随着社会的发展, 作为置身于领导者与被领导者之间的办公室工作, 直接为领导者服务, 在沟通上下、联系左右、协调各方上发挥着重要的桥梁和纽带作用。对办公室工作特点的准确把握就成为充分发挥办公室工作职能的关键, 只有积极发挥主动性, 才能高效有序地完成被动服从的各项办公室工作, 确保办公室工作职能的发挥。
一、服从性是办公室工作的根本属性
作为为领导服务并紧靠领导工作的办公室工作, 在内容上需要服务性, 在关系上要求从属性, 进而决定其工作形态上的服从性。办公室工作人员不能脱离领导工作和领导者而单独存在, 必须时刻明确自己所处的地位和充当的角色, 禁止做出超越职责和地位的事情, 避免喧宾夺主的情况出现。
(一) 办公室工作的起源决定办公室工作的服从性。从起源看, 办公室工作是社会分工不断细化、社会发展进步到特定阶段且领导者出现后才产生的, 是为领导服务和领导工作需要的结果。从产生方式看, 办公室工作人员是通过组织的人力资源管理部门考核并征得领导同意后聘用的, 是为领导和领导工作服务的, 其服务方向和服务范围紧随领导工作的变化而调整。办公室工作人员的法定地位决定了办公室工作总是处于从属和被动地位, 服从性是第一位的。
(二) 办公室工作定位必须与领导保持时空同步。作为伴随领导工作全过程的办公室工作, 须紧绕领导和领导中心工作展开, 跟随领导活动不断调整, 与领导活动时刻同步运转。只要有领导工作的战线, 就需要对应的办公室工作;不论何时、何地、何事, 领导工作指向哪里, 办公室工作就要涉及并延伸到哪里, 始终在时空上与领导工作保持同步, 这种服务性和辅助性的工作定位决定办公室工作的服从性。
(三) 办公室工作要求服从和追靠领导工作中心。办公室工作尽职自行其是, 必须根据领导意图办文、办会、办事。作为领导的参谋和助手, 在工作中, 办公室工作人员对领导的指示、指令和要求可以提出不同的见解和认识, 但在工作执行中必须坚决服从领导, 按要求、指示指令行事和开展工作, 杜绝我行我素和自作主张。办公室工作总是围绕领导和领导工作的要求和需要展开的, 因此, 服从领导和领导工作是办公室工作的基本原则和第一要求。
从“需求决定创造”的角度出发, 办公室工作的基本规律大致归结成两条线:一是领导和领导工作的需求线;二是办公室工作的追靠线。在需求—追靠—再需求—再追靠的过程中, 办公室工作必须始终围绕领导核心, 形成强大的向心力。
二、主动性是办公室工作的固有要求
办公室工作是否需要发挥主动性呢, 事实上, 办公室工作的服从性、服务性、参谋性、辅助性特征并不是说办公室工作就没有主动性可言, 恰好相反, 做好办公室工作要求办公室工作人员必须时刻发挥自己的主观能动性, 机动、高效、灵活、有序的处理事务, 可以说, 发挥主动性是办公室工作的固有要求。
(一) 从哲学原理看办公室工作需要主动性。历史唯物主义观点表明, 所有社会活动都是人的活动, 社会实践的主体是人, 没有人及人的主观能动性, 无法实现任何活动目标。作为围绕领导指令、指示、要求以及领导工作开展的办公室工作, 具有事务办理、辅助参谋、协调组织、综合处理等社会功能, 是社会活动、社会实践的客观需要, 也是人的活动范畴。客观环境和条件制约着办公室工作的顺利完成, 即职权范围、工作内容等十被动的, 但任务下达后怎样处理, 如工作方法、工作作风以及工作态度等却是必须发挥主动性的。
(二) 从管理系统看办公室工作需要主动性。在管理系统中, 办公室工作是直接为领导决策、组织管理、制订方案提供信息, 是辅助领导管理的活动, 是领导工作的延伸和扩展。决策前收集信息, 为领导提供预案;决策中征询意见, 为领导组织论证;决策后督促检查, 为领导反馈信息。因此, 这要求办公室工作人员在辅助活动的过程中必然要发挥自己的聪明才智和主观能动意识。
(三) 从工作职能看办公室工作需要主动性。在办公室工作的职能定义中指出, 作为领导特殊助手的办公室工作人员, 必须掌握办公室工作的技巧, 能自我管控和尽职尽责, 能以实际行动展示主动性, 能根据实际情况做出准确预判, 并在组织所赋予的权责利义范围内做决定, 明确提出主动的办公室工作要求。办公室工作的任务和性质要求办公室工作人员能做到“不在其位, 助谋其政”, 准确把握领导工作需要, 为领导和领导工作服务, 正确进行本位思维, 当好参谋和助手, 做好本职工作, 善于换位思考、全面思考和系统思考, 要有主动服务意识, 提前做好办公室工作准备, 协助领导收集信息, 制定方案, 运筹谋划, 督查落实, 综合协调, 体现办公室工作的主动服务要求。
三、办公室工作主动性与服从性的关系
事实上办公室工作兼具服从性和主动性, 是服从性和主动性的辩证统一, 在日常办公室工作中, 既要正确认识办公室工作的服从性, 也要不断挖掘和开发办公室工作要求的主动性。
(一) 办公室工作需要服从性与主动性的辩证统一。作为矛盾双方的服从性与主动性统一于办公室工作的全过程。根据办公室工作的服务性特性, 明确办公室工作处于服务、服从和从属的位置, 明确其服务的对象是领导或领导集体。但在如何服从、服务, 怎样做好服务和服从上, 办公室工作人员又变成了主体。从宏观、系统和整体看, 办公室工作是服务的、从属的;但其工作职责、工作内容、权利义务必须围绕领导和领导工作推进, 所以从微观、细节和具体工作看, 办公室工作又是积极主动的。
只有正确认识和处理好服从性与主动性的关系, 才能切实做好办公室工作。“有为, 才有位”体现了办公室工作的真谛。如果办公室工作人员把自己置于完全服从应付的角色, 忽视或者无视其主动性和发挥主动性的空间, 只强调服从性, 仅是领导怎么安排就怎么做, 注定无法完成工作, 更不可能有优秀的表现和创造出色的工作成绩;同时, 随意发挥主动性也是不可取的, 它必须以办公室工作的工作要求和客观规律为前提。
(二) 办公室工作需要在服从中寻找主动。服从性与主动性是由工作主体自由度的大小决定的。因领导工作具有随机性决策特点, 导致办公室工作处于相对被动的状态时, 必须竭力发挥主动性, 不要消极应对或等待, 任凭客观环境的摆布, 真正做到既要不折不扣贯彻落实和执行领导意图和指示, 又要积极发挥主动性, 机动灵活地、创造性地执行领导要求, 在服从的前提下发现积极主动的可能, 掌握开展办公室工作的主动权, 努力厘清领导决策的特点和规律, 变服从为主动, 不断开创办公室工作的新局面。
(三) 办公室工作需要在主动中体现服从。超越办公室工作职权的行为, 就是“主动过分”。“主动过分”所导致的结果可能是领导“大权旁落”, 影响上下关系, 这是办公室工作之大忌。办公室工作只有建议权, 没有决策权。办公室工作既要充分发挥积极性与创造性, 又不能超越领导授予的职权范围。办公室工作人员只有在清楚自己角色的基础上, 以自己的信息资料、学识见解、经验阅历和科学预测来为领导出主意、想办法, 权衡利害, 进言献策, 不能越俎代庖。办公室工作人员在需要“主动性”时, 不能畏首畏尾, 耽误工作, 在需要“服从性”时, 绝不捷足先登, 喧宾夺主。这就要做到既“主动”又“服从”。
领导是把握全局、指引方向的, 比办公室工作人员站得高, 看得远。但因为领导工作忙, 想得不周到、不全面的情况有时在所难免。办公室工作人员应把握时机换位思考, 从领导角度出发, 拾遗补阙, 对领导没想到的事, 要及时提醒领导, 以免误事。办公室工作比较繁杂、随机性强, 但也具有自身规律。把握超前规律, 增强预见性, 拓宽主动工作空间, 提高效率, 确保工作效果。
办公室工作在围绕领导中心开展工作时必须发挥主动性和创造性, 才能更好贯彻领导意图, 执行到位。工作方法要恰当合适, 凡涉及全局性、关键性、决策性和方向性的问题, 禁止擅做主张, 必须请示汇报;给领导提意见和建议, 必须选择合适的场合、合适的地点、合适的时间, 说话得体, 态度谦和。
四、结束语
对立统一本身是矛盾的, 但矛盾是事物发展的源泉和动力, 办公室工作的价值也是在矛盾中不断体现的, 并且, “服从性与主动性的对立统一”是办公室工作的基本特点, 其服从性与主动性是相对而言的, 在一定条件下是可以相互转换的。中国有句古话, 叫“过犹不及”, 指的是所有事物都有极限, 如果超过极限, 事物就会量变引起质变, 这是哲学的适度原理。办公室工作也是如此, 如果忽视或者无视主动性, 过于强调服从, 必然导致办公室工作完全处于被动应付, 盲目服从的境地, 导致墨守成规、不思进取、消极等待情况出现, 偏离工作轨道和领导要求。如果在决策和执行中过于强调办公室工作的作用, 办公室工作人员主动性发挥过头, 对于领导和领导工作那是百害而无利的。必须正确处理好办公室工作的服从性和主动性关系, 既充分发挥主动性, 又坚决贯彻落实领导指示意图, 顺利完成各项办公室工作, 使办公室工作人员一步一个台阶地成长, 使办公室工作的价值不断提升。
摘要：办公室工作越来越重要, 在新的时代背景下, 我们应对办公室工作赋予新的角色, 重新认识、理解和把握办公室工作的特点。办公室工作的起源、办公室工作的定位、办公室工作的要求都决定办公室工作的基本特性是服从性。但要做好新时期的办公室工作, 需要在理论和实践中不断挖掘和提升办公室工作的主动性, 通过正确把握办公室工作服从性与主动性的辩证关系在服从中寻找主动, 以及正确把握发挥办公室工作主动性的度, 有助于高效地发挥办公室工作的各项职能, 确保办公室工作价值的不断提升。
关键词：办公室工作,服从性,主动性,关系研究
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