电子文件管理论文范文第1篇
【摘要】本文通过结合建筑工程管理中施工文件档案管理的相关内容和特点，并分别从施工文件的收集、管理及态度等方面，简要介绍了当前建筑工程的施工文件档案管理中所存在的问题；同时，分别从施工文件档案管理的制度完善、人才培养和电子信息技术的有效应用等三个方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理对策，以期能够给予广大施工管理人员一些参考和帮助。
【关键词】建筑工程；施工文件档案；管理；分析和探究
一、引言
新形势下，随着现代化科技的蓬勃发展，以及建筑工程规模的不断扩大，促使人们在重视施工现场的技术操作与管理的同时，对于建筑工程中的施工文件档案管理工作，也给予了越来越广泛的关注和重视。施工文件档案的管理，不但关系到施工单位的改建、维修及管理等多个方面的工作，同时也是指导施工与保障工作质量的重要依据。可见，深入建筑工程管理中的施工文件档案管理的研究工作，具有极为重要的意义。为此，本文主要根据加强施工文件档案管理所涉及的一些知识内容展开讨论，现具体分析如下。
二、建筑工程管理中施工文件档案的内容特点
在建筑工程管理中，施工文件档案的管理内容一般包括基建文件、工程监理资料、施工资料等。其中，基建文件主要有勘察、测绘、设计文件，工程开工、竣工文件和决策立项文件、商务文件等几种；工程监理资料有监理合同文件、监理资料、记录和验收资料等；施工资料一般是指施工技术、物资、测量、验收记录等方面的资料，同时，还包括各种施工图纸在内。从建筑工程的施工文件档案管理的特点来看，由于工程项目的周期相对较长，所涉及的施工内容较多，致使施工文件档案管理普遍存在着分散性、复杂性、实效性等特点。同时，从文件档案本身对各种工程项目的参考借鉴来看，还表现出文件档案管理的继承性特点。
三、建筑工程管理中施工文件档案管理存在的问题
为了进一步实现对施工文件档案的有效管理和控制，施工单位应该在认真结合建筑工程管理中施工文件档案的内容特点的基础上，充分了解建筑工程管理中施工文件档案所存在的管理问题。具体来说，施工文件档案管理主要包括施工资料收集困难、管理混乱和应付现象严重等几个方面。
（一）文件档案的资料收集困难
在建筑工程中，由于施工阶段的管理周期相对较长，施工技术管理的好坏直接反映在现场作业中，促使大多数施工单位将主要的精力集中在工地上，而忽视了对施工文件档案的管理工作。同时，施工人员由于工作量较大，或是素质不够高，态度不够配合，没有很好地配合档案管理人员的工作，部分施工人员甚至存在施工资料收集会延误作业、档案管理没必要等错误认识，也给施工文件资料的收集带来了一定阻力。此外，在工程项目的收尾阶段，往往由于大部分施工人员已离岗并投入新的岗位工作，召集起来十分困难，拖延了施工文件资料的整理时间。
（二）文件档案管理混乱
从当前来看，建筑工程管理在日常的施工文件档案管理过程中，普遍存在着管理混乱的现象。集中表现在施工资料随意、散乱堆放等方面。例如在施工人员讨论施工资料完成后，某些施工人员会将其随手扔在桌上，便赶往施工现场；或是直接将施工材料带到施工现场指导员工作业。由于对施工资料的不重视，极为容易导致施工资料的丢失或损毁，不利于施工文件档案的正常管理。
（三）存在严重的应付现象
除了上述几点之外，在施工文件档案管理的工作中，还存在着明显的应付现象。例如在收集、整理和编辑施工资料时，部分档案管理人员没有严格按照《建设工程文件归档整理规范》及相关规定执行，存在填写格式不规范，或是马虎填写等现象；对于施工资料是否完全属实也没有经过认真审核。而且在记录施工资料时，还存在着档案管理人员记录不及时的情况，严重影响到对施工文件档案的有效管理和控制。
四、建筑工程管理中施工文件档案的现代化管理
针对建筑工程管理中施工文件档案管理的问题，一般可以从以下几个方面进行解决。
（一）完善施工文件档案管理相关制度
施工企业应该根据国家及地方的法律法规、条例等对施工文件档案管理的有关规定，认真完善施工文件档案管理制度。包括：（1）对档案管理人员的执业资格、岗位职责、施工资料管理流程等的规范，要求施工文件档案管理须持证上岗，确保施工资料的管理严格遵循制度执行；（2）结合《建设工程文件归档整理规范》的相关内容进行施工文件档案管理制度的完善。规范在施工资料的编辑、整理、收集、调用和管理等各个方面的工作；（3）此外，在完善施工文件档案管理制度时，还要充分考虑到施工计划和记录等管理的落实情况，促使风险管理、成本管理、进度管理和质量管理等能得到有效控制，预防和减少潜在的施工隐患。
（二）重视培养施工文件档案管理的专业人才
在加强施工单位的施工文件档案管理过程中，还应重视对档案管理的专业人才的培养。通常来讲，施工单位可以从以下四个方面着手进行。包括：（1）成立施工文件档案管理小组，专门负责各种施工资料的管理，且不能随意调动、更换档案管理小组成员；同时，小组人员必须分工明确，分别负责施工文件档案的收集、整理、编辑、核实等工作，最后由小组组长进行审核通过，妥善存放。形成一支强有力的施工文件档案管理专业队伍。（2）定期组织施工资料管理的专业知识培训及演习，为新、老档案管理人员提供交流与学习的机会，让新档案管理人员尽快熟悉施工文件档案管理工作的各个流程安排，并规范原有档案管理人员的填写、收集工作。（3）制定相应的奖惩制度，对于管理表现优秀的档案管理人员、档案管理小组给予奖金等鼓励，对于管理不规范、不认真等人员给予适当的惩罚，提高施工文件档案管理人员的积极性和责任心。（4）重视专业人才的引进。通过引进国内、外具有先进施工文件档案管理技术的人才，为施工单位的施工资料管理注入新的活力，通过学习交流，提高全体档案管理人员的管理能力。
（三）加强电子信息技术与施工文件档案管理的结合
近年来，随着现代化科技的日新月异，施工技术、管理等都有了很大的变化。新时期下，加强施工文件档案管理工作，还应该注重与电子信息技术的相结合。通过建立起施工文件档案管理系统，将整理后的施工资料录入计算机，制作成电子文档，并上传到施工文件档案管理系统当中。通过系统对各种施工资料的分类、整理，并建立起相应模块，不但能够方便档案管理人员对以往施工单位的各个工程项目资料的查询和检索，解决了以往施工资料易于丢失和损毁，以及存放困难等问题，同时，还能够减轻施工资料管理的工作量，提高档案管理人员的工作效率。此外，还可以结合利用近年来提出的“云计算”技术，利用其高存储和高计算能力，进一步提高施工文件档案的管理和控制能力。
五、结束语
通过对建筑工程管理中施工文件档案管理的分析和讨论，可见，加强施工资料的管理，对于施工单位当前及未来的工程设计、施工、监理及验收等工作均具有重要的参考和借鉴意义。需要施工单位从日常管理、人才培养、制度完善等方面加以强化，以有效推动建筑工程的发展和建设。
参考文献
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电子文件管理论文范文第2篇
关键词：电子文件 特点
作为一种虚拟文档，电子文件产生的时间还很短，还处于发育、发展过程中，相当于一个人的少年阶段。因此，对其特点的研究还有待于进一步发展和深化。
1 电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性
1.1 计算机及网络系统对电子文件的宏观规定性。在宏观上，整体的计算机及网络系统对电子文件具有规定性。首先，计算机及网络系统对现实中电子文件的存在本身具有规定性。电子文件是在计算机及网络环境中生成与管理的，它不能不受这个大环境的影响。可以说，这是电子文件特点之特点，因为电子文件区别于传统文件的特点都是由这一特点所决定的。其次。电子文件与计算机及网络技术之间具有母子关系，计算机软硬件技术及其通讯、网络等相关技术的发展都会对电子文件的生成、保存和利用方式产生直接的影响。因此，我们描述电子文件的特点时，不能不与计算机技术紧密相连;我们也不能不注意到，未来的计算机新技术的发展会对电子文件的特点变化产生发展性影响。
1.2 微观计算机及网络系统(主要是电子文件管理软件系统)对电子文件的规定性。微观计算机及网络系统(电子文件管理软件系统)对电子文件具有具体的直接规定性。这种规定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所有环节。电子文件的管理者一方面是这种规定性的制造者(也许不是全部的电子文件管理者)，他要提出电子文件管理软件系统的功能需求，以便技术人员以软件的方式实现它;电子文件的管理者另一方面是这种规定性的服从者(电子文件管理软件系统的使用者)，他们在管理电子文件时不得不服从于自己制造的这种规定性。而且，这种规定性被计算机机械地执行着，远比可以在执行中被灵活处理的传统档案管理原则与方法等的规定性来得严格。
1.3 规定性的另一面——电子文件对计算机系统的依赖性。电子文件的管理需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件系统、操作软件系统和其他软件才具有生命力和发挥作用。这里所说的“依赖”有两个方面的含义：
首先，从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，人既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。长久以来，人工管理是文件、档案管理的基本方式。对于已往静止实体状态的文件、档案，管理人员可以靠自己的眼睛和手来进行分类、排架、调阅等管理性的工作，人对文件、档案的驾驭和管理是直接的，是人自己直接完成对文件、档案的管理工作。而对于电子文件，人的能力就相形见绌了，没有计算机就无法对之实施有效的管理。
系统依赖性的另一个含义是，不兼容的计算机系统(主要是应用软件)生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。也就是说，不同类型的系统可能对文件产生排斥作用。“大多数文件所包含的信息仅对生成它的软件来说是意义明确的”，“如果没有这个程序(或相当的软件)，这个文件只不过是被它自身的编码所隐匿的人质”。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代已与原有系统不兼容时，我们需要保存老系统，或者适应新系统做一系列的转换工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。
2 电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性
美国的特鲁迪·H·彼得逊先生说：电子文件的“奇特挑战是，所有以前熟悉的文件形式——文字、照片、声像——都可以用机读形式储存”。运用多媒体技术可以把各种形式的信息，包括图文信息、音频信号、视频与动画图像等加以有机的立体组合，使电子文件声像并茂，真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会生活的记忆和再现功能。可以说，电子文件是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。
多媒体即是本质上互动的媒体。与其他声像文件最大的不同是，用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动。他可选择不同的输出方式和输出角度，可以在“阅读”过程中调阅其他的相关信息，在允许的情况下还可以对文件进行修改。总之，用户有了更大的参与性和选择性。“多媒体领域真正的前进方向，是能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。”对输出媒体的可选择性，使用户获得了从各种途径中获得文件信息的可能性。这无疑使电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。
还需指出的是，电子文件的这种“多种信息媒体的集成互动性”，还指电子文件存在的系统环境。即使是单一格式的简单电子文件，虽然它本身不是多媒体文件，但它处于多媒体的系统环境中，所以，它也具有多媒体的互动功能。
3 电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性
由于传统时空的影响，传统档案管理的分类系统具有唯一性、固定性，人们无法在传统库房中随意组合档案文件;同样，在传统方式中，档案检索也受到了极大的限制，我们在档案馆中通常只使用一种检索工具。检索方式的多样化对传统时代来说，多数时候是一种理想，使其成为现实则有很大的困难。
电子文件的虚拟属性则为电子文件管理的分类系统与检索系统多样性的便利实现提供了现实性。电子文件在其物理位置不变的情况下，可以通过逻辑方式(虚拟方式)。实现在某一保管单位或某一保管空间内(无论是一个文件夹还是一个软盘、硬盘或光盘)的自由组合。因此，我们看到的事实是：在计算机中。我们对电子文件可以进行任何方式的分类与检索，特别是电子文件的检索，“只要你想到的，计算机就可以做到”(计算机工程师语)。通过电子文件管理系统，我们可以得到任何我们需要的文件检索方式，实现在计算机系统中的检索方式的多样化设计与使用。
4 电子文件信息存储特点——光磁载体的高密度性
电子文件的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且。随着计算机技术的不断进步。电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)信息硬盘的个人计算机。平均每兆的价格约合300美元，1995年个人计算机的容量已达到1.2GB(千兆字节)，价格却降低到约合每兆21美分;1999年，个人计算机的硬盘容量已达到12GB(千兆字节)以上。从1983年到1995年，12年间硬盘容量增加了120倍，每兆的价格却将仅为原来的千分之七。目前微型计算机使用内置式硬磁盘以及软盘、光盘的存储容量都在以很快的速度增长。一张普通的只读光盘可存储3.4亿文字，而一张高密度只读光盘
存储量更为巨大。把一个档案馆的全部档案、把一个机关的全部文件放在一张光盘里，已不再是神话。
信息压缩技术可以使人更加经济地存储和传输电子文件，这在电子信息多到泛滥程度的时代是非常有好处的，不仅可以节省信息存在所需要的空间，同时可以加快流动速度，节省使用者时间。1995年，人类已经可以把每秒4500万比特的数字影像信息压缩到每秒120万比特。只相当于原有比特的2.6%左右。而今天的压缩技术比1995年又不知道高明了多少倍。这种压缩是一种可逆过程，在解压之后，信号可以完全恢复成原样。
5 电子文件阅读方式特点——信息的非人工直接识读性
5.1 信息传递与利用过程中主客体及主体之间关系发展的三个阶段。文件和人的关系非常密切，文件由人的需要而产生，人要写文件、读文件、用文件。人类或许未曾预料到，现代技术造就的电子文件在给人类带来极大方便的同时，也使人与文件信息的关系也发生了某种物理上的“疏远”——虽然这种疏远意味着内在本质的亲近与进步。
很久以来，人们都在追求和探索发明新的信息工具，使人类更好地保存和使用信息。但正是新信息工具的发明，制造了信息传递与利用过程中主客体(人与信息)及主体之间(人与人)内在亲近关系的同时，也促使其表面的外在的物理关系产生了一步步的疏离。即：在信息传递与利用过程中主客体及主体之间关系，呈现出一种物理空间关系的一步步疏离与逻辑空间关系的日趋亲近。
电子文件第一次使用了人工不可以直接识读的记录符号——数字式代码，将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码。即只用若干个0和1来表示。每一个0和1叫做一个比特，需要记录的信息用一长串比特存贮于存储器内，即使是前后相连、具有逻辑关系的数据，在计算机存储介质上的位置有时并不相连，而且会时常发生变化。对于这种经过复杂编码的“比特”人工是无法直接了解它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。即：人必须通过工具的工具才能够使用信息。
5.2 科学地客观地认识“非人工直接识读性”。对于电子文件的非人工直接识读性，我们不要人为地夸大其负面意义，而要以一种积极的态度认识其正面意义。数字编码也是一种书写符号，计算机存贮介质也是一种信息载体，它与已往文件书写和阅读方式的不同是借助于计算机。正如杰夫·罗森伯格所说：“一份数字文件的读者是程序”。
电子文件的非人工直接识读性，使它们产生了一种神秘感。对这种神秘感的夸张使人们产生了一种莫名的恐惧，使人们对使用这种文件的安全性、可靠性产生了种种怀疑。其实。这种超乎寻常的恐惧和怀疑是不必要的(正常程度上的对文件安全性、可靠性的担忧对文书、档案工作者来说是必要的。有助于他在工作中保持严肃认真的态度)。它是计算机时代初期的产物，随着人们对计算机技术的了解和计算机技术本身的不断发展，这种超乎寻常的神秘感和恐惧感会自然消失。
当前，这种神秘感和恐惧感对开展电子文件管理工作具有很大的阻碍作用。在这种神秘感和恐惧感的驱使下。人们不敢直接地使用电子文件，也不敢以电子文件的形式储存信息。实际上。就简单地保存和使用电子文件来说。在技术上已不存在太大问题。问题主要存在于思想认识上和一些标准、规范的制定上。
6 电子文件信息传递方式特点——物理空间中的自由移动性
尽管在长久的文献记录发展史中，人类表达思想的信息符号和制作文献用的载体几经变化、丰富多样，但所有的文献都是由特定的信息与特定的载体共同组成的，这在电子文件出现之前是一个天经地义的事情。信息和载体离开了其中任何一个方面，文献就不成其为文献，载体和内容本身成为一个事物的不可分割的两个方面。
在电子文件时代，计算机特别是网络使文件信息的移动获得了自由。这种电子文件信息的自由移动。包含以下两个方面的含义：第一。文件在同一载体空间内的自由逻辑组合。传统文件在空间内的位置是既定的。它们只能按照一种逻辑方式(分类的或者是流水的)组合到一起。这种空间位置的既定性大大影响了管理方法的多样化。而电子文件在同一载体空间内可以自由地进行逻辑组合，使管理方式(特别是检索方式)实现了多样化。第二。文件在不同载体间的自由迁移。在传统时代。文件与载体之间是一一对应的，文件信息必须“从一而终”。我们首先应该认识到：文件的信息和载有体之间“从一而终”的关系是一种不合理的低级状态相互关系：而文件的信息和载有体之间“婚姻自由”的关系才是一种正常的合理的较高级状态的相互关系。
7 电子文件形成与利用特点——信息的可操作性
这里所说的可操作性，主要是指电子文件在制作和利用两个过程中，都表现出方便更改与粘贴等编辑功能。
7.1 文件制作过程中“随心所欲”的信息操作。它包括：在我们制作电子文件的过程中。可以得心应手地使用所需要的存在于不同地方的数据;修改也变得非常容易，随着思路的调整可以轻易把文章中的内容转移到其他章节中去。文件却完好无损;根据需要可以在文件的任何地方加上表格和图形。甚至把文件制作成活动图像和声音：我们可以要求系统在适当的时候自动删除或更新某些数据，使之总是保持在我们所希望的状态中。
正如托夫勒所言：“这种情势所释放出来的新的文化能量”。它“开拓了可能的极限”。在设计过程中形成数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并用在纸张上无法进行的方式对设计中的任何部分加以修改：可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作，并且互相知道修改的内容：根据最终设计形成的仿真模型可用于各种实验和操作人员的模拟训练。在制作过程中，电子文件可以根据制作人员、设计人员的需要变换着“形象”。为使用者做更多的事情，从而节省许多其他劳动。当然，需要它“定型”时，它也可以“定格”于某种状态。
随着信息通道的延伸，网络的发展。同步信息共享技术可以使身在异地的人员共同制作一份文件。合作者可以通过电子邮件系统或局域网共同撰写或修改一项意向书或合同等，参加网络会议的人可以在个人电脑前互相讨论问题并形成“会议决议”。计算机的屏幕会即时把每个人的操作显示出来。
7.2 文件利用过程中“随心所欲”的信息操作。电子文件使我们在文件利用的过程中逐渐告别了纸张。随着信息技术的发展。仅仅几十年的时间里，我们就经历了手抄一复印一网络下载等信息利用的不同阶段。办公自动化的实质是信息利用的自动化。过去的手抄变成了现在的下载，过去的复印机复印变成了计算机里的无纸复制等。并且。我们还可以利用获得的电子文件信息去十分方便地制作新的文件。
7.3 不得不进行的批判——“电子文件的可(易)更改性”。在许多书籍和文章中，人们曾经写道：“电子文件具有可更改性”，进而对电子文件的原始性产生怀疑，动摇了电子文件存在的逻辑基础。这是真的吗?如果这样。谁还敢使用电子文件呢?当然不会这样，否则电子文件就会失去其存在的前提。
这种结论是人们在电子文件产生初期，对其认识不深人的结果。事实上。在真正的电子文件系统中。文件一旦正式形成(进行了数字签名与盖章)，即可采用逻辑的(软件)或物理的方式使之成为“不可逆的只读方式”。这种文件是不可更改的。我们在利用电子文件时。可以复制、编辑它的信息内容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我们使用非正规的办公软件系统制作文件时。也可使用加密等方式使文件不被轻易更改。
电子文件管理论文范文第3篇
一、电子文件的含义
文件是指国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。文件从记录方式上看, 既包括书面文件, 也包括图示文件, 还包括录音文件、录像文件、照片文件、影片文件和机读文件等。从性质上看, 既包括公共文件, 也包括私人文件, 还包括专用文件。从运动过程看, 既包括现行文件, 也包括半现行文件, 还包括非现行文件。电子文件指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。
电子文件是内容、结构和背景这三要素的统一体。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式, 分为物理结构和逻辑结构。物理结构是指文件信息存储于载体上的位置和分布情况。电子文件所使用的载体、编码方案、存储格式反映了其物理结构方面的信息。逻辑结构是指文件信息的内在关系。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。
二、电子文件管理的必要性
(一) 电子文件管理是基层医院实施科学管理的重要组要部分。要保证医院的正常运转, 文件作为重要的管理工具具有不可替代的作用, 医院文件真实、详细地记录了医院在从事医疗服务及其他活动的整个运行过程。近年来, 各级医疗机构纷纷借助信息化的管理平台, 全面提升医院管理质量与服务能力, 电子文件管理成为基层医院实施科学管理的重要组要部分, 管理好大量的电子文件是医院必须履行的职责。
(二) 电子文件管理是提高医院管理效率的基础工作。随着现代医学的发展, 医院分科呈现越来越细的趋势, 靠人工开展的医疗服务难以满足人民群众的不断需求, 借助信息化发展成果达到精细化管理是医院现代管理的必然之路。通过电子文件的运行实现信息共享、优化流程、规范操作, 提高管理效率和效能, 电子文件的管理已成为医院的一项基础工作, 电子文件管理是否规范体现了一个单位的管理状况, 反映出医院医疗服务的能力。
(三) 电子文件是医院科学决策的依据。精细化管理的要求, 带来决策的复杂性, 这就需要准确、全面的数据支撑, 需要不同科目、多时期、综合性的信息, 用人工进行汇集是不现实的, 只有靠电子手段展现历史的和现行的资料, 才能为医院提供出科学决策的依据。
(四) 电子文件的广泛运用是提升医院服务能力的有效途径。根据新形势下人民群众需求的变化, 进一步改善医疗服务, 改进服务流程, 创新方便人民群众看病就医的措施, 各级医院推行了电子病历, 建立互联互通的大数据信息库, 实现了医院提升服务能力的意愿, 通过信息平台向患者提供诊疗信息、费用结算、信息查询等, 尽量缩短患者在医院候诊、检查、出具检查报告、取药等候的时间等, 提高病人的满意率。
三、目前基层医院电子文件管理现状
为提高医疗的服务能力, 各级医院开展了方兴未艾的信息化建设, 随之产生的大量电子文件管理却存在着滞后的现象, 记忆失存, 造成历史空白, 难以弥补。
(一) 电子文件的法律证据作用未得到确立。在我国现行法律体系中, 并未明确电子凭证真实性鉴定的程序和标准, 《医疗事故处理条例》的“举证倒置”, 先认定医务人员有罪, 再由医务人员提供证据证明自己有罪或无罪, 法庭并不认可电子文件的凭证作用。各医院不得不采用纸质文件和电子文件同时运行的“双套制”, “双套制”的实施浪费了大量的人力、物力, 痕迹管理在各医院的管理中占据了重要位置, 医院陷入矛盾的境地, 信息系统方便、高效, 却离不开人工纸质作保障, 医务人员既要进行电子文件的操作, 又摆脱不了纸质病案, 不开展信息系统建设影响医院的发展, 开展信息系统建设平添许多工作量, 占用了医务人员本应用于救治患者的大量时间, 电子文件沦为纸质文件的副本。医院的主要业务活动在网络系统中运行, 而电子文件竟然不具备证明其活动的能力, 不从法律上解决电子文件的证据作用, 电子文件的健康发展依然是障碍重重。
(二) 电子文件管理的随意性。1.有人办, 无人管。电子文件在完成了运行程序后不予归档, 处于自生自灭状态。按照国家卫计委的要求, 各医疗机构已实行电子病历, 行政文书也通过OA系统运转, 电子文件在业务处理过程中有人办, 但因档案意识淡薄, 相当一部分医院将电子文件打印成纸质后, 电子文件档案管理再无人问津。2.有保存, 无管理。电子文件的内容在物理载体上保存下来, 但没有保证其真实、完整、可用的系统管理, 留存下来的电子文件仅是一般电子资料, 缺乏说明其形成过程、管理过程的元数据而无法证明自己的历史记录性, 并不具有真正的“档案价值”。3.有管理, 无规范。我国的电子文件管理各自为政, 无统一规范, 各行业根据自我需要探究电子管理的方法, 管理软件五花八门, 作为基层单位, 上级行业监管部门较多, 不同部门的要求不一样, 由于存储格式、元数据格式不统一, 形成了各不相同的电子文件, 为电子档案的收集、归档、整理带来巨大的困难, 相当一部分电子文件处于流失状态。4.软硬件环境不配套, 导致不可用。由于政出多门, 各行业在程序设计时, 只会考虑本行业、本部门的使用, 不会顾及跨专业的问题, 也不会主动沟通协调, 更不会考虑凭证性信息的长期保存性, 各软件之间不匹配、数据无法交换、丢失现象随处可见。信息化产品日新月异, 软硬件更新换代频繁, 前些年存储在软盘上的数据现已无法读取。
(三) 电子文件信息安全亟待完善。电子文件从形成到归档保存, 涉及多部门、多环节、多人员, 只要其中一项管理存在缺陷, 就有可能造成信息泄露, 由于没有完整、有效、覆盖电子文件全过程的管理措施, 人们可以从信息系统上查阅、拷贝电子文件, 并可随身携带, 有意无意地泄露了信息。电子文件易复制、易修改, 如何体现文件的原始记录性和固化性是电子信息安全的重要课题, 电子信息安全问题不解决, 电子文件的凭证作用难以确立, 卫生系统的“双套制”将会长期存在下去。
(四) 国家对电子文件管理滞后。各医疗机构的电子文件管理是跟从医院开展的业务, 业务开展多少, 电子文件就管理多少, 无全程控制, OA系统中的归档模块也是属于文书管理中的一部分, 并不是严格意义上的档案管理, 且还有大量的文件未进入OA系统。电子文件是否管、如何管、管到什么程度都由医院自行确定, 电子病历因国家卫计委有统一要求, 相比其他业务要规范。电子文件管理是自发和分散的, 缺少国家层面的整体设计、统一规划和方法指导。我国不同地区、不同等级医院发展不平衡, 业务开展存在差异, 电子文件管理跟着业务走, 必然存在不规范、水平参差不齐、信息资源分散、重复投资等问题, 即便开展了电子文件管理的医院, 面对众多的方法、途径, 也不清楚哪一种最适用、最规范, 只能“摸着石头过河”。造成信息“孤岛”, 块块太多, 又缺乏沟通协调, 电子文件的交换、移交乃至长期保存都成为问题。
(五) 用分段管理模式管理电子文件。文档一体化的理论早已得到认可, 但因体制原因, 在实际工作中文书与档案仍然采用分段管理模式, 前端由各行政和专业部门负责, 后端由档案部门负责, 二者之间缺乏沟通与协同, 其标准规范、技术方法各不相同。在纸质环境中文件内容与载体紧密结合, 管理过程的信息都反映在载体上, 分段式管理多出现在重复操作上。在电子环境中电子文件的信息存储分散, 容易更改, 不存在单一的、一成不变的固体载体, 而前段质量决定了后段质量。只有国家对于电子文件长久保存的要求在电子文件形成阶段就予以满足, 加强对各文件形成机构的有效约束力和控制力, 实现全程无缝对接, 才能保证最终保存下来的是质量合格的电子记忆。
(六) 电子文件管理人才匮乏。电子文件管理复杂程度远大于纸质文件, 对人员素质提出很高的要求。基层医院档案室一般由医院办公室管理, 档案工作人员或由办公室人员兼任, 或由即将退休的人员担任, 人员更换频繁, 有的甚至出现半年一换的现象;工作人员在接手档案工作之前, 从未经过档案专业知识的培训, 对于纸质文件如何管都理不出头绪, 电子档案更是摸不着头脑;电子文件管理人员知识结构单一、信息化技能普遍低下, 由于人才匮乏, 多数医院不知道如何开展电子文件的管理。
四、改变现状, 科学管理电子文件
(一) 建立完整的电子文件的管理系统。遵循电子文件管理的基本原理和规律, 立足于现状, 从国家层面进行整体设计、统一规划, 制定电子文件管理的法规、政策、标准、规范、制度、技术、方法等, 推进电子文件的科学管理、完整保存和有效利用。通过规范程序, 统一规格、格式, 明确规则, 确立文件的凭证作用, 建立完整的电子文件的管理系统, 使电子文件管理走上有序、科学的发展之路。
(二) 加强电子文件管理人才队伍建设。培养电子文件管理专业人才, 建立文件与档案管理职业资格认证制度, 加大在职人员的培训力度, 建立全员培训制, 及时更新培训内容。
总之, 要改变电子文件管理表面一片繁华, 实则无序发展、无所适从的现状, 只有打破现行体制的限制, 自上而下地从国家层面统一规划, 才能推进电子文件的科学发展。
摘要：本文通过分析基层医院电子文件管理的现状, 提出只有打破现行体制的限制, 自上而下地从国家层面统一规划, 才能推进电子文件的科学发展。
关键词：医院,电子文件管理,分析
参考文献
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电子文件管理论文范文第4篇
一、电子文件档案代替纸质档案的难点
(一) 无法确保有效性。电子文件需要有可被利用性、可理解性才会有效, 比如信息能识别、存储系统安全等等。要是文件无法识读, 那么文件内容就算很重要也没有保存意义。因为电子文件是通过计算机之类的数字设备来读取, 所以总是会存在因为技术因素而导致打不开、读不出的问题出现, 也失去了利用价值。所以, 技术因素是电子文件有效性的最大障碍。电子文化的传输、处理的有效性提高了, 才能渐渐代替纸质档案文件。
(二) 很难确定真实性与原始性。所谓电子文件真实性就是指电子文件的内容、结构与背景信息通过鉴定后确定和形成时的原始情况相同。电子文件要确保行政有效或者当作法律证据, 那么真实性就是必不可少的。内容的真实性是电子文件作为历史凭证, 具备情报参考价值的基础。人们一般使用原件鉴定的方式鉴定纸质档案的原始性。因为它具有直观性, 鉴定起来也容易。不过, 电子档案内容能够和载体分离, 并被复制到另外的载体上, 内容更改的前后情况难以分清。电子文件档案的修改与删除很容易, 但是却不容易被发现, 存在因非法更改失去真实性的可能。
(三) 不如纸质档案安全。电子文件的使用不会被非授权用户使用或者不被破坏体现得是其安全性, 也就是不会存在泄露危险。电子文件的不安全因素主要体现在形成、存储、查询、利用等方面, 比如保管不当、病毒入侵、设备损坏、黑客攻击等等, 不管哪个问题的发生都足以给电子文件造成无法挽回的后果。
二、电子文件档案化管理的具体思路
(一) 加强电子文件全过程管理机制建设。电子文件从形成到档案的利用, 环节很多, 但是不管在什么地方出现差错, 那么都会影响电子文件的原始性与真实性。因此, 为了确保电子的原始性、真实性、完整性, 需要建立完善的归档制度。比如电子文件形成后需要及时收集, 目的是确保处于分散状态的电子文件的信息不会丢失。另外, 和纸质文件归档不同的是, 电子文件归档无论是从范围、内容还是时间、要求上都需要有明确的规定。归档过程中, 要仔细、全面检查电子文件, 如果和归档要求不符, 则需要有具体的处理方法。电子文件档案对载体的要求十分严格, 相关的保护措施也是不可或缺的, 这样才能不因为载体的问题而损害电子文件的原始性、真实性以及完整性。通过载体转化让电子档案长期保存需要有明确的措施, 这样才能在转换的时候使信息不会遭受损失。并从管理制度上进行科学、严密的规定, 防止各个环节的信息堵塞、失真问题。同时, 对电子文件的全过程管理, 应以电子文件生命周期理论为基础, 加强产生电子文件的“前端控制”, 并进行电子文件的“过程管理”, 这是保障电子文件真实性、完整性和有效性的关键。“前端控制”必须拓展到文件管理系统的设计研制里, “过程管理”必须严格控制每个阶段操作者的权限, 并做到操作留痕。
(二) 确保电子文件信息安全。电子文件的信息存储具有密集性特征, 这对信息的收集、保管、携带、传播、利用来说是一个优势, 不过也隐藏着很大的潜在危害。纸质档案安全性的控制较为容易一些, 就算档案文件损坏或者丢失, 造成的影响也通常只是一部分。但电子文件的损坏或者丢失通常会是瞬间的、毁灭性的。所以, 在归档电子文件时, 应该将一般的电子文件转化成不同平台都可以使用的文本文件格式, 以防止因为技术变革所带来的影响。有的电子文件是特殊格式, 在存储载体中要有相关的浏览软件。如果原件的归档是利用“只写一次式光盘加背书”的方法来制作, 就应该要保证相关的内容信息是原始的。进行归档前, 归档人有责任确保电子文件内容的原始性, 而档案室则负责归档后的电子文件内容的原始性。为了进一步明确职责, 最佳的方式就是双方在不可更改的载体上签字, 并且该光盘的同一处刻录轨迹只可以写入一次, 这就是“只写一次式光盘加背书”。在互联网背景下, 人们可以使用一种安全技术以保障电子文件信息安全, 那就是在确认发件人身份的同时, 也可以进行保密保安全, 这种技术就是“公用密钥数字签名技术。当然, 网络安全检测、数据加密技术、防火墙技术等也是一种有效保证网络安全的技术。具体来说, 要对查询权限密码进行分级设置且不断更改, 一定要加密处理保密信息内容, 尤其是要严格控制信息内容的复制与拷贝工作。系统要全过程对利用进行跟踪监控, 自动记录, 使之成为查证的依据。相关的利用系统必须要有一定容错能力, 防治因操作失误而造成的巨大损失。
值得注意的是, 人们对电子文件档案化过程中的信息安全问题多从技术上重视, 而管理问题却关注较少, 恰恰管理上的漏洞有时甚至比技术问题还严重。所以, 电子文档的信息安全作为系统工程应该从技术、管理两个方面进行全面防范。如果安全保密工作不完善, 那么资源就不能随意共享, 特别是电子文件档案和国家、社会安全等相关, 就需要高度重视安全的监管。也可以通过相关管理制度及工作流程的规范化建设以及相关的技术方法, 标准化、一体化管理电子档案。
(三) 进一步建设电子档案管理队伍。在互联网信息环境下, 如果档案员对于文件的形成、保管不认真介入的话, 文件就极易遗失或者无法被合理鉴定、保存、利用。因此, 档案员一定要不断熟悉现代化信息技术, 在电子信息的制作使用、维护管理过程中能够很好地使用计算机或者现代通信设备, 不然对于电子文件的形成与保管就很难介入, 更遑论合理规划设计电子文件的管理与检索系统。而且也无法做一名优秀的电子文件档案的管理者, 无法确保电子档案的安全、完整性, 无法抵制危害电子档案的行为。因此, 应该不断提高档案员的计算机科学与档案学的综合运用能力, 尤其是能够高效而全面运用这两种学科知识的档案管理人才。但这些人才不能在短时期内就获得, 所以要加强当前档案员的计算机技能培训, 要求他们不断全面了解计算机技术, 并正确地运用到档案管理上。或者着眼于长远期发展, 从高校的档案工程学系挑选、聘用档案工程学人才, 以提高电子档案管理人才的水平。
三、结语
总得来说, 在互联网时代电子文件的档案管理日益成为常态, 也是如今档案管理中一个十分重要的发展方向。它是在信息时代大背景下产生的一种新型的管理模式, 它对于档案管理工作有着非常重要的作用, 所以必须受到我们的高度重视。
摘要：电子文件的管理正在突破传统的纸质文件管理形式, 并在电子信息技术的发展中不断创新变化着, 因而过去的那套档案管理方式已经显得有些不合时宜。所以, 如何针对当前的电子信息技术发展形势, 优化电子文件的档案化管理则成为了亟须解决的问题。本文主要论述电子文件档案在取代纸质档案过程中的难点, 提出相关的管理思路, 希望为电子文件的档案化管理提供有益建议。
关键词：电子文件,档案化,管理思路
参考文献
[1] 林艳玲.浅析电子文件的档案化管理模式[J].科技风, 2014 (11) :65.
[2] 周全, 顾艳春.电子文件档案化管理研究[J].佛山科学技术学院学报 (自然科学版) , 2011 (03) :33.
电子文件管理论文范文第5篇
摘 要：依据全程管理及前端控制原则，分析组织机构电子文件在形成流转阶段、归档保存阶段和档案馆阶段的安全风险及成因，并从电子文件业务流程安全管理制度、人员岗位安全责任制、电子文件风险管理制度、安全审计认证制度、安全技术标准与规范的采用制度及相关配套制度6个方面设计了面向一般组织机构的电子文件安全管理制度框架。
关键词：电子文件；风险管理；组织机构；管理制度
我国的电子文件管理实践中，往往是由在人、财、物力方面较有优势的国家档案局（馆）等专业的文化遗产机构率先制定行業规范、法规标准、工作制度，并担负着留存社会共同记忆和公共文化遗产的主要责任。与之相对，一般的组织机构，如机关、企事业单位等则专注于本机构内部信息的保存以备审计、问责及作为凭证。因此，制定并完善机构电子文件管理制度是维护机构信息安全、符合机构发展长期利益的必要之策。InterPARES-2的《数字文件保存政策、策略、标准原则框架》中对数字文件的创建者的13条基本原则中提到“有关数字文件创建及维护的政策、策略和标准应该就确保文件的可靠性、准确性和真实性问题分别进行明确的阐述”[1]。本文基于全程管理视角与前端控制原则，分析组织机构电子文件在形成流转阶段、归档保存阶段和档案馆阶段所面临的安全风险，对威胁电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的典型风险事故及成因进行研究，并在此基础上设计了组织机构电子文件安全管理制度框架。
1 形成流转阶段电子文件管理的安全风险
1.1 形成流转阶段的电子文件管理特点。组织机构电子文件主要由OA（Office Automation，办公自动化）系统和CMS（Content Management System，内容管理系统）等业务系统生成。在这一阶段，机构电子文件主要在原形成机关实现其业务价值，业务活动涉及各部门多成员。例如某文件的批示，要经过经办人提交申请、部门负责人通过、主管领导通过，甚至总裁（董事局）通过等复杂流程，文件批示后再交由业务部门办理，多项业务并行开展。因此，电子文件管理在现行阶段具有参与人员广、档案专业化程度低、管理较为分散的特点。
1.2 形成流转阶段电子文件管理主要风险分析。（1）不真实。包括伪造、篡改与信息失真。在形成流转阶段，各部门文书或业务人员均拥有OA系统高级权限，账号管理不严，易导致权限扩散、身份假冒，从而造成数据篡改事故发生。另外，由于缺乏对统一工作规范的遵守，业务人员常在实际工作中利用职务之便“线下办理”，忽视正规的OA工作流程，导致与该业务相关的电子文件流转程序不合理，其信息的真实性也有待商榷。
（2）不完整。文件内容、元数据完全或部分丢失。实际工作中，组织机构多以电子文件的纸质载体流转，易导致电子版本无法同步更新业务过程中改动的信息及相关元数据。而业务人员档案意识薄弱，上传文件不配套、不完整，导致电子文件归档时既无元数据记录又缺相关内容信息。
（3）不可靠。文件信息与实际工作不符。一是非蓄意因素，主要表现为文件流转程序的不合理导致文件不真实，与客观事实脱节；二是出于某些特定的目的蓄意造假，隐瞒实际工作过程及成果[2]。
（4）不可用。不可被读取及检索。电子文件来源多样，形成系统及软件版本各异，易产生文件无法打开或乱码现象。而文件命名不规范也会增大检索难度。
2 归档保存阶段电子文件管理的安全风险
2.1 归档保存阶段的电子文件管理特点。电子文件归档保存阶段也被称作档案室阶段，即半现行阶段，是赋予电子文件档案属性的过程[3]。机构往往采用自主开发或购买的ERMS（Electronic Records Management System，电子文件管理系统）对电子文件进行捕获、识别、分类、保存使用和处置等一系列管理活动[4]。目前，大多数组织机构对电子文件全程管理认识不足，电子文件管理工作也尚在起步阶段。
2.2 归档保存阶段电子文件管理主要风险分析。（1）不完整。文件整体丢失或关联文件与元数据缺损。在归档保存阶段，工作人员业务不规范、分工不明确极易给电子文件的完整保存带来困难，此外，迁移不合理，线下移交电子文件，也易造成文件或元数据记录缺失。例如，肖秋会等调查发现，32.3%的机构未能对电子文件进行规范、合理的迁移[5]。
（2）不可用。不可读取或不可被检索。ERMS与OA系统间的不兼容常导致文件不可用，而在人工移交的机构中，读取失败的问题尤为显著，具体原因为：部门间电子文件生成的软件版本不同且缺乏格式标准规范，电子文件脱离原有业务环境致使原文中附加的链接信息不能正常读取等。
（3）不真实与不可靠。电子文件的不真实与不可靠的风险多源于形成流转阶段的“遗留问题”，但已脱离原工作环境的电子文件依旧面临被篡改的风险，在归档保存阶段，档案专业人员的权限监督和无关人员的越权访问监控不到位，都将导致电子文件面临被篡改的风险。
3 档案馆阶段电子文件管理的安全风险
3.1 档案馆阶段的电子文件管理特点。档案馆阶段的电子文件管理工作面临着长期保存及提供利用的任务。很多组织机构采用数字档案馆系统对电子文件进行接收、保管和提供利用。由于该阶段与外部机构及网络的联系最为密切，电子文件管理工作存在着更多未知、复杂且不可控的风险因素。
3.2 档案馆阶段电子文件管理主要风险分析。（1）不真实与不可靠。信息被越权访问、非法篡改。据国家互联网应急技术处理协调中心的《2017年我国互联网网络安全态势综述》，2017年，我国境内约2万个网站被篡改，较2016年约1.7万个增长20%；捕获移动互联网恶意程序数量253万余个，同比增长23.4%[6]。网络安全问题越来越突出，处于云环境中的数字档案馆计算机也面临被云中其他节点非法访问及窃取机密的风险，尽管所有云服务商都标榜相应的加密技术，但也仅指保障加密传输环节，仍无法控制数据在处理、存储和传播时的风险[7]。
（2）不完整。元数据缺损或丢失。电子文件双轨管理、双套保存的模式，易造成元数据缺失。主要在于纸质文件与电子文件的利用与修改信息被分别记录，难以实施信息的实时传递与更新，事实上就生成了两套元数据。从效用与价值方面看，纸质文件与电子文件从根本上来说是同一份文件，双套制保存既增加了库存与经济负担，又不利于为文件保存完整、系统的元数据。刘越男等2014年对我国各省级档案馆的调查显示，仅22%的档案馆明确表示会对移交进馆的电子文件持续形成元数据，按照《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）封裝的只有1家[8]，文件在档案馆阶段亦面临着元数据缺失的风险。
（3）不可用。不可读取。刘越男等的调查显示，近一半的省级档案馆都曾遭遇电子文件不可读的风险[9]。数字档案馆系统遭到攻击而崩溃，或者是机构租用的云端意外遭受严重灾害，都将不同程度上导致数据无法读取，用户无法访问。
导致电子文件安全风险的因素除了天灾人祸、物理环境变化等不可避免的客观因素外，人为因素、组织管理因素等主观因素也很突出。从各阶段电子文件管理主要风险分析来看，有些问题较为普遍，如缺乏完整的机构电子文件安全管理制度框架；档案管理人员与业务人员职责交叉现象严重；档案工作流程不明晰，专业化程度较低；业务系统与电子文件管理系统缺乏认证与审计以及机构风险意识和控制能力不足。
4 组织机构电子文件安全管理制度设计
宏观层面，我国已有的电子文件管理制度如部际联席会议、馆际互备、异质备份、馆室联动等在国家档案馆系统得到了较好的执行实施[10]。但微观层面，国家档案馆之外的一般组织机构如企业、高校、社会团体的电子文件管理制度还较为薄弱，基本处于自行摸索阶段。为此，笔者根据国内外电子文件管理实践，参考相关的国际标准以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）等国家和行业标准，结合《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》等指导性文件，设计了面向一般组织机构的电子文件安全管理制度框架。其包括电子文件业务流程安全管理制度、人员岗位安全责任制、电子文件风险管理制度、安全审计认证制度、安全技术标准与规范的采用制度及相关配套制度6个方面。
4.1 电子文件业务流程安全管理制度。电子文件流程管理制度体现了全程管理原则和前端控制思想。制定规范的制度，对电子文件流程进行控制，实现全过程管理，规定电子文件形成流转、接收采集、鉴定处置、归档保存、检索利用等工作环节的内容和操作要求，并辅以树状图、流程图等帮助理解，从前端统一规划、统一要求，全程、动态地跟踪和控制电子文件的生命运动。
4.2 人员岗位安全责任制。根据电子文件形成流转直至归档保存的各个环节，进一步优化工作流程，明晰各相关岗位权责，实行严格的绩效考核与追责制度。（1）形成（业务）部门：形成真实可靠的电子文件，及时捕获并维护元数据，保证电子文件的移交质量。（2）档案部门：开展电子文件规范管理、利用和长期保存工作，并对本机构的电子文件管理工作进行业务指导、全程监督及协调。（3）信息部门：对OA系统、电子文件管理系统和数字档案馆系统进行定期维护与升级，保证系统环境以及保存方案的优化，加强系统跟踪日记的管理以及访问权限的控制等。（4）领导层：把握本机构电子文件管理工作整体方向，采取相应的奖惩措施和追责制度提升制度落实的效果。
4.3 电子文件风险管理制度。冯惠玲教授及团队在《电子文件风险管理》一书中率先将风险管理理论引入我国电子文件管理领域，国家档案局也将出台《档案馆安全风险评估指标体系》[11]，对制定电子文件风险管理制度具有参考作用。组织机构应识别本机构电子文件安全风险并参考《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》的侵害程度定级建议[12]，构建风险事故等级框架；建立风险案例库以备参考；结合定性与定量的分析方法，采取一定的程序与手段评估风险等级[13]，并据此开展风险规划与控制工作。尤其应强调备份工作在风险管理中的关键意义，做好本地备份；有条件的机构可积极对外联系，寻觅适当机构互为异地备份单位。
4.4 安全审计认证制度。鉴于组织机构工作内容的特殊性与保密性，建议其在参考国家标准、国际经验的基础上结合实际情况确定认证体系，由机构内部建立“认证工作小组”进行自我审计与反馈整改，再接受国家的统一认证。档案部门可以组织相关的专家、学者针对不同的机构规模分批次开展认证活动[14]。《可信数字仓储的审计与认证》（ISO16363-2012）和国家档案局2012年发布的《数字档案馆评价指标体系》（征求意见稿）对组织机构进行自我审计、选择数字档案馆合作开发商或购买数字档案馆系统有着重要的参考价值。此外，应注意对认证工作的总结与反馈，完善涵盖从业务活动到归档直至保存整个流程的信息系统认证体系。
4.5 安全技术标准与规范的采用制度。电子文件管理的核心技术主要体现在OA、ERMS及TDR等涉及电子文件管理全程的应用系统中，各组织机构在上述系统的开发和购买时应特别注意：（1）OA、ERP、人资等业务系统与ERMS及TDR系统的无缝集成。（2）系统应依据《信息与文献 文件管理流程 文件元数据》（ISO23081）设计元数据格式并嵌入自动捕获功能。（3）应选用符合《开放档案信息系统：OAIS》（ISO14721）、《电子办公环境中的文件管理原则与功能需求规范》（ISO16175）等国际、国家标准的应用系统。此外，还应关注：（1）机构内部应采用一致的电子文件命名规范，可自行规定。（2）一般机构可参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中对保存格式的建议来指导本机构工作，工作性质较特殊的机构可自行规定电子文件保存格式类型，但应保证各部门一致。（3）存储介质的管理与更新制度可参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中的存储介质优先级规定自行制定。
4.6 相关配套制度。完善相关配套制度，促进电子文件管理核心制度的落实。（1）人才培训。档案专业人员和信息人员需接受专业知识技能的培训并不断更新专业知识体系。（2）交流合作机制。组织机构积极开展业务部门与档案部门之间、档案室与档案馆之间，以及与行业内（外）的其他组织机构在电子文件管理领域之间的密切交流与合作，实现跨部门、跨领域、多层次的人才与信息交流。
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（作者单位：武汉大学信息管理学院，图书情报国家级实验教学示范中心（武汉大学） 来稿日期：2018-10-14）