人事档案数字化建设范文第1篇
甲方：
乙方: 四川大友信息技术有限公司
一、 总则
甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提 供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条、 服务内容 (一) 档案类别
1) 文书档案 2) 病历档案 3) …. (二) 服务内容
对
(一)所述档案进行整理、数字化加工等工作。 (三) 服务时间
开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。 第二条、 整理及数字化加工价款 (一) 档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计 算价款。 (二) 电脑录入以每条_________元计(每条指的是每份文件需要录入内容)。 (三) 档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算(按长度进行计算)，双面计两页。 (四) (五) 装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。 数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。 (六) 经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七) 最终结算总价款以验收时清点数量为准。
第三条、 服务质量 (一) 按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二) 在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 (三) 根据档案幅面的大小(A
4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (四) 扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用(300dpi-600dpi)彩色扫描。 (五) 存储格式为(TIFF或JPG格式、PDF);对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 (六) 文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。
第四条、 验收 (一) 乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 (二) (三) 甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (四) 条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上(含99.9%)时，给予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% (五) 抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。 (六) 验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。
第五条、 后期整理装订
在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。 第六条、 档案归还
在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。 第七条、 甲方责任 (一) 负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 (二) 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 (四) 为乙方服务工作提供必要协助和配合。
第八条、 乙方责任 (一) 在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。 (二) 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。 (三) 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。 负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。 第九条、 付款方式 (一) 甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。 (二) 合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金;一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。 第十条、 合同变更和终止
合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合 同内容的，应与另一方协商 ，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。
第十一条、 违约责任
在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。 第十二条、 争议解决
因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。 第十三条、 其它 (一) 本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。 (二)
甲方：
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乙方：四川大友信息技术有限公司
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人事档案数字化建设范文第2篇
一、进行高校人事档案数字化管理的意义
在信息化时代, 对高校人事档案进行数字化管理具有积极的意义。第一, 开展高校人事档案管理数字化建设有助于提高档案管理工作效率。不同于传统的手工管理方式, 对人事档案进行数字化管理能够大大减轻工作人员的工作量, 并节约大量的时间。工作人员只需将档案数据资料进行数字化录入就可以实现资源的长期反复利用, 既缩短了手工检索时间, 又有助于实现人事档案资源的共享, 进而提高人事档案管理工作的整体效率。第二, 进行高校人事档案数字化管理有助于实现档案信息资源的整合共享。在传统的高校人事档案手工管理工作中, 由于工作内容复杂繁琐, 往往会造成人事档案资料在收录整理过程中出现重复或遗漏, 而通过数字化管理能够有效避免这类现象的发生, 通过人事档案数字化管理系统, 能够使人事档案管理过程变得规范有序, 实现包括人事信息、师资管理、教职工业绩考核、薪酬管理等在内的各模块的有机整合, 实现档案信息数据的完整性和一致性。第三, 进行高校人事档案数字化管理有助于实现档案资源的长期保存。传统的人事档案管理模式是以纸质资源为依托的, 会因为长期翻阅使用而造成档案资源的损坏, 不利于长期保存。通过数字化管理能够实现高校人事档案资源的数字化存储, 使档案文件在保存时间上更加长远。
二、数字化背景下高校人事档案管理面临的困境
(一) 技术还不成熟, 后期维护困难。目前制约高校人事档案管理数字化建设的一个关键因素就是相关技术还不成熟, 导致后期维护困难。高校人事档案材料复杂多样, 包含了教职工的履历、学历、职称、薪酬、职务变化等多项内容, 部分材料可能由于各种原因填写和保存的不够规范, 在进行数字化录入的时候往往会由于技术支持不到位造成错误, 或者一些图像类的资料数字化转换质量不高, 影响了数字化人事档案资料的完整性和有效性。另外, 由于高校教师在学历、职称等方面会发生变化, 使得人事档案信息具有动态性的特点, 如果后期不能对数字化档案管理系统进行及时地更新维护, 非常不利于管理效率的提升。
(二) 缺乏现代化的档案工作者。从目前的情况来看, 很多高校都缺乏专业性强、综合素质高的人事档案管理人员, 大多都是由其他科教师来兼任的, 他们缺乏专业的档案数字化管理知识和技能, 在工作中只能处理最简单和最基本的档案管理查阅工作, 计算机操作水平低, 对于人事档案信息资料的检索、分类处理、数据分析等工作都不能胜任, 缺乏现代化的人事档案管理理念, 难以满足高校人事档案数字化管理的需求。
三、数字化背景下加强高校人事档案管理的对策
(一) 建立高校人事档案数字化管理平台。为了提高高校人事档案管理的有效性, 学校有必要建立一套完善的数字化管理平台, 选择或者开发适合自身人事管理实际情况的档案数字化管理软件, 保证软件的规范性、兼容性和实用性, 并且具备满足高校人事档案管理的基本功能需求, 保证数字信息的畅通传输, 从而提高档案数字化管理效率。
(二) 完善高校人事档案数字化管理制度。高效的人事档案数字化管理工作需要一套完善的制度作为支撑和指导, 这就需要高校根据自身的实际情况加强对人事档案数字化管理的工作流程、工作标准和规范、管理制度等内容进行细化和完善, 保障人事档案数字化管理工作能够按照流程和标准有序规范开展。针对高校人事结构相对复杂的状况, 学校可以对人事档案进行分级管理, 明确各学院、各系科相关工作人员的职责权限, 为人事档案资料的准确性和真实性提供保障, 实现高效的人事档案精细化和数字化管理。另外, 人事档案管理人员还可以将部分档案信息直接发给教职工本人, 让他们通过登录个人账户来进行核对, 进而提高档案信息的真实性和准确性, 档案数字化管理的效率也从根本上得到提升。
(三) 加强高校人事档案数字化管理队伍建设。针对目前高校人事档案管理队伍综合素质不高的现状, 需要高校加强队伍建设, 培养一批满足人事档案数字化管理需求的高素质人才。首先, 学校要加强对现有档案管理工作人员的教育培训, 加强档案管理专业知识和技能的传授和指导, 不断提高其专业素养。其次, 高校要加强对人事档案管理人员计算机、网络技术、数据库操作技术等相关知识技能的培训, 使其成长为高素质的档案管理复合型人才, 满足新时期高校人事档案数字化管理的需要。
总之, 高校人事档案数字化管理工作是一项相对复杂和专业的工作, 通过数字化管理能够有效提升人事档案管理的效率, 实现教职工档案的长期保存。
摘要：本文首先阐述了进行高校人事档案数字化管理的意义, 然后对数字化背景下高校人事档案管理面临的困境进行了分析, 进而对如何解决这些困境提出了几点针对性的对策。
关键词：高校,人事档案管理,数字化
参考文献
[1] 王珺.数字化背景下高校人事档案管理探讨[J].才智, 2015, 27:171.
[2] 连清平.高校人事档案管理数字化建设要点浅析[J].办公室业务, 2015, 15:102-103.
人事档案数字化建设范文第3篇
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，论文发表而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替， 电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。 目前 ，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村 ，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
二、档案数字化建设的 内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前 ，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从 计算 机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过 网络 加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，论文发表统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局(馆)网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和 社会 提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展溃故颈镜亓礁鑫拿鹘ㄉ璧某晒唤⑼舷中形募樵闹行奶峁┤牟檠鸩绞迪终窆煊欣诘钡厥?经济 建设和社会发展的良好环境。
3、加强 电子 文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考 资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《 中国 档案报》2000年第547期
2、杨公之主编《档案信息化建设导论》，中国档案出版社2001年版
人事档案数字化建设范文第4篇
摘 要：为适应数字化技术的快速发展并不断提升档案管理效率，科研事业单位必须重点开展档案数字化建设。基于此，本文将简单分析科研单位档案数字化建设要点，并深入探讨科研单位档案数字化管理策略选择，希望研究内容能够为相关从业人士带来一定启发。
关键词：科研单位;档案数字化;档案管理
一、前言
科研单位档案数字化管理在提高经济效益、增强工作连贯性、提升管理水平、实现档案共享方面均有着不俗表现，由此可初步了解科研单位档案数字化建设和管理的必要性。但结合实际调研可以发现，数字化建设意识不高、数字化设备不完善、管理标准不规范等问题仍较为常见，这类问题的解决必须引起重视。
二、科研单位档案数字化建设必要性
1.提高工作连贯性
科研单位档案数字化管理是时代发展必然趋势，同时，也是有效增强工作连贯性的重要手段。
一方面，科研单位档案管理工作内容本就十分繁杂，需要耗费较多的时间、人力，可是，借助于数字化管理手段则能够及时优化档案管理一些不必要的环节，有效缩短整个工作时长，提升档案管理工作效率。
另一方面，传统模式下的档案管理工作，在存档之后进行查阅与使用也需要耗费过多的时间进行查找，加大了档案管理人员工作量，可是数字化管理手段的有效应用，则能够直接借助关键词来查找，提升工作连贯性以及工作效率。
2.提高工作经济效益
科研单位档案数字化管理工作的顺利实施，还能有效提升工作经济效益。
一方面，传统档案管理工作需要耗费较多人力以及管理空间，所以，自然需要投入一定的资金与成本，加大了经济效益。可是，数字化档案管理则能直接利用计算机与服务器来展开工作，从而起到有效节约档案管理时间、提升工作经济效益的效果。
另一方面，应用传统方式进行档案管理，一旦出现问题，整个档案运行管理效率均会受到影响，可是数字化档案管理技术则不会如此，这也减少了经济支出。
3.提升档案管理水平
科研单位档案管理工作在数字化实施之后，整个档案管理工作水平也能得到有效提升。
一方面，科研单位档案管理数量较多，而传统管理模式下很容易出现各方面管理漏洞，可是数字化管理手段则能够将档案进行有效整合，借此来有效提升整个档案管理工作准确性，提升档案管理价值。
另一方面，信息技术不断发展的环境下，各个行业档案管理工作方式也明显有所优化，科研单位在这一背景下的档案管理要求也有了明显提升，而数字化档案管理才能更好地满足这一要求，真正有效提升档案管理精确性、简化档案管理经济效益的同时促进科研单位有效运行与发展。
三、科研单位档案数字化管理现状
1.数字化管理设备有待完善
科研单位在档案数字化管理期间，数字化管理设备不够完善属于较为显著的问题之一，而数字化管理设备运行情况则会直接与管理质量紧密相关，部分科研单位若没有按照实际需求来购置相应的数字化管理设备，档案数字化管理期间自然也会出现管理效率不高等情况。
再加上现如今数字化技术的不断发展，部分科研单位为了能够有效提升整个档案数字化管理安全性，自然需要及时进行设备优化，可是有些科研单位对于这一项工作尚未起到足够重视，没有做好定期管理，所以，在应用期间也容易出现一些问题，最终容易引发信息档案丢失、泄露等现象。
2.数字化档案建设意识不足
现如今，科研单位数字化管理实践实施情况还存在档案建设意识不足这一现象。
一方面科研单位档案数字化管理实际运行情况与工作人员重视程度相关，可是因为缺少足够重视、没有与时俱进进行创新与管理，这自然也就无法提升档案管理效率。
另一方面，档案数字化管理方式还是存在问题，员工自身数字化操作水平有待提升，最终也降低了其价值的发挥。
3.管理标准有待完善
科研单位档案数字化管理期间，管理标准有待完善也是管理期间的具体问题，缺少完善的档案管理制度约束管理人员，整个档案数字化管理质量自然也会受到影响。由此可见，数字化档案管理标准有待完善也是数字化建设期间存在的问题之一。
四、科研单位档案数字化建设要点
1.建设原则
对于科研单位来说，档案数字化加工属于系统性较强的工程，涉及较大的人力、物力、资金投入，同时，面临技术方面的挑战，因此，科研单位档案数字化建设应结合“6个原则”和“8个问题”展开。
“6个原则”源于美国国会图书馆的馆藏文献数字化建设经验总结，包括状态原则、价值原则、使用原则、试验型信息资源、原始资源特点、有助于存取，结合“6个原则”，科研单位档案数字化加工应重点关注待抢救的档案、珍贵档案、适合于数字化的档案、用户检索成本高或使用频率高的档案，并以此研究大规模数字化加工档案的方法和技术，提高档案存取效率。
“8个问题”源于哈佛大学学者的相关研究，具体问题包括“是否满足特定的需要”、“是否有很强的目的性”、“是否有工程效益和实用价值”、“是否可明显提高存取率”、“是否符合版权法”、“是否有充分的技术力量和經费”、“当前技术是否可满足要求”、“信息基础结构是否充分”。
全面结合“6个原则”和“8个问题”，即可明确科研单位档案数字化的投入和产出效益、档案的保存和使用价值，以及经费保障、建设标准、技术支持、用户需求、管理机制、可行性试验等方面问题，科研单位档案数字化建设的系统性特点可见一斑。在具体实践中，必须权衡利弊得失、考虑多方面因素，以此科学合理的规划档案数字化建设，科研单位档案数字化由此即可更好适应时代变革并满足自身发展需要。
2.建设要点
在具体的科研单位档案数字化建设实践中，可从数据库管理系统、数字化建设标准、安全防范机制制定等方面入手。
数据库管理系统的设计需遵循管理严谨、使用便捷原则，并全部体现科研单位档案管理涉及的所有环节，避免档案管理工作出现漏洞。在数字化档案生成后，应及时建立档案与数据库的关联，档案管理人员也需要详细登记档案的保密级别、生成时间、主要内容、维护要求，配合档案保存方式的变革，即可通过数字化保存和传统档案保存并举的管理方式，更好实现数字化存储，方便查阅和调用;
数字化建设标准的确立需结合科研单位的档案管理制度，如制度无法满足发展和改革需要，档案数字化建设应开展针对性改革，改革可从标准化制度方面入手，数据库类别、新档案需具备的内容、与科研档案数字化管理系统的对接、数字化档案保存等标准必须由此明确。从数字化角度为科研单位档案的保存、收集、使用提供制度保障，不必要工作的省略、科研单位相关工作的更高质量开展可由此获得支持;
安全防范机制的制定需关注数字化档案的管理和使用权限，相关的安全监控也不容忽视。为保证数字化存储的档案内容安全，必须明确划分阅读档案人员权限，并从授权角度规范不同档案的安全和保密级别。必要时，还应通过网络监控、文件防写、文件加密等方式保证档案安全，问题在出现后及时的追根溯源也能够得到保障。
值得注意的是，科研单位的档案数字化建设应分轻重缓急，对于需要长期和永久保存的电子档案，如科研成果报告和公文，不应仅在服务器上备份，还应脱机刻录在光盘上或存入磁带库，双套制的充分应用也需要得到重视。而考虑到大中型科研单位往往存在大量磁性材料载体的声像档案，这类档案的数字化保存同样不容忽视。由此结合单位的经济能力及生产和发展需要，即可针对性确定数字化加工的内容和方案，可委托外包加工，也可以购置软件和设备自行加工，拯救性或重要的声像档案应最先进行数字化处理，一般性或非重要的声像档案则可以不数字化或后数字化，档案数字化建设的理性化程度可由此大幅提升。
五、科研单位档案数字化管理策略选择
为提升科研单位档案数字化管理水平，应从四个方面入手，具体包括提高管理人员专业能力、强化建设意识、完善管理标准、探索大数据档案精益管理。
1.提高管理人员专业能力
为提升科研单位档案数字化管理水平，档案管理人员专业能力必须得到提升，这是由于档案管理人员的专业能力直接影响管理质量，且科研单位档案管理工作具备复杂性高、工作量大的特点，档案数字化也对档案管理人员提出了新的挑战。
为提高管理人员专业能力，可针对性开展培训工作，如聘请档案数字化管理专家开展讲座、指导，以此保证档案管理人员更深入理解数字化档案管理流程与方法。为避免管理环节问题影响科研单位档案管理工作发展，还应借鉴国外档案管理办法，并设法提升管理人员的管理责任意识。具体实践应结合国外优秀的档案管理策略和制度，总结相关优点和不足，以此将相关优点融入档案数字化管理，科研单位档案数字化管理的基础可由此夯实。
此外，考虑到档案信息化建设属于集合信息技术和档案管理的系统性工程，涉及计算机技术、现代信息技术、网络技术、数字化技术等专业知识，因此，科研单位档案管理人员还需要努力提升自身的信息技术水平，科研单位应由此建立一支同时精通信息技术和档案专业知识的复合型档案管理队伍，结合档案信息化建设的发展规划，科研单位的档案管理数字化水平即可实现进一步提升。
2.强化建设意识
为适应新形势下的发展需求，科研单位还应设法强化档案管理人员的建设意识，以此解决档案管理人员对数字化档案管理认识不足、意识不高问题。在具体实践中，对数字化档案管理认识不足的档案管理人员很容易出现工作失误，这类问题的解决应关注档案管理人员的建设意识培养与强化，科研单位管理层也需要加强对档案数字化建设与管理的重视程度，以此为档案数字化建设和管理奠定基础。
档案工作软硬件设施建设也需要得到重视，以此结合科研单位实际，设法争取财政支持，即可完善海量存储设备、复印設备、输入设备等硬件基础配置，配合档案管理的应用软件与单位内部局域网，档案资源共享也能够更好实现。
3.完善管理标准
管理标准的完善也能够较好服务于科研单位档案数字化管理，这是由于管理标准能够对档案管理人员的行为进行约束。
在具体的科研单位档案数字化管理工作中，档案管理各部门的联系加强可提升管理工作有效性，因此，档案管理制度需明确各部分的工作责任和工作内容，并开展针对性整理，保证管理制度更好服务于科研单位档案数字化建设。在管理标准的完善探索中，为提高标准的规范性，应重点分析其他科研单位的档案管理标准，并从中借鉴优秀经验，各行业企业的档案数字化管理经验也具备较高借鉴价值。
此外，数据库存在的类别差异也需要引起科研单位重视，为保证科研单位档案数字化管理采用的工具最大化发挥自身效用，科研单位必须慎重选择管理工具和数据库种类，以此更好服务于档案数字化管理。
4.探索大数据档案精益管理
为适应档案数字化建设，科研单位档案数字化管理还应关注大数据档案精益管理，通过树立大数据管理理念、实现档案资源自动采集、探索档案资源共享，档案数字化管理即可更好服务于科研单位运行和发展。
大数据管理理念包括信息化思维、档案服务思维、资源共享思维，由此开展针对性培训，即可基于大数据档案精益管理理念进一步推进科研单位档案数字化管理升级，科研单位的全体人员也能够更深入认识档案信息再利用的重要性，档案利用率提升、档案管理系统升级、乃至行业的进步与变革均可由此获得有力支持;
档案资源自动采集的实现需应用先进技术，通过应用大数据技术，即可自动抓取档案信息，结合科研单位的网络数字资源，动态实时把控的档案利用、个性化与精准化的档案数字化管理均可由此实现;
档案资源共享的探索应关注大数据时代变革，由此做好档案资源的整合工作，并将其归类为档案数字资源、档案基础资源、档案管理资源，即可结合大数据精益化管理理念，有效划分档案资源种类，配合相关标准和制度的整合与升级，大数据精益化档案管理标准体系可由此建设，该体系可较好服务于科研单位档案数字化管理升级。
六、结论
综上所述，科研单位档案数字化建设与档案管理需关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的提高管理人员专业能力、强化建设意识、完善管理标准、探索大数据档案精益管理等内容，则提供了可行性较高的档案数字化建设与管理路径。为更好满足科研单位需要，各类新型档案管理理念与工具的应用必须得到重视。
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（作者单位：新疆畜牧科学院）
人事档案数字化建设范文第5篇
摘 要：随着档案数字化程度不断提高，数据安全问题也逐步受到重视。本文通过分析视频档案的存放现状，发现并归纳了数字化过程中存在的主要安全问题，根据碰到的具体安全问题，结合存储技术、多媒体制作技术和网络技术对解决视频档案数字化过程中的安全问题进行了深入研究，并制定了相应的解决方案。
关键词：视频档案；数字化；安全
随着数字化技术的飞速发展，网络技术与存储水平的不断提高，视频档案的数字化进程也在逐步开展和普及。各地方在过去十多年中积累了大量反映地方建设和发展的视频档案，主要记录了社会变迁过程中的重要节点事件，这些资料对日后城市建设、文化挖掘、历史传承起到了重要的作用。与传统纸质档案数字化过程相比，视频档案的数字化过程更为复杂，对技术要求更高，需要有一定的专业技能和操作经验，因此如何保证数据安全已成为视频档案数字化过程中亟待解决的新课题。
1 视频档案数字化过程现状
目前视频档案数字化进程还处于起步阶段，各地各部门还存放着相当数量的原始资料，它们的存在方式有以下几方面特点：存储介质千差万别，主要以磁带和胶片为主；记录格式多种多样；保存现状有好有坏；视频目录存在缺失。综合分析，视频档案数字化过程中主要存在以下几方面安全问题。
1.1存放环境安全性差。根据各地方经济条件的不同，视频档案的存放条件也不尽相同。大部分地方没有专门的存放场所和设备，防潮控温能力差，容易受到电磁波干扰，有很多视频资料在还没有数字化之时就因为老化或消磁而无法读取使用。
1.2 视频档案数字转换过程中存在风险。由于存储介质的多样化和存储格式的非兼容性，视频档案在数字化过程中必须使用相应品牌的设备进行读取，在数字化过程中存在以下风险：第一，早期设备长期闲置，设备老化，读取磁带时容易出现卡带现象，而且未经清洗的磁头会使磁带磁粉脱落，造成不可挽回的损失；第二，视频档案数字化过程中没有统一的技术标准，调用视频时频繁对磁带进行重复采集，造成存储介质磨损，数字信号越来越差；第三，数字档案存储网络不够健全，大量数字化视频档案选择就地保存，没有备份设备，更没有异地迁移备份的手段，在遇到不可抗力的影响下，往往造成比较大的损失。
1.3 数字化档案存放硬件选型及设置不当。随着信息技术的发展，存储设备种类众多，有些地方已经对视频档案进行了数字化处理，但是对数字档案存储设备的选择和设置同样存在安全问题。第一，使用普通光盘保存视频档案；第二，使用便携式2.5寸移动硬盘存储视频档案；第三，使用普通电脑硬盘保存视频档案；第四，使用具有RAID级数据保护功能的磁盘阵列保存视频档案，但RAID设置不当。通过广泛调查，很少地方能够使用价格昂贵、设备稳定性好以及带有数据备份功能的服务器级设备保存视频档案。
2 视频档案数据安全分析
2.1 存放环境安全分析。视频档案数字化过程中，必须保证原始磁带的存放安全，不同的存放环境对磁带的使用寿命有很大的影响（表1）。
2.2 硬件选型安全分析。数字化后的视频档案可选择的存储设备很多，存储设备主要以硬盘为主，它的尺寸有2.5寸和3.5寸之分，同样是3.5寸的硬盘又有普通盘和服务器级硬盘之分，它们的技术参数不同，存储的安全性和稳定性也不同（表2）。
2.3 数字档案存储网络安全分析。很多视频档案数字化后没有选择异地迁移备份，在本地保存过程中往往会遇到以下安全问题：第一，人为操作问题导致硬件损坏，造成数据丢失甚至无法恢复；第二，遇到不可抗外力造成设备损害，使数据彻底丢失；第三，缺乏技术支持，数据面临病毒、黑客攻击时造成数据丢失或损害。从数据安全角度分析，应该分批分期进行异地迁移备份，建立网络化数字档案存储机制，但迁移过程中要注意以下安全问题：第一，当存储介质整体异地迁移备份时，应考虑选址安全性，不能选择自然灾害多发地区和极端天气较多的地区，以免造成档案不可挽回的损失；第二，选择网络方式迁移备份时，通过专用网络通道，建立可兼容的网络存储平台，重点防范病毒侵入以及系统漏洞带来的黑客攻击。
3 视频档案数字化安全策略
视频档案作为档案资料的一个特殊门类，由于它存储介质的特殊性，在数字化过程中存在着许多技术壁垒，随之带来的安全性问题也比较多，视频档案数字化过程中的安全策略在这样的大环境下逐步被深入研究。电子产品的更新换代以及信息安全技术的发展为解决这一难题提供了硬件保障和技术支持，通过不断的分析和实践，做好以下几方面工作能够大大提高视频档案数字化过程中的安全性。
3.1 建立良好的磁带存储和使用环境。磁带能够长时间不损坏与存放条件以及使用方法有着很大的关系。第一，磁带存放空间的温度应在15℃～25℃，湿度在40%RH～60%RH，保证磁带存放环境的清洁，注意防尘，远离带有磁场的电器设备；第二，磁带应放在与之匹配的包装盒内，并竖立放置；第三，从低温处取出的磁带应在正常环境下放置一天后再放入摄像机中使用；第四，拍摄完毕后磁带应倒至磁带起点或终点进行存档保管，长期存放的磁带一年内需倒带两到三次；第五，磁带上不要乱贴标签，防止标签落入机芯造成机器损害；第六，断裂的磁带可用透明胶带在无磁一侧粘连，磁带内容导出后不再使用。
3.2 建立存储硬件选型标准。视频档案数字化以后，存储设备的选型十分重要，它直接关系到数据存放的安全，选型不当不仅会带来数据丢失的风险，同时也会影响数据的使用效率。通过前期存储设备的性能分析，应放弃使用光盘、2.5寸便携式移动硬盘等使用寿命不长且容易损坏的电子设备。当选择本地局域范围内数据迁移备份时，可选择成本较低、操作方便快捷的存储设备，选型标准如下：第一，选择支持NAS技术的存储设备，比如硬盘选择红盘，它是专为NASWare3.0这种环境而设计的，平均故障间隔时间比标准硬盘改善35%，并且支持7×24小时不间断运行；第二，选择带有RAID级数据保护功能的外置存储控制设备，如支持多个硬盘的硬盘阵列盒，它不但能完美实现RAID1/5/6/10硬盘自动备份功能，同时也支持NAS技术，完美的可视化管理技术显得更加人性化。如果选择异地数据迁移备份，考虑到数据的重要性和整个备份网络的稳定性及安全性，必须加大投入，使用较高层级且较成熟的技术标准：第一，选择光纤通道进行数据传输；第二，选择支持SAN技术的服务器及周边设备，比如具有强大目录管理功能的媒体资源管理系统。
3.3 建立视频档案采集标准。由于磁带的物理特性决定了其在读写过程中存在着损耗，过度使用很容易造成磁粉脱落或带体破损，从而直接影响采集视频的清晰度，严重时直接造成数据丢失。通过制定严格的采集技术标准，将避免调用视频档案时对磁带的频繁采集。早期视频大部分采用标清格式拍摄，清晰度不高，与高清视频在观看时有较大差别，所以数字化采集时尽量避免信号损失，同时采集后的视频格式还要有较好的兼容性，所以制定标准如下：第一，采用非编级采集卡进行视频采集，不使用1394卡进行采集，确保采集信号不会失真；第二，采集格式设置为avi格式，帧频为25帧/秒，虽然该格式也对视频进行了压缩，但是它的压缩比较高，分辨率也可随意调整，并且avi格式的兼容性非常好；第三，在服务器容量允许的条件下使用高码流进行视频采集，最低不低于1024kb/秒；第四，分辨率采用720×576，即长宽比为4︰3；第五，视频档案按独立镜头分段采集。
3.4 搭建数字视频档案网络迁移备份平台。按照迁移备份距离的不同，网络平台可分为局域网网络平台和广域网网络平台，它们的网络结构有所不同。第一，局域网迁移备份网络，我们可以把它看做一个小型媒体服务网络，以提供媒体文件共享服务为主，即连入网络的每台服务器共享同一个网络存储设备，网络中访问存储设备的终端不多，综合硬件成本，网络平台搭建时采用软件NAS（图1）架构，它在文件级数据存取方面十分快捷。第二，广域网迁移备份网络由于传输距离比较远，我们把连入网络的每台服务器都只看做媒体数据的存储设备，通过光纤通道和网络安全机制把它们组建成一个安全的网络体系，从而达到数据迁移备份的目的，在搭建网络平台时采用SAN（图2）架构，它在灾难恢复、在线备份、冗余存储和数据时效切换方面表现优异。
当然建立正确的存储组合是达到数据备份和安全管理目标的关键，数据安全管理的全部目标是基于数据重要程度区分的优先等级，而NAS与SAN互补的存储结构（图3）就能达到这一目标。NAS与SAN混合搭配的方式也为许多档案管理部门带来了数据迁移备份操作最大的灵活性和设备性能使用最优化。数据服务器结构差异越大，就越适合采用NAS方式，因为它无缝整合异构服务器的能力较强，而数字档案量越大，SAN方式的高效率发挥得就越突出。从工作原理上看NAS方式能够简化对SAN网络的访问，它相当于SAN的网关，使SAN网络的数据块以文件形式路由至适当的服务器中，相反SAN通过减轻大量非重要数据的存储负担使NAS更有效地工作。在现实中重要的数字档案可以存储在本地NAS设备上，而数以千计占用了服务器存储空间的小容量数字档案可以传送到SAN中。
4 结语
视频档案数字化过程是一项融合了多媒体制作技术、网路安全技术、数据存储技术的系统性工程，其特点是流程复杂、技术要求高、安全风险多，我们不仅要研究数字化本身存在的安全性问题，还要关注数字化之前与之后磁带存储的安全和数字资源网络迁移备份的安全，只有建设了良好的存储环境、制定了统一的数字化标准、搭建了安全稳定的存储网络，才能确保视频档案在碰到系统瘫痪甚至自然灾难时是安全的可恢复的。视频档案数字化过程中安全策略研究的部分技术还可以引入整个档案数字化建设中来，比如迁移备份网络平台建设技术，这不仅使该技术得到广泛应用，同时还节省大笔的设备经费支出。
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人事档案数字化建设范文第6篇
一、科研档案开展电子化建设的重要意义
(一) 满足广大用户需求, 提高查阅便利性。随着计算机的发展和树木资源的匮乏, 人们的阅读方式已经发生了很大的改变, 传统的纸质文档阅读和查阅已经远远不能满足多元化的需求, 为了响应人们的不同需求, 科研档案需要结合时代的发展, 进行数字化档案的建设。
(二) 充分发挥计算机作用, 提高利用效率。现代化的档案管理, 尤其是基层单位, 他们对计算机功能的开发有限, 利用率比较低, 仅仅用来档案的简单查阅, 或者文件的存储, 总体的利用率低, 造成了大量的人、物、财的浪费, 使现代化的工具没有充分发挥价值。
(三) 节约二次文献信息加工时间, 提高档案信息时效性。传统的文档方式基本上以纸质形式存放, 这些科研成果在经过一定的时间有可能导致信息的失效, 而且在录入的过程中, 遵从一定的原则, 采用繁琐的收录方式, 开发二次文献信息的时间过长, 严重影响科研文献的利用价值。档案数字建设能够直接可以进行机读档案, 运用电脑检索文献, 大量节约了二次文献信息的加工时间。
二、现阶段科研档案数字建设中遇到的问题
(一) 科研档案管理意识薄弱, 对档案管理工作的重视不足。随着档案管理事业的不断发展, 科研档案管理也基本进入到不断规范的过程中, 工作者对科研档案的管理意识也在不断加强, 数字建设有了基本的成效。然而, 在现实生活中, 人们对科研档案的管理意识还是不到位, 工作者也没有对科研档案管理进行系统的学习和思考, 导致在工作理念上缺乏创新, 工作方式比较陈旧, 忽视了档案信息资源的持续开发, 使得科研档案没有充分发挥价值。
(二) 缺乏档案数字建设的复合型人才。科研档案一般具有较大的科研价值, 这就需要工作者具有强的业务知识和能力, 并且对信息自动化和网络化的应用能力还要高, 目前这类人才还是比较匮乏。很多从事档案管理工作的人员的学历水平较低, 年龄结构偏大, 计算机水平不高, 他们运用最多的就是纸质文档的编研模式, 对档案数字建设的认识和工作能力都有限。现代社会中, 有很多科研资料本身就是以电子的形式储存下来的, 对于这些资料的存储、检索和查阅尚未建立一套统一的管理方法。
(三) 缺乏数字化建设的工作标准和制度。数字化建设若要取得成效, 就需要建立一整套统一的工作标准和制度, 实现工作的规范化, 这就对工作者提出了更高的工作要求, 但是目前由于科研单位之前就购买了管理软件, 加上每个单位的管理情况不同, 导致了软件的功能不足, 加上计算机设备设施的匹配度不足, 造成对数字建设没有形成统一的工作流程, 直接影响了数字化的进程。
三、加强科研档案数字化建设的对策
(一) 加强专业化的档案管理人才队伍建设。计算机的大量普及和互联网的应用已经把我们带入了一个信息化集成的时代, 在这个时代里需要高水平的档案管理人员, 才能对科研档案的信息资源进行很好的开发和运用, 从而更加促进科研的进步, 适应网络时代的发展。当前传统的档案管理方式明显滞后于信息时代的发展, 管理人员的意识淡薄, 观念陈旧, 成为数字建设的主要障碍之一。因此, 科研单位急需建立一批业务能力强、综合素质高的档案人员队伍, 通过培训强化他们的技能, 让他们运用新技术、新方法对科研档案进行有效管理, 加快科研档案的数字建设。
(二) 开发科研档案管理平台系统。当前计算机技术、通信技术和网络化技术等已经形成了基本的网络环境, 档案管理工作已快速朝着数字化的方向迈进, 科研单位需要认清当前的发展趋势, 加强档案管理的硬件设施建设, 添置必要的现代化技术设备。现在有很多科研单位已经意识到了这种变化, 完善网络建设, 加强软件管理功能, 这为科研档案的管理工作提供了强有力的支撑平台, 为科研档案的管理工作奠定了良好的数字基础。
(三) 建立健全规章制度和工作标准。科研档案本身具有较强的应用价值, 在这样的情况下, 就需要结合科研单位的实际情况, 加强规章制度的建设, 制定合理有效的工作标准, 加强档案的安全管理。科研单位要加快推出有关科研档案数字管理的各项工作规范, 尤其是网站建设和管理标准, 档案管理软件设计和数据库录入规范等, 要让科研档案的数字工作有章可循、有据可依, 让档案管理工作能够更加可靠、安全。
四、结束语
当然, 科研档案管理工作是一项系统的工程, 需要随着信息化的进一步发展, 不断改进和完善, 只有紧紧联系时代的发展, 培养高素质的档案管理人才, 运用现代化的管理技术, 才能让科研档案充分发挥价值, 为科技的发展贡献更大的力量。
摘要：科研档案信息的存储对于知识体系的完善具有非常重要的意义, 尤其是计算机的普及和互联网的应用, 数字化建设成为档案管理的重要工作内容, 如何运用信息系统实现对科研档案的管理和存储, 让更多的科研工作者和需要科研档案的人群便捷地调取和查阅相关资料, 推进科学的进步和发展, 成为档案管理部门首要关注的课题。
关键词：科研档案,数字建设,研究
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