘书要坚持不断地
学习，不能有丝毫懈怠，必须珍分惜秒，知难而进，要广泛涉猎，博览群书，要
刻苦钻研，联系实际，要学以致用，蓄势待发，要把不断学习养成一种习惯。“学
而思则罔，思而不学则怠”，要善于思考，善于琢磨，要多问几个为什么，多问
几个行不行，要透过现象看本质，把深层次问题提出来，把最本质的东西抓住，
形成理论。只有这样才能把学习变成有效的学习，才能把经验提升为理论。积累
多了，才能厚积薄发，才会有所成就。
二：细节成就成败
作为秘书，你的能力与机智出了体现在领导的讲话稿里，还体现在平时对某
些细节的把握与火候的处理上，都要在处理细节上下功夫。在平时的上班时间里，
一个舒适的清洁的环境是必不可少的，每天上班最好要提前二十分钟到达办公
室，帮上司把桌子椅子用抹布擦一遍，在客人来的时候倒上茶水，客人一走马上
收拾干净，给上司一个清洁舒适的环境，这些不一定要等到清洁工来做。甘于从
小事做起，乐于处理上司交代的琐碎的杂事，不厌其烦。在上司让你出谋划策的
时候，当你有自己独到的见解，要向上司汇报的时候，应以征询的语气谈出自己
的想法和建设，末尾加上“老板，您觉得行吗?”之类的问询语。这样做的好处
在于给上司最后的定夺做出铺垫。结果无论如何都好，如果意见被采纳了，就成
了上司的意图，满足了上司的成功感，要让领导觉得你就是他生命力要寻找的秘
书，如果没有你，他就像失去了左手右臂那样不方便，要找到自己的不可替代性。
秘书大量的工作，都是一些琐碎的、繁杂的、细小的事务。这些事做成了、
做好了，并不见什么成就，一旦做不好了、做坏了，就使其他工作和其他人的工
作受连累，甚至把一件大事给弄垮了。每一个细节的疏忽，都可能对整体上的成
功形成一票否决。“细节造成差距”，忽视细节就会付出代价。
对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，
大量的事情都是平凡而琐碎的。并且即便是很具体的一件事，也往往不能自己做
主，经常需要向领导请示报告。这些“小事”做好了，工作正常运转，别人甚至
感觉不到——因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些
“小事”，却往往会导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。在秘书工作中，
忽视细节而付出的代价往往是很严重的。这方面的例子恐怕每一个从事秘书工作
的人都能讲上几个。
虽然大量的秘书工作都是具体而琐碎的，但它们往往都直接服务于一个地区或部门的领导集体，联系着一个地区或部门的工作全局，关系到一方人民群众的根本利益。“天下大事，必作于细”，这句话对秘书工作来说非常适用。时刻保持对于细节的敏锐感觉，切实关注并做好每一个细节，是做好秘书工作的基本条件可以说，重视细节对于秘书工作的重要性，怎样强调也不过分。一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作;一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好。
善于观察、超前规划。“月晕而风，础润则雨。”任何事物都有其规律可循，关键是我们能不能去发现它，去认识它，去把握它。秘书工作是为领导服务的，在领导身边工作，接触面大，信息量大，一定要注意观察各方事物，准确地掌握观察的目的、对象和重点，并及时地将观察内容加以总结、升华，遴选出有价值的东西，形成合乎实际的理性认识。要观察研究领导的工作方法和工作思路，实现和领导思维方式上同步、工作方法上一致、生活习惯上对接，这样才能在关键时候一点就通，适时到位，服务于无形。
三：四个不让
秘书这个职业确实很微妙，很嗅觉，很牵连，很弹性，很夸张，很辐射。作为秘书除了要有善解人意的能力，遇事三思的稳健，以及淡定从容的心态，有六个不让也是要长期坚持的。
不让就是不让高高在上，骄傲自满的情绪在自己身上滋生。定位准确、勤奋敬业。秘书工作是联系上下、沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位，必须正确认识自己工作的意义和价值，定准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准、高质量、高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。
不让领导部署的工作在自己这里延误 “让而不争，勤而不怨，尽心政务”是办公室秘书的本份。通宵伏案，伤神累心，备受煎熬是家常便饭，甚至有人说秘书是机关疾病的“标本”。但无论怎样工作还是要高标准、严要求，多干、干好，不推三阻四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，特别是在接人待物、办文办会、处理公务方面。此外要慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到本职工作中去。
不让各种差错在自己这里发生，不要“贪污”信息。秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策，在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失，如果信息走样，必将影响领导决策。
不让领导形象在自己这里受到影响。做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒
忙。何为纯正?我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。
四：良好的心态