公文基本格式范文第1篇
公文用纸天头(上白边)为37MM±1MM，公文用纸订口(左白边)28MM±1MM，版心尺寸156MM*225MM.一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可作调整。
2、版头
份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
密集和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度：如需标注紧急程度，一半用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。
发文机关标志：由发文机关全程或者规范化简称加“文件”二字，也可使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。
联合行文时，如需同时标注连署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以连署发文机关名称为准上下居中排布。
发文字号：编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号括入。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
签发人：由“签发人：”和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分割线：发文字号之下4MM处居中印一条与版心等宽的红色分割线。
3、主体
标题：2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
主送机关：标题下空一行，居左顶格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。
正文：3号仿宋体。文中结构层次序数依次用“一”、“
(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。
附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如：附件：1.XXXXX)。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对其。
加盖印章的公文：成文日期一般有空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关成文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章重心偏下位置，印章顶端应当上距正文一行之内。
联合行文时：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应。
不加盖印章的公文：单一机关成文时，在正文下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日全标，月、日不编虚位(即1不编为01)。
附注：如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行。
附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4、版记
版记中的分割线：版记中的分割线与版心等宽，首条分割线和末条分割线用粗线(0.35MM)，中间的分割线用细线(0.25MM)。首条分割线位于版记中第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘重合。
抄送机关：4号仿宋体，在印发机关和印发日期至上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对其，最后一个抄送机关名称后标句号。
印发机关和印发日期。用4号仿宋体，编排在末条分割线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，后加“印发”二字。
页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心7MM。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文附件和正文一起装订的，页码应当连续编排。
5、其他
公文基本格式范文第2篇
陈述呈请性文件的一种，用于向上级机关请求指示或批准。
【格式内容】
其正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因;待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及理由;行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。撰拟请示时应注意的事项。
【范例参考】
请示
xx经理：
我商场将引进“阿呀呀”品牌，扣点比预计降低5个点。可否，请批复。
xx商场
XX年11月1日
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：
一、明确指导思想，加强组织领导。………………
二、根据不同地区确定保护重点。………………
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日
院长办公会请示格式：主管领导批示：
关于××××的请示
院领导：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。
积水潭医院××处
×年×月×日
《请示》写作要点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题：制发机关名称+事由+请示。
二、正文：一请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。二请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。
规定格式：
北京积水潭医院××××的规定(××××年×月×日)
第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
公文基本格式范文第3篇
关于XXXXXXXXXXXX
XXXXX的批复
XXXXX: 关于XXXXXXXX请示收悉。现批复如下：
一、……
二、……
三、……
二○XX年XX月XX日
主题词: 批复
──────────────────────────────────────────────────────────
抄送: XXXXXXXXXXXXXX办公室 20XX年XX月XX日印发
公文基本格式范文第4篇
会议迟到通报批评范文篇一
根据___办字 [20__] 第04号《会议管理办法》的相关规定，对以下因会议迟到的同志作罚款处理，具体情况如下：
迟到会议： ______会议
罚款将于__月发放工资时扣除。
签字：
时间：
会议迟到通报批评范文篇二
近来有少数员工出现上班迟到现象，严重影响工作秩序和公司形象，为了加强劳动纪律，杜绝迟到现象发生，从__月__日起，凡员工迟到的，一律按公司____;管理制度进行考核，迟到1小时以内扣一小时工资,1小时以上扣超过时数的两倍工资。
特此通知。
公司办公室
会议迟到通报批评范文篇三
我公司__家俱__厂长在20__年5月28日晚上的公司例会上迟到，项目经理陈__未请假，无故旷会，二人严重违反了公司的会议制度，念于二人为初犯，给予每人200元的现金处罚。
20__年7月30日晚上的公司例会，__家俱__厂长和项目经理__均在会议开始前临时请假，严重违反了公司会议制度中的请假条例，给予每人200元的现金处罚。
根据相应规定，为此公司决定对__、__处以通报批评并罚款，以此告示，望以戒之。
__市__建筑装饰有限公司
20__年07月30日
会议迟到通报批评范文篇四
关于__同志迟到早退处罚的通报
_年_月_日，公司员工__迟到，经公司研究决定(或按公司《__规定》)，扣__同志当月工资__元。望各位同志引以为戒，自觉遵守公司规定，准时上班。
特此通报
公文基本格式范文第5篇
三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。
四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。
六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。
七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。
八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”，下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。
九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，(年号要使用方括号“[ ]”)，“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。 十
三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“(此件发至县团级)”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
公文的行文关系
行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：
一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。
二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如请示、报告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。
三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题;上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文;凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。 公文写作的基本要求
不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：
一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。
二、要符合客观实际，符合工作规律。
三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。
四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：
(一)条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。
(二)文字要精炼，篇幅要简短。
(三)遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。
(四)论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。
(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。
(六)正确使用标点符号。
(七)正确使用顺序号[
一、
(一)、
1、(1)]。
五、要符合保密制度的要求。 公文的种类
公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文： 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。 平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。
下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。 请示和报告
一、请示。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。
(一)什么事情应该请示?
一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：
1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。
3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。
4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。
5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。
6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。
7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。
(二)撰写请示需掌握的三个要领：
1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。
2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。
3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示;由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复;提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果;在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作;等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。
二、报告。报告是陈述性文件。它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告;按时间可分为报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。 为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：
一、情况;
二、经验;
三、问题;
四、今后意见。如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：
一、情况;
二、原因;
三、责任;
四、处理情况和意见。 通知
通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但也不能因为通知便于使用而滥用通知。
通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。
一、一般性通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
二、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。
三、任免通知。上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。 不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：
一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”(即发文机关、事由、文种)的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。
二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。
三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。 通报
通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。 通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作;或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作;或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。 版权归属原作者谢谢合作通报采用叙事的写法，总的要求：叙事清楚，简明扼要。 函
函，即信;公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。
公函大体有以下几种用法：
一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。
二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，
三、用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。
四、向上级机关请示较小事宜也常用函。
函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。 机关公文的制发程序
凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理： 制发文件单位拟稿 送机关办公室核稿 呈领导审阅签发 机要员登记编号 打字校对付印装订 机要员用印留存 发文单位发出文件 2012年1月22日 办公室主任应具备的素质
无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：
一、具有正确领会领导意图的理解能力。领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。
二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。
三、具有妥善处理事务的能力。因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。
四、具有很强的驾驭文字的能力。办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。
五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。
六、要有一定的公关能力。办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体;领导在场时，不能喧宾夺主。代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。
公文基本格式范文第6篇
目
录
公文写作基础知识.............................................................................. 2 公文分类 ....................................................................................................................2 常用的公文种类 ........................................................................................................2 公文结构 ....................................................................................................................3 公文格式 ....................................................................................................................5 公文写作与处理 ................................................................................. 7
1、写作基础知识 ......................................................................................................7
2、公文的特点和种类 ..............................................................................................7
3、政府系统的通用公文文种 ..................................................................................8
4、党政机关的通用公文文体 ................................................错误!未定义书签。
5、公文文体与结构常识 ..........................................................................................8
6、公文格式排版规定 ..............................................................................................9
7、公文的稿本 ..........................................................................................................9
8、公文写作的基本要求 ....................................................................................... 10
9、行文规则 ........................................................................................................... 10
10、公文写作的语言运用..................................................................................... 10
11、各种文种的撰写 ............................................................................................. 10
12、公文处理的基本原则......................................................................................11
13、收文处理的一般过程......................................................................................11
14、发文处理程序与方法......................................................错误!未定义书签。
15、公文销毁的方式和范围................................................................................. 12
公文写作技术规范............................................................................ 13
第一专题 公文写作基本要求................................................................................ 13 第二专题 行文规则................................................................................................ 13 第三专题 文稿书写规范........................................................................................ 13 第四专题 公文写作的一般步骤............................................................................ 13 第五专题 公文的语言特点.................................................................................... 14 第六专题 公文词语的选择.................................................................................... 14 第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求.................................................... 15 第八专题 公文修辞................................................................................................ 15 第九专题 公文专用词语........................................................................................ 15
第十专题 公文语言表达的简化............................................................................ 15 第十一专题 公文中避免歧义的一般方法............................................................ 15
常用行政公文写作技巧 .................................................................... 17
一、报告 ................................................................................................................. 17
二、请示 ................................................................................................................. 17
三、意见 ................................................................................................................. 20
四、批复 ................................................................................................................. 21
五、决定 ................................................................................................................. 22
六、议案 ................................................................................................................. 24
七、通报 ................................................................................................................. 26
八、通告 ................................................................................................................. 27
九、通知 ................................................................................................................. 28
十、会议纪要 ......................................................................................................... 30 十
一、函 ................................................................................................................. 32 十
二、简报 ............................................................................................................. 33
公文写作基础知识
公文写作基础知识
公文分类
(1)公文的分类方法各种职能部门有各自不同的职责范围，并形成了各自使用的公文种类。
1)从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。
2)从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。
3)从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。 日常文件可分： 1)决议 2)决定; 3)通告; 4)通知; 5)通报; 6)报告; 7)请示; 8)函; 9)会议纪要; 10)规定。
常用的公文种类
一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。
二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。
三、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
四、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用，用“通知”。
五、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。
2
公文写作基础知识
七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。
九、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。
十、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。
十一、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。
公文结构
公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。
(1)文头部分
1)发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。
2)发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发[199×]×号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分。
3)秘密等级。公文内容涉及集团公司机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。
4)紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。
5)签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名。
(2)行文部分
1)标题。根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。
2)主送机关。是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并
3 公文写作基础知识
顶格书写，其后用冒号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出“主送”字样。
3)正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。
4)附件。是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
(3)文尾部分
1)印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。
2)成文时间。是公文生效的日期。成文日期应标注在公文“落款”即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。
3)附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。
4)主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。
5)抄报抄送机关。抄报抄送机关是受文的机关单位。标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。
6)印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。
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公文写作基础知识
公文格式
第一条 公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。
第二条 公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。
一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。
二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。
三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。
四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。
五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。 第三条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。
一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。
二、“公告”“通告”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。
三、正文内容的结构层次序数依次为“
一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。
四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。
五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。
六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。
文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。
5 公文写作基础知识
第四条 主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。
第五条 抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。 第六条 印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。
第七条 文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。
第八条 公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。
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公文写作与处理
公文写作与处理
1、写作基础知识
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发;②具有法定的现实执行效用;③具有规范的体式;④履行法定的程序。
根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
(2)根据内容涉及集团公司秘密的程度，公文可分为对外公开、内部使用、秘密、机密、绝密五类
(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。 (4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。 (6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
7 公文写作与处理
3、通用公文文种
(1)规范性文件
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。 办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。 (2)领导指导性文件
用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布旅行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 (3)公布性文件
通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 (4)陈述呈请性文件
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。 (5)商洽性文件
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
5、公文文体与结构常识
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公文写作与处理
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6、公文格式排版规定
保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，3号或4号黑体。
紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。 发文字号：位于文头下方，居中;如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。
签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。
标题：标题由作事、事由、文种组成(可省)，字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外，不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中
附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。 注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
(2)定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志(签发等)。
(3)正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
(4)试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。
9 公文写作与处理
(5)暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本复份(与正本同时印刷)在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用;作为复印件的公文副本(如抄本、复印件)不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。
(7)修订本。可以标题结尾处标作：“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
8、公文写作的基本要求
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
9、行文规则
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
10、公文写作的语言运用
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
11、各种文种的撰写
(1)规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文;规范性公文的标题由事由(问题)、文种两部分构成;正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。
(2)决定。标题由发文机关、事由、文种组成。
(3)决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。
(4)通知。标题由发文机关、事由、文种组成。
(5)通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质(情况)以及文种(通报)。
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公文写作与处理
(6)通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。
(7)请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。
(8)函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分;依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函;相对灵活(略去标题、发文字号等)并涉及一般具体事项的是便函。
12、收文处理的一般过程
(1)公文的收受与分流
签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式
外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。 启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。
内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。
分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。
(2)办理收文
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。
批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。 注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 (3)组织传阅与催办查办
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。 查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的 11 公文写作与处理
核查协办工作。
(4)处置办毕公文
包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。
14、公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)。
以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定;确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。12
公文写作技术规范
公文写作技术规范
第一专题 公文写作基本要求
公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
第二专题 行文规则
行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。
行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文;选择适宜的行文方式，一般不越级行文;正确选择主送、抄送机关;明确发文权限，不越权行文;坚持“党政文件分开”;联合行文时，作者应为“同级”;行文前需就有关问题协商一致;严格控制文件数量，简化行文手续。
第三专题 文稿书写规范
文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式要求;字体与各种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表示;序号表示;标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排。
第四专题 公文写作的一般步骤
(一)公文写作前的准备
1、明确行文目的和要求。
2、确立公文主题。
3、选定公文文种。
4、占有材料。
13 公文写作技术规范
5、确定具体表达方式。
(二)撰拟文稿
1、安排好结构，一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成，解决好各 组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结 尾。
2、拟出写作提纲。
3、正式撰拟文稿。
(三)审核修改
文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。
第五专题 公文的语言特点
公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。
第六专题 公文词语的选择
在选择词语的过程中应注意： 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际;注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点;注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果;注意词语间的正确搭配，遵循语言法则;注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性;注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和执行;注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果;注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力;注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。
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公文写作技术规范
第七专题 公文中特殊事物和概念的表达要求
在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时间的表达;空间的表达;职务、姓名的表达;数量的表达;范围的表达;程度的表达;语气、神态的表达。
第八专题 公文修辞
公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美;在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。
第九专题 公文专用词语
由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。 依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。
第十专题 公文语言表达的简化
简化公文语言表达的方法主要是： 取消、压缩、替代、合并。
第十一专题 公文中避免歧义的一般方法
15 公文写作技术规范
歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。 歧义的出现是有规律的。
消除歧义的主要途径是语言变换;禁止滥用省略;在语句中增加必要的限定修饰成分;禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格;语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确;以上下文提供尽可能充分的语言环境。16
常用行政公文写作技巧
常用行政公文写作技巧
一、报告
(一)适用情况——适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(二)种类
按内容分——综合性报告、专题性报告 按定时与否分——定时性报告、随时性报告
按适用情况分——汇报工作的报告、反映情况的报告、答复询问的报告、报送材料的报告
(三)结构及写法
1.标题：发文机关+发文事由+文种
——《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》 发文事由+文种
——《关于××河水质污染治理情况的报告》 2.主送机关
3.正文：报告原由(有时可以省略) 报告事项(这一部份是报告的主要内容) 报告结语(“特此报告”或“以上报告，请审阅。”) 4.生效标记：成文日期+印章
(四)写作要求 1.内容真实准确 2.汇报及时迅速 3.不夹带请示事项
二、请示
(一)适用情况——请示适用于向上级机关请求指示、批准。
(二)种类——请求指示的请示(求示性请示)、请求批准的请示(求准性
17 常用行政公文写作技巧
请示)
(三)结构及写法
1.标题：发文机关+发文事由+文种：
——《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》 发文事由+文种————《关于购买小轿车的请示》 2.主送机关：一般系上一级领导机关或上一级主管部门 3.正文：请示原由——请求指示的原因或请示批准的理由 请示事项——请求对什么作出指示或请求批准什么
请示结语——“请予指示”、“请予审批”、“妥否，请批复。”、“以上内容如无不妥，请批准。”
4.生效标记：成文日期+印章
5.附注：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 [例文]
××市统计局关于拨款修复车库的请示
××市人民政府：
我局原有160m2砖瓦结构车库(平房)，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金40万元。因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。
请予审批
附件：1.车库维修图纸 2.车库维修预算表 (××市统计局印) 二○○五年八月二十八日
(联系人：×××，联系电话：××××××××) [改错]
关于提高山区小学教师待遇的
请示报告
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常用行政公文写作技巧
地区教委、青山县政府：
我县地处高山，生活比较恼火，中小学教师工资待遇偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。为解决此问题，我们已于二00五年一月正式决定对我县中小学教师实行了生活补贴(小学教师每人每月二十元，中学教师每人每月三十元)。你们的意见如何?请及时告诉我们。
另外，为推动中小学体育活动的开展，拟每年初举行一次“青山县中小学体育节”活动。当否?请一并批示。
(青山县教育委员会办公室印) 2005年3月28日 经修改如下：
关于对全县中小学教师实行生活补贴的请示
青山县人民政府：
我县地处高寒山区，生活条件艰苦，中小学教师待遇低，影响了教师工作的积极性和教师队伍的稳定。为解决教师的实际困难，我委拟从2005年5月起对全县中小学教师实行生活补贴(小学教师每人每月20元，中学教师每人每月30元)。增加的经费由我委自行解决。
妥否，请批复。
(青山县教育委员会印) 二〇〇五年三月二十八日
(联系人：×××联系电话：××××××××)
关于重建税务所办公楼的请示报告
××地区国税局、城建局、国士局、物资局：
我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八佰平方米，共需资金八十万元，扩增土地八亩，钢材××吨，水泥××吨。
特此报告 ××县国税局
19 常用行政公文写作技巧
2005年8月16日 经修改如下：
关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示
××地区国税局：
我局所属城关区、东城区、南郊区3个税务所，在7月28日特大洪峰到来时被洪水冲毁，因转移及时，幸无人员伤亡。为使员工能正常办公，拟重建该3个区税务所办公楼各1幢，建筑面积各800平方米，共需资金80万元。
请予核拨
附件：税务办公楼经费预算表 (××县国税局印) 二○○五年八月十六日
(联系人：××联系电话：××××××××)
三、意见
(一)适用情况——适用于对重要问题提出见解和处理办法
(二)种类：
按行文方向分——上行意见、平行意见、下行意见 按作用分——建议性意见、指导性意见
(三)结构及写法
1.标题：“发文机关+发文事由+文种”、“发文事由+文种” 《国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见》 2.主送机关：上行或平行的“意见”——其主送机关一般只写一个 下行“意见”——可一一写明，亦可泛称
3.正文：①开头——说明发文缘由——情况、问题、依据、目的、意义等 ②主体——分成若干小点写，每一点概括一个小标题(或段旨句) ——分述目标任务、实施要求、措施办法或建议事项、见解看法 ③结尾——呈转性意见：“以上意见如无不妥，请批转……执行” 呈报性意见：“以上意见供领导决策参考”，“以上意见供参考”
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常用行政公文写作技巧
指导性意见：“以上意见，请结合实际情况贯彻执行” 4.生效标记：成文日期+印章
(四)写作要求 1.针对性要强 2.观点要鲜明 3.理由要充分 4.操作性要强 5.语言有分寸
四、批复
(一)适用情况——适用于答复下级机关的请示事项
(二)种类——解答问题的批复、批准事项的批复
(三)结构及写法
1.标题:发文机关+发文事由+文种
——《国务院关于丹东市设立边境经济合作区的批复》 发文机关+发文事由+受文机关+文种
发文机关+表态用语+发文事由+受文机关+文种 受文机关:批复的受文机关只能是请示机关 2.正文：批复的依据——批复的起因和根据; 批复意见——对请示事项作出的具体回答和指示; 批复结语——一般为“此复”、“特此批复”、或“专此批复” (亦可省略)
3.生效标记：成文日期+印章 [例文] 国务院关于同意重庆市撤销长寿县设立重庆市长寿区的批复 重庆市人民政府：
你市《关于撤销长寿县设立长寿区的请示》(渝府文〔2001〕27号)收悉。同意撤销长寿县，设立重庆市长寿区，以原长寿县的行政区域为长寿区的行政区 21 常用行政公文写作技巧
域。区人民政府驻凤城镇。
长寿区的各类机构均要按照“精减、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你市自行解决。
(国务院印章)
二○○一年十二月二十五日
××地区国税局
关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的批复
××县国税局：
你局《关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示》(×国税〔2005〕36号)收悉。经研究，同意拨款80万元用于重建3幢税务办公楼，你们务必专款专用，保证重建办公楼的质量，并且使员工于今年年底前能正常办公。
此复
(××地区国税局) 二○○五年八月十八日
(四)写作要求 1.一请示一批复;
2.观点鲜明，意见明确，语气肯定; 3.要有针对性。
五、决定
(一)适用情况: ——决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)种类 1.部署性决定 2.知照性决定 3.奖惩性决定 4.更改性决定
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常用行政公文写作技巧
(三)结构及写法
1.标题：“发文机关+发文事由+文种”
《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》 主送机关：发文机关的下级机关
2.正文：决定缘由——说明作出决定的目的、意义及根据 决定事项——阐明决定的具体内容和措施
篇段合一式——内容简单、文字不多的决定常用此法 条款式——内容较多的决定常用
分类式——就是把决定的事项分为若干类别来写 (在每一类别中还可以分若干小类)
条类结合式——就是用类别和条款相结合的写法写作决定的事项 决定结尾——发出号召或提出希望(或省略) 3.落款：成文日期+印章
国务院关于2000国家科学技术奖励的决定
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
为全面贯彻党的十五大关于“要建立一整套有利于人才培养和使用的激励机制”的精神，推动科教兴国战略的实施，奖励为发展我国科学技术事业，促进我国国民经济和社会进步做出突出贡献的科学技术人员，根据《国家科学技术奖励条例》的规定，国家科学技术奖励委员会严格评审和科技部审核，报请国家主席江泽民签署，授予吴文俊、袁隆平2000国家最高科学技术奖;经国务院批准，同时授予“统一描述平衡与非平衡体系的格林函数理论研究”等15项成果国家自然科学二等奖，授予……等23项成果国家技术发明二等奖，授予……等2项成果国家科学技术进步奖一等奖，授予……等228项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予美国科学家潘诺夫斯基和印度科学家库西中华人民共和国国际科学技术合作奖。
全国科技工作者要向全体获奖者学习，刻苦钻研、勤奋工作、勇于创新，加强基础研究和应用研究，发展高技术，促进科技成果产业化，全面提高我国科技 23 常用行政公文写作技巧
创新能力和科学技术水平，为推动我国经济结构调整和现代化建设不断提供强大的技术支持。
(国务院印)
二○○一年五月二十九日
(四)决定的写作要求 1.要有政策或法律的依据 2.要符合客观实际 3.观点明确，表达准确
(五)辨析
“表彰性决定”与“表彰性命令”、“表彰性通报”的区别： 1.级别不同; 2.表彰对象不同; 3.着重点不同
六、议案
(一)适用情况：
——适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(二)种类
1.立法性议案——法规性议案
《国务院关于提请审议<中华人民共和国对外贸易法(修订草案)>的议案》 2.决定性议案——重大事项议案
《国务院关于提请审议设立重庆直辖市的议案》
3.任免性议案——《国务院关于提请审议黄镇东等同志任免的议案》
(三)结构及写法
1.标题——“发文机关+发文事由+文种”——《国务院关于提请审议<中华人民共和国税收征收管理法(草案)>的议案》
2.主送机关——审理议案的同级人民代表大会或其常委会。有时还要注明24
常用行政公文写作技巧
“届”“次”
3.正文——原由——提请审议批准事项的理由和依据 事项——提出要求审议的具体事项
结尾——(或)补充说明情况+祈请用语(或)直接提出请求——“请予审议”或“现提请审议”
4.落款——签署————由政府机关首脑签署(职务+姓名) 成文日期——领导人签发提请审议的具体日期
国务院关于提请审议
《中华人民共和国对外贸易法(修订草案)》的议案
全国人民代表大会常务委员会：
为了适应我国加入入世界贸易组织(WTO)的形势的需要，履行我国加入世界贸易组织的有关承诺，充分运用WTO规则依法保护我国产业和市场，同时，根据我国对外贸易工作的需要，国务院有关部门在总结经验、认真调查研究、广泛听取多方意见的基础上，拟订了《中华人民共和国对外贸易法(修订草案)》。修订草案已经国务院常务会议讨论通过，现提请审议。
国务院总理温家宝 二○○三年十二月二日
国务院关于提请审议设立重庆直辖市的议案
全国人民代表大会：
重庆市是我国西南地区和长江上游最大的经济中心城市。1983年国务院决定将重庆列入全国首批经济体制改革试点城市和计划单列城市，赋予省级经济管理权限。为了充分发挥重庆市作为特大经济中心城市的作用，进一步推动川东地区以至西南地区和长江上游地区的经济和社会发展，并且有利于三峡工程建设和库区移民的统一规划、安排、管理，同时解决四川省由于人口过多和所辖行政区域过大，不便管理的问题，国务院经过认真研究、反复论证，拟将四川省的万县市、涪陵市和黔江地区所辖行政区域列入重庆市，设立重庆直辖市，总面积8.2万平方公里，总人口3002万人。重庆直辖市设立后，由国务院依据宪法和有关 25 常用行政公文写作技巧
法律的规定，其管辖的行政区域的建制和划分作相应的调整。
设立重庆直辖市是为了加快中西部地区经济和社会发展所采取的一项重要举措。国务院于1996年12月20日提请全国人大常委会审议。八届全国人大常委会第二十四次会议审议后，决定提请第八届全国人民代表大会第五次会议审议，现将设立重庆直辖市的议案送上，请予审议。
国务院总理李鹏 一九九七年二月十八日
(四)写作要求 1.写作前充分调查研究 ——深入了解情况问题 ——熟悉现行法规政策
2.议案事实准确，引据合理，建议具体，措施有力 3.一文一事 4.语言精练、庄重
七、通报
(一)适用范围
1、表彰先进
2、批评错误
3、传达重要精神或情况
(二)特点
1、典型性
2、时效性
3、教育性
(三)分类
1、表彰性通报
2、批评性通报
3、情况通报
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常用行政公文写作技巧
(四)写作方法
总的要求：事实典型可靠，时机适合，态度严谨，用语准确。
1、标题
发文机关+发文事由+文种 发文事由+文种 文种
2、正文
“六要素”：人物、时间、地点、事由、原因、后果或影响。 (1)事迹(或错误)的发生经过; (2)分析评议：意义影响或根源教训 (3)表彰或处理决定 (4)希望和要求
(情况通报：情况、分析评论、希望要求)
3、落款
八、通告
(一)适用范围：在一定范围内公布应当遵守和周知事项
(二)特点
1、公开性
2、告知性
3、强制性
4、广泛性
5、专业性
(三)种类
1、告知性通告
《中国人民银行关于发行新版人民币50元劵和5角劵的通告》
2、规定性通告
《重庆市人民政府关于控制烟花爆竹销售燃放的通告》
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常用行政公文写作技巧
(四)写作方法
1、标题
三要素齐全;省略发文机关;只标文种
2、正文 (1)通告原由 (2)通告事项 (3)结语
3、落款
(五)写作要求
1、依法发布
2、要求明确具体
3、语言通俗易懂
九、通知
(一)适用范围
1、批转下级机关的公文
2、转发上级机关和不相隶属机关的公文
3、发布规章
4、发布要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项
5、任免和聘用干部
(二)特点
1、时效性
2、执行性
3、知照性
4、指示性
(三)种类
1、规定性通知
2、会议通知
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常用行政公文写作技巧
3、印发类通知
4、批转、转发通知
(四)写作要求
1、针对性强
2、理由充分
3、内容具体
(五)规定类通知的内容要素
1、根据和目的
2、通知事项
3、执行要求
(六)会议通知的内容要素
1、会议时间、地点
2、会议名称
3、参会人员
4、会议内容、目的
5、应作准备和其他事项 按所供材料作文：
重庆市人民政府拟于今年7月18日—21日在渝州宾馆召开区、县(市)长工作会议，专题研究并部署创建卫生文明城市活动。请按公文的要求，替市政府拟写一份会议通知。(600字左右)
参考例文：
重庆市人民政府关于召开
全市区、县(自治县、市)长工作会议的通知
各区、县(自治县、市)人民政府：
为进一步搞好我市创建卫生文明城市的工作，使全市城市清洁卫生与直辖市的地位相适应，市政府决定召开全市区、县(自治县、市)长工作会议，专题研究和部署全市创建卫生文明城市活动。现将有关事宜通知如下：
29 常用行政公文写作技巧
一、会议时间：
2005年7月17日下午报到，18日—21日开会，会期4天。
二、会议地点：
1、报到地点：渝州宾馆2号楼101室。
2、开会地点：渝州宾馆3号楼底层大会议室。
三、会议内容：
总结交流全市创建卫生文明城市的经验，研究和部署进一步开展创建卫生文明城市的办法和措施。
四、参会人员：
各区、县(自治县、市)分管城市卫生工作的区长、县(市)长一人。
五、需带材料：
各区、县(自治县、市)需准备本地区创建卫生文明城市经验材料，打印80份，以便在会上交流。
各区、县(自治县、市)接此通知后，请将参加会议人员名单于7月10日前报市政府办公厅综合处。
联系人：×××、××× 联系电话：×××××××× 重庆市人民政府(印) 二OO五年六月十五日
十、会议纪要
(一)适用范围
记载和传达会议情况和议定事项
(二)会议纪要与会议记录的异同
相同点：都是会议的产物，都能记载会议情况和议定事项。 不同点：
1、性质不同
2、内容不同
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常用行政公文写作技巧
3、形式不同
4、发布方式不同
(三)作用
1、沟通情况
2、统一认识
3、布置工作
4、记载凭证
(四)版面格式
1、普通公文格式
2、特制版头
(五)种类
1、决策性会议纪要
2、协调性会议纪要
3、研讨性会议纪要
(六)写法
1、标题
(1)可不用标题(用纪要版头) (2)需要标题(按普通公文版头)
2、正文(一般分两部分) (1)会议概况
时间、主持人、第几次、出席人、列席人(职务、姓名) (2)会议议定事项 分条写出会议议定事项
(七)写作要求
1、正确客观地写出会议的实际情况，反映出与会者的意见
2、抓住会议主要解决的问题，突出会议的重点
3、结构清楚，文字精炼，用语准确，概括性强，有条理性
31 常用行政公文写作技巧
4、注意格式规范
十一、函
(一)适用范围(无隶属关系机关之间)
1、商洽工作
2、询问或答复问题
3、请求批准或审批
(二)种类
1、商冾函
2、询问函
3、答复函
4、请求批准函
(三)写作要求
1、格式要规范
2、语气要谦和 例文：
××大学人事处关于洽商 ×××同志调动工作事宜的函
×××制造厂人事处：
我校××系××教研室副主任×××同志，19××年从××工学院××专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学科研都取得了显著成绩，于19××年被聘为讲师。
该同志仅单身一人在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻×××同志在贵厂工作。不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲，下有不满周岁的儿子需要照顾。根据该同志多次申请，经我校领导研究，为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志所提出的调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽，并请尽快函复。若贵厂同意考虑×××同志的这一要求，接到你们的复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。
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常用行政公文写作技巧
××大学人事处(印) 一九××年×月×日 按所供材料作文：
××成人大学校内施工(建教师住房)，需砍伐大白杨树5棵。特向××成人大学所在地的××街道办事处绿化办公室申请批准砍伐。请代××成人大学向××街道办事处绿化办公室撰写此文。(300字左右)
参考例文：
××成人大学关于校内施工 需砍伐5棵白杨树的请求批准函
××街道办事处绿化办公室：
为解决我校教师住房问题，经有关部门批准，我校拟在校区内东侧空地上，修建一幢8层楼的教师宿舍。为使所建楼舍不破坏学校的整体布局和校园绿化，建筑设计施工单位和我校有关部门曾多次勘测，但在建房区内仍有5棵零星的大白杨树需要砍伐，才不致影响建房施工。经校委会研究，决定按有关森林保护法规，向贵办提出批准砍伐施工区内这5棵大白杨树的申请，请求批准砍伐这5棵白杨树。我们拟在新宿舍楼建成后，在新楼的东西两侧补种10棵白杨树。
当否，请批准。 ××成人大学(印) 二O××年×月×日
十二、简报
(一)作用
1、向上级机关反映和汇报情况
2、向下级机关推广经验、指导工作
3、同级机关相互沟通和交流情况
(二)分类
1、按性质分：综合性简报和专题性简报
2、按发送对象分：上行简报、下行简报、平行简报
33 常用行政公文写作技巧
3、按内容分：情况简报、会议简报、经验简报等
(三)格式和写法
1、报头 (1)简报名称 (2)期数 (3)编写单位 (4)印发日期 (5)秘密等级 (6)编号
2、报身 (1)按语 1)提示性按语 2)评价性按语 3)批示性按语 (2)标题 1)单标题
《有关人士对明年宏观调控的建议》、《研讨式教学的初步尝试》、《经济工作一定要实事求是》
2)双标题
《巩固成绩再创新水平——××橡胶公司召开第六次“质量月”小结表彰大会》 3)简报标题的要求 准确、简洁、新颖、醒目 (3)正文(开头、主体、结语) 1)开头 一是概述式 二是提问式 三是按语式
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常用行政公文写作技巧
2)主体
一是按事情发展顺序叙述 二是按事理分类写 三是编排有关片段 3)结束语(可有可无) 画龙点睛地提示意义和发展趋势
3、报尾
在报文下方的两条平行横隔线内，写明发送范围，如“报”、“送”、“发”，并可在后一条横隔线下方右侧标明印发份数。
例文：
财政情况 第×期
山东省财政厅办公室编1999年4月22日 猪肉价格下跌政府调控力度亟待加强
今年以来，受多种因素影响，我省生猪、仔猪市场价格在去年较低价格的基础上继续下跌。目前，生猪和仔猪价格已下跌至6年来最低价。据调查，3月份全省平均生猪购价为每公斤4. 72元，同比下降34.4%，个别地区甚至每公斤不到4元;仔猪平均成交价每公斤4.58元，同比下降51.6%，个别地方地区甚至降到每公斤不足2元。养猪无利或赔本，严重挫伤了养猪户的积极性，出现了宰杀母猪的现象。
生猪市场波动的原因主要有以下几点：一是宏观调控不力，生猪盲目发展。近几年来，由于市场粮价徘徊不前，为发展生猪创造了有利条件。但各级政府只注意抓生猪生产，盲目上规模，不注意销售渠道的开拓，导致供大于求。二是城乡肉食消费结构发生变化，牛羊禽肉产销量上升，替代品消费增加，猪肉消费下降。三是流通渠道不畅，销售、储存等流通环节与生产规模脱节。四是生猪产销区界线淡化。近几年来，北京等大中城市生猪生产发展也很快，传统上产销区界线逐渐模糊，相应地影响我省猪肉销量。五是东南亚经济危机导致出口停滞，转 35 常用行政公文写作技巧
嫁了省内肉类商品出口压力，加上年后猪肉销售处于淡季，市场肉食供应量相对膨胀。
对生猪市场的波动，政府应给予足够重视。一是各级政府应当采取有效措施，加强宏观调控，抑制生产中的盲目性。市场经注条件下，销售决定生产，要通过加强产销环节的衔接，以市场销售的规模最终决定生产规模。二是抓住有利时机，改良品种结构，发展瘦肉型猪生产。三是通过完善生猪定点屠宰，尤其是规模化工厂化屠宰，稳定生猪产销。四是理顺流通渠道，加强与规模生产相适应的肉品、活猪批发市场建设，将批发市场的建设纳入法制化轨道。着力培养一批骨干食品流通企业，实行规模化经营。五是进行猪肉储备，平衡供需，稳定市场物价。根据市场现状，我们正着手动用省级副食品风险基金，省级储备猪肉5000吨。这将有力地缓解生猪生产过剩的矛盾，带动产销各环节良性发展，稳定肉食市场。 (商贸处)
发：财政部办公厅、省委、省人大、省政府办公厅，省人大财经委，市地财政局，本厅各厅长、有关处。