采购档案管理办法范文第1篇
1 政府采购档案的重要性
政府采购档案是政府采购当事人进行采购活动时形成的一系列必须长期保存的、具有重要参考价值的完整的原始文件的总称, 包括与政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料。
1.1 政府采购档案为解决政府采购争议、统计归档提供依据
政府采购档案反映了采购活动及各项决策过程, 既记载着政府采购当事人执行《中华人民共和国政府采购法》的情况, 又反映着各级管理部门为推行政府采购制度制定的各项规定、细则等, 还见证了采购人员遵循公开、公平、公正、诚信原则进行采购的情况。妥善、完整地保存政府采购档案, 可以为政府采购的统计分析、经验总结提供客观材料, 也为政府采购纠纷的处理提供有效的依据。
1.2 政府采购档案保障政府采购程序的顺利运行
政府采购档案要求采购计划文件、招标文件、中标的投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同等一起装订成册进行管理, 并与项目履约及验收资料、政府采购资金支付资料共同备案, 使政府采购的全过程有据可查, 防止临时性变动及业务不熟造成的衔接不畅及采购资料缺失造成合同履行的迟延, 政府采购档案的完整是政府采购程序顺利运行的保障。
1.3 政府采购档案为反腐倡廉、强化管理抹上了浓重一笔
政府采购档案记载了采购交易的全过程, 把商品交易的最关键环节放在阳光下进行, 杜绝了拿回扣、收礼品的“权钱交易”行为, 抓住了腐败的源头, 从根本上促进了党风廉政建设。作为政府采购活动的最直接证明者, 政府采购档案为勤政廉政添上色彩浓重的一笔。
2 现行政府采购档案管理的不足
虽然政府采购已实施多年, 但统一的政府采购档案管理制度尚未出台, 政府采购档案管理缺乏统一的指引。实践中政府采购档案收集主体不明确、档案资料归档不完整、管理脱节、利用混乱、分散保管与文件重复造成浪费等问题较为突出, 大大制约了政府采购档案管理的发展。
2.1 政府采购档案收集主体不明确
《中华人民共和国政府采购法》规定采购人、采购代理机构要保存采购文件, 但对文件收集和保存的责任主体未作明确。政府采购档管理主体责任不清, 限制了政府采购档案的跟踪收集。从目前政府采购档案管理模式来看, 采购人、采购代理机构大都建立自己的政府采购档案管理制度, 各自保存采购文件, 这种分散保存, 由于标准不一、人员素质不齐, 使政府采购档案管理质量存在极大差异。
2.2 政府采购档案归档不完整、管理脱节
如前所述, 政府采购档案由采购人及采购代理机构保存, 而采购代理机构仅能就自己代理的项目进行管理, 且仅执行采购活动中间的一个环节, 无法顾及政府采购活动前期和后期的资料收集和保存;虽然采购人参与政府采购项目的全过程, 但其档案意识参差不齐, 档案管理制度多样, 从采购项目立项、项目审批、预算审批、采购方式变更、实施采购到采购后期的合同签订、项目实施、项目监理、项目验收及款项的支付等后续工作的档案管理, 都存在巨大差异。因此, 政府采购档案文件收集脱节, 往往造成政府采购档案归档不完整及管理的脱节。
2.3 分散保存, 文件重复造成管理资源的巨大浪费
从各地操作经验来说, 采购人、采购代理机构分散保存政府采购档案的模式存在档案查阅不便及资源浪费的局限性。由于采购人、代理机构都建立自己的政府采购档案部门, 监管部门也建有专门的政府采购合同档案, 而各部门之间对档案的重视程度及归档要求不尽一致, 各方保存的政府采购档案往往重复, 造成管理资源的极大浪费。
2.4 政府采购档案管理制度不一, 档案利用混乱
部分政府采购档案收集完成后, 缺乏科学的整理, 类别不清, 联系混乱, 处于杂乱无章的状态, 难以科学保管和准确的提供利用。由于缺少相应的管理制度, 政府采购档案的整理、查询、信息开发各自为阵, 包含政府采购供应商商业秘密的投标文件, 往往被作为普通档案随意外借, 投标人的商业秘密遭到泄露, 往往引发索赔或诉讼。
3 完善政府采购档案管理的几点建议
对政府采购档案进行科学、准确的管理, 充分实现其档案价值, 笔者认为, 可以从以下几方面着手。
(1) 充分认识规范政府采购档案管理的重要性和紧迫性, 建立专业化的政府采购档案管理队伍和档案管理中心。笔者认为目前政府采购档案管理不到位与政府采购当事人档案意识不高、重视程度不够有关部分采购人认为将政府采购工作委托给采购代理机构后, 自己只需要配合采购代理机构签字、盖章即可, 不注重政府采购相关资料的收集整理。而采购代理机构受介入项目时间的限制, 仅能保存进入招标程序的相关资料, 项目的立项和审批、合同的履约和结算资料则无法收集。有效解决这一问题, 应该建立统一的政府采购档案管理中心, 及时跟踪收集采购人采购前期及合同履行过程中形成的各种档案, 并做好采购代理机构招标投标档案的收集, 统一整理分类, 集中保管, 既可以保证政府采购档案的完整性和安全性, 又便于利用。
(2) 在采购过程中注意对政府采购档案的收集。政府采购活动中的文件资料是政府采购档案的重要资源, 内容完整、准确、真实的政府采购档案是政府采购成果的历史延续和见证。在每项采购活动期间, 项目实施人要严格按照《中华人民共和国政府采购法》的要求收集政府采购文件资料及相关的活动记录, 做到“政府采购预算、政府采购计划、政府采购项目明细、项目要求、技术参数、招标文件评审稿、正式招标文件、中标的投标文件、中标通知书、政府采购合同、项目验收报告、资金支付资料、发票及其他凭证等一套流程手续齐全完整。采购项目结束后应按要求对采购文件进行检查、整理, 字迹模糊或易褪变的文件在保持原貌的前提下应予复制, 遵循采购文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 保证档案资料的真实性、完整性, 符合立卷原则。
(3) 做好政府采购档案的编研和提供利用。档案收集工作完成后, 如果不经过科学整理, 将处于杂乱无章、类别不清、联系混乱的状态, 无法进行科学的保管和准确地提供利用, 所以, 科学地组织好文件资料的系统排列, 更好地保持和正确反映文件资料之间的有机联系, 便于管理和查找利用。政府采购档案不是死档案, 它反映了以往政府采购的成交情况, 要积极提供利用, 为预算安排、资产管理、合同谈判提供强有力的信息支持。
(4) 切实加强对政府采购档案的保管。按照专人负责、分级管理的原则, 政府采购档案管理机关在加大对资料收集和编研工作力度的同时, 要切实做好政府采购档案的保管工作, 确保采购档案的安全性、保密性和完整性。要防止调换、涂改、遗失、损坏等情况的发生;供应商的投标文件, 没有得到有关方面的许可, 不得对外提供;每完成一个采购项目, 及时将采购文件进行整理, 交有关机构保存, 不宜等到年终统一整理, 以防丢失资料, 损坏采购文件的完整性。
(5) 做好制度建设, 使政府采购档案管理有章可循。如前所述, 政府采购档案管理制度, 至少应包括资料收集制度、档案移交制度、档案编研制度、档案利用制度。资料收集是政府采购档案管理工作的第一步, 要严格按照《中华人民共和国政府采购法》的要求收集当次政府采购活动的全部文件资料及活动记录;档案移交是将检查、整理后的采购文件, 建立“采购文件移交目录”, 移交给档案管理人员立卷、归档;政府采购档案编研是对收集来的采购项目文件材料, 在认真检查其完整性、有效性的基础上进行条理化的分类、整理、排列、编目、登记归档以备查阅;档案利用制度是指在保守投标人的商业秘密、防止政府采购档案丢失或缺损和最大限度地延长政府采购档案载体寿命的前提下, 积极提供利用, 最大限度的发挥政府采购档案的作用。
总之, 政府采购档案管理工作是一项复杂的工作, 规范政府采购档案管理需要一个长期的探索过程。政府采购工作人员在政府采购过程中应努力探索政府采购档案管理的好方法, 切实发挥政府采购档案的作用。
摘要：政府采购档案是政府采购活动中形成的原始文件, 是政府采购活动的真实记录, 具有重要的保存价值。实践中政府采购档案收集主体不明确, 归档不完整, 保管分散、文件重复, 保管资源浪费等问题较为严重。另外, 统一的政府采购档案管理办法尚未出台, 管理程序不一, 制度不全, 政府采购档案信息泄露严重。本文试就规范政府采购档案管理提出建议, 以期抛砖引玉。
关键词：政府采购,档案,管理
参考文献
[1] 冯君.宁夏首开档案管理良方[J].政府采购信息报, 2010, 1, 20 (002) .
[2] 杨燕.高校仪器设备档案管理模式浅析[J].茂名学院学报, 2008, 4.
[3] 王超.加强档案管理不留悬疑隐患[J].政府采购信息报, 2007, 5, 21 (4) .
[4] 曹家多.做好医疗设备政府采购档案管理的体会[J].兰台世界, 2007 (5) .
[5] 任哮岗, 晓霞.如何做好政府采购档案工作[J].档案天地, 2006 (6) .
采购档案管理办法范文第2篇
第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。
第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
第2章采购合同的编写
第3条工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
第4条采购合同的编写程序。 1. 调查供应商。
在编写合同前，采购部应组织专人对《初选供应商名单》中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。
2. 进行谈判。
采购部应与合格的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。
3. 拟定草案并评审。
采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。
4. 拟定正式的采购合同。
采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
第5条正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。 1. 合同签订双方的姓名、住所和联系方式。 2. 标的的全称、价格及报酬。 3. 标的的数量和规格型号。 4. 标的的品质和技术要求。 5. 标的的履约方式、期限和地点。 6. 标的的验收标准和方式。 7. 付款方式和期限。 8. 售后服务和其他优惠条件。 9. 违约责任和解决争议的方法。
第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。
第3章采购合同的签订
第7条工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。
第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。
第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。
第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。
第4章采购合同的执行与控制
第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。
第13条采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。
第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。若供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
第18条采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同时保证库存物料满足生产的需求。
第5章采购合同的修改与终止
第19条在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料，采购部经调查核实后，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件予以执行。
第20条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
第21条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件予以执行。
第22条有下列情形之一者，视为合同终止。
1. 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2. 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3. 出现违背合同中条约的状况。 4. 合同约定期满。
5. 发生符合合同条款中合约解除的事项。
第6章合同纠纷的处理与合同管理
第23条当工厂与供应商所签订的合同出现纠纷时，一般情况采取以下四种解决方法。 1. 与供应商协商解决。 2. 请第三方协调解决。 3. 由仲裁机构进行仲裁。 4. 通过法律途径解决。
第24条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一的，工厂将根据情节的轻重进行相应的处理。
1. 泄露合同内容。 2. 私自更改合同内容。 3. 丢失合同。 4. 在合同签订及资料保管时发生损害工厂利益的行为。
第25条参与采购合同履行与监督的人员违反工厂的相关规定，给工厂造成经济损失和其他损失的，工厂将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重、触犯法律的，将依法追究其法律责任。
第7章附则
采购档案管理办法范文第3篇
一、酒店采购管理存在的漏洞
采购是项非常重要的工作，采购人员通常应由综合素质高、责任心强、能够鉴别商品优劣、懂相关知识的人去担任，然而现实中要物色符合这些要求的人并非易事。酒店采购管理普遍存在的漏洞是：
1.部分酒店采购人员选择不当
(1)用人不当。选派领导红人、上级部门塞进的人为采购人员，发现问题也是大事化小、小事化了，长此以往，漏洞会越来越大。有人把采购看成肥差，吃提成捞回扣，损害酒店利益，用错一人，损失几十万甚至数百万是常有的事。据统计，有3%至5%的利差在没进酒店前便流失在采购环节中，日积月累，不是一个小数字。
(2)个别采购人员以权谋私。部分酒店管理人员充当有劣迹采购人员的保护伞，由于这些采购人员是某些领导的知心人，员工忌谈，问题在较长一段时间内解决不好，给采购部门以后工作开展带来负面影响。
2.部分酒店采购制度不完善
(1)使用部门采购缺乏计划。盲目采购库存高，造成流动资金呆滞;有的新开酒店出现零库存现象，急需时紧急采购，不能给予采购部门充分的市场考察时间，造成人力财力的浪费。
(2)不能坚持多人采购制。领导说了算，不能坚持多人参与，造成客观的采购局限性，缺乏对采购物品的质量价格比较，熟人面子难拒，人情采购，甚至白花钱的事时有发生。稽核、审计部门很少对采购部门进行专门监管，即使做了也缺乏客观性。
3.采购成本高
(1)大件商品采购暗箱操作，未能实行公开竞标。供应商选择暗箱操作，
采购大宗低值易耗品质次价高，损耗大。厨房鲜活原料采购多以半成品、海干货为主，以市场发好的为主，对原料优劣缺乏鉴别能力，导致增大成本，影响菜肴质量。
(2)酒店进货采购打游击战。造成很大的人力、财力的浪费，无法享受供货方的批零差价，更无法稳定采购成本支出。
4.监督控制措施不健全
(1)采购缺乏市场调查。缺乏价格走势的预见性，造成的损失不容忽视;缺乏客观的同行间比较，不对比物品品质差异，盲目评判。
(2)监督部门失察。因缺乏专门技能知识，或另有原因，财务部门只关注采购价格的高低，不遵循市场规律按实际进行价格和采购监督，给采购工作带来消极的影响。
二、酒店采购管理存在漏洞的解决方法
针对酒店采购存在的漏洞，本文提出的解决方法如下：
1.把好采购人员选定的第一关，对采购人员实行心理监控，防患于未然
(1)采购人员选定要听取各方面意见。采购人员不宜选用领导亲属担任;上级部门指派的人最好不用，一旦出了问题左右为难，处理起来再棘手。过去曾在别处干过采购，来后百般要求再干的人不能用;有过劣迹的人不能用;采购员之间曾是同事亲属的，不能选派在一个采购部门工作。
(2)有必要实行心理监控。健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用。由保卫部门组织政治学习，宣讲典型案件，尤其是本酒店的反面教材，增强其法制意识。组织参观贪贿犯罪案例展览，使其明白不义之财拿不得，否则追悔莫及。这些教育方式看起来似乎过分，其实是有效进行心理监控，对采购人员有益无害。
2.完善采购制度，做好采购管理的基础工作
若不制定严格的采购制度，不仅无章可依，还会给采购员提供暗箱操作的温床。完善制度从以下做起：
(1)建立严格、完善的采购制度。规范酒店采购活动、提高效率、杜绝部门扯皮，能预防不良的采购行为。采购制度应规定采购申请、授权人权限、采购流程、相关责任、采购方式、报价和审批等。如可在采购制度中规定采购的物品
要向供应商询价、列表比较，然后选择供应商，并把所选供应商及报价填在申请订购单上;可规定超限额采购须附三个以上的书面报价等供财务部门审核。
(2)建立供应商档案和准入制度。对供应商要建立档案，有编号、联系方式和地址，每个档案应严格审核才能归档。采购必须在归档供应商中进行，档案应不定期更新，有专人管理;同时建立供应商准入制度。重点物品供应商须经质检、财务等部门联合考核才能进入，如可能要到生产地实地考察。
(3)建立价格档案和价格评价体系。采购部门对所有采购物资建立价格档案，对采购物品报价，先与归档采购价比较，采购价不能超档案价。对于重点物资价格，建立价格评价体系组成评价组，定期收集供应价格信息、评价现有价格水平，并对价格档案进行评价更新。
(4)建立标准采购价格以进行比价采购。财务部对重点监控采购，要根据市场变化定期定出标准采购价，促使采购员货比三家，不断地降低采购价格。
3.降低材料成本的方法和手段
酒店采购管理要达一定水平，应有计划地开展采购市场调查，充分了解市场状况和价格走势，使自己处于有利地位。
(1)把握价格变动的时机，通过付款条款选择降低成本。价格会经常随着季节供求而变，因此，要注意价格变动规律，把握好采购时机。在资金充裕或银行利率较低时，可采用现金交易或货到付款，这样往往能带来较大折扣。
(2)向厂商直接采购或结成同盟联合订购。向厂商直接订购可以减少中间环节，降低成本，售后服务更好;几个酒店结成同盟联合订购，可克服单体量少得不到更多优惠的矛盾。
(3)以竞标的方式来牵制供应商。大宗采购的有效方法之一是竞标，通过供应商互相比价，最终得到价格底线。对同种材料多找几个供应商，通过不同供应商选择和比较使其互相牵制，从而使酒店在谈判中处于有利地位。与讲信誉的供应商合作能保证供货质量，还可得到价格优惠，与其签订长期合同，往往能得到更多的优惠。
4.制定健全有效的监督控制措施，实行战略采购管理
(1)对采购部门和人员实行监控。监控是为了防止出现漏洞，采购与其他权力一样，都必须置于必要的监管之下，采购部门人员应接受监督，具体措施要
根据经营特点和实际情况制定。如采购进货必须共同采购，不能一人说了算;制定效益考核指标，规定采购物品在保质前提下，批量进货必须低于市场价格;配置物价调查人员，预测价格走势，供采购部门参考，对采购物品的价格实行监督。派专人验货，给予一定权力，对每批采购的货物进行检验;对大宗物品采购实行公开竞标，择优采购。采购人员可光明正大地接受回扣，将回扣交财务部门，作为年终对采购部门奖励的依据。
(2)估算供应商的产品或服务成本。要实现对采购成本的全面控制，仅靠强调内部努力这点是不够的，应对供应商成本有所了解，这样才能在谈判中占主动。通过参观供应商设施，观察提问获得有用数据，尽可能加强沟通，从而寻求成本降低途径，降低采购成本。这种谈判要始终争取双赢的局面，以达到长期良好合作的目的。
(3)对竞争对手进行分析。明确我方与竞争对手相比的态势如何，我们的优势、对手的优势在哪，其根源是什么，然后从消除劣势，保持优势人手，制定在竞争中战胜对手的策略。
三、结语
要做好酒店采购管理并非易事，要有一个平衡的心态，不能有私心，同时要工作勤奋。
采购档案管理办法范文第4篇
为了加强公司物品采购管理，降低采购成本，规范物资采购，特制订本制度。
1、 公司明确专人采购。对日常使用量少的零散材料物品
实行定点采购，用量较大的材料、物品进行批量采购。
2、 物品采购流程
(1)、每月由使用部门按使用量制订物资采购计划，填
写物品采购计划申购单，经部门经理审核后报公司分管副总经理、总经理审批通过后实施采购，不得因采购延误而影响工作，同时避免超计划采购占压资金;批量采购100元以下的材料、物品由部门经理审批;
批量采购100元以上300元以下的由公司分管副总经理审批;
批量采购300元以上，由公司总经理审批;
单件商品在1000元以上的，应根据市场调研选择供应商签定采购合同，经公司合同评审委员会评审同意后采购。
(2)、采购人员应根据申购单的名称、规格、数量、质
量、用途经公司领导批准后方可采购。固定资产、仪器设备、工具、办公用品等成套或单件1000元
以上的商品需签订购销合同的，经公司合同评审
委员会评审同意后方可采购。
3、采购人员和公司有关人员及合同评审委员会成员须认真
学习《合同法》及有关法律和公司规定，不得因合同条款不当给公司带来经济损失。
4、物品采购后应及时办理相应的验货手续，建立相应的物
品采购管理台账。
采购档案管理办法范文第5篇
物资采购、招标管理工作程序
为规范物资采购、招标工作，特制定本工作程序。
一、 政府集中采购
是指各级政府集中采购机构代理组织实施的，纳入各级政府集中采购目录的采购活动。政府集中采购目录和采购限额由下拨经费的各级政府或其授权的机构编制确定并公布。
二、 学校集中采购
(一)按学校物资招标采购管理办法，物资采购招标范围包括：
1、 单台设备金额在5万元以上的仪器设备;
2、金额在5万元以上，形成批量的仪器设备、材料、家具、医疗机械、药品、图书及其它物资;
3、其他需要招标采购的项目。
(二)招标文件编制
招标文件由使用单位与招标管理办公室共同编制，其中技术部分由使用单位负责，商务部分(合同条款及招投标事项)由招标管理办公室负责。
(三)招标、投标
采取公开招标和邀请招标的方式，在学校相关网站、行政楼公告栏上发布招标公告;收集投标文件，审核投标人资质。
(四)开标、评标、定标
开标前监察处在专家库中抽取评标专家，后勤保障处组织评标，当众开标，评标专家组确定入围单位，后勤保障处组织监察、用户与中标入围单位进行商务谈判，报学校物资招标领导小组或校领导批准后确定中标单位，发出中标通知书。并在学校、后勤保障处网站上公示。
(五)签订合同
后勤保障处负责签订合同，用户单位责任人负责技术确认，采购、招标管理办公室负责商务确认。使用单位代表、经办人、后勤保障处、法律顾问室负责人审签后，签订合同。
(六)履约、验收、结账
在合同履行过程中，对合同执行情况进行管理，必要时对履约程度进行核验。组织有关部门和专家对履约结果进行验收，并提交验收报告。由用户单位负责人、后勤保障处领导审核相关事项，在发票上签字后结账。
(七)汇总项目全部资料存档。
三、零星采购
由申请单位填写《湖北大学物资申购表》，交后勤保障负责人，负责人签署意见后，后勤保障处落实。
特殊要求的仪器设备，由于供货渠道少，用户已选定了生产厂家，可以采取单一来源采购，但用户须填写《单一来源采购申请表》，并经相关职能部门、后勤保障处领导签署意见，报主管校领导审批后执行。
以上工作程序，参照招标程序和分工。原则上，学校集中采购的项目，分为三个阶段：
第一阶段为编制招标文件、发布招标公告、收集投标文件、审核投标人资质。
第二阶段为开标、评标、定标、签定合同。 第三阶段为履约、验收、结帐、资料汇总建档。
采购档案管理办法范文第6篇
(一) 为加强办公物资管理，规范办公物资领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。
(二) 规定中的办公物资为办公耗材和一般办公物资。
1、一般办公物资包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋(盒)、标签、纸杯、计算器、电池、电话机等。
2、员工应对办公物资应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。
3、各部门须制定办公物资申请人并建立本部门领用台账。
4、办公物资应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。
5、不可用办公设备为个人使用。不许将办公物资随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。
二、办公物资计划
(一) 各部门根据本部门办公物资消耗和使用情况，每季度首月7日前编制并提报下季度一般办公用品领用申请、每月7日前编制并提报下一月办公耗材及打印用纸领用申请，经本部门负责人审批签字后报办公室办公物资管理人员处(电子版以邮件形式发送)。经办公室相关人员审核统计并由办公室领导审批通过后进行采购。
(二)如各部门逾期未申报或需临时追加补充采购办公物资的，可通过广州分公司请购申请流程进行申请采购(请购申请中说明申购原因)。原则上各部门不予补报办公物资申请。
四、办公物资的发放及领用
(二) 各部门办公物资管理人员应严格遵照公司财务对在职员工办公用品及耗材配比规定，结合本部门实际使用情况按规定标准进行申请以及本部门办公物资预算提交。
(二) 各部门指定人员在物资到货后认真核对本部门申请办公物资，当场与供应商送货人员确认核对并签写姓名工号。如配送物资与申请物资有误须及时向办公室办公物资管理人员反馈，并拒签错误配送物质。
(四) 电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公物资，目前分公司各部门以给予配备如需申请应说明原因或凭损毁原物以旧换新。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。
五、管理员职责
1、各部门管理员须建立办公物资台账，定期核查所领物品使用情况，做好办公物资的发放和库存管理。
2、各部门管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。
3、各部门管理员须防止办公物资受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公物资的功用和性能。
4、各部门管理员须根据办公物资的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资源占用和保证正常使用。
六、办公物资的交接与收回
员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公物资及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。