电子档案的特点

电子档案的特点（精选10篇）

电子档案的特点 第1篇

无论是哪种形式的档案, 其本质都是承载着历史资料, 其不同就是载体的形式以及载体与内容的关系。他们都忠实的记录了人类的社会活动, 都具有同样的使用价值, 同时也需要存档和备案。他们自身所具有的特点, 大体有如下几点:

(一) 信息储存的载体各有特点

纸质档案作为传统形式的档案, 在历史发展的过程中, 由甲骨、竹简、绸帛进而发展到宋代以后的纸张, 能够在载体上体现出文字内容和图画, 却无法展示声音。而电子档案作为新兴的档案介质, 可以借助各类新型的储存材料, 比如U盘, 移动硬盘, 甚至到现在的“云盘”, 储存的介质越来越小, 而储存的内容与而来越多。

(二) 多种识别方式

纸质档案一般来说不需经过第三种工具的介入就可以直接通过视线阅读, 稍有不同的也就是盲人读的“盲本”, 需要用手来触摸。而电子档案一般来说需要借助电子工具来进行识别和读取。人类无法直接通过观察储存电子档案的物体外观来获得信息。

(三) 信息与载体的关系

纸质档案自诞生之日就必须依赖于其纸质载体, 脱离了这个载体档案上的资料就无法保存。电子档案的信息可以不依附于载体存在, 也可以依附于任何载体存在, 只要介质合适, 电子档案可以承载的载体很多。这种特性可以使得目前的电子档案具有相当强的灵活性和可复制性。从该方面来讲, 纸质载体的稳定程度更高一筹。

二、电子档案与纸质档案的区别

(一) 载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件 (如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等) 下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。而电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。与纸质档案载体相比电子档案载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5-15年。

(二) 技术寿命的差异

纸质文件稳定性非常强, 只要在记录初期将文字和载体的关系进行了确定, 那么内容和载体将会一直保持结合的关系。而其保存的时间与载体以及其他因素的影响有着莫大的关系。而电子档案的技术寿命收到社会科学技术的影响, 因为电子档案需要通过电子设备才能读出其中的信息, 如果电子档案当时承载的工作快速过时, 那么他承载的文字内容就无法读取出来。

(三) 信息保护的差异

作为纸质档案, 对其的信息保护也就是对载体的保护, 因为载体和信息是共生形态, 如果纸张的寿命得以延长, 那么纸上信息的寿命也会相应的延长。对于电子档案来说, 由于其信息和载体的可分离性, 其信息承载面临着很多位置的因素影响。电子档案存在着被破坏和篡改的危险。同时, 随着计算机技术的不断发展, 一种新的威胁正在影响人们对于电脑安全性能的怀疑态度。如果电脑病毒侵入了承载电子档案的储存介质, 就很有可能存在破坏、泄密或者其他问题。

(四) 信息查询速度的差异

传统的档案, 为了方便人们的查询, 往往通过建立各种目录索引的方式来引导人们进行查询, 除此之外并没有其他很好的方式。如果遇到数据量非常大的档案查询工作, 其工作量也非常之惊人。而电子档案则没有这种忧患。任何需要的材料都可以在网络上搜集到, 只要设定好搜索区域, 电脑或者网络就会自动帮你搜集、归纳和整理出来, 方便人类对于档案信息的索取, 档案管理人员, 如果掌握了电子档案的特性和先进的技术设备, 就能通过电子屏幕轻车熟路地电击人们所需要的资料。不需要用大量的人力物力去翻阅、查找烦琐的档案资料。这些档案人员可腾出时间去做其它的档案工作。既节省了人力物力, 又提高了工作效率。加速了现代化进程的发展。

三、结语

综上所述, 纸质档案与电子档案在现阶段各有优势, 在经济建设及服务中各自发挥着特殊的作用。不能因为两者在介质和储存方式等方面的不同而单纯的否定哪一项的存在价值。而现阶段做好电子档案与纸质档案的长期并存工作, 使得各自能够在最能够发挥其最大能量的地方, 通过自身的优势为人类提供需要的资料, 指导人类反思和进步的过程。在明确了电子档案以及纸质档案特点和区别的同时, 我们应该逐步用科学的方法完善和改进两种档案的管理手段, 用最合适的方法来促进电子档案以及纸质档案管理工作的持续、健康、快速发展。

摘要：档案作为人类历史的见证, 记录了人类社会发展的点点滴滴。自古以来, 档案管理就成为了各朝各代关注的重点问题。发展到现代社会, 随着技术的发展, 档案开始由传统的实体档案转向电子档案。存储介质发生了极大地改变。以前的笔墨纸砚时代已经逐渐开始进入屏幕键盘加鼠标。以U盘、移动硬盘以及光盘等为储存介质的电子档案形式开始出现, 并且在今后相当长的一个时期内, 档案工作将处于纸质档案与电子档案并存阶段。分析其各自的特点和不同, 更好的指导相关工作。

关键词：实体档案,电子档案,特点,区别

参考文献

[1]胡爱阳.关于电子档案与纸质档案并存的思考[J].科教纵横, 2010 (4) .

电子档案管理的特点与措施 第2篇

【关键词】电子档案；管理；问题；措施

一、电子档案的特点

1.与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

2.电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

3.文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

4.档案管理的电子化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

5.电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

6.电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

二、电子档案管理的措施

1.严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

2.优化专业结构。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文書、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

3.做好电子档案使用中的控制与管理。根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

三、总结

浅议血站电子档案特点及管理对策 第3篇

(一) 管理要求

随着输血事业的不断发展血站年采供血量逐年增加, 但血站特殊的工作性质要求血站在血液质量安全方面不容出现任何问题。血站业务档案作为最先形成的工作资料, 是关系血液全面质量管理成败的基础环节。《血站质量管理规范》中规定血站应“建立、实施记录管理程序和档案管理程序, 记录并保存采供血过程所产生的结果和数据, 使其具有可追溯性, 以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准”。由此可见血站是一个对法制性要求较高的单位, 国家对于血站系统档案管理标准更是高于一般。

(二) 管理特点

血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离制备、储存运输等环节, 是采供血过程的原始记录。由于其特殊的工作性质和检测项目, 从献 (受) 血者健康征询、体检记录、血液初检、复检记录、血液成分分离制备记录等均涉及到大量献血者的个人信息, 档案中各项纪录作为工作记载与见证必须原始真实、完备可查, 需长期或者永久性保存, 属于机密级档案。随着人们法律知识不断增涨, 自我保护意识不断提高, 血站业务档案所记录的信息作为血站依法开展业务凭证的同时, 也成为献 (受) 血者权益的唯一凭证, 因此要求档案具有原始性、真实性、权威性和不可更改性。一旦原始资料文本遭到破坏, 其信息资料的真实性、保密性都将受到严重挑战, 血站系统对于档案的管理一旦出现纰漏, 将会引起医疗纠纷和社会争议。因此, 依靠传统观念及办法我们已无法完成数量众多, 环节复杂的档案收集整理工作, 只有改变传统将部分纸质档案转变为电子档案, 并在新形势下建立有效的血站电子档案管理才能最终确保血站业务档案管理成效, 为血站的建设和发展提供应有的作用。

二、血站电子档案特点

(一) 电子档案的优点

血站电子档案同目前所用的电子档案一样均依赖于计算机硬件、软件及网络系统而存在, 档案信息存储密度及质量远高于过去的纸质档案, 且形式多样, 存放方便。在血站系统内部同一局域网内, 同一份文件可以在同一时间, 不同地点, 被不同人共享, 并且还可以根据个人需求对文件内容及格式进行更改。随着电脑的普遍应用, 当一份电子档案被传递给多个利用者时, 电子档案可以通过邮件、网络传输等方法无消耗的被重复利用。

(二) 电子档案存在的问题

电子档案无论是整理还是取阅均完全依赖于计算机设备才能进行。档案在利用过程中尽管没有消耗, 但是由于信息内容及载体之间可以任意分离, 原始档案内容很容易被修改和破坏, 如果将电子档案在网络上运行, 原本保存好的电子档案也会因计算机受到病毒攻击及设备故障等原因使档案内容部分丢失或完全消失。此外, 电子档案极易被拷贝, 复制的特点也对档案的保密工作提出了更高的要求[2]。

三、血站电子档案管理现状及对策

(一) 设置电子档案管理机构

多数血站至今未设置专门的电子档案管理机构, 血站部分业务档案一般由行政综合办公室负责管理, 各部门及科室形成的电子档案几乎均分属各个业务科室自己管理, 在一个单位内通常有多个部门同时进行电子档案管理。血站应加强电子档案管理部门的设置及完善, 如:设置专门的电子档案库房, 配备必要的安全保管设施等。只有在血站管理中提高电子档案的地位和作用, 才能进一步提高对电子档案的开发和利用。

(二) 建立电子档案管理制度

目前血站在电子档案管理的过程中没有统一的管理标准和模式, 各部门及科室根据自己对电子档案的理解和实践进行管理, 造成许多本来应该纳入管理的电子档案没有进行管理, 应该开发利用的档案信息资源开发不足。血站应根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》中的规定, 结合自身工作需求建立与之相适应的科学的电子档案管理体系, 健全电子档案管理规章制度, 明确各管理人员的岗位职能及权限, 将血站各部门、各科室的档案进行统一管理, 使电子档案管理与业务档案管理同步发展, 提高血站信息系统整体管理水平。

(三) 电子档案形成要责权分明

血站同一类电子档案的形成应该由形成人员对其内容的准确度负责, 并由专人进行归档管理, 归档时应对电子文件进行全面、认真地检查, 核查文件是否完整、真实, 相应的软件、说明是否齐全, 电子文件与相应的纸质内容是否一致, 电子文件有无病毒等等, 最终应由经手人手工签字确认后进行归档, 以防由于操作失误等原因改变原始电子档案信息内容。电子文件在形成后应使用只读光盘 (CD-ROM) 或一次写入式光盘 (WORM) 作为存储介质使之置于只读状态, 在积累过程中如需转换电子文件格式要防止文件内容失真或丢失, 收集积累过程中的一切变更都应记录在案, 以防在松散状态下发生信息损失和变动, 电子文件一经签发没有必要的批准手续严禁修改。注意加强电子档案的保密管理, 对利用者实行权限控制, 使无关人员无法访问电子文件, 防止在利用过程中出现泄密等情况。

(四) 配置专职档案管理人员

多数血站档案管理队伍缺乏高素质的专业档案管理人员, 档案管理工作人员通常是身兼数职, 档案管理专业知识相对匮乏。在实际工作中他们不明确各部门或科室电子档案的形成过程, 也不熟悉电子档案收集、整理、保管等一系列工作。许多血站的档案管理人员甚至不了解来自网络的安全威胁, 对网络安全管理制度执行力度薄弱, 使得部分电子档案资料不能及时入档, 入档后又不能及时有效执行综合管理, 造成血站电子档案管理存在一定的隐患。这些情况已不适应新形势下血站电子档案的管理, 与血站整体信息化管理水平的发展不符, 甚至制约到血站的发展。血站应积极配备档案管理人员, 并充分考虑工作人员具有相关能力, 除了具备档案专业知识以外, 还应具备一定的文字写作、数据处理及语言表达等能力。

(五) 增强档案管理知识培训

血站应针对目前电子档案管理现状加强有关培训, 在培训专业基础知识的同时加强操作技能的训练, 通过电子档案工作安全和保密意识的教育使血站电子档案管理人员全面树立保密意识, 鼓励档案管理员考取《档案人员从业资格证》以全面切实提高档案管理水平。

(六) 加强电子档案技术防范

血站电子档案管理中的涉密网络一定要与互联网实行物理隔离, 并建立、完善涉密网络的保密管理制度, 配备必需的防范设备, 增强涉密网络的技术防范能力。此外, 应抓好互联网上的防泄密工作, 采用加密技术、签署技术、权限控制、监控技术等严格责权制。

四、结语

电子档案管理是血站管理信息化的基本组成部分, 是血站依法开展业务, 应对诉讼风险, 提升血液安全保障的必备手段。如今血站已有越来越多的纸质档案电子化, 其特殊的性质及国家对血站档案管理工作的高标准、高要求, 使我们在了解电子档案管理现状的同时明白必须尽快加强血站电子档案的管理。由卫生部牵头, 构建国家级血液安全信息网络工程将在全国31个省市的血液中心及中心血站开展, 我们必须立即设置电子档案管理机构, 建立相应电子档案管理制度, 配置专职档案管理人员以全面切实加强血站电子档案管理, 为血站发展奠定基础。

摘要：血站作为一个对法制性要求相对较高的单位, 其档案管理特点显著, 国家对血站系统档案管理标准高于一般, 采供血机构在日常工作中应采取相应的措施以提高档案管理水平。本文通过分析目前血站系统电子档案特点及管理现状提出相应工作管理对策, 在人们法制和自我保护意识的不断增强的今天, 能够减少因档案管理不规范而引起的不必要的医疗纠纷及社会争议, 具有一定的实际意义。

关键词：血站,电子档案,保密管理

参考文献

[1]卫生部.关于印发血站质量管理规范的通知[R].中华人民共和国卫生部公报, 2006.

[2]刘洪.电子档案的利用工作[J].档案学通讯, 2002, 5.

[3]苏锡云.基于网络环境的采供血业务档案管理面临的挑战与对策[J].经营管理, 2010, 7 (36) :98-99.

[4]蒋涤非.运用管理信息系统开展血站记录 (档案) 管理的初步构想[J].卫生软科学, 2009, 23 (2) :211-212.

[5]冯惠玲.电子文件利用的障碍与对策[J].档案学通讯, 1998, 5.

[6]陈兆祦, 和宝荣, 王英玮.档案管理学基础[J].中国人民大学出版社, 2009.

城市规划管理档案的特点 第4篇

摘要：在整个城市规划工作的链条中，城市规划管理占据重要位置。在进行规划管理各项活动中，都将产生大量的具有工作查考和保存价值的规划管理档案。规划管理档案是城市规划管理部门在城市规划管理工作中依法实施管理的真实记录。

关键词：城市规划管理 档案特点

在整个城市规划工作的链条中，城市规划管理占据重要位置。其主要任务是制定城市规划的方针和政策，组织领导城市规划的编制、审批与实施，维护城市规划的法治和秩序，制止违反城市规划的行为，保证城市规划有步骤、有秩序地实施，从而最大限度地提高城市的综合效益。城市规划管理的具体工作内容主要包括：建设项目的选址定点，下达建设用地范围和面积，建筑设计方案的审定，核发建设工程规划许可证，规划实施监督管理等。在进行规划管理各项活动中，都将产生大量的具有工作查考和保存价值的规划管理档案。规划管理档案是城市规划管理部门在城市规划管理工作中依法实施管理的真实记录。

由于城市规划管理是保证城市规划编制和实施的重要手段，因此，在实施具体的城市规划管理活动中，每时每刻都离不开城市规划管理档案。如在建设用地管理工作中，涉及建筑用地的申请，审批工程选址、施工放线等，都要有有关的批准文件，工程设计图纸等文件材料作为工作凭证。可以说在整个规划管理工作各个环节中，都与规划管理档案有着直接或间接的联系。规划管理档案是进行规划管理各项工作的前提和条件，没有规划管理档案或规划管理档案不完整、不准确，都将给规划管理工作带来困难。因此，可以说，规划管理档案是规划管理工作的核心，也是规划管理工作成果最终实现形式。

规划管理档案的内容主要分为两大部分：规划前期管理档案资料和规划后期管理档案资料。规划前期管理档案资料主要有：建设单位(个人)建房申请书、基建计划批准文件、建设(定点、用地、工程)规划申请表、建房用地申请书、建房踏勘报告书、征用土地批准书、征用土地协议书、规划用地红线图、征用土地红线图、建设用地(工程)规划审批单存根、建设工程红线图，以及其它有关工程建设的文件材料。只有当这些材料齐全完备，才能说明该工程是一个合法的建设工程。在这些材料中，土地征用红线图、规划用地红线图、工程建设红线图、征用土地协议书、规划(用地)建房申请书，以及建设用地(工程)规划审批单存根，是规划管理档案的核心部分，其日后档案的查考利用的重心也就在这部分。

从以上可以看出，规划管理档案与工程竣工档案具有明显的区别。工程竣工档案主要反映工程的施工情况，诸如隐蔽工程记录、各种原材料的试拉试压报告、工程质量的验收与评定等，主要反映了工程建设的技术性和质量可靠性。而规划管理档案则是集中记录了建设单位(个人)在工程建设前期所办理的各种手续和所做的各项前期准备工作，主要反映了建设工程的政策性和合法性。规划管理档案作为城建档案的主体之一，从某种意义讲，它比工程竣工档案显得更为突出和重要。

规划后期管理档案资料主要是指对违法违章的查处。如超面积、违反规划红线的工程建设，其内容主要有立案审批表、调查笔录、送达证、停工通知书、复工通知书、行政案件讨论记录、行政处罚决定书存根、结案审查表以及补办“一书两证”等文件材料。

城市规划管理档案形成于城市规划管理各项活动中，涉及的部门和单位也不同，因此，应区分不同情况，要将城市规划管理文件材料的收集与归档纳入日常工作管理和有关制度规定之中。首先应建立专门的档案室，配备专(兼)职的档案管理人员，做到人员、设备、装具的落实。其次，建立专门的文件材料归档制度，规定相关部门和相关人员的职责权限，保证各类文件材料的收集和归档。以项目为单位，对涉及的所有文件材料进行收集归档。相关部门和单位要按照《档案法》的要求，积极主动地将城市规划管理文件材料向城市规划管理部门移交，以确保城市规划管理档案的齐全、完整。

城市规划管理档案是城市规划管理工作的具体体现和城市规划管理人员智慧的结晶，具有重要的凭证作用和查考保存价值。因此，必须对城市规划管理档案实行集中统一管理，以保证城市规划管理档案的安全和有效利用。集中统一管理就是将各个工作部门、单位分散保管的城市规划管理文件材料按照相关的归档制度统一交城市规划管理部门档案室进行保管。在现阶段，集中统一管理主要分为两个层次：一是城市规划管理部门档案室保存阶段。这个阶段指城市规划管理档案从形成、保管到移交前的阶段。因为城市规划管理文件材料在项目规划建设期间需要经常使用，因此，在项目建成的两年之内宜由城市规划管理部门档案室保存为宜，可以最大限度地发挥档案的实际效能。二是城市建设档案馆保存阶段。按照国家有关规定，城市规划管理档案在城市规划管理部门保存两年之后，要移交城市建设档案馆永久(长期)保存。这主要是为了最大限度延长城市管理档案的寿命，发挥档案的综合作用，方便各部门、各单位利用。

城市建设档案馆是保存城市规划管理档案的最终基地。由于城市规划管理档案数量巨大，传统的手工检索既费时又不准确，更不能从多角度检索。因此，要开发利用城市规划管理档案信息资源，首选必须应用先进的技术装备，实现检索的电子化，保证能从多角度检索到馆藏档案。对城市规划管理档案信息资源进行有效开发。要围绕城市规划、建设、管理中心工作，围绕重点工程、重大事件，重要活动等对城市规划管理档案进行开发，如编辑城市规划管理审批年度目录、城市规划管理数据汇编、公建住宅小区档案汇集等文件材料，有针对性地提供上级领导和有关部门，把“死”档案变成“活”信息，发挥出意想不到的作用。按照国家有关开放档案的规定，适时公布城市规划管理档案信息，使社会各界，包括公民个人都能充分利用已开放的城市规划管理档案。通过查阅城市规划管理档案，解决办理土地使用证、房产产权证、建筑遮光、小区环境建设标准等关系老百姓切身利益的问题，使城市建设档案馆真正成为城市建设档案资料的存贮、咨询和服务中心。

中国—东盟档案的特点 第5篇

一、国际性

中国—东盟博览会, 简称“南博会”, 英文名CHINA—ASEAN Exposition, 简称CAEXPO, 由中国和东盟10国经贸主管部门及东盟秘书处共同主办。博览会以“促进中国—东盟自由贸易区建设、共享合作与发展机遇”为宗旨, 涵盖商品贸易、投资合作和服务贸易三大内容, 是中国与东盟扩大商贸合作的新平台。其形成文件资料由参会各方提供。中国—东盟自由贸易区 (CAFTA) , 是2010年1月1日中国与东盟十国组建并正式全面启动的自由贸易区。启动后中国和东盟的贸易占世界贸易的13%, 成为一个涵盖11个国家、19亿人口、GDP达6万亿美元的巨大经济体, 是目前世界人口最多的自由贸易区。每年所发生的国际贸易活动颇为频繁, 因此产生的文件资料也日益增多。 (1) 《中国与东盟全面经济合作框架协议》。协议提出了中国与东盟加强和增进各缔约方之间的经济、贸易和投资合作;促进货物和服务贸易, 逐步实现货物和服务贸易自由化, 并创造透明、自由和便利的投资机制;为各缔约方之间更紧密的经济合作开辟新领域等全面经济合作的目标。由于它是国家与国家行为的性质, 属于国际范畴文件, 由政府行文。 (2) 《货物贸易协议》。协议目的是正常产品实现零关税, 敏感产品不需要实现零关税。其性质决定它属于国际范畴文件, 由政府行文。 (3) 《争端解决机制协议》。是规范中国与东盟双方在自由贸易区框架下处理有关贸易争端的法律文件, 体现国际和平解决争端的原则。其性质同样属国家行为文件, 由政府行文。 (4) 《中国—东盟自由贸易区投资协议》。该协议通过双方相互给予投资者国民待遇、最惠国待遇和投资公平公正待遇, 提高投资相关法律法规的透明度, 为双方投资者创造一个自由、便利、透明及公平的投资环境, 并为双方的投资者提供充分的法律保护, 从而进一步促进双方投资便利化和逐步自由化, 属于国家行为文件, 由政府行文。 (5) 国际合作项目。国际合作项目每年递增, 国际合作项目活动的活跃性决定文件资料档案数量, 属跨国企业之间、跨国公司之间的文件, 由各企业、各公司行文。 (6) 国际会议。国际会议属国家政府行为, 目的是为国家经济发展与东盟各国经济发展起桥梁作用, 为各领域、各行业之间提供一个交流的平台。国际项目合作及跨国发生的协议、条约是跨国公司、跨国集团、企业与企业之间的商务投资和业务往来的文件, 属国际性文件资料档案。

二、分散性

随着东盟经济贸易活跃以及政府活动频繁, 公共文件资料的数量不断增加, 文件的种类及内部结构也变得越来越复杂, 其增长量很大程度取决于国家与国家之间日益繁多的交往活动, 中国—东盟活动是由国家牵头, 更多的活动是由各个部委、各领域、各单位、各企业来完成, 使文件资料呈现分散性。各个企事业单位、投资公司与东南亚国家发生的某项涉外投资项目、合同、订单等工作为一个活动内容。一个活动内容可形成一个案卷, 规定在所有活动内容完成后, 由主办部门负责管理中国—东盟档案, 形成一个国际活动文件资料档案保管机制。中国—东盟文件档案分散性主要表现在以下几个方面: (1) 项目数量多。投资招商项目多达几百个或上千个, 涉及的领域有基础设施建设、新型工业项目、旅游开发建设、农业及生物资源开发、环境保护、能源、知识产权、现代物流、文化交流等方面。清迈协议和电子东盟的实施, 进一步加快中国与东盟在金融、保险、电信领域的合作发展。 (2) 径直与商贸国对接。东盟内部成员国与其他国家单独签署贸易协定以及对外开放政策实施后, 国家政府不再参与到一些企事业单位、公司对东盟各国的外事、经贸、文化活动。本着减少环节, 节约成本, 增强时效, 各个企事业单位、公司与东盟贸易国家直接对口进行商贸活动联系, 所发生的一切外事活动资料均为各个对接单位掌握。 (3) 机制不健全。中国—东盟档案相关部门和国际档案理事会东南亚地区分会没有建立文件资料档案归档机制。中国与东盟在很多领域的交流合作, 如基础设施建设、新型工业项目、旅游开发建设、农业及生物资源开发、现代物流、民间交往等, 都有很完善的管理体制, 而在文件资料档案方面的管理体制就缺乏明确性, 导致东南亚地区的相关档案不规范, 形成东盟国家之间主权争端混乱的局面。 (4) 多语种性。中国—东盟10国, 即文莱、印度尼西亚、马来西亚、菲律宾、新加坡、泰国、柬埔寨、老挝、缅甸、越南。十个国家十个语种, 对文件资料档案识别具有一定的高度和难度, 各语种的教育与开发不到位, 经济贸易活动与各语种开发不成正比, 缺乏相应的文件资料档案管理技术人才。

三、技术性

技术文件是企事业单位、商务公司文件的重要组成部分, 是企事业单位、公司的灵魂, 通常由设计文件、软件文档、工艺文件、研究试验文件组成。有关商务技术文件的档案资料在中国—东盟商贸交流活动中必不可少, 为技术产品的进出口提供最原始的、最可靠的数字保证, 为中国—东盟贸易平等保驾护航提供法律依据。与技术文件有关的案例有:2013年3月7日, 中国华能集团建设的新加坡首座以煤为主要燃料的电厂投产, 投产后可向电网输送约10万千瓦的电力和对外出售约300吨/小时的蒸汽;南宁五菱桂花公司出口产品完成GN91手扶拖拉机援助缅甸项目, GN91变速箱体整个加工工艺 (铸造及加工) 技术、整套工模夹具的输出;2011年10月22日, 由广西科技信息网络中心与越南岘港科技信息中心签署合作备忘录, 双方就开展技术信息交流、组织科技展览、举办培训、市场考察等合作事项进行合作;2012年4月3日, 南瑞集团承建的柬埔寨额勒赛下游水电站水情自动测报系统补充协议工程投入运行。合同条款即当事人通过文字将订立合同的意向条理化、体系化、固定化, 是合同当事人权利义务确定的依据, 合同条款可分为必要条款和一般条款。种类形式有必备条款和非必备条款;格式条款和非格式条款;实体条款和程序条款;有责条款和免责条款。条款内容有:当事人的名称或者姓名与住所;标的;质量与数量;价款或酬金;履行的期限、地点、方式;争议解决的方法。条款类别有合同的主要条款;合同的普通条款;公证鉴证;条款补充等。合同条款在贸易活动中有重要作用, 是中国—东盟各个商贸活动的依据。

四、隐秘性

(1) 政治目的。中国—东盟经济贸易事实上是国家与国家之间的利益之争和寻求达到各个国家政治目的的平台。国际上, 美国调整亚太战略政策, 朝核危机越演越烈, 南海争端激化, 钓鱼岛问题等因素对中国构成日益严峻的外部挑战。获取中国利益的周边国家, 在外界的影响下更是蠢蠢欲动, 得寸进尺, 霸占中国领土的野心日益膨胀, 制造中国威胁论和中国投资黑洞论。在国内各领域对经济发展和外交的压力也在增加。中国寻求和平发展的难度正逐渐加大, 个别国家代表公然在某些国际会议上指责并攻击中国, 以达到他们的政治目的。 (2) 商业竞争。即具有独立经济利益的商品经营者为获得更多的市场份额、更高的经济效益而相互角逐较量的过程, 商业竞争的主要内容有新产品竞争、经营要素竞争、服务竞争、价格竞争。各独立经济利益商业团体有自己的商务领域、商务范围、商务报价、技术指标以及招标所有文件, 具体有投标函、商务标、技术标等等, 均属商务秘密文件范围, 基本不能公开使用。国与国之间、公司与公司之间、私营企业之间互相监控探测最新产品技术, 新工艺流程, 使用尖端手段刺探尚未公开实施的工程计划方案, 获取谈判的秘密内容和文件资料, 借助中国—东盟经济贸易的商务活动平台, 收集经济贸易文件资料及技术情报。 (3) 经费支出。传统文件资料从来没有反映会议费用问题, 只有在财务的账本才能反映费用出处, 在信息时代, 这个方式显得落后。那么会务费用这个非常微妙的问题应该光明正大地从幕后走进正常程序, 以备会后检索。

摘要：研究中国—东盟档案特点, 把握中国—东盟档案的性质, 分析它的来源渠道、属性、基本形式, 进一步研究探讨中国—东盟档案, 将中国—东盟 (10+1) 各国共赢互利, 繁荣东南亚经济如实记录在案, 这是我们研究中国—东盟档案的目的所在。

关键词：中国—东盟,档案特点

参考文献

[1]陈勇.论中国—东盟档案工作交流与合作[J].档案管理, 2009 (4) .

[2]广西新闻网.第七届中国—东盟博览会签订国际经济合作项目76个.http://news.gxnews.com.cn/staticpages/20101020/newgx4cbea726-3343300.shtml

[3]中国—东盟自贸区网站.中国—东盟自由贸易区.http://www.cafta.org.cn/

浅谈地籍档案的特点 第6篇

关键词：地籍管理,土地登记,土地权属调查,地籍档案,土地利用

在地籍管理社会活动实践中所形成的具有保存价值的地籍档案, 是地籍管理工作的重要组成部分, 它不仅是地籍管理工作的宝贵真实记录, 而且还是反映土地社会关系, 土地基本状况的历史记实。它对编制国民经济计划、国土规划、制定土地政策、研究社会、地籍发展规律、考察历史地籍管理等都具有重要的战略意义和深远的历史意义。

地籍管理工作有它特殊的活动规律, 其工作范围涉及到社会科学、自然科学和管理科学。它所产生的地籍档案与科技档案、文书档案有共性的方面, 又是有别于文书档案柑科技档案的一种专门档案。经过广大土地工作者近五年来的艰苦创业, 一个新的地籍管理工作体系及其文书档案系统, 正在形成中。由于土地分等定级、土地评价、土地有偿服务等工作的开创, 地籍档案的配套完善和妥当保管就显得愈来愈重要。要收集、管好、用好地籍档案, 使之充分发挥其作用, 更好地为生产、生活及用户服务, 促进国民经济的迅速发展, 首先必须从认识地籍档案特点入手, 才能系统地、全面地、科学的开发利用地籍档案资料。为了进一步拓宽地籍档案工作, 适应改革开放和两个文明建设的需要, 现仅就地籍档案的特点谈些看法和同志们共同研讨:

一、法律性

各项地籍管理工作是土地管理“两法"的具体贯彻实施。土地权属调查、认可、土地纠纷调解、仲裁、权属境界、界址点调绘及其登记发证等工作是行使执法部门的法律职责, 形成的表、册、卡、簿、证等档案资料具有严格的法律性质, 凡经登记的土地所有权和使用权均受国家法律保护。这是地籍档案工作的显著特点, 是与其它挡案相区别的重要标志之一。同时, 又是科学管理地籍档案的重要依据。

土地登记发证工作是按一定的法律程序、依据土地管理法开展的一项重要工作。地籍档案记载的土地信息和反映一定的行政区域土地所有者和各使用者的土地用途、面积、位置、界址、分布、权属状况等, 使每宗地都有土地“户口”。土地依法登记的地籍橙案资料又是审批征、拨用地的重要法律依据。根据申请用地单位和个人的用地情况, 核定是否合符征、拨用地条件, 使审批用地做到有根有据, 合理合法。同时, 单位和个人建设用地竣工验收, 及时复核确权、登记发证, 使土地使用者得到法律保障, 土地权属资料得以补充完善, 保持了地籍资料的现势性、系统性和连续性。

地籍档案资料是依法查处违法占地、调解土地权属纠纷、处理土地历史遗留问题的重要依据。近几年来, 我区坚持既遵重历史、又注重现实、以剃生产和工作、共同协商解决的原则, 充分利用地籍档案资料, 应用有关法律、法规和政策, 调处了土地纠纷数百件, 消除了村组、干群、邻里之间不团结的因素和不安定现象, 促进了社会安定团结和生产发展。

二、技术性

地籍工作是土地管理的重要组成部分, 是一门技术性很强的系统工程, 融现代测绘学、讦算机技术和经济学于一体的边缘学科。土地资源利用现状调查、土地条件调查及地籍调查等工作是由政府组织具有一定专业技术水平的科技人员, 遵照国家土地管理局统一制定的调查规程、规则和省主管部门制定的一系列技术规范细则及要求, 运用一定的方法、仪器设备调查实施的, 其技术标准、成果质量要求高, 并分段进行技术检查, 最终成果档案资料经技术专家、学者验收, 所形成的档案具有强烈的技术性。

三、政策性

地籍管理是国家土地行政管理的重要措施之一, 带有法律性的行政行为, 具有鲜明的阶级性, 它所产生的地籍档案资料有较强的政策性。它不仅是反映土地的基本状况, 更重要的是反映了一种社会生产关系。我国是社会主义国家, 现行的土地制度是社会主义公有制 (土地属全民所有和劳动群众集体所有) , 这是我国‘‘宪法”明确规定的。十分珍惜和合理利用每寸土地, 切实保护耕地是我们国家的基本国策。全国人大常委会又颁布实施了《中华人民共和国土地管理法》。根据以上法律规定, 国家土地管理局和省国土局先后制定的“关于确定土地权属关系若干政策规定”, 国务院还颁布了《城镇国有土地使用权出让转让暂行条例》, 地籍档案既是这些工作的前期工程和政策具体实施的纪实, 又是制定上述土地政策的珍贵依据。

四、区域性

某一地籍档案的土地数量只反映在一定的地域 (即行政区域地界范围) 内的土地, 而不反映其它地域内的土地。由于土地位置的固定性, 一定的土地面积在实地有相对的位置和一定的地界范围, 行政区域内的土地可以划进划出, 变动地籍关系, 但总面积是稳定不变的。根据地籍档案区域特性, 当某宗地的土地因改变用途, 隶属关系等发生变化, 使地籍档案数据和图件资料保持一致性, 区域内的各类土地面积之总和与总面积相吻合, 保持地籍档案的区域特性。

五、连续性

各项地籍工作从外业调查到内业编制、分析等形成的不同档案材料, 内容是相互联系, 构成一个统一整体, 具有一定的连续性。土地是物质实体, 是地球的组成部分, 只要地球不毁, 土地就存在, 就可世代永续利用。但土地的利用类型、权属关系不是永恒不变的。如农业结构调整、非农业建设用地、现代化城市建设以及地面房屋买卖等都会使某区域或某宗地内的土地原利用类型或权属关系被新的利用类型或权属关系所代替。其次自然界也在不断变化, 各种特大自然灾害也会给土地利用现状带来一定的影响或改变原来的性质。

为了解决土地利用类型、土地权属和自然环境不同程度的变异与区域或宗地客观存在稳定不变的矛盾, 完整、准确地记述同区域或同一宗地内土地利用状况, 需长期坚持土地变更登记, 随其变更而形成的地籍档案材料与原档案材料集中存放, 使其同反映的土地历史与现状保持连续性。基于这一特性, 我们认为基层地籍档案的整理组卷保管应以土地权属单位或宗地材料为最小保管单位为宜。目前, 我区农村土地资源详查, 土地登记发证工作都是以行政区域进行的, 权属界线调查到村组、户, 城镇地籍调查分区以街道进行。因此, 农村地籍档案以村、组为最小保管单位;城镇以街道组卷管理, 这样既符合形成规律, 又可保持档案的现势性和连续性。其好处在于:一是权属关系改变时不用拆卷, 可把图、卷直接放到新权区, 并在案卷目录上直接加注说明;二是适应土地变更而变更地籍档案的要求;三是合符当前按行政区域分级、分类、分权属关系统计的土地档案要求, 有利于保管与利用方便。四是通过经常对地籍档案的修正更新和补充, 可及时掌握土地动态变化信息, 保持地籍档案资料的历史性与现势性相联系。

六、广泛性

土地是人类生存的物质基础, 由土地问题所产生的地籍档案, 不仅涉及面广, 而且它直接包括辖区幅员, 遍及城乡各地, 各行各业, 涉及到千家万户和社会主义建设事业的方方面面。地籍档案记述的有自然、历史、地理、农学、测量学、法学、经济学、行政管理学等自然科学和社会科学多方面的知识, 内容丰富, 用途广泛, 服务对象多。它为制定国土规划、土地利用规划、城镇建设、国土综合管理、国民经济和社会发展计划服务。

七、保密性

康复医疗档案管理的特点 第7篇

一、康复医疗与一般医疗相比具有特殊性

康复医疗是综合、协调地应用各种措施, 减少病伤残者身、心、社会功能障碍, 以发挥其身体、解剖的最高潜能, 使病、伤残者能重返社会, 提高生活质量。康复针对病伤残者的功能障碍, 以提高局部与整体功能水平为主线。也许局部或系统功能无法恢复, 但仍可带着某些功能障碍而过着有意义、有成效地生活。康复以提高生活质量最终使病、伤残者回归社会为目标。

康复医疗着眼于整体康复, 因而具有多科性、广泛性、社会性, 充分体现生物、心理、社会的医学模式。康复介入的时间不仅在功能障碍以后, 而应在出现之前, 进行预防康复, 这是一个重要的医疗思想。康复工作必须从伤病的早期进行, 直至回归社会和家庭。

康复医疗是需要多种专业的服务, 所以常采用多专业联合作战的方式, 共同组成康复治疗组。在康复医师领导下, 各种专业人员对患者进行检查评定, 讨论患者功能障碍的性质、部位、严重程度、发展趋势、预后、转归, 并提出对策 (包括初期、中期、远期) , 然后由康复医师归纳总结为一个完整的、分阶段性的治疗计划, 由各专业分头付诸实施。治疗中期, 再召开治疗组会, 对计划的执行结果进行评价、修改、补充。治疗结束后, 再召开治疗组会对康复效果进行总结, 并为下阶段治疗或出院后的康复提出意见。

二、康复医疗的特殊性决定康复医疗档案管理的独特特点

根据康复医疗的特殊性, 我们可以看出, 康复医疗档案具有一般临床医疗档案的共同特点, 同时也具有同一般临床医疗档案的不同之处。

(一) 康复医疗档案和一般医疗档案在内容上有所不同。

首先, 康复医疗档案和一般医疗档案包含相同的内容。二者都有病人身份信息, 包括姓名、性别、出生日期、年龄、国籍、出生地、民族、婚姻状况、身份证号码、现住址和户口地址、联系人信息、入院出院时间等。有病人病情情况, 包括诊断、体格检查、辅助检查的各种化验报告单、超声报告单、心电图、CT诊断等。有病程记录、沟通记录、医嘱单、护理记录单、体温单、入院通知单等。

其次, 康复医疗档案有一些特有的内容。有各种检查单, 如神经系统检查单, 包括言语功能、认知功能、精神状态、情绪行为等。嗅神经、视神经、三叉神经、颜面神经、听神经、舌咽神经等状况。有徒手肌力检查表、肌张力检查表、Fugl-Meyer评价积分表、Barthel每日审核活动指数和几份方法表。有康复评定表, 包括高级脑机能评估、抑郁状态评定、焦虑评定等。还有康复诊断。

(二) 康复医疗档案管理与一般医疗档案管理的目的有所不同。

一般医疗的目的是挽救患者的生命, 解除患者的病痛。是一个短期的医疗过程。因此, 一般医疗档案用于为诊断和治疗提供依据。

康复医疗的目的除了减轻患者痛苦外, 更重要的是提高存活患者的生活质量。脑血管意外存活的患者中, 进行积极的康复治疗, 可使90%的存活患者能重新步行和自理, 可使30%的患者能恢复较轻的工作。相反, 不进行康复治疗, 上述两方面恢复的百分率相应地只有6%和5%。同时, 通过采取积极的康复措施如心理治疗、整形治疗、作业治疗、物理治疗等积极的康复治疗方式给予癌症患者积极的康复治疗, 进而能够减轻癌症患者的病痛。创伤患者也能康复治疗或借助支具和自助器具等反射继续康复治疗, 重返工作和学习岗位。因此, 康复医疗档案除了用于诊断和治疗外, 还可以通过康复医疗档案观察患者康复及功能改善的情况, 为进一步的康复治疗提供依据。其管理范围还涉及重要的社会职能, 如就业、升学、社会福利待遇、生活管理等, 所以对相关的信息要求很大, 而且很多部分不仅仅是由康复医疗部门所提供, 还应包括民政部门、社区、教育等等。其管理的核心目的是将所有的相关信息合理有效地、全面地整合到一起, 使康复医疗档案能够全面反映残疾人功能水平、生活方式、就业取向等各方面的信息。

(三) 康复医疗档案管理与一般医疗档案管理的用途有所不同。

如前所述, 康复医疗档案所包含的信息量无论从广度和深度上都是普通医疗档案所不能比拟的。康复医疗档案为整体评估残疾人的生活状态提供全面而准确的信息, 比如, 可以根据目前患者的功能整体水平来判断患者目前的生活自理水平、运动功能水平、就业倾向, 哪些项目是可以不经过特别的康复指导就可以进行的, 哪些项目需要进一步的治疗、训练或提供其他辅助手段后可以间接进行的。同时可以判断患者从事哪种项目可以最大程度地提高患者的整体生存质量, 从而更加有效地为患者重返社会提供理论依据和技术支持。

再比如, 可以用于患者康复效益的评估, 通过整体而全面的信息判断, 考察患者是否在功能障碍方面还有进一步的提高可能, 如果有, 这种功能的提高对患者的实际生活质量有多大的贡献度, 所获得的功能收益与所付出的人力和资金的消耗的比例是何种情况, 从而判断患者是否有必要进行进一步的康复干预, 或者患者应采用哪种级别的康复干预措施。

档案编纂的价值与特点分析 第8篇

关键词：档案编纂,价值,特点,档案信息,网络环境

档案作为人们在生产生活活动中的“备忘录”, 对于研究事物的发展规律, 指导人们的生活实践, 具有积极的社会影响和社会意义。因此, 档案编纂作为其中最重要的一个环节就被赋予了时代意义, 而档案编纂质量的好坏也会直接影响到之后的生产生活活动。也就是说档案的价值取决于档案编纂的价值, 而档案编纂工作的价值来自于对其自身特点的充分认识与利用, 以发挥档案编纂工作的实际效用。

一、档案及档案编纂的基本属性

关于档案的定义, 主要有以下两种说法:一是从专业角度来定义, 在中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》的官方定义为, “国家机构, 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”第二种定义, 则是比较流行的说法, 其最新定义为, “档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”不论各机构组织对档案做了何种定义, 都是从相同的角度出发的, 即档案的基本属性和特点。

从定义当中我们不难看出, 档案是一定历史时期下的产物, 记录者分为官方和非官方两种情况, 其记录形式多种多样, 以满足不同社会阶层和机构对其在不同时期的需求。不拘泥于现有的记录形式, 综合运用各种手段, 最终达到档案记载的目的——再现历史的真实面貌。因其对“历史的真实性”具有特殊的要求, 档案的编纂工作也就显示出其非凡的意义和特性, 受到专家学者的高度关注, 成为又一研究焦点。

二、档案编纂的主要特点

纵观历史发展, 我们不难归纳出, 档案编纂工作的主要内容大致有以下四类:“汇编档案文集和编纂专题史料”、“熟悉与研究档案内容, 编写参考资料”、“编纂档案文摘汇编”、“参加历史研究和编史修志, 撰写文章和著作”。依据其编纂内容, 我们可以概括归纳出以下三个特点:

1.研究性

该特点是针对档案编纂的主要内容进行阐述的, 其“研究性”主要体现在档案编纂的前期和中期过程中, 是进行相关信息筛选和记录的主要依据。在该段期间, 需要档案编纂人员广泛查找各类书籍, 在进行相关实践调查的基础上, 结合理论, 进行编篡。务必做到科学、全面、深入, 才能保证编纂记录信息的实用性和实效性。需要注意的是, 相关单位必须强化信息化档案系统建设, 将原有的档案进行重新备份与记录, 使其尽早转换为电子档案, 同时还要做好相关档案的编纂修改记录, 保证管理者的每一次操作都能有据可循。只有这样, 档案信息的真实性才能够得到保证, 档案编纂的准确性与可信性才能得到提高。

2.政策性

档案编纂工作的“政策性”是指, 档案编纂工作的开展要遵循现行的政策法规, 要尽量符合所属时代的价值观和世界观, 做到真实反映当时社会状况和人民生活状况。我们还应该认识到, 既定的政策法规并不是对档案编纂工作的束缚, 而是在一定限度条件下的合理发挥, 否则的话, 编纂工作将成为“无本之木”、“无水之源”, 这样一来, 很难真正开展下去。因此, 档案编纂工作的主要价值存在于以下几个方面:一是档案编纂活动的有效开展和进行是充分利用资源的保证;二是档案编纂工作也是提高档案管理工作水平的重要依托;三是定期的档案编纂工作实质上是在保护档案原件, 及时发现问题进行修护。

3.成果共享性

该特点的着眼点主要是在对后世的积极影响, 考虑到档案的本质属性, 即其主要目的是为后世做参考和指导, 因此具有很强意味的“成果共享性”。从横向角度来看, 档案的编纂工作在不同地域、国家、民族之间也具有“共享”的性质, 不论是在日常的生活当中还是科学研究工作当中, 档案编纂的成果可以跨越时间和疆界, 不以语言和其他因素为限制, 为全人类的发展事业做贡献。最重要的一点是, 档案编纂工作是档案价值的集中体现, 优秀的档案编纂者可以扩大档案在使用时的积极影响, 促进档案事业的可持续发展, 为后世提供真实有效的参考。

三、档案编纂的价值

从传统意义上来讲, 档案编纂的工作主要是在进行书面工作, 但是随着网络技术和数字信息技术的高速发展, 档案编纂工作也逐渐被赋予了一定的时代色彩。传统的档案信息编纂主要是进行文本信息的编纂, 其主要形式为手工编制的目录、索引、文献汇编等等。之后, 当档案编纂工作与计算机应用相联系, 也只是进行简单的信息摘录, 并且依靠“半人工化”的服务, 提前对信息进行编著索引。而进入网络时代后, 在先进的网络应用的协助下, 档案信息的编纂出现多元化态势, 不仅仅体现在信息形式的多样化, 诸如图像信息、文本信息等多媒体信息的大量涌现;而且档案编纂的形式也开始变得丰富起来, 对档案文献信息的描述更加专业化、规范化。

实现档案信息化、数字化管理渠道建设, 将计算机技术引入到档案管理活动中来, 通过建立网络档案管理系统, 培养更多高素质的档案编纂人才, 提高他们的档案编纂与归类水平, 将档案管理真正与社会发展需要结合起来, 实现网络信息时代的数字化编纂管理。总之, 在以信息大集成化为背景的高速网络信息时代, 档案编纂工作逐渐趋于完善, 并且在新的环境下焕发出新的光彩, 为更多的人所接受和使用。

四、小结

合理的档案信息编纂工作能够在一定程度上减轻管理人员的工作压力, 提高信息搜集的速度与效率, 同时也能够保证档案管理工作的整体质量, 避免出现档案编纂错误、信息丢失或者查找困难等情况的发生。当下, 应进一步优化档案编纂工作的方法与途径, 增强工作人员的档案管理意识, 使他们在日常工作中时刻保持高昂的工作热情与细心的工作态度, 能够以认真负责的责任精神面对每一份档案信息, 将其进行科学分类与归纳, 同时还要不断引进新的管理方式与途径, 使档案管理工作的条理性与准确性更高, 更能满足使用者的需求, 进而达到提升档案编纂工作质量, 提高资源共享性与信息交换性的作用。

参考文献

[1]高萌萱.关于档案文献编纂的几点思考[J].机电兵船档案, 2010, (2) :34-35.

[2]胡鸿杰.档案文献编纂学新说[J].档案学通讯, 2010, (2) :74-77.

浅析电子文件与电子档案的管理 第9篇

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

明朝户籍档案制度的特点分析 第10篇

一、明朝户籍管理的黄册制度

有关户帖制度的记载,最早出现在唐文宗太和四年,属于国家公文性质的文书,根据《旧唐书·食货志》中的记载“:准朝旨制置西川事条。今与郭剑商量,两税钱数约三分,二分纳现钱,一分折纳匹段…… 旧有税姜芋之类,每亩至七八百,征敛不时。今并省税名,尽依诸处为四限等第,先给户帖,余一切名目勒停。”其性质属于定税文书,而且宋代的户帖的性质与唐代的大致相同[1]34。

到了明朝,户帖不再作为定税文书出现,而是用于记载每户人口的籍册,也就是我们所说的户籍档案。户帖制度最初显露头角是在江南的一次核查人口的过程中,由于取得了很好的成效,所以被朱元璋确定为定式。但是,户帖制度只是在洪武三年到洪武十四年之间为明朝服务了短短十年的时间,就被黄册制度所取代[2]63。

洪武十四年,在朱元璋的命令之下,创立黄册制度,根据《明书》 卷68的记载:“(洪武)十四年,诏天下府、州、县编赋役黄册。以一百一十户为里,推丁粮多者十户为长,余百户为十甲。甲十户,名全图。其不能十户,或四五户若六七户,名半图。城中曰坊,近城曰厢,乡都曰里。里各编一册,册首为总图……其排年坊、里长消乏者,于百十户通丁粮近上者补之,有事故绝者附畸零。”可以说黄册制度是户帖制度的进化,相比户帖制度,黄册制度更加的系统、具体,更加的高级,都以每家每户为单位,等级每一户人口的详细信息。

明朝建立黄册制度、大造黄册,为的是能够更好地对国家人口状况进行掌控,统计人口,核定赋税,为巩固统治阶级而服务。明代的户籍档案与现代的身份证的作用十分相似,其中详细记载了每一户的人口、户种、财产、籍贯等一系列信息,作为明朝的人户,他们的生活与这些信息是息息相关的。由于人的迁徙、发展、生老病死等因素的影响, 黄册信息也需要定期进行更新,明朝将黄册信息的更新期限定为十年,也就是每十年进行一次黄册的攒造。根据明朝的户籍档案管理制度的规定,明朝利用黄册制度管理的范围为大明朝所管辖的全部区域,可以说,明朝的黄册制度对整个大明朝的统治有着深刻的影响。

二、户籍档案制度的系统、完善

与明朝的黄册制度相适应的机构就是明朝的后湖黄册库,其规模可以说是空前庞大的,其最终规模大约有787间之多,其中保存的黄册数量达到180本左右,明朝的后湖黄册库可以说是史上规模最大的专门性档案馆。对于如此规模庞大、数量巨大的档案进行管理,就需要一个系统、完善的管理制度。

明朝的户籍档案管理制度有很强的连续性,不存在断层的情况, 对于黄册管理的每一个工作环节都有着详细的规定。明代的户籍档案管理制度,一直都是由国家中央直接下令进行管理,以十年为期限,从不进行变更,具有很强的约束性和定向性。从最初的黄册档案编订,到最后移交后湖黄册库进行整理保存,其中的编纂、整理、鉴定、保存、统计、使用,每一个工作环节都有着详细的规定,不存在任何的断层和空白区域。不仅如此,针对黄册制度的人事安排、经费、黄册库房的修建和维护等工作都作出了详细的规定,并且相关的内容还有《大明律·户律》等一系列的法律条文作为支撑,对于违反户籍规定的人和行为将进行严惩,使得制度整体上更加丰满[3]53。

明朝的户籍档案制度的系统和完善,还体现在其设立了与户籍制度相辅相成的里甲组织,为户籍制度的推行奠定了组织基础,确保户籍制度中最重要的收集工作得以顺利的进行。里甲组织是明代真正掌握户籍信息的管理者,明朝重要的书籍编纂工作和收集工作都是里甲组织来完成的,是里甲组织的存在,保证了明朝户籍档案制度的顺利施行。

三、户籍档案制度的严格

1.造册方面的严格。在对黄册进行编制过程中,相关人员必须严格依照相关规定进行操作,统一使用棉纸,依照规定按照实际情况对户籍的相关内容进行填写,一旦出现纰漏,就会在查驳或者是大查时被驳回重造,受到相应款项的惩罚,相关的人员还会被处以一定的惩罚。对于每次造册和查驳工作,都有着时间的限制,逾期会受到惩罚。 负责修建黄册库的施工人员必须将自己的名字刻在库房的立柱之上, 要求库房五到七年之内不会出现质量问题,否则施工人员会受到惩罚,后湖黄册库的出入有严格的限制,无关人员擅自进入会被以窥探档案的罪名进行重罚,。还有不许携带火种等一系列繁琐的规定,凡是违规的行为,都会受到相应的惩罚,处处显示着造册方面的严格性。

2.对使用对象的严格限制.明朝对黄册的管理是十分严格的,并不是任何人都有权利对黄册进行查阅,即使是各地的主要官员,想要查阅黄册也有着严格的限制,只有在人户户籍不明确的情况下,才可以申请查阅黄册。张廷玉的《明史》中就有记载“:后湖者,洪武时置黄册库其中,令主事、给事中各一人守之,百司不得至。”从这个记载中就可以看出,只有后湖的工作人员能够在后湖进行活动,其他的官员是不允许私自进入后湖的,擅闯者会受到严重的责罚。这样的反面教材在《后湖志》中就有记载,宦官郭镛在弘治二年由于擅自驾船进入后湖,遭到了御史的弹劾,因策被免去了两广公干的官职。

3.对使用时间的严格限制。后湖黄册库的管理十分严格,并不是随时开放的,即使是后湖黄册库的工作人员,也只能在一日和六日两天过湖进入黄册库。由此就可以推断,想要查阅黄册库资料的其他人员,也必须在这两个时间点到后湖申请查阅。而且再找到相关的资料之后,是不允许逗留的,获得相关的信息之后,就会被立刻送出后湖。

在规定的时间之内,想要查阅黄册的人员必须通过乘船的方式进入黄册库,在登场之前必须进行详细的登记,接受后湖工作人员的严格检测,在身份得到确认,并且有查阅的资格,才可以乘船过湖。

4.对使用目的和内容的严格限制。经过层层的检查之后,进入后湖并不意味着可以随意地使用后湖的户籍信息,不能够对黄册库内的户籍档案进行随意地翻阅。查阅的内容仅限制在查阅对象的田粮和军民丁信息,对于其他户的信息是不允许抄带的。对于黄册档案的利用目的单一地限制在某一两户的户籍信息不明确进行核实,其他的一切目的都是不允许的,即使有关国家的军政大事都不允许。《后湖志》中记载,直隶永平府溁州知州潘龄清查军队,为了提高效率,申请进入黄册库抄录军籍册,是一项合情合理的请求,但是依然被驳回了[4]91。

四、库房建设和管理上的科学性

1.库房建设上的科学性。明朝的户籍档案制度汲取了各朝各代的优势,其完善性可以说是古代各朝无法比拟的,不仅如此,明朝在库房的建设与管理上也具有很强的科学性。对于黄册库选址于后湖, 也经过了严谨的策划,充分利用了后湖的地理优势及其广袤的空间, 交通便利,近水而建便于防火以及对黄册库进行保护。向有经验的老人进行咨询,建设的库房统一为东西走向,而且前后都开设了窗户, 这种专门针对岛上湿气的设计,为黄册库提供了充足的日晒和便利的通风条件。在库房的内部使用木质的架阁,方便对于黄册档案的保管,在查找和使用时节约了大量的时间。在后湖黄册库中,设有专门的管理人员,对管理人员进行不同的编制,分管后湖的安全防卫、档案管理和大查工作。入库之后的黄册档案按照造册时间和地域进行分类,分别保存。

2.库房管理上的科学性。为了给后湖黄册营造一个良好的保藏环境,延长黄册的使用寿命,明朝制定了较为科学的黄册管理办法。 由于选择的库址后湖湿气较大,时间长了黄册容易发霉长虫,影响使用,针对这一问题,明朝制定了专门的晾晒制度。依照规定,每年的四、五、六、七、八、九、十这七个月,后湖黄册库的相关管理人员要将黄册库中的黄册档案出库进行晾晒。为了更好地防虫,后湖黄册库的书册架一律使用质地上乘的木材,杜绝使用竹片,原因是竹片更易生虫,而且还会出现变脆、爆裂的现象,使用寿命远远不如木材。对于防火的问题后湖黄册库更加的重视,后湖之上不允许出现火星,岛上不允许点灯,后湖之上不允许生火做饭。厨房和库房分处两岛,建有厨房的岛和库房岛之间不能够随意往来,送饭只能经由两岛之间架设的便桥,携带火烛过岛的人员将会受到严厉的惩罚。这些科学的管理办法保证了后湖黄册库的安全,而且能够长久地为大明朝服务。