档案利用行为范文

档案利用行为范文（精选7篇）

档案利用行为 第1篇

关键词：档案利用者,利用行为动机,类型,关系分析

档案利用者对档案与档案信息的利用活动是档案价值实现的最基本途径。在档案利用实践中，档案利用者的利用心理与利用行为是复杂而多样的，几乎涉及到人的心理与行为活动的全部领域。其中，档案利用行为指向与持续问题，即利用行为动机问题，对档案价值实现所产生的影响作用不容低估。

一、档案利用行为动机的基本特点

根据心理学研究成果可知：一个人的行为能否获得成就，很大程度上取决于其能否充分发挥自身的主观能动性。这种主观能动性乃是构成个人行为动机的力量与源泉之所在，其作用影响力之大之强，绝不亚于其能力的体现与经验的积累。而在档案利用实践中，档案利用行为动机则直接构成了档案利用者参与档案利用实践的内在动因。

1. 人的行为动机分析。

分析档案利用者的利用行为动机，必须从研究人的行为动机入手。人的行为动机是以人的需要为实际起点的。人的需要表现为一个人内在诸多心理因素之间的平衡状态。即在一定的条件下，作为一种人的心理现象之一，个人对外界客观事物的某种“欲望”与“要求”必须体现为主客观之间的相互统一，其实际表现则成为引发个人心理活动的源动力。当外界刺激达到激发或维持人的某种活动状态时，需要就会成为一种“激起与维持人的活动”的行为动机。

人的行为动机是由“需要”激发的。表现为由一定目标或对象引起、维持与推动人的活动以达到目标的、特定的内部动力。每个人的心理活动都是由一定动机引起并具体指向特定目标的。通常，人的行为动机表现为个人行为的内部动力，是引起人们从事一定实践活动的直接原因，具有如下特点：

一是过程性。当特定的个人形成某种行为动机之后，就可以对其心理与行为活动产生持续不断的推动力量，并贯穿于个人全部行为活动的发动、加强、维持及直至达到目标而终止的全过程。

二是选择性。产生某种行为动机的个人，受其行为动机“驱使”而产生的具体心理与行为活动总是具体地指向某一特定目的，且极易忽视其他方面，使其具体行为活动表现出较强的自主选择性。

三是复杂性。个人的行为动机与具体行为之间的关系是错综复杂的。二者并非一一对应，即同一行为动机可以产生不同的具体行为;而同一具体行为又可以由不同的行为动机所引起。尤其是行为动机的复杂性还表现在个人真实的行为动机又往往与其所表述的行为动机存在着部分差异，甚至相悖。

四是可测性。尽管行为动机源于内部刺激且构成复杂，外界难以直接观察其实质。但行为动机却是可以预测而感知的，其原因在于人的行为动机体现在人的具体行为活动过程中，通过对人的具体行为活动过程进行系统的观察与分析，就完全可以通过推测的方式而获知行为动机的基本取向。

2. 档案利用者的利用行为动机。

档案利用实践是构成全部档案工作实践的两大主旨内容之一。它是指客观存在的档案利用者通过档案利用系统查找利用档案与档案信息，以满足其档案利用需求的档案心理与档案行为过程。同时，也是档案信息资源由潜在价值转化成为现实价值的具体过程。

利用行为动机是推动档案利用者产生档案利用行为的直接动力，除具有人的行为动机所具共性特征外，一般还具有“内在的”利用行为动机与“外在的”利用行为动机两种形式。

所谓“内在的”利用行为动机，是指由档案利用者的内在需求而引起的利用行为动机。由于档案利用者对于档案与档案利用活动本身感兴趣，并能够从有关的利用实践活动中得到某种满足，从而使在现实中遇到的实际问题得到解决。因而，档案与档案利用活动本身即成为推动档案利用动机产生与发展的力量所在。在档案工作实践中，内在的利用行为动机一般表现出3个方面的“内趋力”现象：一是“好奇”的内趋力。档案利用者的好奇心，即其对于求知与探索的兴趣成为激发档案利用的动力;二是“好胜”的内趋力。档案利用者的好胜心，即其对于胜任工作、表现能力的欲望与追求成为激发档案利用的动力;三是“互惠”的内趋力。作为社会成员的一部分，档案利用者需要与其他社会成员之间建立一种和睦相处、彼此协作的相互关系，互通有无，沟通信息，也正是这种客观需要成为激发利用行为动机产生与发展的主要动力。

所谓“外在的”利用行为动机，是相对于内在的利用行为动机而言的。“外在的”利用行为动机是档案利用者在外界需求或外力作用下产生的利用行为动机。即档案利用者参与档案利用活动的动力，并非来自其自身对档案利用活动所具有的“兴趣”与“需求”，而是由外界的某种刺激诱发产生的。社会心理学成果表明：当人们从事自己感兴趣的活动时，如果缺少来自外部动机的强化，其将倾向于认为自己真正有兴趣的趋向;而当具有了来自外部的刺激而使动机得到某种强化时，则其极有可能会将自己所从事的活动归因于外部因素的吸引与诱导。这一认识成果，对于研究档案利用行为动机的内涵与意义具有重要借鉴作用。

当然，无论是“内在的”利用行为动机，还是“外在的”利用行为动机，都可以在档案工作实践，尤其是在具体的档案利用实践中发挥作用。也就是说，两种不同的利用行为动机往往表现出缺一不可、相互依存、优势互补的特点。因此，如果能够将两种不同的利用行为动机有机结合成为一体，就可以对档案利用实践产生更为巨大的促进作用：一方面，通过建立表彰奖励机制等形式，对“外在的”利用行为动机进行合理调节，引导不同档案利用者积极投身于档案利用实践之中，从而实现对档案利用实践的有效调节与控制;另一方面，充分发挥人的主观能动性，合理调动与激发各类档案利用者“内在的”利用行为动机，达到扩大档案利用实践活动规模与效益的目的，为充分发挥档案管理工作应有作用创造条件。

二、利用行为动机的类型

通过档案利用所表现出来的档案心理与行为过程，包括3个基本构成要素：主体要素、客体要素与条件要素。从上述3个要素中可以得出不同的类型划分。然而，根据档案利用者主体中最为显著的要素———档案利用需求目的分析，利用行为动机主要包括以下3种类型：

1. 学术利用型利用行为动机。

学术利用者主要是指从事科学研究的档案利用者。学术利用者参与档案利用实践的主要目的是为了便于开展学术研究。

档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，具有对于人类社会文化的积累、传播、发展、进步等促进作用与功能。档案与文化、科技的发展紧密相连，是人类文明与科技进步的产物，也是历史文化、科技文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化发展与科学技术进步具有历史连续性，社会物质生产发展的连续性是文化发展与科技进步历史连续性的基础，而档案的存在与发展则表现为文化发展与科技进步连续性的重要条件。作为人类文化与科技进步的集中体现，档案既是历史文化与科学技术的积累，也是历史文化与科学技术传承的手段，还是人类文化发展与科学技术创新的基础。档案所具有的这些特点，为从事各类学术研究的人员提供了利用档案的“沃土”，档案作为历史研究和其他学科研究的第一手资料承载于科学著述与研究成果之中，或作为研究结论的证据，或作为创新成果的启示，使科学研究的成果更加丰富而准确、具体而全面。

2. 实际利用型利用行为动机。

实际利用者主要是指从事管理或技术工作的档案利用者。实际利用者参与档案利用实践的主要目的是为了解决在实际工作中遇到的涉及管理业务指向的具体问题。

档案是人类文明的伴生物。在人类漫长的文明发展历史进程中，无论各国政权性质如何、发达程度如何，都无一例外地在日积月累中形成与保存档案，并将其流传于后世。其原因表现在以下方面：首先，档案所具有的资治作用或行政作用。档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来、保持政策、体制、秩序工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称之为资治作用或行政作用。其次，档案所具有的业务作用。档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵贯古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的实际过程，涉及生产经营、金融贸易、过程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面。档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证作用和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。再次，档案所具有的法律作用。档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证明作用。法律作用是凭证作用的重要体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。档案自身所具有的这些特点，完全可以构成刺激实际利用者利用档案动机的重要因素。

3. 普遍利用型利用行为动机。

普遍利用者主要是指从事一般工作的、具有普遍意义的社会档案利用者。普遍利用者参与档案利用实践的主要目的一般是为了争取或维护工作以外的、关乎个人的某些切身利益的问题以及使其自身某种富于浓郁个性化色彩的爱好能够通过参与档案利用实践而得以维持与获得满足。

如果说实际利用者利用档案是出于完成集体或组织业务工作职责的话，普遍利用者利用档案则主要是出于为了争取或维护工作以外的、关乎个人某些切身利益的以及使某种富于浓郁个性化色彩的爱好得以维持与获得满足，其中亦包括人们通常所说的“个人休闲的需要”、“知识获取的需要”、“素质提高的需要”等。古人立档有直接或间接的目的，一方面反映了中央集权制的封建政权在政治方面的需要，另一方面也是所谓文化———“文治教化”的需要。随着现代技术水平的发展，档案的这一作用功能已经突破了传统教育藩篱的限制，演变得更加具有社会化、个性化特点，从而使档案可以以其独特的历史性、直观性和原始性特色，成为开展人文教育的良好素材，也可以从各个不同的角度满足人的个性化、休闲化的档案利用需求。

三、影响利用行为动机的因素

利用行为动机是直接推动档案利用者参与档案利用实践的内部动因。利用行为动机的产生与人类的其他行为动机一样，必须来自人的实际需要。如查考工作依据的需要、获取法律书证的需要、提高知识素养的需要以及拓展见闻的需要等。由于档案利用者对档案的需求具有多样性与能动性特点，必然导致档案利用者的利用行为动机呈现出极为丰富与复杂的特性。因而，对不同的档案利用者来说，档案利用需求动机也是形形色色、千差万别的，反映着档案利用者各不相同的档案利用需求。

1. 影响利用行为动机的主观因素。

在利用行为动机形成过程中，档案利用者的愿望、意图、兴趣、思想、信念等都具有强烈的激励作用，体现着档案利用者各不相同的档案信息需求。因此，要了解利用行为动机形成的根本原因，就必须对档案利用者参与档案利用实践的愿望、意图、兴趣、思想、信念等具有全面、深入、系统的掌握。

2. 影响利用行为动机的客观因素。

从档案利用者的档案利用需求产生到档案利用行为的实现，是一个极为复杂的心理过程。在这个心理过程中，必须首先考虑档案利用实践所需要的客观条件，即档案利用者产生档案利用需求的社会条件与档案利用的客观环境。

由此可见, 只有在主、客观条件均已具备, 并能够实际满足档案利用需求的前提下, 利用行为动机才能得以确立, 并由内心动力向现实活动转化, 直至演化为实际的档案行为。然而, 档案利用者的某一方面档案利用需求得到满足后, 还会进一步产生新的、另一方面的档案利用需求, 形成新的利用行为动机, 从而使档案利用行为动机始终保持着动态发展的特征。

我们还应当注意到：在档案利用实践中，并非所有的利用行为动机都能够转化为实际的档案利用行为。社会的政治经济环境、档案信息开发利用的条件以及社会公众对于档案的认识水平等因素，都将对利用行为动机产生影响。可见，档案利用行为是与相对应的利用行为动机的强度密切关联的。了解这种变化关系与过程，对于更好地掌握档案利用者的心理变化、预测档案利用者的行为趋向等均具有重要意义。

四、利用行为动机与利用行为关系分析

在档案利用实践中，利用行为动机与档案利用行为之间存在着这样一种相互关系：利用行为动机推动档案利用行为，并为档案利用行为指明具体的方向;而更为重要的是，利用行为动机还可以赋予档案利用行为以具有一定主观价值特点的“个性化”涵义。

1. 利用行为动机对利用行为的影响性。

在档案利用实践中，档案利用行为必然要受到利用行为动机的影响。不仅使二者之间产生十分密切的联系，而且还会使二者的关系更为复杂。在档案利用实践中，档案利用者的档案利用行为极有可能是受到来自多个方面的需要与欲望共同驱使而引发的。所以，在任何一种档案利用行为中，往往都包含着多种不同的利用行为动机。同时，这种多重性特点的利用行为动机大多具有彼此之间相互影响、相互作用的关系。

2. 利用行为实现过程的个性差异性。

档案利用行为在其实现过程中，还可能受档案利用者自身的某种属性与特点影响而表现出具有浓重个性化色彩的差异性特点。即特定的利用行为动机由于不同档案利用者个性修养、价值观念、抱负水平等不同，也将会影响到档案利用行为的实施，使档案利用行为本身表现出较大的、极富个性化色彩的差异。其原因在于：档案利用者的个性修养决定其利用行为动机的指向、价值观念决定其利用行为动机的模式、抱负水平决定其利用行为动机的强度。而所有与之类似的个性化差异性特点，都将实际影响到档案利用行为的发生、发展与变化的全部实践过程。

3. 利用行为对利用行为动机的反作用性。

在档案利用实践中，档案利用行为对利用行为动机还会表现出一定的反作用力。即使完全相同的档案利用行为，也可能出自不同的利用行为动机，有时甚至还会出现合理的利用行为动机，却引起了不合理档案利用行为或错误档案利用行为的情形。因而，在对档案利用行为进行深入研究过程中，特别要注意具体分析不同档案利用者的利用行为动机。只有如此，才真正有可能对档案利用心理与档案利用行为做出准确合理、客观正确的评价。

地市链接

筝2008年12月18日, 齐齐哈尔市档案局以市政府办公厅名义下发了《关于齐齐哈尔市行政机关政府公开信息报送制度》的通知。通知要求各级政府应加强对政府公开信息报送工作的领导;档案行政管理部门应加强对政府公开信息报送工作的指导;政府公开信息制发及获取机关要指定专人负责政府公开信息的报送工作;政府公开信息应当在公布之日起20日由制发机关或获取机关按照规定报送本级地方综合档案馆现行文件管理利用中心。

齐齐哈尔市档案局 喻晓曦

筝近日, 双鸭山市档案局以全市行政执法和行政执法监督证件换发工作为契机, 履行行政执法证件和行政执法监督检查证件的合法性, 切实加强档案行政执法和监督队伍建设。组织本局主要领导、主管领导和3个业务执法科室参加法律知识培训考核, 促进了全体执法工作人员法律素质和依法管理水平提升。

双鸭山市档案局 于 磊

筝3月31日, 哈尔滨市档案局在市房产住宅局档案管理中心组织召开了全市档案工作服务民生论坛暨民生档案管理现场会。市档案局副局长王洪斌、市房产住宅局副局长李亚强、副书记于详仁及20余家涉民部门和单位主管档案工作的领导出席论坛并发言。市房产住宅局档案管理中心处长张庆华等作了典型经验介绍和交流, 市档案局指导处处长李春生对有关问题进行了现场指导和讲解。会后, 与会人员参观了市房产住宅局民生档案管理工作。

哈尔滨市档案局 庞科发

参考文献

[1].冯惠玲等.档案学概论.中国人民大学出版社, 2006

[2].刘国能等.档案利用学.中国档案出版社, 1996

档案用户利用行为动机分析 第2篇

一、学术利用行为动机分析

学术利用用户主要是通过对档案信息的综合分析, 作用于科学研究之中, 使得旧有的信息经过深化成为预测未来的依据。该类用户行为又分为社会科学研究行为以及自然科学研究行为。

社会科学研究行为侧重于改造人类生活的社会。该类档案时间跨度很大, 而且现今档案存放也不在一处, 因而查阅不便。为了获取最完整和最准确的信息, 需要社会科学研究行为用户付出持续的精力。此外, 该类用户需求档案的政治色彩浓烈。历史上统治者从自身的阶级利益出发, 对档案肆意取舍, 导致档案遭到很大破坏, 增加了利用的难度。

自然科学利用行为侧重对思维、理论的研究, 研究范围的不同使得其利用需求与社会科学利用行为呈现明显的差异。自然科学利用行为用户需要档案内容更专业, 多为与研究工作紧密相关的同一学科, 其研究范围是越来越窄。而且, 其需求的档案跨越性不如社会科学长远, 有明确的阶段划分, 需要的档案信息要求完整性和准确性, 从而为科研工作提供进一步探索的依据。

学术利用用户普遍信息素质高, 能力强, 需要的档案信息层次也高。一般来说, 档案意识越强, 则用户在处理工作或者遇到问题时, 充分利用档案信息资源来处理问题的自觉性就高, 利用先进技术获取档案信息的能力越强, 在档案信息利用过程中体现的尊重他人知识产权的意识也更强。这类用户需求信息不仅仅是为工作服务, 更是通过科研不断创新, 不断的实现自我价值。

学术利用用户需要的信息更专业, 更准确。这类用户可以准确描述自己的信息需求, 但由于其需求的专业性, 档案部门提供的信息多为繁复的原始信息。因此, 针对这类用户, 档案部门要积极配合其工作, 并联合用户, 制定专题, 为用户提供高效的服务。

二、实际利用行为动机分析

实际利用行为的用户的信息需求多为管理服务。其需要各类政策、方针、指南、方案等为单位提供决策, 制定规章制度。这类用户所需的档案信息政治性较强, 多采用相关法律、法规、政策、方案等, 且距离形成时间越近越好。实际利用行为的用户从事的工作社会性和政治性较强, 这不仅要求档案信息的准确性, 更需要档案信息内容的广泛性以及及时性。

实际利用行为的用户信息素质较高, 利用能力较强。由于从事管理职业, 需求档案的内容比较集中, 多以利用文书档案为主。这类用户在现实工作中, 需要查找解决实际的问题, 因而需要借助档案作为依据。此外, 实际利用行为用户还需要借助档案获取最客观、最真实的参考依据, 以便在大量充足的依据上, 综合判断、科学分析, 做出正确的决策。这类用户需求的档案信息更倾向于二次文献信息, 不仅快捷, 而且全面。

三、普遍利用行为动机分析

普遍利用行为的用户最为广泛, 学生、工人、商人、农民等各行各业的人员都是这个用户群体的组成部分。该类用户是我国存在人数最多的群体, 但其利用档案的比例却较低。该类用户的行为多具有突发性, 目的性强, 且要求迫切。这类用户的利用行为只会在碰到与自身利益相关的事情发生时产生, 如学生需要学籍档案办理出国手续或者是农民需要土地证明获取补助等。普遍利用行为的用户不需要对档案信息进行分析, 其查询档案的目的就是获得最明确的凭证, 解决问题。

普遍利用行为的用户需求内容最具多样性, 不同的职业、场合、利益出发点导致其需求目的各不相同。此外, 该类用户的需求行为是最具动态的, 档案利用者的目的变化受时间、地点等社会因素影响明显。普遍利用行为多与利用者的切身利益相关, 对信息的再利用率不高, 处于需求的中低层次。这类用户在寻求帮助时, 表达需求的能力不强, 因而更需要档案部门的帮助。

四、提升档案用户的行为层次

用户的档案信息素质与档案信息需求紧密相关。档案信息素质越高的用户, 档案信息需求会越高, 档案信息利用的效果也会越好, 这会促使他产生更多的档案信息需求, 使他的优势更为明显, 越来越成为档案信息的富有者;反之, 则成为档案信息的贫穷者。所以, 提升档案用户的行为层次, 不是简单地将普遍利用行为的用户转为学术利用行为的用户, 而是从根本上提升档案用户的信息素质。

(一) 通过知识的改变提升用户利用行为层次。

知识的改变可以包括用户自身的综合素质以及档案信息素质的双重提高。用户可以通过学习拓展知识面, 提高知识素养。档案信息素质的提升亦是一个积累的过程。首先, 用户要意识到档案利用的重要性以及普遍性。档案部门可以开展各项展览、讲座, 让用户意识到档案是与生活息息相关的, 档案利用是每个人都可能碰到的。培养用户的档案意识, 尤其是挖掘潜在的档案用户, 是十分重要的工作, 他们是档案信息开发工作能否在更广泛的范围内产生效果的关键。其次, 要激发用户的利用需求。用户的档案需求是用户利用信息的某种愿望, 通常情况下用户会明确地表达出来。然而, 有些用户由于受自身及环境的影响, 未能激发利用需求, 使其需求长期处于潜在的隐藏状态。这就需要档案部门加大与用户的沟通, 关注潜在需求的用户, 积极问询, 提供服务。最后, 要普及档案利用专业技能。档案利用亦是需要专业知识的辅佐才能更有效率地完成。随着科技的进步, 档案利用也迈向科技化。所以, 档案部门要加大对用户的技术支持, 要给予用户从问询到检索到复印到借阅等一系列专业的帮助;要完善对档案信息的统计与整理, 加大对数据库的管理, 采取简单易行的检索方式, 提供热情的服务, 辅佐用户完成对信息的获取。

(二) 通过态度的改变提升用户利用行为层次。

档案利用行为 第3篇

(一) 企业档案工作的原则

1、统一领导, 分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。只有实行统一领导分级管理, 才能克服分散保存和各自为政给档案管理和利用带来的种种弊端, 因此企业所有档案包括各部门所产生的文书、科技、会计、声像、实物等门类档案均应由档案部门统一管理。

2、对企业的档案应收集齐全、完整, 注意维护档案的安全, 这是对档案工作最基本的要求。只有在档案齐全、完整、安全的前提下, 才能有效地为企业的各项工作服务。

3、便于企业对档案的利用。档案的利用, 支配着档案工作的全过程, 其目的是为其他各项工作服务, 提高企业的工作效率和工作质量。

(二) 企业档案工作的任务

1、增强企业员工的法律意识和档案意识。宣传、贯彻档案工作的方针、政策和法律、法规。

2、指导档案工作。对各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档和安全、保密工作给予监督、检查和业务指导。

3、加强档案干部队伍的建设。组织档案人员进行专业知识和技能的培训, 提高档案干部队伍的素质。

4、注意文件材料的收集。收集是积累档案的重要手段, 以形成丰富的库藏, 便于更好的提供利用。

5、整理档案。通过对文件材料的分类组卷、拟写案卷题名、划定保管期限、编目等, 体现档案人员公文处理的基本功和业务素质的优劣。

6、做好档案的接收和移交工作。按照规定将永久、长期保存的档案定期向各级档案馆移交。

7、档案的鉴定和销毁。这是一项正常的业务工作, 应由专业人员及档案人员组成档案鉴定领导小组, 对超过保管期限的档案组织鉴定, 不需要保存的, 应按规定组织销毁。

8、做好档案的保管和保护工作。档案库放的“八防”设施要不断完善, 管理要更为有序;档案的修复技术也要不断提高。

9、编制必要的、多种形式的检索工具。作为国家电网公司的企业, 我们已经形成了较为完善的内网编目和检索系统, 在目前以及将来的工作中, 应当不断发现问题和弊端, 使这一系统更加完善和便于利用。

(三) 《档案法》规定的档案工作的内容

1、对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档。

2、保密档案的管理和利用, 密级的变更和解密, 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

3、国有企业事业单位资产转让时, 转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制件的交换、转让和出卖, 按照国家规定办理。

4、各级各类档案馆, 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用;配置必要的设施, 确保档案的安全;采用先进技术, 实现档案管理的现代化。

5、集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时, 可以收购或者征购。前款所列档案, 档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖;向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的, 应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利, 严禁卖给或者赠送给外国人。向国家捐赠档案的, 档案馆应当予以奖励。

二、档案违法行为

档案违法行为是产生档案法律责任的前提。没有档案违法行为, 档案法律责任则无从谈起。因此只有当档案法律关系主体实施了档案违法行为并予以正确认定时, 我们才能准确解决相应主体是否应承担法律责任及承担何种法律责任的问题。

概括地说, 档案违法行为就是档案法律关系主体违反档案法律规范, 侵害了为《档案法》所保护的档案法律关系所应承担的不利法律后果的行为, 这种行为的特点是具有社会危害性的、有过错的不合法行为。

认定某一行为是否为档案违法行为要看其是否符合构成违法行为的基本要件。通常认为狭义档案违法行为应具备三个要件: (1) 行为人具有相关法律义务。如企业档案室有开放档案的义务, 任何人都有按照法律规定不擅自公布档案的义务, 没有职责和义务就无所谓失职或违法。 (2) 行为人有不履行法定义务的行为。即行为人没有按档案法的要求实际履行其法定义务, 包括实施档案法禁止的作为行为和怠于履行法定义务的不作为行为。 (3) 行为人主观上一般要有过错。以上所述为一般档案违法行为, 而对严重档案违法行为即构成档案犯罪行为的则依据我国刑法中关于犯罪行为的构成予以认定, 并依刑法处罚。

三、档案工作的法律责任

(一) 档案法律责任的概念及构成

档案法律责任指各种档案法律关系主体即违法者因其所实施的档案违法行为所应承担的各种直接强制性法律后果。承担档案法律责任一般要具备以下构成要件: (1) 行为人的行为已构成档案违法行为; (2) 行为人具有相应的责任能力; (3) 行为人的主观过错程度; (4) 违法行为的情况与后果。

(二) 档案法律责任的分类

1.根据承担主体的不同可以将档案法律责任分为: (1) 档案管理主体的档案法律责任:即档案管理主体行使档案管理行为时违反法定的职责和义务应承担的法律责任。此责任的承担者主要为作为档案管理者的各级档案行政管理部门和档案管理的实体—各级各类档案室。 (2) 档案管理行为相对人的档案法律责任:即档案管理行为相对人在违反档案法律规定的法定义务时应承担的各种不利后果。此责任的承担者主要是作为利用档案主体的利用者, 包括自然人和法人。

2.根据违反档案法内容的不同可以将档案法律责任分为违反档案实体法的责任和违反档案程序法的责任。违反档案实体法要承担相应的法律责任, 这一点毋庸置疑, 然而在档案法律活动中, 违反有关的档案法律程序, 是否要承担法律责任以及承担何种法律责任, 对于档案部门是个新的课题。近些年来我国法律对程序违法行为越来越重视, 并规定了相应的法律责任。如我国行政处罚法规定, 违反法定程序作出的处罚无效。此外还可以从其他不同的角度对档案违法行为应承担的相关法律责任进行不同的分类, 这对进一步研究档案法律责任制度无疑是具有重大法律意义的。

(三) 《档案法》规定的法律责任

第二十四条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的, 依法追究刑事责任: (一) 损毁、丢失属于国家所有的档案的; (二) 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的; (三) 涂改、伪造档案的; (四) 擅自出卖或者转让档案的; (五) 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的; (六) 不按规定归档或者不按期移交档案的; (七) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的; (八) 档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的。

在利用档案馆的档案中, 有前款第一项、第二项、第三项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款;造成损失的, 责令赔偿损失。

企业事业组织或者个人有第四项、第五项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 可以并处罚款;有违法所得的, 没收违法所得;并可以依照本法规定征购所出卖或者赠送的档案。第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的, 由海关予以没收, 可以并处罚款;并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门;构成犯罪的, 依法追究刑事责任。

总之, 作为国家企业的任何一名职员, 无论是档案管理人员还是借阅人员, 都有义务认真学习《档案法》, 掌握档案违法行为的构成要素, 遵守《档案法》及其相关规定, 了解档案管理的有关事项, 并遵守公司档案管理章程, 避免在工作中触犯法律或违反制度, 以保障档案工作的顺利进行, 从而更好地为公司利益着想, 为广大员工服务。

摘要：档案是人类社会发展到一定阶段的产物, 是直接的、原始的历史记录。对于企业来说, 它的作用和价值越来越明显和重要。随着社会的发展, 档案已成为企业, 尤其是国家企业工作的基础和发展的可靠资料。主要根据企业档案工作的内容对档案违法行为和责任进行简单的分析。

档案利用和档案价值的反思 第4篇

关键词：档案,价值,利用

档案作为一种信息资源在企业及单位发展过程中占据十分重要的地位, 并且在现代企业及单位发展过程中具有十分重要的作用及价值。依据当前档案资源实际利用情况来看, 并不是十分理想, 主要是企业及单位内工作人员未能够充分认识档案价值及档案合理利用的重要性。因此, 企业及单位应当对档案价值及档案利用进一步反思, 从而在清楚认识档案价值基础上以有效途径及方法合理利用档案资料。

一、档案价值分析

(一) 档案价值概念。

档案属于企业及单位内部的重要资料, 其主要作用就是对企业及单位实际发展情况进行记录, 对企业及单位当前发展及今后发展均具有较好指导作用, 所以档案材料具有十分重要的价值。所谓档案价值所指的就是相关社会活动主体方面, 主要包括个人、集体及国家等方面, 档案信息材料所具备积极作用。换言之, 对于档案材料而言, 在被相关主体利用情况下, 其积极作用才能够得到充分发挥, 并且使其价值能够得以充分体现。然而, 档案资料若未能够被相关主体所利用, 这样一来, 对于档案资料而言, 其所具备档案资料也就很难得到充分体现。因此, 档案价值的决定因素并不是其自身, 而是与人们需要之间相互作用而得到的产物, 两者之中若有任何一个方面缺乏, 也就无法体现出其价值。

(二) 档案价值分类。

对于档案价值而言, 依据不同分类标准可将其分为以下几种:档案第一价值及第二价值、档案利用价值及保存价值, 除此之外档案还具备显示价值与长远价值。在这些档案价值中, 利用价值就是相关档案资料对于其使用主体所具备的重要作用, 这一方面也是档案价值的重要体现;对于保存价值而言, 其具体就是指档案是否均保存意义, 同时在体现在保存时间方面;第一价值就是指档案资料对于档案作者所具备重要意义;档案第二价值所指的就是档案资料其他有关人员所具备意义以及重要价值;对于现实价值而言, 其所致的就是在当前有关社会活动过程中, 相关档案资料所具备的重要价值, 其能够对相关人员进行指导, 使其更好进行各种活动;对于长远价值而言, 其就是指档案资料在经过长时间保存之后, 在社会今后发展过程中, 在有关实践活动中档案资料所具备重要价值及作用。

二、档案利用有效措施

(一) 积极提升现代化档案服务水平。

在现代社会发展过程中, 信息技术广泛应用使人们工作、生活及学习更加方便。在实际生活及工作过程中, 人们已经习惯于利用信息技术对问题进行分析、处理及解决。在实际工作过程中, 为能够更好节约时间, 很多档案资料使用人员均利用计算机网络查找资料, 所以档案管理部门也应当将自身现代化档案服务水平提高。首先, 应当对档案信息资源加快信息化及电子化建设, 使所有档案资料均在计算机内存储, 这样一来, 不但能够使档案资源存储地点需求减少, 对档案资料信息保持完整性及真实性也比较有利;其次, 应当利用有效方式使大多数档案利用人员得到档案资料使用权限, 然而应当注意对于有些档案而言, 若涉及单位及国家隐私内容, 在转变为信息化资料及数据化资料时, 相关工作人员应当对这些资料实施加密处理。

(二) 建设档案资源中心。

为能够对档案资料进行有效利用, 相关档案管理部门需要积极建设档案资源中心, 并且应当不断加强完善。首先, 相关工作人员应当注意加强管理档案, 在此基础上使档案真实性及完整性均能够得到保证;其次, 对于人才队伍, 档案管理部门应当注意加强建设, 积极加大力度引进高素质人才, 同时应当注意定期培训教育相关工作人员, 保证工作人员能够将先进档案管理方法及相关技术掌握, 从而对档案进行更好管理;第三, 对于档案资料, 应当继续加大开放力度, 相关工作人员应注意审核档案资料性质, 对于具备开放性质的相关档案, 应当尽量将其开放, 以便更多人能够对其进行利用。

(三) 强化档案资源交流及共享。

为能够使档案资料利用率在根本上得以提高, 使各种档案资源利用价值得充分发挥, 各档案管理部门之间应当加强交流及沟通, 从而使档案信息实现共享, 使档案资源能够为更多人服务, 应当将档案资源利用范围进一步扩大, 这样才能够使社会上更多人员对档案利用工作加强重视, 使档案利用率得以真正提高, 使档案资源能够从根本上提高其价值及社会影响力, 使档案资源作用及价值得以更好发挥。

三、结语

档案资源是现代社会发展过程中的一种重要信息资源, 在企业及单位发展过程中有着不可替代的作用。因此, 作为档案管理部门相关工作人员, 应当对档案价值深刻反思, 并且应当对档案利用进行深刻探讨, 从而以积极有效方法提高档案资源利用率, 使档案资源能够更好服务于企业及单位发展, 更好地服务于。

参考文献

[1]梁晶晶.关于档案利用和档案价值的思考[J].东方企业文化, 2015 (1) .

[2]王建琴.档案价值与利用探讨[J].办公室业务, 2012 (19) .

辽宁省档案馆档案利用实例选登 第5篇

包头市经济贸易委员会职工鲁德祥, 1948年在安东科学院学习, 因学习期间工龄未连续计算, 一直没有解决离休待遇。为此, 2010年3月13日, 他致函辽宁省档案馆, 请求查阅有关“原安东科学院学员工龄计算问题”的文件。经认真查找, 我馆为其提供了中共辽宁省委组织部“关于建国前我省二十七所干部学校 (训练班) 学员参加革命工作时间问题的批复”。该批复明确了安东科学院属我党为培养吸收干部而创办的学校, 学员学成后参加工作的, 其工龄自入学之日算起。这份档案为鲁德祥确定工龄、解决离休待遇问题提供了有力证据。

查找任命通知确定医疗待遇

武环, 1945年9月参加工作, 后被中共冶金工业部党组任命为辽镁公司党委书记, 正厅局级。按规定, 由中共冶金工业部党组任命的干部, 离休时可享受省 (部) 长级医疗待遇。辽镁公司在为武环同志办理离休手续时发现, 档案中没有任命武环同志为书记的相关档案, 因而无法确定武环同志的离休级别, 也就无从确定其应享受的医疗待遇, 办事人员及武环本人都焦急万分。为此, 2010年3月29日, 辽镁公司的同志来到辽宁省档案馆查档, 在接待人员的帮助下, 查到了中共冶金工业部党组关于武环同志为辽镁公司党委书记的任命件及中央组织部组通字 (2009) 4号文件, 为武环同志享受省 (部) 级医疗待遇提供了档案依据。

查找档案解决离休待遇

李庆辉, 1948年11月参加工作, 供职于新华印染厂, 因该印染厂企业性质不清, 一直无法解决离休待遇 (办理离休必须是非公私合营企业) 。为此, 李庆辉奔走于多家单位, 均没有任何结果。2010年4月15日, 李庆辉抱着一线希望来我馆查阅有关新华印染厂的档案。经过认真查找, 我们为他提供了建国初期新华印染厂企业调查表。据该调查表记载, 该企业系东北人民政府机关事务管理局生产管理处下属企业, 非公私合营企业。该档案为李庆辉办理离休提供了重要佐证。

查找职称档案增加工资待遇

2010年7月15日, 铁岭县公用资产投资公司杨女士为查找本人职称评聘表来到我馆。根据单位相关政策, 杨女士可以享受增加月工资400元的待遇, 但因杨女士的个人档案中缺少职称评聘表, 职称待遇迟迟未能落实。我馆所藏档案多为文书档案, 经过仔细找寻, 我们最终在辽宁省人事厅全宗的全省职称评聘统计资料中找到杨女士的相关材料, 补全了个人档案的职称评聘内容, 并为增加工资待遇提供了直接有力的证明。

档案助力

铁刹山酒品牌价值提升

本溪县酒厂历史悠久, 其出产的铁刹山酒闻名全国, 但究其历史却模糊不清。为此, 2010年10月21日, 本溪县酒厂的李兴濂等三人来到我馆查找历史档案资料。根据我们为其提供的民国时期奉天省商会、日伪时期日文资料等历史档案记载, 本溪烧锅的历史最早可追溯到清道光二十二年。此外, 这些档案还较为详尽地记载百年来, 特别是民国时期本溪烧锅跌宕起伏的发展历史, 为搞清其历史、提升其品牌价值提供了可靠依据。

“人民的公仆时代的典范”

吉林省长春市市民曾庆武为帮助姑姑找寻其父曾学泽照片于2010年10月来到我馆。曾学泽, 原东北军航空飞行员, 因牺牲较早而未与女儿见过面, 这成为曾庆武姑姑的终生遗憾。曾庆武为能找到曾学泽的照片, 在吉林、北京等地查找未果后来到我馆, 详细翻阅东北讲武堂各期同学录仍一无所获。在曾庆武遗憾地离开我馆后, 工作人员根据曾学泽当过空军的线索坚持查找, 并最终在《东北航空学校同学录》中找到了曾学泽的照片和相关资料。当曾庆武姑姑看到我们为其找到的照片时, 激动得热泪盈眶, 八旬老人多年的心愿终于得以了却。事后, 他专程来馆为我们送上一面锦旗, 锦旗上绣着“人民的公仆时代的典范”几个大字, 表达了老人的感激之情。

档案为凭2300万明确来源

中国辽宁国际合作集团股份有限公司因经济体制改革, 产权关系发生变化, 更名为万方地产有限公司。而在进行资产清查的过程中, 工作人员却发现有2300万资金存在偷税漏税嫌疑, 问题严重程度可想而知。为了弄清这部分资金的具体情况, 2010年4月16日, 原中辽国际的同志来到我馆查阅相关档案。我馆为其提供了《辽宁省财政厅关于给予中国辽宁国际合作集团股份有限公司1998年度财政补贴的批复》, 查清了2300万资金的来源, 说明了该款为免税款。

查阅档案落实待遇

美国档案利用给我国档案工作的启示 第6篇

1. 我国档案工作的社会化、服务化的发展趋势。

档案工作受社会化潮流的影响, 开放程度不断加强, 利用水平也不断提高, 人们对档案的关注程度逐渐加大, 档案已经成为社会生活中不可缺少的一部分, 对经济社会的发展发挥了更重要的作用。随着电子文件带来的档案载体的第三次变革, 借助新的技术设备, 档案有了更方便快捷的利用途径, 更广阔的利用空间, 这为档案工作发展带来更多机遇。挑战与机遇并存, 在新的时代背景下, 档案工作社会化服务化的趋势已日益加强, 我们需要顺应时代潮流, 积极在国际上交流和合作, 学习其先进技术, 同时学习其社会化、服务化的先进理念和管理模式, 从而推动我国档案事业的发展。

2. 档案利用在档案工作中的地位。

档案利用是档案工作的最终目的和中心任务, 提供利用是档案为社会主义现代化服务的手段, 是档案实现价值的必要条件。同时, 档案的利用是衡量档案工作水平的重要标志, 是推动档案事业发展的关键。通过利用效果的检验, 可以发现档案工作中的不足之处, 有针对性地进行完善, 促进档案事业更快更好的发展。

3. 档案利用工作社会化服务化的意义。

档案工作社会化、服务化是时代发展的必然趋势。档案开放、档案利用的社会化程度、服务化水平在很大程度上影响着档案利用水平和效果, 因此, 档案利用从社会化服务化着手, 才起到事半功倍的效果。档案利用工作的社会化服务化对档案工作的推进, 档案事业社会地位的提升, 甚至经济社会的发展都有着不可低估的意义。

二、美国档案利用的特点及优势

美国档案开放利用水平较高, 我们通过了解其利用社会化、服务化基础及其优势来为我们的档案工作提供借鉴和指导。

1. 美国档案利用社会化、服务化的基础。

全民档案意识的提高提供了观念基础。美国档案工作者有着较强烈的社会意识, 通过档案服务周到表现出来, 并对社会档案意识的提高起到了先导作用。美国国民整体文化素质较高, 民主意识强, 了解信息的重要价值, 看重自己拥有的权利, 善于运用各种手段来获取信息。因此档案信息易于融入社会, 社会各界在具体体验并认识到档案的价值, 使档案观念也不断地增强和提高。法律与原则保障提供了法律基础。美国国会通过《信息自由法案》, 旨在保障美国国民充分实现利用档案信息的权力。而后又在《美国公民运用〈信息自由法案〉指南》中提供了具体的实施细则。法案与指南全面肯定了开放公共信息的原则, 并使之成为现代社会的一项基本原则, 从而保障了公民对档案的利用。有效的经济保障提供了经济基础。美国档案部门属于文化事业单位, 经费主要源于政府拨款。同时, 档案部门能通过效益好的公司和企业得到比较充足的经费, 还能从社会上获得大量赞助, 这些都为档案开放社会化, 利用服务化提供经济保障[1]。

2. 美国档案利用社会化、服务化的表现。

(1) 档案收藏范围广。美国收藏的档案与个人有关的资料相对较多, 如教会文件、私人手稿、出生记录、去世记录、婚姻记录等。总统图书馆也是国家档案馆的组成部分, 它保存有许多美国总统及其助手的文件, 扩充了档案的内容。另外, 档案馆与博物馆、图书馆及学校的关系十分密切。档案馆与博物馆、图书馆相互交流, 所收资料资源共享, 扩大了所收档案信息资源的范围。 (2) 档案服务水平高。首先, 在馆内利用方面, 档案馆根据各类用户的不同需要提供档案, 向用户公开档案目录, 方便用户使用检索工具。另外, 档案馆还为利用者指派顾问来帮助其完成档案的查找, 提高了查找效率和准确性, 实现了有效地利用。其次, 美国档案馆还采取咨询服务。咨询服务的形式多样, 利用者可以直接通过电话了解馆藏, 寻找其所需档案, 减少了不必要的周折。另外, 美国通过销售缩微胶卷提供利用服务。为了保护易损毁的、读者经常利用的档案, 美国档案馆进行了大规模的缩微复制工作, 使更多的利用者能通过索引方便快捷地得到档案文件的复制本, 档案馆还大面积、高数量地出售文件副本或缩微复制品, 方便了用户对档案的利用, 促进了馆藏资源的开发。再次, 美国借助其发达的科技, 为用户提供现代化服务。在美国国家档案馆, 十几万件文件已被数据化, 大量利用工作在网上进行。同时, 档案馆为了扩大档案影响力, 还拿出很多珍品对外宣传展览, 这样不仅使公众减少对档案馆的疑虑, 同时通过展览档案提高国民的历史文化素质[2]。 (3) 档案开放期限短。1966年国会通过了情报自由法, 继情报自由法生效以后, 美国政府不断扩大档案的开放。将政府机构形成的机密公务档案文件的封闭期从50年降到30年, 之后又进一步规定, 要求政府各机构对形成期满20年的机密文件进行解密检查, 尽可能地向公众开放, 如果期满20年仍不能开放, 到30年期满时就自动解密, 必须开放。 (4) 档案利用门槛低。已作解密处理交到国家档案馆的文件, 整理编目后, 即向公众开放。特别重要的、利用者急需的档案材料, 只要有原始检索工具, 也可以提前开放。公务档案一经开放就没有任何利用限制了。任何人只要出示身份证, 年龄达14岁, 登记以后就可以利用。可以在馆内查阅、抄写、复制、拍照, 可在著述中引用, 也可公布出版, 利用形式一般不限。

三、我国档案利用工作发展方向

1. 我国档案利用工作的不足。

首先, 档案服务内容不多, 社会服务水平不高。目前不少档案馆都是文书档案占统治地位, 以政府公开文件为主, 有关公民个人档案收集较少, 地区、历史等专门档案收集不足, 导致馆藏单一, 馆藏结构不合理, 不能全面反映历史本来面貌, 不能满足社会的广泛需求。同时, 现在的档案利用主要是提供馆内原件阅览、查询, 开具证明等基本的方式, 缺乏高水平、高层次的档案编研工作, 档案仍多采用手工检索, 缺乏现代化计算机联机检索服务, 馆外利用很少, 利用者不能方便快捷的利用到档案[3]。

其次, 社会服务意识不强, 对社会尤其是公众利用档案的重视程度低。由于档案长期为统治阶级服务, 保守封闭, 档案馆也被公众认为是党政机构档案的保管仓库, 而这些在人们头脑中印象还需通过档案部门一朝一夕的努力来改变, 但档案工作部门不但没有采取有效措施改变人们对档案利用的误区, 也没有真正改变公众利用档案困难的现状, 档案部门只是为主动前来的利用者提供利用, 缺乏主动服务意识和创新精神, 没有树立起以人为本, 以贴近公众、服务公众为根本宗旨的理念。

第三, 档案利用门槛高, 服务体制不完善。烦琐的利用证明和对利用者的各种限制让很多利用者望而却步, 档案馆拒人于千里之外。档案馆由于怕承担责任, 尽可能的缩小对公众开放的档案的范围, 对很多应该开放的档案不开放, 对已经开放的档案, 用本馆没有此档案、不对外利用等借口拒绝利用。

受到以上影响, 档案馆的服务效果一直都没有很大的改善, 利用者少, 利用率低, 档案馆像是保管库房, 与图书馆和博物馆利用效果更是相去甚远。而通过和美国档案开放利用的比较, 我们看到中国的档案开放利用工作和美国的确存在着很大差距, 面对不足, 我们可以切合当今的热点问题——加强民生档案建设, 从档案社会化和服务民生的角度提高档案开放利用水平。

2. 改进档案开放利用工作的建议。

首先, 加大档案的收集整理工作, 充实馆藏, 改善利用条件和环境, 增加服务方式, 提高服务水平。建立开放创新的馆藏资源建设新机制, 拓宽领域, 广纳百家, 主动出击;积极引进先进技术设备, 加快电子文件管理的步伐, 实现信息网络检索, 配备计算机和相应的检索工具;普及缩微技术, 提供缩微胶卷利用;为利用者提供舒适阅读休闲场所, 充分考虑利用者的各方面的需要;努力创造持续活跃的档案资源开发利用新机制, 全面拓展档案的利用形式, 通过各种社会媒介, 加大档案的宣传, 扩大档案影响力, 从各方面提高档案利用的服务水平。

其次, 转变服务观念, 增强为人民服务意识, 重视民生档案建设。随着科学发展观的提出和构建和谐社会的深化, 党和国家都越来越重视对民生问题的关注, 各级档案部门提高了对民生档案问题的关注, 逐步改变对档案工作价值体系的认识, 坚持以人为本, 运用档案资源造福人民群众。在提高档案部门对民生档案重视的同时, 还需要提高全民档案利用的意识, 让大家重新认识档案是关系到我们每个人的重要资料, 学会利用档案维护自己的权益。当人民群众利用需求与档案部门服务水平提高相结合时, 档案工作才会出现质的飞跃。意识的改变需要政策的改变和思想的引导, 在当今构建和谐社会, 坚持以人为本, 着力发展民生档案的大的时代背景下, 档案部门一定会在增强档案利用社会化、服务化意识, 通过切实可行的措施, 保障人民权益。

第三, 降低档案利用门槛, 完善档案的服务体制。扩大开放范围, 中国公民可以持身份证等有效证明查阅已开放档案, 外国人持有效证明也可利用开放档案, 利用者可在馆内查阅、抄写、复制、引用等, 特殊情况可外借。做好档案的保密级别和保密期限的鉴定工作, 完善规章制度, 到了开放期限的档案必须对公众开放, 不允许由于个人原因延误开放时间, 缩小开放档案的范围, 对开放档案的利用加以限制等。以上便是我针对档案利用的不足, 结合当今档案热点发展方向提出的几点建议。

在新的时代背景下, 发现档案工作在社会化和服务化上存在的差距和不足, 通过学习和借鉴美国档案工作, 结合我国的国情, 寻找更加适合的利用和服务方式。当今, 应以民生档案建设为契机, 转变两个观念和两个体系, 着力提高档案社会化服务化水平, 开启档案利用工作的新篇章。

参考文献

[1]赵屹.美国的档案工作与信息服务社会化——兼谈对我国档案信息服务社会化的启示[J].档案学通讯, 2001 (2) .

[2]丁梅.美国档案利用工作研究综述[J].兰台世界, 2009 (4) .

档案利用与保密 第7篇

1 加强档案工作人员队伍建设

档案管理人员是档案利用工作的主体, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全保密负有直接责任, 必须具备较高的素质。在《中华人民共和国档案法》规定:“档案管理人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识。”它从法律的角度对档案管理人员的政治素质和业务素质上提出了基本要求。随着社会发展的日益加快, 科学技术的是新月异, 档案业务也在不断地更新和拓展, 给档案工作提出了更高的要求, 对档案管理人员的素质也提出了新的要求、新的标准。

(1) 高尚、坚定的思想政治素质。档案管理工作是一项政策性、原则性、保密性很强的工作。档案管理人员必须以高度的政治思想素质为基础, 坚持原则、秉公办事、严守机密、排除各种不良影响, 才能切实做好档案工作。

首先, 政治立场要坚定。档案管理人员要注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想, 能够用科学发展观指导档案工作的理论和实践。其次, 具有强烈的责任感。档案作为记录历史事实的载体, 是一种非常珍贵的信息资源。

(2) 良好和崇高的职业道德素质。所谓职业道德素质, 是指从事一定职业的人在其工作中行为规范的总和。档案工作职业道德素质, 是一种做好档案工作的理想行为规范。良好的职业道德是保障档案管理工作稳步发展的前提。

首先, 档案管理工作者要爱岗敬业。档案管理工作繁杂而枯燥, 地位很不起眼, 所以默默无闻, 埋头苦干为该工作的特点。再次, 要有良好的服务意识。档案部门是一个服务性窗口, 其档案资料向社会各单位、各类人员提供利用。同时, 要注意在服务的态度上要热情、周到;在服务的语言上, 应当准确得体, 谦逊有礼。

(3) 全面、扎实的业务能力素质。档案管理人员的业务能力素质是应是全方位的, 既有扎实的档案专业知识和丰富的相关学科知识处, 还有要求了解掌握现代科技知识, 只有做到这些, 才能为做好档案工作奠定坚实基础。

首先, 要具备扎实的档案专业知识。档案学本身是一门系统的管理科学, 具有很强的专业性, 从档案的收集、整理、管理到提供利用等都有一套系统的理论和工作方法, 作为档案工作者只有掌握这些理论知识和方法, 才能保证工作的质量。而专业知识技能的高低和熟练程度, 直接关系到档案管理的水平和服务质量。其次, 要具备丰富的相关的学科知识。档案人员除了要掌握一定的档案专业知识和操作技能外, 还要加强学习其它相关的社会科学和自然科学知识, 如社会学、情报学、统计学、心理学等。同时, 要知晓本地区历史沿革和组织发展史, 熟悉本单位业务。只有全面了解和重点掌握各方面知识, 才能做到科学管理、合理使用档案资源。再次, 要了解掌握现代科技知识。随着现代科学技术的发展, 特别是计算机、数据库技术以及复印机、光盘刻录机、扫描仪等办公自动化设备的应用, 档案管理工作的方法和手段也随之发生了变革, 从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。

2 加强档案利用管理中的制度建设

在档案利用过程中, 严格的规章制度和得力的监督机制, 是确保档案保密性, 维护档案完整性的有力保障。

(1) 制定有效的规章制度。档案部门要加强档案法规建设, 各级各类档案收藏部门, 应当以国家的档案法规为准绳, 逐步完善本单位的档案利用法规制度体系, 并使档案利用的章则制度起到保护档案用户合法利用权益, 促进档案信息资源开发利用, 维护国家档案完整与安全的作用。档案管理部门在日常的管理中应制定相当的档案利用规章制度, 如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循;对待保密期限, 能够快速、及时进行保密与解密工作, 使档案的利用做到最大化。保证在大力开展档案利用工作的同时, 确保档案的完好无损, 并不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

(2) 进行得力的监督措施。加强档案利用中的监督是做好档案利用过中安全保护工作的一项重要措施。它能效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案安全保护的各种不良行为, 从而做到既能充分利用档案, 又能保证档案的完整与安全。在实施监督工作时, 可以做到软、硬件兼施。所谓“硬件”, 是指可在档案馆 (室) 内安装摄像监视器, 记录下利用者利用档案的全部过程;所谓“软件”, 则是指档案管理工作者, 档案工作人员作为管理者, 应具备良好的档案安全保护意识和观念。在工作中针对不同的利用对象的不同目的, 掌握其心理和思想动机, 加强重点监督。对利用过的档案进行登记制度, 并在利用者离去之前, 仔细检查翻阅被利用的档案, 发现问题及时上报, 以免造成损失和发生意外, 做到早发现, 早上报, 早处理。

3 正确认识档案的利用与保密的关系

从根本上讲, 档案的利用和保密的作用是一致的, 都是为了更好的发挥档案对单位和社会的积极作用, 同时, 避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。保密的目的, 是为了更好地利用档案信息资源。保密档案是有等级的, 其划分等级根据《保密法》规定。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级”。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的, 也会随着时间的推移和环境而变化的, 那么管理的期限和方式也会随之而改变, 那么, 就不能再按原有的保密文件进行管理, 而应根据国家有关规定, 在保密部门的监督指导下及时进行解密。解密后的文件按照公开文件进行管理, 向社会各界开放。

总之, 在实际工作中, 档案管理工作人员应正确处理好档案利用与保密间的关系, 使档案信息资源既得到充分的利用, 体现其价值的最大化, 还要做好保密措施, 维护好国家、集体、个人的合法权益不受侵害。

摘要：档案的利用和保密的作用是一致的, 都是为了更好的发挥档案对单位和社会的积极作用, 同时, 避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。档案管理人员要正确认识和处理好档案利用和保密间的关系问题, 在加大档案利用力度的同时, 必须做好档案的保密工作, 把有效利用档案与科学保密有机结合起来。

关键词：档案管理,利用,保密

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为主编.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2005, 2.

[2]中华人民共和国档案法[Z].中华人民共和国主席令第71号, 1996, 7, 5.

[3]中华人民共和国保守国家秘密法[Z].中华人民共和国主席令第6号, 1988, 9, 5.