大学档案整理工作总结范文第1篇
一、立卷门类
采取各部门自行立卷的办法。文书档案以结合保管期限分类法,以件为单位整理归档，由党政办整理;综治调、组织管理、社会保障、纪律检查档案由各科室自行立卷;会计档案由财政办立卷;特种载体档案由党政办接收立卷。档案员负责对各科室档案立卷工作进行指导、监督、检查，保证立卷工作按时保质完成。
二、立卷原则
档案立卷按照规范化、标准化要求，文书档案按照浙江省实施《归档文件整理规则》办法和有关文件的要求整理;会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》立卷;科技设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》有关规定立卷;照片档案按照浙江省档案局的《照片档案管理暂行办法》立卷。
三、立卷步骤和方法
(一)收集
对本各种文件材料进行收集，剔除不归档文件材料，力求各门类、载体的归档齐全完整。
(二)分类
按照街道制定的《档案分类方案》对所有文件材料进行分门别类。
(三)立卷
1、文书档案。根据结合保管期限进行分类.按件整理，一般以自然件为一件，一年同一个保管期限编一个流水号,将归档文件按次序分别装入相应的档案盒。
2、综治调解档案、组织管理档案、党支部管理档案、社会保障、纪律检查等档案参照文书档案整理规则整理。每一类目分别结合进行编目，保管期限划分详见保管期限表。
3、会计档案。根据街道实际情况，会计档案分为报表、账册、凭证三类，参照《会计档案管理办法》整理立卷。
4、特种载体档案。照片是分各类会议活动、荣誉照片等，各类照片跨大流水编序号;磁介质是指数据备份、各类宣传光盘等，各卷中归档按时间先后为序编号;实物以件整理，按产生或收集时间为序跨编号。
温岭市太平街道办事处综合档案室
大学档案整理工作总结范文第2篇
档案整理与自检报告
**
2017年1月16日
档案整理自检报告
一、工程概况
二、施工文件
公路基本建设工程档案资料在公路工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中起着至关重要的作用，其归档资料的完整性、准确性、系统性、安全性必须得到充分的保证。在公路工程施工过程中会产生大量的各种施工记录、检验试验报告、质量检验评定记录等文件资料，因此必须认真仔细地做好各种现场施工文件资料的收集、分类整理、保管、移交等各项档案资料的管理工作。
(一)落实工程资料管理人员。公司根据施工资料的形成规律，明确工程科和质安科负责人负责本部门工程文件资料的填报整理和收集保管工作，同时由质安科负责其它和工程质量有关的工程文件资料的收集和保管工作，由工程科负责工程设计文件资料以及与建设单位和监理部的往来文件等工程文件资料的收集和保管工作，做到任务到人，责任明确。
(二)做好人员培训工作。公司积极组织相关人员参加档案管理学习、培训、交流活动，认真学习省公路建设项目文件材料立卷归档整理的有关规定和文件，以及根据国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理办法》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发【2010】328号)、《公路建设监督管理办法》、《公路工程质量检验评定标准》(JTGF/1-2004)等有关规定，对本工程档案收集整理、保管、归档移交的具体要求，保证了工程施工资料管理工作的顺利进行。
(三)配置必要的设备。为使工程施工资料的填报整理、收集保管等工作顺利进行，项目部根据工作需要配备了充足的相应设备和器具，如办公电脑、打印机、复印件、装订机、档案盒、文件柜等。
三、施工文件档案管理
本工程施工过程中形成的主要施工文件资料为工程合同文件、施工方案报审文件、各种原材料的出厂合格证和质保书以及检验试验资料、成品半成品的检验试验资料、工程质量检验评定文件、照片资料、竣工图纸等。
由于工程施工资料的多样性、分散性，且数量较多，本工程施工文件资料的管理采取部门与责任人间的分工负责制，在公司项目部的统一领导和安排下进行日常管理。
(一)工程合同文件的管理：工程合同文件主要由招标文件和招标设计图纸、施工设计图纸、工程变更文件及图纸、施工合同及补充施工协议等组成，这部分文件资料收到或形成后及时由工程科负责收集并保管备查工作，其他各部门和施工班组需用的施工文件由工程科采用打印、复印等形式进行分发，需用原件进行登记备案的施工文件并说明保管责任。
(二)施工方案报审文件的管理：施工方案报审文件(包括开工报告等)主要由总体组织设计和总进度计划、各分部分项工程施工方案及专项方案等组成，这部分文件资料由工程科编制后经项目部上报监理部，经批准并返回项目部后由工程科负责保管备查工作。
(三)各种原材料的出厂合格证和质保书及检验试验资料的管理：各种原材料在进场验收时，由材料设备经办负责人索要出厂合格证和质保书，并及时交由质安科负责保管备查;各种原材料的检验试验工作由工程科统一安排进行，并负责各种试验报告的收集和保管备查工作。
(四)成品及半成品的检验试验资料的管理：各种成品及半成品的检验试验工作由质安科统一安排进行，并负责各种检验试验报告的收集和保管备查工作。
(五)工程质量检验评定文件的管理：施工测量放样及面层报验文件资料由工程科填报整理并上报监理部，经批准并返回项目部后由工程科负责收集并保管备查工作;其它工序报验等中间检查验收及质量评定文件资料由质安科填报整理并上报监理部，经批准并返回项目部后由质安科负责收集并保管备查工作。
(六)工程安全资料的整理归档：项目部参建工程施工的人员全部进行安全技术交底、培训、合格后上岗，并形成书面资料归档，危险源排查公示，各项安全方案由质安科填报整理并上报监理部，经批准后并返回项目部后由质安科负责收集并保管备查工作，安全员每天进行安全检查并书写。
(七)照片资料的管理：施工过程中，由工程科和质安科负责同时对施工作业过程，中间报验状态、现场特殊情况等进行数码拍照，及时录入计算机按时间进行编号保存。
所有施工文件档案资料在工地现场保管期间，项目部针对防火、防霉、防虫、防损坏及丢失等采取了多种安全措施，通过我们一系列认真细致的工作，确保了施工文件档案资料的真实性、连续性和完整性。
四、工程竣工图的编制
竣工图应能全面、准确、清晰地反映竣工时的实际情况。竣工编制说明应能充分体现已完工的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况及修改完善情况、完工时间等，对建设工程完工状态的真实反映，是建设工程技术档案的核心部分。为此我们围绕竣工图的编制做了大量工作。
(一)施工前工程技术人员认真审校施工设计图纸，对发现的问题及时向业主、监理及设计单位反应，根据反馈结果做好相应的记录收集保管好反馈的资料文件。
(二)严格按施工设计图纸和设计变更文件及图纸组织安排现场施工，同时妥善保管好所有原设计图纸和设计变更文件及图纸。
(三)在设计变更文件及图纸和现场的基础上，对施工设计图纸进行修改和补充，使之符合工程完工时的实际状态，形成竣工图。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图;凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图;重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸可在原施工图号前加“竣”字。也可逐张加盖竣工图章明确相关人员签署确认。
(四)同一结构、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明;不同构造物、建筑物应分别编制。
五、存在的问题及解决方式
(一)备考表填写不完整,已按规范填写完整。
(二)竣工图中无设计变更文件与竣工图档号对照一览表;已按规范添加对照一览表;小设计变更在竣工图号不显示，具体位置见竣工图编制说明;大设计变更共2个，分别对应竣工图号5-
6、227-244。
六、施工档案管理自我评价
在**公路管理局的统一领导和安排下，在业主和监理部的指导和帮助下，**公路改建工程**标施工文件资料的收集整理及保管工作随施工工作的逐步开展同步进行，工程完工后再统一分类整理、分装成册、编制案卷卷标题和卷内目录、装盒保管，共形成施工资料 **卷，竣工图纸 **卷**份，符合案卷整理要求。最后完整的移交给建设单位***归档保存。
**
大学档案整理工作总结范文第3篇
财务档案整理, 属于财务管理系统中的一部分, 也是国家和高校单位档案管理的重要的一部分, 其中记录的是各方面的经济业务活动, 通过对财务档案进行整理可以研究出其中反映的数据和情况, 并作为一定的证据和资源被保留下来, 作为今后管理者决策和制定计划的关键参考, 因此可以说, 财务档案管理对于整个高校来说都非常重要, 但是就目前来看, 财务档案整理工作中还存在一定的问题, 只有充分了解现阶段问题, 并针对这些问题指定改进措施, 做出相应的改变, 才能更好地提升高校的经济效益, 促进高校的发展。
2 现阶段财务档案整理工作中存在的问题
2.1 财务档案管理意识薄弱
对于高校来说, 财务档案是反映一个阶段高校运行的重要写照, 也是为之后的发展决策做参考, 因此对财务档案进行整理和归档可以说是非常重要的, 但是实际情况是, 很多高校管理者或者财务管理工作者并没有档案管理意识, 因此导致财务档案整理方面的工作没有做到位, 甚至很多财务档案被遗漏或损坏, 这些被损坏和遗漏的财务档案很有可能就是反映情况的重要参考, 又或者是其他重要的文件, 这些档案的损坏进而导致高校在进行总结和决策时缺少了重要的参考, 失去了重要的分析数据会使得高校的发展目标发生变化, 甚至会使得高校的财务运行陷入瘫痪, 造成不同程度的损失。
2.2 管理人员专业素质不足
就目前来看, 除了一些著名的高校才会设立专门财务档案整理人员, 但是仍旧有很多高校并没有专业的财务档案整理岗位, 因此在处理财务档案时难以顾全所有, 管理工作混乱且错误频出, 财务档案整理人员可能来自多个部门, 因此工作配合不足, 职责分工不明确, 很容易发生财务档案丢失、信息混乱等事件, 导致财务档案整理工作失去了它本来的作用, 严重影响高校的发展。
2.3 档案整理基础设施落后
对于财务档案整理工作来说重点不仅仅是整理过程, 还包括对整理完成的档案的保存, 这也是档案整理工作所要进行的最后一步, 而现阶段我国很多高校并没有专业的档案馆, 又或者所设立的档案馆里的基础设施非常落后, 导致存放的档案极容易发霉、受潮, 甚至还会因为保存不当被人篡改或窃取。
2.4 整理过程归档工作杂乱
由于现阶段很多高校并没有意识到财务档案整理工作的必要性和重要性, 因此即使会进行财务档案整理, 也会因为档案的归档过程杂乱而使得工作毫无意义。整理过程只是凭借简单的分类而将资料档案等进行整理归档, 会使得在之后对这些档案进行利用时, 很难找到需要的档案, 进而使得整个财务档案整理失去应有的价值。
3 财务档案整理工作的具体措施
3.1 提高财务档案整理工作意识
为了确保财务档案整理工作顺利进行, 首先要做到就是提升管理者对财务档案整理工作的重视程度, 提高对财务档案整理工作的意识, 这也是为了档案整理工作顺利开展的必要条件, 为了要每一个人都对这项工作足够重视, 首先要使每一个人都了解到财务档案整理的意义与重要性, 使人认识到财务档案对未来发展和决策的重要作用, 另外, 为了真正达到财务档案整理工作深入人心的目的, 需要设立相应的规章制度并立卷, 将财务档案的收集与整理纳入高校重视工作范围, 以确保工作的顺利进行, 提升档案整理人员的工作责任感。
3.2 设立财务档案整理专职人员
提高管理者对财务档案整理的工作意识只是第一步, 为了更好地实现档案整理, 会必须要将工作落到实处, 设立财务档案整理专职人员, 是对这项工作的重视, 设立专职岗位, 并安排专业人员进行财务档案整理, 以确保这项工作的价值达到最大, 对于高校来说, 可以安排财务人员专职负责档案整理, 并监督每一位财务人员的工作, 更重要的是, 随着档案整理的工作重要性日益加强, 可以安排专业人员对财务档案整理工作人员进行素质培养, 以提高专业素质能力。
3.3 完善财务档案管理基础设施
专业的财务档案整理人员能够保证财务档案在归档、整理过程不会发生问题, 但是并不能保证档案在保存过程中不会损坏, 任何档案都会因为时间、环境等因素而损坏, 这种情况下, 之前的种种工作都变得失去意义, 财务档案还是不能够为发展提供参考, 因此, 完善财务档案整理基础设施、保障档案在保存过程中的安全性就变得非常重要。设立专门的财务档案室, 对档案室内的环境优化, 以提升档案在其价值还未被利用时的安全性, 例如:必须要保持档案室内的整洁, 经常通风防湿以保证不会有蚊虫等对档案产生威胁, 灭火器、计算机、干燥剂等基础设施都需要被安置在档案室内。
3.4 注重财务档案整理科学分类
陈旧的档案整理模式在发展迅速的经济时代下已经不再适用, 为了更好地实现财务档案整理工作, 就必须要应用现代化的信息技术, 注重财务档案整理过程中的科学分类, 逐渐实现档案信息化管理, 这也是档案整理工作的发展趋势, 通过财务档案的分类细化, 可以更好地实现档案整理, 更方便高校对这些档案进行使用, 例如:将会计账簿、电子凭证等分开归档, 会使得之后的工作更加轻松。
4 结语
随着社会的不断发展, 经济体系的不断改革, 每一个高校都在进步、改革的路上发掘自身的潜力, 而在这样的过程中, 为了更好地对未来的方向进行定位, 财务档案整理可以起到很大的作用, 为了给高校的发展提供参考, 高校的财务档案整理工作必须要引起足够的重视, 解决已有的相关问题, 采取一定的措施以保证财务档案整理工作的顺利进行, 这样才能充分发挥其在高校发展中的重要作用。
摘要：随着经济不断发展, 高校在财务管理方面的工作已经越来越娴熟, 而为了更好地进行下一步的改革和进步, 就不得不在财务档案整理方面做出改变, 这也是财务管理系统中不可或缺的一环, 只有做好了财务档案整理工作, 才能更好地完善财务档案利用方面的问题, 通过更简单的方式解决问题。本文从现阶段高校财务档案整理方面存在的问题进行了介绍, 并提出了相应的解决措施, 以使得高校档案馆 (管) 能够更好地完成财务档案方面的工作, 促进高校的发展。
关键词：财务档案整理,问题,措施
参考文献
[1] 夏娥梅.如何做好文书档案管理工作[J].行政事业资产与财务, 2014 (9) .
[2] 黄丽丽.浅析如何做好财务档案管理工作[J].现代经济信息, 2013 (16) .
[3] 郝洪慧.浅谈如何加强财务档案管理[J].办公室业务, 2013 (7) .
[4] 王海波.关于如何加强财务档案管理的探讨[J].黑龙江科技信息, 2012 (1) .
大学档案整理工作总结范文第4篇
一、档案甄别收集和整理工作的难点
在单位或部门不断发展的过程中, 其活动范围、活动种类不断地增多, 由此一来, 资料多元化的趋势越来越明显, 这给档案的甄别、收集和整体工作带来比较大的困难。
对于具体的某项活动来说, 在其活动周期内, 涉及的人和事物都比较多, 这就会产生大量的资料, 或文字形式, 或音频形式, 这些资料中, 并不是所有的资料都有保存价值, 如果不顾保存价值而将所有的资料都保存起来, 那么将会浪费大量的档案管理资源, 而且为日后档案资料的使用带来比较大的影响。
文件在形成时, 主导的主体是不相同的, 这样一来, 文件形成过程所具备的侧重点也不相同, 在进行文件收集时, 如果按照统一的标准开展, 就会导致管理效果比较差, 而不按照统一的标准进行收集, 又会产生管理规范不统一的问题, 这使得档案管理工作的难度增加。综上所述, 如何有效地进行甄别的管理是档案工作中的难点。
二、做好档案甄别收集和整理的措施
(一) 提升工作人员的档案意识。对于档案的价值和作用, 很多工作人员都缺乏正确的认识, 由此一来, 工作人员的档案意识就会比较差, 对于如何开展档案甄别收集和整理工作比较盲目。此外, 有些工作人员出于方便自己使用的考虑, 未及时将收集到的档案资料移交给档案室, 从而导致大量的档案积压, 甚至有些档案直接丢失, 对档案的利用造成非常大的影响。对此, 必须要加强工作人员的档案意识, 通过宣传、培训等措施让工作人员明确档案归档的意义, 从而有效地提升工作人员的归档意识。同时, 还需要培养工作人员甄别收集档案的意识, 在众多的文件资料中发现具有保存价值的资料, 从而对其进行收集和整理, 并及时移交给档案室。
(二) 加强领导对档案甄别收集和整理的重视。档案收集和整理工作的开展只有工作人员的重视是不够的, 还需要领导充分的重视, 从而在领导正确的引导下, 有效地开展档案甄别收集和整理。单位中各个部门都需要选择出一名档案负责人, 主要的职责就是甄别和收集本部门的档案资料, 并及时移交到档案室中。档案工作的开展需要一定的经费支持, 领导的重视程度上升之后, 就会自觉地开展档案工作, 并在经费上适当地支持档案工作的开展。这样一来, 工作人员的工作积极性就会被充分地调动起来, 促进档案工作的发展。
(三) 提升工作人员的业务素质。从某种程度上来说, 档案甄别收集和整理均属于工作人员的业务素质, 因此, 甄别收集和整理工作的有效性取决于工作人员业务素质的高低。在部门或单位的档案管理部门中, 多数工作人员是非专业档案管理人员, 相关的档案管理专业知识匮乏, 甄别、收集、整理档案的能力也比较差, 在很大程度上影响了档案工作的开展。基于此, 单位或部门应该加强对档案工作人员的培训, 帮助工作人员掌握专业的档案管理知识, 并学会日常文件的分类管理, 为档案的归档工作提供便利条件。通过工作人员业务素质的提升, 增强了工作人员甄别、收集和整理档案的能力, 这样一来, 工作人员就可以准确地筛选出有保存价值的文件资料, 并分类整理之后移交档案室, 以备日后使用。
(四) 建立完善的激励制度。对于档案收集和管理工作来说, 工作人员的积极性有着十分重要的作用, 因此, 在开展档案工作的过程中, 要注重工作人员积极性的调动。完善的激励制度的建立是有效地调动工作人员积极性的方法, 根据奖惩原则, 对各个部门每个阶段档案工作的成果进行检查和评比, 并将检查的结果公布, 给予档案工作做得最好的部门相应的奖励, 并惩罚档案工作做得最差的部门。通过激励制度, 引导工作人员树立正确的工作态度, 同时积极地开展档案工作, 促使档案甄别收集和整理工作做得更好。
(五) 严格把关, 以身作则。档案工作所具备的严肃性是非常强的, 要求工作人员必须要具备专业的档案管理知识, 同时还需要具备一定的工作经验, 而且工作作风也需要非常地严谨、细致。在实际的档案工作中, 资料收集不全、年度文件区分不清楚等都会对案卷的质量产生严重的影响, 基于此, 工作人员在移交档案之前, 需要进行认真的检查, 保证每个细节都没有问题之后再进行移交。同时, 档案室也需要对接收的档案进行检查, 对于不符合标准的档案资料予以返回。只有工作人员以身作则, 严把案卷质量关, 才能提升档案工作的质量, 并形成良性循环。
三、结论
通过档案甄别收集和整理工作的开展, 有效地提升了档案工作的质量, 实现有效保存有价值的档案资料, 从而在单位或部门发展的过程中, 充分发挥档案的重要作用。
摘要：当前, 有些单位或部门的档案工作还存在收集和整理比较差的问题, 影响了档案工作的开展。基于此, 本文在阐述档案甄别收集和整理工作难点的基础上, 提出了做好档案工作的措施。
关键词：档案,收集,整理
参考文献
[1] 亓志红.如何做好卫生事业单位重大活动档案的收集整理[J].山东档案, 2010 (02) :56-57.
[2] 董红霞.如何做好高校重大活动档案的收集归档工作[J].陕西档案, 2014 (05) :36-37.
大学档案整理工作总结范文第5篇
一、科技档案的内涵
科学技术档案简称为科技档案, 是记录具有保存价值的在科学技术活动中形成的知识形态。科技档案的特点为现实性、多样性及专业性等。其实科技档案的呈现是有规律可循的, 在科技活动中相关人员会有意识地形成科技档案, 同时又会设定一个对象作为参照物来形成科技档案, 直接形成于科技生产活动中。科技档案工作具有服务性, 同时也要能够为人们提供科技知识的职能。做好科技档案的信息收集整理工作, 为我国科技的发展提供依据, 同时可以服务我国社会主义经济建设和各项事业。
科技档案收集工作就是根据我国的相关相关法律法规档案部门运用各种方式将具有价值、可以利用的科技资料收集档案部门, 然后进行整理, 再进行统一的管理, 通过这种方式一方面使得我国科技档案具有完整性, 另一方面可以实现具有保密性质的科技档案的安全管理。
二、做好科技档案的信息收集整理工作的重要性
若想做好科技档案的信息收集整理工作必然要首先对其重要性进行一个深入的认识, 科技档案的信息收集整理工作最为重要的是有利于科技档案信息资源的开发和利用。由于科技档案管理中科技档案收集整理工作是非常重要的组成部分, 也是进行科技档案管理的前提和基础。因此, 若想做好科技档案的管理工作, 首先就要做好科技档案的信息收集整理工作。就我国而言, 现阶段很多单位都比较重视档案管理工作, 也很好地开展了科技档案的信息收集整理工作制度建设、设备及人员的配备也越来越齐全, 实现了档案管理信息化。根据大量的实践显示, 科技档案的信息整理收集工作可以为其单位带来经济和社会效益。做好科技档案的信息收集整理工作可以达到减少资金、收益增加及效率提高的目的。如果没有做好科技档案的信息收集整理工作就无法为单位提供可靠及完备的科技档案, 就无法顺利进行科技生产活动, 这就是造成损失的原因。因此, 做好科技档案的信息收集整理工作是必要的, 同时也是重要的, 各个单位必然要提升其重视度, 采取相应的策略做好科技档案的信息收集整理工作。
三、做好科技档案的信息收集整理工作的策略
众所周知, 科技档案的管理具有很多的方面, 包括的环节也较为复杂, 最基本的六个环节为档案的收集、整理、辨别、存档、统计及利用。可见, 科技档案管理中最为基础性环节就是科技档案的收集和整理工作, 也是为其他环节奠定基础的环节, 在档案管理中起到极其关键的作用。做好科技档案的信息收集整理工作, 是保证科技档案准确及完整的重要环节, 也是促进科技档案可以实现统一管理的重要途径。做好科技档案的收集整理工作是做好档案管理的前提, 如果这个环节没有做好, 其他环节也不能很好地完成, 甚至不能顺利展开。因此, 各单位和档案部门必须采取相应的策略做好科技档案的信息收集整理工作。
(一) 提高科技档案信息收集整理工作的重视度。要想做好科技档案信息收集整理工作, 首先其单位的领导层和档案管理部门要树立正确的认识, 深入地认识到该项工作对档案整理工作的重要性, 同时也是单位科技活动开展的关键环节, 促进单位经济和社会效益的重要途径。提高科技档案信息收集整理工作的重视度是其做好科技档案信息收集管理工作的前提, 要是做好这项工作的基本保证。单位的领导要做好带头作用, 做好档案管理工作, 从思想认识上将其作为单位发展的重要环节, 做好科技档案的收集及整理, 为单位的科技发展奠定好基础。
(二) 加大科技档案信息收集整理的宣传力度。档案管理工作者不能只是将目标停留在基本的档案管理工作中, 还要向科技人员宣传科技档案信息收集整理的重要性。同时要向生产科技人员传授基本的档案知识, 并且还要让其认识到档案管理人员的权利及义务, 使得科技人员可以对科技档案提供爱护度, 并且使其建立档案意识, 以此为科技信息收集整理工作的开展奠定人员基础, 在科技人员的配合下, 做好科技档案信息收集整理工作已经不是难事。伴随着科技的发展, 各种媒体平台的构建为信息传播和共享提供了方便, 档案管理部门也可以建立自己的信息平台, 比如, 微信平台或者微博平台等。将科技档案管理方面的知识及信息通过这个平台向企业的员工进行宣传, 以此不但可以节省人力, 同时其宣传效果也有明显的提高。
(三) 在科技档案信息收集整理工作之前档案管理人员就要主动出击, 提前介入。现阶段, 大多数的单位的技术生产部门的科技档案信息收集整理工作都是在科技生产活动达到一定的阶段或者结束时才将相关的科技资料交给技术生产部门进行暂时归档, 然后通过鉴定后再移交到档案部门。但是, 本文认为这种被动的方式不利于科技档案信息收集整理, 档案管理人员不能坐以待毙, 要主动出击, 提前到技术生产部门将暂时归档的科技档案信息收集回来, 保证档案收集的及时性, 避免造成丢失等问题。而且为了保证科技档案信息收集整理的完整性, 要对相关人员进行督促, 对于缺少或者其他文件资料进行及时的补充, 使其档案的系统性和全面性。另外, 档案管理人员可以与生产部门合作共同制定科技档案的收集整理的范围, 同时在新科技产品的生产、鉴定成果、成果验收等重要的环节中档案管理人员要积极参与, 全程控制科技档案, 确保科技资料的完整性, 提高科技档案的利用率。
(四) 正确认识在科技档案信息收集整理工作中新载体的作用。伴随着我国科学技术的快速发展, 在科技档案收集整理工作中科技档案管理人员要面对科学技术所产生的各种各样的问题, 比如, 现阶段科技档案中的文件资料大多数都是通过计算机进行编制的, 然后使用时打印出来就可以。归档的科技档案资料一般都以纸质文件形式存在, 许多电子文件已经被删除, 或者仍然在科技人员那里。随着数字时代的到来, 档案管理信息化和数字化已经成为档案管理的必然趋势, 许多纸质文件通过扫描成为电子文件, 但是这样比较费时费力, 因此, 可以在归档时就进行电子归档, 节省了大量的人力和物力。然而, 这种新载体的出现同时也具有一些缺陷和不足。比如电子文件特别容易损坏, 也易于修改, 使其保存的真实性受到威胁。因此, 作为一个科技档案管理人员要深刻认识到新载体的背景下, 为档案信息收集整理工作带来便利的同时也带来了负面的影响, 因此在进行档案管理时必须要将传统管理方式及现代管理方式结合起来, 避免档案资料的丢失, 保证其完整性。
(五) 提高档案管理人员业务素质。伴随着我国市场经济的快速发展, 各行各业也随之在进行着改革, 因此为科技档案管理工作提出了更高的要求, 而科技档案管理工作人员的素质直接影响着档案管理工作的顺利进行。档案管理人员要不断地学习档案管理的基本理论知识, 同时也要学习先进的科学技术手段, 尤其是实现办公一体化。将档案管理人员的实际操作技能及业务水平提升, 不断地提升业务素质, 为档案工作服务。同时, 单位也要为档案管理人员提供相应的进修和深造的机会, 提升其业务素质。另外, 档案管理人员也必然要提高自身的素质, 自觉提升自己的业务素质, 促进科技档案工作越来越规范, 服务于科技研究和发展。
四、结语
随着我国科学技术的不断进步, 科技档案管理工作成为各个单位进行科研的重要环节之一, 其中科技档案信息收集整理是基础, 必须采取各种策略做好科技档案信息收集整理工作, 以提升档案的完整度, 为科技资源的开发和利用奠定基础, 为各单位的科技生产活动奠定好基础。
摘要：我国经济的发展和科技的进步, 为许多领域提供了方便, 科技档案的收集整理在科学技术的不断推动下, 也取得了很大的发展。但是科技档案的信息收集整理工作还是做得不够到位, 需要进一步提高其认识和重视程度, 采取相应的举措做好科技档案的信息收集整理工作, 提高科技档案的开发利用率, 为我国科技的发展提供有力的基础。本文就如何做好科技档案的信息收集整理工作这个问题展开论述, 为其信息收集整理提供一些借鉴。
关键词：科技档案,信息,收集,整理
参考文献
[1] 王英健.积极探索强化科技档案信息收集工作[J].机电兵船档案, 2012 (6) :49-51.
[2] 陈文英, 陈开魁, 徐迟默等.热带农业科技档案信息资源共享现状分析及可行性研究[J].安徽农业科学, 2014 (25) :8846-8848.