一、以文辅政的意义
办公室是单位运转的枢纽, 是直接为领导服务的综合部门, 其主要工作可分为三类:办文、办会和办事。办文, 即“以文辅政”, 就是通过起草文稿、拟制文件、处理公文、编发信息等形式为领导决策服务。推进以文辅政工作, 对于做好工作谋划、提高工作效率、增强工作规范具有重要意义。
做好工作谋划, 就是要在以文辅政工作中, 敢于换位思考, 站在领导的位置上思考问题、分析问题并努力解决问题, 要在起草文稿时体现工作思路和政策水平, 要在公文处理时贯彻领导意图、贴近工作实际。提高工作效率, 就是通过以文辅政, 坚持实事求是, 坚持精简高效, 把公文作为做好工作的重要依据和工具, 发挥以文辅政在推进工作落实、提高工作水平方面的效能。增强工作规范, 就是通过对公文起草和处理中公文种类、格式、行文规则、程序、要求等进行规定和约束, 推进以文辅政工作的科学化、制度化、规范化, 确保各项工作科学规范顺利地开展。
二、以文辅政的内涵
以文辅政的核心工作是文稿起草和公文处理。中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月印发的《党政机关公文处理工作条例》 (中办发〔2012〕14号) 指出:“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”, 将公文处理工作分为公文拟制、公文办理和公文管理三部分。其中, 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序, 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
从实际工作考虑, 笔者更倾向于把以文辅政工作分为“文稿起草”和“公文处理”两个组成部分。文稿起草包括各类公文、讲话稿、信息、宣传稿等文字稿的起草, 公文处理包括审核、签发、签收、登记、承办、催办、传阅、保管、归档、安全保密等公文办理和管理工作。做好办公室以文辅政工作, 关键就是要做好文稿起草和公文处理两项核心工作。
三、强化八项意识, 提高办公室以文辅政水平
在办公室工作中, 要强化研究意识、创新意识、效率意识、宣传意识、主动意识、规范意识、协作意识和担当意识, 切实推进以文辅政。
(一) 研究意识。强化研究意识是做好以文辅政的基础, 要特别重视从四个方面下功夫, 即:政策功夫、调研功夫、学术功夫和策划功夫。一是政策功夫。就是加强理论学习, 要及时、全面、深入地学习领会中央、主管部门和学校的有关政策理论、领导讲话和文献资料。二是调研功夫。要做到“四要”:要有调研意识, 要懂调研规范, 要会调研工具, 要看调研体验。山东大学每年至少开展两次大样本的学生思想动态调研和教育管理服务情况调研, 问卷设计不仅要符合专业规范, 还要使用学生喜闻乐见的语言。学校党委常委会专题研究大学生思想政治教育工作, 会议汇报材料中对大学生群体呈现出思想认识多元化、价值判断复杂化、发展诉求多样化的认识, 以及关于辅导员队伍建设的建议, 就是基于平时的调研数据得出的。当然, 在大数据和“互联网+”的时代, 有很多新的调研工具和方式还需要进一步学习和掌握。三是学术功夫。要提倡常读期刊文献, 多写工作论文, 定期交流学习成果。四是策划功夫。要勤总结, 多思考, 擅用他山之石。
此外, 办公室工作人员要坚持理论学习制度, 为强化研究意识搭建平台。如, 采取每周集体理论学习和轮流汇报交流相结合的模式, 在集体理论学习环节结束后, 由一位工作人员主讲, 或畅谈工作感悟, 或研评工作论文, 或交流读书札记。比如:认识了“洛特卡”定律, 可以进一步理解学术系统中“非升即走”和“终身教职”的合理性;研究传播理论和接收理论, 可以重新审视开展大学生思想政治教育的方式;学习了睡眠效应理论, 可以重新认识网络舆情中某些看似异常的现象, 等等。开展学习交流, 有利于开阔思路, 博采众长, 推进工作。
(二) 创新意识。
办公室工作要实现由按惯例办事向开拓新局面转变, 就是说要不断创新。创新要有出处, 不能凭空创新, 要以研究为基础, 要从上文提到的政策、调研、学术、策划“四门功夫”中找到依据。
山东大学每年9月份组织新生军训工作, 历时20天, 其中一项具体工作是每天编发一期《新生教育与军训工作》简报。具体任务包括每天采编新闻, 从两三千篇学员投稿中择优编审录入, 编发不同的新生教育内容等。每期简报1万余字, 图文并茂, 一般晚上才能定稿印制, 第二天一早分送到五个校区20多个军训连, 如此日复一日。这项工作虽然辛苦, 但很有意义, 所以坚持做了十多年。问题是, 有没有更好的方式呢?“精简文件简报”的规定让我们重新审视原来的做法, “微时代”的到来让我们有了新的思路。经过充分调研、论证, 决定在2014级新生军训时创建“缘来山大人2014”微信公众号, 每天推送电子版军训简报。由此发生了4个变化:一是覆盖面扩大, 新生关注数达5700多人。二是时效性增强, 每天中午12:00准时推送的简报内容成为参训师生午餐时热议的话题。三是针对性提升, 通过微信后台可以随时掌握新生对不同教育内容的阅读量, 及时调整推送方案。四是工作成本大幅降低。现在, “缘来山大人2014”已经成为2014级本科新生的专属微信服务号, 通过在这一级学生中组建运营小组, 指导他们每天编发校园资讯和服务信息, 打造了学生开展自我教育、自我服务的新平台。在这些学生毕业后, “缘来山大人”系列公众号将成为联结校友和学校的纽带, 发挥更大作用。
(三) 效率意识。
“效率就是生命”, 以文辅政, 注重效率。接到工作任务, 要立即响应, 及时反馈;工作结束后要抓紧总结, 圆满收尾。对于文稿起草工作, 可以通过制定内部规则进一步提高工作效率, 比如“时间要求”“减半”原则等。时间要求, 就是对于非紧急文字任务, 在确保质量的前提下, 对第一起草人完成初稿的时间进行限定, 如要求新闻稿12小时内完成, 讲话稿3天内完成, 大部头文稿或方案7天内完成。“减半”原则, 是指文字起草人要自觉把某项文字工作的“工期”减半, 争取用一半时间完成初稿, 留出一半时间修改完善, 努力保证提交的文稿达到自己最好的水平。
(四) 宣传意识。
宣传意识, 就是要在任何工作开始前先想到宣传, 在活动策划和命名阶段就要考虑将来宣传工作的需要。比如学校举办辅导员文化节系列活动, 要在充分研究“文化”“职业文化”“校园亚文化”“辅导员文化”等概念内涵的基础上, 以文化为灵魂, 以职业为根本, 提升对开展辅导员文化节活动重要意义的认识。在具体活动的命名上, “辅导员体育风采大赛”比“辅导员趣味运动会”更具内涵, “辅导员好声音大赛”比“歌唱比赛”等更具宣传价值。又如2014年, 山东大学开展社会主义核心价值观教育和形势政策教学改革的经验入选教育部典型案例, 并在《人民日报》《中国教育报》上进行了报道。在实际工作中, 学校对教学纪律提出“不调课、不换人、不跑题”的要求, 对教学质量提出“心中有数、引导有路、言之有物、互动有度”的要求, 简称“三不”“四有”要求;在教学管理上开展评选优秀教学活动和评选学生优秀“策论”的工作, 并组织学生信息员和教学监督员两支队伍, 分别检查教学纪律和教学质量, 简称“两评”“两查”机制;把教学组织过程总结为“三步一循环”互动课堂模式等。这些经验, 都是对日常工作的总结和提炼, 成为开展宣传工作、做好以文辅政的重要素材。
(五) 主动意识。
“办公室工作要实现由被动服务向主动服务转变”“不能就工作而工作”“要让领导做选择题而非填空题”等等, 都是在说“主动意识”的问题。强化主动意识, 要提倡“三想”, 即要“深想, 多想, 往前想”。以文辅政, 更要注重“提前积累”, 以便更好地完成紧急任务。比如, 当认识到提升科研水平是辅导员队伍专业化建设要解决的关键问题, 领导又对参加校外培训的辅导员开展培训成果交流提出了要求, 那办公室工作人员就应该尽快着手调研, 提前主动起草关于加强辅导员工作研究的文件, 研究关于加强工作研究、推进科研培训、加强科研团队建设、促进培训成果交流、严肃学术规范、加强科研考核、提供科研保障等内容, 提前形成可行性方案或具体意见, 为将来出台相关文件做好准备。
(六) 规范意识。
以文辅政要有规范意识, 一是公文起草的规范, 要在文种规范、格式规范、内容规范和语言规范上下功夫。二是公文处理的规范, 要按照《党政机关公文处理工作条例》 (中办发〔2012〕14号) 和学校根据自身情况制订的细则等规定执行, 高校二级单位或机关部门也应该制订并施行自己的《公文处理办法》, 制作专门的《文件处理单》等, 并根据文件内容重新编排文号, 确保公文处理工作的规范化、制度化和科学化。在公文处理中, 要特别注重两点:一是对各类重要公文, 一律制作文件处理单, 书面提醒领导和有关人员处理, 确保重要工作不遗漏, 紧急工作不延误。二是加强公文催办, 做到紧急公文跟踪催办, 重要公文重点催办, 一般公文定期催办。
(七) 协作意识。
协作是获取新资料、产生好想法、写出好文章的重要途径。以文辅政工作往往不是一个人、一个科的事, 需要全体配合, 甚至争取外援。这种情况下, 更要强调分工协作。以文稿起草工作为例, 在资料搜集方面, 要明确主题任务广泛搜集材料, 不仅要求办公室工作人员善于日常积累, 更需要向工作相关方和人员主动征集或索取有关资料和意见建议, 发扬协作精神。在起草修改文稿时, 如果是大部头的稿子, 在形成初稿后, 要请有关人员一起, 稿子投影上墙, 字斟句酌, 集体修改, 确保质量。对于一些政策性强、业务难度大的公文, 还需要主动向有关领导和权威人士请教, 确保公文思想和内容的可靠性、科学性和准确性。
(八) 担当意识。
以文辅政要求精益求精, 任务急时可能通宵达旦“连轴转”, 所以一定要“有担当”。有担当就是要讲责任, 讲奉献, 讲品格。对于文稿起草工作, 俗语说, “三分写, 七分改”。好文章与其说是写出来的, 不如说是改出来的, 这就要有担当意识。精益求精, 就是要按照“短、实、新”的要求, 把上级精神、领导意图和工作实际有机结合起来, 在思想、逻辑和语言上下苦功, 细斟酌, 反复改。文稿的思想是“灵魂”, 是否吃透了上级精神、是否领会了领导意图、是否掌握了工作实际, 是理清思路、凝练思想、塑造文稿灵魂的关键;文稿的逻辑是“骨架”, 层次结构是否符合总分关系、并列关系、时序关系、因果关系或某种逻辑结构, 是否重点突出、详略得当, 是搭好文稿骨架的关键;文稿的语言是“血肉”, 是否行文规范, 是否简洁准确, 是否生动新颖, 是丰富文稿血肉的关键。把握好文稿撰写和修改的三个关键, 主动担责, 勤于进取, 持之以恒, 力争每篇文稿都是精品, 就做到了“有担当”。
摘要：以文辅政的核心工作是文稿起草和公文处理, 对于做好工作谋划、提高工作效率、增强工作规范具有重要意义。本文在论述以文辅政的意义和内涵的基础上, 提出要在办公室工作中强化研究意识、创新意识、效率意识、宣传意识、主动意识、规范意识、协作意识、担当意识八项意识, 推进以文辅政, 提高办公室工作水平。
关键词：以文辅政,公文处理,办公室工作,研究意识,创新意识