文件管理论文范文第1篇
电子文件作为社会管理信息化、技术化的产物，是人类文化信息领域的重要遗产，是社会历史记忆不可或缺的重要组成部分。然而，由于电子文件自身特性及相关风险因素的影响，使得电子文件比传统的纸质文件面临着更大程度的危险，电子文件的真实性与法律证据性也正在遭受日益强烈的质疑与挑战。此外，由于电子文件管理的疏漏，电子文件的损毁与丢失情况也愈加频繁。
由此，对电子文件的安全管理问题进行研究，构建全面、可靠的电子文件安全管理体系，便具有十分重要的意义。
一、电子文件安全管理原则的提出
只有深入贯彻、实施科学有效的电子文件安全管理原则，才能最大程度的发挥电子文件安全管理的整体效能，全面有效的规避各种电子文件风险。
（一）电子文件的风险管理原则
该原则主要是指在电子文件安全管理中，以防范电子文件风险，实行电子文件风险管理为基本准则，规避一系列现实及潜在风险因素，做到提前预防，有备无患。电子文件风险管理是指“通过识别和评估电子文件风险，采用合理的技术、方法对电子文件风险加以防范和控制，以最小的成本使电子文件所致损失降到最低程度的管理活动。”贯彻电子文件风险管理原则，可使相关人员在提高风险意识的同时，提前有针对性的应对一系列风险状况以及降低相关连带风险。
（二）电子文件的全过程管理原则
电子文件全过程管理原则要求，在电子文件生命周期的各个阶段都要对电子文件实行严格的安全管理，而不只是在归档之后。此外，电子文件的全过程安全管理原则，应以文档一体化的文档业务体制以及管理制度为基础，构建统一、完善的电子文件安全管理模式，以及电子文件安全管理系统、管理制度、管理内容，确保电子文件在整个生命周期受到严密保护与监控。
（三）电子文件的前端控制原则
电子文件前端控制，同样以文档一体化为基础，来实现对电子文件的前端控制，以保证其完整、安全、有效。电子文件前端控制原则，是对整个电子文件安全管理的目标、要求、规则进行系统分析、科学整合，并将有必要实现的电子文件安全管理功能，在电子文件形成之前予以贯彻和实现。实际上，前端控制是“确保电子文件真实可靠、安全完整、长期可读的有效策略”,并能“优化管理功能，提高管理效率”，对于电子文件的安全管理具有极为重要的作用。
二、电子文件安全管理的主要内容
电子文件的安全管理主要应从载体安全管理、信息安全管理以及系统安全管理三个方面予以实现。
（一）电子文件载体的安全管理
电子文件载体的安全保管，应具体参考由国家档案局颁布的行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》（DAT15-95）可用于指导电子文件磁性载体介质保护，大致内容如下：控制适宜的温湿度；防止灰尘，保持清洁；防止磁场干扰；防止机械震动；防止光线、辐射及有害气体影响；选择高质量的载体介质与保管系统；科学存放与整理；加强人员日常管理维护。此外，切实加强相关机构库房基础设施建设，配备相关安全设施、设备。按照电子文件安全保管的基本要求，配备监控设备、报警器、电力系统、消火栓、灭火剂、空调、温湿度计、加（去）湿器、窗帘、白炽灯、杀虫剂、吸尘器、防磁柜、防火柜等。
（二）电子文件信息的安全管理
电子文件信息安全管理就是：“文件管理者通过建立信息安全保障体系，对电子文件生命流程中的风险因素进行全面控制，从而保障电子文件信息的安全性、完整性和可利用性。”电子文件信息安全管理主要内容包括：制定风险应急计划，撰写报告；指定专门人员进行重要的程序与数据的备份；病毒检测与清除；制定系统运行安全管理、数据及文件管理制度；规范机房出入，进行维护与监视；制定安全管理政策与保护方案；安全培训、教育、宣传；明确负责人、管理员职责；对录用人员进行审查；严格权限管理，包括授予特权以及回收特权；定期进行安全评估、安全检查与审计，并做反馈调整。
此外，针对电子文件信息的安全管理还需采用一些列技术手段。具体的，对于有密级限制的电子文件，使用加密技术，可以有效防止电子文件泄密，以及在网络传输时被人篡改或截获；采用信息认证技术（数字签名、身份识别、消息认证），可以保证并识别信息发送者身份的真实性，确保电子文件信息的真实性、完整性以及法律效力；采用电子文件长期可存取技术（包括仿真技术、迁移技术与载体转换保护技术），可使电子文件信息能够永久有效地存取、阅读，避免了因存储介质的更新换代而导致的点文件信息的失效。再者，电子文件信息的备份制度，是保障电子文件安全的极为重要的举措，尤其当计算机病毒入侵、网络系统崩溃时，可以利用备份技术以及备份制度对丢失、损毁的电子文件信息提供有效、良好的恢复手段。此外电子文件的异地备份，可以极大的规避意外风险，保证电子文件信息的安全。
（三）电子文件系统安全管理
电子文件的系统安全等级管理，是一种保障电子文件系统安全的重要举措。按照《计算机信息系统安全保护等级划分准则》（GB17859-1999）的要求，构建具有等级层次的电子文件安全体系，具有十分重要的意义。实际上，参照该准则，“电子文件管理系统安全等级保护可以将电子文件管理系统从安全保护的角度划分为五个等级，即自主保护级、指导保护级、监督保护级、强制保护级和专控保护级。”值得注意的是，电子文件管理系统的“第一、二级适用于不涉及国家安全的一般电子文件管理系统，第三、四级适用于重要的电子文件管理系统，第五级适用于特别重要的电子文件管理系统。”由此，组织机构可以依据该准则，在明确电子文件系统安全等级的情况下，有所侧重的实现差别化管理，并合理配置人力、物力、财力、技术与管理资源，有针对性的实现文件系统的安全保护。
此外，按照《信息系统安全等级保护基本要求》，构建电子文件管理系统的安全保障体系，可以明确电子文件系统安全的管理的总体思路，以及提升电子文件系统安全的管理水平。
三、电子文件安全管理的相关制度
（一）建立电子文件安全管理责任机制
成立电子文件安全管理工作领导小组，建立电子文件安全管理责任制，明确相关人员在电子文件安全管理工作中的职责范围与管理权限，建立分工明确、职责清晰的电子文件安全管理责任机制，并将安全管理工作落实到具体的人员。此外，对相关人员工作情况进行绩效考核，确保电子文件安全管理工作的顺利开展。
（二）建立电子文件安全管理制度
建立电子文件信息编辑、审核、发布责任制及流程，信息发布之前必须经过相关人员审核；设定网站管理权限，不得越权管理网站信息；一旦发生信息安全事故，就积极采取有效措施，并保存记录按规定报告有关部门；对有害的信息进行过滤、用户信息进行保密；填写从事互联网信息服务业务网络与信息安全责任书正本一式两份，包括信息安全责任人的姓名、职务、联系电话及手机，要求有专人对网站所发布的信息进行检查，安全责任人有删除各栏目的权限。
（三）建立信息安全监控制度
建立以单位法人代表为主的信息安全管理机制；相关责任人定期检查网站信息内容，实施有效监控；监控并制止利用国际互联网制作、复制、发布和传播违法犯罪信息的行为；进行日常检测工作和系统漏洞测试。
（四）建立用户信息安全管理制度
对用户需要设置权限，不得擅自进入系统，篡改他人信息；对用户的信息进行有效管理并保证其信息的安全保密；计算机网络日志文件要有专人负责、备份等操作，保留日志记录。
文件管理论文范文第2篇
【摘要】 随着社会发展和人民生活水平不断提高,我国建筑业也蓬勃发展,管理好建筑建设档案对建筑业的发展具有重要意义。在分析建筑企业档案管理现状基础上,对其中存在的问题,探讨相应的对策,以有效地提高管理建筑企业档案地科学水平。
【关键词】 建筑业;档案管理
一、建筑企业档案管理的意义
第一、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业基本建设发展提供有效机制。基建档案真实地反映了基建工程内容、过程和特征,是进行规划建设和管理学校的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探、图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。
第二、建筑企业档案管理的意义在于为建筑企业科学发展提供劫机。建筑企业档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,也可以节约经费,提高工作效率。
第三、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业维权提供佐证。基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决不少产权纠纷。
二、建筑企业档案管理现状分析
第一、我国建筑业基建档案管理意识有待提高。长期以来,建筑业对基建档案的管理的标准化、规范化、制度化有待加强,存在对基建档案管理认识不足,抓得不够紧,管理不够严的现象。使得一些人在工作中,存在着“重建设,轻档案”的意识,“就地取材”忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范、项目建设跟踪、资料成套整理等方面的要求,有的学校甚至借用档案资料缺乏严格的审批登记制度,导致基建资料参差不齐,甚至散失。
第二、我国建筑也基建档案收集难度较大。基建档案收集难是普遍存在的问题。首先由于基建档案具有涉及面广、时间跨度大、成套性强的特点,在客观上使基建档案的收集工作具有相当大的难度。其次基建档案相对应的建筑物除了地面上的以外,还包括隐蔽工程、地下管网等。这些工程多隐藏于地下或墙体内,具有不可见性,这种不可见性往往导致对相关档案收集的疏漏或缺失。再次档案部门与基建部门缺乏有效的沟通与合作,使一些已经竣工的配套项目资料或者工程变更、变增资料等未能及时整理归档。
第三、我国建筑业基建档案管理质量有待提高。我国建筑业档案管理专职人员严重不足,还缺乏基建专业知识,没有直接参与工程项目的建设,而是被动地接收建筑业基建部门移交的工程项目材料。基建部门又没有专职档案人员,一般都是兼职做档案工作,他们中的多数人对档案知识和技能不甚熟悉,未接受过培训或进行过短期培训,达不到档案管理岗位技能的要求,严重影响了基建档案的成套性、完整性,影响了基建档案管理的质量。
三、建筑企业档案管理的思路与对策
第一、提高档案管理意识,完善基建档案管理制度。实践证明,搞好建筑企业档案管理领导重视是关键。如建筑业各级领导重视档案管理工作,就会把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划、计划、管理制度之中;就会在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中;就会明确专人负责、统一管理、健全制度,管理好基建档案。
第二、加强技能培训工作,提高基建档案管理水平。无论是建筑业专职档案人员还是兼职档案人员,都要树立与时俱进的思想,加强学习,更新知识结构,特别要认真学习国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等法律法规,积极参加档案管理业务培训。建筑业领导也要为这些人的学习、培训创造良好的条件,通过学习、培训和开展业务交流促进基建档案管理水平的提高。
第三、加强规范化建设,保证基建档案规范完整。建筑企业档案的内容多、种类多,收集时间长,牵扯的部门又多,要保障基建档案的规范完整,就必须建立健全相关制度,明确责任。
第四、提高思想意识,实现基建档案计算化管理。建筑企业档案的管理已经进入科学管理时代,由人工管理向计算机化、网络化管理转变的阶段。必须提高思想意识,转变思想观念,顺应历史潮流,使用现代化管理方法、利用现代化计算机技术、网络技术、数据库技术,来提高档案管理的水平,提高档案管理的效率。
参考文献
[1]刘朝志.关于信息时代档案工作者角色转换的思考.湖北档案.2009(12):25～26
[2]余海澄.浅析图档管理系统在电力企业的应用.科技创新导报.2009(35):136
文件管理论文范文第3篇
摘 要：设备竣工文件管理是为规范核电项目各承包商设备出厂竣工文件的整理和组卷工作，保证案卷质量，使其满足国家档案验收要求及核电建设、运行、维修的需要，也为了各设备承包商的设备竣工文件统一按照中国核电工程有限公司的规定要求执行，尤其在大型核电建设中设备竣工文件管理显得尤为重要。
关键词：设备竣工文件；档案管理；核电
目前设备竣工文件管理的概况
设备竣工文件指设备完成制造、出厂竣工时形成的反映设备制造过程和真实面貌的文件，主要由设备质量证明文件、合格证、设备竣工图、安装运行维修手册、验收记录等组成。设备竣工文件管理程序從2009.3形成的A版程序到至今的C1版中间经历了三次升版；第一次升版增加了设备运行维修手册的作用与内容，对文件的种类进行了补充，增加田湾核电站扩建工程5、6号机组的工程代码，对质量计划和制造完工报告的“4系列号”范围进行了划分，避免产生重号；对竣工文件内容增加了验收记录，明确了设备承包商、设备采购部、现场文档中心更具体的职责，对竣工文件的组卷要求做出了更详细的规定，将附录1设备竣工文件清单第37条内容改为设备出厂验收结论，增加了附录6竣工文件记录清单；第二次升版又进一步详细了设备竣工文件的组卷要求，增加了设备竣工文件归档审核单及移交清单，增加了电子文件的归档要求，要求设备供应商增加对特殊介质的收集、整理；第三次升版将“质量计划”、“设备修改单、设计修改单”加入了“设备竣工文件清单”，明确了“归档审核单的编码规则，删除了附录八表格中的“文件中心”一格，明确了中英文对照的排列顺序，明确了各卷册间不连续编写页码的规定，删除了备考表中的“互见号”，细化了图纸装订要求，明确了共、册的填写要求。
设备竣工文件由设备供应商形成并由设备供应商直接发送到现场，很少会做到随设备一起发到现场，一般会滞后，现场设备采购部检验工程师接到开箱通知，进行开箱后把竣工文件提交到现场文档，这些竣工文件大部分还是不符合文档归档的格式要求，还要返厂重新整改以达到归档要求，一些很小的问题现场可以整改的就在现场修改，问题比较严重的现场不能整改的必须退到厂家去整改；一旦设备竣工文件返厂，厂家不会很积极配合现场文档工作，一般设备被竣工文件整改要几个月甚至一年都有可能，再者，部分供应商也是老国企，而且客户多元化不单单只是核电客户，对设备竣工文件整改也不会怎么重视；还有一部分设备供应商是国外供应商，他们是按照国际惯例的要求执行，我们的设备竣工文件管理程序对国外设备供应商的约束力不会那么强烈，所以一般国外设备供应商的文件都很难达到我们的要求，整改的话就更困难了。
至今为止现场文档中心接收设备竣工文件750左右其中有170是不合格的，有相当一部分不合格的设备竣工文件是2010年的至今未改。
竣工文件管理的问题原因及影响
设备竣工文件从产生到归档中间经过设备供应商、采购部项目负责人、现场采购部、文档等诸多环节，中间任何一个环节出现差错，设备竣工文件都不能顺利移交。
1.设备供应商
设备供应商同工程公司签订合同时采购部把竣工文件的整理标准、要求纳入采购合同，要求设备供应商按照我们标准和要求来整理设备竣工文件，设备供应商把设备制造过程中反映设备制造过程和真实面貌的文件，主要由设备质量证明文件、合格证、设备竣工图、安装运行维修手册、验收记录等组成设备竣工文件必须提供一套原件（所有的记录均为当事人亲笔所写、签字及标注日期清晰准确、公章应采用红色印章）和六套复印件。相当部分设备供应商根本不看又长又繁琐的程序，根据自己的感觉来做文件，或者对程序的理解不够，有的设备供应商一批竣工文件由好多个人负责整理制作，每个人的理解不同做出来的设备竣工文件也不一样，最后变成一批文件有多种格式；有的设备供应商不提供原件，理由也是多种多样的，国家档案局也要检查他们的文件，所以他们自己也要原件；或者有的设备供应商的设备供应好几个核电厂，而原件只有一份到底给哪个核电厂，干脆谁也不给，自己保存；还有的设备供应商的设备竣工文件不是自己做的，找复印店帮忙代做，做好的文件也不检查、核对，导致很多文件不符合要求；还有一些设备供应商，他们是按照国际惯例的要求来做文件，自然不会符合我们的程序要求。由于各种原因，一级一级传递会出现指令弱化，再加上设备供应商对设备竣工文件重视不够，造成好多设备供应商的设备竣工文件不符合归档要求。
2.采购部项目负责人
项目负责人明确设备承包商应提交的设备文件清单、通信渠道号和文件编码规则，监督、检查、协调、催办各供应商对设备竣工文件和特殊介质档案的形成、收集、整理、提交工作，及对设备竣工文件的真实性、完整性、可用性的审查，在设备出厂验收时严格按照设备验收大纲的要求对设备竣工文件进行审查，及跟踪和解决设备竣工文件各方发现的问题。一个项目负责人要负责好几个合同，对以上的工作不可能面面俱到，再加上思想观念上的原因觉得竣工文件内容正确即可，格式是小问题，再加上目前设备竣工文件的问题基本上都是现场帮忙解决，形成了一种依赖性；部分项目负责任人根本不看程序，对程序的要求一无所知，遇到什么问题直接求助现场，造成了恶性循环；按照程序要求设备在出厂时，必须严格按照设备验收大纲的要求对设备竣工文件进行审查，目前并没有做到，项目负责人是有对竣工文件进行审查，所谓的检查都是过程检查，并不是竣工状态后的检查，所以等到设备文件竣工状态后很可能还会出现其他问题，这时候项目负责人已经不在厂里，在这个环节里也会造成竣工文件的不合格。项目负责人不了解设备竣文件归档要求和意义、以及今后起到的作用，也是造成设备竣工文件不合格原因之一。
3.现场采购部
现场采购部负责检查设备竣工文件的实物与设备竣工文件清单的一致性，负责对竣工文件在出厂验收时的遗留问题进行检查，确保竣工文件的问题遗留项已全部解决，同时现场采购部还负责向现场文档中心移交符合归档要求的设备竣工文件。现场采购部目前开箱检验人员只负责开设备，对设备竣工文件不管，一看到是竣工文件根本就不开箱，设备竣工文件的开箱是由库工，或者现场采购部综合科的文员直接开箱，由于不是专业人员无法对遗留项进行检查，也没有这个概念，是否对遗留项进行整改就不清楚了，遇到了清单和实物不一样只能通过总部采购部反馈，解决问题遥遥无期，由于项目负责人把关不严造成现场采购部压力很大，如竣工文件没有原件、没有电子版、竣工文件封面用方家山的、竣工文件封面不盖章、不签字的、备考表的组卷人员和检查人员没有签字的等，这些竣工文件居然也可以发到现场，造成现场采购部不符合归档要求的竣工文件越来越多，甚至已经到失控状态。
4.文档中心
文档中心负责检查、接收、分发、移交设备竣工文件（含特殊介质档案），必要时配合设备采购部检查和指导设备承包商的组卷工作。
小结：
随着三四号机组的开工，将有更多的设备竣工文件到达福清核电现场，我们的竣工文件管理程序也在不断的升版。设备供应商、采购部、文档中心必须提高意识，充分认识竣工文件的作用和意义，各单位各部门必须严格遵循程序的要求、明确责任，确保福清核电项目又好又快健康发展。
参考文献
[1] 许佳，EPC模式下桃花江核电前期文档管理体系的构件[J].2015，02：41-43.
[2] 韩杰，浅析EPC总承包模式的项目管理要点[J].项目管理技术，2014，01：-24.
文件管理论文范文第4篇
摘 要：档案信息化建设是档案管理的发展趋势。企业是否实施档案信息化建设很大程度上取决于档案信息化能否为企业产生价值。本文提出了企业实施档案信息化的三派观点，并围绕经济效益、人力成本和社会效益进行思考和分析，以期对尚未或计划开展企业信息化档案建设的企业提供参考和依据。
关键字：企业档案;信息化;经济效益
近十年来，随着科学技术和计算机应用的不断发展，信息化成了现代企业高质量发展的必经之路，档案信息化建设随着信息化的全面铺开经历了从无到有、从数字化档案向数字档案转变、从提高劳动生产率向为企业提供知识服务的角色转变。
1 企业档案管理信息化的不同观点
企业档案管理信息化是指企业档案部门在履行档案管理职能中运用现代信息技术对本单位的各类档案资源进行采集、加工、存储和管理，并通过本单位的网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案管理体系。企业作为市场化经济主体，对于内部是否开展和如何实施档案管理信息化的观点，有三派具有代表性：
1.1 企业档案管理信息化保守派
人类有史以来，特别是出现了国家以后，就产生了档案和档案管理。档案管理一直通过对承载在一定物质载体上的历史记录进行收集、整理和利用，沿用“史料管理模式”的做法被认为是较为可靠的方法。除非政府政策条款有要求或者能预见客观的经济效益，维持现状是最好的选择。持有这类观点一般有如下特征：
第一，对企业档案信息化重要性的认识不足：未能正确认识档案信息化建设工作在企业生产经营中的作用，对档案信息化抱着可有可无、不求有功但求无错的态度;无法认识或预见档案信息化的革命性意义和为企业降本增效的视野。
第二，对档案信息化安全风险的担忧：在提高档案利用效率的同时，也提升了档案安全的风险级别。如何保证企业电子（数字化）档案信息来源安全、流转安全和保存安全成了是否走上“档案管理信息化道路”的绊脚石。
第三，档案信息化建设产生的经济效益难以测算：档案信息化建设包括存量档案的数字化服务费用、档案管理信息化建设软硬件费用、档案管理平台升级以及每年产生的系统维护费用。这些软件和硬件的投资无形之间增加了企业的负担，而后期档案管理信息化产生的直接和间接经济效益较难得到准确的测算和评估。
1.2 企业档案管理信息化激进派
在信息化时代，信息就是资源。谁掌握信息，谁就掌握了主動权。提高档案管理信息化，是全力支撑企业核心业务发展的必备“手段”和“武器”。通过档案信息化的实施和发展，档案部门也不再是边缘化和弱化的部门。信息化环境下的档案工作将具有管理数据的能力、整合数据的能力、开发数据信息资源的能力，成为企业规划和战略进程中的“智囊团”。持这类观点是有一定的依据和背景的：
第一，国家档案局在2021年工作计划中提到：要统筹“四个体系”建设，着力构建以数字化信息化为依托的档案治理体系[1];新修订并于2021年1月1日施行的《中华人民共和国档案法》（以下简称为《档案法》）专门增设“档案信息化建设”一章，明确“企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”“应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”“国家鼓励…企业推进传统载体档案数字化”[2]，从政策上、制度上强调了电子档案的法律效力，加大力度鼓励企业推进电子档案管理信息系统建设。
第二，近几年来，档案管理信息化实施的成功案例越来越多，档案资源信息化、档案管理标准化、信息服务网络化等已成为企业提高核心竞争力的最好证明。如：国泰君安证券公司通过档案全文电子化管理系统探索“集团大集中管理模式”新途径，档案管理信息化手段及配套措施使档案人员从200人锐减至8人，档案占地面积从8000m2降低至3600m2[3]，极大降低了人力、物力和财力，堪称档案信息化实施的典范。
1.3 企业档案管理信息化温和派
目前档案管理人员在企业档案信息化进程中因信息化业务能力短板，无法独立承担信息化落实的任务。企业档案作为企业信息资源的一部分，若将企业档案信息资源作为子项目嵌入企业整体信息化建设，如：企业OA办公自动化系统，可以借助企业信息化建设的技术力量，最大限度地发挥企业档案信息资源的作用。持这类观点的能清楚地识别企业档案信息化管理实施中的薄弱环节，借力企业信息化发展之势，较好地落实档案管理信息化工作的推进。
第一，企业信息化建设中，信息系统的协调运作是建立在完整的基础数据之上的，档案部门科学、系统地保存了企业在生产、经营、管理中的重要信息资源，成为企业信息化基础数据的汇集地[4]。同时，企业信息化的产物（即：待归档的电子文件）需要通过档案信息化实现业务系统之间的无缝衔接。
第二，开展档案管理信息化的业务流程中，需要进行人员身份验证、网上借阅流程审批等。这些基础性数据的实时更新和及时审核，依赖于企业信息化建设中的基础信息数据支撑，使得档案管理信息化更专注其业务，并得到可持续发展。
第三，将企业档案信息化工作融入企业整体信息化建设中更容易获得企业预算的支持，信息化实施过程中因平台各系统架构统一、维护响应及时、系统间可实现无缝衔接、数据共享等优势，更容易提高档案信息化实施的成功率。
2 企业档案管理信息化的思考与实践
在企业档案管理的实践中，以上各派观点均有为数不少的支持者，因此也造成了在档案管理信息化工作的推进中各单位思路不同，对档案管理工作的效果和影响也良莠不齐。为此，企业应根据自身发展的阶段和规模、信息化实施状况，围绕公司经营目标，选择适合的档案管理信息化道路。档案管理部门有义务和责任向公司决策层建言献策是否开展档案管理信息化实施。
2.1 档案管理信息化所产生的经济效益
2.1.1 降低企业档案用房的直接经济成本。企业档案管理完成信息化，记录企业生产经营的档案将变“纸”为“电”，以往库房吃紧要“地盘”的现象得到根本改变。特别是对于大城市“寸土寸金”，可以考虑将库房位置进行整体搬移，土地集约化节约下来的用地成本用于信息化建设和后期维护，打造以人为本的智能型库房[5]。互联网、物联网等技术目前已较为成熟，只需要配备传感器、七氟丙烷气体、监控探头、空调、除湿器，以及温湿度控制系统、烟感报警系统等，档案管理人员就可以24小时远程监控一个甚至多个库房，出现报警自动即时通知档案人员并触发相应的应急措施，具有操作性强、性价比高的特点。
2.1.2 减少企业历史档案损毁的间接经济成本。库藏档案有些因保存年代久远，褪色磨损无法使用;有些在多次反复调阅的过程中出现损毁，带了不可逆转的损失。档案数字化后的利用服务，除特殊情况外，可以为用户提供数字化（电子）档案，避免纸质档案损毁风险，提高利用效率。
2.2 档案管理信息化对人工成本产生深远影响
2.2.1 档案管理信息化将减少大量传统档案实操人员。档案管理信息化的过程，是档案管理流程再造的过程。企业档案资源来源不再是各业务部门堆积如山的纸质文件，而是档案信息系统“叮”一声短信通知自动捕获来自业务系统的归档电子文件及元数据文件已到，并自动完成“四性检测”后入库。国泰君安证券能够通过数字化外包和档案信息化将200名专兼职档案人员锐减至8人，就是信息化带来的人力成本骤降最直接的表现。
2.2.2 档案管理信息化需要跨档案、信息及业务的复合型人才。一是具备信息化技术知识和技能人才，主要是做好档案信息系统的日常维护，确保系统可靠可用。二是具备创新档案业务能力人才。档案人员应将多年档案专业的业务实践经验，结合档案信息系統进行归纳、整理和创造。例如：在资料检索服务方面，以往主要是根据案卷名称、文件名称、文件字号、作者等查询，甚至信息化后可以对电子文件实行全文检索，档案查找效率大幅度提升。但在日常工作中，经常会有一些特殊文件情况，如：笔者所在的上海轨道交通行业，一些文件早期提到青浦线，一些文件后期提到17号线，其实是代表同一条地铁线路;由于轨道交通前期各类审批规划文件分散在不同年份不同子类别中。档案人员可以探索在对系统中的电子文件增设专业标签（tag）对多个内部关联、交叉关联的文件进行标签分类，甚至探索在业务流程的归档阶段由业务部门完成赋予电子文件分类业务标签，以提高后期检索利用和资料整合。三是为企业决策提供档案利用服务的人才。档案管理系统化后，将实现文件随结随归，档案人员也将重视企业业务动态信息的收集整理。在企业开展某项工作时，档案人员可以参与寻找档案资源中的显性知识和业务流程中的隐形知识进行深度开发和利用，实现从信息服务提供者专项解决方案提供者，挖掘档案中的知识实现档案价值。
3 有利于践行企业社会责任并解决档案管理的若干顽疾
档案管理信息化将大量纸质文件档案由“纸”变“电”。据不完全统计，文书档案在实施信息化后将减少60%以上的纸张耗费，从而节约了资源为环境的保护尽了企业的社会责任;更重要的是为减少碳排放做出贡献：我国已经承诺2030年碳达峰、2060年实现碳中和，减碳目标是每个企业和个人都应该付诸实践的重要责任和义务。
档案管理长期被认为是企业的成本部门，不产生经济收益，因此通常得不到企业核心决策部门的重视。通过档案管理的信息化实践，强化档案部门作为资源和知识服务部门的作用，将档案信息化资源形成大数据产品，服务于企业有关业务部门，甚至可以服务于社会和外部单位。这样档案管理部门为提升企业效率和价值，甚至创造一定的收益都成为可能，其在企业中的地位可以得到有效提升。
小结：企业档案管理界的各派观点值得每个档案管理工作者认真思考，充分认识档案管理信息化的价值与面对的问题。笔者经过思考认为档案管理施行信息化有诸多优势和意义。在工作实践中，需要档案管理从业者根据企业不同情况，趋利避害、因势利导开展信息化工作，避免一些因信息化带来的问题，同时积极放大信息化的优势和能量，探索出适合自身企业需要的档案管理信息化创新工作方法。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案.中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过，2021年1月1日起施行
[2]陆国强.推动档案事业在高质量发展轨道上迈出坚实步伐——在2020年全国档案局长馆长会议上的报告[J].中国档案，2021（01）：19—25.
[3]刘俊.国泰君安实现证券业档案大集中管理模式的实践与探讨[J].中国档案，2013（10）：64—65.
[4]谢秀红.企业信息化环境下的档案信息化建设[J].山西财政税务专科学校学报，2007（01）：27—28.
[5]吴耀俭.浅谈以信息化为基础实施智能化档案库房建设[J].机电兵船档案，2019（06）：69—70.
作者简介：沈洁，上海申通地铁集团有限公司档案室副主任，学历：大学，职称：馆员。
文件管理论文范文第5篇
一、办公室文件归档管理的内容
办公室文件的归档管理工作对于本单位各个部门工作的及时开展起着十分重要的作用。因而, 在实际的工作中我们首先应该对办公室的文件管理工作有一个清晰的认知。办公室文件归档管理工作包括以下几个方面的内容。
(一) 制定相关的文件管理制度。这种方法一方面是指对于那些需要借阅以及传递的文件要制定相关的归档制度, 以使文件能够被及时归还, 从而避免文件的缺失。例如, 可以制作一个详细的文件借阅记录册, 将不同的文档进行分类整理, 以使相关人员能够及时查阅;此外还需要对借阅人、借阅时间以及文件的名称进行具体的记录, 这样就能够通过这样一种制度的制定来科学严密地进行文档的归档管理。
(二) 准确定位相关文件的位置。这种文件管理工作也可以成为文件的定位管理, 主要是指办公室工作人员对于那些送出归还的文件按照之前的固定位置进行存放。在进行这一工作时, 我们可以制作一些与文件的大小规格相符合的文件盒, 同时在各个文件盒上标注分类标准及名称。此外, 还可以将存放文件盒的文件柜按照年份进行分层, 每一层按照月份及日期按照从小到大的顺序进行排放, 这样就可以减轻文件管理人员的负担, 帮助其准确找到相关文件的位置, 既减少了时间又不容易出错。
(三) 及时跟踪相关文件的流向。办公室的文件一般有着一定的保密性, 因而办公室的文件归档管理人员需要对运行中的文件进行及时的跟踪, 从而精确掌握办公室文件的流向。办公室的文件归档管理人员可以制作相关文件的跟踪卡片, 并且跟文件放在一起, 文件的传递过程中每个经手的工作人员都需在跟踪卡片上签字, 从而保证文件能够及时归还, 防止重要文件的泄密及丢失。
(四) 做好相关文件的销毁工作。每一份文件都有其时效性和一定的价值, 因而相关的文件材料在结束其运行工作之后, 办公室的文件归档人员, 需要对文件进行再一次的分类整合, 对于那些已经超过其运行使用时效和没有保存价值的文件要进行及时的销毁;而对于仍然有着使用效力和存在保存价值的文件要继续做好保存归档工作。
二、办公室文件归档管理工作中存在的问题
(一) 个别管理者对文件归档工作的重要性认识不够。以往人们总是认为档案管理工作轻松自在、可有可无职务, 最重要的是不能给他们兑取直接的经济效益, 因而有些工作人员甚至是管理者并没有给予这份工作足够的重视, 相关文件归档的岗位往往是一些想着挣工资的人。这就导致了许多文件不能够及时地进行上传下达, 从而延误各个部门各项工作的开展, 极大地降低了办事效率, 影响了单位或者企业的效益。
(二) 文件归档岗位的人员素质不高, 缺乏专业人才进行指导。在实际的工作过程中我们往往会看到, 由于文件的归档工作枯燥乏味, 需要极大的耐心, 因而许多工作人员在工作了一段时间之后就离开了这个岗位, 从而使得文档管理工作不断地中断。而那些补上来的工作人员, 有些是未经过专业的培训, 有些则需要对之前的文件归档工作进行重新的认识与整理, 这就极大地降低了文件归档工作的效率, 给各部门的工作造成了困扰。
三、应对文件归档管理工作中相关问题的对策
(一) 各单位及机构要加大对文件归档工作重要性的宣传。上述问题的出现主要是因为传统的旧观念误导了人们, 从而使得文件归档工作得不到足够的重视。随着时代的发展, 人们的观念也需要进行及时的更新, 因而各个单位及机构要做好这项工作, 将文件归档的基本工作给人们做一个普及, 从而使得人们对这项工作有一个新的认知, 这样就可以充分调动其工作人员的工作积极性, 避免出现文件传达延误的现象。此外, 需要强调的是需要对档案管理工作的高层领导进行及时的培训及监督, 只有领导干部的档案意识增强了, 其才能带动整个文档部门各项工作的开展, 从而起到一个模范带头的作用。
(二) 注重对档案人才的培养。西方一些国家对于档案人才的培养远远早于我国, 我国近年来一些高校才开始设置档案管理工作的专业及课程, 因而社会上对于档案人才的需求远远高于其供给。所以, 我们需要加强对档案人才的培养, 同时也需要加强对于在职档案人员的培训, 使得他们能够熟悉档案工作的内容、流程及技巧方法。在这样一种环境下, 如果档案人员具备了一定的知识储备, 其做起工作来会更加的得心应手, 也就不会因此而进行工作调动。如此一来, 不仅可以减少档案工作岗位人员的流动性, 还会使档案工作做得更加出色。
摘要：文件归档工作是办公室文档工作的重要组成部分, 其起着上承文书工作, 下启文档管理工作的枢纽作用。同时办公室的文件归档管理工作是对各部门工作的一个整理及汇总, 因而其对于各项工作的顺利开展也有着十分重要的意义。本文主要针对办公室文件归档管理工作的内容及在现实运行中存在的问题进行分析和探讨, 从而提出一些建设性的见解, 以期能够优化办公室的文件归档管理工作。
关键词：办公室,文件归档,管理
参考文献
[1] 王敏.探讨办公室文件的归档管理工作[J].东方企业文化, 2012 (02) .
[2] 刘鋆.试谈办公室文件的归档管理[J].秘书之友, 2009 (05) .
文件管理论文范文第6篇
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理
第四条公文的签收
1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。
(三)发文的管理
第八条发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。
3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条发文的范围：
1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;
(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关重大事项;
3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
(四)发文程序与要求
第十条发文程序规定：
1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请;