交通档案的主要内容是交通系统行政、交通运输单位、社团组织以及个人在交通运输相关工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。相较于其他事业单位, 交通档案的内容更复杂、涉及面更广。充分利用交通运输档案对国民经济和社会发展具有重要的作用。如何对交通运输业的档案进行分类管理、有效管理和科学利用, 需要大量的实践经验。
一、交通运输单位档案管理的重要性
交通档案不仅服务于本单位, 是本单位业务的真实记录。它还对国民经济和社会发展起着重要的影响。真实、完整、详细的交通档案是交通经济发展的缩影, 也是下一步规划的依据。
(一) 交通运输档案事关国民经济建设。道路建设是国民经济发展的基础, 交通运输是国民经济发展的前提。做好交通运输档案对国民经济的发展有相辅相成、密不可分的关系。
(二) 交通运输档案事关社会发展。交通档案是我国交通运输事业发展的缩影。做好交通档案管理, 有助于更加真实地反映我国社会发展的宏观脉络, 也是未来经济发展的历史依据。
二、交通运输单位档案管理存在的问题
(一) 档案管理非科学化。交通运输单位档案管理非科学化主要体现在管理意识不科学。部分交通运输单位存在重业务而轻档案的思想。认为档案管理无足轻重, 不如干好业务工作来得重要。这种错误意识直接导致其档案管理投入小、力量弱、地位被动, 进而影响到交通运输单位档案管理质量。
(二) 档案管理非制度化。档案管理的制度化要求要求档案的收集、整理、入档、保存都在明确的制度规范下进行。目前, 在交通运输单位档案管理中, 档案管理制度化仍有待于提高, 操作存在一定随意性, 尚未形成完整流程。在部分交通运输单位中还存在档案管理混乱, 甚至缺乏专门工作人员审核, 尤其是年代较为久远的档案, 更是长时间无人问津, 更没有及时补充资料去更新。
(三) 档案管理非专业化。档案非专业化是制约交通运输单位档案水平的之主要的因素。非专业化主要表现在两个方面。一是交通运输单位档案管理内容不够专业。档案材料收集不全面, 出现档案材料遗漏、丢失等问题;或是填写方式不规范, 格式要求不统一等;二是档案管理人员不够专业。档案管理人员大部分由其他管理岗位转岗而来。档案管理人员数量少且存在兼职现象, 岗位不够稳定。一旦出现交通建设项目多、档案整理量大的情况, 交通运输单位则很容易出现收集不及时、分类有偏差、重复整理等问题。
(四) 档案管理非信息化。目前, 交通运输单位已经基本普及了办公信息化, 档案管理也被囊括进单位的信息系统。但大部分单位的档案管理信息系统软件程序过于繁琐, 实用性不强, 加之档案管理人员也不够专业, 这大大影响了工作质量和效率。另外, 还有部分交通运输单位仍处在传统的手工工作模式下, 现代化水平不高, 不仅影响了交通运输单位档案的管理, 也影响了交通运输单位档案的利用。
三、提升交通运输单位档案管理水平的对策
(一) 完善档案管理制度。交通运输单位应该完善自身的档案管理制度。首先, 建立完善档案管理工作制度、档案工作保密制度、档案汇总、整理、归档、借阅等制度;其次, 建立档案考评制度, 每年年初确定工作目标, 年终参加工作考核, 组织人员对档案管理工作进行科学考核, 奖先罚后。
(二) 改善档案管理条件。档案管理已迈入现代化, 亟需优化升级档案管理条件。随着交通运输事业的发展, CAD/CAM等交通建设信息系统逐渐普及, 交通档案的实体管理也逐渐转变为对信息资源的管理, 计算机、缩微设备、多媒体设备等, 成为现代化档案的必备。
(三) 提升档案管理人员的工作能力。首先, 专业人才“引进来”。交通运输单位招聘时, 注意引进有文化专业知识, 有专业技术、技能的人才充实档案队伍。其次, 现有人才“送出去”。加强现有人员的继续教育和岗位培训, 拓宽档案人员的视野, 了解档案管理的现状及发展动态, 提高自身素质。
(四) 加快档案信息化建设。计算机和互联网技术是新形势下, 交通运输单位档案管理人员的必备技能。传统的纸质化档案管理模式以逐渐被无纸化现代管理模式替代。交通运输单位应树立先进的观念, 利用计算机网络技术使交通档案便捷化、数字化、共享化。
四、结语
提高交通档案管理水平, 能够更好地发挥交通档案服务于经济的作用, 推动我国交通运输事业的发展。作为交通运输单位的档案管理者, 需要充分认识新形势、新趋势对交通运输单位档案管理提出的新要求, 充实档案管理方面的专业理论知识, 提高自身的科学文化素质, 摆正档案管理工作态度, 发挥本职工作对于企业发展的积极作用, 进一步提高档案管理工作的水平, 为交通运输业的长足发展做出积极的贡献。
摘要：交通运输单位的主要职责是对某一地区的城市道路、水路、铁路等运输市场进行行政监管。有别于其他事业单位和企业单位, 交通运输单位的档案涉及单位更广、专业化程度也更高, 其档案管理是一项专业性与事业性并存的工作。新形势、新背景对交通运输单位的档案管理工作也提出了新要求、新任务。本文分析了交通运输单位档案管理存在的问题, 并立足实际, 提出了解决问题的相关对策。
关键词：交通运输,档案管理,问题与对策
参考文献
[1] 尹宝君, 范法.如何规范档案信息化管理[J].科技创新导报, 2011 (20) .
[2] 杨彩云.浅议加强企业档案的管理[J].北京档案, 2011.
[3] 杨虹.对交通运输单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯, 2010 (34) .