民国档案除了常见的中文档案外, 还有英、法、俄、日等外文档案, 这些外文档案展现了民国时期民国政府的外事活动、外国驻华机构的情况、一些涉外的社团和企业的社会活动和工作。而在外文档案之中又有相当一部分是英文档案。目前档案馆数字化工作正在如火如荼地开展之中, 民国英文档案的题名著录是著录工作中不可或缺的重要环节。由于档案馆自身工作人员数量和英语能力水平的限制, 只能将民国英文档案数字化业务外包给档案外包公司, 而在档案外包公司中懂档案工作的人多, 但懂英文的人少, 所以聘用社会人员直接上岗著录的现象屡见不鲜, 这在一定程度上解决了英文档案的著录问题, 但是如何保证著录的质量, 本文在这一方面做了一些思考, 与大家交流。
一、针对民国英文档案著录人员的培训工作不可缺少
档案馆中馆藏民国档案的数字化工作是以全宗分类分批进行整理的, 在这些案卷中, 有的案卷中文件全部是中文, 有的全部是英文, 部分是中英文混合, 内容多是围绕一个机构, 完成这些民国英文档案题名著录短则月余, 多则半年, 属于阶段性工作, 一般采用5到10人的一个小组合作形式。进行这项工作的人员必须具备一定水平的英语阅读翻译能力, 可以目前高等院校普遍实行的大学英语六级考试水平作为一个衡量标准。
面对多人合作阶段性的工作小组, 用人单位需不需要进行培训。有人提出:赶紧开始工作, 不要把时间浪费在培训上。这一做法, 看似节省时间, 实则在实际工作中往往会造成多次返工, 浪费人力和时间。因为这是多人组成的小组, 每人英语能力是否具备档案工作背景, 掌握档案工作相关知识不同, 造成完成工作的质量有好有差, 还需人力将质量差的拣择出来, 重新著录一遍。与其这样, 不如为了保证完成工作的质量能够维系在一个较高或较合理的水平上, 结合小组内工作人员的实际情况开展著录人员培训工作。
在进行著录人员培训时, 分析小组工作人员的共性问题进行集中授课。集中授课多采用讲授法, 教授档案理论知识和相关业务知识。题名拟写、揭示档案信息, 为必要著录项目, 是进行数据检索的关键, 可将题名的拟写规则和方法作为重点培训内容。又因是著录民国档案, 文字繁体, 文种多样, 行文竖排, 《民国档案著录细则》《民国档案分类标引细则》、民国时期机构设置和公文知识也应该作为讲授内容。为了避免讲授法的枯燥和低效, 还可采用视听法和案例分析法。利用播放录像、幻灯片获得更加直观的感受, 提高学习效率;通过对典型案例的分析, 加深对理论知识的了解和掌握。工作人员已经成年, 具有学习和分析能力, 文书立卷基本知识、常用公文的写作要求及注意事项、如何记好大事记等档案相关基础知识可作为自学的内容, 不作强制要求。《文书学》《实用立卷方法指南》《档案管理学》等档案学的核心书籍推荐给工作人员阅读, 既拓宽知识面, 又对著录工作大有裨益, 精益求精。
如果说集中授课是为整个工作小组在工作开始之前打下基础, 那么在工作进行中, 还需分析工作人员的个人实际操作和技能水平进行个别培训或现场指导。在工作中, 根据著录人员著录时发现的具体问题, 有针对性地加以培训或指导, 能够起到事半功倍的效果。因为虽然在集中授课时讲解过专业理论知识, 但是相关的工作技能却需要在实践中磨练才能提高。
在对著录人员的培训中需要注意和做好以下事情:
一是针对著录人员的集中培训需把握实用和效果的原则。对于集中授课的内容是偏重于理论还是实践, 根据著录人员的共性问题灵活处理, 将培训内容应用到实践中, 提高工作效率和效果是最终目的。集中培训内容切忌面面俱到, 必须突出重点。在著录工作中针对工作人员的个别培训需注意发现问题及时解决, 培训指导方式灵活多样。
二是著录人员集中培训授课时间尽可能在阶段性工作开始之前, 根据实际工作人员情况和培训内容的多少, 各用人单位或公司自行决定培训时间长短和课程安排。通常情况下, 可采用学校授课时长45分钟一节课, 半天一门课程共计3节课, 总时长2至3天即可。
三是著录人员小组合作应该具有团队精神, 互帮互助。工作人员之间收集意见, 探讨共同的问题, 相互交流学习工作体会, 举办小组交流会是一个巩固学习内容, 提高工作效果的好办法。
四是在著录人员培训内容中, 对本次阶段性著录工作涉及的案卷大概内容、有关机构设置情况、相关历史背景做一些介绍, 这看似小事, 实则对于工作人员快速熟悉案卷情况, 对于案卷内容的整体把握, 提高题名著录的效率和质量很有益处。
二、民国英文档案题名著录中若干问题的深入思考
民国英文档案涉及的内容常见的有信件和会计报表。机构往来信函、公司业务信函、商业事务通信、公司管理层领导人之间的私人信件, 都归属于信件, 行文以信件的格式为主。常采用的通信形式有找回、函件、备忘录等。会计报表包括发票、收据、资产统计表、损益表、业务账簿等, 以统计表格形式书写居多。此外, 产品说明书、广告宣传册、事务便签、与员工有关工资单和工作人员名单统计等, 也是英文档案常会涉及的内容。对于重要的通知和公函、业务或事务合同等文件常常会采用中文和英文两种文字版本各一份在档案中留存归档。
民国英文档案采用由人工直接编制题名等项目, 并输入计算机的著录方式。案卷内文件的著录项目中档号、时间、保存期限、文种备注和人名附注有明文规定的著录格式要求, 需按照要求操作。其中比较难以把握的就是题名的拟写。作为反映著录质量重要标志的题名项, 是揭示文件内容及今后检索文件的主要项目。民国英文档案文件若有标题且可以反映文件主要内容, 可按文件标题著录, 若文件没有标题或标题不能反映文件内容需自拟标题, 并加“〔 〕”用以表明此题名为自拟。题名采用中英文对照的双语格式, 中文标题“关于……的函”在第一行, 英文标题“A letter to……”在第二行。这就要求档案工作人员先通读文件内容, 归纳出主要内容, 选择合适的中文语言拟出中文标题, 再翻译出与中文标题相对应的英文标题。
忠实于原文的意思, 语句通顺, 这是英文题名拟写的最基本的要求, 忠实于原文需要借助于准确的措辞。在正确理解外文档案原意的基础之上, 对所解读到的档案信息组织语言加以表述, 对汉语和英语词汇正确地理解和掌握, 才能保证在选择翻译用词时的准确。在此过程中, 会遇到以下一些情况:
1.在英文信函的正文句首有时会有“schedule (时间表) ”“staff handbook (员工手册) ”“personnel registration form (人员登记表) ”等词或词组用来提示本文的关键词, 著录人员可根据此词作为帮助来把握全文的主要意思, 加快自拟题名的速度。
2.遇到“Honan”“Anking”“Hofen”等词, 著录人员会迷惑着到底指得是什么, 其实对民国档案著录有过经验的人都知晓, 这是民国时期外国人采用“威妥玛拼音和翟里斯式拼音”来翻译和拼写中国地名, 以上单词指得是河南、安庆、合肥。同样的, 人名和机构名称的拼法也是采用的这一方法, 例如, 张石麒 (人名) (Chang Shih一Ch’i) ;校务署 (机构名称) (Hsiao Wu Ssu) 。
3.目前美式英语正在社会流行, 年轻的中国英语学习者受美国影视剧的影响, 对美式英语的发音和拼写较为熟悉。而民国英文档案书写采用的是标准英国英语, 非常正规, 在词汇的拼写上, 基本不会进行缩写、省略字母等等。例如:常见的美式英语“colorful (鲜艳的) ”在档案中看到的却是标准的英式英语“colourful”;如今的“showing”一词在民国英文档案中被拼写为“shewing”。所以档案著录人员在工作中需注意两者的区别, 采用英式英语, 避免拼写错误。
4.著录民国英文档案时, 不可用现代词汇替代文中具有反映民国社会时代特色事物的特殊词汇, 需尽量采用原词, 保留其民国特色。比如:“Savings”那时称储金, 还不叫存款, 存入和支取储金使用储金簿, 还不能称之为存折。“postal worker”按照字面意思为邮政工人, 如若直接使用现代词汇“邮递员”就不妥了, 须知那时邮政工人的岗位划分较细, 与邮递员工作性质相似的岗位就有信差、邮差、听差三种。在著录时不能随心所欲, 必须详加考证, 谨慎拟写题名。更有粗心大意, 一字之差, 意思全变的词汇, “稽核”“计核”读音相似, 不能写错, 因为稽核股、计核处这是民国不同机构不同时期的名称。
5.在阅读英文档案时, 遇到不认识的单词或句子, 常常还要借助于机器的翻译, 常借助的机器翻译工具有有道词典、金山词霸、百度翻译等。但是不能对机器翻译盲从, 毕竟机器翻译由于受到句法结构和词汇机械对应的束缚, 翻译效果尚不能如人工翻译可以顾全句子前后对应和语境。比如:“foreign office”机译为外国办公室, 如果没有语境看似对了, 可是结合文章发现是指“英国外交部”, 是一个专指名词。再如, 一篇文章中讲述员工患病情形, 使用了“plague”“feverous”“influenza”“dysentery”四个英文单词, 机器翻译为瘟疫、发烧的、感冒、痢疾。究竟员工所患的什么病, 几番查找多份文件, 才搞清楚为当时中医所指的热症。
6.无论对汉语词汇还是英语词汇都需要有正确的理解和掌握, 才能保证准确选择用词。如“life rescue (生活救助) ”和“life relief (生活救济) ”, 两个词组意思相近, 在翻译时应尽量用词准确。又如民国的某个机构有局长和副局长的职位设置, 副局长英语译为“deputy director”, 当局长外出由副局长代理局长履行职责时称之为“acting director”, 在自拟英文题名时要注意当时情境选择合适英语单词表明人物职务身份。
7.因为年深日久, 民国英文档案的纸张霉变、发黄等原因造成字迹模糊难以辨认或无法辨认。这些关于文字辨认的问题, 看似虽小, 却给题名的拟制带来了大麻烦。英文文件字迹模糊, 多见于字母之间粘连, 一个单词常常只有一两个字母可见, 需要根据这些清楚的字母推测出整个单词, 这对于英语单词不熟悉的工作人员如同大难题, 此时不可轻言放弃, 成为死档, 可以寻找语感较好者或经验丰富者仔细加以辨认, 将能够辨认的字先作著录, 若实在无法辨认再在备注里说明文件具体情况。
8.对历史机构名称的翻译需要谨慎, 有些社会机构或公司随着历史变革改名, 合并重组或撤销, 翻译时注意考证其机构变革, 选择合适词语进行翻译, 切不可出错。例如, “National Commercial Bank”不能只看字面意思直译为“国家商业银行”, 这个银行当时的名称应该为“浙江兴业银行”。又如“THE FARMERS BANK OF CHINA”应该翻译为“中国农民银行”, 万万不能翻译为“中国农业银行”。1935年四省农民银行为配合政府公营事业民营化政策, 改组为中国农民银行, 是民国时期国民政府的四大官僚资本银行之一。中国农业银行“Agricultural Bank of China (ABC) ”农行, 成立于1951年, 是新中国成立之后设立的银行。
民国英文档案的著录不能贪图快速, 需要仔细阅读每一页档案内容。由于我们对民国党政军机构、财税金融机构、社会团体以及其他社会事业机构的运作方式和业务过程了解有限, 遇到问题通过小组合作的方式相互交流, 对于疑难特殊问题及时记录其文件档号, 备注问题内容。因为档案案卷之间是具有相互关联的, 这个案卷遇到的问题下个案卷中或许可以找到答案。在著录过程出现的超出能力解决范围的难题, 及时请求领导和主管部门予以协助解决。确定两名专职人员严把质量关, 间断地复查著录工作单, 实行著录人、审查人签字制度, 力求使著录达到客观、真实反映全宗历史活动面貌的基本要求。
摘要：目前, 由于档案馆工作人员数量和英语能力水平的限制, 将民国英文档案数字化业务外包给了档案外包公司, 如何做好这部分档案的数字化处理工作, 本文对民国英文档案的题名著录这一环节进行了深入思考。从著录人员培训, 题名著录需注意的问题两方面提出了自己的看法。
关键词：民国英文历史档案,人员培训,题名著录
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